HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het...

17
1 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP

Transcript of HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het...

Page 1: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

1 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

HANDLEIDING AFAS PORTAAL

KING ARTHUR GROEP

Page 2: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

2 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Inhoudsopgave:

1. Aanmelding bij portal King Arthur Groep 3

2. Inloggen en wijzigen AFAS portaal 5

3. Uploaden van documenten AFAS portaal 7

4. Contactgegevens teamleden 9

5. Overeenkomst met de King Arthur Groep 10

6. Declareren en factureren 13

6.1 Declareren Reiskosten en VOG voor stagiaires en vrijwilligers 13

6.2 Declareren van overige kosten voor iedereen 15

6.3 Rapportage en urenregistratie in Qurentis voor Stagiaires en

zorgverleners 15

6.4 Factureren van zorgverleners 16

Page 3: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

3 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

1.Aanmelding bij portal King Arthur Groep

1. Ga naar https://83176test.afasonline.com/login?url=%2f en meld je aan:

2. Je krijgt nu het volgende scherm te zien:

Maak nu je aanmeldkeuze !!

3. Het formulier wordt vervolgens ingevuld. De velden met een * zijn verplicht. Vervolgens klik

je op de knop ‘Meld je nu aan’

Na het aanmelden zie je de volgende melding:

Page 4: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

4 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

4. De aanmelding komt bij de afdeling HR binnen. Zodra de aanmelding verwerkt is krijgt de

gebruiker een mail:

Door op de link te klikken kan het wachtwoord ingesteld worden:

LET OP! Mogelijk kan de mail in je spambox terecht zijn gekomen, controleer

voor de zekerheid ook deze.

Page 5: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

5 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

2.Inloggen en wijzigen AFAS portaal

Je gaat naar https://83176test.afasonline.com/login?url=%2f en meld je aan met je gebruikersnaam

(emailadres) + wachtwoord.

Daarna krijg je dit scherm te zien en kies je voor “Mijn gegevens”.

Controleer je gegevens en indien nodig kun je deze aanpassen (rechts boven in de hoek).

Page 6: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

6 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Uitloggen (rechts boven in de hoek)

Page 7: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

7 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

3.Uploaden van documenten AFAS portaal

Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te

openen:

Daarna opent zich er een scherm waar je allemaal documenten kan toevoegen:

Hieronder een uitleg welke documenten voor wie van toepassing zijn:

Voor iedereen geldt:

• Een kopie van een geldig ID kaart of Paspoort

• Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag, niet ouder dan 2 jaar) (kosten VOG worden voor stagiaires en vrijwilligers vergoed, declareren via het AFAS portaal, aanvraagformulier kan worden opgevraagd via [email protected] )

• Een kopie rijbewijs (voor iedereen die binnen de organisatie personenvervoer gaat doen met name vrijwillige chauffeurs)

• Een certificaat BHV (indien je in het bezit bent van een certificaat)

Page 8: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

8 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Ben je stagiaire, dan ook je POK (Praktijk Overeenkomst) uploaden

Ben je zorgverlener dan ook graag onderstaande documenten nog extra uploaden:

• Een uittreksel van de KVK

• Kopie inschrijving keurmerk register KIWA ( https://mijnkeurmerk.nl/pages/genericspace/subscription.aspx ) Door aangemeld te zijn bij KIWA, geef je ons de garantie dat je alle zaken op orde hebt, zoals het hebben van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een aansluiting te hebben van een klachtenregeling en geschilleninstantie i.v.m. Wkkgz), allemaal wettelijke verplichtingen, maar ook kunnen we vandaar uit zien wat je kwalificatie niveau is a.d.h.v. jou opgegeven diploma’s.

• Een aansluiting van V&VN (indien van toepassing en/of in het bezit)

• Een registratie BIG (indien van toepassing benodigd voor de bijbehorende functie)

Door te klikken op het document kun je de gevraagde informatie invoeren en

het bestand toevoegen, zorg wel dat dit een bestand in PDF is.

klik op selecteren en voeg het bestand toe.

- Voor een VOG geldt een geldigheidsduur van 2 jaar in de zorg vanaf het

moment van aanvragen

- Voor een BHV geldt een geldigheidsduur van 2 jaar

KIWA:

Bij het niveau hebben wij alle kwalificatieniveaus overgenomen uit KIWA.

Page 9: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

9 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Selecteer jouw KIWA kwalificatieniveau:

Klik op volgende voor meer kwalificaties

“de originele KIWA lijst is te downloaden op de site van KIWA”.

Na het uploaden komt het document ter controle bij HR terecht voor het

goed of afkeuren. Wordt het document afgekeurd dan ontvang je een

bevestigingsmail met de reden en in je portaal staat in je startscherm een

openstaande actie

4.Contactgegevens teamleden

Links boven in de balk vind je onder “mijn teams” de contactgegevens en

verjaardagen van het team van jouw locatie.

Page 10: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

10 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

5.Overeenkomst met de King Arthur Groep

Voor de samenwerking stellen wij een overeenkomst op, deze ontvang je zodra wij in het

bezit zijn van de benodigde documenten.

Het ondertekenen van de overeenkomsten zal digitaal verlopen.

De instructie is als volgt:

Je ontvangt een mail zoals hieronder, volg de instructie in de mail op.

Je komt nu in het scherm om digitaal te ondertekenen:

Klik op de bijlage om je overeenkomst te openen en om deze op te slaan.

Daarna ga je rechtsboven in de hoek naar “Digitaal ondertekenen”.

Page 11: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

11 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Je komt nu in een scherm om digitaal te ondertekenen:

Door op “Begin met ondertekenen” te klikken ontvang je nu per mail een bevestigingscode

Daarna voer je jouw code in en klik op bevestigen:

Nu ontvang je een sms met bevestigingscode via je mobiel

Nu voer je ook deze code in en klik op bevestigen:

Page 12: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

12 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Het ondertekenen is voltooid, nu kun je op het linkje klikken van de overeenkomst om de

digitale versie te openen en te downloaden:

Bij het openen van de digitale ondertekening zie je op de overeenkomst rechtsboven in de

hoek een

digitale handtekening:

Het ondertekenen is nu afgerond en je kunt nu op afhandelen drukken

Wil je opnieuw je documenten inzien dan ga je naar “Mijn gegevens” en onderaan zie je

jouw documenten, door op de regel te klikken kom je in het document.

Page 13: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

13 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

6.Declareren en factureren

6.1 Declareren Reiskosten en VOG voor stagiaires en vrijwilligers

Kies voor de knop ‘Declaratie indienen’.

Vervolgens kun je kiezen tussen het indienen van een declaratie voor een VOG, reiskosten of overige.

(Let op: Zorgverleners kunnen geen VOG of reiskosten woon-werkverkeer declareren)

VOG

Bij een VOG vul je het te declareren bedrag in en voor welke hoofdlocatie je werkzaam bent.

Vervolgens selecteer je de bijlage via de knop ‘bestand kiezen’.

Let op: Het is verplicht een bijlage (betalingsbewijs in PDF) mee te sturen!

Reiskosten

Vul in dit formulier de omschrijving (reiskosten woon-werk verkeer of reiskosten personen

vervoer met eigen auto), het totale bedrag en de hoofdlocatie waar de declaratie betrekking

op heeft.

- Woon-Werk verkeer is 0,19ct. Per km

- Personenvervoer met eigen auto is 0,30ct p.km ( voor chauffeurs die cliënten met

eigenvervoer rijden)

Let op: Het is tevens verplicht een bijlage toe te voegen (reiskostendeclaratieformulier 0,19

of 0,30ct in PDF)

Page 14: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

14 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Heb je het formulier nog niet? Dan kun je die downloaden door op de link aan de linkerzijde

te klikken:

Bij de meeste browsers is vervolgens het bestand links onderin de balk van je scherm te zien,

klik op het bestand en deze zal zich openen, je kunt het nu invullen en opslaan.

Wil je het opslaan als PDF, klik dan op opslaan als en kies daarna voor PDF, nu kun je het

document uploaden in je portaal.

Page 15: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

15 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

6.2 Declareren van overige kosten voor iedereen

Overige kosten

Ga dan naar declaratie overig.

Je ziet hier een formulier waarop je de omschrijving en hoofdlocatie in kunt vullen.

Vervolgens kun je tot maximaal 5 declaratieregels invoeren. Vul de categorie in en het

bijbehorende bedrag.

Let op: Zorg ervoor dat je in de bijlage alle bijbehorende bonnetjes meestuurt, anders

wordt de declaratie afgekeurd! (versturen als PDF)

6.3 Rapportage en urenregistratie in Qurentis voor Stagiaires en

zorgverleners

Wekelijks rapporteer je over de begeleiding in Qurentis en geef je de gemaakte uren aan.

Hoe Qurentis werkt, kan je in de handleiding van Qurentis terugvinden.

Voor maandag 12.00 uur moet je jouw uren invullen en indienen, na 12.00 uur worden de

urenbriefjes dichtgezet en is het niet mogelijk meer om de uren aan te passen. Zijn hier vragen over

dan kun je contact opnemen met [email protected]

Page 16: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

16 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

6.4 Factureren voor zorgverleners

Als zorgverlener dien je jouw facturen eveneens via het portal in te sturen.

Je dient de omschrijving en het bedrag in te vullen.

Het is verplicht om ook de bijlage (factuur) toe te voegen. Let op : Het is alleen toegestaan

om PDF-bijlagen mee te sturen!

Wat kun je factureren als zorgverlener (IBT, PV, VP en CM)

Het aantal uren dat je begeleiding hebt geboden. Bij de start spreken we af hoeveel dit maximaal, gezien de indicatie, kan zijn per week. Overleg altijd eerst voordat je meer uren begeleiding gaat bieden. Reizen van en naar de deelnemer is verwerkt in het uurtarief. Voor individuele begeleiders geldt Reiskosten die je maakt tijdens de begeleiding krijg je wel vergoed. Daar staat 5 km per uur begeleiding voor á 0,30ct. Per km. Voorbeeld: 3 uur begeleiding is: 3x5= 15km = 15 x 0,30 = 4,50 Er is 0% BTW op zorg in natura.

Overige werkzaamheden Naast de begeleiding zelf kun je voor een aantal werkzaamheden uren declareren.

• Voor het opstellen van het zorgplan/begeleidingsplan is dat 1 uur.

• Voor het bespreken van het begeleidingsplan kun je de gebruikte tijd declareren.

• Voor deelname aan Teambijeenkomsten kun je maximaal 1,5 uur declareren

• Voor Ronde Tafel gesprekken van het huis geldt maximaal 1 uur

• Voor Ronde Tafel gesprekken van de organisatie staat maximaal 1,5 uur

• Voor Intervisie en MDO staat maximaal 1.5 uur Let op: Kennisbijeenkomsten e.d. bieden we je aan. Je bepaalt zelf of je komt. Er kunnen hier geen uren voor gedeclareerd worden. Wel krijg je naast het inhoudelijke programma, wat te eten en drinken. Ook de reistijd naar Kennisbijeenkomsten en door KAG verzorgde opleidingen (BHV, agressie training, etc.) kun je niet declareren.

Page 17: HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP · 3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje “Documenten toevoegen” te openen: Daarna

17 King Arthur Groep is een combinatie van Huis van de Ronde Tafel BV en Stichting KAG Zorg

Op de factuur geef je in ieder geval aan: Bedrijfsgegevens van jezelf en opdrachtgever (Huis van de Ronde Tafel b.v.) Factuurdatum Factuur nummer Weeknummer Totaal aantal uren per week Uurtarief Totaal bedrag per week Optelling / totaal te betalen bedrag Bankrekeningnummer Voor individuele begeleiders geldt nog: Eventuele reiskosten die je hebt gemaakt voor een IBT opdracht binnen de opdracht. Aantal kilometers x vergoeding = totaal