Wie zijn we?

Fusie 01/01/2013

Campus WZC De Vliet

90 bedden waarvan

55 RVT

5 coma

30 ROB

Zorggraad : 74%

101 medewerkers

Campus WZC St. Jozef

122 bedden waarvan

75 RVT

39 ROB

8 kortverblijf

Zorggraad : 83%

123 medewerkers

1. Missie

2. Visie

3. Dragers

4. Domeinen

5. Subdomein Concepten Items

6. Gebruiker

Belevingsgerichte ethiek en TraBB

Lean

Prezo

Communicatie en informatie

Externe relatie en netwerking

Professionele dienstverlening en deskundigheid

Zorg voor medewerkers

DR

AG

ER

S

6

Wanneer en waarom - Start 2011: In WZC De Vliet - kleine frisblikoefening

- Fusie 1/1/2013 :

- integratie van de werking van de twee campussen

- Inzetten op kwaliteit : oa door een departement kwaliteit, innovatie en organisatie

te creëren

- Snel duidelijk : lean is een krachtig middel om volgende doelen te bereiken:

- We moeten over processen spreken : wat is de meerwaarde van wat we doen

ongeacht vanuit welke campus het proces ontstaan is

- Evolutie van kwaliteitsbeleid in de wzc’s in Vlaanderen : van kwaliteitshandboek

naar kwaliteitsindicatoren naar zelfevaluatie

- Lean vertrekt vanuit de klant. Ook prezo (kwalitetissysteem door ZNW ism

Perspect ontwikkeld voor Vlaanderen) vertrekt vanuit de klant

7

Wat precies Start mei 2014 met opleiding door de heer Hans Crampe na een

frisblikoefening in beide campussen voor directie en alle leidinggevenden (heel

wat tools tools aangereikt) : tot op heden drie volle dagen

8

Wat precies REALISATIES:

- Document flow : stroomlijnen van de facturatiestroom

- Senior flow : stroomlijnen van de bestellingen

- Overdrachtmomenten korter

- Verminderen van loopafstanden

- Poetsproces vergemakkelen : kabelgoten op de kamer, alle vuilbakjes opgehangen

- Individuele bewonerswas uitbesteden aan een firma die de was per bewoner komt ophalen en brengen (winst van

9,5 uur per week)

- 30 seconden regel introcueren: kenniswinkel via intranet

- Communicatiestromen in drie grote soorten : wat te weten bij start van het werk, belangrijke info maar niet

noodzakelijk voor het werk en bedrijfs- en medewerkersnieuws

Senior flow

Verslaggeving Beleidsteam

Verslaggeving Werkgroep communicatie

Verslaggeving Campusoverleg

Verbeterborden op elke

afdeling

Verbeterborden op elke

afdeling

Verbeterborden op elke

afdeling

Verbeterborden op elke

afdeling

Verbeterborden op elke

afdeling

Visualisatie 60 prezo-items

Visualisatie

20

Bedeling incontinentiemateriaal

- Aanleiding :

- klacht overbelasting facilitair medewerker verantwoordelijk belevering incontinentiemateriaal

- Teleurgesteld in de medewerking van collega’s van wie ze afhankelijk was voor correcte belevering

- Externe coaching en opvolging door

- 2 dagen meegelopen

- Heel wat verbetermogelijkheden op basis van lean

- Onze blik werd verruimd naar het grotere geheel : proces van begin tot einde, van levering tot gebruik

- Vaststellingen

- Veel verspilling (6 afdelingen) (wachttijd voor de bewoner, niet altijd juiste product voor de bewoner, veel over

en weer geloop, frustraties bij de medewerker)

- Afdeling die in onze ogen het best deed verspilde véél meer tijd en energie dan de afdeling die in onze ogen

het slechtst deed en continuiteit in de zogenaamde betere afdeling veel meer in gevaar dan in de andere

afdeling

- Loopafstanden kunnen enorm verminderd worden

- Automatisch beginnen nadenken over de verwerking van gebruikt incontinentiemateriaal : zoeken naar goede

afsluitbare wasmanden

21

Bedeling incontentiemateriaal

- Aanpak:

- Grondige analyse van alle processtappen (stappenteller, tijdsmeting, interview, observaties,…)

- Onze medewerkers het proces getoond : de logica van schrappen van overbodige processtappen

- Herinrichten van de bergingen

- Piloot op vijf kamers : plan – do – check – act (herinrichten van de bewonerskast) + uitrol

- Nieuwe logica voelt zo naturel aan dat er geen weerstand is

- Waarom externe begeleider

- We konden niet onmiddellijk de vinger op de wonde leggen

- Onvoldoende tijd om zelf grondig aan te pakken ondanks de sence of urgency

- Snel handelen creërt ruimte voor andere zaken

- Externe begeleider komt minder bedreigend over

- Bewuste medewerker heeft zich erg ondersteund gevoeld, moest geopereerd worden en is met gerust

gemoed in ziekenverlof gegaan

- Was voor ons een echt leerproces in het aanpakken van problemen

Ervaringen - Creativiteit ontbreekt soms

- Heel wat mensen worstelen nog met het concept ‘proces’ en hoe te analyseren (nog dikwijls jump to conclusions)

- Nog onwennigheid rond de verbeterborden : er worden nu meer inspanningen van de medewerker gevraagd

- Hoe visualiseer je

- Wat breng je op je dashboard en wat niet

- Hoe behoud je het overzicht

- Zaken die niet goed lopen raken vlugger in the picture

- “Spinnenwebfenomeen” : als je ergens een proces aanraakt voel je het rommelen in 100 andere processen

22

Ervaringen - De leangedachte raakt doordrongen doorheen gans de organisatie

- Er komt drive in de organisatie

- We worden steeds kritischer

- We winnen tijd die we herinvesteren in tijd voor de bewoner

- Er komt meer rust indien de processen gestroomlijnd lopen

- Minder frustratie bij de medewerker

- Meer comittment bij de medewerker

- Meer feitenkritiek ipv personenkritiek

- Er is minder weerstand

23

24

Ervaringen - Lean geeft ons een gemeenschappelijke taal : “is dit nu logisch”, “dit heeft toch

geen meerwaarde”, “dit is tijdverlies”, “dit is niet lean” enz …

- Lean scherpt de creativiteit aan

- Lean is er voor iedereen

- Lean zorgt voor zelfontplooiing van de medewerker, faciliteert het werken in

zelforganiserende teams

- Lean helpt burn-out voorkomen

- Lean helpt ons efficiënter werken