Terugkoppeling bijeenkomst campagne “ONderweg naar morgen”

d.d. 8 februari 2018

door L.Terpstra

Aanleiding

In het kader van het verder ontwikkelen van onze vereniging startten we op 8 februari met de campagne “ONderweg naar morgen”. Bedoeld om als vereniging een wensbeeld op middellange termijn te vormen. Waar moet het naartoe met onze vereniging als het gaat om de drie B’s? Boeien, Bezetting en Basics? Hoe kijken onze leden hier tegen aan en welke kansen en mogelijkheden zien we om ons centrale probleem rondom vrijwilligersinzet op te lossen? Tijdens de avond werd ON in cijfers gepresenteerd en is er door het HvdsG een presentatie verzorgd over ontwikkelingen in verenigingsland. Ook werd er een inspirerend filmpje getoond over wat eigenlijk de essentie van een vereniging is. Daarna zijn we met zo’n 50 man in discussie gegaan over boeien/binden, bezetting en basics.

Waarom kozen we juist deze thema’s?

Boeien en binden voor een vereniging nodig is om te bloeien en te blijven bestaan Bezetting in de zin van vrijwilligersinzet essentieel is om de vereniging draaiend te houden Basics of Basis op orde, is het fundament van iedere club- er moet zaalruimte en materiaal zijn, er

worden wedstrijden georganiseerd, we hebben trainers etc.etc.

Op al deze drie onderdelen is een verhaal te vertellen over hoe het is bij ON, wat er beter kan etc. Zorg zit er al wat langer op de ervaren verbinding/gezelligheid en mogelijk nog meer op de beschikbaarheid van vrijwilligers. In deze rapportage een weergave van de opbrengst van de bijeenkomst, opgedeeld in drie onderdelen- cijfers, de blik naar buiten (door HvdsG) en de verkenning van de drie B’s aan de hand van de discussies, flipovers en individuele kaartjes. Gepoogd wordt per onderdeel de besproken punten en inzichten naar voren te brengen. Tot slot een weergave van de (voorlopige) doelen die we af zouden kunnen leiden uit deze avond en een vooruitblik op het proces om te komen tot een plan voor de komende jaren.

De cijfers

Jan van der Wal presenteerde diverse cijfers over Oranje Nassau, over het ledenbestand (hoeveelheid en samenstelling, de doorstroming en het aantal trainingen, wedstrijden dat er elk jaar georganiseerd wordt).

Deze cijfers zijn in de bijlage bijgevoegd. Belangrijke constateringen:

We zijn best een grote vereniging, met meer dan 350 leden Een groot deel is vrouw, van de volwassenen ca. 80% We hebben een grote jeugdafdeling (meer dan 90 meiden) We organiseren dit geheel met niet meer dan zo’n 7-10 vrijwilligers, die wekelijks inzet doen Zo’n 20% van het ledenbestand ververst op jaarbasis We zijn al jaren redelijk stabiel in het aantal leden.

Voor het complete beeld kan hier aan toegevoegd worden dat we recent de eerste teams van de heren (2016) en de dames (2017) zijn kwijtgeraakt, die beiden jaren in de divisie hebben geacteerd. Dit maakt ON een echte breedtesport vereniging. Daarnaast is er een groei in het aantal recreantenteams geweest (er zijn er nu 4).

Het verhaal over de vereniging en trends in de sport

Egbert Bakker vertelde een verhaal over verenigingen en sporttrends in het algemeen. Herkenbaar is dat mensen steeds individueler sporten en je als sportclub steeds meer concurreert met andere activiteiten. Gelukkig heeft dit bij ON niet geleid tot een grote afname van het aantal leden; integendeel. We krijgen nog steeds veel aanmeldingen, behalve dan van mannen. Sport wordt steeds belangrijker in de samenleving schetste Egbert, niet alleen vanwege het sporten op zich, maar ook in het kader van gezondheid en meedoen. De trend dat er van sportverenigingen ook steeds meer verwacht wordt in maatschappelijke context wordt wel herkend, maar daar steken we als ON geen energie in tot nu toe. Wellicht is daar meer in te doen en ook te halen??

Er werd door Egbert ook een filmpje getoond, afkomstig van de KNVB campagne “Back to Basics”, waarin de essentie van de vereniging werd toegelicht en de verschillen tussen “vroeger” en nu. De belangrijkste les die daaruit kwam was dat verbinding en gezelligheid geen luxe zijn binnen een vereniging. Alleen wanneer er verbinding is binnen een vereniging is er sprake van een bloeiende club met voldoende mensen die wat willen doen! Zie ook: https://www.youtube.com/watch?v=Umomu_aDQ4w&t=231s

Onners aan het woord

Er werden 5 groepen gevormd die zich bezighielden met de opdrachten:

Boeien en binden – wat maakt ON uniek? Wat kan daarin beter? (2 groepen) Basis op orde – welke basics zien we en hoe vullen we die in? Bezetting – vrijwilligers – hoe krijg je ze? (2 groepen)

Ruim een half uur werd gebrainstormd en zijn ideeën aan het papier toevertrouwd. Dit leverde 10 flipovers op die bij de diverse thema’s hieronder zijn meegenomen. Aan het einde werden nog individuele suggesties gevraagd; ook deze zijn verwerkt in onderstaande opsomming.

Boeien en Binden

Vaststelling is dat Oranje Nassau eigenlijk een heleboel kleine verenigingetjes in een grotere vereniging zijn. Teams staan centraal en zijn zelfsturend. Andere kant van de medaille is dat er geen grote verbondenheid in het geheel is, geen sterk clubgevoel.

In alle groepen (niet alleen bij dit thema) zijn suggesties gedaan hoe de verbinding groter gemaakt kan worden. Rode draad daarin is “elkaar –beter- kennen”. Tal van suggesties speelt daarop in, waaronder:

Één thuisspeeldag waarbij ieder ON team thuisspeelt. Manieren waarop dit kan volgens de groepen:o Te krimpen (minder teams, ledenstop)

o Jeugd en senioren op verschillende thuisdagen te laten spelen

o Compacter te programmeren

o Een roulerend wedstrijdschema op een dag door de week als buffer voor de overmaat aan

wedstrijden op zaterdag

Verbindingen tussen (wisselende) teams organiseren door bijvoorbeeld:o Teams koppelen die elkaar coachen/trainen

o Supportersdag organiseren, waarbij ieder team een ander team supportert

o Jeugd en Senioren of anderzins koppelen door adoptie

Elkaar kennen:o Inzet FB

o Activiteiten laten organiseren door teams ipv AC

o Inzet van een Vlogger

o Website vernieuwen

o Meer organiseren, activiteiten aan wedstrijddagen koppelen.

o Wedstrijdkleding (eenheid)

o Speeddaten;))

En… omdat het gezellig is:o Muziek bij het inspelen

o Bij elkaar kijken stimuleren/supporteren – wie speelt wanneer

o Clubblad met interviews van teams

o Pubquizzz

o Kantine goed gebruiken!

o Beter eten en drinken in de kantine.

o TV in de kantine

o Clublied

o Activiteiten afstemmen op behoeftes teams/leden

o Meer bier (ipv minder)

o Meer rondom volleyballen organiseren, bijv.clinics/beachen

Genoeg ideeën om op door te borduren dus!

Verder is er geconstateerd dat er elk jaar weer 20% nieuwe leden de vereniging binnen komen; het zou heel goed zijn deze meer mee te nemen in de vereniging ON. Goede introductie leidt wellicht ook tot een grotere verbondenheid met het geheel. Bovendien kan hiermee ook de verwachting uitgesproken worden dat lid zijn, meer is dan een klant of consument zijn.

Basis op orde

Hier was de centrale vraag. Wat beschouwen we eigenlijk als zaken die absoluut voor elkaar moeten zijn en hebben we daar voldoende aandacht voor? Hoewel deze vragen niet expliciet aan de orde waren, is het belang van de basis wel onderstreept (ook vanuit andere groepen). De opsomming van wat er nodig is om fijn te kunnen volleyballen wekt geen verbazing. Genoemd werden:

Thuisbasis Materialen (net, ballen etc) Gelijke kleding Scheidsrechters Tijdige wedstrijdinfo Trainers (met ervaring) Coaches Accommodatie (schoon!) Doorgroeimogelijkheden (TC!)

Een heel duidelijk lijstje, waar we best een heel aantal zaken redelijk voor elkaar hebben op dit moment. Maar verbetersuggesties waren er ook, met name om zaken beter te stroomlijnen zo lijkt het:

Meer zelforganisatie van de teams Roulerende taken (tussen en binnen teams) Herenteams inkopen) .. hoort deze bij de basics? Overzicht maken van scheidsen Enquête over persoonlijke wensen Up tot date website Andere overlegvormen tussen bestuur en teams (aanvoerders)

Deze zaken betreffen met name organisatie en communicatie binnen de club; daar valt nog wel wat te verbeteren om zaken goed en soepel te laten verlopen.

Daarnaast is voorafgaande aan deze avond een suggestie bij het Bestuur gedaan om systematisch (sportstudent) stagiaires te plaatsen binnen ON. Met het doel deze te laten assisteren bij trainingen en coaching te laten verzorgen bij deze teams. Een mooie manier om extra trainings- en coachings capaciteit binnen te halen. Dit willen we zeker onderzoeken.

Bezetting oftewel hoe krijgen we voldoende handen actief?

In het KNVB filmpje werd gezegd dat het goede nieuws is dat de vrijwilligers er wel degelijk zijn, in elke club. Kunst is dus ze te vinden) En om ze te kénnen, persoonlijke benadering werkt hierin het beste, zo werd gesteld! En zowaar.. aan het einde van de avond mochten we 4 nieuwe namen noteren van mensen die zich willen inzetten voor Oranje Nassau. Prachtig!!

Tal van tips werden gegeven over de manier waarop we omgaan met het uitzetten van het vrijwilligerswerk binnen ON. Hoewel er wel beschrijvingen zijn van vrijwilligerstaken op de website, is me over het algemeen weinig bekend met de precieze invulling van de vrijwilligerstaken binnen de vereniging. Hier is een wereld te winnen lijkt het. Ook over de samenstelling van de vrijwilligerstaken is veel gezegd. Hierbij de belangrijkste opmerkingen over vrijwilligers binnen de club. Hoe ze te vinden en te behouden)

Taken inzichtelijk maken en goed presenteren Een avond over vrijwilligerstaken organiseren Taken kleiner maken, behapbare stukken Meer door teams zelf laten doen Activiteiten door teams ipv AC laten organiseren TC bemensen met afvaardiging uit elke team (verplicht) Jeugd laten deelnemen in commissies Meer op projectbasis ipv structureel Vrijwilligers in het zonnetje, belonen Vrijwilligers betalen Puntensysteem voor vrijwilligers invoeren Per leeftijdscategorie mensen in cie’s Meerdere mensen op één taak (parttime) Doelen van de vereniging duidelijk maken Prioriteiten aangeven in zoektocht naar vrijwilligers Aanmeldingen (bij nieuwe leden) opvolgen(

Zo, daar kunnen we wat mee!

Ten aanzien van het Bestuur werd nog opgemerkt dat de afstand tussen het Bestuur en de leden soms wel als groot wordt ervaren. Dus ook daar kunnen we eens kijken hoe we daarin verandering kunnen aanbrengen.

Tot slot

De energie die gepaard ging met deze eerste bijeenkomst was bemoedigend. Nu komt de volgende stap..; vanuit deze opbrengst een lijn kiezen voor de toekomst. Waarschijnlijk in de vorm van een aantal speerpunten (manifest) waar we ons op de korte en middellange termijn op willen focussen. Hierbij denken we aan de volgende doelen:

1. Meer verbinding; “elkaar kennen”2. Vrijwilligerstaken helder in beeld en bekend bij iedereen3. Zelforganisatie teams vergroten4. Trainers en coaches vinden en binden

Bij elk van deze doelen horen acties die we verder gaan uitwerken in een plan. Dit gaan we nu in het Bestuur en de commissies verder verkennen, waarbij we ook rondkijken bij andere clubs voor nog meer goede ideeën. De ALV is het moment waarop we dit plan samen met de begroting voor volgend seizoen formeel bespreken.

We komen er snel bij jullie op terug!!

Als er naar aanleiding van dit stuk nog reacties zijn. Welkom op Bestuur@onvolleybal.nl