WERKEN MET VRIJWILLIGE MEDEWERKERS BIJ

BIBLIOTHEEK

OOSTERSCHELDE verder bouwen aan de brug van de nieuwe strategie, de doelstellingen,

de programmalijnen en de concrete invulling

(2018-2022)

“Bij ons zijn vrijwillige medewerkers gelijkwaardige samenwerkingspartners,

zij hebben meerwaarde en dragen bij aan onze doelstellingen,

zij zijn van harte welkom!”

Versie mei 2018

Inhoudsopgave

Inleiding

Hoofdstuk 1: Uitgangspunten voor inzet vrijwillige medewerkers binnen Bibliotheek Oosterschelde

1.1 Waarom samenwerken met vrijwillige medewerkers? 1.2 Wat betekent dit voor vaste medewerkers en vrijwillige medewerkers?

Hoofstuk 2: Hoe gaan we werken met vrijwillige medewerkers?

2.1 Typen vrijwillige medewerkers

2.2 Werving & selectie

2.2.1 Bepalen van kennen, kunnen, doen, middelen, doelgroep 2.2.2 Het samenwerkingsgesprek/intake

2.2.3 Motieven

2.3 Introductie en proeftijd

2.3.1 Introductie 2.3.2 Proeftijd

2.3.3 Geheimhouding

2.4 Begeleiding

2.4.1 Evaluatie 2.4.2 Scholing en overleg 2.4.3 Beëindiging en vertrek

2.5 Beloning en waardering

2.5.1 Attenties bij bijzondere gelegenheden

2.5.2 Vergoeding

2.5.3 Verzekeringen 2.5.4 Ziektekostenverzekering 2.5.5 Gratis lidmaatschap

Bijlages:

1. Vrijwillige medewerkers en gebruik sociale media

2. Vrijwillige medewerkers en de Arbowet 3. Vrijwillige medewerkers en de CAO 4. Vrijwillige medewerkers en Verklaring omtrent gedrag (VOG) 5. Profielen van vrijwillige medewerkers

- Profiel vrijwillige medewerker bij de bibliotheek van de toekomst - Profiel vrijwillige medewerker gastvrouw - Profiel vrijwillige medewerker “bibliotheek aan huis”

- Profiel vrijwillige medewerker VoorleesExpress - Profiel vrijwillige medewerker mediawijsheid en digitale vaardigheden - Profiel vrijwillige medewerker taal (-vaardigheden)

6. Overeenkomst samenwerking vrijwillige medewerkers

7. Leidraad intakegesprek 8. Leidraad evaluatiegesprek na proefperiode van 2 maanden 9. Leidraad evaluatiegesprek (minimaal eenmaal per jaar)

10. Declaratieformulier reiskosten

Inleiding

In het maatschappelijk speelveld van Bibliotheek Oosterschelde hebben zich in hoog tempo allerlei ontwikkelingen voltrokken. De wereld verandert, onze provincie verandert en het bibliotheek(stelsel) verandert.

Bibliotheek Oosterschelde is met het ontwikkelen van een passende nieuwe strategie in een nieuwe fase terecht gekomen. We gaan onszelf opnieuw uitvinden: van een traditionele uitleenbibliotheek naar een maatschappelijke, educatieve bibliotheek. Een bibliotheek die zich in samenwerking met andere organisaties, zoals het onderwijs, inzet om mensen (beter) te laten lezen en digitaal vaardiger te maken. We zijn er voor de persoonlijke ontwikkeling van burgers en voor het verbeteren van maatschappelijke kansen. Dit geldt voor de hele Zeeuwse bevolking, maar met name ook voor kinderen en kwetsbare groepen, zoals laaggeletterden, ouderen en nieuwkomers.

In onze bibliotheken kunnen mensen hun kennis vergroten, zichzelf ontwikkelen en hun horizon verbreden.

Het is in toenemende mate wenselijk om een beroep te doen op de kracht en actieve betrokkenheid van burgers in de samenleving, die tevens de verbinding kunnen leggen met andere

groepen en (sociale) netwerken. Op die manier kan Bibliotheek Oosterschelde met vrijwillige medewerkers ook invulling geven aan haar eigen functie: om burgers te helpen zich te ontwikkelen en te helpen actief aan de samenleving deel te kunnen nemen. Kortom: vrijwillige medewerkers kunnen ons ondersteunen bij de realisatie van onze strategie: de bibliotheek als een plaats waar iedereen kan leren, lezen, leren, studeren, ervaren, delen en beleven.

In het licht van al deze ontwikkelingen zijn de uitgangspunten voor het (samen-)werken met vrijwillige medewerkers opgesteld.

Deze notitie dient als handreiking voor de samenwerking met vrijwillige medewerkers binnen de eigen organisatie. Ze heeft geen of slechts beperkt betrekking op vrijwillige medewerkers die een overeenkomst hebben met een andere partnerorganisatie (bv. gemeenten, Seniorweb) .

Het biedt de organisatie uitgangspunten zonder dat daarbij sprake is van verdringing van betaalde

formatie en met als uitgangspunt dat deze samenwerking helpt bij de verwezenlijking van de

doelstellingen en strategie van de bibliotheek. Ook voor de gemeenten, die voor de stevige opgave staan samen met lokale partners invulling te geven aan de uitvoering in het sociaal domein, biedt dit beleid kansen en handvatten.

In hoofdstuk 1 zijn de algemene uitgangspunten geformuleerd en komt de samenwerking met

vrijwillige medewerkers aan de orde.

In hoofdstuk 2 worden de verschillende typen vrijwillige medewerkers toegelicht en er wordt duidelijk hoe we de inzet van vrijwillige medewerkers bij onze organisatie zien.

Verder worden uitgangspunten en instrumenten voor de uitvoering van het beleid omtrent vrijwillige medewerkers uitgewerkt en omschreven. Het gaat hierbij om onderwerpen zoals werving & selectie, introductie en proeftijd, begeleiding en beloning en waardering.

De bijlages zijn bedoeld als instrumenten, handvatten en in sommige gevallen

achtergrondinformatie bij de uitvoering van het beleid. Ze zullen regelmatig worden beoordeeld op actualiteit, relevantie en mogelijke lacunes in verband met nieuw beleid.

´Samen met vrijwillige medewerkers leren wij de toekomst lezen!´

Hoofdstuk 1:

Uitgangspunten voor inzet vrijwillige

medewerkers binnen Bibliotheek Oosterschelde

1.1 Waarom samenwerken met vrijwillige medewerkers?

De visie en missie van Bibliotheek Oosterschelde vormen het fundament voor alle beleid en handelen van de organisatie en haar medewerkers. Voor de Bibliotheek Oosterschelde zijn die als volgt geformuleerd: De visie

De bibliotheek levert als onafhankelijk instituut een bijdrage aan de persoonlijke ontwikkeling van mensen, zodat zij optimaal kunnen functioneren als burger in de alsmaar complexer wordende informatiemaatschappij. De bibliotheek stimuleert DENKKRACHT die onmisbaar is in een kenniseconomie waarin steeds meer een beroep wordt gedaan op de eigen verantwoordelijkheid, zelfregie en zelfredzaamheid van burgers.

Zij doet dat door aanbod van informatie- en cultuurdragers en door het uitvoeren en ondersteunen

van activiteiten op het gebied van cultuur, informatie en educatie. Zij organiseert dit binnen het totale netwerk van openbare bibliotheken in nauwe samenwerking (co-creatie) met lokale organisaties en gebruikers. Op basis van deze visie wordt gekozen voor twee prioritaire beleidsdoelen: 1) Taalstimulering, leesbevordering en mediawijsheid met primaire aandacht voor de jeugd 2) Digitaal en fysiek toegang bieden tot een breed aanbod van media en cultuuruitingen in en

vanuit hoogwaardige bibliotheekvestigingen binnen de regio.

Bij het realiseren van deze visie zijn de organisatiewaarden een richtsnoer voor het handelen van organisatie en medewerkers. De Bibliotheek Oosterschelde heeft haar waarden als volgt benoemd:

De organisatiewaarden: • Verbinding (gemeenschap/samenleving, relaties, omgevingsbewust, samenwerken) • Kwaliteit (professioneel, vakbekwaam, betrouwbaar en efficiënt) • Open (uitnodigend, creatief, creëren, maatwerk, dienstbaar)

• Ontwikkeling (groei, leren, verantwoordelijk en zelfbewust) De veranderingen die plaatsvinden in het bibliotheekwerk zorgen er voor dat in het primaire proces

meer verantwoordelijkheden komen te liggen bij vrijwillige medewerkers; de betaalde medewerker is juist ondersteunend aan de vrijwillige medewerkers. Het uitgangspunt is dat vrijwillige medewerkers een geheel eigen, zelfstandige bijdrage aan de uitvoering van het bibliotheekwerk kunnen leveren en dat zij hun werk zo veel mogelijk autonoom kunnen uitvoeren. Dit betekent dat de organisatie groeit naar een organisatie met ondersteuning door betaalde medewerkers. Betaalde medewerkers schuiven ook door naar nieuwe functies, waarvoor beroepsgerichte

kwalificaties nodig. Daarbij krijgen zij een steeds meer voorwaardenscheppende, ondersteunende en coördinerende rol naar vrijwillige medewerkers. Het is hierbij van belang om de taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen betaalde en vrijwillige medewerkers duidelijk te maken.

Vrijwillige medewerkers verantwoordelijk

primair proces

Betaalde medewerkers verantwoordelijk primair proces

Organisatie met uitsluitend vrijwillige medewerkers

Organisatie met ondersteuning van betaalde medewerkers

Organisatie met ondersteuning van vrijwillige medewerkers

Organisatie met uitsluitend betaalde medewerkers

1.2 Wat betekent dit voor vaste medewerkers en vrijwillige

medewerkers?

Bij Bibliotheek Oosterschelde stralen wij uit dat vrijwillige medewerkers van harte welkom zijn. Dat we hen belangrijk vinden, omdat ze bijdragen aan onze strategie en doelstellingen. We zien en

behandelen hen als gelijkwaardige samenwerkingspartners.

Er wordt gezorgd voor goede randvoorwaarden voor vrijwillige medewerkers, voor ondersteuning, scholing, een goede teamgeest en workspirit. Omdat er vanuit deze overwegingen wordt gewerkt met vrijwillige medewerkers wordt er aan enkele betaalde medewerkers de rol van coördinator vrijwillige medewerkers toebedeeld. Het werken met een toenemend aantal vrijwillige

medewerkers heeft hoe dan ook impact op de wijze waarop het werk georganiseerd wordt, de onderlinge verhoudingen en de cultuur in de organisatie.

Per activiteit en per locatie/gemeente kan de rol ten aanzien van vrijwillige medewerkers voor

Bibliotheek Oosterschelde verschillen: in sommige gevallen zullen we vrijwillige medewerkers zelf

in “beheer” hebben, waarbij de betaalde medewerker zorgdraagt voor coördinatie van kwantitatieve en kwalitatieve inzet, begeleiding en het scheppen van goede randvoorwaarden. In andere gevallen zullen samenwerkingspartners hiervoor zorgdragen, in dat geval ligt het accent meer op coördinatie van de betreffende activiteit en hebben we met name een faciliterende rol door het beschikbaar stellen van onze locatie. In het algemeen kan gesteld worden dat de rol van de betaalde medewerker in de samenwerking met vrijwillige medewerkers meer in het teken staat van aansturing, coördinatie, begeleiding en het scheppen van goede randvoorwaarden.

Dat betekent dat we er ook voor gaan zorgen dat de inzet van vrijwillige medewerkers geïntegreerd raakt in de manier van werken binnen Bibliotheek Oosterschelde. Het is daarom van belang dat het management continue zorgt dat medewerkers deze veranderingen zien in het licht van de nieuwe strategie en deze blijven uitleggen, zodat ook

medewerkers die gehecht zijn aan hun huidige werkzaamheden in de klassieke bibliotheek open staan om aan de nieuwe programmabibliotheek een goede bijdrage te (gaan) leveren.

Juist omdat een salaris bij vrijwillige medewerkers ontbreekt, is een goede samenwerking in combinatie met de waarborg voor goede voorwaarden waaronder het werk verricht wordt, de waardering voor de prestatie en ondersteuning in het werk noodzakelijk. Dit vraagt een andere

benadering. Het vereist ook andere vormen van beloning en waardering, en van ‘regels’ over rechten en plichten. Vrijwillige medewerkers worden sowieso anders beloond dan betaalde medewerkers. Zij ervaren dat zelf ook. Zij maken op een andere manier de balans op, of hun vrijwillige bijdrage aan de bibliotheek hen voldoende oplevert.

Hoofdstuk 2:

Hoe gaan we werken met vrijwillige medewerkers

Aan de uitgangspunten die in hoofdstuk 1 geformuleerd zijn, wordt een uitvoeringsplan gekoppeld. Het is immers de bedoeling dat dit beleid ten aanzien van vrijwillige medewerkers toegepast zal gaan worden door alle bibliotheken en Bieb in de buurt punten binnen de 6 gemeenten. Het uitvoeringsprogramma biedt de organisatie verdere concretisering van het beleid en handvatten ten behoeve van de uitvoering van dit beleid.

2.1 Typen vrijwilligers

Het uitvoeringsprogramma richt zich vooral op vrijwillige medewerkers die zich langere tijd en/of

structureel voor ons inzetten en niet op vrijwillige medewerkers die zeen eenmalige of kortdurende taak verrichten. Wel komt die laatste groep ook voor reiskostenvergoeding in aanmerking en ontvangen zij na aanmelding een welkomstpakket. Aanmelding moet in verband met de

registratieplicht in het kader van de verzekering tegen ongevallen. Dit kan via de ‘overeenkomst samenwerking vrijwillige medewerkers’ die hiervoor beschikbaar is (zie bijlage 6).

Er zijn grofweg 3 types vrijwillige medewerkers die werkzaamheden bij Bibliotheek Oosterschelde (zullen gaan) verrichten, en waarbij met de werving rekening gehouden kan worden.

De traditionele of ook wel ‘gebonden’ vrijwillige medewerker: deze vrijwillige medewerker is zeer gemotiveerd voor het verrichten van vaste taken, doorgaans in de directe dienstverlening, veelal ook op vaste tijden. Deze vrijwillige medewerker bindt zich graag voor langere tijd aan de organisatie.

De geleide vrijwillige medewerker: dit is de vrijwillige medewerker die binnen een gegeven kader,

vrijwillig of min of meer verplicht, vrijwilligerswerk verricht. Bijvoorbeeld als tegenprestatie voor een bijstandsuitkering of anderszins door de overheid als ‘niet-actieven’ aangemerkte burgers. Het kan ook om cliënten van een zorginstelling gaan, die als dagbesteding vrijwilligerswerk verrichten.

De geïnteresseerde, of ook wel geboeide, vrijwillige medewerker: deze vrijwillige medewerker zal zich niet voor langere tijd willen binden aan de Bibliotheek of een andere organisatie. Zij willen hun kennis en competenties voor kortere tijd beschikbaar stellen en handelen daarbij veel vanuit een

persoonlijke drijfveer. Het gaat om mensen in verschillende levensfasen en dat heeft grote invloed op hun keuzes: actieve senioren, die van hun verworven vrijheid genieten, jonge mensen die werkervaring willen opdoen of uit interesse naast hun studie of werk kortdurende klussen uitvoeren, geslaagde midlifers die zich naast hun werk nuttig willen maken voor meer kwetsbare medeburgers. Zij voeren concrete klussen uit, passend bij de persoonlijke belangstelling en/of kennis.

De eerste is met name interessant voor de vervulling van de rol van gastvrouw/gastheer. De laatste is een interessante groep voor Bibliotheek Oosterschelde omdat zij rechtstreekse lijnen hebben met andere doelgroepen en sociale netwerken en zo een bijdrage kunnen leveren aan het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Een combinatie van beide typen is ook denkbaar.

De focus bij werving ligt in eerste instantie op de geïnteresseerde vrijwillige medewerker en de

traditionele vrijwillige medewerker of een combinatie van deze twee. Mochten zich kansen en mogelijkheden voordoen op de inzet van de geleide vrijwillige medewerker dan zullen we deze benutten.

2.2 Werving & selectie

Bibliotheek Oosterschelde ziet werving als een belangrijk onderdeel van het borgen van de

kwalitatieve en kwantitatieve inzet van vrijwillige medewerkers. In het uitvoeringsprogramma is uitgangspunt dat er op lokaal niveau (per locatie/gemeente) een wervingsplan wordt opgesteld en uitgevoerd. Dit kan naar aanleiding van een op te zetten activiteit of naar aanleiding van de behoefte van ondersteuning door vrijwillige medewerkers. Er kan hierbij ook terug worden gevallen op de profielen die als bijlage zijn toegevoegd.

2.2.1 Bepalen van kennen, kunnen, doen, middelen, doelgroep Bij de werving is het zinvol op voorhand te beschrijven wat iemand moet kunnen en kennen, welke randvoorwaarden er nodig zijn en met welke doelgroep hij/zij wil gaan werken. Op basis van gewenste resultaten, kan de vrijwillige medewerker gerichter worden aangestuurd en weten

vrijwillige medewerkers beter wat er van hen verwacht wordt. Op basis hiervan worden lokaal vacatureteksten opgesteld.

Doel van Bibliotheek Oosterschelde is om een afspiegeling van de Zeeuwse bevolking binnen te halen, waarbij een diversiteit aan kennis, ervaring en doelgroepen vertegenwoordigd is. Dit betekent voor de werving dat we onze middelen hiertoe optimaal inzetten. Om verschillende doelgroepen te bereiken en om onze vacatureteksten zoveel mogelijk te verspreiden, gaan we (ook) werven:

via onze website www.bibliotheekoosterschelde.nl; hierop plaatsen we alle vacatures; via de vacaturebank van de gemeentelijke vrijwilligerscentrale/steunpunten, contacten hiertoe

worden op lokaal/gemeente niveau gelegd, via social media (Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, enz.), dit zal met name lokaal

verspreid worden, omdat we vrijwillige medewerkers willen werven die zo dicht mogelijk bij de betreffende locatie wonen,

tijdens(publieks)activiteiten.

Uitgangspunt hierbij is: experimenteer en leer wat per locatie de beste manier is van werven, leren door te doen! Verspreid de vacaturetekst (lokaal) zoveel mogelijk en via zoveel mogelijk netwerken. Werven doe je niet alleen, dat doe je samen!

Kennen Over welke kennis moet de vrijwillige medewerker beschikken om zijn werkzaamheden te kunnen verrichten

Bijv - Brede algemene

ontwikkeling of juist meer specifiek

- Kennis van digitale systemen

- etc

Kunnen Over welke vaardigheden moet de vrijwillige medewerker beschikken om zijn werkzaamheden te kunnen verrichten

- Kunnen omgaan met computers

- Goede sociale vaardigheden

- Netwerken

- etc

Doen Hoe moet de vrijwillige medewerker zich gedragen

- Klantgerichte houding - Proactief zijn - Initiatief tonen - Gedrag wat past bij de

kernwaarden van de organisatie

Middelen Over welke middelen moet de vrijwillige medewerker beschikken om zijn werkzaamheden te kunnen verrichten

- beschikking over PC - goede werkplek - etc

Doelgroep Met welke doelgroep gaat de vrijwillige medewerker werken

- bv kinderen en ouderen

In de wijze van communicatie en het opstellen van vacatureteksten is het van belang dat mensen

benaderd worden op hun kennis, ervaring, passie en achterliggende motivatie, zodat wensen en verwachtingen van de organisatie hierop kunnen worden afgestemd. Coördinatoren (vrijwillige medewerkers) zullen dit i.s.m. de afdeling PR borgen. Het is mogelijk dat Bibliotheek Oosterschelde heeft vastgesteld dat er een bepaalde training gevolgd moet worden die noodzakelijk is voor goede uitvoering van de werkzaamheden is. In dit geval stellen we dit als voorwaarde en is het goed om de benodigde tijdsinvestering te benoemen

in de vacaturetekst.

2.2.2 Het samenwerkingsgesprek/intake Het voeren van een samenwerkingsgesprek heeft als doel te beoordelen of de vrijwillige medewerker past bij Bibliotheek Oosterschelde en of het werk wat hij gaan zal verrichten wel bij hem past. Het is aan de organisatie om te beoordelen of de wensen en verwachtingen bij elkaar

aansluiten.

Bij dit eerste gesprek is het van belang om motieven, interesses, kennis en kunde van de vrijwillige medewerker in beeld te brengen, het is een belangrijke voorwaarde voor een positieve

samenwerking. (zie bijlage 7)

2.2.3 Motieven Vrijwillige medewerkers kunnen bijvoorbeeld de volgende motieven hebben:

• erkenning en waardering • het gevoel maatschappelijk een bijdrage te leveren

• de wens werkervaring op te doen • nieuwe vaardigheden aanleren, talenten ontwikkelen • behoefte hebben aan persoonlijke ontwikkeling • de kans op betaald werk vergroten • iets voor anderen willen betekenen

• behoefte aan sociale contacten (met gelijkgestemden) • uitbreiding netwerk • een hobby of interesse tot nut maken of gewoon iets leuks willen doen • als aantekening op een CV • iets aan een ander willen overbrengen

2.3 Introductie & proeftijd 2.3.1 Introductie

Een duidelijk, afgestemd en vastgelegd vertrekpunt bij aanname straalt professionaliteit, deskundigheid en gelijkwaardigheid uit. Het zorgt voor grotere binding met en betrokkenheid bij Bibliotheek Oosterschelde. Uitgangspunt is dat afspraken die betrekking hebben op de visie, werkwijze, taken, proefperiode, opzegtermijn, inzet aantal uren, werkomstandigheden enz. worden

bevestigd en schriftelijk vastgelegd, Onder werkomstandigheden worden verstaan: werktijden, begeleiding, verzekeringen en eventuele vergoedingen. De overeenkomst samenwerking vrijwillige medewerker is als bijlage 6 toegevoegd.

Samen met de overeenkomst ontvangt een nieuwe vrijwillige medewerker een welkomstpakket. Dit wordt verstuurd door het secretariaat of overhandigd door de leidinggevende.

Nadat de overeenkomst is opgemaakt en ondertekend, kan de vrijwillige medewerker in principe aan de slag.

De eerste stap is een introductie op basis van een inwerkprogramma. Hieraan wordt lokaal vorm

gegeven. Het inwerkprogramma bestaat uit een aantal vaste elementen op basis van de rol die de vrijwillige medewerker gaat vervullen zoals een kennismaking met de locatie, met de werkzaamheden en met de andere medewerkers. Uitgangspunt hierbij is dat er een eerste aanspreekpunt wordt toegewezen.

Het inwerkprogramma is afhankelijk van de rol en taken van de vrijwillige medewerker, zoals een instructie van systemen, of aandacht voor interactief voorlezen, of een training voor het begeleiden van een training/cursus/workshop in het kader van activiteit rondom het bevorderen van mediawijsheid en digitale vaardigheid van onze burgers.

2.3.2 Proeftijd Iedere vrijwillige medewerker bij Bibliotheek Oosterschelde start met een proeftijd. De duur van de proeftijd is 2 maanden. De proefperiode is bedoeld om de vrijwillige medewerker wegwijs te maken in de bibliotheek en zijn taken en dient als proefperiode voor geschiktheid voor de functie. Na deze periode kunnen zowel de vrijwillige medewerker als Bibliotheek Oosterschelde besluiten de samenwerking voort te zetten of te beëindigen. Bij het voortzetten van de samenwerking wordt er een overeenkomst opgesteld en ondertekend

door de vrijwillige medewerker én diens verantwoordelijke. Indien van toepassing dient na de

proefperiode ook een VOG geleverd te worden.

2.3.3 Geheimhouding

De vrijwillige medewerker is zowel tijdens als na de samenwerking geheimhouding verplicht ten aanzien van alle gegevens en bijzonderheden met betrekking tot bedrijfsaangelegenheden, die

hem of haar op welke wijze dan ook bekend geworden zijn (dit wordt opgenomen in de overeenkomst met de vrijwillige medewerker).

2.4 Begeleiding van vrijwillige medewerkers

2.4.1 Evaluatie Bij Bibliotheek Oosterschelde vinden we goede begeleiding belangrijk voor het binden en vasthouden van vrijwillige medewerkers. Het zorgt voor blijvende afstemming van en feedback op wensen en verwachtingen over en weer en we kunnen blijven sturen op motivatie.

Het streven is om eenmaal per jaar een evaluatiegesprek te voeren. In het evaluatiegesprek (zie

bijlage 8, 9) komen o.a. de volgende punten aan de orde: - Mening en ervaringen m.b.t. het werk - Communicatie en informatie - Ondersteuning - Samenwerking

- Interesses en expertise - Scholing- en ontwikkelingswensen

Er wordt een begeleider/contactpersoon aangewezen voor vragen rondom coördinatie en

randvoorwaarden in het werk. Ook met vragen rondom samenwerking met collega’s en de te verrichten werkzaamheden op de inhoud kunnen zij bij een aanspreekpunt terecht. Er is duidelijk

gecommuniceerd en afgesproken bij wie de vrijwillige medewerker terecht kan voor welke vragen. Het is hen bijvoorbeeld ook duidelijk bij wie ze zich kunnen ziekmelden en aan wie zij dit doorgeven.

2.4.2 Communicatie, scholing en overleg

Bibliotheek Oosterschelde informeert de vrijwillige medewerkers over activiteiten, acties of ontwikkelingen in de organisatie door middel van een digitale nieuwsbrief.

De vrijwillige medewerkers worden gestimuleerd om deel te nemen aan (scholings-)bijeenkomsten en overleggen. Zo blijven zij ook geïnformeerd over onze recente ontwikkelingen en activiteiten.

2.4.3 Beëindiging en vertrek

Tijdens het evaluatiegesprek bespreken de leidinggevende en de vrijwillige medewerker de

samenwerking. Het biedt de vrijwillige medewerker de kans om aandachtspunten te bespreken en vormt voor de partijen het fundament voor het wel of niet verlengen van de samenwerking. Wanneer uit twee evaluatiegesprekken blijkt dat wensen, motivatie en verwachtingen niet langer op elkaar aansluiten, dan kan dit leiden tot de conclusie om de samenwerking te beëindigen.

Er wordt waarde gehecht aan het geven van aandacht wanneer vrijwillige medewerkers afscheid nemen. Vrijwillige medewerkers waarvan op een goede manier afscheid wordt genomen, worden goede ambassadeurs voor de organisatie. Persoonlijke aandacht bij vertrek is belangrijk.

Bij tussentijdse beëindiging geldt een opzegtermijn van 1 maand, (tenzij er sprake is van een dringende reden), zodat Bibliotheek Oosterschelde in staat is een nieuwe vrijwillige medewerker te werven en in te werken. Daarbij wordt rekening gehouden met de individuele redenen van de vrijwillige medewerker. Bibliotheek Oosterschelde zal bij het structureel niet nakomen van afspraken over de werkzaamheden waar de vrijwillige medewerker zich verplicht voor heeft

gesteld, de samenwerking beëindigen.

Een en ander is opgenomen in de overeenkomst die wordt afgesloten met de vrijwillige

medewerker.

2.5 Beloning en waardering

Vrijwillige medewerkers ontvangen doorgaans geen betaling voor hun activiteiten. Voor elke

medewerker geldt dat belangstelling en waardering voor de persoon en het werk als een vorm van beloning wordt ervaren. Vrijwillige medewerkers moeten het hebben van hun inzet en motivatie, niet van een goede betaling of een prima rechtspositie. Juist omdat een salaris ontbreekt, hanteert Bibliotheek Oosterschelde het standpunt dat een goede samenwerking in combinatie met prettige ‘arbeidsvoorwaarden’ voor vrijwillige medewerkers belangrijk is. Vrijwillige medewerkers zijn geen personeelsleden met een arbeidsovereenkomst. Er zijn voor hen geen wettelijke regelingen, die er voor beroepsmedewerkers wel zijn. Afspraken voor hen liggen vast in deze beleidsnotitie.

2.5.1 Attenties bij bijzondere gelegenheden Voor bijzondere gelegenheden worden, voor zover mogelijk, dezelfde richtlijnen gehanteerd als voor betaalde medewerkers. Uitzonderingen worden met de coördinator vrijwilligerswerk besproken.

2.5.2 Vergoeding

Afhankelijk van de werkzaamheden worden er met de vrijwillige medewerkers afspraken gemaakt

over vergoeding van onkosten. Veelal zullen dit reiskosten zijn, gemaakt om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dit geldt alleen wanneer hier vooraf afspraken zijn gemaakt met de coördinator

(vrijwillige medewerkerswerk) op lokaal niveau. Hierbij wordt maximaal de fiscaal onbelaste vergoeding gegeven (€ 0,19 anno 2018). Het betreffen reiskosten:

- ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden (op verzoek van Bibliotheek Oosterschelde);

- ten behoeve van deskundigheidsbevordering georganiseerd door Bibliotheek Oosterschelde

buiten de woonplaats; - ten behoeve van woon-werkverkeer

Declaraties kunnen worden ingediend bij het eerste aanspreekpunt van de vrijwillige medewerker met behulp van het daarvoor bestemde declaratieformulier (zie bijlage 10).

2.5.3 Verzekeringen Alle gemeenten kennen een vrijwillige medewerkersverzekering die geldt voor alle in de gemeente werkzame vrijwillige medewerkers.

Bibliotheek Oosterschelde draagt zorg voor centrale registratie van vrijwillige medewerkers om aan de registratieplicht die de verzekering stelt te voldoen. Daarom is het van belang dat het

aanmeldingsformulier zo spoedig mogelijk naar het secretariaat wordt verstuurd, zodat de benodigde gegevens aantoonbaar zijn.

2.5.4 Ziektekostenverzekering Vrijwilligers kunnen gebruik maken van de collectiviteitskorting via de brancheorganisatie VOB.

2.5.5 Gratis lidmaatschap Wanneer na de proeftijd besloten wordt de samenwerking voor te zetten, dan ontvangt de vrijwillige medewerker een gratis abonnement. Dit is voor de duur van de samenwerking.

Bijlages:

1. Vrijwillige medewerkers en gebruik sociale media

2. Vrijwillige medewerkers Arbo-wetgeving

3. Vrijwillige medewerkers en de CAO

4. Vrijwillige medewerkers en Verklaring omtrent gedrag (VOG)

5. Profielen vrijwillige medewerkers

Profiel vrijwillige medewerker bij Bibliotheek Oosterschelde Profiel vrijwillige medewerker gastvrouw Profiel vrijwillige medewerker bibliotheek aan huis

Profiel vrijwillige medewerker taal als basis en plezier in lezen

Profiel vrijwillige medewerker Voorlees Express (voorlezers en coördinatoren) Profiel vrijwillige medewerker mediawijsheid en digitale vaardigheden Profiel vrijwillige medewerker taal(vaardigheden)

6. Overeenkomst samenwerking vrijwillige medewerker 7. Leidraad intakegesprek

8. Leidraad evaluatiegesprek na proefperiode 2 maanden 9. Leidraad evaluatiegesprek (minimaal eenmaal per jaar)

10. Declaratieformulier reiskostenvergoeding

Bijlage 1:

Vrijwillige medewerkers en gebruik social media Bibliotheek Oosterschelde heeft een regeling voor het werken en gebruiken van social media. Deze

regeling geldt ook voor vrijwillige medewerkers. De regeling is opvraagbaar bij de coördinator vrijwilligerswerk.

Bijlage 2:

Vrijwillige medewerkers en de Arbowetgeving

Bibliotheek Oosterschelde heeft een zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van zowel betaalde als vrijwillige medewerkers. Bibliotheek Oosterschelde heeft een vastgesteld arbobeleid en dit geldt dus ook voor vrijwillige medewerkers. De regeling is opvraagbaar bij de coördinator vrijwilligerswerk.

Bijlage 3: Vrijwillige medewerkers en de CAO In de CAO Openbare Bibliotheken 2015 – 2019 wordt vrijwilligerswerk in de bibliotheken als volgt

juridisch ingekaderd en afgebakend (artikel 48): Volgens de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen heeft een openbare bibliotheek in ieder geval vijf functies. Deze functies worden ingevuld door een professionele organisatie. De professionele organisatie staat voor de invulling, continuïteit en doorontwikkeling van deze vijf functies.

1. In een organisatie die valt onder de werkingssfeer van deze cao blijft de inzet van vrijwillige medewerkers beperkt tot een aanvulling op de professionele organisatie. Iedere organisatie heeft daarop gericht beleid.

2. Met inachtneming van de WOR overlegt de werkgever met de

ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging over het vrijwillige medewerkersbeleid en over welk deel van de dienstverlening door vrijwillige medewerkers uitgevoerd kan worden. Dit wordt jaarlijks geëvalueerd met de ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging.

3. De inzet van vrijwillige medewerkers gebeurt onder supervisie en met ondersteuning van de professionele organisatie. De inzet van vrijwillige medewerkers gaat niet ten koste van de betaalde formatie van de professionele organisatie.

4. Het gestelde in de leden 1 tot en met 3 geldt ook voor de inzet van vrijwillige medewerkers toegewezen door de subsidiërende overheid.

Door middel van dit document toont de Bibliotheek Oosterschelde aan hoe zij zich conformeert aan deze CAO-afspraak.

Bijlage 4:

Vrijwillige medewerkers en Verklaring omtrent gedrag (VOG) Aan (nieuwe) vrijwillige medewerkers die werken met minderjarigen of mensen met een

verstandelijke beperking worden eisen gesteld op het gebied van veiligheid. Met de VOG wordt door het Ministerie van Justitie nagegaan of de aanvrager strafbare feiten heeft gepleegd die een risico kunnen vormen voor de functie of taken waarvoor de verklaring wordt aangevraagd. Hierbij valt met name te denken aan preventie op het gebied van (seksueel) misbruik. Mogelijk kan Bibliotheek Oosterschelde een Verklaring omtrent gedrag vragen aan de vrijwillige medewerker.

Bijlage 5: VOORBEELD PROFIELEN

Profiel vrijwillige medewerker gastvrouw/–heer

Doel De gastvrouw/-heer draagt bij aan een optimale dienstverlening voor onze klant door eerste

aanspreekpunt en ons visitekaartje te zijn en door mede zorg te dragen voor een prettige en toegankelijke sfeer op de locatie. Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde

inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit.

In- en externe contacten Contacten met bezoekers en leden door hen ontvangen en te woord staan. Contacten met bibliotheekmedewerkers voor het ontvangen van informatie, instructie en begeleiding.

Werkzaamheden Zie opsomming van voorbeelden volgende pagina. Bij deze opsomming kunnen werkzaamheden mogelijk aangevuld, dan wel geschrapt worden. Persoonskenmerken De bibliotheek selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme,

motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen. Daarbij voelt de vrijwillige medewerker aansluiting bij de kernwaarden van Bibliotheek Oosterschelde: klantgericht, resultaatgericht, samenwerken, leervermogen en persoonlijke groei. Beschikt daarnaast over de competenties:

representatief

communicatief klantgericht Hij/zij: is digitaal vaardig en heeft (basis)kennis van internet en nieuwe media is goed bereikbaar via mail en telefoon

is bereid om zich minimaal 1 dagdeel per week in te zetten Rol Gastvrouw/-heer

Mogelijke werkzaamheden als gastvrouw/-heer Bij deze opsomming kunnen werkzaamheden mogelijk aangevuld, dan wel geschrapt worden. ontvangen/begroeten van de bezoekers en hun wegwijsvragen beantwoorden waar nodig voorlichting geven over zelfservice apparaten (computers, software, printers)

attenderen van gebruikers op de mogelijkheden van de dienstverlening en wijzen op de activiteitenagenda

het verzorgen van de presentatie van materialen en displays beantwoorden van (huishoudelijke) vragen zorgdragen voor een representatieve bibliotheek opruimen en controleren van de collectie voorbereiden van en verwerken van het boekentransport en de reserveringen;

verrichten van kleine technische storingen inschakelen van deskundige bibliotheekmedewerker bij grotere technische storingen en andere

calamiteiten signaleren en terugkoppelen van verbeterpunten op grond van klantcontacten houden van toezicht (netheid, overlast)

waar nodig doorverwijzen naar/inschakelen van een bibliotheekmedewerker (helpdesk)

helpen bij voorbereiding en uitvoering t.b.v. een activiteit, zoals het in orde maken van de ruimte, het verzamelen en klaarleggen informatiemateriaal (folders, boeken, dvd’s) en het aansluiten van de apparatuur

deelnemers/gasten van de activiteit ontvangen en hen voorzien van koffie of thee deelnemers/gasten wijzen op het aanwezige informatiemateriaal afscheid nemen van de bezoeker door hen te bedanken en uit te leiden opruimen van de ruimte zoals stoelen terugzetten, kopjes en glazen opruimen, apparatuur

uitschakelen en materiaal verzamelen

Profiel vrijwillige medewerker Bibliotheek aan huis

Doel Bibliotheek Oosterschelde verzorgt de dienst “Bibliotheek aan huis” waarbij vrijwillige medewerkers bibliotheekmaterialen bezorgen. De vrijwillige medewerker draagt bij aan een optimale dienstverlening voor onze klant door conform de afspraken met deze klant, zorg te dragen voor het

halen en brengen van de materialen.

Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van

Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit. De vrijwillige medewerker gaat gedurende de proeftijd samen met een bibliotheekmedewerker naar de klant thuis. In- en externe contacten

Contact met klanten (verschillende doelgroepen) voor het bezorgen van bibliotheek materialen.

Contact met bibliotheekmedewerkers voor het ontvangen van informatie, instructie en begeleiding. Werkzaamheden contact leggen met de klant en wensen en voorkeuren inventariseren aan huis bezorgen en retour nemen van bibliotheekmaterialen rapporteren aan coördinator / begeleider Bibliotheek Oosterschelde verantwoordelijk voor zijn/haar contact met de klant

zelfstandig afspraken inplannen en afspraken maken met de klant over de invulling van deze dienst

Persoonskenmerken Bibliotheek Oosterschelde selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme, motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen.

Daarbij voelt de vrijwillige medewerker aansluiting bij de kernwaarden van Bibliotheek Oosterschelde: klantgericht, resultaatgericht, samenwerken, leervermogen en persoonlijke groei.

Beschikt over de competenties: klantgericht organisatorisch vermogen zelfstandig

sociaal vaardig betrouwbaar representatief

Hij/zij:

is goed bereikbaar via mail en telefoon heeft beschikking over een vervoermiddel

Profiel vrijwillige medewerker facilitaire ondersteuning Doel De vrijwillige medewerker facilitaire ondersteuning draagt bij aan de uitvoering van inventaris- en

inrichtingswensen in de vestigingen en bij andere dienstverleningsvormen. Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde materialen

en ondersteuning en geeft duidelijke opdrachten aan de vrijwillige medewerker. Werkzaamheden hand- en spandiensten in de vestigingen

Persoonskenmerken Bibliotheek Oosterschelde selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme, motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen. Beschikt over de competenties:

flexibel betrouwbaar sociaal vaardig representatief doe-het-zelver zelfstandig

Hij/zij: is goed bereikbaar via mail en telefoon

heeft beschikking over een vervoermiddel

Rol:

Ondersteuner

Profiel vrijwillige medewerker voorlezer bij de

Voorleesexpress Doel Bibliotheek Oosterschelde verzorgt voorleesprojecten voor verschillende leeftijden en doelgroepen op verschillende locaties. De vrijwillige medewerker bij de Voorleesexpress draagt bij aan het bevorderen van lezen en leesplezier door het verzorgen van een voorleesmoment bij gezinnen thuis.

Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit.

In- en externe contacten Contact met de doelgroep voor het voorlezen bij gezinnen met kinderen van 2 tot 8 jaar.

Contact met bibliotheekmedewerkers voor het ontvangen van informatie, (coördinatie van)

instructie ten behoeve van het voorleesmoment.

Werkzaamheden

zorgdragen voor het opbouwen van een band met gezinnen overbrengen van enthousiasme voor het voorlezen over en het verbinden van gezinnen met de

doelstellingen van de Voorleesexpress deelnemen aan overleggen/bijeenkomsten in het kader van deskundigheidsbevordering rapporteren aan coördinator over gang van zaken signaleren naar de coördinator wanneer gezinnen extra en/of andere aandacht behoeven

Persoonskenmerken

De bibliotheek selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme, motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen. Daarbij voelt de vrijwillige medewerker aansluiting bij de kernwaarden van Bibliotheek Oosterschelde: klantgericht, resultaatgericht, samenwerken, leervermogen en persoonlijke groei.

Beschikt over de competenties: flexibel

betrouwbaar communicatief affiniteit met kinderen sociaal vaardig kennis van de multiculturele samenleving representatief

Hij/zij: Heeft een goede beheersing van de Nederlandse taal heeft een representatief voorkomen heeft affiniteit met voorlezen en de doelgroep (kinderen 2-8 jaar) is goed bereikbaar via mail en telefoon is bekend met het voorleesritueel, enthousiast over boeken

is bereid kennis op te doen (Reader van Voorlezers), training interactief lezen minimaal inzetbaar: 20 weken, 1 uur per week bij een gezin thuis + ½ uur voorbereiding per

week is minimaal 18 jaar

Rol:

Voorlezer, helper/ondersteuner/begeleider/ouder(e)

Vrijwillige medewerker mediawijsheid & digitale

vaardigheden Doel Bibliotheek Oosterschelde verzorgt voor klanten en klantgroepen workshops/trainingen en inloopspreekuren voor bevordering van kennis omtrent mediawijsheid en digitale vaardigheden. De vrijwillige medewerker draagt bij aan het bevorderen van deze kennis door te ondersteunen bij het aanleren van deze vaardigheden.

Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit.

In- en externe contacten Contact met klanten voor groepsgewijze of individuele begeleiding tijdens training/workshop. Contact met bibliotheekmedewerkers voor het ontvangen van informatie, instructie en begeleiding.

Werkzaamheden ondersteunen bij het aanleren van digitale vaardigheden

begeleiden van individuen of een (kleine) groep signaleren en terugkoppelen klantwens t.a.v. de trainingen

Persoonskenmerken De bibliotheek selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme, motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen. Daarbij voelt de vrijwillige medewerker aansluiting bij de kernwaarden van Bibliotheek Oosterschelde:

klantgericht, resultaatgericht, samenwerken, leervermogen en persoonlijke groei. Beschikt over de competenties: communicatief zelfstandig geduldig

sociaal vaardig

kennis van de multiculturele samenleving

Hij/zij: heeft didactisch vaardigen is digitaal vaardig, (basis)kennis van internet en nieuwe media representatief

Rol Begeleider

Profiel vrijwillige medewerker taal (vaardigheden) Doel Bibliotheek Oosterschelde verzorgt individuele begeleiding en inloopspreekuren voor volwassenen die beter willen lezen en schrijven. De vrijwillige medewerker taal draagt bij aan kennisbevordering van lezen en schrijven van de Nederlandse taal door (te ondersteunen bij) het aanleren van

vaardigheden. De vrijwillige medewerker adviseert over een passend taaltraject van taalvragers. Positionering Plaats in de organisatie De vrijwillige medewerker verricht zijn/haar werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van Bibliotheek Oosterschelde. De organisatie zorgt voor (de coördinatie van) de benodigde

inhoudelijke deskundigheid en professionaliteit. In- en externe contacten Contact met klanten voor groepsgewijze of individuele begeleiding tijdens workshop/training.

Contact met bibliotheekmedewerkers voor het ontvangen informatie, instructie en begeleiding. Werkzaamheden

ondersteunen bij het aanleren van vaardigheden m.b.t. taal begeleiden van individuen of een (kleine) groep signaleren en terugkoppelen klantwens t.a.v. de trainingen adviseren over taalaanbod voor taalvragers Persoonskenmerken De bibliotheek selecteert vrijwillige medewerkers op basis van de volgende punten: enthousiasme,

motivatie, bereidheid om te leren en om ervaring en kennis op te doen en te delen. Daarbij voelt de vrijwillige medewerker aansluiting bij de kernwaarden van Bibliotheek Oosterschelde: klantgericht, resultaatgericht, samenwerken, leervermogen en persoonlijke groei. Beschikt over de competenties: communicatief

zelfstandig

geduld sociaal vaardig kennis van multiculturele samenleving representatief

Hij/zij:

heeft didactisch vaardigheden is digitaal vaardig, (basis)kennis van internet, nieuwe media enz. representatief Rol Begeleider, ondersteuner

Bijlage 6

Overeenkomst samenwerking

vrijwillige medewerkers

Ondergetekenden:

1. Bibliotheek Oosterschelde,

vertegenwoordigd door ………………………………… , in de functie van…………………

hierna te noemen organisatie

2. De heer/mevrouw (naam) ………………

geboren op (datum en plaats) ………………

nationaliteit: Nederlandse

wonende te (woonplaats) ………………

hierna te noemen vrijwillige medewerker

komen als volgt overeen:

1 |Werkzaamheden

De vrijwillige medewerker verricht met ingang van ………………. werkzaamheden voor Bibliotheek

Oosterschelde als vrijwillige medewerker in de functie van ……………………….

Werkzaamheden/taken:

(kopie meegeven van het profiel betreffende het type vrijwilliger)

2 |Werktijden

De vrijwillige medewerker en de organisatie stellen in overleg vast welke dagen, uren en tijden de

vrijwillige medewerker werkzaam is. Bij aanvang werkwerkzaamheden, zal de inzet …… uur per

week zijn.

3 |Wederzijdse verplichtingen

De organisatie zorgt voor:

zorgvuldige introductie in het vrijwillige medewerkerswerk;

goede begeleiding en evaluatie;

deskundigheidsbevordering en informatie over bibliotheekontwikkelingen;

verzekering voor ongevallen tijdens de werkzaamheden;

attenties bij bijzondere gelegenheden;

gratis bibliotheekabonnement (indien van toepassing);

dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor uitdrukkelijk omschreven en

gerechtvaardigde doeleinden en niet zomaar voor andere doeleinden (volgens de AVG);

bij beëindiging van de samenwerking verwijdert Bibliotheek Oosterschelde de

persoonsgegevens van de vrijwillige medewerker (volgens de AVG).

De organisatie verwacht van de vrijwillige medewerker dat hij/zij:

zich committeert aan de strategie en doelstellingen van Bibliotheek Oosterschelde;

zich houdt aan de afgesproken werktijden en werkzaamheden;

deelneemt aan door de organisatie georganiseerde overleggen voor vrijwillige

medewerkers;

bereid is scholing te volgen die door de organisatie noodzakelijk wordt geacht ten behoeve

van het uitoefenen van de werkzaamheden;

op de hoogte is van voorschriften van de organisatie;

de privacy respecteert van klanten van Bibliotheek Oosterschelde en zich maatschappelijk

verantwoord gedraagt;

desgewenst een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verstrekt aan de organisatie.

4 |Beloning en vergoeding

Hij/zij heeft recht op reiskostenvergoeding á 19 cent per km:

ten behoeve van woon-werkverkeer;

ten behoeve van het uitvoeren van de werkzaamheden op verzoek van Bibliotheek

Oosterschelde;

ten behoeve van deskundigheidsbevordering georganiseerd door Bibliotheek Oosterschelde

buiten de woonplaats.

5 |Duur en eind van de overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van een jaar/ (datum) . . - . . - . . . . tot

(datum) . . - . . - . . . . en wordt telkens, tenzij anders overeengekomen, stilzwijgend

verlengd voor de periode van een jaar.

De eerste twee maanden gelden als proefperiode, waarna beide partijen besluiten of de

overeenkomst wordt voortgezet.

Wanneer uit evaluatiegesprekken blijkt dat wensen, motivatie en verwachtingen niet langer op

elkaar aansluiten kan dit leiden tot beëindiging van de samenwerking.

Bij beëindiging wordt een opzegtermijn van een maand aangehouden. Alle partijen kunnen te

allen tijden in onderling overleg de overeenkomst beëindigen met inachtneming van deze

maand opzegtermijn. Directe beëindiging zonder opzegtermijn vindt plaats indien er sprake is

van een dringende reden.

Alle middelen die aan de vrijwillige medewerker voor invulling van de te verrichten taken ter

beschikking worden gesteld, worden bij beëindiging van de overeenkomst geretourneerd aan

de organisatie.

6 |Geheimhouding

De vrijwillige medewerker is zowel tijdens als na de samenwerking geheimhouding

verplicht ten aanzien van alle gegevens en bijzonderheden met betrekking tot

bedrijfsaangelegenheden en privacygegevens van klanten/bezoekers van Bibliotheek

Oosterschelde die hem of haar op welke wijze dan ook bekend geworden zijn.

7 |Aard van de overeenkomst

Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

De relatie tussen de organisatie en de vrijwillige medewerker is geen arbeidsverhouding in

de zin van het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen.

De vrijwillige medewerker is op basis van deze overeenkomst niet verzekerd voor de

gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.

8 |Overig

De vrijwillige medewerker verklaart alle relevante informatie en persoonlijke gegevens (hieronder)

naar waarheid aan de organisatie te hebben verstrekt.

De bekostigende gemeenten hebben voor vrijwilligers in hun werkgebied een

aansprakelijkheidsverzekering en een collectieve ongevallen verzekering afgesloten.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend op…………………………

te …………………………………… ,

Namens de organisatie: De vrijwillige medewerker:

Bibliotheek Oosterschelde

De heer/mevrouw De heer/mevrouw

Functie:

BIJLAGE MET PERSOONLIJKE GEGEVENS VRIJWILLIGE MEDEWERKER:

Naam

Adres

Postcode / Woonplaats

Telefoon (vast/mobiel)

Geboortedatum

Mailadres

VOG (indien van toepassing)

Bijlage 7

Checklist intakegesprek vrijwillige medewerker

Hoe ben je bij ons terechtgekomen?

Website Bibliotheek Oosterschelde/vrijwilligerscentrale/social media: Facebook/Twitter/

LinkedIn/via-via (wie/hoe), anders nl…

Aanleiding (vacature) en motivatie bespreken. Indien vacature: activiteit en vrijwilligersrol

bespreken

Wat is je motivatie om bij Bibliotheek Oosterschelde/de bibliotheek te willen werken? Wat is de motivatie van je reactie op de vacature? Bijvoorbeeld:

• erkenning en waardering

• het gevoel maatschappelijk een bijdrage te leveren • de wens werkervaring op te doen • nieuwe vaardigheden aanleren, talenten ontwikkelen • behoefte hebben aan persoonlijke ontwikkeling • iets voor anderen willen betekenen • behoefte aan sociale contacten (met gelijkgestemden)

• uitbreiding netwerk • een hobby of interesse tot nut maken of gewoon iets leuks willen doen • als aantekening op een CV/ kans op betaald werk vergroten • iets aan een ander willen overbrengen

Wat zijn je verwachtingen? Wat is je ervaring op het gebied van (vrijwilligers)werk?

Waar ben je goed in (vaardigheden)? Wat zijn je interesses/hobby’s? Lees je? Welke boeken?

Wat is je achtergrond, welke opleidingen heb je gevolgd?

Beschikbaarheid dagen/dagdelen/aantal uur per week (vast of wisselend)

(periodes niet beschikbaar?)

Voor welke werkzaamheden heb je voorkeur (bij een meer algemeen oriënterend

gesprek):

gastvrouw/-heer, specifieke taken in de bibliotheek, begeleiden/aanleren: bij bevordering taal

en/of digivaardigheden/Taalcafé/Taalhuis/E-lab/Digisterker/ Voorlezer/Voorlezer bij de

Voorleesexpress (bij gezinnen thuis), 1- op 1 of groepsgewijs, anders…

VRAGEN MOTIVATIE/KENNIS/KUNDE/INTERESSES

Gevraagde (kern)competenties (zie bijlage competenties met voorbeeldvragen, hiervan kun je

een paar vragen uitkiezen):

flexibiliteit: kan zich effectief aanpassen aan de omstandigheden

klantgericht: speelt in op, komt tegemoet aan vragen, wensen, behoeften en belangen

van zowel interne als extern klanten

kwaliteitsbewust: is alert op de kwaliteit van het eigen handelen en communiceren en zich

bewust van de invloed hiervan op de kwaliteit van het team en de totale

organisatie

proactief: kaart zelf zaken aan, neemt initiatief, ziet werk liggen, pakt dit op en draagt

actief bij aan de verbetering van werkprocessen

resultaatgerichtheid: actief gericht zijn op het realiseren van de organisatie- en teamdoelen.

Bewaken van en rapporteren over de voortgang, kwaliteit en kosten

samenwerken: draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet van direct

persoonlijk belang is. Zet zich in om samen met anderen doelen te

bereiken.

zelfontwikkeling: wens en vermogen om verder te leren en te ontwikkelen ten behoeve van

een brede en blijvende inzetbaarheid

Andere competenties/vaardigheden (zie profielen)

communicatieve vaardigheden

didactische vaardigheden

betrouwbaarheid

zelfstandig

geduld

sociaal vaardig

digitaal vaardig

Overige vragen:

Bekend met internet? Bekend met computerwerk? Digitaal vaardig? Hoe en waarmee dan? (zie ook

competentie voorbeeldvragen).

Enthousiaste, open en vriendelijke houding?

Zelfstandig?

Goed bereikbaar via app, telefoon, mail?

Indien vereist/nodig: bereid om specifieke training te volgen, b.v. interactief voorlezen? Bereid tot

tijdsinvestering hierin?

Zijn er nog bijzonderheden om rekening mee te houden? (zijn deze van invloed op het werk)

Afspraken maken:

denk aan: inzet (uren), dagen, dagdelen, begindatum, werktijden, taken, opvang eerste dag,

eerste aanspreekpunt, verloop inwerkperiode, proefperiode (2mnd), contract (ja/nee, duur)?,

proefperiode evaluatie na proefperiode, reiskostenvergoeding wel/niet aan de orde,

werkzaamheden, proefperiode, opzegtermijn, inzet aantal uren, werkomstandigheden, enz.

VRAGEN COMPETENTIES/VAARDIGHEDEN*/OVERIGE VERWACHTINGEN

AFSPRAKEN MAKEN EN INFORMATIE INDIEN MATCH (hoe nu verder)

Competenties/vaardigheden: voorbeeldvragen

Flexibiliteit

Vindt jij jezelf flexibel en kun je daar een voorbeeld van geven.

Klantgerichtheid

Wat versta je zelf onder klantgerichtheid?

Beschrijf een situatie waarin je meer service verleend hebt dan strikt genomen van je gevraagd werd. Waarom deed je dat? Hoe reageerde de klant?

Je hebt vast wel te maken gehad met lastige of onredelijke klanten. Geef een voorbeeld van een situatie die je hebt meegemaakt. Hoe heb je gehandeld? Wat was het resultaat? Wat zou je de

volgende keer anders doen?

Met welke klant heb je de beste relatie? Hoe is die relatie tot stand gekomen? Wat was daarbij jouw inbreng?

Wat doe je om op de hoogte te zijn van klantwensen? Heb je wel eens gezorgd voor aanpassingen in het aanbod of de dienstverlening omwille van die klantwensen?

Kun je een situatie beschrijven waarin je een klant hebt geholpen zijn wensen beter te definiëren? Hoe heb je dat aangepakt? Wat vond de klant daarvan?

Kwaliteitsbewust

Is alert op de kwaliteit van het eigen handelen en communiceren en zich bewust van de invloed

hiervan op de kwaliteit van het team en de totale organisatie

Proactief

Kaart zelf zaken aan, neemt initiatief, ziet werk liggen, pakt dit op en draagt

actief bij aan de verbetering van werkprocessen

Resultaatgerichtheid

Welke resultaten heb je het afgelopen jaar bereikt? Wat waren je aanvankelijke doelen? Waarom heb je ze wel of niet gehaald?

Beschrijf een situatie waarin je met tegenslag te maken had. Hoe heb je ervoor gezorgd dat je toch je doel kon bereiken?

Geef een voorbeeld van hoe je prioriteiten stelt in je werk.

Je bent vast wel eens in tijdnood gekomen bij het uitvoeren van een opdracht. Wat heb je toen gedaan?

Wat heb je gedaan in een situatie waarin je vond dat er niet de juiste keuzes waren gemaakt? Wat heeft dat opgeleverd?

Samenwerken

Geef een voorbeeld van een project of opdracht waarin je hebt samengewerkt met anderen. Hoe verliep de samenwerking? Wat was jouw rol?

Is het wel eens voorgekomen dat het belang van een groep waarmee je werkte anders was dan jouw belang? Wat heb je toen gedaan?

Wat doe je als je tegenwerking ervaart binnen een groep of afdeling? Geef een voorbeeld. Welke

rol had jij en wat was het resultaat?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je zag dat het werk van collega's zich opstapelde. Wat heb je toen gedaan? Wanneer doe je dit wel en wanneer niet?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je samenwerking heel zinvol vond of juist geheel niet zinvol.

Zelfontwikkeling

(Het vermogen om te leren van ervaringen en het geleerde toe te passen in nieuwe situaties; om (nieuwe) informatie, kennis en vaardigheden effectief toe te passen. Leren uit interactie met anderen.)

Wat zou je het komend jaar willen leren? Hoe ben je tot die conclusie gekomen?

Welke feedback heb je recentelijk gekregen? Wat heb je ermee gedaan?

Beschrijf een situatie waarin je een fout hebt gemaakt. Hoe kwam dat? Wat zou je de volgende keer anders doen?

Beschrijf een situatie in je werk die je emotioneel raakte. Hoe kwam dat? Was je reactie gepast? Zo nee, wat zou je de volgende keer anders doen?

Hoe leer jij het best nieuwe dingen? Geef een voorbeeld van hoe je deze leerstrategie onlangs hebt

toegepast. Wat was het resultaat?

Overige competenties:

Communicatieve vaardigheden

Welke ervaring heb je met het schrijven van brieven, het opstellen van mails, voorstellen, verslagen? Wat wil je nog beter leren en wat vind je lastig?

Geef eens een voorbeeld van een situatie waarin je je taalgebruik hebt aangepast aan je gesprekspartner (toehoorders). Was je opzet geslaagd? Hoe heb je dat gemerkt?

Heb je wel eens feedback gekregen op je mondelinge taalvaardigheden? Op welke onderdelen? Wat heb je met de feedback gedaan?

Heb je wel eens een punt gemaakt in een (werk)overleg waardoor anderen over de streep getrokken werden voor een bepaalde beslissing? Vertel eens hoe dat verliep.

Beschrijf een situatie waarin je bewust je toon hebt aangepast aan je gesprekspartner. Waarom deed je dat? Wat was het effect?

Welke hulpmiddelen gebruik je bij het schrijven om er zeker van te zijn dat je teksten foutloos worden?

Didactische vaardigheden

Heb je wel eens iemand iets aangeleerd of op gang hebt geholpen? Kun je daar een voorbeeld van geven?

Wat is het leukste compliment dat je wel eens hebt gehad van een ‘leerling’ of ‘student’?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je een vastgelopen persoon/student weer op gang hebt geholpen.

Beschrijf een situatie waarin de ene stijl van didactiek niet werkte en de andere wel. Hoe kwam je

daar achter en hoe ging je daarmee om?

Hoe kom je erachter wat een persoon/leerling nodig heeft? Geef eens een voorbeeld van een concrete situatie.

Met welke groepen werk je het liefst? Met welke het minst graag? Waarom? Wat zijn in het oog lopende resultaten die je met dergelijke groepen in het verleden hebt bereikt? Hoe heb je dat gedaan?

Zelfstandig

Doe je wel eens werk waarin het niet precies duidelijk is wat er moet gebeuren? Hoe pak je dat aan?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je het voortouw hebt genomen, zonder daarvoor eerst uitgebreid goedkeuring te vragen. Wat was de reactie van je leidinggevende hierop?

Wat heb je gedaan om dingen die er in je werk niet bevielen te veranderen?

Werk je aan je persoonlijke ontwikkeling? Zo ja, welke dingen onderneem je?

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je overwogen hebt hulp of advies van anderen te

vragen. Waarom heb je het wel of niet gedaan?

Sociaal vaardig

Kun je een voorbeeld geven waaruit blijkt dat je sociaal vaardig bent?

Digitaal vaardig/computerwerk/smartphone

Werk je met een computer in het dagelijkse leven? Met welke programma’s ben je bekend en wat doe je daarmee? Ben je bekend met internet, werk je met internet, waar gebruik je internet voor? Hoe gaat dat je af?

Heb je een smartphone? Welke apps vind je leuk? Gebruik je what’s app?

Bijlage 8

Evaluatie na proefperiode vrijwillige medewerker Naam

Contactpersoon:

Datum :

Wat vind je van het werken bij de bibliotheek?

Hoe ervaar je het werken bij de bibliotheek? Heb je voldoening in je werk?

Zijn er taken die de je graag anders zou

willen invullen? Heb je belangstelling voor

andere taken?

Heb je voldoende vaardigheden om de taken

uit te voeren?

Wat vind je van de samenwerking tijdens de proefperiode? Hoe verloopt de samenwerking/communicatie met directe collega’s?

Hoe verloopt de samenwerking/communicatie met de contactpersoon?

Wat vind je van de begeleiding? Wat vindt je van de begeleiding die je ontvangt bij het uitvoeren van de werkzaamheden?

Word je voldoende goed geïnformeerd over

belangrijke zaken in relatie tot de werkzaamheden?

Overig

Wat vindt de begeleider van de samenwerking? Denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop er uitvoering wordt gegeven aan de werkzaamheden, samenwerking en communicatie met collega’s (enthousiasme, openheid, vriendelijkheid, betrouwbaarheid), bereidheid om te leren, bereikbaarheid, klantgerichtheid, enzovoort

Wat gaat goed:

Wat kan beter:

Wat spreken we af (zo concreet mogelijk):

Informatie:

Je ontvangt in tweevoud een overeenkomst met daarin de bevestiging van deze gemaakte

afspraken, een ondertekend exemplaar kan ingeleverd worden bij de contactpersoon van de

locatie. Uitleg belang privacy klantgegevens en geheimhoudingsplicht (staat ook in de

overeenkomst vermeld).

Je ontvangt een welkomstpakket

Bekijk onze site www.bibliotheekoosterschelde.nl

Indien er specifieke training/cursus vereist is voor uitvoering van het werk: informeren over

datum, hoeveelheid tijdsinvestering enzovoort.

Bijlage 9

Checklist evaluatiegesprek vrijwillige medewerker Naam

Contactpersoon:

Datum :

Wat vind je van het werken bij de bibliotheek?

Hoe ervaar je het werken bij de bibliotheek? Heb je voldoening in je werk?

Zijn er taken die de je graag anders zou

willen invullen? Heb je belangstelling voor

andere taken?

Heb je voldoende vaardigheden om de taken

uit te voeren?

Wat vind je van de samenwerking? Hoe verloopt de samenwerking/communicatie met directe collega’s?

Hoe verloopt de samenwerking/communicatie met de contactpersoon?

Wat vind je van de begeleiding? Wat vind je van de begeleiding die je ontvangt bij het uitvoeren van de werkzaamheden?

Word je voldoende goed geïnformeerd over

belangrijke zaken in relatie tot de werkzaamheden?

Overig

Wat vindt de begeleider van de samenwerking? Denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop er uitvoering wordt gegeven aan de werkzaamheden, samenwerking en communicatie met collega’s (enthousiasme, openheid, vriendelijkheid, betrouwbaarheid), bereidheid om te leren, bereikbaarheid, klantgerichtheid, enzovoort

Wat gaat goed:

Wat kan beter:

Wat spreken we af (zo concreet mogelijk):

Bijlage 10

Declaratieformulier reiskosten vrijwillige medewerker

Periode:

Naam

Adres

Plaats

Telefoon

Mailadres

Datum Van Naar Km* Km vergoeding Bedrag*

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

0,00 0,19 0,00

Totaal bedrag* € 0,00 0,19 0,00

Uitbetaald rekening nummer

Datum

Kostenplaats

Grootboeknummer

* formule uren/tarief ingevuld

versie 1 januari 2018

Handtekening rayonmanagerHandtekening vrijwilliger

Declaratieformulier vrijwilliger

Opmerkingen