Whitepaper “Aan de slag met online coaching”

1. Past ‘online’ wel bij mijn manier van coachen? In dit whitepaper geven we antwoord op de meest gestelde vragen over e-coaching en het

gebruik van de online tool Pluform. Samen met onze e-coachingsexpert Anne Ribbers, co-

founder van eCoachPro, Pluform en auteur van de e-coachingsmethodiek van eCoachPro,

laten we je zien hoe e-coaching met Pluform in iedere praktijk toepasbaar is en wat de

voordelen zijn.

“E-coaching is een niet-hiërarchische ontwikkelingspartnerschap waarbij het leer- en reflectieproces zowel analoog als digitaal plaatsvindt en

waarbij er sprake is van fysieke afstand in de communicatie.” (Ribbers & Waringa, 2011,)

Effectief Er zijn duidelijke verschillen tussen de reguliere vorm van ‘offline’ coaching en vormen van e-

coaching. Veel coaches vragen zich terecht af of deze nieuwe vorm van coachen, waarbij

contact niet meer slechts face-to-face plaatsvindt, wel voor hen is weggelegd. Ribbers: “Uit

de praktijk weet ik dat vragen binnen loopbaanbegeleiding, leiderschapsontwikkeling,

employability en mobility zich goed lenen voor e-coaching. Maar ook vragen binnen de

hulpverlening zijn hier prima geschikt voor.”

Voor iedereen

Of je nu diëtist bent, je specialiseert in persoonlijke- of loopbaancoaching, of

stagebegeleider bent op een onderwijsinstelling. Onze vorm van online begeleiding is

geschikt voor ieder type coaching omdat je er je eigen invulling aan kunt blijven geven.

E-coaching expert Anne Ribbers: “Je verandert niet zozeer wat je doet, maar je verandert hoe je het doet.”

VOORPROEVEN? BEKIJK DE DEMO

Stap voor stap

Je kunt zelf bepalen hoe je de online begeleiding in je praktijk introduceert. Anne Ribbers:

“Je zou ermee kunnen beginnen om je huidige face-to-face coaching online te gaan

ondersteunen met Pluform. Daarna kun je dan na verloop van tijd volledig als online coach

aan de slag gaan en de coachdialoog grotendeels online gaan voeren. Het is dus niet vereist

dat je direct een deel van het primaire coachingsproces online gaat voeren om baat te

hebben bij de inzet van de online coachingtoo

E-coach expert Anne Ribbers: “Begin eerst eens met het gebruiken van Pluform als online

communicatiemiddel en ga pas daarna het primaire coaching proces digitaal voeren.”

Maak het jezelf gemakkelijk met Pluform Veel coaches hebben naast face-to-face contact ook mailverkeer met hun cliënten. Het

terugpakken op oude conversaties, zoeken van e-mails en beantwoorden ervan kost veel tijd

en zorgt voor onnodig veel rompslomp. Het gebruik van de online coachingtool Pluform,

waarin alle gegevens van een cliënt duidelijk gegroepeerd zijn en huiswerkopdrachten kunnen

worden beheerd, maakt het werk van coaches een stuk gemakkelijker en effectiever.

Bovendien is er nog een ander voordeel van Pluform ten opzichte van e-mailcommunicatie. E-

mailcommunicatie vindt in de vaak onbeveiligde cloud plaats. Pluform functioneert juist in

een volledig beveiligde omgeving.

GA AAN DE SLAG MET DE ONLINE COACHINGSTOOL, PLUFORM!

Pas je Pluform al toe in je praktijk? Dan is het natuurlijk een mooie vervolgstap om via die

online tool ook daadwerkelijk interventies en huiswerkopdrachten uit te gaan zetten die je

cliënten in hun eigen tijd kunnen maken.

Wil je niet alleen je e-mailverkeer voeren via een online tool, maar ook daadwerkelijk een deel

van je coaching (je primaire proces) ‘blended’ gaan toepassen? Dan is jezelf opleiden een

sleutelactie. Wat belangrijke skills en uitgangspunten zijn voor een blended coachtraject lees

je in het volgende onderdeel.

Hoe integreer ik e-coaching in mijn aanpak? Je hebt eerder kunnen lezen dat Pluform geschikt is voor iedere vorm van begeleiding, of je nu diëtist bent, loopbaancoach of studentenbegeleider op een onderwijsinstelling. Nu gaan we verder in op het vormgeven van een ‘blended’ coachtraject, waarbij face-to-face gesprekken worden gecombineerd met online begeleiding via Pluform. Lees de tips van onze expert in e-coaching Anne Ribbers en Esmeralda Korteweg, ervaren e-coach.

Maak de combinatie

De meeste coaches kiezen voor de blended vorm met Pluform omdat het contact met de cliënt frequenter is en er daardoor beter kan worden aangesloten bij het natuurlijke leer- en ontwikkelproces.

Het resultaat van de cliënt telt Maar hoe kun je de online begeleiding met Pluform dan succesvol integreren in jouw manier van coachen? Volgens Anne Ribbers is het belangrijkste dat je er eerst zelf van overtuigd bent dat online coaching jouw begeleiding beter maakt. “Je moet je ervoor openstellen, erin geloven dat dit de beste manier van werken is. Heb niet zozeer de behoefte om met iemand te praten, heb de behoefte om iemand te helpen zich te ontwikkelen. Dat bereik je het beste met een continue dialoog.” Ribbers: “Ik ben net zo resultaatgericht als mijn cliënt om zijn of haar doel te behalen en dat maakt dat ik alles inzet om dat doel te bereiken. Ik hoef niet meer in online begeleiding met Pluform te geloven want ik zie gewoon dat het werkt.”

“E-coaching werkt het beste als je het integreert in je aanpak en zelf in een continue flow kan en wil coachen”

e-coachingexpert Anne Ribbers en co-founder van Pluform en eCoachPro

Eigen invulling Ieder coachtraject is weer anders. Flexibiliteit is belangrijk, daarom biedt de online tool Pluform alle mogelijkheid om de invulling af laten hangen van het type coachvraag van de cliënt.

Ervaar de voordelen van Pluform in deze demo

Anne Ribbers:

“Bij de start van ieder coachtraject geef ik aan hoe we ongeveer gaan werken en wat de kanalen zijn die ik gebruik.”

Cliënten kunnen dankzij Pluform de voordelen ervaren van online begeleiding zonder zelf nog voor een extra “dienst” te moeten kiezen. Voor jou als coach geldt dat training en oefening je helpen om de integratie van Pluform in jouw praktijk steeds beter onder de knie te krijgen.

Direct aan de slag

De meeste blended trajecten met Pluform beginnen met een face-to-face meeting, meestal de intake. Die staat in het teken van een kennismaking en een eerste exploratie van de coachvraag. Na deze meeting kan direct met online begeleiding worden gestart met bijvoorbeeld een reflectievraag op de intake of het opschrijven van de coachvraag. “Jij bent de professional”, zegt Ribbers, “Jij zet de verschillende kanalen in aan de hand van de coachvraag. Sommige cliënten hebben meer behoefte aan een persoonlijk gesprek dan andere, ook daarom is flexibiliteit. Ervaren e-coach Esmeralda Korteweg laat de cliënten die kiezen voor face-to-facecoaching ook altijd online coaching uitproberen: “Door tussendoor online contact te hebben via Pluform gaat de drempel er voor de cliënt vanzelf af”

Veilige omgeving De face-to-face intake is meteen ook een goed moment om een account aan te maken in een beveiligde omgeving van Pluform. Cliënten die vragen hebben over het systeem kunnen die dan direct kunnen stellen. Maak meteen ook duidelijke afspraken over hoe snel een cliënt een reactie online kan verwachten.

Tip van ervaren e-coach Esmeralda Korteweg: “Maak voor jezelf een overzicht met al je coachees. In welke fase zitten zij,

welke contacten zijn er geweest (video, whatsappen, bellen, dialoog of sms). Dankzij Pluform raak je het overzicht niet kwijt. Online coachen is een

24/7 werkwijze: snel, efficiënt en dichtbij. Zorg voor een korte reactietijd als de coachee contact zoekt.”

Ben je overtuigd van de voordelen van Pluform maar vraag je je af hoe je de online begeleiding kunt introduceren bij je cliënten? Daar lees je alles over in het volgende onderdeel

Hoe informeer ik mijn cliënten over e-coaching? Heb je al nagedacht over de plek die online begeleiding in jouw aanpak krijgt en ben je overtuigd van de toegevoegde waarde van Pluform? Dan is nu de vraag: Hoe leg je jouw aanpak zo goed mogelijk uit aan je cliënt?

Laat je cliënt Pluform ervaren Pluforms e-coachingsexpert Anne Ribbers benadrukt dat je de keuze voor online begeleiding niet bij de cliënt neer moet leggen. Jij bent immers de professional die de middelen inzet. E-coaching via Pluform maakt je bereikbaarheid intensiever en flexibeler. Je bent veel actiever aanwezig in de dagelijkse realiteit van je cliënt. Dankzij de online tool ben je niet ‘af en toe’ aanwezig, maar kan een cliënt altijd bij je terecht, ook voor een korte vraag. Laat je cliënt dat ervaren!

Bekijk hier de demo van het gebruik van Pluform van twee kanten, vanuit de cliënt en vanuit jou als coach

Voorkom weerstand, benoem de voordelen E-coaching kan voor je cliënten nog een nieuw fenomeen zijn. Een aantal van onze coaches ervaart soms ook weerstand bij het introduceren van de online begeleiding. Hoe neem je deze weerstand weg? Om te beginnen natuurlijk door de voordelen duidelijk te benoemen:

• Frequenter contact Cliënten kunnen advies vragen wanneer ze dat nodig hebben en ook tussen de face-to-face gesprekken door contact met je houden. Zo bereiken ze sneller hun doel.

• Tijdbesparing Online coaching past goed in de drukke schema’s die veel cliënten hebben. Dankzij Pluform kan de online coaching plaatsvinden wanneer het uitkomt.

• Meer inzicht Dankzij online begeleiding krijgt de cliënt een duidelijker beeld van zijn of haar eigen voortgang. Vindt jouw cliënt het fijn om nog eens terug te lezen wat er besproken is? Met online begeleiding kan dat heel makkelijk!

Wat zijn de ervaringen van andere coaches? Marcel Herwegh, eigenaar van ‘Radiance Coaching’: “Bijna al mijn cliënten raken overtuigd van de voordelen van e-coaching zodra ze beseffen dat ze de begeleiding in kunnen zetten op het moment dat zij daar de meeste behoefte aan hebben. Zeker wanneer de coaching ingezet wordt in een blended vorm (in combinatie met onder meer Skype, telefoon en face-to-face) zijn mijn coachees erg enthousiast.”

“Ik introduceer Pluform als vanzelfsprekend bij de start van de coaching. Zodra mensen de kracht ervaren, maken ze ook steeds gemakkelijker

gebruik van de tool.” Marcel Herweg, eigenaar van Radiance Coaching

Marco Tieleman, eigenaar van ‘Coaching Rotterdam’, legt zijn coachees altijd al vanaf het begin uit dat het vanzelfsprekend is dat er naast de face-to-facegesprekken ook online contact is. Bijna al zijn coachees ervaren daarvan de meerwaarde. Voor Marcel is online begeleiding niet meer weg te denken uit zijn praktijk.

Wat is de juiste plek of het juiste moment om e-coaching toe

te lichten? Via welke kanalen krijg jij cliënten binnen? Het antwoord op deze vraag bepaalt waar je meer informatie over jouw online begeleiding kunt geven. Veel coaches leggen daarom hun werkwijze al uit op hun website. Zo staat ook op de site van Marco Tieleman een uitgebreide uitleg van wat e-coaching is.

“Ik bied e-coaching altijd aan en leg duidelijk uit wat de voordelen zijn.” Marco Tieleman

De intake is vervolgens een goed moment om nog eens toe te lichten waarom je Pluform gebruikt. E-coach Marcel Herwegh: “In het eerste gesprek leg ik uit dat de leervraag centraal staat en dat we samen op zoek gaan naar een coachvorm die daar het best bij aansluit.” Het woord integratie blijft een sleutelwoord bij e-coaching, vooral ook in de communicatie met je cliënten. Hoe meer je als coach achter je aanpak staat, hoe makkelijker het is om uit te leggen waarom online begeleiding met Pluform onderdeel is van jouw coachingstraject.

Wat is de meerwaarde van Pluform? Eerder besteedden we aandacht aan vragen als ‘Past online wel bij mijn manier van coachen?’ ‘Hoe integreer ik e-coaching in mijn aanpak?’ en ‘Hoe informeer ik mijn cliënten over e-coaching?’. In onderstaande tekst staan we stil bij de vraag waarom en vooral ook hoe je eigenlijk moet kiezen voor een e-coachingstool. Naast Pluform zijn er immers nog andere tools op de markt.

“De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: “Wat is het hoofddoel waarvoor ik de tool ga gebruiken?”

Anne Ribbers, e-coachingexpert, co-founder van eCoachPro en Pluform en auteur van de methodiek.

Onze online tool heeft verschillende functionaliteiten. Het biedt onder meer de mogelijkheid dialogen en videogesprekken te voeren. Er is ruimte voor een bibliotheek. Naast individuele begeleiding is ook groepswerk mogelijk en met op maat gemaakte modules houd jij als coach eenvoudig de regie. Breng voor jezelf eerst goed in kaart wat je precies zoekt in het gebruik van de tool zodat je hem ook optimaal kunt gaan inzetten.

Advies van e-coachingsexpert Anne Ribbers: volg ook een

opleiding Je kunt natuurlijk direct aan de slag gaan met Pluform. Wil je hierbij ook meteen alle voordelen benutten en het primaire coachingsproces online gaan voeren dan is het aan te raden de e-coachopleiding via eCoachPro te volgen. Op die manier bekwaam je jezelf en voel je je zelfverzekerd om op deze nieuwe manier te werken. De tool Pluform sluit perfect aan op die methodiek.

Hoe staat het met de veiligheid en privacy van een tool? Het waarborgen van de privacy is natuurlijk een van de belangrijkste eigenschappen waaraan een online begeleidingstool moet voldoen. “Toch zien we in de praktijk vaak dat het een van de laatste dingen is waar coaches zich druk om maken”, zegt Anne Ribbers, e-coachingsexpert. Ribbers ziet in de praktijk dat organisaties die een online begeleidingstool inzetten veel beter kijken naar de privacy en veiligheid van een tool dan coaches die voor zichzelf werken. “Een kwalijke zaak, want we moeten ons aan dezelfde beroepsethiek houden”, aldus Ribbers.

Kom meer te weten over de privacy en veiligheid van Pluform.

Hoe gebruiksvriendelijk is een tool, voor zowel coach als

coachee? Naast de kernfunctionaliteiten en veiligheid is de gebruiksvriendelijkheid van een online tool natuurlijk ook enorm belangrijk. De tool mag nooit in de weg gaan staan van het proces dat de cliënt volgt. De software die je kiest mag op geen enkele manier belemmeringen of blokkades opleveren. Je zet de online tool immers juist in om het coachingsproces beter te faciliteren, ondersteunen en makkelijker maken. “De look en feel moet passen bij deze tijd en mag ‘mooi’ zijn, maar moet wel functioneel blijven”, zegt Ribbers.

Tijdsinvestering

“Je ontkomt er niet aan dat de integratie van de tool in je praktijk tijd kost. Of je de tool nu als secundaire ondersteuning, administratief inzet, of er een deel van het primaire coachingsproces mee wilt gaan voeren: je moet tijd en energie investeren om het gebruik routine te laten worden.

Bekijk hier de demo van het gebruik van Pluform van twee kanten, vanuit de cliënt en vanuit jou als coach

Of probeer de gratis variant van Pluform eerst even uit.

Gun jezelf een specifieke testperiode, raadt Anne Ribbers aan. Test eerst zelf of de tool je bevalt voordat je hem daadwerkelijk in je praktijk gaat inzetten. Eenmaal aan de slag met Pluform? Lees dan hier hoe je je e-coaching zo effectief mogelijk maakt in het volgende onderdeel.

Hoe coach ik effectief online?

In eerdere onderdelen stonden we al stil bij vragen als ‘Past online wel bij mijn manier van coachen?’ en ‘Hoe informeer ik mijn cliënten over e-coaching?’.

Hieronder gaan we verder in op de technieken die je kunt gebruiken om jouw coachberichten met Pluform nog effectiever te maken.

Extra skills

E-coaching vraagt niet alleen van de startende maar ook van de ervaren begeleider extra vaardigheden. Het volgen van de eCoachPro-methodiek biedt je de juiste structuur en houvast bij het gebruik van onze online begeleidingstool Pluform.

Stap voor stap

Volgens de eCoachPro-methodiek doorloop je eerst een aantal stappen om het bericht van jouw cliënt te analyseren. Dankzij die grondige analyse kun je jouw coachbericht doelgerichter opstellen.

Een voorbeeldbericht van een cliënt aan zijn coach:

Ha Roderik,

Vragen stellen is inderdaad een handige oplossing. Het valt mij op dat ik vooral gesloten vragen stel en dan regelmatig zelfs suggestieve. Ik ben nu druk aan het oefenen met meer open vragen stellen en dan ook op de juiste toon. Mijn bondige taalgebruik maakt dat ik soms bars overkom. Ik merk dat aan de reactie van mijn gesprekspartner. Oefenen, oefenen, oefenen…

Maar verder merk ik dat mijn contacten al een stuk soepeler verlopen en dat wanneer ik zo doorga mijn medewerkertevredenheid daadwerkelijk hoger zal zijn. Een fijn vooruitzicht!

Met mijn leidinggevende heb ik afgesproken dat ik een taak afstoot aan een collega. Dat levert mij 2-3 extra uren per week op. Het was ook hem opgevallen dat mijn contacten wat soepeler verlopen.

Groeten,

Pieter

In dit voorbeeld geeft de cliënt aan iets geleerd te hebben. De eCoachPro-methodiek noemt dit een “assertief”. Een cliënt die assertieven gebruikt, probeert duidelijk te maken hoe zijn werkelijkheid eruitziet door zijn bril. Hier kun je overtuigingen, beweringen en conclusies ontdekken. Het is voor de begeleider een uitdaging deze terug te geven aan de cliënt en ze samen te onderzoeken. Als coach kun je in dit geval de cliënt positief bekrachtigen door het geven van een compliment.

Welke taalhandelingen zijn er nog meer?

Naast assertieven zijn er nog vier andere taalhandelingen die in een bericht voor kunnen komen. Die taalhandelingen, ontwikkeld door de taalkundige Searle (1976), tonen wat de schrijver bewust of onbewust aan de lezer wil meegeven. In de eCoachPro-methode worden de taalhandelingen gestructureerd zodat ze makkelijk te herkennen zijn als je een bericht gaat analyseren. Taalhandelingen zijn op te splitsen in de volgende vijf categorieën: assertieven: de cliënt geeft informatie over de (eigen) situatie directieven: de cliënt probeert jouw gedrag te beïnvloeden expressieven: de cliënt uit of benoemt zijn gevoelens commissieven: de cliënt doet beloftes of toezeggingen declaratieven: de cliënt doet activerende uitspraken. Door per bericht te bepalen wat voor type taalhandeling de cliënt gebruikt, ontstaat een beter (objectief) beeld van de (onderliggende) behoefte van de cliënt. Een bericht met bijvoorbeeld een aantal directieven betekent dat de cliënt je probeert te beïnvloeden, omdat hij iets van je nodig heeft. Hij stelt een vraag, verzoekt om informatie of vraagt je in jouw manier van doen of benadering iets anders te doen. Als je als begeleider merkt dat je in de hulpstand schiet – je wilt de cliënt ondersteunen met uitleg, advies of oplossingen – dan staan er waarschijnlijk veel directieven en expressieven in het bericht.

Een eerste oefening Hieronder zie je een bericht van een cliënt aan een coach. Welke taalhandeling kun jij ontdekken?

Hallo Roderik, Het wordt er niet fraaier op als ik er zo bij stil sta. Ik heb het vermoeden dat er heel wat werk aan de winkel is… Ik ben benieuwd hoe we dat gaan doen. Groeten, Pieter

In het bovenstaande bericht uit de cliënt zijn negatieve gevoelens. Er is hier dus sprake van een “expressief”. Ook in dit geval kun je als coach voor een positieve insteek kiezen door jouw cliënt een compliment te geven. Via eCoachPro leer je hoe je als coach taalstrategieën in kunt zetten om effectief te reageren op de taalhandelingen van je cliënt. Lees ook het boek E-Coaching: direct aan de slag met het nieuwe coachen van Anne Ribbers en Alexander Waringa.

Zo zorg je ervoor dat jouw cliënten optimaal worden geholpen door jouw online coaching!

Aan de slag met online coachen?

Met dit whitepaper hopen we je enthousiast gemaakt te hebben voor online coachen.

Om je verder op weg te helpen biedt Pluform een gratis licentie zodat je direct kan starten met online begeleiding en vrijblijvend kunt kijken of het wat voor je is. Maak nu snel een gratis account aan en voeg online coaching toe aan je praktijk.