Onderzoeksresultaten en advies vervreemding AMK dossiers › files › vng › nieuws_attachments...

VERSIE 1.1 Onderzoeksresultaten en advies vervreemding AMK dossiers DATUM 20-7-2015

Pagina 1 van 35

Auteur Drs. Marianne Dorder – Servet en Drs. Mathilde Kors

Email [email protected]

Datum 20-7-2015

Versie 1.1

Onderzoeksresultaten en advies vervreemding AMK dossiers Bureaus Jeugdzorg


Pagina 2 van 35

1 Documenthistorie

Versie Datum Auteur Toelichting

0.1 30-6-2015 Marianne Dorder-Servet en Mathilde Kors

Concept ter bespreking op 6 juli 2015

1.0 - definitief 7-7-2015 Marianne Dorder-Servet Het conceptrapport is op 6-7-2015 besproken met VNG en Jeugdzorg Nederland. Er zijn 3 kleine wijzigingen doorgevoerd.

1.1 - definitief 20-7-2015 Marianne Dorder-Servet Rapport geanonimiseerd


Pagina 3 van 35

2 Inhoudsopgave

1 Documenthistorie ............................................................................................................................. 2

2 Inhoudsopgave ................................................................................................................................. 3

3 Inleiding ............................................................................................................................................ 4

4 Doel .................................................................................................................................................. 4

5 Aanpak ............................................................................................................................................. 4

6 Advies ............................................................................................................................................... 5

7 Overall beeld analyse AMK dossiers ............................................................................................... 8

8 Wettelijke kaders ............................................................................................................................ 11

8.1 Wet- en regelgeving .............................................................................................................. 11

8.1.1 Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling ................................ 11

8.1.2 Jeugdwet ........................................................................................................................... 12

8.1.3 Invoeringswet Jeugdwet .................................................................................................... 13

8.1.4 Privacyreglement Bureau Jeugdzorg ................................................................................ 13

8.1.5 Basisselectiedocument Bureau Jeugdzorg ....................................................................... 14

8.1.6 Archiefwet 1995 ................................................................................................................. 14

8.1.7 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) .................................................................... 15

8.1.8 Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo) ........................................................... 15

8.1.9 Wet op de jeugdzorg en Reparatiewet VWS .................................................................... 16

8.2 Organisatieverandering ......................................................................................................... 17

9 Onderzochte Bureaus Jeugdzorg .................................................................................................. 17

9.1 Onderzoeksresultaten Casus A ............................................................................................. 17

9.1.1 Beantwoording vragen ....................................................................................................... 18

9.1.2 Aandachtspunten/opmerkingen ......................................................................................... 22

9.2 Onderzoeksresultaten Casus B ............................................................................................. 22



9.3 Onderzoeksresultaten Casus C............................................................................................. 26



10 Literatuur bronnen ..................................................................................................................... 32

Bijlage 1 – Schonen (Anonimiseren, vernietigen en verwijderen) ......................................................... 32

Bijlage 2 - Autorisaties (Globaal) ........................................................................................................... 34

Bijlage 3 – Resultaten steekproef AMK dossiers vml Bureaus Jeugdzorg 20150630 .......................... 35


Pagina 4 van 35

3 Inleiding Per 1 januari 2015 is de jeugdzorg gedecentraliseerd naar de gemeenten. Op lokaal niveau zijn

Advies- en Meldpunten Huiselijk geweld en Kindermishandeling (AMHK’s) ingericht. Deze Veilig

Thuisorganisaties (VTO’s) nemen onder meer de taak met betrekking tot het Advies- en Meldpunt

Kindermishandeling (AMK) over van de voormalige Bureaus Jeugdzorg, nu Gecertificeerde

Instellingen (GI’s). Tegen deze achtergrond is in de Jeugdwet in artikel 12.3. lid 5 bepaald dat de AMK

dossiers van de voormalige Bureau Jeugdzorg, nu GI’s, naar het AMHK moeten worden vervreemd.

De overdracht van de dossiers moet geschieden in goede, geordende en toegankelijke staat. De

Bureaus Jeugdzorg waren als zelfstandige bestuursorgaan tot 2015 zorgdrager in de zin van de

Archiefwet 1995. In het Basisselectiedocument Bureaus Jeugdzorg zijn de bewaartermijnen van AMK

dossiers vastgelegd.

Voor de vervreemding van de AMK – dossiers hebben de VNG, het ministerie van Volksgezondheid,

Welzijn en Sport (VWS) en Jeugdzorg Nederland (JZNL) afspraken gemaakt over de wijze van

overdracht. Het gaat hier hoofdzakelijk om de overdracht van alle elektronische dossiers in het

registratie- en rapportagesysteem systeem KITS (Ordina) opgemaakt in de jaren 2004-2014 naar de

systemen van de VTO’s. De VTO’s hanteren meerdere systemen. De VTO’s zijn als organisaties nog

niet altijd juridisch geformaliseerd, maar bestaan als informeel samenwerkingsverband.

U heeft ons gevraagd een voorstel uit te brengen voor het op locatie uitvoeren van een archivistische

schouw, teneinde vast te stellen of de AMK dossiers in goede, geordende en toegankelijke staat

verkeren zoals bedoeld in de Archiefwet 1995. Dit dient plaats te vinden door het doen van

steekproeven bij enkele (u heeft hier het getal drie genoemd) door Jeugdzorg Nederland aan te

dragen GI’s.

4 Doel Een analyse van de bestaande (digitale) AMK dossiers (ist); beschrijving van werkzaamheden (aard

en omvang) en een rapport om te komen tot de soll situatie (goede, geordende en toegankelijke

staat), ten behoeve van de vervreemding van de dossiers, van de Bureaus Jeugdzorg aan de

AMHK/VTO’s.

5 Aanpak Voor het uitvoeren van de opdracht, hebben wij zoals gevraagd, op drie GI/ Bureau Jeugdzorg

locaties een steekproef uitvoeren. Wij zullen per GI/ Bureau Jeugdzorg locatie 67 (digitale) AMK

dossiers schouwen/beoordelen. Dit resulteert in de beoordeling van 201 (digitale) AMK dossiers.

Ook zijn wij een gesprek aangegaan met de beheerder van het systeem KITS en één of meerdere

inhoudelijke dossier verantwoordelijken per GI/ Bureau Jeugdzorg, van de drie aangewezen GI/

Bureau Jeugdzorg locaties. Dit met als doel toegang te verkrijgen tot KITS (ten behoeve van de

schouw), de door ons benodigde informatie te verkrijgen en/of verkregen informatie te toetsen,

waaronder onder andere de kwantitatieve omvang van de dossiers /data (in megabytes), de ingerichte

en gebruikte ordeningsstructuur, metadata en autorisatie in KITS, de status van de papieren dossiers

(kopie of origineel), de volledigheid van de AMK dossiers in KITS enz.

Het adviesrapport is ter beoordeling voorgelegd aan de 3 onderzochte Bureau Jeugdzorg. De door de

Jeugdzorg organisaties gedane toevoegingen, opmerkingen en aanvullingen zijn verwerkt en/of is er

een reactie gegeven aan de desbetreffende contactpersoon van de organisatie. Alle ontvangen

reacties zijn uiterlijk 30 juni 2015 verwerkt.

Aspecten van de genoemde goede, geordende en toegankelijke staat waarin middels steekproeven

inzicht is verschaft, zijn:


Pagina 5 van 35

Wat betreft het archief in zijn geheel:

Wat is de kwantitatieve omvang van de dossiers /data (in megabytes)?

Bevat het KITS systeem alle dossiers over de AMK-taak zoals uitgevoerd door het betreffende Bureau Jeugdzorg?

Bevatten de afzonderlijke dossiers alleen informatie over de AMK-taak, of zit er ook andere informatie in?

Indien een deel van het archief van papier is: hoe verhouden zich het papieren en het digitaal deel tot elkaar?

Wat betreft de afzonderlijke dossiers:

Hoe zitten de dossiers inhoudelijk in elkaar? Welke ordeningsstructuur is gehanteerd? Is die consequent en eenvormig toegepast?

Zijn de afzonderlijke dossiers volledig, dat wil zeggen zit alle voor de AMK-taak benodigde informatie in de dossiers?

Zijn de dossiers voorzien van metadata? Welke standaard is hiervoor benut? Welke metadata velden zijn onderscheiden? Is er per dossier tenminste titel, datering en unieke identificatiecode gehanteerd?

Zijn binnen een dossier de informatie-elementen (zoals documenten) voorzien van metadata en zo ja welke? Zijn informatie-elementen tenminste chronologisch sorteer baar en voorzien van een unieke identificatiecode?

Is er informatie over c.q. is er een logging van het beheer van de dossiers in het verleden: periodieke vernietiging, (retrospectieve, grootschalige) vervanging, conversie en/of migratie?

Welke persoonsgegevens, met name van derden, bevatten de dossiers, welke privacy regels gelden daarvoor en hoe moeten die worden vertaald in autorisaties voor redactie en raadpleging van de dossiers of dossieronderdelen?

Indien het archief gesplitst moet worden: zijn dossiers te sorteren volgens het woonplaatsbeginsel naar de opvolger instellingen?

6 Advies Verklaring van vervreemding

Op basis van artikel 8, lid 2 van de Archiefwet wordt geadviseerd om minimaal een verklaring van

vervreemding op te stellen. Dit in het kader van de taakoverdracht. In de verklaring wordt geadviseerd

de volgende zaken te beschrijven, namelijk:

Een specificatie van de AMK dossiers die worden overgedragen

De grondslag waarop de AMK dossiers worden overgedragen

Aan wie de AMK dossiers worden overgedragen

Op welke wijze de AMK dossiers worden overgedragen

Een uitleg over de getroffen voorzieningen zoals genoemd in artikel 4 van de Archiefwet.

Hierbij betreft het de lopende dossiers in het kader van rechtsopvolging.

Papieren AMK-documenten/dossiers

Indien een Jeugdzorg organisatie niet over een Vervangingsbesluit beschikt, behoren ook de papieren

AMK-documenten/dossiers te worden vervreemd naar de nieuwe Veilig Thuis-organisatie. Waar

papieren AMK-documenten, chronologisch op scandatum zijn opgeborgen tussen de overige

ingekomen post, zal dit extra inspanning vragen om te splitsen.

Uit dit onderzoek is gebleken, dat één Jeugdzorg organisatie na 1 jaar de inkomende papieren

melding post vernietigd, hoewel de organisatie niet over een Vervangingsbesluit beschikt. Advies is

om een Vervangingsbesluit te nemen of de papieren originelen met betrekking tot melding voor

minimaal 15 jaar te bewaren.

Voor meer informatie over het inregelen van Vervanging en het nemen van een Vervangingsbesluit

wordt verwezen naar de Handreiking Vervanging archiefbescheiden.

http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/handreiking-vervanging-archiefbescheiden


Pagina 6 van 35

Digitaliseren papieren AMK dossiers

Volgens Casus B is het niet van toegevoegde waarde de papieren dossiers van vóór 2001 alsnog te

digitaliseren. De dossiernummers zijn te vinden in KITS met een verwijzing naar de papieren dossiers.

Advies is om deze AMK dossiers niet te digitaliseren.

AMK-dossiers van rechtsvoorgangers Bureaus Jeugdzorg

Advies is om de bewaarplaats en omvang van alle AMK-dossiers (digitaal en papier) van de

rechtsvoorgangers Bureaus Jeugdzorg (B.v. vertrouwensarts) inzichtelijk te maken en eventueel te

(laten) vervreemden of vernietigen.

Geadviseerd wordt niet alleen de dossiers van de periode 2004-2014, inzichtelijk te maken maar ook

de AMK dossiers van vóór 2004. KITS is namelijk in 2001 ingevoerd. De oudere dossiers bevatten

namelijk ook privé gegevens van personen.

Bewaren en vernietigen AMK dossiers

Per 1 januari 2015 is de AMK-functie overgegaan van de voormalig Bureaus Jeugdzorg naar de

gemeentelijke AMHK’s/VTO’s. De wettelijke selectielijst ‘Selectielijst voor gemeenten en

intergemeentelijke organen 2016’ is in dit kader vanaf 1 januari 2015 van toepassing op de AMK

dossiers. Het is hierdoor van belang om rekening te houden met de in deze selectielijst gehanteerde

bewaar en vernietigingsregels.

Advies is om bij de toepassing van de gemeentelijke selectielijst (via trend- en risicoanalyse) vanaf

1-1-2015 rekening te houden met een bepaling in de in de periode 2004-2014 gehanteerde BSD

Bureaus Jeugdzorg, namelijk de handeling die gaat over het bewaren van een steekproef van de

cliëntdossiers, vermeld in paragraaf 1.4.3 (pag. 7 en 8), namelijk:

“Van de patiëntdossiers van de Bureaus Jeugdzorg (BJZ) zal een steekproef worden bewaard. Het betreft een uitzondering van vernietiging overeenkomstig artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995. Het betreft zowel een selecte als een aselecte steekproef. De selecte steekproef houdt in dat alle Bureaus Jeugdzorg cliëntdossiers bewaren van de zaken die veel publiciteit, Kamervragen en eventueel ook beleidswijzigingen tot gevolg hebben gehad. Hierbij wordt gedacht aan zaken zoals: ‘zeilmeisje’ Laura Dekker, ‘meisje van Nulde’ (Rowena Rikkers) en ‘Savanna’. Verder worden ook cliëntdossiers van vernietiging uitgezonderd waarin zaken voorkomen die hebben geleid tot aanpassing van het beleid van de Bureaus. Dit zal niet altijd meer voor reeds afgesloten dossiers mogelijk zijn, maar wel voor bij vaststelling van het BSD nog openstaande dossiers. Daarnaast zal bij enkele Bureaus Jeugdzorg een aselecte steekproef cliëntdossiers worden bewaard. Deze steekproef zal worden bewaard bij de volgende bureaus: BJZ Agglomeratie Amsterdam, BJZ Noord-Holland, BJZ Flevoland, BJZ Zeeland, BJZ Haaglanden en BJZ Stadsregio Rotterdam. Het gaat om de bureaus van de drie de grote steden en één bureau per regio (noord, midden, zuid). De precieze omvang van de steekproef zal per bureau verschillen, aangezien de totale omvang cliëntdossiers per bureau verschilt. De nadere uitwerking van het waarderingsbesluit om een steekproef cliëntdossiers te bewaren zal dan ook buiten dit BSD plaatsvinden, in overleg met de archiefbewaarplaats waar de dossiers naar zullen worden overgebracht. De steekproef cliëntdossiers omvat de volgende in het BSD opgenomen handelingen: “2, 3, 5, 6, 7, 8,

23, 24, 30, 29, 42, 44, 50, 59, 60, 61, 62, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82,

83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 128, 129, 130, 131,

132, 134.”

Uit dit onderzoek is het niet duidelijk geworden op welke wijze de Jeugdzorg organisaties deze

bepaling in de BSD tot nu toe hebben toegepast of zullen toepassen, ook gelet op het feit dat dossiers


Pagina 7 van 35

in KITS automatisch worden geanonimiseerd/vernietigd. Deze handeling is niet besproken met de

Jeugdzorg organisaties. Het uitvoeren van de steekproef en bewaren van een aantal AMK dossiers

valt tot het moment van de taakoverdracht onder de zorgdragerschap van de Bureaus Jeugdzorg.

Duurzame bestandsformaat archivering

Uit de schouw is gebleken dat uitgaande documenten in Word worden gearchiveerd en niet worden omgezet naar een duurzame bestandsformaat, zoals PDF A. Advies is om in het kader van een duurzame archivering documenten te archiveren in een duurzame bestandsformaat. Dit om ervan verzekerd te zijn dat documenten na bijvoorbeeld 10 jaar nog leesbaar zijn.

Overdracht afgesloten AMK dossiers

Het is gebleken dat Bureaus Jeugdzorg nog over afgesloten AMK dossiers beschikken die nog

geanonimiseerd/vernietigd moeten worden. Een voorbeeld hiervan is bij Casus B.

Indien de Jeugdzorg organisaties de zorgdragerschap van reeds afgesloten AMK dossiers willen

overdragen, waarbij alsnog acties (anonimisering/vernietiging) moeten worden uitgevoerd op grond

van de basisselectiedocument Bureaus Jeugdzorg voor de periode 2004 – 2014, dan is het van

belang op grond van artikel 4 van de Archiefwet de nodige voorzieningen te treffen met de

rechtsopvolger (VTO’s). Indien er geen voorzieningen getroffen zijn dan blijven de Jeugdzorg

organisaties de zorgdrager en zijn de organisaties hierdoor ook verantwoordelijk voor het beheer van

de afgesloten dossiers en de nog uit te voeren acties.

Bij het treffen van voorzieningen (artikel 4 van de Archiefwet) kan er gedacht worden aan:

de bestemming van het gevormde archief;

de verantwoordelijkheid voor het beheer daarvan;

de gebruiksrechten daarop van de partijen;

de belangrijkste voorwaarden waaronder archiefbescheiden ter beschikking worden gesteld.

Bureau Jeugdzorg blijft zorgdrager voor de afgesloten AMK dossiers. Advies hierbij is om, indien

mogelijk, de afgesloten AMK dossiers onder het beheer van Bureau Jeugdzorg te laten. Op het

moment dat de AMK dossiers worden overgedragen moeten ze in orde zijn.

Vervreemden AMK dossiers zonder bekend woonplaats

Uit het onderzoek is gebleken dat in enkele gevallen de woonplaats/verblijfplaats niet is ingevuld in

KITS. Het vervreemden/overdragen van deze AMK dossiers volgens het woonplaatsbeginsel is

hierdoor moeilijk uit te voeren. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit op te lossen, namelijk:

Indien de Jeugdzorg organisaties de woonplaats alsnog kunnen achterhalen, dan kan de

woonplaats alsnog worden ingevuld in KITS.

Het toewijzen van deze AMK dossiers aan een eventueel aanwezige centrale VTO instelling.

Het toewijzen van deze AMK dossiers als extra taak aan één van de VTO’s.

De Bureaus Jeugdzorg blijven zorgdrager van deze AMK dossiers.

Het maken van afspraken tussen de Bureaus Jeugdzorg en de VTO’s hoe dit soort dossiers te

vervreemden.


Pagina 8 van 35

7 Overall beeld analyse AMK dossiers Kwantitatieve omvang dossiers

Van de drie organisaties bij elkaar is de kwantitatieve omvang van de AMK dossiers voor de periode

2004 – 2014 (excl. de dossiers van het jaar 2013 en 2014 van Casus B) 31.606.

Volgens Casus B zijn de AMK dossiers (consulten, advies en melding dossiers) die vanaf 1-1-2013

zijn opgemaakt inmiddels vervreemd aan de diverse regio’s Veilig Thuis.

Volledige AMK dossiers in KITS

Alle drie organisaties hebben duidelijk gemaakt dat voor de periode 2004 – 2014 alle AMK dossiers

zich in KITS bevinden. De dossiers zijn volledig. Het algemeen beeld uit de schouw is dat de AMK

dossiers inderdaad volledig zijn bij alle drie Jeugdzorg organisaties.

Informatie in AMK dossiers

Alle drie Jeugdzorg organisaties hebben duidelijk gemaakt dat de AMK dossiers alleen informatie

bevatten m.b.t. kindermishandeling. Informatie betreffende huiselijk geweld waarbij kinderen

betrokken zijn komt ook voor in de dossiers, omdat het getuige zijn van huiselijk geweld gezien wordt

als een vorm van kindermishandeling. Het algemeen beeld uit de schouw is dat de AMK dossiers

alleen informatie bevatten over kindermishandeling.

Status digitale en papieren AMK dossiers

Geen van de drie Jeugdzorg organisaties beschikken over een Vervangingsbesluit.

Twee van de drie organisaties bewaren de ontvangen papieren originelen alsnog voor minimaal 15

jaar (meldingen) en/of 1 jaar (advies en consult). De papieren originelen hebben bij dezen twee

organisaties de status van “origineel” en de gescande documenten hebben de status van “kopie”.

Bij één Jeugdzorg organisatie worden alle papieren originelen na 1 jaar vernietigd, hoewel de

organisatie niet beschikt over een Vervangingsbesluit. Alle digitale documenten (incl. de gescande

documenten) hebben bij deze organisatie de status van “origineel”.

Ordening dossiers

Bij alle drie Jeugdzorg organisaties zijn de AMK dossiers inhoudelijk hetzelfde ingedeeld en wordt

dezelfde ordeningsstructuur gehanteerd. KITS is een landelijk systeem die is ingericht en

onderhouden wordt door Ordina. De Jeugdzorg organisaties kunnen zelfstandig geen

systeemaanpassingen aanbrengen met betrekking tot de inhoudelijke inrichting en ordeningsstructuur

in KITS.

Metadata dossiers en informatie-elementen

Bij alle drie Jeugdzorg organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Elk dossier kan als metadata

een uniek dossiernummer, een trefnaam, datum eerste contact, afsluitdatum etc. krijgen. Verder kan

er ingevuld en gezocht worden op de volgende velden (zie afbeelding).


Pagina 9 van 35

Uit de schouw is gebleken dat het invullen van het metadata veld “Trefnaam” niet bij alle drie

Jeugdzorg organisaties hetzelfde wordt ingevuld. Over het algemeen wordt dit metadata veld ingevuld

met de familienaam van het kind, soms aangevuld met de familienaam van andere kinderen uit het

gezin. Bij één van de Jeugdzorg organisaties is gebleken dat dit metadata veld ook wordt aangevuld

met afkortingen ten behoeve van management informatie. B.v. HG1, HGK etc.

Bij alle drie Jeugdzorg organisaties hebben/krijgen de informatie-elementen (documenten) geen

unieke identificatienummer in KITS. De dossiernummers worden door medewerkers soms handmatig

toegevoegd in de naamgeving van de documenten. Dit gebeurt naar willekeur. De volgende metadata

kunnen toegevoegd worden aan een informatie-element:

Naam

Omschrijving

Datum en tijd. De datum en tijd worden automatisch in KITS toegevoegd

De naamgeving van de documenten kunnen de Jeugdzorg organisaties naar eigen inzicht benoemen.

Er is geen standaardvorm voor de naamgeving, met als gevolg dat er fouten aanwezig kunnen zijn in

de naamgeving van documenten.

Uit de schouw is gebleken dat in een aantal gevallen de informatie-elementen (documenten) niet

chronologisch geordend zijn op aanmaakdatum. Dit is gebleken bij één Jeugdzorg organisatie.

Bij alle drie Jeugdzorg organisaties is uit de schouw gebleken dat het metadata veld ‘Omschrijving’

niet tot nauwelijks wordt ingevuld. Waar het wel wordt ingevuld, wordt bijvoorbeeld een opmerking

geplaatst over de verzending, aan wie een afschrift is gestuurd of opmerkingen over wel/geen inzage

van het document door de ouders. De omschrijving bevat geen inhoud van het document, zoals

verwacht. Het wordt meer als een soort notitieveld gebruikt.

Logging beheer dossiers

Bij alle drie Jeugdzorg organisaties vindt er in KITS logging plaats of zijn de gegevens te identificeren

met betrekking tot periodieke vernietiging/anonimisering en conversie. Het algemeen beeld uit de

schouw is dat bij alle drie Jeugdzorg organisaties de logging plaatsvindt.

Persoonsgegevens derden

Bij de drie Jeugdzorg organisaties zijn er verschillende inzichten over wat er gedefinieerd wordt als

‘derden’. Bij de ene organisatie wordt de buurvrouw bijvoorbeeld niet als ‘derden’ aangemerkt, omdat

de buurvrouw niet als één van de professionals wordt aangemerkt in het onderzoekstraject. Bij de

andere organisatie wordt de buurvrouw wel als ‘derden’ aangemerkt.


Pagina 10 van 35

Het algemeen beeld uit de schouw is dat gegevens van derden, waaronder namen en werkadressen

van artsen, andere hulpverleners en schoolfunctionarissen, in de dossiers aanwezig zijn. Bij

anonimisering van dossiers worden deze gegevens verwijderd.

In de periode 2004 – 2014 wordt bij twee Jeugdzorg organisaties het Protocol van handelen Advies-

en Meldpunten Kindermishandeling d.d. juni 2009, gehanteerd als leidraad voor de privacy regels.

Bij één Jeugdzorg organisatie wordt het Privacyreglement Bureau Jeugdzorg, d.d. december 2004,

gehanteerd.

In KITS zijn de volgende rollen ingericht en worden deze rollen volgens de Jeugdzorg organisaties

ook gehanteerd, namelijk:

Gegevensbeheerder: het uitvoeren van de beheertaken binnen KITS

Maatschappelijk werker / Vertrouwensarts: het uitvoeren van de eigen werkzaamheden

binnen KITS

Praktijkleider: het controleren van alle uitgevoerde werkzaamheden binnen KITS

Secretariaats medewerker: het inhoudelijk aanvullen van dossiers en handelingen ten

behoeven van het verbeteren van de kwaliteit en het onderhouden van de Sociale kaart.

Secretariaats medewerker: Het autorisatieniveau “Inkijk medewerker” biedt AMK's de

mogelijkheid om BJZ medewerkers, AMK medewerkers en externen (inspectie) toegang te

verlenen tot dossierinformatie, zonder dat deze hierin wijzigingen kunnen aanbrengen.

Voor uitgebreidere informatie over de autorisatierollen wordt verwezen naar bijlage 2 ‘Autorisaties

(Globaal)’.

Woonplaatsbeginsel

De woonplaatsbeginsel wordt bij alle drie Jeugdzorg organisaties op nagenoeg dezelfde manier

bepaald namelijk:

1. De regel is dat de woonplaats waar het kind staat ingeschreven wordt ingevuld in KITS.

2. Uitzondering is het invullen van de verblijfplaats van het kind in KITS. Opmerking: Dit is niet

de ingeschreven woonplaats.

3. Uitzondering is het invullen van de verblijfplaats/woonplaats van een kind buiten het eigen

werkgebied/regio, waarbij er een onderzoek wordt uitgevoerd voor een collega Bureau

Jeugdzorg.

Andere uitzonderingen die uit de schouw blijken zijn:

De woonplaats/ verblijfplaats is niet ingevuld in KITS.

Volgens de Jeugdzorg organisaties is in dit soort gevallen de woonplaats/verblijfplaats van het

kind onduidelijk.

De woonplaats/ verblijfplaats van een ongeboren kind is niet in alle gevallen ingevuld. In

sommige gevallen is de woonplaats van de moeder van het ongeboren kind ingevuld in KITS.

Het algemeen beeld uit de schouw is dat, indien nodig, de AMK dossiers volgens het

woonplaatsbeginsel gesorteerd kunnen worden naar de opvolger instellingen. Dit kan bij alle drie

Jeugdzorg organisaties.

Duurzame archiefformat

Uit de schouw is gebleken dat uitgaande documenten in Word worden gearchiveerd. De documenten worden niet gearchiveerd in een duurzame bestandsformaat, zoals PDF A. Goede, geordende en toegankelijke staat

Uit de schouw is gebleken dat de AMK dossiers van alle drie Jeugdzorg organisaties over het

algemeen in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Er zijn wel wat verbeterpunten in het


Pagina 11 van 35

hoofdstuk ‘Advies’ opgenomen waar wij in dit adviesrapport aandacht voor vragen, maar het

algemeen beeld is voldoende.

8 Wettelijke kaders

8.1 Wet- en regelgeving De in dit hoofdstuk beschreven weten regelgeving is toegepast bij de analyse van de AMK dossiers.

8.1.1 Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling Volgens het Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling d.d. juni 2009 voert de

AMK de volgende functies uit en worden de volgende gegevens geregistreerd:

Het eerste contact met een advies- of consultvrager of melder. Het vastleggen van gegevens vindt plaats in het geval het eerste contact leidt tot een advies, een consult of een melding.

Advies en consult geven Van alle advies- en consultgesprekken wordt een verslag gemaakt. Registratie ervan vindt plaats op naam van de vrager, tenzij deze nadrukkelijk bezwaar maakt. Persoonsgegevens over het kind en het gezin worden niet vastgelegd. Direct na het advies- of consultgesprek wordt de standaardregistratie ingevuld.

Meldingen in ontvangst nemen Direct na de melding wordt de standaardregistratie ingevuld. De gegevens uit het meldingsgesprek worden – voorzover bekend – de volgende gegevens vastgelegd:

o Naam en adres van de melder en zijn relatie tot het kind. o Naam, adres, geboortedatum en – plaats en geslacht van het kind. o Naam, adres, geboortedatum en – plaats en beroep van de ouders. o Naam, adres, geboortedatum en – plaats en van de wettelijk vertegenwoordigers van

het kind. o Naam, adres, geboortedatum en – plaats en geslacht van de overige gezinsleden. o Naam en adres van de wettelijk vertegenwoordiger(s). o Naam van school en contactpersonen van het gemelde kind en overige gezinsleden. o Naam van de huisarts, andere artsen, betrokken hulpverleners van het kind, de

ouders en/of de overige gezinsleden. o Alle voor de beoordeling van de situatie van het kind relevante informatie die de

melder kan verschaffen zoals: Feiten over en aanwijzingen voor het gemelde vermoeden van mishandeling. De inschatting van de risico’s voor het kind zoals die door de AMK-

medewerker tijdens het meldingsgesprek is gemaakt. De inschatting in welke mate sprake is van een acuut of van een chronisch

probleem. o De vastgestelde urgentie waarmee de melding verder behandeld dienst te worden o Afspraken tussen melder en AMK

Onderzoeken en beoordelen Alle informatie die in het kader van het vooronderzoek van beroepskrachten wordt verkregen, wordt opgenomen in de gegevensverwerking en is ter inzage. Dit geldt ook voor de naam van de informant met wie contact is opgenomen, tenzij bekendmaking van diens identiteit:

o Een bedreiging vormt of kan vormen voor de minderjarige of andere minderjarige leden van het gezin waartoe de minderjarige behoort.

o Een bedreiging vormt of kan vormen voor die persoon of medewerkers van die persoon.

o Leidt of kan leiden tot een verstoring van de vertrouwensrelatie met het gezin waartoe de minderjarige behoort.


Pagina 12 van 35

Alle informatie die in het kader van de uitvoering van de functie ‘Onderzoek en beoordelen’ is verzameld, alsmede alle gemaakte afspraken worden in de persoonsregistratie opgenomen.

Verwijzen en overdragen Alle informatie die in het kader van de overdracht is verzameld, waaronder ook alle gemaakte afspraken, wordt in de persoonsregistratie opgenomen. Na afsluiting van de bemoeienis wordt de standaardregistratie ingevuld.

Coördineren van het op gang brengen van de hulpverlening Alle informatie die in het kader van de functie ‘Coördineren van het op gang brengen van de hulp’ is verzameld, waaronder ook alle gemaakte afspraken, wordt in de persoonsregistratie opgenomen. Na afsluiting van de bemoeienis wordt de standaardregistratie ingevuld.

Feedback geven aan melders, ketenpartners en informanten.

8.1.2 Jeugdwet Gegevens van derden Volgens de Jeugdwet d.d. 14-3-2014, worden de volgende persoonsgegevens van derden verwerkt, namelijk:

Artikel 10.4: Gegevens betreffende de jeugdhulpaanbieder die de jeugdhulp ten tijde van gegevensverstrekking verleent, alsmede gegevens betreffende de jeugdhulpaanbieder die de jeugdhulp zal verlenen op 1 januari van het kalenderjaar waarop de artikelen 10.1, 10.2 en 10.3 in werking treden.

Informatieverstrekking en inzage GI/ Jeugdhulpverleningsdossier

Volgens de Jeugdwet d.d. 14-3-2014 wordt de informatieverstrekking en inzage o.a. als volgt

uitgevoerd:

Artikel 12f: Het advies- meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling verstrekt aan een betrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van het dossier waarover deze met betrekking tot die betrokkene beschikt.

Artikel 12f: Inzage in of afschrift van het dossier wordt aan betrokkene geweigerd, indien deze: a. jonger dan twaalf is, of b. de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een

redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

Artikel 12f: Indien de betrokkene jonger is dan zestien jaar, of de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden desgevraagd aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van het dossier verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene zich daartegen verzet.

Artikel 7.3.10: De jeugdhulpverlener verstrekt aan de betrokkene desgevraagd zo spoedig

mogelijk inzage in en afschrift van het dossier, of delen daarvan. De verstrekking blijft

achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de

persoonlijke levenssfeer van een ander.

Artikel 7.3.11: Onverminderd artikel 7.3.2, derde lid, tweede volzin, draagt de

jeugdhulpverlener zorg, dat aan anderen dan de betrokkene geen inlichtingen over de

betrokkene dan wel inzage in of afschrift van het dossier worden verstrekt dan met

toestemming van de betrokkene. Indien verstrekking plaatsvindt, geschiedt deze slechts voor

zover daardoor de persoonlijke levenssfeer van een ander wordt geschaad.

Onder andere dan de betrokkene is niet begrepen:

a. degene die rechtstreeks betrokken is bij de verlening van die jeugdhulp en degene die

optreedt als vervanger van de jeugdhulpverlener, voor zover de verstrekking noodzakelijk

is voor de door hen in dat kader te verrichten werkzaamheden, en

b. degene wiens toestemming ter zake van de verlening van jeugdhulp op grond van de

artikelen 7.3.4 en 7.3.15 is vereist.


Pagina 13 van 35

Indien de jeugdhulpverlener door inlichtingen over de betrokkene dan wel inzage in of afschrift

van het dossier te verstrekken niet geacht kan worden de zorg van een jeugdhulpverlener in

acht te nemen, laat hij zulks achterwege.

Artikel 7.3.11: Bij regeling van onze Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, voor

zover nodig in overeenstemming met Onze Minister van Veiligheid en Justitie, kunnen regels

worden gesteld omtrent de inhoud van het dossier en de wijze waarop de verwerking van

gegevens door en de uitwisseling van gegevens tussen het college, de jeugdhulpaanbieders,

de gecertificeerde instellingen en de raad voor de kinderbescherming plaatsvindt. Daarbij kan

worden bepaald welke maatregelen getroffen moeten worden om te waarborgen dat de

uitwisseling van gegevens veilig en zorgvuldig plaatsvindt.

Bewaren en vernietigen GI/ Jeugdhulpverleningsdossier

Volgens de Jeugdwet d.d. 14-3-2014 wordt het bewaren en vernietigen van dossiers als volgt

uitgevoerd:

De jeugdhulpverlener vernietigt het dossier, of delen daarvan, binnen drie maanden na een

daartoe strekkend verzoek van de betrokkene. Dit geldt niet voor zover het verzoek gegevens

betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor

een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich

tegen vernietiging verzet. Artikel 7.3.9

Onverminderd artikel 7.3.9, bewaart de jeugdhulpverlener het dossier gedurende vijftien jaar,

te rekenen vanaf het tijdstip van ontvangst of waarop zij door de jeugdhulpverlener is

vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed jeugdhulpverlener

voortvloeit.

8.1.3 Invoeringswet Jeugdwet

Volgens de Invoeringswet Jeugdwet artikel 12.3, lid 7 geldt het volgende over de overdracht van de AMK dossiers:

Overdracht van bescheiden ingevolge dit artikel geschiedt in goede, geordende en toegankelijke staat.

Hiervan maakt de overdragende partij een verklaring van vervreemding.

8.1.4 Privacyreglement Bureau Jeugdzorg

Volgens de Privacyreglement Bureau Jeugdzorg, d.d. december 2004, die van kracht is geweest tot en met 31-12-2014, gelden de volgende privacy regels:

Alle persoonsgegevens die de cliënt betreffen vallen onder de werking van dit reglement. Dit reglement is namelijk van toepassing op de verwerking van gegevens van cliënten. De verwerking van de gegevens van bijvoorbeeld werknemers van Bureau Jeugdzorg valt niet onder de werking van dit reglement.

Persoonsgegevens van cliënten dienen te worden vastgelegd in het (cliënt) dossier. Het dossier wordt op naam van de jeugdige geregistreerd. Het dossier kan naast gegevens over de jeugdige ook gegevens bevatten over andere personen uit het cliëntsysteem, zoals ouders, grootouders, pleegouders etc.:

o De cliënt. De cliënt is volgens de Wet op de jeugdzorg een jeugdige, zijn ouder(s) of stiefvader of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden.

o De betrokkene (niet zijnde de cliënt). De betrokkene is degene over wie de gegevens informatie bevatten. Alle cliënten zijn om die reden betrokkene, maar niet alle betrokkene zijn cliënt. Betrokkene die geen cliënt zijn, hebben bijvoorbeeld alleen recht op hen betreffende informatie uit het dossier, indien de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener met betrekking tot de cliënt daaraan niet in de weg staat.

o De wettelijk vertegenwoordiger. De wettelijk vertegenwoordiger is degene die het gezag uitoefent over een jeugdige.


Pagina 14 van 35

o De juridische ouder. De juridische moeder is de vrouw uit wie het kind is geboren of de vrouw die het kind heeft geadopteerd. De juridische vader is de man die ten tijde van de geboorte met de moeder is/was gehuwd, de man die het kind heeft erkend, de man die het kind heeft geadopteerd of de man van wie het vaderschap gerechtelijk is vastgelegd.

Een cliënt heeft het recht om te weten wat er over hem wordt geregistreerd. Hij heeft daarom recht op inzage in zijn dossiergegevens. De cliënt heeft alleen recht op inzage in gegevens die hem zelf betreffen en niet in gegevens van een ander. Als Bureau Jeugdzorg informatie verstrekt aan de cliënt die niet hem zelf betreffen, dan is er geen sprake van inzage, maar van zogenaamde derden verstrekking.

De wettelijk vertegenwoordiger heeft een aparte positie. Deze heeft niet alleen recht op gegevens die hem zelf betreffen, maar in principe op informatie over een jeugdige cliënt die jonger is dan zestien jaar of die niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake.

8.1.5 Basisselectiedocument Bureau Jeugdzorg

Volgens het basisselectiedocument (BSD) Bureaus Jeugdzorg kunnen de volgende producten in het AMK cliëntendossier aanwezig zijn:

Producten van de handelingen 109-116: o Registratie melding o Verslag onderzoek, dossier o Kennisgeving aankondiging huisbezoek o Kennisgeving ouders uitnodiging op AMK o Brief aan politie of justitie of de aangifte o Brief aan betrokkenen, dossier (of sprake is van kindermishandeling) o Standaard overdrachtsdocumenten o Verzoek Raad voor de Kinderbescherming doorgeleiding o Kennisgeving ouders van raadsmelding o Kennisgeving melder van raadsmelding o Formulier raadsonderzoek

Producten van de handelingen 107-108: o Persoonsgegevens over kind en gezin worden niet vastgelegd (dus geen

cliëntdossiers), maar wel: o Verslag advies o Verslag consult.

8.1.6 Archiefwet 1995

Artikel 8 zegt het volgende over de vervreemding van archiefbescheiden: 1. De zorgdrager is bevoegd tot vervreemding van niet in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, voor zover het betreft:

a. Archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: na een bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, verleende machtiging.

b. Archiefbescheiden van andere overheidsorganen: na machtiging van Onze minister.

2. Voor de vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid is geen machtiging vereist indien de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift.

3. Tot vervreemding van in een rijksarchiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden mag Onze minister slechts overgaan ter uitvoering van een in enige wet neergelegd voorschrift of na machtiging van degene, op wiens last deze archiefbescheiden zijn overgebracht.


Pagina 15 van 35

Artikel 4 zegt het volgende over de voorzieningen die getroffen moeten worden waarbij taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan:

1. Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.

2. Een regeling, waarbij een tijdelijk overheidsorgaan wordt ingesteld, houdt een voorziening in omtrent de bewaring van de archiefbescheiden na zijn opheffing.

3. Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden, overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde.

8.1.7 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)

Volgens de Wbp geldt het volgende met betrekking tot de informatieverstrekking van aan de betrokkene:

Artikel 5: Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist.

Artikel 5: Een toestemming kan door de betrokkene of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken.

8.1.8 Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo)

Volgens de WMO geldt het volgende met betrekking tot het bewaren en vernietigen van AMK dossiers:

Artikel 5.3.4: Onverminderd artikel 5.3.5 bewaren het college, een aanbieder, een derde aan wie ten laste van een persoonsgebonden budget betalingen worden gedaan, het CAK en een andere instantie als bedoeld in artikel 2.1.4, zevende lid, de Sociale verzekeringsbank, toezichthoudende ambtenaren en het AMHK de persoonsgegevens die zij op grond van deze wet met betrekking tot een betrokkene onder zich hebben, gedurende vijftien jaren, te rekenen van het tijdstip van ontvangst of vervaardiging, of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is.

Artikel 5.3.4: Het AMHK bewaart de persoonsgegevens van een gezin waarmee het AMHK bemoeienis heeft gehad, tot het jongste kind van het gezin meerderjarig is geworden, een en ander voor zover aannemelijk gemaakt kan worden dat het bewaren een bijdrage kan leveren aan het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of van belang kan zijn voor een situatie waarin een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden.

Artikel 5.3.5: 1. Het college, een aanbieder, een derde aan wie ten laste van een persoonsgebonden budget betalingen worden gedaan, het CAK en een andere instantie als bedoeld in artikel 2.1.4, zevende lid, de Sociale verzekeringsbank, toezichthoudende ambtenaren en het AMHK vernietigen de persoonsgegevens die zij op grond van deze wet met betrekking tot een betrokkene onder zich hebben, binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

Artikel 5.3.5: 2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek persoonsgegeven betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een


Pagina 16 van 35

ander dan de verzoeker alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

Artikel 5.3.5: 3. Het verzoek wordt niet ingewilligd indien het gedaan is door iemand die: o a. jonger is dan twaalf jaar, of o b. minderjarig is en de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden

geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

Artikel 5.3.5: 4. In de gevallen, bedoeld in het derde lid, kan het verzoek door een wettelijke vertegenwoordiger worden gedaan.

8.1.9 Wet op de jeugdzorg en Reparatiewet VWS

Volgens de Reparatiewet VWS, d.d. 12-6-2008 en de Wet op de jeugdzorg, ingangsdatum 1-11-2004 geldt het volgende met betrekking tot het bewaren en vernietigen van de AMK dossiers.

Reparatiewet VWS: Artikel VII, lid D. De Wet op de Jeugdzorg wordt als volgt gewijzigd: In artikel 55, eerste lid, wordt <<gedurende tien jaren>> vervangen door: gedurende vijftien jaren.

Artikel 55 van de Wet op de jeugdzorg, hoofdstuk IX. Inzage in en het bewaren en vernietigen van bescheiden.

1. Onverminderd het tweede lid en artikel 56 bewaren de stichting en de zorgaanbieder bescheiden die deze met betrekking tot een cliënt onder zich hebben gedurende vijftien jaren, te rekenen van het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is.

2. De stichting bewaart, voor zover deze de taken, bedoeld in artikel 10, eerste lid, onder a, b, en e, uitoefent, de bescheiden tot het jongste kind van het gezin waartoe de jeugdige behoort en met welk gezin het bureau bemoeienis heeft gehad, meerderjarig is geworden, een en ander voor zover aannemelijk gemaakt kan worden dat het bewaren een bijdrage kan leveren aan het beëindigen van een mogelijke situatie van kindermishandeling, of van belang kan zijn voor een situatie waarin een maatregel met betrekking tot het gezag over een minderjarige overwogen dient te worden.

Volgens de Wet op de jeugdzorg, ingangsdatum 1-11-2004 geldt het volgende met betrekking tot de inzage in de AMK dossiers:

Artikel 49: De stichtingen en de zorgaanbieders verstrekken aan de cliënt desgevraagd zo spoedig mogelijk inzage in en afschrift van de bescheiden die deze met betrekking tot de cliënt onder zich hebben.

Artikel 50: 1. Inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de cliënt geweigerd, indien deze:

a) jonger dan twaalf jaren is, of b) de leeftijd van twaalf jaren heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake. 2. Indien de cliënt jonger is dan zestien jaren, of de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, worden desgevraagd aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van de jeugdige zich daartegen verzet. 3. Inlichtingen over, inzage in of afschrift van bescheiden kan eveneens worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de cliënt daardoor zou worden geschaad. 4. Voor de verstrekking van een afschrift kan een vergoeding worden gevraagd overeenkomstig de krachtens artikel 39 van de Wet bescherming persoonsgegevens gestelde regels.


Pagina 17 van 35

Artikel 51: 1. Onverminderd het bij of krachtens de wet bepaalde, verstrekken de stichting en de

zorgaanbieder aan anderen dan de cliënt geen inlichtingen over de cliënt, dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden dan met toestemming van de cliënt.

2. Indien de cliënt minderjarig is, is in plaats van diens toestemming de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist, indien hij:

a) jonger is dan twaalf jaren, of b) de leeftijd van twaalf jaren heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht

tot een redelijke waardering van zijn belangen terzake. 3. Onder anderen dan de cliënt zijn niet begrepen degenen van wie beroepshalve de

medewerking bij de toegang tot en de uitvoering van de jeugdzorg noodzakelijk is, alsmede degenen die zijn betrokken bij de voorbereiding of uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 10, eerste lid, onder a tot en met d, doch slechts voor zover dit voor de medewerking bij de toegang, de uitvoering van de jeugdzorg of de voorbereiding of uitvoering van een maatregel noodzakelijk is.

8.2 Organisatieverandering

In de periode 2004 – 2014 waren twee ministeries, de provincies en de gemeenten verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdzorg. Vanaf 1-1-2015 spelen de gemeenten de hoofdrol in het aanpakken van jeugd- en gezinsproblemen.

In het document ‘Organisatieverandering en archiefbeheer: handreikingen voor de praktijk’ van de Erfgoedinspectie, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden diverse organisatieveranderingen benoemd en hoe om te gaan met het archiefbeheer hieromtrent.

Als wij kijken naar de organisatieverandering bij de Bureaus Jeugdzorg, op basis van de handreiking, dan kunnen wij spreken van een verandering die zich afspeelt tussen ongelijksoortige overheidsorganen (B.v. tussen ministerie en gemeente). Bureau Jeugdzorg hevelt taken over naar gemeenten. Dit taakveld wordt opgeheven bij Bureau Jeugdzorg maar Bureau Jeugdzorg blijft wel in ‘afgeslankte’ vorm bestaan.

De handreiking zegt het volgende over de bestemming van het archiefbeheer:

Het niet-afgesloten archief gaat naar de externe organisatie waaraan de taken worden overgedragen.

Het afgesloten archief blijft bij de voormalige rechtspersoon, in dezen Bureau Jeugdzorg, dat dit archief heeft gevormd.

Bij deze organisatieverandering spreekt de handreiking van functionele decentralisatie of decentralisatie.

9 Onderzochte Bureaus Jeugdzorg In dit onderzoek zijn bij 3 (voormalig) Bureaus Jeugdzorg/ GI’s een steekproef uitgevoerd, namelijk:

1. Casus A

2. Casus B

3. Casus C

9.1 Onderzoeksresultaten Casus A In dit hoofdstuk worden de vragen beantwoord.

De informatie per organisatie dient als onderbouwing van het overall beeld. De bevindingen en

aandachtspunten geven een beeld van wat er bij meerdere Jeugdzorg organisaties kan voorkomen en

eventueel aandacht verdient, inclusief de Jeugdzorg organisaties die niet in dit onderzoek zijn

meegenomen.


Pagina 18 van 35

9.1.1 Beantwoording vragen


Voor de periode 2004 – 2014, beschikt Casus A over 9.946 digitale meldingsdossiers, waarbij de eerste contactdatum in deze periode ligt. Een volledige back-up van de KITS database levert een bestand op van ca. 3 GB. Documenten staan buiten de database. De totale grootte van alle documenten tezamen is ruim 19 GB. De organisatie vormde in de periode 2004 – 2014 geen papieren AMK dossiers. De ontvangen papieren post, waaronder AMK-documenten, werd geregistreerd, gescand en opgeborgen op datum van scannen. Bevat het KITS systeem alle dossiers over de AMK-taak zoals uitgevoerd door het betreffende Bureau Jeugdzorg? Volgens de organisatie zijn alle dossiers in KITS geregistreerd. Bevatten de afzonderlijke dossiers alleen informatie over de AMK-taak, of zit er ook andere informatie in? Voor het vormen van de dossiers wordt door Casus A het ‘Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling’ d.d. juni 2009 gevolgd. Door Casus A wordt ook altijd onderzoek gedaan naar huiselijk geweld waarbij kinderen betrokken zijn. Dit in de vorm van bijvoorbeeld het getuige zijn van huiselijk geweld, psychische geweld en verwaarlozing. Dit alles wordt gezien als vormen van kindermishandeling. Andere informatie dan over de AMK-taak is tijdens de schouw niet in de dossiers aangetroffen. Indien een deel van het archief van papier is: hoe verhouden zich het papieren en het digitaal deel tot elkaar? Casus A werkt niet met papieren dossiers. Na het scannen van de originele inkomende post worden de papieren stukken bewaard in het fysiek archief. De papieren originelen worden op datum van scannen bewaard in mappen. Vanaf het jaar 2001 wordt er digitaal gewerkt. Hoe zitten de dossiers inhoudelijk in elkaar? Welke ordeningsstructuur is gehanteerd? Is die consequent en eenvormig toegepast? KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties. Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Inhoudelijk zijn de dossiers onderverdeeld in fases (te vinden bij ‘Dossierverloop in KITS’):

Aannemen

Intake

Kennisgeving

Onderzoek

Bewerking voor afsluiten

Afsluiten

Bewerking na afsluiten

Extra De ordening van KITS bestaat uit een scherm ‘Beheer dossier’ die vervolgens weer onderverdeeld is in de volgende tabbladen:

Algemeen

Beschrijving

Kinderen

Gezin en omgeving


Pagina 19 van 35

Instanties

Documenten

Gekoppelde dossiers

Afsluit-informatie Zijn de afzonderlijke dossiers volledig, dat wil zeggen zit alle voor de AMK-taak benodigde informatie in de dossiers? Voor het vormen van de dossiers wordt door Casus A het ‘Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling’ d.d. juni 2009 gevolgd. De organisatie geeft hiermee aan dat door het volgen van het protocol ervan uit wordt gegaan dat de dossiers volledig zijn. Zijn de dossiers voorzien van metadata? Welke standaard is hiervoor benut? Welke metadata velden zijn onderscheiden? Is er per dossier tenminste titel, datering en unieke identificatiecode gehanteerd? KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties. Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Elk dossier krijgt als metadata een uniek dossiernummer, een trefnaam, datum eerste contact en afsluitdatum. Verder kan er gezocht worden op de volgende velden (zie afbeelding).

Zijn binnen een dossier de informatie-elementen (zoals documenten) voorzien van metadata en zo ja welke? Zijn informatie-elementen tenminste chronologisch sorteer baar en voorzien van een unieke identificatiecode? Informatie-elementen (documenten) hebben/krijgen geen unieke identificatienummer in KITS. In de naamgeving van het document wordt het dossiernummer soms handmatig toegevoegd door medewerkers. Dit gebeurt niet consequent. De volgende metadata kunnen worden toegevoegd aan een informatie-element:

Naam

Omschrijving

Datum en tijd. De datum en tijd worden automatisch in KITS toegevoegd Uit de schouw is gebleken dat in de beoordeelde dossiers de informatie-elementen (documenten) chronologisch geordend zijn op aanmaakdatum. Zie voorbeeld afbeelding.


Pagina 20 van 35

Is er informatie over c.q. is er een logging van het beheer van de dossiers in het verleden: periodieke vernietiging, (retrospectieve, grootschalige) vervanging, conversie en/of migratie? Casus A heeft duidelijk gemaakt dat alle uitgevoerde handelingen in KITS worden gelogd. Aantal dossiers geanonimiseerd, vernietigd en/of verwijderd Over de gehele database (dus ongeacht jaar) zijn:

2.346 meldingendossiers geanonimiseerd

272 meldingendossiers vernietigd

1.274 meldingendossiers verwijderd Voor de periode 1-1-2004 t/m 1-1-2015 zijn het 8.800 geanonimiseerde adviesdossiers en 4.500 geanonimiseerde consultdossiers in KITS. Volgens Casus A bestaan de geanonimiseerde, vernietigde en verwijderde dossiers zowel fysiek als inhoudelijk niet meer en zijn ze per definitie niet meer overdraagbaar. Zie voorbeeld afbeelding.


Pagina 21 van 35

Vervanging

Casus A heeft geen vervanging ingeregeld en beschikt niet over een Vervangingsbesluit. Conversie Er heeft in 2002 een conversie/migratie plaatsgevonden bij de rechtsvoorganger. Vernietiging en anonimisering Er wordt maandelijks geschoond (anonimiseren, vernietigen en verwijderen). De schoningslijsten worden opgeslagen. Volgens Casus A worden meldingsdossiers vroegtijdig vernietigd, in de gevallen waaruit blijkt dat de zorg van kindermishandeling ongegrond is verklaard. De vernietiging vindt dan plaats op verzoek van de ouders. Indien de ouders geen verzoek indienen, dan worden deze meldingen volgens de wettelijke termijn van minimaal 15 jaar bewaard. Verwijderen Volgens Casus A worden gegevens alleen verwijderd indien er registratiefouten worden gemaakt door medewerkers. Bijvoorbeeld het invoeren van dubbele gegevens of foutieve gegevens. Voor meer informatie over het proces van vernietigen/ anonimiseren en verwijderen wordt verwezen naar bijlage 1. Welke persoonsgegevens, met name van derden, bevatten de dossiers, welke privacy regels gelden daarvoor en hoe moeten die worden vertaald in autorisaties voor redactie en raadpleging van de dossiers of dossieronderdelen? Voor het vastleggen van persoonsgegevens wordt door Casus A het Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling d.d. juni 2009 gevolgd. Dit protocol is tot en met 2014 gevolgd. De autorisaties zijn als volgt ingericht in KITS:

Gegevensbeheerder De primaire doel van het autorisatieniveau “gegevensbeheerder” is het uitvoeren van de beheertaken binnen KITS.

Maatschappelijk werker / Vertrouwensarts

Het doel van het autorisatieniveau “Maatschappelijk werker / Vertrouwensarts” is het uitvoeren van de eigen werkzaamheden binnen KITS.

Praktijkleider Het doel van het autorisatieniveau “Praktijkleider” is het controleren van alle uitgevoerde werkzaamheden binnen KITS.

Secretariaats medewerker

Het doel van het autorisatieniveau “Secretariaats medewerker” is het inhoudelijk aanvullen van dossiers en handelingen ten behoeven van het verbeteren van de kwaliteit en het onderhouden van de Sociale kaart.



Pagina 22 van 35

Het autorisatieniveau “Inkijk medewerker” biedt AMK's de mogelijkheid om BJZ medewerkers, AMK medewerkers en externen (inspectie) toegang te verlenen tot dossierinformatie, zonder dat deze hierin wijzigingen kunnen aanbrengen.

Volgens Casus A bevatten de dossiers informatie van derden. Volgens Casus A zijn ‘derden’ professionals, waaronder de school, huisarts, jeugdgezondheidszorg, maatschappelijk werker etc. Een buurvrouw die bijvoorbeeld een melding maakt wordt niet aangemerkt als ‘derden’. Een buurvrouw wordt aangemerkt als een melder en wordt niet als informant benaderd in het onderzoek. De jeugdbescherming onderzoekers hebben geen contact met de melder. Alleen na het onderzoek vindt er een terugkoppeling plaats naar de melder, dat er bijvoorbeeld onderzoek is gedaan. Er wordt geen inhoudelijke informatie met de buurvrouw gedeeld. Indien het archief gesplitst moet worden: zijn dossiers te sorteren volgens het woonplaatsbeginsel naar de opvolger instellingen?

De woonplaatsbeginsel wordt op 2 manieren bepaald, namelijk:

1. De regel is dat de woonplaatsbeginsel de gemeente is waar de cliënt woont. Aan de hand van

de gegevens uit het GBA worden de woonplaatsen ingevuld in KITS. Binnen de regio van

casus A is er 1 VTO die onderzoek doet.

2. Een uitzondering kan zijn dat de verblijfplaats van het kind als woonplaatsbeginsel wordt

gehanteerd i.p.v. de woonplaats. Dit gebeurt in overleg met de andere Bureau Jeugdzorg.

waarvoor het onderzoek wordt gedaan. Zo een uitzondering is er misschien 1 keer per jaar. 3. Het kan zijn dat er een onderzoek wordt uitgevoerd voor een collega Bureau Jeugdzorg,

waardoor het adres van de cliënt zich buiten het werkgebied/regio bevindt.

9.1.2 Aandachtspunten/opmerkingen

De volgende zaken zijn opgevallen en verdienen aandacht bij Casus A:

De anonimisering/ vernietiging van dossiers vindt automatisch plaats in KITS. Het kan zijn dat hierdoor de bestaande papieren dossiers vergeten kunnen worden bij de vernietiging. Het is van belang hier aandacht aan te besteden, mocht dit nog onvoldoende gebeuren. Uit de schouw is gebleken dat uitgaande documenten in Word worden gearchiveerd en niet omgezet worden naar een duurzame bestandsformaat, zoals PDF A. Het is van belang om voor een duurzame archivering documenten te archiveren in een duurzame bestandsformaat. Dit om ervoor te zorgen dat documenten na bijvoorbeeld 10 nog leesbaar zijn.

9.2 Onderzoeksresultaten Casus B

In dit hoofdstuk worden de vragen beantwoord.




meegenomen.



Het aantal digitale melding dossiers vanaf 1-1-2004 t/m 1-1-2013 is 5.736. De omvang is iets meer dan 2 GB.


Pagina 23 van 35

Volgens de Jeugdbescherming zijn de AMK dossiers (consulten, advies en melding dossiers) die vanaf 1-1-2013 zijn opgemaakt inmiddels vervreemd aan de diverse regio’s Veilig Thuis. Volgens Casus B beschikt de organisatie in KITS ook over dossiernummers van dossiers die vóór de ingebruikname van KITS in 2001 zijn opgemaakt. Het betreft hierbij geregistreerde dossiernummers in KITS, die verwijzen naar de papieren melding dossiers. Dit geldt voor de periode 1987 tot en met 2000 met een aantal van 3.134 papieren melding dossiers. Casus B vormde vóór de ingebruikname van KITS in 2001 alleen papieren AMK dossiers. Vanaf 2001 worden de gescande papieren documenten na het scannen gearchiveerd op het KITS-dossiernummer in een fysiek archief. Bevat het KITS systeem alle dossiers over de AMK-taak zoals uitgevoerd door het betreffende

Bureau Jeugdzorg?

Volgens de organisatie zijn alle dossiers in KITS geregistreerd, inclusief de dossiernummers van de papieren dossiers van vóór 2001. Bevatten de afzonderlijke dossiers alleen informatie over de AMK-taak, of zit er ook andere

informatie in?

Bij het vastleggen van informatie over persoonsgegevens hanteert Casus B de ‘Privacyreglement Bureau Jeugdzorg’, d.d. december 2004. Volgens de organisatie is het privacyreglement consequent gehanteerd in de periode 2004 – 2014. Door de Jeugdbescherming wordt ook onderzoek gedaan naar huiselijk geweld waarbij kinderen betrokken zijn in de vorm van bijvoorbeeld het getuige zijn van huiselijk geweld. Door de organisatie wordt het ‘getuige zijn van huiselijk geweld’ gezien als een vorm van kindermishandeling. In de AMK dossiers komen hierdoor stukken voor over deze vorm van kindermishandeling. Indien een deel van het archief van papier is: hoe verhouden zich het papieren en het digitaal deel tot elkaar? Documenten die door het AMK in de periode 2004 – 2014 in papieren vorm werden ontvangen, werden gescand en geüpload in KITS. De papieren originelen zijn bewaard (geordend op KITS-nummer) gebleven, naast de digitale kopieën. Dit omdat de organisatie niet over een vervangingsbesluit beschikt. De papieren dossiers opgemaakt vóór ingebruikname van KITS zijn eveneens originele AMK dossiers. Zoals eerder aangegeven wordt in KITS middels een registratienummer naar deze papieren dossiers verwezen. Hoe zitten de dossiers inhoudelijk in elkaar? Welke ordeningsstructuur is gehanteerd? Is die

consequent en eenvormig toegepast?

KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties.

Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde.

Inhoudelijk zijn de dossiers onderverdeeld in fases (te vinden bij ‘Dossierverloop in KITS’):

Aannemen

Intake

Vooronderzoek

Kennisgeving

Onderzoek

Verwijzen, overdragen en coördineren


Afsluiten


Extra


Pagina 24 van 35

De ordening van KITS bestaat uit een scherm ‘Beheer dossier’ die vervolgens weer onderverdeeld is in de volgende tabbladen:

Algemeen

Beschrijving

Kinderen

Gezin en omgeving

Instanties

Documenten

Gekoppelde dossiers

Afsluit-informatie Zijn de afzonderlijke dossiers volledig, dat wil zeggen zit alle voor de AMK-taak benodigde informatie in de dossiers? Bij het vastleggen van informatie over persoonsgegevens in het kader van (onder andere) de AMK-taak en voor het bewaartermijn van de AMK-dossiers, hanteert Casus B de ‘Privacyreglement Bureau Jeugdzorg’, d.d. december 2004. De organisatie geeft hiermee aan dat door het hanteren van het privacyreglement ervanuit mag worden gegaan dat de AMK dossiers volledig zijn. Zijn de dossiers voorzien van metadata? Welke standaard is hiervoor benut? Welke metadata velden zijn onderscheiden? Is er per dossier tenminste titel, datering en unieke identificatiecode gehanteerd? KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties. Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Elk dossier kan als metadata een uniek dossiernummer, een trefnaam, datum eerste contact en afsluitdatum krijgen. Verder kunnen de volgende velden worden ingevuld, waarna erop gezocht kan worden (zie afbeelding).

Zijn binnen een dossier de informatie-elementen (zoals documenten) voorzien van metadata en zo ja welke? Zijn informatie-elementen tenminste chronologisch sorteer baar en voorzien van een unieke identificatiecode? Informatie-elementen (documenten) hebben/krijgen geen unieke identificatienummer in KITS, maar krijgen het dossiernummer soms handmatig toegevoegd door medewerkers. Dit gebeurt niet altijd consequent. De volgende metadata kunnen toegevoegd worden aan een informatie-element:

Naam

Omschrijving

Datum en tijd. De datum en tijd worden automatisch in KITS toegevoegd. Uit de schouw is gebleken dat in een aantal gevallen de informatie-elementen (documenten) niet chronologisch geordend zijn op aanmaakdatum. Door de Jeugdbescherming is duidelijk gemaakt dat


Pagina 25 van 35

het niet mogelijk is om binnen KITS de informatie-elementen (documenten) zelf/ handmatig chronologisch te sorteren. Is er informatie over c.q. is er een logging van het beheer van de dossiers in het verleden: periodieke vernietiging, (retrospectieve, grootschalige) vervanging, conversie en/of migratie? Volgens de organisatie worden alle uitgevoerde handelingen in KITS gelogd. Aantal dossiers geanonimiseerd, vernietigd en/of verwijderd Over de periode 01-01-2004 tot 01-01-2013 zijn er 123 melding dossiers met de status vernietigd en 88 melding dossiers met de status geanonimiseerd. Voor de periode 1-1-2004 t/m 1-1-2013 zijn er 21.478 geanonimiseerde adviesdossiers en 10.125 geanonimiseerde consultdossiers in KITS. In KITS bevinden zich ook 2.205 geanonimiseerde adviesdossiers en 771 geanonimiseerde consultdossiers van vóór 1-1-2004. Vervanging Er heeft geen vervanging van archiefbescheiden plaatsgevonden. De organisatie beschikt niet over een vervangingsbesluit. Conversie In 2001 heeft een zgn. “BIS-conversie” plaatsgevonden. BIS staat voor Bureau vertrouwensartsen Informatie Systeem. Dit betrof een registratiesysteem ten behoeve van papieren dossiers. Het informatiesysteem verwees op basis van een BIS dossiernummer naar een archiefmap. Als een dossier in KITS een geconverteerd BIS dossier betreft, dan wordt in het scherm Beheer dossier in KITS het BIS Casenummer afgebeeld, dat naar het papieren dossier verwijst. De Jeugdbescherming beschikt niet over een rapportage m.b.t. deze conversie. In KITS zijn 3.835 registraties aangemerkt als afkomstig van de “Bis-conversie”. Vernietiging en anonimisering Er heeft periodieke vernietiging/ anonimisering van dossiers plaatsgevonden, conform de door KITS aangegeven criteria. De vernietiging van de AMK dossiers wordt uitgevoerd door de dossiers te anonimiseren. Met het anonimiseren van de gegevens heeft de organisatie de gelegenheid de dossiernummers alsnog te laten meenemen in de dossiertelling. Dit met betrekking tot managementinformatie. Consult- en adviesdossiers van vóór 1-1-2013 zijn geanonimiseerd. Advies- en consultdossiers worden na 1 jaar geanonimiseerd. Meldingen worden na 15 jaar geanonimiseerd, tenminste na het meerderjarig zijn van het jongste kind van het betreffende gezin. Sinds de invoering van het nieuwe BSD Bureaus Jeugdzorg zijn er geen AMK dossiers meer vernietigd/ geanonimiseerd door de organisatie. Door middel van de Reparatiewet VWS is in 2008 de wettelijk vastgestelde bewaartermijn gewijzigd van 10 jaar naar 15 jaar. Volgens Casus B is de nieuwe bewaartermijn nog niet ingericht in KITS, waardoor het automatisch genereren van vernietigingslijsten niet meer heeft plaatsgevonden. Hierdoor worden AMK dossiers niet meer structureel vernietigd/ geanonimiseerd volgens de organisatie. Deze Wet op de jeugdzorg is per 1-1-2015 vervallen en niet meer van toepassing op de AMK dossiers. Verwijderen

Gegevens worden alleen verwijderd indien er registratiefouten worden gemaakt door medewerkers. Bijvoorbeeld het invoeren van dubbele gegevens of foutieve gegevens. Voor meer informatie over het proces van vernietigen/ anonimiseren en verwijderen wordt verwezen naar bijlage 1. Welke persoonsgegevens, met name van derden, bevatten de dossiers, welke privacy regels gelden daarvoor en hoe moeten die worden vertaald in autorisaties voor redactie en raadpleging van de dossiers of dossieronderdelen?


Pagina 26 van 35

Bij het vastleggen van informatie over persoonsgegevens in het kader van (onder andere) de AMK-taak, hanteert Casus B de ‘Privacyreglement Bureau Jeugdzorg’, d.d. december 2004. Consult, advies en melding gegevens worden strikt gescheiden geregistreerd. Deze gegevens worden aan elkaar gerelateerd/gekoppeld door het invullen van het zogenoemde “sleutelgat” in KITS. De strikt gescheiden dossiers in KITS zorgt ervoor dat cliënten geen inzage krijgen in de gegevens van anonieme melders. Anonieme melders kunnen op deze wijze daadwerkelijk anoniem blijven. Uit de schouw blijkt dat gegevens van derden namen en werkadressen van artsen, andere hulpverleners en schoolfunctionarissen in de AMK dossiers voorkomen. Bij anonimisering worden deze gegevens verwijderd. Indien het archief gesplitst moet worden: zijn dossiers te sorteren volgens het woonplaatsbeginsel naar de opvolger instellingen?


1. De regel is dat de woonplaats waar het kind staat ingeschreven wordt ingevuld in KITS.

2. Uitzondering is de verblijfplaats van het kind.

3. Uitzondering is de verblijfplaats/woonplaats van een kind buiten het werkgebied van Casus B.

Het kan zijn dat er een onderzoek is uitgevoerd voor een collega Bureau Jeugdzorg, waardoor

het adres van de cliënt zich buiten de regio’s van Casus B bevindt. Bijvoorbeeld Utrecht. In

KITS bevinden zich hierdoor adressen en cliënten van buiten het werkgebied van Casus B.


De volgende zaken zijn opgevallen en verdienen aandacht bij Casus B:

De anonimisering/ vernietiging van dossiers vindt automatisch plaats in KITS. Het kan zijn dat hierdoor de bestaande papieren dossiers vergeten kunnen worden bij de vernietiging. Het is van belang hier aandacht aan te besteden, mocht dit nog onvoldoende gebeuren. Door Casus B is duidelijk gemaakt dat de vernietigingstermijn van 15 jaar nog niet is ingericht in KITS. Uit gesprekken met de andere Jeugdzorg organisaties is gebleken dat de laatste update ervoor zorgt dat de bewaartermijn van 15 jaar wordt doorgevoerd in KITS. Zoals het er nu uitziet is de laatste update hoogstwaarschijnlijk niet doorgevoerd door Casus B. Het is van belang deze update alsnog door te voeren. Het doorvoeren van de update KITS is wellicht nodig om het archief te kunnen beheren totdat het is afgehandeld. De organisatie moet immers in KITS kunnen anonimiseren. De vraag is of de anonimisering kan worden uitgevoerd als de applicatie niet wordt onderhouden (het niet uitvoeren van updates betekent veelal dat ondersteuning wegvalt). Uit de schouw is gebleken dat uitgaande documenten in Word worden gearchiveerd en niet omgezet worden naar een duurzame bestandsformaat, zoals PDF A. Het is van belang om voor een duurzame archivering documenten te archiveren in een duurzame bestandsformaat. Dit om ervoor te zorgen dat documenten na bijvoorbeeld 10 jaar nog leesbaar zijn.

9.3 Onderzoeksresultaten Casus C In dit hoofdstuk worden de vragen beantwoord.




meegenomen.


Pagina 27 van 35



Het aantal melding dossiers is 15.924. Deze melding dossiers zijn gestart in de periode 2004 – 2014. In KITS bevinden zich ook dossiers van vóór 2004. Het gaat hierbij om 784 melding dossiers, gestart in de periode 2002 – 2003. Per 01-01-2015 zijn 3 lopende AMK dossiers van ene ander regio overgenomen in KITS. De afgesloten AMK dossiers van deze regio zijn niet overgenomen. De hele data base van KITS heeft een omvang van 6 GB aan informatie. De documenten in KITS omvatten 38,5 GB. De aangegeven GB is ongeacht jaartal. Volgens de organisatie is KITS in 2004 ingevoerd. Een lijst met aantallen papieren dossiers van vóór

2004 kan niet worden geleverd door Casus C. De papieren dossiers bevinden zich bij de

rechtsvoorgangers. De papieren dossiers bevinden zich hierdoor op verschillende locaties in

Nederland. Het is voor de Casus C niet mogelijk een aantallen overzicht hiervan samen te stellen en

te verstrekken. De papieren dossiers worden volgens de organisatie weinig opgevraagd.

In KITS bevinden zich ook AMK dossiers van vóór 2004, voor de periode 2000- 2003. Het gaat hierbij om 1.252 dossiers. Volgens de organisatie zijn deze dossiers zelf aangemaakt. Gelet op de aantallen en het feit dat er nog volledige papieren dossiers van rechtsvoorgangers bestaan, geeft de organisatie aan dat de digitale AMK dossiers van deze periode hoogstwaarschijnlijk onvolledig zijn in KITS. Dit betekent dat niet alle dossiers van deze periode zich in KITS bevinden. Bevat het KITS systeem alle dossiers over de AMK-taak zoals uitgevoerd door het betreffende Bureau Jeugdzorg? Volgens de organisatie zijn alle dossiers in KITS te vinden, m.u.v. de dossiers van vóór 2004. KITS is door de organisatie in 2004 in gebruik genomen Bevatten de afzonderlijke dossiers alleen informatie over de AMK-taak, of zit er ook andere informatie in? Volgens de organisatie bevinden zich alleen AMK informatie in de dossiers, inclusief informatie over huiselijk geweld waarbij kinderen in het gezin aanwezig/betrokken zijn. Dit wordt door de organisatie gezien als een vorm van kindermishandeling. Indien een deel van het archief van papier is: hoe verhouden zich het papieren en het digitaal deel tot elkaar? Door Casus C worden de digitale documenten (incl. de gescande documenten) als origineel erkend. De organisatie stuurt aan op steeds meer digitale inwinning van informatie. Er komt veel meer digitaal binnen dan op papier. Alle papieren post (incl. ingekomen papieren post met betrekking tot meldingen) wordt na 1 jaar vernietigd. Hoe zitten de dossiers inhoudelijk in elkaar? Welke ordeningsstructuur is gehanteerd? Is die consequent en eenvormig toegepast? KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties. Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Inhoudelijk zijn de dossiers onderverdeeld in fases (te vinden bij ‘Dossierverloop in KITS’):

Aannemen

Intake

Kennisgeving

Onderzoek

Verwijzen, overdragen en coördineren


Pagina 28 van 35


Afsluiten


Extra De ordening van KITS bestaat uit een scherm ‘Beheer dossier’ die vervolgens weer onderverdeeld is in de volgende tabbladen:

Algemeen

Beschrijving

Kinderen

Gezin en omgeving

Instanties

Documenten Zijn de afzonderlijke dossiers volledig, dat wil zeggen zit alle voor de AMK-taak benodigde informatie in de dossiers? Volgens de organisatie zijn de dossiers volledig en is alle informatie in KITS te vinden, m.u.v. de dossiers van vóór 2004. KITS is door de organisatie in 2004 in gebruik genomen. Zijn de dossiers voorzien van metadata? Welke standaard is hiervoor benut? Welke metadata velden zijn onderscheiden? Is er per dossier tenminste titel, datering en unieke identificatiecode gehanteerd? KITS is een landelijk systeem die gebruikt wordt door alle drie onderzochte Jeugdzorg organisaties. Bij alle drie organisaties is de inrichting van KITS hetzelfde. Elk dossier kan als metadata een uniek dossiernummer, een trefnaam, datum eerste contact en afsluitdatum krijgen. Verder kunnen de volgende velden worden ingevuld, waarna erop gezocht kan worden (zie afbeelding).

Zijn binnen een dossier de informatie-elementen (zoals documenten) voorzien van metadata en zo ja welke? Zijn informatie-elementen tenminste chronologisch sorteer baar en voorzien van een unieke identificatiecode? Informatie-elementen (documenten) hebben/krijgen geen unieke identificatienummer in KITS, maar krijgen het dossiernummer in de naamgeving van de documenten, soms handmatig toegevoegd door medewerkers. De volgende metadata kunnen toegevoegd worden aan een informatie-element:

Naam

Omschrijving

Datum en tijd. De datum en tijd worden automatisch in KITS toegevoegd. Uit de schouw is gebleken dat de informatie-elementen (documenten) chronologisch geordend zijn op aanmaakdatum.


Pagina 29 van 35

Is er informatie over c.q. is er een logging van het beheer van de dossiers in het verleden: periodieke vernietiging, (retrospectieve, grootschalige) vervanging, conversie en/of migratie? Aantal dossiers geanonimiseerd, vernietigd en/of verwijderd Het aantal vernietigde melding dossiers vanaf de start van KITS in 2004 is 64. Het aantal geanonimiseerde melding dossiers vanaf de start van KITS in 2004 is 998. Voor de periode 1-1-2004 t/m 1-1-2015 zijn er 24.764 geanonimiseerde adviesdossiers en 5.574 geanonimiseerde consultdossiers in KITS. In KITS bevinden zich ook 1.197 geanonimiseerde adviesdossiers en 227 geanonimiseerde consultdossiers van het jaar 2003. Vervanging Volgens Casus C worden de papieren originelen gescand, opgeslagen in KITS bij het desbetreffende dossier en wordt het papier na 1 jaar vernietigd. In het papieren archief worden de papieren stukken op scandatum bewaard. De organisatie beschikt niet over een Vervangingsbesluit. Conversie Er is een BIS conversie geweest. Het gaat hierbij om 393 meldingen die aanwezig zijn in KITS. De voorloper van KITS was BIS, een op DOS gebouwd registratiesysteem van het AMK. In deze BIS dossiers werd het dossier en alle brieven in Word Perfect (WP) documenten omgezet en gekoppeld met het BIS-dossier. Bij de overgang van BIS naar KITS zijn alleen de lopende dossiers in KITS gezet. In de loop van het door de organisatie uitgevoerde AMK onderzoeken zijn zoveel mogelijk van deze WP documenten gekoppeld in het desbetreffende KITS dossier. Word Perfect documenten zijn hiervoor overgezet naar Word documenten. WP documenten die gekoppeld zijn in het KITS dossier vind je onder het tabblad ‘Documenten’. Informatie over het dossiernummer van BIS vind je onder het tabblad ‘Beschrijving’.

Onder het tabblad ‘Gekoppelde dossiers’ vind je onder Archiefnummer de TREFNAAM van BIS en het casenummer.


Pagina 30 van 35

Vernietiging en anonimisering Volgens de organisatie wordt dit automatisch geregeld binnen KITS. Alle papieren (incl. melding) die bij een dossier horen worden na 1 jaar vernietigd. Advies en consult worden automatisch geanonimiseerd na 1 jaar. De meldingsdossiers zijn nog niet geanonimiseerd. De organisatie gaat ervanuit dat de vernietigingstermijn van 15 jaar is doorgevoerd, omdat de laatste update van KITS heeft plaatsgevonden. Voor meer informatie over het proces van vernietigen/ anonimiseren en verwijderen wordt verwezen naar bijlage 1. Welke persoonsgegevens, met name van derden, bevatten de dossiers, welke privacy regels gelden daarvoor en hoe moeten die worden vertaald in autorisaties voor redactie en raadpleging van de dossiers of dossieronderdelen? Voor het vastleggen van persoonsgegevens wordt door Casus C het Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling d.d. juni 2009 gevolgd. Dit protocol is gevolgd tot en met 1-1-2015. Vanaf 1-1-2015 wordt het protocol van handelen AMHK gevolgd. Voor Casus C zijn derden allen die niet tot het gezin behoren, zoals politie, hulpverlener, de buurvrouw, de buurman etc. Indien het archief gesplitst moet worden: zijn dossiers te sorteren volgens het woonplaatsbeginsel naar de opvolger instellingen?


1. De regel is dat de woonplaats waar het kind staat ingeschreven wordt ingevuld in KITS. Dit is

in de regel het adres van de gezaghebbende ouder.

2. Uitzondering is de verblijfplaats van het kind.

3. Uitzondering is de verblijfplaats/woonplaats van een kind buiten het werkgebied van de

Jeugdzorg. Het kan zijn dat er een onderzoek is uitgevoerd voor een collega Bureau

Jeugdzorg, waardoor het adres van de cliënt zich buiten het werkgebied van Casus C bevindt.

In KITS bevinden zich hierdoor adressen en cliënten van buiten het eigen werkgebied.


De volgende zaken zijn opgevallen en verdienen aandacht bij Casus C:

De anonimisering/ vernietiging van dossiers vindt automatisch plaats in KITS. Het kan zijn dat hierdoor de bestaande papieren dossiers vergeten kunnen worden bij de vernietiging. Het is van belang hier aandacht aan te besteden, mocht dit nog onvoldoende gebeuren. Uit de schouw is gebleken dat uitgaande documenten in Word worden gearchiveerd en niet omgezet worden naar een duurzame bestandsformaat, zoals PDF A. Het is van belang om voor een duurzame archivering documenten te archiveren in een duurzame bestandsformaat. Dit om ervoor te zorgen dat documenten na bijvoorbeeld 10 nog leesbaar zijn.

De naamgeving van de documenten wordt naar eigen inzicht benoemd. Er is geen standaardvorm

voor de naamgeving, met als gevolg dat er fouten aanwezig kunnen zijn in de naamgeving van

documenten. Bijvoorbeeld: In 4 van de 67 onderzochte dossiers zijn documenten aangetroffen die

aangeduid zijn als “Blanco Brief”. De namen van deze documenten zijn niet aangepast aan de

werkelijke inhoud.

Het betreft de volgende voorbeelden:

Dossier 49106: 2x “Z Blanco Brief”


Pagina 31 van 35

Dossier 41060: “N Blanco Brief”

Dossier 39835: “N Blanco Brief”

Dossier 33055: “Blanco brief RD”. Een ander geval van onjuiste naamgeving betreft een

document in dossier 69853. Eén document heeft de onvolledige naam “getekend exemplaar”.

Een juiste naamgeving is van belang voor de toegankelijkheid van de informatie-elementen en voor

het eenvoudig kunnen vinden van de juiste informatie.


Pagina 32 van 35

10 Literatuur bronnen De volgende literatuur bronnen zijn gebruikt bij de opzet en uitvoering van het onderzoek:

Website: http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/geldigheidsdatum_11-06-2015#Hoofdstuk6

/ Wet bescherming persoonsgegevens/ Raadpleegdatum: 11-6-2015

Website:

https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20080715/publicatie_wet_4/document3/f=/w31405st.

pdf / Reparatiewet VWS 2008/ Raadpleegdatum: 7-7-2015

Archiefwet 1995

Veegwet VWS 2015

Jeugdwet/ 2014

Invoeringswet Jeugdwet

Basisselectiedocument (BSD) Bureaus Jeugdzorg/ 1995

Protocol van handelen Advies- en Meldpunten Kindermishandeling/ juni 2009

Privacyreglement Bureau Jeugdzorg/ december 2004

Website: http://wetten.overheid.nl/BWBR0035362/geldigheidsdatum_12-06-2015 /

WMO Raadpleegdatum: 12-6-2015

Website: http://maxius.nl/wet-op-de-jeugdzorg/artikel55 / Wet op de jeugdzorg/

Raadpleegdatum: 18-6-2015

Website: http://wetten.overheid.nl/BWBR0016637/geldigheidsdatum_18-06-2015#HoofdstukIX

/ Wet op de jeugdzorg/ Raadpleegdatum: 18-6-2015

Website: http://www.wetboek-online.nl/wet/Wet%20op%20de%20jeugdzorg.html#495 / Wet

op de jeugdzorg/ Raadpleegdatum: 18-6-2015

‘Organisatieverandering en archiefbeheer: handreikingen voor de praktijk’ van de

Erfgoedinspectie, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap/ 2002/ Herziene versie

juni 2014

Bijlage 1 – Schonen (Anonimiseren, vernietigen en verwijderen)

Doel Het tonen van dossiers die klaar staan om te worden geanonimiseerd, vernietigd of verwijderd. Met de knop “Uitvoeren Actie” wordt de betreffende actie voor de geselecteerde dossiers uitgevoerd.

Functionele beschrijving Dossiers die in aanmerking komen om geschoond te worden (zie AO-IC AMK Bijlage 3) worden in dit scherm getoond. De dossiers die voor anonimiseren in aanmerking komen zijn voorgeselecteerd.

Bij het openen van het scherm zijn alle beschikbare zoekcriteria aangevinkt. Door uit of aanvinken hiervan is het mogelijk om vooraf de gewenste selectie aan te geven. Na inklikken van zoeken wordt het resultaat opgehaald.

Indien gewenst kunnen de resultaten van een of meer van de processen anonimiseren, vernietigen of verwijderen, of een combinatie hiervan opgehaald worden.

Om de selectie kleiner te maken kan voor Advies, Consult of Melding of een combinatie hiervan worden gekozen. Ook kan een selectie op één dossierverantwoordelijke worden gemaakt. Een dossier of een dossierverloop kan bekeken worden d.m.v. de knop “Openen” cq de knop “Dossierverloop”. Met behulp van de knop “Uitvoeren Actie” wordt het anonimiseer-, het vernietig- of het verwijderproces uitgevoerd zoals aangegeven in de actie-omschrijving.

http://wetten.overheid.nl/BWBR0011468/geldigheidsdatum_11-06-2015#Hoofdstuk6

https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20080715/publicatie_wet_4/document3/f=/w31405st.pdf%20/

https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20080715/publicatie_wet_4/document3/f=/w31405st.pdf%20/

http://wetten.overheid.nl/BWBR0035362/geldigheidsdatum_12-06-2015%20/

http://maxius.nl/wet-op-de-jeugdzorg/artikel55%20/

http://wetten.overheid.nl/BWBR0016637/geldigheidsdatum_18-06-2015#HoofdstukIX

http://www.wetboek-online.nl/wet/Wet%20op%20de%20jeugdzorg.html#495


Pagina 33 van 35

Door in een dossier een handeling vernietigen of verwijderen aan te maken of wanneer het tijd is om te anonimiseren, en als alle handelingen in het betreffende dossier op “uitgevoerd” en “gezien” staan wordt een dossier in dit scherm getoond.

Omdat schonen een zware belasting voor het systeem is wordt aangeraden dit buiten kantoortijden te doen. Als er een keer per week geschoond wordt, blijft de hiervoor benodigde tijd beperkt en worden problemen met (te) lange lijsten voorkomen.

Bij schonen wordt er vanuit gegaan dat het te schonen dossier niet in onderhoud is tijdens het schoningsproces.

Bij het dossier is, indien van toepassing een Archiefnummer en een BIS Casenummer opgenomen. In het Archiefnummer wordt het nummer van het bijbehorende papieren dossier opgenomen.

In het BIS Casenummer is het BIS nummer opgenomen. In dit laatste geval is het betreffende dossier afkomstig uit de BIS conversie.

Wanneer een dossier in KITS wordt geanonimiseerd, vernietigd of verwijderd dient uiteraard ook het papieren dossier te worden vernietigd.

Ten behoeve van dit fysiek vernietigen is een lijst uit te draaien van de dossiers die voor schonen in

aanmerking komen. Met behulp van de knop printen wordt deze lijst aangevraagd.

Anonimiseren De trigger om tot Anonimiseren over te gaan is in alle gevallen het verstrijken van de bewaartermijn Of dossiers voor anonimiseren in aanmerking komen wordt door het systeem bepaald.

In een geanonimiseerd dossier mag geen enkele persoon meer te herleiden zijn. Alle identificerende gegevens worden uit het dossier verwijderd.

Na “Uitvoeren actie” is de status van het dossier “gesloten” met als afsluitfase “geanonimiseerd”.

Vernietigen De overwegingen op basis waarvan vernietigd dient te worden zijn in de AO-IC AMK opgenomen. Vernietigen komt enkele malen per jaar voor.

Met de aanmaak van een handeling vernietigen kan bij de dossier aangegeven worden dat deze voor vernietigen in aanmerking komt. Als deze handeling is uitgevoerd en gezien wordt de status van de melding op gesloten en bezig met vernietigen gezet, zodat medewerkers niets meer in het dossier kunnen wijzigen. (De praktijkleider kan dit nog wel.) Hierbij wordt automatische een handeling gecreëerd om aan de wettelijke plicht tot het geven van informatie te voldoen (contact bij vernietigen)

Na “Uitvoeren actie” is de status van het dossier “gesloten” met als afsluitfase “vernietigd”.

De overwegingen op basis waarvan verwijderd dient te worden zijn in de AO-IC AMK opgenomen.

Met de aanmaak van een handeling verwijderen kan bij de melding aangegeven worden dat deze voor verwijdering in aanmerking komt. Als de handeling is uitgevoerd en gezien wordt de status van de melding op gesloten en bezig met verwijderen gezet, zodat medewerkers niets meer in het dossier kunnen wijzigen. (De praktijkleider kan dit nog wel.) Hierbij wordt automatische een handeling gecreëerd om aan de wettelijke plicht tot het geven van informatie te voldoen (contact bij verwijderen).

Bij verwijderen worden de dossiers, de bijbehorende dossierrelaties en de bijbehorende handelingen inclusief alle onderliggende entiteiten fysiek uit de database verwijderd. Ten behoeve van (accountant)controledoeleinden worden verwijderde dossiernummers in een aparte entiteit gelogd. Hierbij wordt de verwijderdatum opgenomen.


Pagina 34 van 35

Bijlage 2 - Autorisaties (Globaal) Gegevensbeheerder:

De primaire doel van het autorisatieniveau “gegevensbeheerder” is het uitvoeren van de beheertaken

binnen KitS. Het secundaire doel is het uitvoeren van corrigerende maatregelen binnen het systeem.

Hiervoor mag de gegevensbeheerder binnen KitS bijna alles. Het secundaire doel is nadrukkelijk

bedoeld als escape. De gegevensbeheerder kan die taken verrichten die eigenlijk niet (meer) zijn

toegestaan in het systeem. De gegevensbeheerder is uitgesloten van bepaalde functies die alleen

verricht kunnen worden door medewerkers met het autorisatieniveau “Praktijkleider”. (vb. Accorderen

van handelingen)

Maatschappelijk werker / Vertrouwensarts:

De doel van het autorisatieniveau “Maatschappelijk werker / Vertrouwensarts” is het uitvoeren van de

eigen werkzaamheden binnen KitS. De nadruk bij dit autorisatie niveau ligt op het benaderen van aan

de medewerker uitgedeelde dossiers, de handelingen waarvoor de betreffende medewerker

verantwoordelijk is en aanmaken van nieuwe dossiers. Het autorisatieniveau “Maatschappelijk werker

/ Vertrouwensarts” is uitgesloten van functies die door de medewerker met het autorisatieniveau

“Praktijkleider” of “Gegevensbeheerder” worden uitgevoerd.

Praktijkleider

De doel van het autorisatieniveau “Praktijkleider” is het controleren van alle uitgevoerde

werkzaamheden binnen KitS. De nadruk bij dit autorisatie niveau ligt op het benaderen van alle

lopende dossiers, ten behoeve van het bespreken, het uitdelen of het uitvoeren van kwalitatieve

controles. Het autorisatieniveau “Praktijkleider” is uitgesloten van functies die door de medewerker

met het autorisatieniveau “Gegevensbeheerder” worden uitgevoerd.


De doel van het autorisatieniveau “Secretariaats medewerker” is het inhoudelijk aanvullen van

dossiers en handelingen ten behoeven van het verbeteren van de kwaliteit en het onderhouden van

de Sociale kaart. De nadruk bij dit autorisatie niveau ligt op het benaderen van alle dossiers ten

behoeve van het verrichten van werkzaamheden hierin. Het autorisatieniveau “Secretariaats

medewerker” is uitgesloten van bepaalde functies die alleen verricht kunnen worden door

medewerkers met het autorisatieniveau “Praktijkleider”. (vb. accorderen van handelingen) en van

functies die door de medewerker met het autorisatieniveau “Gegevensbeheerder” worden uitgevoerd.

Corrigerende werkzaamheden in een dossier of dossierverloop kunnen door een “Secretariaats

medewerker” worden uitgevoerd. Zo kan een “Secretariaats medewerker” uitgevoerde handelingen

van uitgevoerd afzetten, kunnen handelingen worden verwijderd, kunnen handelingen worden

toegevoegd in een gesloten dossier, aanmaken rapporten in een gesloten dossier. Ook

werkzaamheden na een storing kunnen door een “Secretariaats medewerker” worden opgelost.

“Secretariaats medewerker” kunnen gebruikers die verkeerd hebben aangelogd weer op actief zetten,

en dossiers die in gebruik zijn vrijgeven. Medewerkers met autorisatieniveau “Secretariaats

medewerker” zijn de enige medewerkers die wijzigingen bij instanties kunnen doorvoeren, nieuwe

instanties kunnen toevoegen en contactpersonen bij instanties kunnen toevoegen of wijzigen.


Het autorisatieniveau “Inkijk medewerker” biedt AMK's de mogelijkheid om BJZ medewerkers, AMK

medewerkers en externen (inspectie) toegang te verlenen tot dossierinformatie, zonder dat deze hierin

wijzigingen kunnen aanbrengen. De inkijk medewerker heeft toegang tot dossiers via zoeken en kan

in de sociale kaart kijken. Alle knoppen 'Opslaan' en 'tussentijds opslaan' zijn gedeactiveerd, dat wil

zeggen dat er geen wijzigingen opgeslagen kunnen worden. Er kunnen geen dossiers op naam van

een inkijk medewerker worden gezet.

Bijlage 3: Resultaten steekproef cliënten dossiers vml Bureaus Jeugdzorg


Pagina 35 van 35

In deze bijlage worden de onderzoeksresultaten weergegeven per onderzochte (voormalig) Bureau

Jeugdzorg en AMK dossier.

Bijlage 3 – Resultaten steekproef AMK dossiers vml Bureaus Jeugdzorg 20150630

In dit overzicht zijn de onderzoeksresultaten per Jeugdzorg organisatie en per AMK dossier

weergegeven.

Onderzoeksresultaten en advies vervreemding AMK dossiers › files › vng › nieuws_attachments...

Documents

Transcript of Onderzoeksresultaten en advies vervreemding AMK dossiers › files › vng › nieuws_attachments...