Concept Notulen extra Algemene Ledenvergadering TV de Marsch

27 oktober 2015, aanvang 19.30. Plaats: Herberg Oud Gemeentehuis

Aanwezig: Mevr. A Loot-Binksma, Ineke Feenstra, Piet Feenjstra, Ineke Berghuis, Tonie van Zanten, Frank Dijkstra, Brenda Smit, Anneke Torringa, Tineke Hornhuis-Franke, Dolf Torringa, H. Smit-Talens, Gijs Smeijer, Arnesto Ovaa, Richard Krikken, Fons van Dam, Harko Smidt, Emmy Bremer, Gerdt Brouwer, Ab Liemburg, Wytse Klijnstra, Arco Hofman, Thomas Trompert, Jasper Annyas, Margreet van Deelen, Tom Nicolai, Rem Meeuwsen, Tiny Meeuwsen, Luuk Feikens, Fredie Rothfusz, Marga Blokzijl, Kees Kuyt, Petra Boersma, AnneGriet Brader, P. Weesie, Janna Balsters, Janine Douwes, Dennis Dekker, Sandra Slaa, Anneke Knoppert, Leo den Hamer, Huub Wijfjes, Eric Mekel, Jacques Waindrich, Robert Bronts, Dennis Meijer, Fred Wever, Klaas van Lubek, Jaap Terwal, Harry Kwast, Jacques Blaauw, Kees Nanninga, Geertruid Nanninga, Joke Collij, Dick Collij, Co Roorda, Rik Doorenbos, Gerda Klijnsta, Liesbeth Welling, Marjan Bleeksma, Tineke Broer, Anneke Panman, Willy Hummel, Edwin Pasveer, Bart Buijze, Thony Mul, Martine Braam, Miriam Cremer, Harmen Haringa, Brigitte Gijzen, Petra de Bruijn, Rik Cremer, Ferry Woldring, Marijke Woldring, Albert v.d. Veen, Popko de Jonge, Dana Pasveerova, Herman van der Poel, Frits Leverman, Foekje Rademaker, Berend Gunnink, Jelte Homburg, J.P. Meel, K. Thijs, M. Mekel, J. van der Poel, M. Braam, N. van Bruggen, Silke Bronts, Liane Meyer, Mariël de Jong, Michiel Mulder, Joke v Gemert, Debbie Groesz, G. Brons, Harry Runsink, Louis Bosma.

Afwezig met kennisgeving: Sjoukje en Rob Schuur, Toos en Paul Jongsma, Marijke de Wijs, Joop en Marja Kolling, Klaas Slotema, Evert Schoneveld.

Bestuur: Huub Wijfjes (voorzitter), Eric Mekel (penningmeester), Anneke Knoppert (secretaris/notuliste), Jacques Waindrich (parkcommissie), Leo den Hamer (sponsorcommissie), Dennis Meijer (Technische commissie), Janine Douwes (jeugdcommissie), Sandra Slaa (recreatiecommissie).

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Een hulde aan Frits Leverman die jarig is en toch bij de vergadering aanwezig is. De voorzitter stelt voor de agenda te laten zoals het is nl. het behandelen van de notulen van de vorige ALV te weten 12 januari 2015 en het agendapunt: Bestuursvoorstel uitbesteding exploitatie TV de Marsch vanaf 2017. Hierop zijn geen tegenreacties.

1) Notulen 12 januari j.l. : er zijn geen opmerkingen over de notulen waarop de notulen worden vastgesteld.

2) Bestuursvoorstel betreffende uitbesteding 2017.De voorzitter geeft een inleiding over de historie van dit voorstel. Drie jaar geleden is een proces van heroriëntering begonnen, waarbij binnen de vereniging werd gesproken over de toekomst, vooral in relatie tot de externe exploitatie van activiteiten. De Tennishal gaf aan graag meer activiteiten op het park te hebben en ook de vereniging wenste dat. Dat is grotendeels gelukt.

De financiële positie van de vereniging kwam in de aandacht te staan door het stopzetten van de subsidies van de gemeente (voor baanrenovatie met name) en het wegvallen van de hoofdsponsor Rabo-bank. Dat betekent dat de vereniging meer geld zelf moet opbrengen. In dat licht is gekeken naar de financiële verhouding met de Tennishal, die nadelig uitpakt voor de vereniging.

De verlangens van de vereniging zijn uitvoerig met de Tennishal besproken gedurende de laatste 3 jaar. Dit verliep niet altijd gelukkig. Veel afspraken met de Tennishal zijn onduidelijk; een groot aantal zaken is op mondelinge afspraken gebaseerd. Het bestuur heeft met de

1

Tennishal afgesproken dat we zouden komen tot samenhangende contracten. De Tennishal heeft daarop defensief gereageerd, vooral op de wens van de vereniging om meer invloed te hebben op de dagelijkse gang van zaken en in financiële zin meer te profiteren van de toenemende activiteiten. Dit alles heeft geleid tot het bestuursvoorstel aanbesteding externe exploitant dat is voorgelegd aan de ALV in januari 2015. De ALV heeft daarin toegestemd. Er is een commissie ingesteld om een aanbestedingstraject uit te voeren. Deze commissie heeft in grote vertrouwelijkheid gewerkt. Er zijn twee partijen geweest die op tijd een offerte hebben ingediend.

Jacques Waindrich geeft nadere toelichting op hoe de commissie te werk is gegaan en hoe het proces verder is verlopen. Daarbij geeft hij aan dat de betreffende stukken op de website zijn geplaatst.

Vraag van dhr. W. Klijstra: J. Kolling was gevaagd om in de beoordelingscommissie plaats te nemen maar is na april niet meer gehoord. J. Waindrich antwoordt dat Joop K. wel is benaderd maar op dat moment ging hij voor lange tijd met vakantie. Zegt het ook te betreuren dat hij niet kon meedoen.

Voorzitter: Er zijn 2 offertes ingediend. De Hal heeft niet geoffreerd omdat zij onvoldoende basis zien om verder te gaan. Men deelt het beleid van de vereniging op een aantal terreinen niet, m.n. op het gebied van jeugdbeleid en horeca-exploitatie.

OP grond van het advies van de commssie heeft het bestuur uiteindelijk een keuze voor een externe exploitant gemaakt die de meest complete en aantrekkelijke offerte heeft ingediend: Smashing.

Vraag H. Runsink: In welke mate heeft meegespeeld dat men de exploitatie van de blaashal niet apart (in eigen beheer) heeft gehouden. Dat zou financieel aantrekkelijker zijn geweest.

Antwoord penningmeester: We hebben onderzocht of het in eigen beheer mogelijk was. De bank heeft negatief gereageerd t.a.v. financiering, het was een te hoog risicoprofiel. Er is daarom gekozen om niet in eigen beheer te doen. In de vorige ALV is dit reeds ter sprake gekomen en men heeft toen besloten om de hal niet in eigen beheer te gaan exploiteren.

Vraag Jelte Homburg: Deze offerte biedt een voordeel van € 12.000 per jaar. De tarieven voor de lessen worden verhoogd. De lessers gaan per jaar veel meer betalen, zij betalen dus het voordeel. Vraagt of het niet beter is om leden € 20,00 per jaar meer contributie te laten betalen, dit in getrapte vorm, dan kom je na een aantal jaar uit op hetzelfde voordeel en dan hoeft je niet op een asociale manier afscheid te nemen.

Voorzitter reageert hierop door te zeggen dat de Tennishal zelf niet heeft gereageerd en dat er de afgelopen drie jaar veel met hen is besproken. Het bestuur deelt de mening niet dat er op een asociale manier afscheid wordt genomen. Homburg trekt die bewoording vervolgens in.

Homburg vraag of hij dit voorstel kan indienen, nl. het verhogen van de contributie te beginnen met € 20,00 per jaar en dan blijven bij de oude exploitant.

Voorzitter reageert hierop met te zeggen dat hij dit als voorstel kan indienen. De penningmeester licht nader toe dat eerst het bestuursvoorstel in stemming wordt gebracht zoals op de agenda is vermeld. Als de ALV anders beslist kan het voorstel ter stemming worden gebracht.

2

Vraag Wytze Klynstra : Geeft aan dat er 1,5 jaar geleden contact zou zijn geweest met Smashing en dat er toen is aangegeven dat de tarieven vergelijkbaar zouden zijn met de huidige tarieven van de Tennishal.

Voorzitter: Hier is mij niets van bekend, Smashing heeft een eigen offerte ingediend en deze is niet gebaseerd op de huidige tarieven, maar op de tarieven die Smashing elders ook hanteert.

Vraag Liesbeth Welling: Heeft Smashing een bepaalde omzetgarantie nodig om door te gaan?Antwoord door penningmeester: nee, wij hebben geen risico, want dat ligt bij de exploitant. Vraag 2 L.W.: Voor baanonderhoud zijn er geen uren opgenomen. Dit kan uit de klauwen lopen. Zijn hier grenzen aan te geven?Antwoord penningmeester: Wat betreft baanonderhoud zitten we niet vast aan Smashing. Dit is facultatief uitgevraagd. Vraag L.W.: Wat zijn de openingstijden?Antwoord penningmeester: dat is vergelijkbaar met nu, maar tijdens de zomervakantie is het clubhuis wel extra open. Vraag L.W. (op basis van een bericht van Marijke de Wijs): hoe gaat Smashing de “gezelligheid”verzorgen, het lijkt in het nieuwe plan voornamelijk te draaien om de jeugd. Reactie penningmeester: Alles wordt in de nieuwe afspraken opgenomen, niet alleen in het voordeel van de jeugd maar ook voor de senior leden. Vraag L.W.: Hoe zeker zijn de financiële voordelen?Penningmeester houdt een verhaal van kosten en baten. Als men baten en lasten tegen elkaar afweegt, moet de vereniging nu jaarlijks € 6500 aan de hal betalen. Bij Smashing krijgen we een pachtsom en we hebben goedkoper onderhoud. Per saldo gaan we er als vereniging € 12.000 per jaar op vooruit. Vraag L.W.: Wie wordt de eigenaar van de Hal?Antwoord: de nieuwe exploitant wordt eigenaar van de hal en van de inventaris van het clubhuis.

Er is de opmerking gemaakt dat het bestuur alleen is geïnteresseerd in jeugdontwikkeling.Voorzitter reageert hierop door te zeggen dat dit niet het geval is. Ook voor ouderen zijn er veel activiteiten.

Vraag W. Klynstra: In de tweede offerte ontbreken financiële gegevens. Zijn ze daarom buiten de boot gevallen?Penningmeester: de 2e partij heeft wel een goede indruk achtergelaten maar financieel was hun offerte inderdaad onvolledig en onduidelijk. Wat betreft het bestuursvoorstel pagina 10: De prijzen van de horeca van de huidige partner en Smashing zijn gemiddeld in lijn met elkaar. Daarom is daar niets over opgenomen in het huidige bestuursvoorstel. Achteraf gezien was het handiger geweest hier wel iets over op te nemen.

Vraag W. Klynstra over bestuursvoorstel p. 4: verlichting. Antwoord penningmeester: Het wel of niet investeren in een lichtinstallatie is afhankelijk van Smashing. Wanneer Smashing de huidige hal overneemt hoeft er niet geïnvesteerd te worden. Hierop vraagt WK of het besluit voor een nieuwe lichtinstallatie door het bestuur kan worden genomen of dat zoiets via de ALV moet. De penningmeester reageert hier op en geeft aan dat het een bestuursbesluit is, dat terug te zien zal zijn op de ALV bij de besluitvorming over de begroting. De ALV moet goedkeuring geven aan begrotingsvoorstellen.

Han Mul: Bedankt het bestuur voor het werk. Heeft met de penningmeester gesproken om het “model” te bespreken, het was eerst nogal onduidelijk voor hem. Vindt het jammer dat de lessen duurder worden en een gemiste kans dat de blaashal niet in eigen beheer is genomen.

3

Vraag Jaap ter Wal: Is er gesproken met andere verenigingen die met Smashing in zee zijn gegaan?Antwoord Dennis Meijer: Er is met Haren gesproken. Zij zijn zeer tevreden. Smashing heeft de club tot leven gebracht.Vraag Jaap ter Wal: Wat gebeurt er als het voorstel niet wordt aangenomen, gaan we dan weer met de Tennishal verder?Antwoord voorzitter: we brengen het voorstel in stemming, we vinden het niet zinvol in te gaan op wat-als vragen.

Vraag Martine Braam over lesprijzen: Bij TSH waar Smashing actief is, zijn de tarieven nog hoger. Lopen we het risico dat de prijzen na 1 jaar nog hoger zijn? Antwoord penningmeester: de prijzen zijn per april 2017 en zullen stijgen conform de marktwaarden (CBS index).Vraag M.B.: Is er een mogelijkheid dat de leden gezamenlijk het voordeel dragen waarbij niet de lessers voor de nadelen opdraaien? Benadrukt dat ze achter het bestuursvoorstel staat om met een andere pachter in zee te gaan.

Vraag Tineke Hornhuis: Het gaat het bestuur blijkbaar alleen om het geld. Met een beetje goede wil kan het ook op een andere manier opgelost worden i.p.v. zo rigoureus. Ze vraagt wat er nu niet goed gaat, volgens haar gaat alles heel goed.Antwoord door Dennis Meijer: Het jeugdbeleid komt b.v. momenteel niet van de grond. Er is gesproken met andere clubs waar dit wel het geval is; dit heeft geresulteerd in meer jeugdteams en meer competitieteams. Smashing kan pro-actief met de vereniging samenwerken. Ook bij seniorenactiviteiten kan het positief zijn. Mevr. Hornhuis antwoordt hierop dat het huidige bestuur meer hun best had moeten doen om de verhouding met de Tennishal te verbeteren. Ze zegt dat het bestuur al lang de voorkeur had voor Smashing en dat daardoor de Tennishal niet door wilden gaan.Penningmeester antwoordt hierop dat dit niet het geval is. De beoordeling door de commissie is zeer zorgvuldig gebeurd. De eisen die de vereniging heeft geformuleerd zijn reëel en zakelijk verantwoord. Ze zijn meerdere keren met de Tennishal besproken, ook in de periode dat er nog geen andere externe partijen in beeld waren. De vorige ALV (januari 2015) heeft ingestemd met de eisen die aan een offerte gesteld zouden worden.Voorzitter geeft nogmaals een korte toelichting hoe deze aanbesteding tot stand is gekomen. Ooh hij benadrukt dat de eisen reëel zijn en dat er veel met de Tennishal is gesproken. Dit is een proces geweest van jaren.

Vraag Albert v.d. Veen: Aan de Tennishal is nooit gevraagd om activiteiten te organiseren.Antwoord voorzitter: dit is wel aan de orde geweest. Tennishal vindt dat dit een taak is van de vereniging, daar zijn we het mee eens. Wij hebben de afgelopen jaren nieuwe activiteiten georganiseerd: interne dubbelcompetitie, nieuwe toernooien (Yspeert Open o.a.) en seniorentoernooi.Vraag v.d. Veen: is het allemaal wel realistisch? De horeca is niet rendabel (geeft voorbeeld van een rustige maandagavond).Antwoord penningmeester: Het is wel rendabel als je het met meerdere activiteiten combineert. Het gaat om het totaalplaatje van exploitatie van horeca, lessen en hal.

Gerdt Brouwer: Is van mening dat de vereniging met de huidige exploitant nog 5 jaar door had kunnen gaan. Vindt het jammer dat het zo gaat.Antwoord voorzitter: het bestuur vindt het ook jammer, heeft er de afgelopen jaren veel tijd en moeite in gestoken. We hebben de verantwoordelijkheid genomen in het belang van de vereniging en vinden het jammer dat de Tennishal geen offerte heeft ingediend.

4

Gerdt Brouwer dient een motie in om als het voorstel niet wordt aangenomen te kijken of het mogelijk is met de huidige exploitant verder te gaan.

Hierop besluit de voorzitter het bestuursvoorstel in stemming te brengen. Dit gebeurt d.m.v. stembriefjes die worden uitgedeeld.Het bestuursvoorstel luidt:1) Gunning aan Smashing, met samenhangende contracten voor 5 + 5 jaar.2) Voorstel om een gedeelte van de pachtsom in te zetten om lestarieven te verlagen in overleg

met Smashing.3) Voorstel baanonderhoud: eerste jaar als proefjaar, waarbij de vereniging de vrijheid behoudt

om het baanonderhoud na dit proefjaar elders onder te brengen.

Harry Runsing stelt een vraag over de termijn van subsidie van de lestarieven.Antwoord: deze zijn na 4 jaar afgebouwd.

Vraag Wytze Klynstra: als de ALV instemt met het bestuursvoorstel kunnen we niet meer terug?Antwoord: klopt

Voor de stemming wordt een commissie gevormd. Na telling van de stemmen is de uitslag alsvolgt: er zijn 96 stemmen uitgebracht. Er zijn 62 stemmen voor, 33 stemmen tegen, 1 blanco.Hiermee is het bestuursvoorstel aangenomen.

Voorzitter zegt dat de ALV naar zijn opvatting een belangrijke beslissing heeft genomen. Hij is blij dat er binnen de vereniging een groot draagvlak voor is. Het voorstel wordt het komende jaar in een contract met Smashing vertaald. De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid en inbreng. De aanbestedingscommissie wordt bedankt voor het vele werk dat is verricht en voor de grote vertrouwelijkheid waarin men heeft gewerkt.

De voorzitter sluit om 21.30 uur de vergadering.

5