WERKPLAN CLUSTER LUIF/OTTER...Werken aan een goed leven. 2/31 Werkplan de Luif april 2017 t/m maart...

WERKPLAN CLUSTER LUIF/OTTER

april 2017 t/m maart 2018

Werken aan een goed leven

http://www.fotosearch.nl/CSP003/k0033886/



2/31 Werkplan de Luif april 2017 t/m maart 2018


Inhoudsopgave

1. Inleiding p. 5 2. Evaluatie werkplan april 2016 t/m maart 2017 p. 7 3. Werkplanbijeenkomst 24 november 2016 p. 15 4. Werkplan 2017/2018 p. 17 4.1.1 Presentietheorie p. 17 4.1.2 Persoonlijke Toekomst Planning (PTP) p. 17 4.1.3 Implementeren werkwijze stichting STEM p. 18 4.2 Luif 1,2 p. 18 4.3 Otter p. 19 5. Arbo Plan van Aanpak (APVA) p. 21 5.1 Arbo Plan van Aanpak p. 21 5.2 Arbo werkgroepen p. 21 5.3 Ergocoach p. 21 5.4 Thema’s voor de komende werkplanperiode p. 21 Bijlagen: Bijlage 1 Presentiebenadering p. 23 Bijlage 2a/b Persoonlijke Toekomst Planning p. 25 Bijlage 3 Toelichting op de begrotingen p. 29 Bijlage 4 Lijst met afkortingen p. 31 Apart zijn nog digitaal de volgende bijlagen beschikbaar: Arbo Plan van Aanpak Clusterbegroting Luif 5110 (Luif 1,2 vanaf 1 mei 2017) Clusterbegroting Luif Otter 5430 (vanaf 1 april 2017)

Bij elke begroting is in de diverse tabs zichtbaar: o Invoer personeel o Uitvoer personeel o Budget o Begroting o Inzet personeel


1. Inleiding Vanaf 29 mei 2017 zal het cluster de Luif nog bestaan uit de locatie Luif 1 en 2 op het Reigersdaalterrein en de locatie de Otter in Butterhuizen Zuid – beide in Heerhugowaard. In het afgelopen jaar is het cluster in omvang afgenomen toen Luif 6 bij het cluster Buitenhof gevoegd werd. Op 29 mei 2017 zullen de twee cliënten van Luif 3 verhuizen naar de locatie Buitenhof. Het werkplan voor het komende jaar is vooral gericht op de situatie per 29 mei 2017. Het contrast tussen de beide locaties is groot. De Otter is een nieuwbouw project dat voldoet aan alle wensen op het gebied van inrichting, domotica, veiligheid en hygiëne. Luif 1 en 2 zijn 2 leefgroepen gevestigd op het Reigersdaalterrein waar we te maken hebben met verouderde huisvesting. Ondanks de op handen zijnde verhuizing in 2020 wordt er op Luif 1 en 2 nog veel geïnvesteerd in het optimaliseren van het leefklimaat en de leefruimte voor cliënten. De verwachting is dat de cliënten van Luif 1 en 2 nog een kleine 3 jaar op het terrein van Reigersdaal wonen. In die jaren is het vanzelfsprekend en van groot belang dat de situatie voor cliënten en medewerkers goed leefbaar en werkbaar blijft. Ondanks deze grote uiterlijke verschillen waar het huisvesting betreft zijn de inhoudelijke doelen die nagestreefd worden dezelfde. Op beide locaties hebben we in de afgelopen jaren steeds meer verdieping aangebracht. In het komende jaar gaan we hiermee door en zullen we ons blijven richten op onze kerntaak: namelijk werken aan een goed leven voor cliënten. Tijdens onze jaarlijkse werkplanbijeenkomst hebben we een tweetal methodes besproken om gericht te werken aan een goed leven. Deze methodes hebben ons geïnspireerd bij de plannen voor de komende werkplanperiode. De titel van ons werkplan is daarom “Werken aan een goed leven” wat ook de titel was van onze jaarlijkse werkplanbijeenkomst. Net als voorgaande jaren worden de plannen breed gedragen binnen de teams en zijn ze besproken binnen de Verwantenraad. Annemieke Frederiks Clustermanager de Luif 27 februari 2017

Cluster de Luif maakt onderdeel uit van Stichting Esdégé-Reigersdaal. Het cluster heeft twee locaties met een woonvoorziening: de ene locatie betreft Luif 1 en 2 en is gesitueerd op de locatie Reigersdaal in Heerhugowaard. Cliënten van deze locatie zullen rond 2020 gaan verhuizen naar een nieuwbouwproject in de Draai, genaamd project Waterkers. De andere locatie is de Otter, in Butterhuizen-Zuid (bij Stad van de Zon) in Heerhugowaard. Deze locatie betreft nieuwbouw dat speciaal gebouwd is voor deze groep cliënten (oorspronkelijk afkomstig van Luif 2, 4 en 5) en sinds 2013 bewoond is. Op 27 februari 2017 wonen er 9 cliënten op Luif 1 en 2 en de Otter biedt ruimte voor 17 cliënten. Binnen het cluster zijn ongeveer 30 medewerkers - waarvan 3 collega’s van de flexpool - werkzaam. De website van de Luif geeft meer informatie over de woonvoorziening: www.deluif.st-er.nl. Woonvoorziening Luif 1,2 Woonvoorziening de Otter Krusemanlaan 88 Otter 17a 1701 VN Heerhugowaard 1704 XH Heerhugowaard

http://www.deluif.st-er.nl/


2. Evaluatie werkplan april 2016 t/m maart 2017 Hieronder wordt het werkplan 2016/2017 - met de titel “Samen de diepte in” - geëvalueerd waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen drie locaties: Luif 1,2,3 - Luif 6 en de Otter. We zijn tevreden met de resultaten en de mate waarin we de vooraf gestelde doelen behaald hebben. Dat wordt hieronder beschreven.

In alle teams: Verdieping In alle teams is vooral gewerkt aan de teamvergaderingen en hoe we hier tot meer verdieping kunnen komen: verdieping in de uitwisseling over de ondersteuning van cliënten en het onderlinge contact hierover. Tijdens de teamvergaderingen wordt er sinds dit jaar meer ingezoomd op de individuele cliënten aan de hand van de doelen en de evaluatie hiervan. De rapportage wordt meer systematisch geschreven. De invoer van het ECD blijkt hier ook behulpzaam bij te zijn. Per 1 jan 2017 zijn alle teams binnen het cluster in het ECD gaan rapporteren. Voorafgaand hieraan is per cliënt geïnventariseerd op welke onderwerpen specifiek gerapporteerd zou gaan worden. Dit heeft bijgedragen aan meer gerichte rapportage.

Luif 1,2,3 Team Luif 1,2,3 en verbeterpunten In de loop van het werkplan jaar kwam een aantal knelpunten in het team van Luif 123 steeds meer naar voren. Deze knelpunten waren ontstaan mede door de lange periode waarin er veel verzuim was en er veel ad hoc opgevangen is door de teamleden in samenwerking met (wisselende) flexpoolers. Daarmee zijn de omstandigheden mede debet aan het ontstaan van deze knelpunten en was het team niet altijd voldoende gefaciliteerd. De knelpunten liggen op het terrein van de samenhang in het team, de alertheid en zorgvuldigheid, de kennis rond cliënten en de schoonmaak. Om te kunnen werken aan verbeteringen is extra budget aangevraagd. Dat was aanleiding voor een tweetal gesprekken met Dik van Bruggen, lid Raad van Bestuur, en een aangepaste begroting die op 12 augustus besproken is. Eerst zijn er individuele gesprekken geweest waarin de teamleden met de senior en met clustermanager apart in gesprek zijn geweest over wat hun kijk is op het functioneren van het team en hun aandeel en ideeën hierin. Op 13 september is er een teamvergadering geweest waarin de aandachtspunten gezamenlijk besproken zijn.

De volgende verbeterpunten zijn benoemd:

- Informatie en afspraken moeten beter gedeeld/gelezen/uitgevoerd/

gerapporteerd/geëvalueerd worden.

- Meer secuur op zaken gericht op verzorging cliënten.


- Meer alertheid en attentie op gebied van huishoudelijke aangelegenheden en zorg

voor gebouw en ruimtes.

- Deskundigheidsbevordering bij specifieke vragen/zorgen cliënten.

- Meer aandacht voor de communicatie onderling: over bejegening en wat je ziet en

opvalt, aandacht voor houding en woordkeuze.

In de begroting is (extra) budget opgenomen om te kunnen werken aan bovengenoemde aandachtspunten:

- 8 uur niet groepsgebonden uren voor de senior waarin zij aanwezig is in de groepen en dan andere collega’s aan het werk ziet en de individuele coaching op regelmatige basis kan uitvoeren.

- Een bedrag voor schoonmaak voor een pakket waarin de begeleiding nog wel zelf de leefruimtes van de cliënten blijven schoonmaken (in de nabijheid van cliënten) maar waarin er drie keer per week door het schoonmaakbedrijf de natte ruimtes, het sanitair, de keukens en de gangen worden schoongemaakt en een aantal keer per jaar de glasbewassing en de containerruimte.

- In plaats van 2 uur per maand per begeleider is er 3 uur per maand voor teamvergaderingen opgenomen om zo ruimte te hebben om de extra bijeenkomsten ten behoeve van deskundigheidsbevordering te kunnen realiseren.

- In plaats van 8 uur per jaar aan deskundigheidsbevordering (dit wordt veelal besteed aan BHV) is er 12 uur per jaar opgevoerd per begeleider om zo – naast de extra teamvergadering - ruimte te hebben voor een dagdeel inhoudelijke cursus gericht op de verbeterpunten.

- Er is 4 uur per week opgevoerd aan begeleidingsuren die gebruikt zijn in tijden van escalaties of bijzondere situaties rond cliënten zoals bijv. een palliatief traject.

- Een eenmalig bedrag om de overtollige 400 uren die ontstaan zijn in de periode van inval te kunnen wegwerken of uitbetalen. Cliëntenzorg/woonsituatie cliënten Wat betreft samenstelling en aantal cliënten is er het een en ander veranderd. Eén van de cliënten van Luif 1 is overleden (februari 2016). Verder is één van de cliënten van Luif 2 in december 2016 verhuisd naar een ander cluster binnen de organisatie omdat de plek op Luif 2 niet passend meer was. Sinds 14 februari 2017 is er op Luif 1 een nieuwe cliënt opgenomen vanuit de Dars die daar niet kon blijven wonen omdat de huisvesting niet passend is bij de toenemende zorg. Daarnaast zijn we in gesprek over mogelijk nóg een nieuwe cliënt voor wie ook passende huisvesting op het terrein van Reigersdaal wordt gezocht i.v.m. de toenemende zorg. De twee cliënten van Luif 3 gaan in het voorjaar van 2017 verhuizen naar de Buitenhof. Er zijn voorbereidingen getroffen met het team van Til 1 om de overgang soepel te laten verlopen. Zo zijn er twee (cliënt)begeleiders regelmatig te gast geweest in de teamoverleggen van de Til om te kunnen overbrengen wie de cliënten zijn en hoe de ondersteuning eruit ziet.


Er hebben in februari overleggen plaatsgevonden waarbij de wettelijk vertegenwoordiger en de huidige en toekomstige begeleiding, gedragskundige en clustermanager betrokken zijn geweest. De overleggen zijn gericht geweest op de overdracht en op de voorbereiding en de werkwijze in de nieuwe situatie. In maart zal het cliëntbegeleiderschap overgedragen worden aan de nieuwe cliëntbegeleider. De diversiteit van de ondersteuningsvragen van cliënten op Luif 1, 2 en 3 is zeer groot en vraagt steeds een omschakeling bij begeleiders. Om deze diverse ondersteuningsvragen steeds goed te kunnen begeleiden was dit jaar regelmatig extra deskundigheidsbevordering en coaching noodzakelijk. Dit heeft geleid tot meer kennis en inzicht bij de begeleiders, bijvoorbeeld op het gebied van de sociaal emotionele ontwikkeling, en tot meer handvatten voor de ondersteuning. Vanwege de veranderingen in de samenstelling is er opnieuw gekeken naar de indeling van de ruimtes en naar het gebruik van de ruimtes. Doel was om te kijken hoe we cliënten meer eigen ruimte kunnen bieden, meer nabijheid en of er nog praktische verbeteringen mogelijk zijn. Dit heeft ertoe geleid dat een aantal cliënten een andere ruimte heeft gekregen en dat er een aantal aanpassingen is gedaan, waarbij er een muurtje doorgebroken is en waarbij er ruimtes geschilderd zijn. Dit heeft ertoe geleid dat voor een aantal cliënten hun eigen ruimte meer kwaliteit heeft, en dat het voor begeleiders prettiger werken is met bijvoorbeeld meer ruimte en een snellere toegang tot de badkamer. Roostering We zijn steeds kritisch en creatief geweest bij de roostering en bij de daarvoor benodigde formatie omdat we ons bewust zijn van het gegeven dat het rooster meer formatie vraagt dan er inkomsten zijn. De roostering op Luif 1,2,3 is vanzelfsprekend afgestemd geweest op de ondersteuningsbehoefte van de cliënten en was het minimum dat nodig was om de groepen te kunnen begeleiden. De beperkingen die de huidige huisvesting met zich meebrengt spelen hierbij een grote rol: om nabijheid te kunnen bieden moet er tijdens aanwezigheid van cliënten steeds een begeleider aanwezig zijn binnen elk van de drie Luifgroepen. Ontwikkeling project Waterkers Na de eerste oriënterende gesprekken met het cluster Zuidwijk over het nieuwbouwproject Waterkers in de Draai zijn er sinds oktober meer gedetailleerde gesprekken over het Plan van Eisen en over inhoudelijke onderwerpen. De belangrijkste discussiepunten betreffen de aanwezigheid en de grootte van gemeenschappelijke ruimtes. Voor welke cliënten heeft een gemeenschappelijke woonkamer en een warme binnengang een meerwaarde? Hoe groot moeten die zijn? De frequentie van de bijeenkomsten in aanwezigheid van Cees van der Sprong en Peter van Langen is inmiddels opgevoerd naar eens per 2 maanden en daartussen zijn er nog afspraken tussen de clusters om elkaar beter te leren kennen. We zijn nu aangekomen in de fase dat we in gesprek gaan met de architect over de eerste schetsen die gemaakt worden aan de hand van het Plan van Eisen.


Luif 6

Verhuizing Middenweg – overgang naar cluster Buitenhof 2B Per 1 november is Luif 6 overgegaan naar een nieuw cluster, Buitenhof 2B, samen met 4 cliënten van de Kap/Luif. In de periode tot 1 november zijn er voorbereidingen getroffen om de overgang goed te doen verlopen. Verwanten en vrijwilligers zijn ingelicht, noodzakelijke gegevens onderling uitgewisseld, administratieve aangelegenheden overgezet en afgestemd enz. Team Luif 6 Vanwege vertrek van een aantal teamleden is er een sollicitatieprocedure geweest – in nauwe samenwerking met Riet Vis die ook een procedure had voor nieuwe collega’s Kap/Luif. Het team van Luif 6 is aangevuld met een aantal nieuwe vaste teamleden waarmee vanaf eind oktober het team weer aangevuld was.

Otter Cliënten De samenstelling van cliënten op de Otter heeft voor het eerst sinds de start in mei 2013 enkele veranderingen ondergaan. Op 1 januari 2017 is er onverwacht een cliënt overleden en op 3 februari 2017 werd de locatie opnieuw geconfronteerd met een plotseling overlijden. Voor beide cliënten geldt dat het wel onverwacht was maar beide waren op hoge leeftijd en hebben nog een “mooie oude dag” gehad op de Otter. De situatie rond een aantal andere cliënten is door ouderdom en afnemende mobiliteit ook erg kwetsbaar waarmee voor deze cliënten de nadruk vooral ligt op het bieden van een fijne “oude dag”. Daarnaast zijn we op de Otter op zoek gegaan naar de verdieping en naar mogelijkheden om cliënten wat extra’s te bieden. Tijdens de teamvergaderingen is er bewust aandacht besteed aan een beperkt aantal cliënten om zo meer diepgang in het gesprek hierover te kunnen hebben. Hierbij is de methodiek van de ondersteuningsplannen en de doelen gebruikt om systematisch zaken rond een cliënt te bespreken en te evalueren waarbij de cliëntbegeleider en de schaduw cliëntbegeleider en overige collega’s ieder vanuit de eigen functie de voorbereidingen treffen voorafgaand aan het overleg. In het afgelopen jaar is bewust gezocht naar mogelijkheden om tijd vrij te maken voor extra activiteiten en meer individuele aandacht voor cliënten. Het is gelukt om meer activiteiten te ondernemen op het gebied van bijvoorbeeld gezamenlijk boodschappen doen en koken en bewegingsactiviteiten in en rond de Otter. Deze mogelijkheden zijn gevonden door onder andere meer onderlinge samenwerking van de subteams, en door de beschikbare tijd nog creatiever en efficiënter te gebruiken. In deze werkplanperiode werkt er een stagiaire en is er iemand die een functioneringstraject doet vanuit de Kap/Luif. Dit soort situaties biedt ook ruimte om extra activiteiten te ondernemen en cliënten meer individuele aandacht te geven.


Team Er zijn sinds vorig jaar een paar ontwikkelingen waardoor we opnieuw zijn gaan kijken naar de samenstelling binnen de twee subteams. Bij het vertrek van 2 collega’s hebben we ervoor gekozen om deze uren niet structureel op te vullen omdat we rekening moeten houden met onzekere inkomsten vanuit de Meerzorg en met vermindering van inkomsten als er nieuwe cliënten komen met lagere indicaties. Dat betekent dat we nu werken met een flexer die ingezet kan worden zolang er sprake is van Meerzorg. En het betekent dat de overige ontbrekende formatie-uren worden ingezet met tijdelijke ophoging van contracten en met inzet van meeruren of uren ingevuld door flexmedewerkers. Gebouw en tuin In het voorjaar van 2017 zal de binnentuin worden aangelegd. Hierover zijn contacten met enkele hoveniers om een plan en offerte uit te brengen.

Overige thema’s

Cliënten Inspiratiecyclus Stichting STEM (STerven op je Eigen Manier) De (senior)cliëntbegeleiders van Luif 1,2,3 en de Otter hebben – met subsidiegelden - meegedaan aan de inspiratiecyclus van Stichting STEM. De 6 bijeenkomsten waren bedoeld om de contactvaardigheden van begeleiders, die te maken hebben met cliënten in de palliatieve fase, verder te ondersteunen. Het uitgangspunt is dat wanneer de communicatie met cliënten en verwanten over het naderende einde tijdig start, de kans groter is dat de laatste levensfase meer verloopt volgens de wensen van de cliënt. Begeleiders hebben handvatten gekregen om het gesprek over de dood en doodgaan te voeren. In de bijeenkomsten werden zij zich meer bewust van hun eigen kijk op het levenseinde en de invloed die dat heeft op hun contact met cliënten en verwanten. Het project is op 8 september afgesloten tijdens een clustermiddag. Er was een presentatie van de deelnemers aan de cyclus die, met behulp van een rollenspel, de verschillende sterf/levensstijlen lieten zien. Daarna waren er gesprekken in subgroepjes over de verschillende stijlen. Het project zal in de afzonderlijke teams een vervolg krijgen. Het heeft de discussie los gemaakt en heeft begrip gegeven voor de verschillen tussen de collega’s, niet alleen op het gebied van sterven, maar ook op andere levensterreinen. Het project heeft, zoals de doelstelling was, handvatten gegeven in de contacten met verwanten. In de afgelopen werkplanperiode hebben we op beide locaties gesprekken met een aantal verwanten gehad over het levenseinde en over kwaliteit van leven waarbij het geleerde uit de inspiratiecyclus heel bruikbaar bleek te zijn en dergelijke gesprekken door verwanten zeer op prijs worden gesteld.


Zeggenschap De verwantenraad is aangevuld met één nieuw lid. Er zijn nu vier verwanten actief, allen zijn van de Otter. De verwantenraad is dit jaar drie keer bij elkaar gekomen. De onderwerpen die besproken zijn: het werkplan en de evaluatie en de lopende zaken op de beide locaties.

Medewerkers Scholing, cursussen en workshops In de afgelopen periode hebben we binnen het hele cluster aandacht besteed aan STEM (zie hierboven). Dit heeft bijgedragen tot deskundigheidsbevordering, teambuilding en verdieping. In het afgelopen half jaar is er binnen Luif 1,2,3 aandacht besteed aan deskundigheid waar het de specifieke ondersteuningsvragen van cliënten betreft. Er is in de teamvergaderingen aandacht geweest voor: training op het gebied van hanteren agressie, de sociaal emotionele ontwikkeling, feedback, verslikking. Bij deze onderwerpen is er een gastles of training gegeven door een deskundige op dat gebied. (POP) gesprekken De medewerkers van Luif 1,2,3 hebben in het afgelopen jaar allemaal één of meer individuele gesprekken gehad. Deze gesprekken hadden weliswaar niet het etiket van POP gesprek maar hadden hier wel raakvlakken mee. De bedoeling van de gesprekken was om meer zicht te krijgen op het eigen functioneren, op het functioneren van het team van Luif 1,2,3 en om uit te wisselen wat ieders aandeel zou kunnen zijn ter verbetering van dit functioneren en wat ieder daarbij nodig zou hebben. Binnen de Otter hebben er met een deel van de medewerkers gesprekken plaatsgevonden. Het doel hiervan was om de wederzijdse verwachtingen te verduidelijken en te onderzoeken waar coaching of andere ondersteuning bij gewenst is. Verzuim(begeleiding) Het verzuim binnen het cluster is afgenomen en op dit moment is het verzuim teruggebracht tot normale waardes. Het verzuimcijfer op de Otter ligt over de afgelopen 12 maanden op 5,7 % waarbij dit cijfer vooral één langdurig zieke (niet werkgerelateerd) betreft. Het verzuim op Luif 1,2,3 en 6 over de afgelopen 12 maanden was 8,4%, waarin de hoogte van dit cijfer nog een nasleep is van de periode van een aantal langdurig zieken die niet konden terugkeren op Luif 1,2,3 en een langdurig zieke op Luif 6. Inmiddels is het verzuim op Luif 1,2,3 heel gering (in 2017 tot nu 1,1%).

Organisatie Elektronisch cliëntdossier Alle cliëntbegeleiders zijn druk bezig geweest om de ondersteuningsplannen in het ECD te zetten. Onze clustersecretaresse is ook geschoold in het programma en heeft hier een ondersteunende rol bij gehad.


Eind 2016 stonden alle OSP’s in het ECD staan en per 1 januari zijn we gestart met de rapportage via het ECD. Deze rapportage verloopt heel goed. Vooraf is veel aandacht besteed aan de wijze waarop de rapportage zou worden uitgevoerd, op welke manier op onderwerp en op doelen zou worden gerapporteerd. Alle medewerkers hebben dit goed op kunnen pakken. Een veel gehoorde klacht is de snelheid van het programma, wat betekent dat de rapportage en het lezen ervan veel tijd kost en goed moet worden ingepland, maar de voordelen worden ook gezien.

Financiële evaluatie Het budgetoverzicht kosten en opbrengsten laat voor de Otter zien dat er - net als vorig jaar - geen bijzonderheden zijn. Alle kosten en opbrengsten van april tot en met december 2017 zijn in overeenstemming met de verwachtingen. Er is een batig saldo wat ook wenselijk/noodzakelijk is omdat de verwachting is dat de opbrengsten uit Meerzorg zullen gaan afnemen in de loop van 2017. Ook is een reserve nodig omdat de inkomsten gedurende de eerste drie maanden van 2017 minder zullen zijn dan begroot. Er zijn 2 vrijgekomen appartementen waarbij het één tot twee maanden duurt voordat ze opnieuw bewoond zijn. Er zijn cliënten die vanuit een interne verhuisvraag van een ander cluster naar de Otter kunnen verhuizen maar de voorbereiding hiervan kost enige tijd om de overgang voor cliënt en verwanten en voor cliënten en team op de Otter goed te doen verlopen. Het budgetoverzicht kosten en opbrengsten laat voor Luif 1,2,3,6 een forse overschrijding zien. Hierover is tussentijds contact geweest met de Raad van Bestuur dat geleid heeft tot een aangepaste begroting. Zowel op Luif 1,2,3 als op Luif 6 was een groot deel toe te schrijven aan de uitvloeiselen van een lange periode van diverse situaties van langdurig verzuim, die voor het grootste deel inmiddels opgelost zijn. Ook is er extra budget beschikbaar gesteld om aan een aantal belangrijke verbeterpunten op Luif 1,2,3 te kunnen werken. Inmiddels is het lastig de huidige budgetoverzichten goed te interpreteren omdat deze nog uitgaan van de begroting voor Luif 1,2,3 en 6 maar de uitgaven en inkomsten vanaf november voor alleen Luif 1,2,3 staan weergegeven. .


3. Werkplanbijeenkomst 24 november 2016 Dit jaar was de werkplanbijeenkomst bij De Boereplaats in Waarland. De uitnodiging heeft de titel “werken aan een goed leven“. Het doel van deze werkplanbijeenkomst is om verder in gesprek te gaan over inhoudelijke verdieping en professionalisering. We hebben een gezellige, inspirerende en zinvolle middag gehad die ruimschoots aan het doel beantwoord heeft en die bijgedragen heeft tot plannen die in hoofdstuk 4 beschreven staan. Het verloop van de middag zag er als volgt uit: Na een inleiding gaan de collega’s in tweetallen in gesprek over hoe hun leven de afgelopen vijf jaar is veranderd op het gebied van vriendschappen, relaties, hobby’s, werk, en hun eigen ontwikkeling in werk en privé. Waren de veranderingen ingegeven door eigen keus of waren er andere redenen? De tweetallen wisselen iedere 5 minuten. Deze gesprekken zijn om collega’s bewust te laten worden van de vijf pijlers ten opzichte van het leven van jezelf en de cliënt. Karina Zukowska geeft een presentatie over het onderwerp Presentie. Zie hiervoor bijlage 1. Zij laat zien hoe je aan de hand van vier perspectieven in gesprek kunt gaan met elkaar over de manier waarop je kijkt naar de zorg voor een cliënt en de manier waarop je dit uitvoert. Daarna gaan we in teams uiteen om verschillende vragen over een cliënt te beantwoorden. Vragen uit de Hoge Hoed, een alternatieve oriëntatie op het leven van een cliënt. Dit levert levendige discussies tussen collega’s op en een frisse, andere kijk op cliënten. Dan legt Astrid Bollebakker de PTP (Persoonlijke Toekomst Planning) methodiek uit. Dit is een methodiek die je kunt gebruiken om het leven, de wensen en behoeftes van de cliënt in kaart te brengen. Deze methodiek wordt vaak toegepast wanneer er grote veranderingen zijn in het leven van een cliënt. Zie verder bijlagen 2a en 2b. Vervolgens gaat de groep uiteen waarbij Luif 1,2,3 in gesprek gaat over één van de cliënten. Zij passen hierbij de uitgangspunten van de Presentietheorie toe. Karina ondersteunt dit gesprek. De vragen die het team zichzelf stelt, zijn:

- Zorgvuldig: hoe blijf je begripvol in contact als het moeilijk wordt? - Verzorgd: wat is nood(ig)? - Bezorgd: hoe laat je de cliënt merken dat ze een waardevol mens is en dat ze jouw moeite

waard is? - Zorgzaam: hoe blijf je met al je aandacht aansluiten?

Het team wisselt van gedachten met elkaar. Er komen waardevolle aandachtspunten uit ten aanzien van de verzorging van deze cliënt. De Otter gaat in twee groepen uiteen en gebruikt de PTP methodiek om twee cliënten te bespreken.


Na afloop van de middag stellen we vast dat beide methodes – zowel de presentiebenadering als de PTP methode – handvatten geven om meer verdieping aan te brengen in gesprekken rond cliënten en om concrete ideeën te ontwikkelen om nog meer gericht te werken aan de kwaliteit van de zorg en aan de kwaliteit van leven van cliënten. Kortom: dat ze behulpzaam zijn om te werken aan een goed leven voor cliënten. We hebben tijdens de werkplanbijeenkomst kennis gemaakt met beide methodes. De teams spreken uit dat ze in het komende jaar aan de slag willen met beide methodes.


4. Werkplan 2017/2018 4.1 In alle teams: methodisch werken aan een goed leven

Het belangrijkste onderwerp van de werkplanbijeenkomst is geweest om met elkaar meer methodisch in gesprek te gaan over verdere professionalisering van de zorg en verbetering van de kwaliteit van leven van cliënten. De twee besproken methodieken zullen in alle teams verder uitgewerkt worden. 4.1.1 Presentietheorie In alle teams is het enthousiasme en de motivatie gewekt voor een nadere kennismaking met en verdere uitwerking van de presentietheorie. De definitie van Andries Baart voor het begrip presentie spreekt iedereen aan: Goede, nabije, afgestemde zorg die professioneel en met liefde gegeven wordt. De presentietheorie biedt een model om vanuit een concrete situatie met elkaar te praten over hoe goede ondersteuning eruit ziet. Aan de hand van vier perspectieven en concrete vragen hierover kunnen we een diepgaand onderzoek doen naar de zorg die we geven en onderzoeken hoe we hier nog verbetering in aan kunnen brengen:

- Verzorgd: al het nodige goed doen - Zorgzaam: relationeel aandachtige aansluiting - Zorgvuldig: trouw de zorg afmaken - Bezorgd: de ander met toewijding erkennen als een mens van waarde

In elk van de drie teams zullen we in de komende werkplanperiode één cliënt kiezen waarbij we Karina uitnodigen voor een teamvergadering om het gesprek te ondersteunen om aan de hand van de vier perspectieven meer zicht te krijgen op de zorg en ondersteuning en de mogelijkheden die er liggen tot verbetering. Aan de hand van de ervaringen zullen we in elk team bespreken hoe we verder gaan met de presentietheorie. 4.1.2 Persoonlijke Toekomst Planning (PTP) Een Persoonlijke Toekomst Planning is een benadering om mensen te helpen richting te geven aan hun leven met het oog op een betere kwaliteit. De dromen van de cliënt zijn het uitgangspunt van persoonlijke en sociale veranderingen. Er wordt onderzocht wat nodig is om het gewenste toekomstbeeld te realiseren. De gedroomde toekomst wordt vertaald naar een plan met concrete en realistische acties. In het plan worden de vijf domeinen belicht: - deelname - hoe kan iemand zoveel mogelijk participeren in zijn natuurlijk omgeving? - keuze – hoe kan iemand zoveel mogelijk eigen keuzes maken? - bekwaamheid – hoe kan iemand groeikansen krijgen in dat wat hij ook echt kan? - respect – hoe weet iemand zich gewaardeerd? - relaties – hoe kan iemand relaties onderhouden? In de teams zullen we een start maken met de PTP. Voor de werkwijze zie bijlage 2a en 2b.


In elk van de drie teams zullen we één cliënt kiezen voor wie we een PTP zullen maken. Aan de hand van deze eerste ervaringen zullen we per team bespreken hoe we dit vervolg zullen geven. 4.1.3 Implementeren werkwijze stichting STEM In de teams van de Luif en de Otter zullen we bespreken voor welke cliënten het zinvol is om met verwanten het gesprek aan te gaan over de laatste fase van het leven van de cliënt en de manier waarop betrokkenen hier tegenaan kijken en welke rol ze daarin willen hebben. De geleerde gespreksvaardigheden en de inzichten rond de diverse stijlen (vanuit de training die gevolgd is in de werkplanperiode 2016/2017) zullen we hierbij in praktijk brengen.

4.2 Luif 1,2

Team Luif 1,2 Bij aanvang van de werkplanperiode per 1 april 2017 levert het team met enkele vaste flexpoolmedewerkers nog ondersteuning aan de cliënten van Luif 1,2 én 3. De twee cliënten van Luif 3 gaan verhuizen naar Buitenhof - waarschijnlijk op 29 mei 2017. Na 29 mei 2017 zal de roostering vanzelfsprekend aangepast worden en zal er minder formatie nodig zijn. Er zal één teamlid meegaan naar de Buitenhof. Verder zullen we tegen die tijd bepalen hoeveel flexibele inzet er nog nodig is. De hoeveelheid benodigde formatie is zichtbaar in de begroting (zie digitale bijlage clusterbegroting Luif 5110, tabblad personeelsinzet). In de komende werkplanperiode zal het team verder werken aan de verbeterpunten zoals die benoemd zijn op blz. 7 en 8 en die vooral gericht zijn op zorgvuldigheid, alertheid en onderlinge communicatie. De senior zal hier op blijven coachen. Aan de hand van actuele thema’s zal deskundigheidsbevordering worden aangeboden, waarbij het reeds behandelde onderwerp “feedback” nog verder zal worden uitgewerkt. Cliëntenpopulatie Na 29 mei 2017 is de verwachting dat er 9 of 10 cliënten op Luif 1 en 2 wonen. Er wonen dan 6 of 7 cliënten op Luif 1 en 3 cliënten op Luif 2. Als er cliënten wegvallen zullen we vooralsnog geen nieuwe cliënten opnemen. Dit heeft te maken met het feit dat de cliënten van Luif 1 en 2 naar project Waterkers gaan verhuizen en dat daar ook cliënten van cluster Zuidwijk zullen gaan wonen. Als de situatie ontstaat dat de hoeveelheid cliënten vanuit de Luif en Zuidwijk minder dan 18 is (het aantal beschikbare appartementen in de Waterkers) dan kunnen we overwegen om nieuwe cliënten op te nemen bij het eventueel ontstaan van open plekken. Roostering De geplande roostering (zie digitale bijlage clusterbegroting Luif 5110, tabblad personeelsinzet) voorziet in een verantwoorde roostering waarmee voldaan wordt aan voorwaarden van noodzakelijke zorg, nabijheid en veiligheid.


Deze roostering voldoet aan wat minimaal nodig is maar vraagt om een personeels-bezetting die tot kosten leidt die zorgen voor een fors verschil met de inkomsten en daarmee dus tot een fors tekort op de begroting. We zullen deze roostering steeds kritisch evalueren en waar mogelijk is zal de roostering aangepast worden. Hieronder volgt een aantal redenen waarmee verantwoord wordt dat de hoeveelheid aanwezige begeleiding meer is dan vanuit de inkomsten kan worden bekostigd. De huisvesting op Luif 1 en 2 geeft beperkingen waar het overzicht betreft. Om overzicht te kunnen houden moet er gedurende een groot deel van de dag zowel op Luif 1 als 2 minimaal één begeleider aanwezig zijn. Op Luif 1 en 2 wonen cliënten met een laag sociaal emotioneel ontwikkelingsniveau voor wie nabijheid belangrijk is. Door de beperkte gehoor- en zichtlijnen in de huisvesting op Luif 1 en 2 is het noodzakelijk dat er voldoende begeleiding wordt ingezet om dit te kunnen bieden. Ook voor het waarborgen van de veiligheid is dit nodig. Er zijn cliënten met een grote kwetsbaarheid die direct toezicht nodig hebben vanwege hun fragiele gezondheid. Daarbij is het ook belangrijk dat we de situatie voor medewerkers goed werkbaar houden met een goed werkbaar rooster. In de komende jaren zullen steeds meer cliënten van het Reigersdaalterrein gaan verhuizen naar nieuwbouw en zullen steeds meer gebouwen leeg komen te staan. Medewerkers moeten zich voldoende veilig blijven voelen en zich voldoende gefaciliteerd weten. Het is van groot belang dat zij voldoende motivatie en werkplezier behouden om ook deze laatste verhuizingen te begeleiden, met het zelfde enthousiasme en vertrouwen als in eerdere projecten. Ontwikkeling project Waterkers De komende werkplanperiode zal voor Luif 1 en 2 in het teken staan van de verdere ontwikkeling van het project Waterkers in de Draai. Woonwaard zal het project laten bouwen en Jan Rietvink zal de architect zijn die het gaat tekenen. De planning is om in het voorjaar van 2017 de eerste schetsen te hebben. De planning van de bouw hangt nog af van de bouw van de andere projecten. De bouw kan pas starten als de cliënten van de Boet verhuisd zijn. De verwachting is nu dat het project in 2019/2020 gereed zal zijn. Uit ervaring weten we dat er een intensieve periode aankomt in de ontwikkeling van het nieuwe project. De clustersecretaresse, de senior, de orthopedagoog en de clustermanager van de Luif zullen steeds meer tijd hiermee bezig moeten zijn. Het cluster is op dit moment weliswaar wat kleiner, maar als het project Waterkers van start gaat zal het aantal cliënten weer toenemen en zal de omvang van het cluster weer als vanouds zijn.

4.3 Otter Cliënten We starten deze werkplanperiode met 2 nieuwe cliënten die in de loop van maart 2017 geplaatst zullen worden. De beide cliënten zullen wonen aan de Parkzijde waarmee de samenstelling van deze groep 8 cliënten behoorlijk gewijzigd wordt. Dat vraagt om een ander werkschema voor de begeleiding. Ook de onderlinge interacties tussen cliënten zullen veranderen. Het team van de Parkzijde zal daarmee in de eerste periode bezig zijn met het leren kennen van 2 nieuwe cliënten en het onderzoeken van de benodigde individuele ondersteuning en het begeleiden van de onderlinge contacten en interacties.


Het andere subteam behoudt een groep van 9 bekende cliënten waarbij er enkele cliënten een zeer kwetsbare gezondheid hebben. Voor één van hen wordt verlenging van de Meerzorg aangevraagd per 1 juli 2017. Afhankelijk van de uitkomst hiervan zal de roostering opnieuw bezien worden, waarbij de huidige roostering voorziet in veel 1 op 1 begeleiding voor deze cliënt. Team De samenstelling van het team is stabiel. Dit is van grote waarde voor de continuïteit en kwaliteit van de begeleiding die geboden kan worden. Bij de personeelsformatie is er rekening mee gehouden dat de inkomsten dalen bij verminderen of zelfs wegvallen van de Meerzorg en bij de komst van cliënten met minder hoge indicaties. In de komende werkplanperiode zullen we verder gaan met het optimaliseren van de samenwerking tussen cliëntbegeleider en schaduwcliëntbegeleider. Het doel hiervan is om de voorwaarden voor de gewenste ondersteuning nog breder te dragen binnen het team en om de onderlinge uitwisseling hierover te bevorderen. Roostering De roostering van één van de subteams (de zgn. Straatkant) wordt mede bepaald door de beschikbaarheid van Meerzorg. Deze is toegekend tot 1 juli 2017. We zullen verlenging aanvragen omdat de Meerzorg nog steeds nodig is en ook geleverd wordt. We zijn uiteraard wel afhankelijk van de uitkomst van de toetsing of en in welke mate de Meerzorg verstrekt wordt. We houden hier rekening mee door de inzet van flexibele uren die geleverd worden door een flexpoolmedewerker. Als het budget voor Meerzorg verandert zullen we dit opvangen door aanpassing van de inzet van de flexpoolmedewerker. Gebouw en tuin Het gebouw wordt als zeer prettig ervaren – zowel door cliënten als door medewerkers. De 2 binnentuinen zijn echter nog erg kaal. De afgelopen 4 jaren is geprobeerd om medewerking hiervoor te krijgen van een televisieprogramma. Hier hebben we echter geen respons op gekregen. In het voorjaar van 2017 zal daarom een hovenier worden gekozen om de binnentuinen aan te leggen en te zorgen voor groene en onderhoudsvriendelijke binnentuinen.


5. Arbo Plan van Aanpak (APVA) 5.1 Arbo Plan van Aanpak In één van de aparte digitale bijlagen is het meest recente Arbo Plan van Aanpak opgenomen. Dit Plan van Aanpak is het resultaat van de Risico-inventarisatie & evaluatie die in oktober-november 2015 is afgenomen binnen het hele cluster. In het APVA is opgenomen op welke manier aan de aandachts- en verbeterpunten gewerkt is. 5.2 Arbo werkgroepen Tot 2016 was er een arboteam actief voor het hele cluster. De laatste bijeenkomst was op 6 september 2016. We hebben vastgesteld dat het effectiever is om per locatie met een aantal mensen periodiek de arbozaken - specifiek voor die locatie - te bespreken. Dit heeft echter nog niet geleid tot concrete afspraken. Het plan voor de komende werkplanperiode is dan ook:

- Per locatie (dus voor Luif 1,2 en voor de Otter) samenstellen van een groep die arbozaken coördineert en die periodiek het APVA doorneemt.

- Per locatie opstellen van vergaderschema waarbij de arbo werkgroep elk kwartaal bij elkaar komt waarin de arbozaken besproken worden en het APVA bijgesteld wordt.

5.3 Ergocoach Op de Luif is één ergocoach opgeleid. Op de Otter is ook een collega opgeleid die kan coachen bij het gebruik van tilapparatuur. Ze laten zich hier zo nodig bijstaan door de ergocoördinator. 5.4 Thema’s voor de komende werkplanperiode De belangrijkste thema’s die uit de ZorgRie naar voren komen zijn:

- Risico’s door psychische (over) belasting met name door werkdruk (en in mindere mate door agressie)

- Risico’s als gevolg van fysiek belasting In de komende werkplanperiode zullen bovenstaande thema’s aandacht krijgen bij:

- De teamvergadering Gespreksonderwerpen zullen zijn: gebruikte protocollen, werken en rust, regelmogelijkheden

- De POP gesprekken - Blijvend aandacht voor de meldingen via IMS


Bijlagen

Bijlage 1 Presentiebenadering: Goede zorg: waar gaat het om?

Bijlage 2a Persoonlijke Toekomst Planning:

Methodiekomschrijving Movisie, Vilans en Actiz Bijlage 2b “Dromen over je toekomst, bouwen aan je leven” –

folder Esdégé-Reigersdaal Bijlage 3 Toelichting op de begrotingen Bijlage 4 Lijst met afkortingen Apart zijn digitaal nog de volgende bijlagen beschikbaar: Arbo Plan van Aanpak Clusterbegroting Luif 5110 (Luif 1 en 2) Clusterbegroting Luif Otter 5430

Bij elke begroting is in de diverse tabs zichtbaar: o Invoer personeel o Uitvoer personeel o Budget o Begroting o Inzet personeel


Bijlage 1


Bijlage 2a


Bijlage 2b


Bijlage 3 Toelichting op de begrotingen Inkomsten Luif – Reigersdaal Het beschikbare budget is 429.250 euro. Vanwege de wijzigingen op deze locatie waarbij er 6 cliënten overgegaan zijn naar de Buitenhof is het budget uiteraard lager dan vorig jaar en kunnen we de begrotingen niet meer echt goed vergelijken. Het gaat in deze begroting om 9 cliënten. Als we overgaan tot plaatsing van een tiende cliënt zal het budget toenemen met 45.860 euro. Luif - Otter Het beschikbare budget op de Otter is 804.550 euro en daarmee 3.000 lager ten opzichte van het afgelopen begrotingsjaar. De reden is dat er één cliënt met ZZP 8VG is weggevallen en dat het ZZP van een nieuwe cliënten minder inkomsten geeft. Wat betreft de Meerzorg die we voor één van de cliënten krijgen is het de vraag of dit bedrag na de aanvraag tot verlenging hetzelfde zal zijn. Dit zal in de loop van het begrotingsjaar blijken, de Meerzorg geldt nog tot 1 juli. Uitgaven Luif-Reigersdaal De begrote uitgaven zijn 548.763 euro. Zoals uitgelegd op blz. 18 en 19 is er sprake van een noodzakelijke roostering met bijbehorende personeelsformatie. Dit bepaalt voor een groot deel de hoogte van de uitgaven. Als er een tiende cliënt zal worden opgenomen zal de roostering hierop aangepast moeten worden wat zal leiden tot verhoging van de uitgaven, maar die uitgaven zullen per saldo lager zijn dan de extra inkomsten die de komst van een tiende cliënt zal opleveren. De rest van de uitgaven is gebaseerd op de uitgaven van vorig jaar en dan omgerekend naar 9 cliënten. Luif-Otter De begrote uitgaven zijn 794.139 euro en daarmee 22.000 hoger dan vorig jaar. Dit zit voor het grootste deel in verhoging van de personeelskosten bij een ongeveer stabiele personeelsformatie van ongeveer 13 fte. Saldo Op de Luif-Reigersdaal is er sprake van een tekort van € 119.513. Door de huidige huisvesting kan er niet met minder begeleiding geroosterd worden. De verwachting is dat de begroting binnen de toekomstige huisvesting in de Waterkers wel sluitend zal kunnen zijn. Deze verwachting is gebaseerd op de ervaringen binnen de Otter waar met een vergelijkbare cliëntenpopulatie en met vergelijkbare huisvesting wordt gewerkt. Op de Luif-Otter is er een batig saldo van € 10.411. Roostering – personeelsformatie In de bijlages is de personeelsinzet zichtbaar in de diverse teams (Luif 1,2 en de Otter). Hierbij is zichtbaar dat de huidige formatie voldoende is voor de huidige roostering en de begroting van de uren voor overige werkzaamheden.


Bijlage 4 Lijst afkortingen APVA Arbo Plan van Aanpak Arbo Arbeidsomstandigheden BHV Bedrijfshulpverlening DBS Personeelsinformatiesysteem ECD Elektronisch Cliënt Dossier Fte Fulltime eenheid, één hele formatieplaats IMS Incident Meld Systeem MDO Multi Disciplinair Overleg ORT Onregelmatigheidstoeslag OSP Ondersteuningsplan PBL Persoonlijk Budget Levensloop POP Persoonlijk Ontwikkelings Plan PTP Persoonlijke Toekomst Planning RI&E Risico Inventarisatie & Evaluatie Stichting STEM Sterven op je Eigen Manier VG 4, 5, 6, 7, 8 Dit betreft zorgzwaarte pakketten voor de Verstandelijk Gehandicaptenzorg WLZ Wet Langdurige Zorg ZonMW Zorgonderzoek Nederland en Medische Wetenschappen ZZP Zorgzwaarte Pakket

WERKPLAN CLUSTER LUIF/OTTER...Werken aan een goed leven. 2/31 Werkplan de Luif april 2017 t/m maart...

Documents

Transcript of WERKPLAN CLUSTER LUIF/OTTER...Werken aan een goed leven. 2/31 Werkplan de Luif april 2017 t/m maart...