Sessie 13 – Voorraadbeheer en het voorspellen van de logistieke behoefte

Datum: dinsdag 18 mei 2010 (laatste les)

Lesgever: Prof. Eddy van de Voorde

Onderwerp: Voorraadbeheer en het voorspellen van de logistieke behoefte

DEEL I – Beslissingen met betrekking tot voorraadbeheer

Waarom voorraden aanhouden?

Uiteraard is het cruciaal om zich de vraag te stellen waarom een onderneming in de eerste plaats

voorraden nodig heeft. Vanuit die basisdoelstellingen kan men dan verder kijken naar de configuratie

en grootte van de voorraad. Het gaat voornamelijk om de volgende 2 redenen:

1) Verbeteren van de customer service – Het is uiteraard nodig om producten in stock te

hebben om te kunnen voldoen aan de (soms volatiele) vraag van de klanten. Als een bedrijf

een stock-out heeft wanneer een klant een product nodig heeft, dan verliest men niet alleen

de mogelijke opbrengsten maar dan lijdt men ook nog eens imagoschade op. De klant zal

daarbovenop een alternatief zoeken en in de toekomst niet snel terugkeren.

2) Kostenbesparing - Er zijn een aantal mogelijkheden om kosten te besparen of zelfs

opbrengsten te genereren via speculatie bijvoorbeeld.

Langere productieruns – Stockeren is dan uiteraard noodzakelijk om het

productieproces aan de gang te houden. Het is soms zeer duur wanneer een dergelijk

proces stilvalt en terug opgestart moet worden.

Bij inkoop en transport – Door grote bestellingen te plaatsen zullen de bestel- en

vervoerkosten gemiddeld lager liggen waardoor het soms beter is om een voorraad aan

te leggen in plaats van telkens kleine bestellingen te plaatsen. Soms wordt er ook wel

korting gegeven.

Actuele prijs t.o.v. verwachte hogere prijs (= speculatie) – Dat gebeurt vooral in

markten waar je aanneemt dat de grondstofprijzen terug zullen gaan stijgen. Als de

onderneming dan over voldoende liquide middelen beschikt, dan kan men grondstoffen

inkopen om daarna te speculeren op hogere prijzen in de toekomst. Zodoende kan men

een hoog rendement halen.

Variatie = onzekerheid - Men moet steeds rekening houden met onzekerheid in het

voorraadbeleid.

Ongeplande en onvoorziene schokken – De bedrijven die het momenteel goed doen

ondanks de financiële crisis, hebben zich voorbereid op mogelijke schokken en hebben

daar op kunnen anticiperen.

Het gaat dus in het algemeen voornamelijk om kostenbesparing met een vleugje speculatie.

Waarom geen voorraden aanhouden?

Zoals doorheen de cursus al meerdere malen is aangehaald, is het belangrijk om te kijken naar de

kenmerken van het product waarover het gaat. Er is een enorm verschil tussen bijvoorbeeld kolen

en computerchips als gevolg van de waarde van de producten.

Verspilling – Men kan het kapitaal steeds op andere manieren inzetten. Het is dus zaak om

die keuze te vinden die het hoogste rendement oplevert. Bij het aanhouden van een

voorraad van goederen met een hoge waarde, bestaat de kans erin dat de vraag veel minder

is dan verwacht. Hierdoor kennen de waardevolle goederen een sterke waardevermindering.

Men moet dus steeds kijken naar de opportuniteitskost van je kapitaal.

Maskeren van eventuele kwaliteitsproblemen – Deze reden heeft voornamelijk toepassing

op zogenaamde perishables zoals de meeste voedingsproducten. Als bijvoorbeeld graan

langer dan 3 maanden wordt gestockeerd, treedt er een kwaliteitsdaling op en een daarmee

gepaarde waardevermindering heeft een daling van kwaliteit. Daarnaast kunnen de

kwalitatief mindere producten ook de rest van de voorraad aantasten.

Eilandmentaliteit – Dit heeft te maken met de structuur van het bedrijf. Stel dat je met vele

aparte entiteiten werkt binnen de onderneming. Je hebt telkens een andere manier van

denken en werken dan wanneer je geïntegreerd werkt. Het voorraadbeleid kan bijvoorbeeld

worden beïnvloed door het marketingbeleid. Daarom is een geïntegreerde aanpak

noodzakelijk.

Soorten voorraden

Er zijn verschillende soorten van voorraden en allen hebben ze een eigen aparte kost.

In de pijplijn – Bij dit type van voorraad gaat het meestal om dure producten met een

complex productieproces. Als bijvoorbeeld een auto in de pijplijn zit, dan begint uw

voorraadkost al te lopen. Het kan bijvoorbeeld gaan om bepaald type van staal dat nodig is

voor een schroef belangrijk voor de auto. Men moet er dus voorzorgen dat dit voldoende

voorradig is omdat anders het proces stil valt.

Speculatievoorraden – Het gaat bijvoorbeeld om olie. Maar tegenwoordig wordt het ook

gedaan met bauxiet en fosfaat omdat deze belangrijke grondstoffen zijn voor de uitbouw van

de nieuwe wereldeconomieën zoals China en India. Een speculatievoorraad kost geld en dat

moet je doorrekenen aan de consument. Aan de pomp zijn de laatste 3 maanden de prijzen

gestegen als gevolg van de dalende wisselkoers van de € t.o.v. de $. Men kan speculatie

herkennen door naar de reservevoorraden te zien van verschillende landen. In België moet

men bijvoorbeeld een veiligheidvoorraad van 3 maanden voorzien aan de pomp. Stel dat de

voorraad groter is dan deze periode, dan is het duidelijk dat men verwacht dat de prijzen

zullen stijgen en dat men al een “goedkope” voorraad heeft ingeslagen.

Veiligheidsvoorraad – Olie en benzine moet bijvoorbeeld 3 maanden veiligheidsvoorraad in

voorzien. Dit kost ook geld en dat betaalt de consument.

Reguliere of cyclische voorraden – De kostprijs en grootte van deze voorraden kan men

eenvoudig bepalen door het gemiddelde te nemen aangezien het toch om een cyclus gaat.

Verouderde, dode of inkrimpingvoorraad – Er kunnen zaken verdwijnen of stuk gaan.

Aard van de vraag

Om de grootte van de voorraad te kunnen bepalen, is het uiteraard noodzakelijk om een prognose te

maken van de vraag van de consument in de toekomst.

Gestadig vraagpatroon – Het heeft altijd te maken met de vraagevolutie en het type product

waarover het gaat. Bij een gestadig vraagpatroon kan men zich baseren op het verleden van

de vraagevolutie aangezien er weinig schommelingen zijn en een bepaald patroon steeds

weerkeert. Een dergelijk patroon geldt bijvoorbeeld voor kranten met uitzondering van de

weekendeditie. Sportkranten hebben bijvoorbeeld steevast een piek op maandag. Als men

dit patroon kent, kan men daarop inspelen.

Piekvraag – Het gaat meestal om seizoensgebonden producten waarbij het

standaardvoorbeeld uiteraard roomijs is. De piekvraag is een afgeleide van de

weersomstandigheden. Die piekvraag is niet alleen seizoensgebonden maar is ook afhankelijk

van andere variabelen.

Stootsgewijs of grillig – De timing van de vraag is niet altijd voorspelbaar. Als het gaat om

bijvoorbeeld het vraagpatroon van vliegtuigreizen, had niemand een dergelijke evolutie

kunnen afleiden uit het verleden. Reizen met het vliegtuig heeft de laatste jaren een stijgend

patroon gekend maar heeft telkens een terugval gekend door onder andere 9/11 en de

recente problemen met de IJslandse aswolk.

Herhaalorders – Deze worden geplaatst binnen een beperkte tijdshorizon.

Vraag afhankelijk van vraag van andere product – Het gaat bijvoorbeeld om de verpakking

van een bepaald product. Dergelijk afgeleide vraagevoluties moeten ook steeds in de gaten

gehouden worden.

Je moet altijd naar de kenmerken van het product gaan kijken om zo het vraagpatroon te kunnen

vastleggen. Sessie 3 is belangrijk want dit ging over productkarakteristieken en dit heeft enorm veel

impact op de logistieke vraag van het product.

Managementfilosofie

De voorgestelde managementfilosofie kan toegepast worden op alle soorten producten.

1) Pull-benadering – Men gaat kijken naar de noden van de magazijnen en vertrekkend daarvan

gaat men kijken of men de voorraden gaat aanvoeren of niet. Het gaat om het aanvullen van

de voorraad met bestelhoeveelheden op grond van de specifieke behoefte van het magazijn.

Het magazijn staat met andere woorden centraal bij deze benadering.

2) Push-benadering – Eerst wordt er een voorspelling gemaakt en dan gaat men dit door de

logistieke keten duwen. Deze benadering wordt voornamelijk ook gebruikt door de grote

autoproducenten. Men krijgt opgelegd wat er op het einde van het jaar moet verkocht

worden en hierop gaat men het voorraadbeleid baseren. Je kan dus best een auto kopen half

december en een wagen die in stock staat. Op die manier krijg je tegen een goedkopere prijs

een wagen.

Doel van voorraadbeheer

Logistiek en expeditie gaat steeds om het zoeken van trade-offs. Kan ik zaken wijzigen om andere

parameters te verhogen? Dit kan hier opnieuw toegepast worden.

Het departement dat instaat voor kostenbesparing gaat bijvoorbeeld trachten om de voorraden te

drukken. In de crisistijd is het belangrijk om te kijken naar de voorraden. Om een goede voorspelling

te maken, moet men niet naar de verkoop van afgewerkte producten kijken maar naar de verkoop

van voorraden en ruwe materialen. Dit kan voor een belangrijke indicator zorgen voor een mogelijk

herstel.

De beschikbaarheid van een product is de kans om aan de concrete vraag naar het product te

kunnen voldoen.

Als de kans op voorradigheid groot is, dan is de beschikbaarheid uiteraard ook hoog.

Als de beschikbaarheid van een product wordt verhoogd, dan stijgt uiteraard de totale relevante

voorraadkost ook mee aangezien men meer product in voorraad moet houden om aan de hoge

beschikbaarheid te kunnen voldoen.

Beschikbaarheid

Dit is een primaire doelstelling van voorraadmanagement waarbij het voornamelijk gaat om het

verhogen van de customer service zoals eerder is aangegeven in het begin van deze sessie. De

beschikbaarheid van een product is, zoals eerder aangegeven, de kans om aan de concrete vraag

naar het product te kunnen voldoen.

Opmerking: Professor Van de Voorde heeft niet lang stil gestaan bij deze slide en acht het dus niet

echt belangrijk.

Relevante kosten

Nu moet de beschikbaarheid vertaalt worden naar de relevante kosten. Hoe meer men immers

bestelt, hoe hoger de voorraadkost uiteindelijk zal zijn. De totale voorraadkosten bestaan uit:

1) Verwervingskosten – Deze is hoog als je telkens maar kleine bestellingen maakt omdat de

transportkosten in de eerste plaats oplopen en daarnaast ook de administratieve kosten.

Hier moet je duidelijk een afweging maken. De verweringkosten gaan naar beneden

naarmate men meer bestelt.

2) Opslagkosten

3) Kosten van niet-voorradigheid – Deze dalen als je product meer voorradig is. De afweging

van deze kosten is afhankelijk van de gevoeligheid van de consument. Stel dat in een

krantenwinkel 50% kans is dat de krant is uitverkocht, dan zal het gedrag van de consument

worden veranderd en zal hij eerder naar een alternatief zoeken dan nogmaals terug te keren.

Alle kosten staan in conflict met elkaar en het gaat opnieuw over trade-offs maken. Dergelijke

afwegingen komen steeds terug bij mogelijke belangenconflicten.

Q verwervingkosten

Q kosten van niet-voorradigheid

Q voorraadkosten

Hoe ga je dit oplossen? Als gevolg van de aggregatie van de verschillende kostencurven ontstaat er

een U-vormige kostencurve. Op die manier kan je een optimale hoeveelheid Q* bepalen aan een

minimale kost.

Opmerking: Deze tekening is zeer belangrijk en is meermaals teruggekomen tijdens de sessie. Men

moet deze zeer snel kunnen tekenen op het examen en uitleg bijgeven indien nodig.

Illustratie voorraadkosten

Hieronder worden de verschillende (mogelijke) voorraadkosten uit elkaar gehaald om ze nader te

kunnen bekijken.

Financiering – Het gaat hier om de kosten van het werkkapitaal. In een boekenhandel

bijvoorbeeld zijn er zeer hoge voorraadkosten omdat de boeken in de winkel moeten staan

ter inzage. Het minste kapitaal heeft men uiteraard nodig voor boeken die worden besteld

uit een catalogus. Het is ook mogelijk dat uitgeverijen enkele exemplaren ter beschikking

stellen van de boekenhandel zodat de voorraad niet te groot wordt en men zich kan

aanpassen aan de vraag van de consument.

Opslag – De activiteit van het stockeren kan verdeeld worden in verschillende onderdelen.

Lonen - Het gaat in de eerste plaats om de loonkost omdat er steeds nood is aan

arbeid in de magazijnen en de andere logistieke centra’s.

Behandelingsmateriaal

Rekken

Verwarming, verlichting en water

Verzekering voorraden – Melkpoeder heeft bijvoorbeeld een hoge verzekeringskost

omdat het een hoge ontvlambaarheid heeft, terwijl de inherente waarde toch zeer

laag is.

Huur

Herstelling en onderhoud

Voorraadverliezen – Men moet er steeds voor zorgen dat deze kost niet te hoog oploopt,

anders moet men het voorraadbeleid toch dringend herzien.

Verschrompeling – Hierbij gaat het vooral om producten uit de voedingsector.

Waardevermindering – Als er veel substituten zijn op de markt en je hebt grote

voorraden dan heb je een groot probleem. Opnieuw gaat het hier voornamelijk om

grondstoffen voor de voedingindustrie en om producten met een hoge waarde.

Veroudering - Het gaat bijvoorbeeld om producten uit de elektronica waar de life-

cycles van de producten heel kort zijn omdat er steeds nieuwe producten worden

gelanceerd waardoor de andere producten verouderen.

Veronderstel lage stocks

Welke gevolgen bestaan er als men beslist om lage voorraden aan te houden?

Onvolledige leveringen – de kosten zijn heel hoog als men bepaalde zaken moet bijleveren.

Deze kostencurve is exponentieel.

Extra kosten facturering – Je moet extra kosten maken voor te factureren.

Hogere “picking” kosten – Het gaat om de kosten bij het orderpicking. Als het niet

gegroepeerd wordt, moet men steeds voor een enkel stuk opnieuw passeren in de rekken.

Hogere administratiekosten

Scheeftrekking vraagpatronen – Je kan foute gegevens ingeven.

Kans verlies cliënteel – als je de kans van niet-voorradigheid laat groeien door lage stocks

dan kan je veel klanten verliezen. Dit kan een zeer hoge kostenpost zijn.

Voorraadbeheer volgens de PUSH-methode

Volgens de PUSH-benadering worden de producten door de logistieke keten gestuwd. Het is een

topdown-benadering. Het risico bestaat wel dat men verkeerde prikkels kan ontvangen. Wanneer de

productie bepaalt dat een benutting van 85% van de opslagruimte voor de minimale productiekost

zorgt, dan gaat men proberen de producten te pushen tot op deze benuttingsgraad. De verkopers en

verdelers moeten verder hun plan maar trekken om al deze producten te verkopen.

De methode volgt de volgende 7 stappen:

1) Bepaal via een voorspelmethode (zie uitleg aan het einde van de sessie) of op een andere

manier de behoefte voor de periode tussen nu en de volgende verwachte productierun of

inkoopactie.

2) Stel de huidige aanwezige voorraad vast voor elk magazijn.

3) Bepaal voor elk magazijn het niveau van de beschikbare opslagruimte. Je moet perfect

kunnen inspelen op de beschikbare opslagruimte. Het kan bijvoorbeeld gaan om verse

producten die een hoge inherente waarde hebben.

4) Bereken de totale behoefte op basis van de voorspelde behoefte plus de extra hoeveelheden

die nodig zijn om de onzekerheidsfactor in de vraagvoorspelling te dekken. Er wordt gewerkt

met positieve en negatieve vorken (best en worst case scenario’s).

5) Bepaal de nettobehoefte als het verschil tussen de totale behoefte en de hoeveelheden

aanwezige voorraad.

6) Verdeel het surplus op de totale nettobehoefte over de magazijnen op basis van het

gemiddelde vraagratio i.e. de voorspelde vraag.

7) Tel de nettobehoefte en het toegerekende gedeelte van de surplushoeveelheid bij elkaar op

om de hoeveelheid te vinden die in elk magazijn geplaatst moet worden.

Voorraadbeheer volgens elementaire PULL-methode

Men gaat de optimale voorraad Q* proberen te becijferen. Dit is de meeste economische

ordergrootte of het punt waar de marginale opbrengst van de volgende verkochte eenheid product

gelijk is aan het marginale verlies als de eenheid niet verkocht wordt. De marginale kost is de kost

van de laatst geproduceerde eenheid. Je moet wel goed bepalen wat de laatste eenheid is. Bij een

container in de haven van Antwerpen is het niet elke individuele container maar het volledige schip

dat de haven als laatste aandoet.

marginale opbrengst winst = prijs per eenheid – kosten per eenheid

verlies bij niet-verkopen verlies = kosten per eenheid – restwaarde per eenheid

De eilandmentaliteit is een probleem voor een bedrijf omdat men naar alle kosten moet gaan zien.

Als de verschillende afdelingen niet aangestuurd worden door één persoon, dan krijg je

belangenconflicten.

Gevoeligheden bij herhaalorders

Herhaalorders zijn bestellingen van voorraden op de automatische piloot.

Onmiddellijk aanvullen voorraad

Levertijd bij voorraadaanvulling – Als je 4 à 5 keer per dag wordt bevoorraad, is er geen

probleem. Als je producten van veel verder komen, dan moet je daar meer rekening mee

houden.

Gevoeligheid voor onnauwkeurigheid in gegevens – De kwaliteit van gegevens zijn

ontzettend belangrijk en het moet zuiver gemeten zijn. Dit kan voor een belangrijke

kostenpost zorgen als er fouten worden gemaakt.

Niet-onmiddellijk annuleren voorraad

Opmerking: Het is gevaarlijk om met herhalingsorders gaan werken als de markt zeer cyclisch en

onzeker is.

Een elementair pull-voorraadbeheersmodel voor een vervangingsonderdeel

Als gevolg van het pull-model krijgt de figuur een duidelijk zaagtandeffect.

Welke voorraden waar aanhouden?

Het gaat om geaggregeerde cijfers die verschillen voor elk product.

A-items zijn producten die een snelle voorraadrotatie kennen. Zij vormen ongeveer 65-75% van de

verkopen.

D-items worden aangehouden terwijl ze niet worden verkocht omdat de betalingsbereidheid enorm

hoog is wanneer een klant toch komt om een specifiek product te kopen. Het gaat bijvoorbeeld om

‘zeldzame’ matchbox-auto’s of wisselstukken van zeldzame producten zoals oldtimers. Het gaat hier

ook vaak om asymmetrische informatie. De klant weet niet hoeveel er in stock zijn en dus ook niet

hoe zeldzaam het product is. Aangezien zijn betalingsbereidheid zo hoog ligt, betaalt hij sowieso

terwijl de werkelijke prijs veel lager zou moeten liggen.

criterium wanneer te gebruiken?verkoopwaarde Wanneer de globale range verkocht wordt aan ongeveer

dezelfde snelheid en winstmarges.

winstbijdrage Wanneer alles verkocht wordt aan dezelfde snelheid, maar

met verschillende winstmarges.

verkoopfrequentie Wanneer verkocht wordt met wisselende omzetcijfers, maar

met gelijke winstmarges.

verkoopfrequentie en winstbijdrage Bij verkoop met wisselende snelheid en winstmarges.

verkoopfrequentie/verkoopwaarde Bij verkoop met verschillende frequenties en grote variaties

in verkoopprijs per item.

Welk criterium gebruik je en wanneer ga je het gebruiken? Voor een goede economist gaat het

allemaal om winstmaximalisatie. Maar toch worden er verschillende criteria gebruikt omdat dit

soms de meeste winst oplevert. Je hebt verschillende variabelen maar je gebruikt ze altijd op een

andere manier.

voorraad waar aanhouden? hoeveel aanhouden?A-item alle voorraadpunten hoge voorraadbeschikbaarheid (min. 90%)

B-item meeste of alle voorraadpunten vrij hoge voorraadbeschikbaarheid (85-90%)

C-item beperkt aantal verkooppunten lagere voorraadbeschikbaarheid (70-80%)

D-item geen voorraadpunten terugtrekken uit alle vestigingen (verkoop voor afbraak)

Opmerking: D-items kan men bijvoorbeeld nog bijbestellen.

Percentage voorraadreductie door voorraadconcentratie

Als je van 4 aparte voorraadpunten naar 1 gecentraliseerde opslagplaats gaat, dan kan je de helft van

je voorraad reduceren omdat de veiligheidsvoorraad allemaal samen wordt gebracht.

DEEL II – Voorspellen van de logistieke behoefte

Opmerking: De methodes moeten zeker niet van buiten geleerd worden, maar er moet gewoon

gekeken worden naar de bruikbare technieken voor de logistiek. Het is niet de bedoeling om naar het

gedetailleerde econometrische veld te gaan kijken, maar neem de slides gewoon even door.

Specifieke voorspelproblemen in logistiek

Introductie van nieuwe producten – Het probleem stelt zich dat men niet kan beschikken

over gegevens uit het verleden. Men kan zich wel baseren op deze gegevens en dan enkele

parameters aanpassen om toch een beeld te kunnen vormen.

Onregelmatige vraag – Seizoenseffecten zijn eigenlijk vrij voorspelbaar maar de complexiteit

stelt zich bij hype-gebonden goederen zoals mode, is het zeer moeilijk om voorspellingen te

maken.

Regionale voorspellingen – De voorspellingen bijvoorbeeld voor Noord- en Zuid-Italië

verschillen enorm omdat er ook een verschil is in cultuur maar ook in koopkracht.

Voorspelfouten – Hier moet men rekening mee houden. Je voert altijd een storingsterm in

waar men geen vat op heeft.

EXAMEN

Het is een mondeling examen met schriftelijke voorbereiding.

Je krijgt minstens 2 vragen waarvan 1 voor het deel van Prof. Van de Voorde en 1 voor het

deel van Prof. Van Breedam.

De vragen zijn zeer uitgebreid en de cursus toepassen op een case.

Het gastcollege van Marc Pirenne is examenstof maar enkel over de slides waar hij over heeft

gesproken.