Project kennisbeheer

Het beheer van digitale documenten in een gemeente

Zin en onzin van classificatie en mappen

Departement ICT en Databeheer

Definities• Kenmerken Enterprise Content Management

(ECM)

– ECM is een strategie en geen specifieke technologie.

– ECM heeft betrekking op het beheer van zowel gestructureerde als ongestructureerde informatie.

– ECM heeft als uitgangspunt ‘enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik van informatie’.

– ECM gaat uit van standaardiseren van metadata.– ECM heeft als doel het openbreken van

informatiesilo’s en ze te vervangen door een datawarehouse.

– ECM heeft als doel gedurende de gehele levenscyclus (inclusief de archiefperiode) grip te hebben op ongestructureerde informatie.

– ECM gaat niet slechts om het ‘managen’ van ongestructureerde informatie, maar heeft tot doel het bedrijfsproces optimaal te ondersteunen.

Definities

• Metadata: beschrijvingselementen van documenten, moeten voldoen aan internationale standaarden.

• Processen: de manier waarop we taken van begin tot einde uitvoeren en met informatie in de organisatie omgaan. De processen zijn de spoorlijnen

• Procedures: zijn de interne afspraken die we bijvoorbeeld rond onderdelen van processen maken. (bv. wie en hoe moet je vorming aanvragen) Een procedure is een contextgegeven van een proces, moet dus mee geanalyseerd worden bij de optimalisatie. De procedures zijn de wegwijzers.

• Documenten: elke keer we een stap moeten of willen “bewijzen”, leggen we informatie vast in een vaste gedefinieerde vorm. Documenten (of archiefstukken of records) zijn de kennisgrondstoffen van onze organisatie.

Metadata

• Waarom standaardisering: ECM-strategie = verschillende applicaties en databases koppelen of vervangen door generieke systemen.

• Efficiënt zoeken en vinden: Een zoekmachine die alles fulltext doorzoekt? Onvoldoende want zeer veel onnuttige antwoorden.

• Oplossing: het gebruik van metadata – maken gericht/efficiënt zoeken mogelijk.

• Het gebruik van metadata is dan ook niet nieuw; ook in de traditionele archiefsystemen wordt er gebruik van gemaakt. (maar dan ook pas in het statisch archief…)

• Enkele voorbeelden – wie: de naam van de dossierbeheerder, naam van

het dossier, – wanneer: bv. de datum van ontvangst, – wat: definiëring van het typedocument. (in onze

organisatie ontbreekt dit volledig!)

Van gefragmenteerde informatie naar een geïntegreerd informatiebeheer

• Van gefragmenteerde informatie naar een geïntegreerd informatiebeheer

17

Tekening uit: Niels Postma, Orde in de digitale chaos?, p. 75

ProbleemstellingHergebruik en beschrijving van content

– Huidige situatie: content wordt gekopieerd en dubbel opgeslagen voor elk type gebruik (intern, website,,,,) of bij elke gebruiker (Dubbels op L-schijf)

– Gewenste situatie: alle content of informatie wordt één maal bewaard en is voor iedereen beschikbaar wanneer nodig.

Niels Postma, Orde in de digitale chaos?, p. 85

Belang van procesbeheer als uitgangspunt

• Vertrek bij digitale archivering met het bedrijfsproces als uitgangspunt

• voor de ordening van de informatiehuishouding. • Tijdens de uitvoering van de processen vindt

de ordening van gegevens en documenten hier namelijk plaats.

• groot voordeel hiervan is dat het bedrijfsproces zowel tijdens als na afloop van het proces zorgt voor de samenhang en context van de gegevens en het document.

• Praktijkvoorbeeld: dossiervorming– Elk dossier is uniek en is het product van een proces.

Door de combinatie van de verschillende metadata bij elk document van het dossier krijg je een uniek dossier.

– (dossiersgewijs klasseren is slechts één ordeningsprincipe, andere zijn bijvoorbeeld soortgelijke documenten samenplaatsen: notulen

Verdere Planning

• Vanaf mei: modelleren prioritaire processen (ism IKZ)

• Vanaf mei/juni: inventarisatie documenten en vastleggen metadata (ifv prioritaire processen)

• Vanaf september: marktonderzoek en opmaak aanbesteding

• Vanaf juni volgend jaar: start

Bedankt voor uw aandacht

Voor meer informatie of als u ons nuttige tips kan bezorgen

Johan Denys, departementshoofd jdenys@roeselare.be

Willy Vallaey, archivariswvallaey@roeselare.be

Els Van de Velde, consulent documentbeheerevandevelde@roeselare.be