Werkdocument Pure Processen en Organisatie · Een medewerker kan zowel onderzoeker (WP) of staf...

Rijksuniversiteit Groningen Datum: 01-08-2018

Versie: 4.1

pagina i

Werkdocument Pure Processen en Organisatie

Titel : Werkdocument Pure Processen en Organisatie

Product : Pure

Datum : 10-10-2018

Versie : 4.2

Status : Concept

Opdrachtgever : Jan Feringa

Opsteller(s) : Marijke Folgering


Versie: 4.1

pagina ii

1 Inhoudsopgave

Contents

1 INHOUDSOPGAVE ________________________________________________________ II

2 DOCUMENT _____________________________________________________________ 1

2.1 Plaats document ___________________________________________________ 1

2.2 Versie geschiedenis _________________________________________________ 1

3 INLEIDING _______________________________________________________________ 4

3.1 Doel _____________________________________________________________ 4

3.2 Doelgroep voor dit document_________________________________________ 4

4 ORGANISATIE ____________________________________________________________ 5

4.1 Functies __________________________________________________________ 5

4.2 Taken ____________________________________________________________ 7

4.3 Bemensing _______________________________________________________ 10

4.3.1 Pure-coördinatoren _______________________________________________ 10

4.3.2 Pure-Validatieteam ________________________________________________ 11

4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek ___________________________________ 12

4.3.4 Pure-invoerders __________________________________________________ 12

4.4 Communicatievormen _____________________________________________ 13

4.4.1 Periodiek coördinatorenoverleg ______________________________________ 13

4.4.2 Pure-nieuwsbrief __________________________________________________ 13

4.4.3 Website _________________________________________________________ 14


Versie: 4.1

pagina iii

4.4.4 Inloopinstructie ___________________________________________________ 14

4.4.5 Meldingen binnen Pure ____________________________________________ 14

4.4.6 Manuscript e-mailverwerking ________________________________________ 15

4.4.7 Trello registratie van issues en releases ________________________________ 15

5 PROCESSEN ____________________________________________________________ 16

5.1 Datakwaliteit – bewaking door workflows op invoerproces ________________ 16

5.1.1 Workflow op invoerproces van research output _________________________ 16

5.1.2 Workflow op invoerproces van activities _______________________________ 21

5.1.3 Workflow op invoerproces van press/media ____________________________ 22

5.1.4 Workflow op invoerproces van prizes _________________________________ 23

5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets _______________________________ 25

5.1.6 Workflow op invoerproces van projects ________________________________ 26

5.1.7 Workflow op invoerproces van patenten _______________________________ 26

5.2 Datakwaliteit – overige processen voor controle en correctie ______________ 26

5.2.1 Invoer van research outputs van voormalige medewerker _________________ 26

5.3 Gebruikersvragen afhandeling _______________________________________ 27

5.4 Wijzigingenbeheer (change management) ______________________________ 28

5.4.1 Regieorgaan Pure & RDO (research output) _____________________________ 28

5.4.2 PURE updates ____________________________________________________ 28

5.5 Regulier beheer (dagelijks) __________________________________________ 30

5.5.1 Beantwoording gebruikersvragen ____________________________________ 30

5.5.2 Beheer synchronisatie PicoBello -> Pure Sync Database ___________________ 30


Versie: 4.1

pagina iv

5.5.3 Beheer synchronisatiejobs in Pure ____________________________________ 31

5.5.4 Validatie van research output ________________________________________ 31

5.6 Regulier beheer (overig) ____________________________________________ 31

5.6.1 Beheer autorisaties ________________________________________________ 31

5.6.2 Beheer van OZ-organisatiestructuur___________________________________ 32

5.6.3 Facultaire controles op invoer _______________________________________ 32

5.6.4 Acties naar aanleiding van veelgemaakte (invoer)fouten __________________ 33

5.6.5 Opschoning van ingevoerde gegevens _________________________________ 33

5.6.6 Import van impact factors___________________________________________ 34

5.7 Verandering _____________________________________________________ 34

6 TECHNISCHE INRICHTING __________________________________________________ 36

6.1 Toegang _________________________________________________________ 36

6.1.1 Authenticatie ____________________________________________________ 36

6.2 Autorisatie _______________________________________________________ 37

6.3 Synchronisatie ____________________________________________________ 41

6.4 Inrichting OZ-organisatiestructuur ____________________________________ 42

6.5 Inrichting workflow ________________________________________________ 43

6.6 Inrichting Advanced Pure Portal (i.s.m. CMS) ____________________________ 44

6.6.1 Profielpagina medewerker __________________________________________ 44

6.6.2 Onderzoeksdatabase ______________________________________________ 45

7 GEBRUIKERSPROCESSEN __________________________________________________ 46

7.1 Inloggen ________________________________________________________ 46


Versie: 4.1

pagina v

7.2 Invoer __________________________________________________________ 46

7.2.1 Instellen automated search _________________________________________ 46

7.2.2 Pre-RUG research output ___________________________________________ 47


Versie: 4.1

pagina 1

2 Document

2.1 Plaats document

De bron van dit document en alle voorgaande versie zijn te vinden in:

Y:\staff\ubg\Pure\Organisation

2.2 Versie geschiedenis

Ver

sie

Datu

m

Doel / Veranderingen Auteu

r

1 10-

07-

2013

Eerste versie A.

Voogt

2 2013

-

2014

Feedback door Jan Feringa, Jan-Arjen Mondria, Gert Jan Bokdam, Jan Herman

Veldkamp, Rina Koning (FEB), Peter Beekman, Ingrid Nicolai-Burghgraef, Johannes

Nicolai, Rein Smedinga (FWN), Lisette Bakalis (Nestor), Erik Middelbosch (OSI),

Dennis van der Laan (CIT Applicatieontwikkeling), Anke Breeuwsma (CIT

Serverinfrastructuur), Henk Kiers (stuurgroeplid en decaan GMW), Wybe van Dijk

(Communicatie), Lambert Schomaker (stuurgroeplid en wetenschappelijk

directeur ALICE), Jules van Rooij (R&V)

A.

Voogt

1.0 31-

10-

2014

1. Nieuwe titel vastgesteld: “Werkdocument Pure processen en organisatie -

Vx.y.z”

2. Concept -> Final;

3. Versienummering gestandaardiseerd

4. Voorstel -> Werkdocument

5. Facultair coördinatoren geactualiseerd

M.

Zeeu

w

2.0 1-3-

2016

Herstructurering document. Oude projecttermen verwijderd (bijv. verwijzingen

naar oude situatie met Metis)

M.

Folger

ing

2.1 31-5-

2016

Commentaar van Pure-team en valideerders verwerkt M.

Folger

ing


Versie: 4.1

pagina 2

2.2 Mei

2017

1. Pure coördinatoren geactualiseerd

2. Pure validatie en beheerteam geactualiseerd

3. Workflow op invoer van activities, prizes en patents toegevoegd.

Workflow op press clippings geactualiseerd naar workflow op

press/media.

4. Rollen ‘access to SciVal’, ‘editor of activities’, ‘editor of prizes’ en ‘editor

of projects’ toegevoegd aan de autorisatiematrix

5. Workflow voor activities, prizes, datasets en projects toegevoegd,

workflow press clippings gewijzigd naar workflow press/media

6. In paragraaf 5.4 en 5.5 vermeldingen van ‘Atira’ aangepast naar ‘Elsevier’

7. Link naar persoonlijke profielen onderzoeksdatabase RUG geüpdatet:

http://www.rug.nl/research/portal/persons/search.html

I.

Visser

3.0 Augus

tus

2017

1. Pure invoerders geüpdatet

2. Link naar document ‘Overzicht aangeleverde personen’ in paragraaf 6.1

‘Toegang’ geüpdatet:

https://docs.google.com/document/d/1OGGJkkwBPwl2pVM7v92l9JpaFPE

PVPwYdx99_lT-RJo/edit?usp=sharing

I.

Visser

4.0 Janua

ri

2018

1. Pure coördinatoren geactualiseerd

2. In hele document Faculteit Wiskunde & Natuurwetenschappen (FWN)

hernoemd naar Science and Engineering (FSE)

3. In paragraaf 4.2 Taken invoeren van datasets en valideren van datasets

toegevoegd

4. Paragrafen 4.3 Bemensing en 4.4 Communicatievormen geüpdatet

5. Aan paragraaf 4.3.3. Pure team universiteitsbibliotheek link naar

document ‘Pure team – rollen en verantwoordelijkheden’ toegevoegd

https://docs.google.com/document/d/1GpbxsK1y9lXSZv0V58gdHId4EGpI

5LtcxCRSGiXrk28/edit?usp=sharing

6. Paragraaf 4.4.6 FogBugz e-mailverwerking hernoemd naar Manuscript e-

mailverwerking en vermelding van Fogbugz in het hele document

aangepast naar Manuscript (= nieuwe naam FogBugz)

7. Paragraaf 5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets aangevuld

8. In paragraaf 5.3 Gebruikersvragen afhandeling vermelding van APM

verwijderd. Systeem wordt niet meer gebruikt door het CIT.

9. In paragraaf 6.2 Autorisatie rol Administrator of datasets toegevoegd

10. Events toegevoegd aan kopje ‘Ontdubbelen van metadata’ in paragraaf

5.6.5. Opschonen van ingevoerde gegevens

I.

Visser


https://docs.google.com/document/d/1OGGJkkwBPwl2pVM7v92l9JpaFPEPVPwYdx99_lT-RJo/edit?usp=sharing


https://docs.google.com/document/d/1GpbxsK1y9lXSZv0V58gdHId4EGpI5LtcxCRSGiXrk28/edit?usp=sharing



Versie: 4.1

pagina 3

4.1 Augus

tus

2018

1. Paragraaf 4.3.1 Pure coördinatoren geüpdatet

2. Paragraaf 4.3.2 Pure-validatieteam geüpdatet en link naar document

Rechten validatieteam toegevoegd

https://docs.google.com/document/d/18217g5f5Uw7_Of1ncpnok4YMS7

HJqpGMjU5vARi8QmY/edit?usp=sharing

3. Paragraaf 4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek geüpdatet en link naar

document ‘Pure team 2018 – rollen en verantwoordelijkheden’ geüpdatet

naar

https://docs.google.com/document/d/1GpbxsK1y9lXSZv0V58gdHId4EGpI

5LtcxCRSGiXrk28/edit?usp=sharing

4. Paragraaf 5.1.1.1. Workflow Doctoral thesis toegevoegd

I.

Visser

Oktob

er

2018

1. In het hele document de functie ‘ondersteuner(s)’ hernoemd naar

‘valideerder(s)’

2. Paragraaf 4.1 Functies geüpdatet

3. Paragraaf 4.2 Taken geüpdatet

4. Paragraaf 4.3.1 Pure coördinatoren geüpdatet voor Instituten/overige

organisaties

5. Paragraaf 6.2 Autorisatie geüpdatet

I.

Visser

https://docs.google.com/document/d/18217g5f5Uw7_Of1ncpnok4YMS7HJqpGMjU5vARi8QmY/edit?usp=sharing





Versie: 4.1

pagina 4

3 Inleiding

3.1 Doel

In dit document staat beschreven hoe de processen en organisatie zijn ingericht voor het gebruik van het

softwarepakket Pure van de Rijksuniversiteit Groningen.

3.2 Doelgroep voor dit document

Iedereen die met Pure werkt of die in de toekomst met Pure gaat werken.


Versie: 4.1

pagina 5

4 Organisatie

4.1 Functies

De organisatie rondom Pure wordt ingevuld door de onderstaande functies:

Medewerker

Invoerder

Coördinator

Beslisser

Valideerder

Procescoördinator

Communicatiemedewerker

Rapporteur

Functioneel beheerder

Technisch beheerder

Systeembeheerder

Applicatiebeheerder PicoBello

Diensteigenaar

Een gebruiker van Pure kan meerdere functies vervullen. In het onderstaande zijn de functies kort

beschreven:

Medewerker1

Dit is de belangrijkste (en standaard) gebruiker van het systeem. De RUG kent meer dan 3.000

Medewerkers die publiceren. De Medewerkers voeren eigenhandig hun research output,

activities, prizes, press/media en datasets in Pure in. [Zie ook workflow invoer, paragraaf 5.1.1]

Medewerkers van de RUG hebben een profielpagina op de RUG-site. [Zie ook inrichting portal,

paragraaf 6.6]

Invoerder

De invoerder kan voor medewerkers binnen een bepaald instituut of faculteit research output,

1 Er is bewust gekozen voor de term medewerker en niet voor onderzoeker. Een medewerker kan zowel onderzoeker

(WP) of staf (OBP) zijn. Er zijn immers vrij veel medewerkers die in een vorige functie als wetenschapper

gepubliceerd hebben, maar nu een staffunctie vervullen. Ook de term Auteur voldoet niet omdat wetenschappelijke

resultaten uit meer bestaan dan alleen publicaties. Iemand is geen auteur van een televisieoptreden.


Versie: 4.1

pagina 6

activities, prizes, press/media en datasets invoeren in Pure. Deze functie is bijvoorbeeld

toegekend aan enkele secretariaten die deze ondersteuning willen kunnen leveren aan hun

medewerkers. Dit is een aanvulling op de invoer door de medewerker zelf, de Medewerker kan

dus ook altijd nog zelf invoeren in Pure.

Daarnaast bestaat er een team van Invoerders voor de Wetenschapswinkels. Dit is ingericht,

aangezien de wetenschappelijke resultaten van de Wetenschapswinkels met grote regelmaat

worden geproduceerd door personen die geen gebruik maken van Pure, zoals bijvoorbeeld

studenten of externen. De auteurs van deze research outputs kunnen dus niet zelf hun werk in

Pure plaatsen. Het invoerteam zorgt hiervoor.

Coördinator

De coördinator draagt zorg voor het gebruik en de beleidsmatige verankering van Pure binnen

een faculteit of instituut. Daarnaast is de coördinator verantwoordelijk voor de facultaire

validatie en checks op alle Research Output types in Pure (Research Output, Activities,

Press/Media etc.).

Beslisser

Dit is de beslissingsbevoegde binnen het instituut, de faculteit of de universiteit die

gemandateerd is om bijvoorbeeld de wetenschappelijke classificatie van een research output

goed te keuren. Vaak zal de onderzoeksdirecteur of de wetenschappelijk directeur binnen een

organisatie de beslisser zijn.

Valideerder

Dit is de medewerker van de Bibliotheek of de Medische bibliotheek die verantwoordelijk is voor

de validatie van research output.

Procescoördinator

De procescoördinator van de Bibliotheek zorgt ervoor dat het team van valideerders (ook wel

validatieteam genoemd) de vragen en problemen van gebruikers afhandelt en ondersteunt bij

complexe vragen van het validatieteam.


Dit is een medewerker van een facultaire of de centrale communicatie afdeling, die zelf

press/media kan invoeren en press/media van Medewerkers kan (aanpassen en) goedkeuren.

Rapporteur

De rapporteur maakt rapportages op basis van de inhoud van Pure op facultair of universitair

niveau. Denk bijvoorbeeld aan de SEP-of de KUOZ-rapportage.

http://www.rug.nl/society-business/science-shops/


Versie: 4.1

pagina 7


De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beleidsmatig juiste gebruik van Pure en

voor de kwaliteit van de gegevens in Pure.

Technisch beheerder

De technisch beheerder heeft toegang tot de administrator workspace van Pure en kan als

zodanig de synchronisatie met de bronsystemen monitoren en aanpassen.

Systeembeheerder

Hieronder vallen de beheerders van het CIT die verantwoordelijk zijn voor de webserver,

databaseserver, database, het verbindende netwerk en dergelijke zaken die nodig zijn om Pure

operationeel te houden.

Applicatiebeheerder PicoBello

Dit zijn de mensen van OSI2 die verantwoordelijk zijn voor het beheer van PicoBello en de

synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync Database. De Applicatiebeheerder PicoBello

communiceert met de Applicatiebeheerders van Planon, PeopleSoft RUG, PeopleSoft UMCG en

dergelijken en vallen als zodanig buiten Pure-organisatie.

Diensteigenaar

De diensteigenaar is eindverantwoordelijk voor de gehele dienstverlening waar alle

bovengenoemde functies onder vallen. De diensteigenaar treedt op bij complexe situaties en

neemt besluiten op tactisch niveau of hoger.

4.2 Taken

Voor elke functie binnen de Pure-organisatie zijn hieronder in het kort de taken omschreven. Voor

inhoudelijke beschrijving van deze taken, zie hoofdstuk 5. Processen.

2 Organizational Support & Innovation (voorheen AIV: Administratieve Informatievoorziening)


Versie: 4.1

pagina 8

Med

ewe

rker

Invo

erd

er

Co

örd

inat

or

Bes

lisse

r

Val

idee

rder

s

Pro

cesc

oö

rdin

ato

r

Co

mm

un

icat

iem

edew

erk

er

Rap

po

rteu

r

Fun

ctio

nee

l beh

eerd

er

Tech

nis

ch b

ehee

rder

Syst

eem

beh

eerd

er

Ap

plic

atie

beh

eerd

er P

ico

Bel

lo

Die

nst

eige

naa

r

Invoeren van research output: X X

Claimen en disclaimen van research output X X

Valideren van research output X

Valideren van wetenschappelijke classificaties X X

Valideren van affiliaties X

Ontdubbelen van research output X

Ontdubbelen van publishers X

Ontdubbelen van journals X

Verwerken van ge(dis)claimde research output X

Coördineren van werkzaamheden valideerders X

Invoeren van activities X X

Valideren van activities X

Invoeren van prizes X X

Valideren van prizes X

Invoeren van press/media X X X

Valideren van press/media X X

Invoeren van projects X3

Invoeren van datasets X X

Valideren van datasets X4 X5

Beantwoorden van gebruikersvragen X X X X

Instrueren van gebruikers (inloopinstructies?) X

3 Nog nader te bepalen wie deze rol krijgen




Versie: 4.1

pagina 9

Med

ewe

rker

Invo

erd

er

Co

örd

inat

or

Bes

lisse

r

Val

idee

rder

s

Pro

cesc

oö

rdin

ato

r

Co

mm

un

icat

iem

edew

erk

er

Rap

po

rteu

r

Fun

ctio

nee

l beh

eerd

er

Tech

nis

ch b

ehee

rder

Syst

eem

beh

eerd

er

Ap

plic

atie

beh

eerd

er P

ico

Bel

lo

Die

nst

eige

naa

r

Onderhouden van support website X X

Voorzitten en organiseren coördinatorenoverleg X

Informeren (en zo nodig escaleren naar)

regieorgaan

X

Maken van onderzoeksrapportages X X X

Periodiek zoeken op affiliatie RUG en UMCG in

online bronnen

X

Toezicht houden op kwaliteit van data X X

Onderhouden van OZ-organisaties X

Onderhouden van affiliaties aan OZ-organisaties X

Onderhouden rollen bij personen X X

Onderhouden external persons X

Onderhouden external organisations X

Importeren impact factors X

Testen van een nieuwe release (X)6

X X X X

Bewaken integratie APP7 met RUG-site X X

Advies geven bij uitrol nieuwe release X X X X

Besluiten over installatie nieuwe release X

Installeren nieuwe release (en patches) X X

Melden (en najagen) issues bij leverancier X

Technisch beheer

Monitoren synchronisatie jobs

X

6 Indien gevraagd door functioneel- en/of technisch beheerder

7 Advanced Pure Portal


Versie: 4.1

pagina 10

Med

ewe

rker

Invo

erd

er

Co

örd

inat

or

Bes

lisse

r

Val

idee

rder

s

Pro

cesc

oö

rdin

ato

r

Co

mm

un

icat

iem

edew

erk

er

Rap

po

rteu

r

Fun

ctio

nee

l beh

eerd

er

Tech

nis

ch b

ehee

rder

Syst

eem

beh

eerd

er

Ap

plic

atie

beh

eerd

er P

ico

Bel

lo

Die

nst

eige

naa

r

Oplossen problemen bij synchronisatie

Uitrol nieuwe release voorbereiden

Systeembeheer

Beheer databaseserver en webserver

Beheer database

Beheer netwerk

Beheer authenticatie (Surfconext)

Back-up en restore

Installeren updates en patches operating

system

X

Applicatiebeheer (PicoBello)

Monitoren synchronisatie jobs

Oplossen problemen bij synchronisatie

Communicatie met applicatiebeheerders

van bronsystemen over problemen

X

4.3 Bemensing

4.3.1 Pure-coördinatoren

Faculteit

Economie en Bedrijfskunde Economics and Business Rina Koning

Gedrags- en Maatschappijwetenschappen Behavioural and Social Sciences Sander de Boer

Godgeleerdheid en Godsdienstwetenschap Theology and Religious Studies Willeke van de Pol

Letteren Arts Christina Englert (CLCG)

Nadja Zadorina (ICOG)

Sarah Willemsen (GIA)

Lisanne Coolen (IOCG)

Flip Kramer (GIA)


Versie: 4.1

pagina 11

Medische Wetenschappen Medical Sciences Guus van den Brekel

Rechtsgeleerdheid Law Marjolein Bakker

Ruimtelijke Wetenschappen Spatial Sciences Sanne Ponsioen

Wijsbegeerte Philosophy Marga Hids

Science and Engineering Science and Engineering Rein Smedinga

University College Groningen University College Groningen Melina Ekic

Campus Fryslân Campus Fryslân Joop Houtman

Instituten / overige organisaties

ALICE Artificial Intelligence and Cogntitive Engineering Elina Sietsema

DNPP Documentatiecentrum Nederlandse Politieke Partijen Ulco Kooystra

DSCC Centre for Data Science and Systems Complexity Stefania Costache

ENTEG Engineering and Technology Institute Groningen Karen Voskamp

ESRIG Energy and Sustainability Research Institute

Groningen

Annemiek Huizinga

GELIFES Groningen Institute for Evolutionary Life Sciences Joke Bakker

GBB Groningen Biomolecular Sciences and Biotechnology

Institute

Engel Vrieling

GRIP Groningen Research Institute of Pharmacy Anne Lexmond

IDO Instituut voor Didactiek en Onderwijsontwikkeling Martin Goedhart

JBI – Johan Bernouilli Institute For Mathematics and Computer Science Holger Waalkens

Kapteyn Institute For Astronomy Lucia van der Voort

KVI-CART Center for Advanced Radiation Technology Johan Messchendorp

Stratingh Institute Stratingh Institute For Chemistry Gaël Schaeffer

Van Swinderen Institute For Particle Physics and Gravity Lorenz Willmann

Zernike Institute For Advanced Materials Jan Peter Birkner

4.3.2 Pure-Validatieteam

1 Procescoördinator: Doetsje Brouwer (0,2 fte, 8 uur/week) (back-up: Marjolein Bakker)

5 Valideerders:

o Marjolein Bakker (0,6 fte, 24 uur/week

o Cora Euser (0,3, 12 uur/week)

o Antoinette Koster-van der Pers (0,3, 12 uur/week)

o Galina Lazarov-Djambazov (0,5, 20 uur/week)


Versie: 4.1

pagina 12

o Wiebe van der Meer (1 fte, 36 uur/week)

Valideerders voor UMCG:

o Eddy Kielema

o Jessica de Rover

Voor meer informatie over de autorisaties van het validatieteam, zie

https://docs.google.com/document/d/18217g5f5Uw7_Of1ncpnok4YMS7HJqpGMjU5vARi8QmY/

edit?usp=sharing

4.3.3 Pure-team Universiteitsbibliotheek

2 Team leads:

o Bert Huizing

o Marijke Folgering

4 Functioneel beheerders:

o Doetsje Brouwer (0,4 fte, 16 uur/week)

o Paulien Elting (0,8 fte, 32 uur/week)

o Heinjo Rozing (0,4 fte, 16 uur/week)

o Ineke Visser (0,8 fte, 32 uur/week)

4 O&O medewerkers:

o Sander Sprik

o Tiemen Folkers

o Tom Blikslager

o Welmoed Bekius

Technisch beheerder: Johannes Nicolai (0,1 fte, 4 uur/week)(back-up: Heinjo)

IT-consultant: Adam Kania

Procescoördinator: Kirsten van der Ploeg

Voor informatie over de rollen en verantwoordelijkheden binnen het Pure team, zie

https://docs.google.com/document/d/11d02-jaHPlHFhaALhLMSBvXRwiXvW6c2YtNmhu0OQ2k/edit

4.3.4 Pure-invoerders

Centrale Medische Bibliotheek

HR-Support

Research office UMCG

Secretariaat FEB

Secretariaat FSE

Secretariaat GMW




Versie: 4.1

pagina 13

Secretariaat LAW

Secretariaat SOM

Universiteitsbibliotheek Centrum & Zernike

4.4 Communicatievormen

4.4.1 Periodiek coördinatorenoverleg

Doelgroepen:

Pure-coördinatoren

Procescoördinator

Valideerders

O&O-medewerkers

RUG Coördinator Kwaliteitszorg OZ (optioneel, op uitnodiging voor specifieke onderwerpen)

De functioneel beheerder organiseert elk kwartaal een overleg over Pure met de coördinatoren (en de

hierboven genoemde groepen). De functioneel beheerder fungeert als voorzitter en secretaris voor dit

overleg. Dus regelt locatie, uitnodigingen, agenda, notulen, enzovoort. Het doel van dit overleg is er voor

te zorgen dat Pure zo goed en uniform mogelijk wordt gebruikt door alle faculteiten. Het

coördinatorenoverleg is bevoegd om gezamenlijk beslissingen te nemen over het gebruik en de inrichting

van Pure. Het coördinatorenoverleg stelt wijzigingen voor aan het Regieorgaan die de bevoegdheid heeft

om over uitvoer van de wijzigingen te besluiten.

Onderwerpen van het overleg zijn bijvoorbeeld kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de invoer,

problemen met de invoer, problemen met de rapportages, problemen met het systeem en gewenste

wijzigingen.

4.4.2 Pure-nieuwsbrief

Doelgroepen:

Pure-coördinatoren

Onderzoeksdirecteuren

Regieorgaan

Pure-(validatie)team

Valideerders

RUG Coördinator Kwaliteitszorg OZ (optioneel, op uitnodiging voor specifieke onderwerpen)

De functioneel beheerder verstuurt elke twee maanden een digitale nieuwsbrief aan alle Pure-


Versie: 4.1

pagina 14

betrokkenen die geabonneerd zijn op deze nieuwsbrief. Op de verzendlijst staan in elk geval de

medewerkers uit de hierboven genoemde doelgroepen.

In de Pure-nieuwsbrief wordt geïnformeerd over

Besluiten van het regieorgaan

Pure-releases

Voortgang Pure-projecten

Overige Pure-gerelateerde ontwikkelingen die interessant zijn voor bijvoorbeeld coördinatoren of

onderzoekdirecteuren

4.4.3 Website

Doelgroep: alle gebruikers

Op de support site http://www.rug.nl/pure staat het laatste nieuws over Pure en algemene

gebruikersinformatie, inclusief FAQ’s.

Tips

Veel gestelde vragen

Korte handleidingen

Instructie video’s

Gepland onderhoud

4.4.4 Inloopinstructie

Doelgroepen: nieuwe medewerkers, invoerders, …

Om te zorgen dat (nieuwe) medewerkers de weg naar en in Pure weten te vinden, zodat ze zelf hun

research output, activities, press/media, prizes en datasets kunnen invoeren, moeten we zorgen dat de

medewerkers goed geïnformeerd zijn. De inloopinstructies zijn bedoeld om te informeren over zowel het

gebruik van Pure als ook over het belang van valorisatie en publicatie.

De O&O-medewerkers van het Pure-team verzorgen deze instructies. De instructies bieden ook een

mooie gelegenheid om te ervaren wat er in het veld leeft en zich daar afspeelt.

4.4.5 Meldingen binnen Pure

Een gebruiker kan meldingen binnen Pure ontvangen. De meldingen zijn raadpleegbaar onder My

messages in Pure. Daarnaast ontvangt de gebruiker een e-mail notificatie van de melding. De gebruiker

kan e-mail notificaties uit (en aan) zetten.

In de volgende gevallen krijgt de gebruiker een mededeling:

http://www.rug.nl/pure


Versie: 4.1

pagina 15

Research output is afgekeurd

Medewerker is als (mede)auteur toegevoegd aan een research output

Commentaar toegevoegd aan een research output

Kandidaat-resultaten om te importeren zijn gevonden in een onlinebron

Taken die wachten op uitvoering

4.4.6 Manuscript e-mailverwerking

Alle gebruikersvragen worden geregistreerd in Manuscript, het standaard systeem voor afhandeling van

vragen binnen de universiteitsbibliotheek. Daardoor kan de voortgang en inhoud van elke

gebruikersvraag door de valideerders, procescoördinator, functioneel en technisch beheerders

geraadpleegd worden. NB: buiten de bibliotheek wordt dit systeem niet gebruikt en wordt er (dus)

‘gewoon’ via e-mail gecommuniceerd.

4.4.7 Trello registratie van issues en releases

Voor het delen van kennis en informatie tussen de valideerders onderling en met de Functioneel

beheerder maken we gebruik van Trello. Hierin staan go-live plannen en (regressie)testactiviteiten voor

de uitrol van een nieuwe release, issues die we hebben uitstaan bij de leverancier en overige

actiepunten.

Als er een melding wordt geregistreerd in Jira, het issue-tracking systeem van Atira/Elsevier, de

leverancier van de Pure-software, dan wordt ook in Trello een verwijzing geplaatst naar die melding. Pas

als de call in Jira wordt afgesloten, wordt ook de case in Trello afgesloten.


Versie: 4.1

pagina 16

5 Processen

5.1 Datakwaliteit – bewaking door workflows op invoerproces

Om de kwaliteit van de invoer voortdurend op niveau te houden is er een workflow gemaakt op het

invoerproces

Voor research output; die zorgt ervoor dat elke research output gevalideerd wordt

Voor activities; die zorgt ervoor dat elke activity gevalideerd kan worden

Voor prizes; die zorgt ervoor dat elke prize gevalideerd kan worden

Voor press/media; die zorgt ervoor dat elke press/media gevalideerd kan worden

Voor datasets; die zorgt ervoor dat elke dataset gevalideerd kan worden

5.1.1 Workflow op invoerproces van research output

1. Status: Entry in progress

Research outputs met deze status verschijnen in de taken van de valideerder. Dit gebeurt a)

wanneer de medewerker (of invoerder) bezig is met import/invoer van een research output

(en de research output tussentijds wordt opgeslagen);

b) wanneer een door de medewerker reeds ingevoerde research output door de valideerder

teruggezet wordt naar deze status met verzoek om aanvulling/verbetering van de ingevoerde

informatie.

Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For validation’.

De research output wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra de status op ‘for

validation’ staat. Alleen de full-text wordt nog niet getoond, die wordt pas zichtbaar als de

research output gevalideerd is door de bibliotheek (status = ‘validated’) en er geen embargo

(restricties) geldt voor de full-text.

2. Status: For validation (of for re-validation)

Research outputs met deze status verschijnen in de taken van de valideerder. De valideerder

voert de validatie (inclusief full-text) doorgaans binnen 2-3 werkdagen uit.

Zodra de valideerder de validatie heeft afgerond, voegt hij het classification keyword ‘To be

checked by Faculty’ toe en zet hij de status op ‘Validated’. Mocht de validatie niet voltooid

kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder de status terug op

‘Entry in progress’. De valideerder kan commentaar toevoegen aan de invoer om aan te

geven waar het probleem in zit.


Versie: 4.1

pagina 17

3. Status: Validated; To be checked by Faculty

Research outputs met dit classification keyword verschijnen wanneer de coördinator

(periodiek) hierop filtert, waarna hij voor deze research outputs zorgt voor controle van de

wetenschappelijke classificaties en de affiliaties. Als de controle voltooid is, verwijdert de

coördinator het keyword ‘To be checked by Faculty’.

NB: De frequentie en wijze waarop de controle op deze metadata plaatsvindt is de

verantwoordelijkheid van de faculteit. Het beleggen van de beslissingsbevoegdheid is eigen

beleid van de faculteit. Het is de taak van de coördinator om het proces te beheren. Zij

kunnen dat zelf doen of laten doen door de beslissingsbevoegde binnen de eigen faculteit.

4. Status: Validated

Research output met deze status zijn akkoord bevonden door zowel valideerders als

coördinator. De medewerker kan hierna nog wel wijzigingen doorvoeren in de research

output, maar als hij deze opslaat, wordt de status automatisch (terug)gezet op ‘For re-

validation’.

In het onderstaande schema is het werkproces weergegeven:


Versie: 4.1

pagina 18

Invoer + validatie van metadata en full-text + controle keywords, tags, thema’s en wetenschappelijke classificatie

Val

idee

rder

Med

ewer

ker

Facu

ltai

r co

ördi

nato

rB

eslis

ser

Wijzigt status in ‘For validation’

Zoekt metadata op Gevonden? Ja

Scheduled report definition

Report wordt gegenereerd

Ontvangt email

Bekijkt reportBeslist over wijzigingen

Wijzigt zo nodig classificaties en

affiliatiesGeeft report door

Wijzigt status in ‘Entry in progress’

en voegt commentaar toe

Nee

Wijzigt research output

Voegt classification keyword toe:

‘To be checked by Faculty’

Copyright en embargo instellen

JaVult aan of

verbetert metadataFull-text

aanwezig?

Zoekt full-text opFull-text

gevonden?

Nee

Raadplegen SHERPA/RoMEO

Ja

Zoekt full-text op

Nee

Full-text gevonden?

Ja

Nee

Voert reserach output in (metadata en full-

text)

Wijzigt status in ‘Validated’

Verwijdert classification keyword: ‘To be checked

by Faculty’

Maakt report definition

5.1.1..1 Workflow op invoerproces van doctoral thesis

De werkwijze omtrent invoer van de Doctoral Thesis in Pure is anders dan de manier waarop andere

Research Output geregistreerd wordt. De Doctoral Thesis wordt niet door de promovendus zelf

ingevoerd in Pure. Dit in tegenstelling tot de andere vormen van Research Output waarbij de

onderzoeker wél zelf verantwoordelijk is voor invoer.

Elke ‘fully internal’ Doctoral Thesis wordt door de UB handmatig geïmporteerd in Pure vanuit het

promotie volgsysteem Hora Finita. Een doctoral thesis die niet volledig ‘RUG eigen’ is wordt niet

automatisch in Pure geregistreerd vanuit Hora Finita. Er bestaat wel de mogelijkheid om deze alsnog

handmatig aan Pure toe te voegen.

Het Thesis template in Pure kent vijf subtemplates waarin de Doctoral Thesis geregistreerd kan worden:


Versie: 4.1

pagina 19

1. Thesis fully internal (DIV)

Promotie bij eigen instelling, promovendus verbonden aan de eigen eenheid (DIV)

2. Thesis defended at UG & UG (co)promotor, external graduate (DEV)

Promotie bij eigen instelling, promovendus niet maar (co)promotor wel verbonden aan

de eigen eenheid (DEV)

3. Thesis defended at external organisation, UG graduate (EDIP)

Promotie elders, promovendus verbonden aan de eigen eenheid (EDIP)

4. Thesis defended at external organisation, UG (co)promotor, external graduate (EDEP)

Promotie elders, promovendus niet maar (co)promotor wel verbonden aan de eigen

eenheid (EDEP)

5. Thesis fully external

Promotie elders, promovendus en (co)promotor niet verbonden aan de eigen eenheid

Na import van de Thesis in het juiste subtemplate worden door de valideerder de volgende onderdelen

nagelopen en waar nodig gecorrigeerd of aangevuld:

Publicatiejaar

Publicatie taal

Hoofd- en ondertitel

Samenvatting (Eng/Nl)

Aantal pagina’s

Auteurs en affiliaties

Toekennend instituut

Toekenningsdatum

Kwalificatie

Uitgever en plaats van uitgave

ISBN’s

Fulltext


Versie: 4.1

pagina 20

Embargo’s

Indien toegestaan vanuit embargo wordt de gehele Doctoral Thesis of delen daarvan openbaar

gemaakt op de portal (RUG onderzoeksdatabase)

Leden van de beoordelingscommissie

De ingevoerde Doctoral Thesis krijgt na invoer gelijk de workflow status ‘Validated’. Wanneer de invoer

compleet is, wordt aan de Doctoral Thesis de University of Groningen Classification ‘To be checked by

Faculty’ toegevoegd. De faculteit is verantwoordelijk voor het controleren op volledigheid en juistheid

van de invoer.

De Doctoral thesis is na invoer direct zichtbaar op de portal. Een persistente link naar de locatie van

Doctoral Thesis wordt toegevoegd aan Hora Finita.

Na invoer in Pure wordt de Doctoral Thesis geharvest door WorldCat Local, als basis voor de

titelbeschrijving in WorldCat Local.

In het onderstaande schema is het werkproces weergegeven:


Versie: 4.1

pagina 21

5.1.2 Workflow op invoerproces van activities

1. Status: Entry in progress

Activities met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de

medewerker (of invoerder) een activity tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de

coördinator.

Zodra de medewerker gereed is met de invoer zet hij de status op ‘For approval’. Pas op dit

moment verschijnt de activity bij de taken van de coördinator.

De activity wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en de status

‘for approval’ krijgt).

2. Status: For approval

Activities met deze status verschijnen in de taken van de facultair coördinator. Het is aan te

raden dat de coördinator in ieder geval maandelijks de approval van deze activiteiten uitvoert.

Zodra de coördinator de approval heeft afgerond zet hij de status op ‘Approved’. Mocht de

approval niet voltooid kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder

de status terug op ‘Entry in progress’. De coördinator kan commentaar toevoegen aan de invoer

om aan te geven waar het probleem zit.

3. Status: Approved

Activities met deze status zijn akkoord bevonden door de coördinator. Een medewerker kan in

activities met de status ‘Approved’ geen wijzigingen meer maken (!).

In onderstaand schema is het werkproces weergegeven:


Versie: 4.1

pagina 22

Invoer en validatie van Activities

Co

örd

inat

or

Me

de

we

rke

r

Beoordeelt de ingevoerde

activities

Goedgekeurd?

Ja

Wijzigt (zo nodig in overleg met de

medewerker) de activities

Nee

Voert activity in (status = ‘For approval’)

Wijzigt status in ‘Approved’

5.1.3 Workflow op invoerproces van press/media

1. Status: Entry in Progress

press/media met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de

medewerker (of invoerder) press/media tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de

coördinator.


moment verschijnt de press/media bij de taken van de coördinator.

De press/media wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en

daarmee status ‘for approval’ krijgt). Er kan geen bestand worden bijgevoegd, dus er zijn geen

controles op auteursrecht nodig.

2. Status: For approval

Press/media met deze status verschijnen in de taken van de coördinatoren en facultair


Versie: 4.1

pagina 23

communicatiemedewerkers8. Deze valideren de metadata. Zodra de validatie voltooid is, wordt

de status op ‘Approved’ gezet.

3. Status: Approved

Press/media met deze status zijn akkoord bevonden door een coördinator of facultair

communicatiemedewerker. De medewerker kan hierna geen wijzigingen meer doorvoeren (!)

Het proces is weergegeven in het onderstaande schema:

Invoer en validatie van Press/Media

Co

örd

inat

or

/ C

om

mu

nic

atie

med

ewer

ker

Med

ewer

ker

Beoordeelt de ingevoerde press/

media

Goedgekeurd?

Ja

Wijzigt (zo nodig in overleg met de

medewerker) de press/media

Nee

Voert press/media in (status = ‘For approval’)

Wijzigt status in ‘Approved’

5.1.4 Workflow op invoerproces van prizes


Prizes met deze status verschijnen niet in de taken van de coördinator. Ook als de medewerker

(of invoerder) een prize tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de coördinator.

8 Feitelijk van iedereen die de rol ‘editor of press/media’ heeft


Versie: 4.1

pagina 24


moment verschijnt de prize bij de taken van de coördinator.

De prize wordt meteen getoond op de RUG portal, zodra deze opgeslagen wordt (en de status

‘for validation’ krijgt).

2. Status: For validation

Prizes met deze status verschijnen in de taken van de editor en administrator of prizes.

Zodra de coördinator de validation heeft afgerond zet hij de status op ‘Validated’. Mocht de

validation niet voltooid kunnen worden vanwege ontbrekende informatie, dan zet de valideerder

de status terug op ‘Entry in progress’. De coördinator kan commentaar toevoegen aan de invoer

om aan te geven waar het probleem zit.


Prizes met deze status zijn akkoord bevonden door de coördinator. Een medewerker kan in prizes

met de status ‘Validated’ geen wijzigingen meer maken (!).

Het proces is weergegeven in het onderstaande schema:


Versie: 4.1

pagina 25

5.1.5 Workflow op invoerproces van datasets


Datasets met deze status verschijnen niet in de taken van de editors of datasets. Ook als de

medewerker (of invoerder) een dataset tussentijds opslaat verschijnt deze dus nog niet bij de

editor.


moment verschijnt de dataset bij de taken van de editor.

De datasets wordt ook met status ‘Entry in Progress’ meteen getoond op de RUG portal. Let op:

dit is te voorkomen door de visibility van een dataset op ‘Backend’ of ‘Confidential’ te zetten. De

visibility van een dataset staat standaard op ‘Public’.

2. Status: For validation (of for re-validation)

Datasets met deze status verschijnen in de taken van de editor of datasets. De editor voert de

validatie doorgaans binnen 2-3 werkdagen uit. De validatie bestaat uit:

Editor (of datasets) checkt de metadata op volledigheid, vult waar nodig aan;

Administrator (of datasets) checkt of er datasets zijn geüpload. Als dat zo is, dan worden

de datasets in DataVerseNL opgeslagen en voorzien van metadata. Hierna wordt in Pure

een persistente link naar DataVerseNL toegevoegd. Het eerder door de medewerker

geüploade bestand wordt hierna uit Pure verwijderd.

Zodra de editor of administrator de validatie heeft afgerond zet hij de status op ‘Validated’.

Mocht de validatie niet voltooid kunnen worden vanwege het ontbreken van informatie, dan zet

de editor de status terug op ‘Entry in progress’. De editor kan commentaar toevoegen aan de

invoer om aan te geven waar het probleem zit.


Datasets met deze status zijn akkoord bevonden door de editor of administrator of datasets. De

medewerker (of invoerder) kan hierna nog wel wijzigingen doorvoeren in de dataset, maar als hij deze

opslaat, wordt de status automatisch (terug)gezet op ‘For re-validation’.

In onderstaand schema is het werkproces weergegeven:


Versie: 4.1

pagina 26

5.1.6 Workflow op invoerproces van projects

Er is op dit moment (nog) geen workflow op projects.

5.1.7 Workflow op invoerproces van patenten

De invoer van patenten in Pure wijkt in principe niet af van andere research output; een onderzoeker kan

een patent invoeren waarna de controle plaatsvindt door de bibliotheek.

Gezien de behoefte aan volledigheid van patenten en patentgegevens en inhoudelijke controle zijn

onderstaande afspraken gemaakt met de afdeling Research & Valorisation (R&V) van het Bureau van de

universiteit.

R&V voegt periodiek patenten toe vanuit Espacenet (online bron beschikbaar in Pure).

R&V of de bibliotheek ontdubbelt patenten.

R&V controleert patentgegevens op juistheid en volledigheid.

Ondanks dat er extra controle door R&V plaatsvindt is (net als bij andere research output) de facultaire

coördinator eindverantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens.

5.2 Datakwaliteit – overige processen voor controle en correctie

5.2.1 Invoer van research outputs van voormalige medewerker

Er ontstaat een probleem als er sprake is van een publication backlog van een medewerker die uit dienst

getreden is. Een medewerker kan tijdens zijn dienstverband een artikel geschreven hebben, dat na zijn

dienstverband gepubliceerd wordt. De medewerker zal na de uitdiensttreding niet zelf het


Versie: 4.1

pagina 27

onderzoeksresultaat in Pure invoeren. Het onderzoeksresultaat is wel geaffilieerd aan de RUG. En moet

dus ook in Pure ingevoerd worden in verband met de rapportages en rankings. De research outputs

zullen op de RUG-site getoond worden bij het instituut waar de medewerker tijdens de aanstelling voor

werkte. De ex-medewerker heeft geen profielpagina meer.

De invoer van de onderzoeksresultaten is de verantwoordelijkheid van de coördinator, eventueel uit te

besteden aan de invoerder. De Invoerder kan de research output voor een voormalig medewerker op

dezelfde wijze invoeren als voor een medewerker die nog een dienstverband bij de RUG heeft. De

invoerder moet weten welke medewerkers uit dienst zijn getreden. De coördinator kan van de HR

afdeling rapporten ontvangen met de medewerkers die uit dienst zijn getreden. De Invoerder kan deze

rapporten met voormalige medewerkers gebruiken om research outputs van voormalige medewerkers in

te voeren in Pure.

De faculteiten waarbij de research output in online bronnen bijgehouden worden kunnen gebruik maken

van de online bronnen (PubMed, WoS). De faculteiten waarbij online bronnen geen gemeengoed zijn,

moeten zelf bijhouden welke research output zich in de publication backlog van de voormalige

medewerkers bevinden. In feite komt het er op neer dat men binnen de faculteit moet weten met welke

artikelen een medewerker in het verleden is bezig geweest.

5.3 Gebruikersvragen afhandeling

Een gebruikersvraag wordt (door)gestuurd naar [email protected]. Elke binnenkomende e-mail wordt

automatisch een case in Manuscript9, die toegewezen is aan de oplosgroep Pure.

De vraag wordt verwerkt door een O&O-taskforcemedewerker. Als hij de vraag niet zelf kan

beantwoorden, wijst hij de case toe aan de procescoördinator (die de afhandeling verdeelt onder de

valideerders) of aan een andere beheerder.

Alle correspondentie loopt via Manuscript. Uitgaande e-mails worden vanuit Manuscript verstuurd. Er

worden geen persoonlijke e-mails verstuurd. Als er telefonisch iets is afgestemd of afgesproken wordt

Manuscript ook bijgewerkt.

De coördinatoren maken geen gebruik van Manuscript. De communicatie met hen gebeurt via email (of

telefoon). De coördinator beantwoordt naast de vragen over onderzoeksresultaten van de faculteit ook

vragen over de volgende gebieden waar de faculteit verantwoordelijkheid voor draagt:

o Wetenschappelijke classificaties

9 Zie paragraaf 4.4.6 (Manuscript e-mailverwerking)

mailto:[email protected]


Versie: 4.1

pagina 28

o OZ-organisaties en bijbehorende affiliaties

Mocht er een gebruikersvraag binnenkomen bij de CIT Servicedesk, dan wordt deze door het CIT

doorgestuurd naar een betrokken valideerder en/of de procescoördinator van het Pure validatieteam.

5.4 Wijzigingenbeheer (change management)

5.4.1 Regieorgaan Pure & RDO (research output)

Na de uitrol van Pure kunnen we de nodige verzoeken tot wijzigingen blijven verwachten, naar aanleiding

van nieuwe wensen van gebruikers of bijvoorbeeld nieuwe eisen vanuit het ministerie. Om de wijzigingen

te beheren moet er een orgaan zijn dat regie uitvoert over de wijzigingen. Het regieorgaan beoordeelt de

wijzigingen zoals voorgesteld door de diensteigenaar en kent prioriteit aan de wijzigingen toe.

Na de uitrol moet een representatieve groep van gemandateerde gebruikersvertegenwoordigers richting

gaan geven aan het gebruik van Pure. Het regieorgaan beslist over het projectmatig uitvoeren van

wijzigingen van de Pure implementatie. Afstemming met de landelijke Pure-gebruikersgroep is hierbij van

belang.

Het regieorgaan bestaat uit:

Voorzitter

Vertegenwoordiger Pure support/RDO

Vertegenwoordiger Alfa wetenschappen

Vertegenwoordiger Beta wetenschappen

Vertegenwoordiger Gamma wetenschappen

Vertegenwoordiger Medische wetenschappen

Het regieorgaan krijgt input vanuit het periodiek coördinatorenoverleg (paragraaf 4.4.1) en de

ondersteuningsorganisatie.

Het regieorgaan komt vier tot zes keer per jaar bij elkaar en is verantwoordelijk voor het projectmatig

doorvoeren van wijzigingen door onder andere het opstellen van een PID (Project Initiation Document).

Het PID wordt voorgelegd aan de ICT Strategiegroep die het PID goed- of afkeurt. Het regieorgaan wordt

geïnstalleerd door de Universitaire Commissie Wetenschapsoefening (UCW).

5.4.2 PURE updates

Pure is een standaardpakket waar geen softwarematige aanpassingen aan gemaakt zijn specifiek voor de

Rijksuniversiteit Groningen. De software leverancier, Elsevier, brengt drie keer per jaar een major release


Versie: 4.1

pagina 29

uit, namelijk in februari, juni en oktober. Deze releases installeren we normaalgesproken altijd. Daarnaast

komt er maandelijks een minor release uit. Deze installeren we alleen als we daar duidelijk baat bij

hebben. Een nieuwe versie wordt nooit aan het einde van de werkweek geïnstalleerd. Altijd op een

maandag in een week zonder feestdagen.

Het installeren van een nieuwe release verloopt in de volgende stappen:

Vooraf informeren

Functioneel beheerder houdt planning van Elsevier in de gaten en informeert tijdig:

o De technisch beheerder, de procescoördinator en de valideerders. Dit gebeurt onder

meer tijdens de dagelijkse “stand-ups”.

o De change-manager van de Bibliotheek, die de release aanmeldt bij de RUG Change

managers. Via de wekelijkse berichtgeving van de changemanagers worden

afdelingshoofden, change-coördinatoren, servicedesken, demand managers, beheerders,

e.a. op de hoogte gesteld van de geplande release.

o De gebruikers, via een nieuwsbericht op de supportsite.

De tekst op de ‘ Server down time page’ in Pure wordt aangepast door de Functioneel beheerder.

Testen

De software en database op testomgeving worden gelijk getrokken met de productieomgeving

door de systeembeheerder(s).

Elsevier levert de release aan de technisch beheerder.

De technisch beheerder zorgt dat de systeembeheerder(s) de nieuwe release installeren op de

testomgeving.

De functioneel beheerder en technisch beheerder werken de testcases in Trello bij op basis van

de release notes (bijv. nieuwe functionaliteit en opgeloste issues die getest moeten worden)

De functioneel beheerder en technisch beheerder voeren op de testomgeving de testcases uit die

in Trello staan. De bevindingen worden in Trello geregistreerd.

Eventuele problemen worden opgelost en opnieuw getest.

De functioneel- en technisch beheerders adviseren de diensteigenaar om de nieuwe release al

dan niet op de productieomgeving te plaatsen, waarna de diensteigenaar hierover besluit.

Installeren

De productieomgeving wordt dichtgezet door de technisch beheerder.

Er wordt een back-up van de productieomgeving gemaakt door de systeembeheerders.

De nieuwe release wordt geïnstalleerd op de productieomgeving door de systeembeheerder(s).

De functioneel beheerder voert de beknopte testcases die in Trello staan uit op de

productieomgeving.

De functioneel beheerder neemt het besluit of de release niet goed is en dat de back-up

teruggezet moet worden of dat de release wel goed is en kan blijven staan.


Versie: 4.1

pagina 30

De productieomgeving wordt weer open gezet door de technisch beheerder.

5.5 Regulier beheer (dagelijks)

5.5.1 Beantwoording gebruikersvragen

1e lijn: [email protected] beantwoording gebeurt dagelijks door O&O-medewerkers uit het Pure-team.

De O&O-medewerkers beantwoorden de routinematige vragen over het gebruik van Pure of de

profielpagina en zorgen dat overige vragen beantwoord worden door 2e of 3e lijns-valideerders.

2e lijn: valideerders en functioneel beheerder

o Procescoördinator

De procescoördinator verdeelt de vragen die door de O&O-medewerkers zijn doorgezet

onder de valideerders.

o Functioneel beheerder

De functioneel beheerder beantwoordt vragen die een beroep doen op zijn inhoudelijke

CRIS en Pure-kennis en zijn algemene computervaardigheden. De functioneel beheerder

legt zo veel mogelijk kennis vast in Trello en deelt zijn kennis met de O&O-medewerkers

en valideerders zodat terugkerende gebruikersvragen in de toekomst ook door hen

beantwoord kunnen worden.

3e lijn: coördinatoren, overige beheerders en Elsevier.

o De technisch beheerder o.a. voor problemen met gegevens uit bronsystemen en harvest

van Pure-gegevens door externe systemen.

o De applicatiebeheerder PicoBello voor problemen met gegevens uit bronsystemen van

de RUG. Hij communiceert zo nodig met de applicatie van de diverse bronsystemen. Zie

ook paragraaf 6.3 (Synchronisatie).

o De systeembeheerders o.a. voor problemen met beschikbaarheid van Pure.

o Elsevier, de leverancier van de Pure-software, voor vragen of problemen die de

beheerders niet kunnen oplossen.

o CIT werkplek beheer voor vragen m.b.t. de werkplek.

5.5.2 Beheer synchronisatie PicoBello -> Pure Sync Database

De applicatiebeheerder PicoBello monitort de dagelijkse synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync

Database.



Versie: 4.1

pagina 31

5.5.3 Beheer synchronisatiejobs in Pure

De technisch beheerder is verantwoordelijk voor het configureren en dagelijks (handmatig) controleren

van de synchronisatie jobs in Pure, dus tussen de Pure Sync Database en de Pure database. De controle

betreft het foutloos lopen van de jobs, niet de inhoud van de jobs.

‘Errors’ moeten meteen opgelost worden

‘Warnings’ moeten zo snel mogelijk opgelost worden

5.5.4 Validatie van research output

De valideerders zorgen dagelijks voor de validatie van research output. Dit houdt in:

valideren van de bibliografische metadata

opzoeken van de full-tekst

instellen van copyright en embargo

ontdubbelen van de onderzoeksresultaten, waar nodig

5.6 Regulier beheer (overig)

5.6.1 Beheer autorisaties

Alle gebruikers in Pure zijn standaard ‘Personal user’ en hebben geen rollen nodig om research output in

te voeren of hun persoonlijke informatie in Pure te wijzigen.

De overige functies binnen de Pure-organisatie moeten handmatig aan organisaties gekoppeld worden

en rollen toegekend krijgen. De organisaties, namen en rollen zijn in hoofdstuk 4. Organisatie van dit

document vastgelegd. Voor de in gebruik name van Pure heeft de Functioneel beheerder de rollen en

organisatie(s) aan de personen die functies in de Pure- organisatie vertolken toegekend. Zie ook

paragraaf 6.2 Autorisatie voor de ingevulde autorisatiematrix.

Nieuwe medewerkers van de RUG worden opgevoerd in PeopleSoft. Via PicoBello worden de nieuwe

medewerkers naar Pure gesynchroniseerd zodat deze met hun RUG-account (P-, U- of E-nummer)

kunnen inloggen en van Pure gebruik kunnen maken. Voor het vervullen van de functie medewerker zijn

geen rollen nodig.

Voor het vervullen van de overige functies binnen de Pure-organisatie zijn wel extra rollen nodig. Deze

kunnen aangevraagd worden door een e-mail te sturen aan [email protected]. De Functioneel beheerder

heeft de rechten om mensen rollen toe te kennen en te koppelen aan organisaties. Als er bij de faculteit

een nieuwe invoerder werkzaam is moet de coördinator dus een e-mail aan [email protected] sturen met het

verzoek om aan een P-nummer de benodigde rollen en organisatie toe te kennen. Alleen verzoeken door

de coördinatoren voor hun eigen organisatie worden gehonoreerd.




Versie: 4.1

pagina 32

5.6.2 Beheer van OZ-organisatiestructuur

De invulling van het administratief beheer van OZ-organisaties wordt overgelaten aan de faculteiten. NB:

Zie paragraaf 6.4 voor de (initiële) Inrichting OZ-organisatiestructuur.

De coördinatoren hebben de autorisatie om organisatieonderdelen binnen de eigen faculteit te beheren.

Het beheer wordt gedaan in de Master Data Workspace in Pure. Bij ‘Editable Organisations’ ziet de

coördinator de OZ-organisaties die beheerd kunnen worden. Als een OZ-organisatie ophoudt te bestaan,

moet de coördinator de einddatum invullen.

Het administratief beheer van een interfacultair instituut beleggen we technisch bij beide faculteiten. De

faculteiten moeten onderling organisatorisch afspraken maken over het beheer van de affiliaties van

medewerkers aan deze interfacultaire OZ-organisaties.

5.6.3 Facultaire controles op invoer

De (facultair) coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het periodiek uitvoeren van de volgende

validaties en controles:

Validatie van wetenschappelijke classificaties

De coördinatoren van de faculteit waarbinnen het onderzoek heeft plaatsgevonden, controleren

de volgende wetenschappelijke classificaties10 van alle ingevoerde research output (met affiliatie

binnen de desbetreffende faculteit):

o Publication category: Scientific, professional, popular of other

o Peer-reviewed of Not peer-reviewed (alleen van toepassing voor publication category

Scientific)

Als er een Beslisser (bijvoorbeeld de onderzoeksdirecteur) verantwoordelijk is voor de inhoud,

dan besluit deze hierover en zorgt de coördinator voor de uitvoering.

Validatie van affiliaties

Wetenschappelijke resultaten worden aan de hand van de HR-aanstelling of OZ-affiliatie van de

auteur gekoppeld aan respectievelijk de HR-organisatie of de OZ-organisatie. In enkele

bijzondere gevallen zoals onder meer een publicatie door een consortium of een research output

van een wetenschapswinkel wordt de research output door de Invoerder in Pure gezet en

handmatig aan een OZ-organisatie gekoppeld en niet via de auteur.

10 De valideerders binnen de Bibliotheek hebben niet de kennis en ook niet de beslissingsbevoegdheid om hierover

een oordeel te vellen.


Versie: 4.1

pagina 33

5.6.4 Acties naar aanleiding van veelgemaakte (invoer)fouten

Sommige fouten worden veelvuldig gemaakt. Door actie te nemen op veel gemaakte fouten, wordt het

aantal fouten dat de medewerker maakt bij het invoeren beperkt, waardoor er minder tijd en geld

gespendeerd hoeft te worden aan de validatiestap (om de fouten te corrigeren) door bibliotheek.

Voorbeelden van veel gemaakte fouten kunnen zijn:

Medewerkers van de RUG onterecht ingevoerd als externe personen

Externe personen onterecht ingevoerd als RUG medewerker

Research outputs aan verkeerde auteur gekoppeld

Geen DOI, ISSN of ISBN ingevoerd

Niet alle auteurs ingevoerd bij een research output

Slordigheden ‘omdat er toch gecontroleerd wordt’

De Procescoördinator heeft tot taak om periodiek bij de valideerders te informeren welke fouten het

meest gemaakt worden. Deze inventarisatie moet regelmatig plaats vinden. De Procescoördinatoren

moet actie ondernemen om de medewerkers zo te helpen dat de fouten in aantal afnemen. Dit gebeurt

in overleg met de coördinatoren.

Het belangrijkste is dat verantwoordelijkheid voor het proces belegd is bij de Procescoördinator. Deze

moet zich verantwoordelijk voelen voor het voortdurend bijhouden van de kwaliteit. Het is een continu

proces om te kijken welke fouten het meest voorkomen om daar vervolgens actie op te ondernemen en

de effectiviteit van de acties te evalueren.

5.6.5 Opschoning van ingevoerde gegevens

Gegevens kunnen vanuit verschillende bronnen en door verschillende medewerkers ingevoerd worden in

Pure. Daardoor ontstaan dubbelingen, die opgeschoond moeten worden ten behoeve van betrouwbare

rapportages en een goede presentatie op het web.

Ontdubbelen van research output (dagelijks door valideerders)

Pure detecteert dubbele titels, ISBN’s en DOi’s eenvoudig. De gevonden dubbellingen verschijnen

automatisch in de takenlijsten van de valideerders. De valideerder kan kiezen uit drie

mogelijkheden:

o Eén van de twee verwijderen (‘delete’)

o Beide samenvoegen (‘merge’). Bij het samenvoegen kan de valideerder op veldniveau

aangeven welke velden van welke invoer meegenomen moeten worden in de definitieve

versie.

o Beiden accepteren omdat het om verschillende items gaat (‘accept as duplicates’)


Versie: 4.1

pagina 34

Ontdubbelen van metadata (maandelijks11 door functioneel beheerder)

De volgende metadata kunnen dubbel voorkomen in Pure:

o Externe personen (dubbele naam)

o Externe organisaties (dubbele naam)

o Tijdschriften (dubbele titel of ISSN)

o Uitgevers (dubbele naam)

o Events (dubbele naam)

Voor ontdubbeling is onder meer toegang tot de Master Data Workspace nodig, die de

functioneel beheerder heeft (en de valideerders niet). De dubbellingen zijn eenvoudig

weergegeven op de master data workspace bij de betreffende entiteiten. De functioneel

beheerder heeft drie mogelijkheden om te ontdubbelen:

o Eén van de twee verwijderen (‘delete’)

o Beide samenvoegen (‘merge’)

o Beiden accepteren omdat het om verschillende items gaat (‘accept as duplicates’)

Ontdubbelen van events

5.6.6 Import van impact factors

Jaarlijks importeert de technisch beheerder (op aangeven van Peter van Laarhoven) de impact factors in

Pure. Dit gebeurt in de Administrator Workspace onder Citations12 and Impact factors. De import

bestanden komen uit Incites. Hoewel de mogelijkheid voor een ‘Dry run’ bestaat, is het verstandig om

een nieuwe import eerst op de testomgeving uit te proberen.

5.7 Verandering

In verband met voortdurende verandering van omgeving: inrichting van de processen en organisatie

cyclisch onderwerpen aan feedback en verbeterrondes (Deming cylus: plan/do/check/act).

Een kleine groep mensen, bestaande uit een MT-lid van de Bibliotheek, Functioneel applicatiebeheerder

en Procescoördinator, komt maandelijks bij elkaar om te beoordelen of de processen en organisatie nog

voldoen en de eventuele aanpassingen te bepalen en uit te voeren.

11 Let op: op dit moment worden van onderstaande alleen tijdschriften en uitgevers ontdubbeld; externe personen en organisaties (nog) niet.

12 De Citations worden wekelijks automatisch geïmporteerd. NB: dit duurt elke keer 45 – 70 uur (!)


Versie: 4.1

pagina 35


Versie: 4.1

pagina 36

6 Technische inrichting

6.1 Toegang

Toegang tot Pure is geregeld op basis van de aanstelling van een medewerker in Peoplesoft. In PicoBello

wordt op basis hiervan bepaald of de medewerkers’ gegevens geïnterfaced worden naar Pure of niet13.

Alle actieve medewerkers in Pure bestaan uit 2 componenten:

Person

De persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de diverse bronsystemen zoals Planon en PeopleSoft

aangevuld met de persoonlijke informatie die in Pure onderhouden wordt.

User

RUG- of UMCG-account bestaande uit gebruikersnaam en wachtwoord waarmee Medewerker

kan inloggen met daaraan gekoppeld de benodigde rollen in Pure.

Als een medewerker een nieuwe aanstelling krijgt in Peoplesoft die toegang geeft tot Pure, dan wordt

deze geïnterfaced naar Pure en worden in Pure automatisch een nieuwe Person (indien deze nog niet

bestond) en een nieuwe User (indien deze nog niet bestond) aangemaakt.

Bij uitdiensttreding wordt alleen de User automatisch verwijderd, zodat het account niet meer gebruikt

kan worden om in te loggen in Pure. De Person, met alle daaraan gekoppelde onderzoekinformatie blijft

bestaan.

6.1.1 Authenticatie

Gebruikers gebruiken hun RUG-account of UMCG-account om in te loggen in Pure. Dit is mogelijk door

gebruik te maken van Surfconext. Surfconext is een dienst van Surfnet, die binnen de RUG door diverse

systemen gebruikt wordt voor de authenticatie. Bijvoorbeeld MyUniversity. Pure maakt dus gebruik van

een bestaande dienst die belegd is in de beheerorganisatie van de RUG.

13 Voor informatie welke aanstellingen wel of geen toegang tot Pure geven, zie



Versie: 4.1

pagina 37

6.2 Autorisatie

Een functie binnen de organisatie rondom het gebruik van Pure kan één of meerdere rollen bezitten.

Afhankelijk van de verkregen rol heeft de gebruiker wel of geen toegang tot de binnen Pure beschikbare

functionaliteit. De rol en bijbehorende functionaliteit worden kort beschreven.

Een rol in Pure is een verzameling functionaliteiten en de bijbehorende rechten om een bepaalde taak uit

te kunnen en mogen voeren. De onderstaande functies in de organisatie rondom Pure krijgen extra rollen

in Pure toegewezen om hun taken uit te voeren:

Invoerder

Coördinator

Beslisser

Valideerder

Procescoördinator


Rapporteur

O&O Pure-taskforcemedewerker


Technisch beheerder

Pure gebruikers met de functie ‘Medewerker’ krijgen geen enkele extra rol binnen Pure. Iedere Pure

gebruiker is standaard een ‘Personal User’ en kan dus research output invoeren en wijzigen.

In een schema:

Persoonbijv. Jan Jansen

Functiebijv. Facultair invoerder

Rol in Purebijv. Submitter of research

output

Een persoon zal in de regel slechts één functie vervullen, maar het is mogelijk voor een persoon om

meerdere functies te vervullen. Om een functie te vervullen zijn één of meerdere rollen in Pure nodig.

Onderstaande matrix geeft een overzicht van de verschillende rollen binnen Pure en daarbij behorende

functies.


Versie: 4.1

pagina 38

14 Rol wordt alleen na schriftelijke toestemming van Jules van Rooij en Shaya Abdolahzadeh verleend


Med

ewe

rker

Invo

erd

er

Co

örd

inat

or

Bes

lisse

r

Val

idee

rder

Pro

cesc

oö

rdin

ato

r

Co

mm

un

icat

iem

edew

erk

er

Rap

po

rte

ur

O&

O -

med

ewer

ker

Fun

ctri

on

eel b

ehee

rder

Tech

nis

ch b

ehee

rder

Syst

eem

beh

eerd

er

Ap

plic

atie

beh

eerd

er P

ico

Bel

lo

Die

nst

eige

naa

r

Globale rollen, van toepassing op de gehele organsatie

(Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende organisaties)

Access to Scival

Selecteren van personen en output voor verdere

analyse in SciVal

X14

Administrator

Invoeren, lezen, wijzigen, verwijderen en valideren

van alle content van de hele organisatie (dus

Rijksuniversiteit Groningen en alle onderliggende

organisaties)

X X

Administrator of Activities, Awards, Press/Media,

Prizes

Toevoegen, wijzigen, verwijderen en valideren van

activities, press/media voor de hele organisatie

(dus Rijksuniversiteit Groningen en alle

onderliggende organisaties)

X X X

Administrator of claims

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van auteur

relaties met onderzoeksresultaten

X X X

Administrator of datasets


van datasets van de hele organisatie (dus

X15


Versie: 4.1

pagina 39

16 Enkel voor Research Output

17 Enkel voor Press/Media


organisaties)

Administrator of External persons

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van External

persons aan Pure

X

Administrator of Journals

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van Journals

aan Pure

X

Administrator of (external) organisations

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van (external)

organisations aan Pure

X

Administrator of persons

Switchen naar een ander user account om andere

gebruikers in hun functie met bijbehorende rollen

te ondersteunen

X X X

Administrator of publishers

Toevoegen, wijzigen en verwijderen van publishers

in Pure

X

Administrator of research output


van research output van de hele organisatie (dus


organisaties)

X X X

Deduplicator of research output

Ontdubbelen van research output door de dubbele

invoer samen te voegen (mergen) of als duplicates

te accepteren

X X X

Organisatie specifieke rollen, toegepast binnen de eigen organisatie

De eigen organisatie hoeft geen faculteit te zijn maar kan ook de RUG als geheel incluis UMCG of een instituut zijn

of elke gewenste combinatie van onderzoekseenheden.

Editor of activities, press/media, prizes, research

output

X X16

X X17

X


Versie: 4.1

pagina 40



Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van

activities, press/media, prizes, research output

Editor of organisations

Invoeren, lezen, wijzigen en verwijderen van OZ-

organisaties (bijv. onderzoeksprogramma)

NB: De HR-organisaties worden gesynchroniseerd

dus die kunnen niet worden gewijzigd. De OZ-

organisaties worden handmatig beheerd.

Noot: Dit is bij FWN niet van toepassing.

X X X

Editor of persons

Invoeren, lezen, wijzigen en toekennen van

personen aan OZ-organisations.

X X X

Editor of SEP/KUOZ

Lezen van SEP/KUOZ overzichtsschermen en

invoeren, lezen en wijzigen van SEP/KUOZ content

van personen en research output

Editor of press/media


van press.media

X X X X

Editor of awards, projects


projects

X18

Editor of datasets


datasets

X19 X X

Reporter

Maken, lezen, wijzigen, verwijderen en schedulen

van ‘report definitions’

X X X X X

Submitter of research output

Namens een ander persoon maken, lezen, wijzigen

en verwijderen van research output

X

User Administrator for Organisations X X


Versie: 4.1

pagina 41

Opmerkingen:

- De Invoerders bij de Wetenschapswinkel hebben een hogere autorisatie dan de reguliere

Invoerders namelijk de rol ‘Editor of research output’ en wel voor alle Wetenschapswinkels

binnen de diverse organisaties.

- De Systeembeheerders en de Applicatiebeheerder Pico Bello krijgen geen rollen toebedeeld in

Pure. Die hebben zij niet nodig.

6.3 Synchronisatie

Pure haalt zo veel mogelijk gegevens uit bronsystemen. De gegevens uit de bronsystemen van de RUG

worden verzameld in het centrale distributiepunt PicoBello en via PicoBello naar Pure20 gestuurd.

Gegevens die uit PicoBello komen, kunnen en mogen niet worden gewijzigd in Pure, maar moeten

beheerd worden in de bronsystemen.

De bronsystemen binnen de RUG zijn:

PeopleSoft RUG

PeopleSoft UMCG (via PeopleSoft RUG)

Planon

Hora Finita

In het onderstaande schema is de synchronisatie vanuit de bronsystemen vereenvoudigd weergegeven.

20Technisch gezien: via de Pure Sync Database naar Pure (zie ook schemaplaatje)

Toekennen van Organisational Unit Roles and

Rights (o.a. Editor-rollen) aan Pure users


Versie: 4.1

pagina 42

PurePure Sync Database

PicoBello

PeopleSoft RUG

PeopleSoft UMCG

Planon

Hora Finita

De applicatiebeheerder PicoBello is verantwoordelijk voor de vulling van PicoBello vanuit de

bronsystemen en de synchronisatie van PicoBello met de Pure Sync Database. Het applicatiebeheer

Picobello is belegd in de beheerorganisatie van de RUG.

De technisch beheerder (van Pure) is ervoor verantwoordelijk dat de gegevens via de Pure Sync Database

in Pure komen.

6.4 Inrichting OZ-organisatiestructuur

In Pure onderscheiden we twee organisatiestructuren:

de HR-organisaties. Er vindt synchronisatie plaats van PeopleSoft naar Pure; zie ook paragraaf 6.3

(Synchronisatie). Gegevens die gesynchroniseerd worden, kunnen niet worden gewijzigd in Pure,

maar alleen in het bronsysteem, PeopleSoft (waarna de wijzigingen automatisch in Pure terecht

komen).

de OZ-organisaties (onderzoeksorganisaties). Pure is het RUG-bronsysteem voor de OZ-

organisaties. Dit betekent dat de OZ-organisaties beheerd moeten en kunnen worden in Pure. De

verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de faculteiten of instituten. Zij zijn het beste op de hoogte

van de ontwikkelingen binnen de eigen faculteit. De coördinator heeft rechten om de OZ-

organisaties binnen de eigen faculteit of instituut te beheren.

De HR- en de OZ-hiërarchie hebben de bovenste twee lagen gemeenschappelijk. Deze bovenste twee

lagen zijn de universiteit zelf en de faculteiten21.

21 De hoogste tak van de OZ-hiërarchie kan alleen aan de faculteit gekoppeld worden, niet aan een afdeling van een faculteit.


Versie: 4.1

pagina 43

Te wijzigen in Pure

Unversiteit

Faculteit 1 Faculteit 3Faculteit 2

OZ organisatie 1.2HR organisatie 1.1

HR organisatie 1.1.3HR organisatie 1.1.2HR organisatie 1.1.1 OZ organisatie 1.2.1 OZ organisatie 1.2.2 OZ organisatie 1.2.3

Voor de faculteit Science and Engineering (FSE) is er geen aparte OZ-organisatie aangemaakt aan Pure.

De OZ-organisatie is voor deze faculteit per definitie gelijk aan de HR-organisatie.

In het algemeen geldt dat de OZ-organisatieonderdelen in Pure te herkennen zijn aan het

organisatietype: Research centre, Research institute of Research programme. Organisatieonderdelen met

organisatietype Department betreffen doorgaans de HR-organisatie. Wil je weten of een bepaald

organisatieonderdeel een HR- of OZ-organisatie betreft, kijk dan of het synchronisatiesymbool

vermeld wordt achter het ID. Zo ja, dan betreft het een HR-organisatie (en zo nee een OZ-organisatie).

6.5 Inrichting workflow

Om het validatieproces van research output in Pure technisch te ondersteunen gebruiken we de ‘2 step

workflow’ van Pure. Deze workflow in Pure kan niet geconfigureerd worden. Een workflow bestaande uit

drie statussen en twee stappen is dus het vaste uitgangspunt. In het onderstaande schema is de

workflow weer gegeven:


Versie: 4.1

pagina 44

6.6 Inrichting Advanced Pure Portal (i.s.m. CMS)

6.6.1 Profielpagina medewerker

Het RUG-CMS22 genereert een “Research”-link (menu-item) op de profielpagina van de medewerker,

zodra de medewerker tenminste 1 research output in Pure heeft vastgelegd. Via deze link wordt alle

onderzoekinformatie van die medewerker uit Pure getoond. Voor meer informatie over wat er getoond

wordt, zie http://www.rug.nl/research/portal/persons/search.html. De persoonlijke gegevens op de

profielpagina komen uit de bronsystemen Planon of PeopleSoft en moeten respectievelijk in het Self

Service Menu of in FacilityNet onderhouden worden. De research outputs, activities, press/media en

prizes op de profielpagina komen uit Pure.

Technisch gezien wordt bovenstaande gerealiseerd door gebruik te maken van een ‘intelligente’ proxy,

die:

1. Op basis van informatie “uit” LDAP23 bepaalt voor welke medewerker een profielpagina wordt

opgevraagd;

2. De profielpagina met placeholders ophaalt uit APP24, op basis van het medewerker-ID;

22 Content Management Systeem. Dit wordt voor de RUG beheerd door de centrale dienst Centrum voor Informatie

Technologie (CIT).

23 Lightweight Directory Access Protocol. Een netwerkprotocol dat beschrijft hoe directory services benaderd moeten

worden.

24 Advanced Pure Portal



Versie: 4.1

pagina 45

3. De placeholders in de APP-pagina vervangt door pagina-fragmenten uit het CMS;

4. De resulterende pagina oplevert.

Voor meer informatie zie Y:\staff\ubg\Pure\Support and instructions\Documentation\CMS vs APP

(document ‘Technische realisatie proxy).

NB research outputs worden op de portal getoond als ‘publications’.

6.6.2 Onderzoeksdatabase

http://www.rug.nl/research/portal/ oftewel de RUG onderzoeksdatabase is een publieke portal van de

RUG waar alle publicaties, activities, press/media, prizes en datasets van medewerkers die verbonden

zijn (geweest) aan de RUG getoond kunnen worden. De pagina’s zijn net als de profielpagina’s een

combinatie van CMS en APP, die door de proxy opgeleverd worden.

http://www.rug.nl/research/portal/


Versie: 4.1

pagina 46

7 Gebruikersprocessen

In het algemeen: raadpleeg de Pure-support site voor gebruikersinformatie. Zie http://www.rug.nl/pure

7.1 Inloggen

Er staat op My University onder My Tools een link naar Pure: http://pure.rug.nl/admin

7.2 Invoer

Het streven is uiterlijk één maand na het officiële moment van publicatie hetzij op internet of in print. De

medewerker kan een research output op diverse manieren invoeren: importeren uit een RIS- of BibTeX-

bestand, importeren uit een online bron als WoS of PubMed of invoeren met behulp van een template.

De medewerker kan de invoer tussentijds opslaan. Het onderzoeksresultaat kan op een later tijdstip

gewijzigd worden door deze uit de lijst met persoonlijke taken te kiezen.

In de bovenstaande beschrijving van het proces wordt uitgegaan van invoer van onderzoeksresultaten

door de medewerker zelf. Bij andere universiteiten is gebleken dat de kwaliteit van de invoer hoger

wordt indien de medewerker zelf invoert en dat de onderzoeksresultaten ook sneller worden ingevoerd.

Het uitgangspunt van de RUG is dat de medewerkers zelf de onderzoeksresultaten in Pure invoeren. Het

is de verantwoordelijkheid van de faculteiten om eigen beleid te formuleren met betrekking tot de invoer

en dit beleid vorm te geven.

In Pure is het ook mogelijk om conform de huidige praktijk een klein aantal administratieve krachten de

invoer voor een hele faculteit te laten doen. De ervaring met Metis leert dat de kwaliteit en de tijdigheid

daar onder lijden als dit binnen de faculteit niet centraal en consistent wordt aangestuurd.

7.2.1 Instellen automated search

De Medewerker heeft de mogelijkheid om de ‘automated search’ aan te zetten. Een online bron als Web

of Science wordt dan automatisch afgespeurd op nieuwe publicaties die een auteur heeft met een naam

lijkende op die van de medewerker. De medewerker krijgt een e-mail dat er een task klaar staat om de

diverse gevonden kandidaten om te importeren vanuit de online bron naar Pure. Iedere 7 dagen wordt er

in de online bronnen gezocht en krijgt de Medewerker dus bericht.

Noot: Bij de in dienst treding van een medewerker moet in Pure in het Person profile een aantal

instellingen in het ‘Automated search’ tabblad ingesteld zijn/worden.

http://www.rug.nl/pure

http://pure.rug.nl/admin


Versie: 4.1

pagina 47

7.2.2 Pre-RUG research output

Medewerkers die bij de RUG in dienst treden kunnen tijdens een vorig dienstverband al gepubliceerd

hebben. Deze publicaties zijn geaffilieerd aan een ander instituut. Het is wel van belang om deze

wetenschappelijke output ook in Pure op te slaan in verband met het tonen van een volledige lijst van

publicaties op de persoonlijke profielpagina van de medewerker. De niet aan de RUG geaffilieerde

publicaties worden niet getoond op de faculteits- en instituutspagina’s op de portal.

Na het in dienst treden is het de verantwoordelijkheid van de medewerker om de eigen profiel pagina

up-to-date te maken. Daarnaast moet ook de Facultair coördinator moet er voor zorgen dat het belang

van een CRIS aan alle nieuwe medewerkers duidelijk wordt gemaakt.

De meest eenvoudige wijze om de publicaties van voor het RUG verband in Pure te krijgen is het inlezen

van een RIS-bestand. Als de medewerker in het verleden zijn wetenschappelijke output geregistreerd

heeft, is het vaak mogelijk om daarvan een RIS-bestand te genereren. Het importeren van een RIS-

bestand werkt eenvoudig. Tijdens de inloopinstructie wordt hier aandacht aan besteed en uiteraard kan

de medewerker ook met vragen terecht bij de valideerders.

Het is niet onwaarschijnlijk dat een nieuwe Medewerker wel al in Pure aanwezig is maar dan als External

Person met de bijbehorende publicaties. De publicaties van deze External Person moeten worden

overgeheveld naar de Internal Person. Dat kan de medewerker en ook de coördinator niet zelf, maar

moet aangevraagd worden via een mail naar [email protected] .


Werkdocument Pure Processen en Organisatie · Een medewerker kan zowel onderzoeker (WP) of staf...

Documents

Transcript of Werkdocument Pure Processen en Organisatie · Een medewerker kan zowel onderzoeker (WP) of staf...