Verslag studiedag Door de bomen terug het bos Bibliotheek Tweebronnen Leuven – 26/10/2010

Werksessie 1

Maak een goede analyse van wat je wil en wat je kan. Over keuzes maken voor de toekomst vanuit behoeften, ambities en mogelijkheden.

ModeratorStef Steyaert

Hoe maak je een goede analyse?Wat kunnen we leren uit de balans tussen 'willen' en 'kunnen'? Wint het 'willen' het van het 'kunnen'? En hoe kunnen we de eventuele kloof dichten?

Als voorzet lichten collega’s van HaBoBIB, het Buurtinformatiecentrum van Mariekerke, Kortrijk en Gent, enkele aandachtspunten toe die in hun analyse en aanpak essentieel blijken.

HaBoBIB An Mares,assistent-dienstleider (vervangt de zieke Kathleen De Meester)

Vanaf 2011 wonen en werken de bibliotheek van Haacht/Boortmeerbeek en het Centrum voor Basiseducatie geïntegreerd samen. Het gemeenschappelijk open leercentrum staat centraal in de toekomstige samenwerking.

De samenwerking tussen HaBoBIB en Basiseducatie biedt een unieke kans om een nog betere dienstverlening uit te bouwen, voor een nog meer gediversifieerd publiek. Door deze samenwerking moet de vernieuwde vestiging uitgroeien tot een waar informatie- en leerpunt en op die manier een duidelijke meerwaarde bieden voor de gebruiker. Voor ons is het ondertussen duidelijk geworden dat volgende zaken cruciaal zijn om uit te groeien tot een succesvol informatie- en leerpunt

1. Gebruikersprofielen opmakenAls informatie- en leerpunt moet je zicht krijgen op de aanwezige profielen binnen je publiek. Een doelgroepenanalyse van de inwoners (b.v. op basis van de VAT-studie van Ugent) is noodzakelijk om een beeld te krijgen van de specifieke informatiebehoeften van elke doelgroep en de soorten vragen die de medewerkers (informatiebemiddelaars) kunnen verwachten. Om deze doelgroepenanalyse te kunnen uitvoeren, hopen wij een beroep te kunnen doen op ondersteuning van externe consultancy.

2. VraagafbakeningEens de gebruikersprofielen en bijhorende potentiële informatiebehoeften in kaart werden gebracht, moet er worden gewerkt aan een systeem van vraagbehandeling. Er moet worden vastgelegd hoever we het personeel als informatiebemiddelaars laten gaan in het beantwoorden van de vragen van het publiek: kan je met alle vragen in het informatiepunt terecht, welke vragen worden op het moment zelf door het personeelslid behandeld, in welke gevallen wordt doorverwezen naar interne of externe bronnen, enz.?

1

3. Analyse reeds beschikbare en te ontwikkelen competenties Om het personeel klaar te stomen voor de hervorming van hun job naar informatiebemiddelaar, moeten verschillende stappen gezet worden. Ten eerste moet er worden nagegaan over welke kennis, vaardigheden en expertises de medewerkers momenteel beschikken die van nut kunnen zijn bij hun nieuwe taakinvulling. Er moet ook worden vastgelegd welke competenties er bijkomend nodig zijn en op welke manier we de medewerkers met deze competenties vertrouwd kunnen maken. De samenwerking tussen het personeel van HaBoBIB en CBE betekent een verruiming van de beschikbare competenties maar bijkomende ontwikkeling van competenties is daarnaast voor beide partijen zeker noodzakelijk. We zijn van plan om voor deze bijkomende competentieontwikkeling de hulp van een extern consultancybureau in te schakelen.

4. CommunicatieplanOm het informatie- en leerpunt tot een succes te maken, is het erg belangrijk dat het nieuwe imago duidelijk bij alle inwoners doordringt. De nieuwe functies van de samenwerking bibliotheek - basiseducatie als informatiepunt en ontmoetingsruimte moeten duidelijk en wervend naar de bevolking gecommuniceerd worden. Het imago van HaBoBIB moet veranderen van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte bibliotheek annex informatiepunt annex leercentrum. Hierin ligt ook de meerwaarde voor elke individuele gebruiker. Een mobiliserend imago, een aangepaste huisstijl en een dynamische communicatiecampagne zullen nodig zijn om dit te realiseren. De opening van de nieuwe uitbouw in Haacht vormt een unieke gelegenheid om met het nieuwe imago naar buiten te komen. We willen dit communicatieplan in samenwerking met een extern consultancybureau op poten zetten.

5. Infrastructuur, tijd, financiële middelenOm bovenstaande zaken te realiseren, is het noodzakelijk om over de juiste infrastructuur en voldoende personeelsuren en budgetten te beschikken. Wat de infrastructuur (gebouw, inrichting) betreft zijn al heel wat zaken verwezenlijkt, mede dankzij reeds toegekende subsidies. Zaken als competentieanalyses en -ontwikkelingen en uitgebreide communicatiecampagnes dreigen al snel in amateurisme te vervallen als we deze met onze beperkte eigen ervaring moeten aanpakken. Het is dus essentieel om over de nodige budgetten te beschikken om hierin professionele ondersteuning van externe specialisten te kunnen krijgen, alsook over voldoende personeelsuren om de medewerkers de nodige vormingen te kunnen laten volgen zonder dat de dagelijkse werking van bibliotheek en basiseducatie hieronder lijdt.

6. De organisatie van een dergelijk samenwerkingsproject staat of valt met de mensen die zich ermee kunnen bezighouden.Van bij de start van de samenwerkingsplannen tussen de bibliotheek

2

Discussie

en basiseducatie hebben zich bij beide partijen enkele mensen geëngageerd om de samenwerking uit te bouwen. Er werd regelmatig samen gezeten om te brainstormen rond bepaalde aspecten van de samenwerking zodat deze meer en meer concreet werd. Voor dit soort projecten is het essentieel dat van de betrokken partijen een of meerdere personen zich op regelmatige basis en blijvend kunnen bezighouden met de realisatie ervan.

Het gezamenlijk open leercentrum staat centraal in de geïntegreerde samenwerking. Op bepaalde tijdstippen worden hier ook individuele leertrajecten begeleid.

Delen alle medewerkers dezelfde ambitie om geïntegreerd samen te werken? De taakinvulling van de medewerkers wordt hierdoor immers anders. Er zijn afzonderlijke strategieën nodig voor het personeel wat betreft willen/kunnen/moeten. Het is belangrijk om de enthousiaste medewerkers mee te nemen in dit traject, maar ook de weerstanden bij anderen niet uit het oog te verliezen.

Competentieontwikkeling: voorwaarde om kennis te delen is weten welke kennis je in huis hebt. De bibliotheek van Vlissingen ontwierp hiervoor een kennisscan.

KortrijkCarol Vanhoutte,Bibliothecaris

Het concept van de toekomstige bibliotheek van Kortrijk gaat uit van een geïntegreerde visie rond levenslang leren (opleidingsinstellingen) en de bibliotheekfunctie. Daarnaast wordt ook zoveel mogelijk synergie gezocht met de aanwezig muziekpartners (conservatorium en muziekcentrum) rond de functies leren, ontsluiten, ontmoeten, beleven en creatie.

Architect doet ons het project ‘herdenken’ en scherper stellen

Project van de nieuwe bibliotheek Kortrijk ‘BIBLLL’ is gegroeid vanuit zoektocht naar een nieuwe locatie voor de bibliotheek en de ervaringen en relaties in het kader van het project van smart city’s ‘wwwdewereldisvaniedereen’.

In Kortrijk werd duidelijk de keuze gemaakt om de bibliotheek en een aantal partners van het volwassenenonderwijs (die toen ook op zoek waren naar een gezamenlijke locatie) in één gebouw onder te brengen en hun werking op elkaar af te stemmen. Wij kunnen elkaar immers op veel vlakken versterken :

- Bibliotheek als derde leerplek- LLL partners

Bovendien waren op dezelfde site andere (muziek)partners aanwezig : conservatorium, muziekcentrum, de Kreun. In oorspronkelijk dossier stond vermeld dat er een ‘synergie’ moest ontwikkeld worden met deze partners . - synergie tussen bv. afdeling beeld en geluid en de muziekpartners- ontmoetingsfunctie (cultuurcafé)

De architect stelt voor om een werking uit te bouwen in eenzelfde

3

Discussie

gebouw en het concept dieper uit te werken, een gebouw dat staat voor een cultuur van LLL of een LLL-locatie waar cultuur haar plek verovert. Een plek om te denken, te ontmoeten, te delen te creëren, te absorberen en ideeën uit te wisselen. De bibliotheek zal dus niet alleen boeken en informatie (bij uitbreiding muziek en films) aanbieden, maar zal samen met de partners focussen op transformatie: ‘het stimuleren om kennis te vergaren, te leren, te ontdekken en zich te ontwikkelen’.

Leerpunten en aanbevelingen:

1. De ‘synergie’ met partners benoemen! Voorbeeld: bibliotheek wil games uitlenen en hogeschool ontwikkelt games. Bibliotheek wordt testplatform.

2. Netwerk van partners uitbreiden3. Proefprojecten samenwerking opstarten : digitale week,

bibunplugged, talenplan4. Sterktes van de bibliotheek uitspelen : digitale kennis, ontsluiting,

laagdrempelig, …5. Merknaam ‘bibliotheek ‘proberen te vrijwaren. 6. Medewerkers in vroeg stadium betrekken bij het concept!

Hoe groot wordt dit project? De kostprijs is hoog en wordt daardoor uitgesteld. Oppassen voor valkuil: spektakelarchitectuur ten koste van de inhoud. Ervoor waken dat het kernverhaal overeind blijft. In afwachting van de realisatie van dit nieuwe concept wordt de samenwerking met verschillende leerpartners alvast gestart via kleinschalige projecten.

Buurtinformatiecentrum Mariekerke Diane Van Doorslaer,bibliothecaris

Het bibliotheekfiliaal van Mariekerke kreeg vorig jaar een nieuwe bestemming als Buurtinformatiecentrum (BIC). Deze heroriëntering ging samen met de beslissing van het gemeentebestuur van Bornem om het gemeentehuis in Mariekerke te sluiten, maar tegelijkertijd ook het tanende bibliotheekfiliaal een nieuwe invulling te geven. Met een lokaal informatie- en ontmoetingscentrum wil het bestuur de gemeentelijke dienstverlening bundelen en het sociaal weefsel in de deelgemeente te versterken. Een testcase voor andere deelgemeenten van Bornem.

Het Buurtinformatiecentrum wil een plek zijn waar de bewoners van Mariekerke elkaar kunnen ontmoeten bij een kop koffie of één of andere activiteit. Ze kunnen er terecht voor administratieve vragen en sociale zaken. Kranten en tijdschriften lezen of boeken lenen. Of een cursus volgen om mee te zijn met nieuwe digitale media. Op woensdagnamiddag wordt het internetcafé, the place to be voor de Mariekerkse jeugd.

Leerpunten en aanbevelingen:

1. Allemaal samen! De gemeente heeft gekozen voor een geïntegreerde dienstverlening: bib – cc – sociaal huis – dienst burgerzaken houden met een beurtrol het BIC open. Deze aanpak staat of valt met het enthousiasme van de hele ploeg om dit ‘experiment’ te laten lukken.

4

2. Try and error versus planmatig. Niettegenstaande een visieoefening om te weten wat we nu echt met het BIC willen, blijft het zoeken, zijn we goed bezig of niet?

3. Buurten. Als een bestuur wil inzetten op sociale cohesie is het consequent om de enige publieke voorziening in een deelgemeente niet te sluiten, maar er een publieke ontmoetingsplaats met een heel lage drempel van te maken.

4. Digitaal is de toekomst. Het BIC heeft als OCR geïnvesteerd in een aantal (gesubsidieerde) computers. Op woensdagnamiddag komen jongeren surfen en gamen. De bib en het Centrum voor basiseducatie organiseren regelmatig computercursussen.

5. Vrijwilligers inschakelen. De oorspronkelijke ambitie dat het BIC op termijn zou moeten evolueren naar een huis dat gedragen wordt door de lokale gemeenschap wordt enigszins bijgesteld. In eerste instantie lijkt het haalbaarder om vrijwilligers eerder projectmatig in te zetten.

Stedelijke Openbare Bibliotheek GentKoen Temmerman,bibliothecarisinformatie

De bibliotheek moet bij alles wat op haar afkomt steeds terugplooien op hun basistaak: informatie voorzien en ontsluiten. Met het oog op de organisatie van de informatiebemiddeling in de nieuwe bib aan de Waalse Krook heeft de bibliotheek van Gent een interne analyse afgerond naar de vragen die gesteld worden aan de inlichtingenbalies van de hoofdbibliotheek. 13 medewerkers hebben gedurende 3 maanden alle informatievragen geïnventariseerd en geëvalueerd.

Informatiebemiddeling in de Stedelijke Openbare Bibliotheek Gent – analyse

Intro Om de kwaliteit van de dienstverlening in het kader van informatiebemiddeling te garanderen/controleren denk ik aan 5 aandachtspunten. Dat lijken niet alleen vanzelfsprekende constateringen, dat zijn ze ook. Maar ze zijn wel één voor één een voorwerp van aanhoudende zorg.De opgave blijft: die punten onder de aandacht houden.

1/ Collectie: onderhoud

Efficiënt en bevredigend “zoeken en vinden” in de collectie kan pas in een permanent geactualiseerde en gesaneerde collectie (up-to-date).Dat veronderstelt:

budgetbeheer collectieprofielen saneringslijsten

Tuinier

5

2/ Collectie: presentatie

Signalisatie: gebouw, rekken (topbord en zijkant), plank, rugetiketFrontaalplaatsingFocuscollecties (actualiteit)http://startschermen.bibliotheek.gent.be/Meest gestelde vraag: waar staat?

Vitrine

3/ Catalogus Goed gereedschap is het halve werk. http://zoeken.bibliotheek.gent.be/ZBB en de Bibliotheekportalen: de toekomst is begonnen GPS

4/ Netwerk IBL via Impala http://www.bibliotheeknetwerk.be/Netwerkmagazijn http://wieden_in_vertrouwen.bibnet.be/Webwijzer http://webwijzer.bibliotheek.be/Persmappen Mediargus in http://www.bibliotheek.be/

Le réseau fait la force

5/ Bijscholen personeel

Intern en extern (+ herhaling!)In kaart brengen van vragen (bv. onderzoek in Gent)

Pianist

6

Leerpunten en aanbevelingen:

In de bibliotheek van Gent gaan informatiebemiddeling en collectievorming samen en gebeurt dan ook door dezelfde medewerkers.In een jungle vindt niemand iets. Hou daarom je collectie beheersbaar en up to date. Vraaggericht collectioneren is een noodzaak! Hedendaagse collecties moeten immers ‘renderen’. Breng daarom vraagprofielen in kaart.

Je kan de vraag triggeren door een uitgekiende opstelling van de collectie. Een tuinier loopt voortdurend rond in zijn tuin. Zorg dat je aanspreekbaar bent voor de bezoekers. Maar ook dat mensen zoveel mogelijk zelf hun weg vinden in de bibliotheek. Voor je doelgroepgerichte werking maak je best deel uit van netwerken. De bibliotheek van Gent schrijft zich met een aantal acties in het Gents Plan Geletterdheid.

De keuzes die gemaakt zijn voor de nieuwe bib aan de Waalse Krook (multimediale site, samen met centrum voor nieuwe media, IBBT) verschillen van de aanpak in de wijkbibliotheken in de 19deeeuwse gordel (de Brugse Poort, Nieuw Gent, …) waar een agogische benadering (met onder meer een aangepast medewerkerprofiel) primeert.

Tot slot Het is belangrijk dat analyses en vernieuwingen gekaderd worden in het globale stedelijk of gemeentelijk beleid.

De meeste vernieuwingen vertrekken vanuit een opportuniteit. Zijn dergelijke vernieuwende experimenten wel haalbaar zonder extra stimulansen of opportuniteiten?

7