Wijzigingsdocument Kleos 6.9.1 v1 - Wolters...

Wijzigingsdocument Kleos 6.9.1 v1.4

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................. 2

Wat wordt gesynchroniseerd? ............................................................................................... 3

Inrichting................................................................................................................................ 4

Login .................................................................................................................................. 5

Dagboeken ........................................................................................................................ 6

BTW-codes ........................................................................................................................ 7

Dossiers, debiteuren, crediteuren ...................................................................................... 8

Synchroniseren ..................................................................................................................... 9

Resultaten synchronisatie ....................................................................................................13

Declaraties ........................................................................................................................13

Inkoopfacturen ..................................................................................................................13

Dagboek Betalingen gebruikt voor synchronisatie .............................................................14

Openstaande posten .........................................................................................................15

Invoeren inkoopfacturen .......................................................................................................16

Inkoopfactuur voor één dossier .........................................................................................16

Inkoopfactuur voor meerdere dossiers tegelijk ..................................................................17


Wijzigingsdocument Kleos 6.9.1 v1.4 Pagina 2 van 18

Inleiding Deze tussentijdse Kleos update is speciaal bedoeld voor gebruikers van Kleos in combinatie met Twinfield. Middels deze update wordt de synchronisatie een stuk eenvoudiger en stabieler, bovendien biedt deze update meer functionaliteit. Veel beperkingen die voorheen golden gelden niet meer. Zo is bijvoorbeeld een apart Kleos Memoriaal dagboek in Twinfield niet meer nodig en is het ook niet meer noodzakelijk om in Twinfield boekingen definitief te maken. Kortom je kan Twinfield gewoon gebruiken zoals het bedoeld is. Verder is het voortaan mogelijk om in Kleos een inkoopfactuur te maken voor meerdere dossiers tegelijk. In dit wijzigingsdocument wordt de huidige functionaliteit inclusief alle relevante wijzigingen van deze update toegelicht. NB Lees het document grondig. Vergeet niet te controleren op pagina 6 bij Journals of het juiste dagboek staat ingesteld voor alle fiscale jaren! Opmerking: Bij het maken van dit document waren nog niet alle vertalingen gereed. Op sommige schermen worden daarom teksten nog in het Engels getoond. Dit zal later nog worden aangepast.



Wat wordt gesynchroniseerd? De synchronisatie tussen Kleos en Twinfield voorziet in het synchroniseren van de binnen Kleos aangemaakte declaraties en inkoopfacturen. Daarnaast worden ook gegevens van de debiteuren en crediteuren, gekoppeld aan deze facturen, aan Twinfield doorgegeven. Kleos is hier in leidend. Voorwaarde is wel dat de betreffende facturen in Kleos definitief zijn. Vanuit Twinfield worden de (deels) afgeletterde facturen aan Kleos doorgegeven. Het is daarbij niet van belang welk dagboek wordt gebruikt en ook niet of een betaling definitief is of in concept. Na synchronisatie worden bijbehorende facturen in Kleos op (deels) betaald gezet. Indien een aflettering ongedaan wordt gemaakt, dan wordt deze betaling na synchronisatie ook ongedaan gemaakt in Kleos. Dankzij de synchronisatie is het dus mogelijk de status van de openstaande posten in Twinfield ook in Kleos op te vragen, voor zover het Kleos facturen betreft. De boekhouding gebeurt echter in Twinfield. Voorwaarde is natuurlijk wel dat u, nadat u Twinfield heeft bijgewerkt, de betalingen synchroniseert met Kleos. NB facturen die in Twinfield zijn gemaakt worden niet gesynchroniseerd.



Inrichting Alvorens de synchronisatie te kunnen uitvoeren dient deze eerst te worden ingericht. Bij eerste gebruik zal dit door een Kleos consultant worden gedaan. Kies rechtsboven in Kleos het configuratie tandwieltje. Kies vervolgens Administratie, Twinfield administratie.

U ziet nu de administratie(s) die middels de synchronisatie is/zijn gekoppeld aan Twinfield. Heeft u meerdere administraties dan kunnen dit dus ook meerdere koppelingen zijn. Indien u de in te richten administratie selecteert en kiest voor bewerken (of dubbelklikken), dan wordt een venster geopend bestaande uit een aantal tabbladen. Hier kunt u de synchronisatiekoppeling inrichten.



Login

Op het tabblad Login geeft u de inloggegevens in voor de bijbehorende administratie in Twinfield. Als u naast uw gewone account voor deze administratie ook een zogenaamd koppel account heeft bij Twinfield dan moet u dus die gegevens ingeven. Gebruikersnaam : Login naam Twinfield Wachtwoord : Wachtwoord Twinfield Organisatie : Organisatienaam Twinfield Bedrijf : Klantnummer Twinfield NB Het koppel account dient u eerst te gebruiken door rechtstreeks hiermee in te loggen in Twinfield. U wordt namelijk de eerste keer gedwongen het wachtwoord te wijzigen. NB Indien het wachtwoord van dit Twinfield account wijzigt dient u dit hier ook aan te passen!



Dagboeken

Op het tabblad Dagboeken kunt u de volgende velden inrichten: Inkoopfactuurnummer voor synchronisatie U kunt hier kiezen welk inkoopfactuurnummer tijdens de synchronisatie aan Twinfield dient te worden doorgegeven. U kunt kiezen tussen het ‘Intern boekstuknummer’, het boekstuknummer dat Kleos zelf genereert en het ‘Extern factuurnummer’, het nummer dat de leverancier op de inkoopfactuur heeft staan. Kiest u voor ‘Extern factuurnummer’ dan zult u ook verplicht worden dit nummer tijdens het aanmaken van een inkoopfactuur in te geven. Twinfield code dagboek verkoop Code die Twinfield gebruikt voor het verkoop dagboek Externe code dagboek inkoop Code die Twinfield gebruikt voor het inkoop dagboek Fiscaal jaar Het boekjaar waarvoor de gekozen instellingen geldig zijn. Journals Kies hier een Kleos dagboek ‘Betalingen’ waar alle betalingen vanuit Twinfield in Kleos terecht dienen te komen. Voorwaarde is dat dit dagboek van het type ‘Bank’ of ‘Kas’ moet zijn. Het bevat alle betalingen van facturen die in Twinfield zijn afgeletterd en gesynchroniseerd. Welk dagboek daarbij in Twinfield is gebruikt is niet relevant. NB U dient dit ook voor voorgaande fiscale jaren in te vullen, anders zal de synchronisatie eerdere betalingen op deze facturen ongedaan maken! Vult u later alsnog het dagboek in, dan wordt dit bij de volgende synchronisatie weer gecorrigeerd. Tip: U kunt hier dus gewoon een reeds bestaand bank- of kasboek kiezen. U zou de naam daarvan kunnen wijzigen in ‘Betalingen’.



BTW-codes

Op dit tabblad worden de in Kleos gebruikte btw-codes gekoppeld aan de in Twinfield gebruikte codes. Alle codes dienen gekoppeld te zijn. Dit wordt door een consultant ingericht.



Dossiers, debiteuren, crediteuren

Deze lijst wordt automatisch gevuld. Per fiscaal jaar komen hier alle dossiers waarop een definitieve factuur is gemaakt. Als de factuur gesynchroniseerd is wordt in de laatste kolom een code ingevuld. Deze code betreft het aan het dossier toegekende projectnummer in Twinfield. Een dossiernummer in Kleos is dus een projectnummer in Twinfield. Elke volgende factuur van zo’n dossier wordt na synchronisatie automatisch aan hetzelfde projectnummer gekoppeld in Twinfield. Het is ook mogelijk de projectcode uit Twinfield hier handmatig in te vullen of aan te passen. Wees hier voorzichtig mee. Voor de tabbladen Debiteuren en Crediteuren is de werking analoog. In dat geval bevat de laatste kolom het debiteur-/crediteurnummer uit Twinfield waaraan de betreffende Kleos debiteur/crediteur na synchronisatie is gekoppeld. Ook hier is het mogelijk om in de code kolom handmatig het debiteur- of crediteurnummer uit Twinfield over te nemen. Dit is bijvoorbeeld van belang als het een factuur betreft voor een debiteur of crediteur die nooit eerder vanuit Kleos is gesynchroniseerd, maar die al wel in Twinfield bekend is. In dat geval kunt u vóór dat u de factuur gaat synchroniseren, de code overnemen uit Twinfield en voorkomt u zo dat deze na synchronisatie dubbel is aangemaakt in Twinfield. NB Indien uw administratie via een conversie is aangemaakt in Kleos en Twinfield zijn over het algemeen de debiteuren en crediteuren al gesynchroniseerd. In dat geval zult u zien dat de code kolom voor deze debiteuren/crediteuren al gevuld is zodra er een definitieve factuur in Kleos is aangemaakt.



Synchroniseren Als er in Kleos definitieve declaraties en/of inkoopfacturen zijn kunnen deze worden gesynchroniseerd. Dat geldt ook indien uit Kleos gesynchroniseerde facturen in Twinfield zijn afgeletterd en dus de bijbehorende (deel)betaling aan Kleos dient te worden doorgegeven. De synchronisatie functie vindt u via de financiële module. U kiest hier vervolgens Exporteren/synchroniseren, Twinfield synchronisatie. U ziet nu de rapportages van eerdere synchronisaties. Indien gewenst kunt u voor dat u gaat synchroniseren nog een andere administratie en/of ander boekjaar kiezen.

Kies nu voor +Synchroniseren en het volgende venster verschijnt:



Via de Export opties kunt u nu aangeven wat u wilt synchroniseren vanuit Kleos naar Twinfield en vice versa voor de Import opties: EXPORT Synchronize all Sales Journals Indien u dit aanvinkt worden alle nog niet gesynchroniseerde definitieve verkoopfacturen gesynchroniseerd. Selecteer alle inkoopboeken Indien u dit aanvinkt worden alle nog niet gesynchroniseerde inkoopfacturen gesynchroniseerd. Van [datum] Naar [datum] Hier geeft u aan binnen welke periode bovengenoemde facturen dienen te vallen om mee te doen aan de synchronisatie. De ingegeven datums dienen in het geselecteerde boekjaar te vallen. IMPORT Invoice Start Date Hier geeft u de eerste factuurdatum aan van de facturen waarvan de betalingen in Twinfield naar Kleos dienen te worden gesynchroniseerd. Dit hoeft dus niet in het huidige boekjaar te zijn. Standaard wordt dit gevuld met de factuurdatum van de oudste reeds gesynchroniseerde factuur. TIP: Beperk uw synchronisatie tot hetgeen u daadwerkelijk wilt synchroniseren. Zodoende zal de synchronisatie sneller verlopen. Nadat u de juiste selecties heeft gemaakt start u de synchronisatie via de knop Synchroniseren. U ziet nu rechtsonder in het scherm een ronddraaiend cirkeltje ten teken dat de synchronisatie bezig is. Ondertussen kunt u gewoon in Kleos verder werken. Na afloop van de synchronisatie wordt automatisch een rapport opgeslagen welke u in het eerder getoonde scherm kunt vinden en openen door er op te dubbelklikken. Mocht er tijdens de synchronisatie iets niet goed zijn gegaan dan zal dit rapport automatisch worden geopend zodra de synchronisatie klaar is. U ziet dan ook een melding van het probleem, dat kan een foutmelding zijn of een waarschuwing.



Voorbeelden synchronisatie rapporten Als u een synchronisatie rapport opent dan ziet u twee of drie tabbladen. Het eerste tabblad toont de instellingen die u heeft gebruikt bij het uitvoeren van de synchronisatie:

Het tweede tabblad bevat een log van de synchronisatie:

U ziet dat het logboek twee tabbladen bevat, Export en Import. Export bevat elke factuur die gesynchroniseerd is richting Twinfield. Import bevat elke factuurbetaling die vanuit Twinfield is gesynchroniseerd naar Kleos. In dit voorbeeld ziet u rechtsboven dat er 0 declaraties en 2 inkoopfacturen zijn geëxporteerd en er zijn 2 betalingen op facturen geïmporteerd. Verder toont het rapport dat er kennelijk 10 synchronisaties een probleem hebben gegeven. Welke dat zijn herkent u aan het feit dat ze gemarkeerd zijn met een rood kruisje. De synchronisaties die goed zijn gegaan krijgen een groen vinkje. Als u wilt weten wat er mis is gegaan selecteert u de betreffende factuur en klikt u linksonder op de button ‘Foutenlijst’. U krijgt nu een korte toelichting van de oorzaak van



het probleem te zien. Indien u de oorzaak van het probleem niet zelf kunt oplossen kunt u de helpdesk raadplegen. Kiest u voor de tab Import, dan ziet u in onderstaand voorbeeld dat aan de importzijde alles goed is gegaan. Er zijn twee betalingen gesynchroniseerd. De foutmelding onderin slaat op de tab Export.

Het derde tabblad ‘Algemene fouten’ betreft overige foutmeldingen, zoals in onderstaand voorbeeld de melding dat de inloggegevens voor Twinfield niet geldig zijn. Het derde tabblad wordt alleen getoond als er daadwerkelijk iets te melden valt.



Resultaten synchronisatie Declaraties Via het tabblad Declaratie op een dossier en via de module Declaratie kunt u de status van de declaraties opvragen. U ziet dan onder andere wat er gedeclareerd is en hoeveel er nog open staat. Na synchronisatie met Twinfield is dit dus gelijk aan de status van de betreffende declaratie in Twinfield. Indien u een declaratie opent door er op te dubbelklikken ziet u ook de betaling.

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat er een betaling heeft plaatsgevonden van 726 euro. Indien in Twinfield de aflettering van deze betaling ongedaan wordt gemaakt, dan zal dit na synchronisatie ook hier zichtbaar zijn. De betaling zal hier dan worden verwijderd of aangepast. De betaling die u hier ziet geeft slechts de informatie hoeveel er betaald is. NB Op dit moment is de betaaldatum gelijk aan de declaratiedatum en dat is dus niet de werkelijkheid. Wij verwachten in november/december een update op te leveren waarin u vanuit Kleos wel de daadwerkelijke betaaldatum kunt opvragen. Op dit moment zult u dus hiervoor tijdelijk nog Twinfield moeten raadplegen.

Inkoopfacturen Op analoge wijze als bij declaraties beschreven kunt u op het dossier via het tabblad Declaratie en vervolgens onderin tabblad Inkoopfacturen de status van de inkoopfacturen raadplegen.



Dagboek Betalingen gebruikt voor synchronisatie In de module Financieel kunt u de betalingen op de declaraties en inkoopfacturen terugvinden in het dagboek dat u via de Kleos Twinfield configuratie heeft ingesteld voor het boeken van de gesynchroniseerde betalingen. Het dagboek bevat slechts de daadwerkelijke betalingen. Betalingen waarvan de aflettering in Twinfield op een later moment weer ongedaan worden gemaakt zullen na synchronisatie ook hier zijn verwijderd. NB De getoonde betaaldatum is niet de werkelijke betaaldatum, maar de factuurdatum. NB Dit dagboek geeft dus geen getrouwe weergave van uw boekhouding en is indien u gebruik maakt van de Twinfield synchronisatie ook niet zo bedoeld.



Openstaande posten In de module Financieel kunt u via Overzichten, Debiteuren kiezen voor Debiteuren openstaand. Dit overzicht geeft de openstaande posten weer. De mutaties in het bankboek of kasboek die hier getoond worden betreffen alleen het gesaldeerde boekingsbedrag met als boekdatum de factuurdatum. Voor de werkelijk mutaties dient u in Twinfield te kijken. Het getoonde openstaande saldo is correct. Hetzelfde geldt voor het overzicht Debiteurenmutaties en analoog voor de crediteurenoverzichten.



Invoeren inkoopfacturen Inkoopfactuur voor één dossier Indien u een inkoopfactuur ingeeft voor een bepaald dossier dan opent u dat dossier en gaat u naar het tabblad Declaratie. Vervolgens selecteert u onderin het tabblad Declaratieonderdelen. Kies nu Nieuw verschot/Nieuwe inkoopfactuur.

U kunt nu een inkoopfactuur aanmaken voor het betreffende dossier. Hieronder ziet u daarvan een voorbeeld:

U bent verplicht een crediteur in te vullen. Wilt u het factuurnummer van de crediteur vastleggen, dan vult u dit in bij het veld ‘Nummer’. Afhankelijk van de Kleos Twinfield



configuratie instellingen wordt het invullen van dit veld wel of niet afgedwongen. Om een verschot toe te voegen dient u te kiezen voor ‘Toevoegen Verschotten hoog belast’ (of ‘laag’ dan wel ‘onbelast’). Afhankelijk van een systeem instelling dient u ook de BTW regel apart toe te voegen via ‘Toevoegen BTW’. Tot slot bevestigt u het aanmaken van de inkoop factuur via de button ‘OK’. Eenmaal aangemaakt is de inkoopfactuur meteen definitief en kan niet meer worden gewijzigd.

Inkoopfactuur voor meerdere dossiers tegelijk Indien u een inkoopfactuur ontvangt welke meerdere dossiers tegelijk betreft dan dient u anders te werk te gaan. U kunt deze ingeven via de module Financieel. Ga vervolgens naar Dagboeken/Inkopen. U ziet nu de reeds aangemaakte inkoopfacturen in de geselecteerde administratie en boekjaar. Via ‘+Nieuw’ kunt u nu een nieuwe inkoopfactuur aanmaken.



Hieronder ziet u één inkoopfactuur die is aangemaakt voor twee verschillende dossiers:

Bij leverancier vult u uiteraard de crediteur in. Het Doc. nummer bevat het inkoopfactuurnummer van de leverancier. Dit is wel/niet verplicht afhankelijk van de Twinfield configuratie instellingen. Als u in de kop het commentaar invult, dan wordt die tekst overgenomen op elke nieuw mutatieregel die u toevoegt. U kunt dit ook per regel ingeven. U voegt een mutatieregel toe via ‘+Mutatie toevoegen’. Geef vervolgens het rekeningnummer in waarop het bedrag geboekt moet worden. Voor verschotten kiest u hoog belaste, laag belaste of onbelaste verschotten. Bij dossier vult u het dossier in waarop het verschot verrekend dient te worden. NB Voor verschotten dienen dezelfde rekeningnummers te worden gekozen als degene die Kleos automatisch kiest als u een inkoopfactuur maakt op dossierniveau. Bij twijfel kunt u dus daar even controleren. Kiest u een verkeerde rekening dan zal het betreffende verschot niet worden gedeclareerd en/of de inkoopfactuur niet worden gesynchroniseerd. NB Indien op de factuur ook andere posten staan die niet dossiergebonden zijn dan kunt u die ook boeken. Het rekeningnummer dat u daar voor gebruikt moet ook in Twinfield aanwezig zijn, anders zal de inkoopfactuur niet worden gesynchroniseerd. NB De inkoopfacturen voer je alleen in in Kleos als ze dossiergebonden zijn. Alle overige inkoopfacturen voer je in via Twinfield. NB De inkoopfactuur wordt alleen getoond op het dossier dat bovenin in de kop als dossier staat ingevuld. De verschotten zie je terug in de dossiers die op de mutatieregels staan ingevuld.

Wijzigingsdocument Kleos 6.9.1 v1 - Wolters...

Documents

Transcript of Wijzigingsdocument Kleos 6.9.1 v1 - Wolters...