Wat  gebeurt  er  in  de  keuken?  

Van  de  hand  van    Jannice  Moore  

Vertaling  Huub  van  Kruchten    

       

 

Regelmatig  vinden  besturen  die  Policy  Governance®    implementeren,  dat  het  algemene  publiek  niet  begrijpt  wat  men  aan  het  doen  is.  Soms  denkt  men  dat  het  bestuur  afstand  doet  van  haar  verantwoordelijkheid  door  gebruik  te  maken  van  Policy  Governance.  Dit  artikel  is  geschreven  om  besturen  te  ondersteunen  in  de  uitleg  van  de  basisprincipes  van  Policy  Governance  aan  die  leden  van  het  publiek  die  geen  achtergrondkennis  hebben  van  het  model.  Het  probeert  niet  elk  detail  en  nuance  te  bespreken,  maar  in  brede  termen  uit  te  leggen  hoe  het  model  werkt.      

Policy  Governance  is  een  model  dat  het  bestuur  in  staat  stelt  zich,  namens  de  mensen  die  het  vertegenwoordigt,  te  verzekeren  dat  een  organisatie  bereikt  wat  het  zou  moeten  en  vermijdt  wat  niet  acceptabel  is.    Laten  we  een  eenvoudig  voorbeeld  nemen  om  aan  te  tonen  hoe  het  werkt.    In  dit  voorbeeld  bent  u  en  vier  andere  personen,  namens  uw  uitgebreide  familie  (in  dit  voorbeeld  bent  u  “Het  Bestuur”)  verantwoordelijk  voor  het  organiseren  van  een  diner  voor  een  verjaardag  of  een  viering  van  een  gedenkdag.      U  woont  allen  in  een  verschillende  stad,  en  de  locatie  voor  de  viering  is  ook  in  een  andere  stad.  U  besluit  dat  het  het  beste  is  een  kok  in  te  huren  (  die  in  dit  voorbeeld  de  bovenschools  of  algemeen  directeur  is)  die  de  voorbereiding  kan  treffen  en  het  serveren  van  het  diner    voor  zijn  rekening  neemt.  Dus  u  controleert  de  kwalificaties  van  de  koks  in  de  regio  en  huurt  de  beste  die  u  kunt  krijgen.  Echter,  u  moet  de  kok  wel  de  nodige  opdrachten  meegeven.      

U  vergadert  met  vijven  en  neemt  enkele  besluiten.  Wat  staat  er  op  het  menu?  Wie  wordt  er  uitgenodigd?  Hoeveel  kunnen  we  uitgeven  aan  het  diner?    Dat  zijn  ‘bestuurs”  besluiten.  Zij  zijn  de  definitie  van  welke  opbrengsten  of  resultaat  verwacht  worden,  voor  wie  die  resultaten  bedoeld  zijn    en  hoeveel  ze  waard  zijn.  In  Policy  Governance  taal  wordt  naar  deze  zaken  verwezen  als  Ends  ofwel  Beleidsdoelstellingen.  In  het  nemen  van  deze  besluiten  dient  u  bepaalde  informatie  te  vergaren.  Is  de  meerderheid  van  de  gasten  “vlees  en  aardappel”types,  of  hebben  zij  een  voorkeur  voor  een  meer  exotisch  menu?  Zijn  er  veel  kinderen  ,  die  misschien  een  verschillend  menu  verlangen?  Heeft  u  veel  oudere  gasten  die  meer  behoefte  hebben  aan  een  diner  dat  geserveerd  wordt  of  is  een  buffetstijl  geschikter?          

Nadat  u  de  informatie  heeft  verzameld,  komt  u  met  de  volgende  reeks  van  verlangde  resultaten  (ENDS)  die  de  chef-­‐kok  moet  produceren:        

"We  willen  een  smakelijk  buffet  voor  honderd  personen.  Het  menu  moet  gebraden  rundvlees  bevatten,  met  tenminste  keuze  voor  een  andere  hoofdportie.  Er  moeten  tenminste  drie  keuzes  zijn  qua  dessert  en  een  ervan  moet  een  laag  vetgehalte  hebben.  Er  zullen  enkele  gasten  zijn  die  lichamelijke  beperkingen  hebben  en  die  hun  eten  geserveerd  moeten  krijgen  in  plaats  van  zelf  hun  eten  te  halen.    De  totale  kosten  van  het  diner  mogen  niet  hoger  zijn  dan  €  2500”.      

 

De  hierboven  opgestelde  verklaring  vertelt  de  chef-­‐kok  (bovenschools  of  algemeen  directeur)  welke  resultaten  u  verwacht.  U  heeft  duidelijkheid  geschapen  door  uw  instructies.  U  heeft  gebieden  aangewezen  waar  de  keuzes  van  de  chef-­‐kok  beperkt  worden  (voorbeeld:  er  moet  gebraden  rundvlees  zijn).  Waar  u  geen  verdere  specificaties  heeft  aangebracht  is  de  chef-­‐kok  vrij  elke  redelijke  interpretatie  te  maken  van  wat  u  heeft  gezegd.  

(Hij  kan  aardappelpuree  serveren,  of  gebakken  aardappelen  of  aardappelgratin  enz.,  aangezien  u  niet  nader  heeft  aangegeven  dit  verder  te  specificeren.)  Hij  kan  ook  assistentie  inhuren  om  te  helpen  bij  de  voorbereiding  en  het  serveren  van  de  maaltijd,  zo  lang  als  de  totale  kosten  uw  specificaties  maar  niet  overschrijden.      

Nu  heeft  u  de  chef-­‐kok  verteld  wat  u  wilt.  U:      

a)    gaat  weg  en  spreekt  niet  meer  met  hem  totdat  het  diner  is  geserveerd?      b)    bent  aanwezig  in  de  keuken  en  kijkt  over  zijn  schouder  mee  en  doet  suggesties  iets  meer  zout  toe  te  voegen  

aan  de  soep    c)    Geen  van  beiden?      

Het  goede  antwoord  is  (c).    U  (als  bestuur)  heeft  nog  twee  zaken  te  doen.  Ten  eerste  moet  u  de  chef-­‐kok  nog  laten  weten  of  er  zaken  zijn  die  hij  niet  mag  doen  tijdens  de  voorbereiding  van  het  diner.  Hoewel  u  zich  niet  onnodig  wil  bemoeien  met  zijn  creatieve  mogelijkheden  en  zijn  professionele  training,  zijn  er  toch  bepaalde  methodes  die  u  niet  acceptabel  zult  vinden.  De  chef-­‐kok  moet  van  deze  onacceptabele  methodes  vooraf  op  de  hoogte  zijn.  Ten  tweede  moet  u  besluiten  hoe  vaak  u  wilt  controleren  om  er  zeker  van  te  zijn  dat  de  voorbereidingen  volgens  plan  verlopen  en  in  overeenstemming  zijn  met  uw  verwachtingen.    

Wat  mag  de  chef-­‐kok  niet  doen?  In  Policy  Governance  taal  worden  deze  de  management  beperkingen  (Excecutive  Limitations)  genoemd.    Ieder  van  u  (het  bestuur)  heeft  waarschijnlijk  niet  hetzelfde  idée  over  deze  dingen,  maar  de  chef-­‐kok  kan  niet  werken  voor  vijf  verschillende  bazen,  dus  moet  u  gezamenlijk  bespreken,  overeenkomen  en  bepalen  welke  waarden  u  heeft.    Laten  we  eens  aannemen  dat  u  dat  heeft  gedaan.  Ten  eerste  heeft  u  besloten  dat  u  niet  wenst  dat  er  kunstmatige  toevoegingen  en  conserveermiddelen  gebruikt  worden  in  de  maaltijd.  Dan  discussieert  u  over  het  feit  dat  wanneer  u  een  diner  organiseert  u  wettelijk  aansprakelijk  bent  voor  het  geval  dat  iemand  een  voedselvergiftiging  oploopt,  en  dus  vertelt  u  de  chef-­‐kok  dat  hij  niet  mag  nalaten  zich  te  houden  aan  de  standaarden  van  publieke  gezondheidsnormen  met  het  oog  op  het  bereiden  en  conserveren  van  voedsel.  U  wilt  ook  geen  trammelant  met  de  wet  dus  vertelt  u  de  chef-­‐kok,  dat  hij  niet  mag  nalaten  alle  vergunningen  te  verkrijgen  voor  het  schenken  van  alcohol.  Tenslotte  besluit  u  dat  u  de  lokale  middenstand  wilt  steunen  in  deze  opdracht  en  dus  vertelt  u  de  chef-­‐kok,  dat  hij  het  grootste  gedeelte  van  de  ingrediënten  niet  buiten  deze  regio  mag  kopen.      

     Uw  laatste  taak  is  te  besluiten  hoe  vaak  u  controle  wenst  uit  te  oefenen  om  de  chef-­‐kok  te  “monitoren”.  U  besluit  dat  u  twee  weken  voorafgaand  aan  het  diner  het  menu  wenst  in  te  zien,  zodat  u  zich  er  van  kunt  overtuigen  dat  alle  criteria  die  u  heeft  opgesteld,  nageleefd  of  gehaald  worden.  U  zou  kunnen  vragen  of  de  noodzakelijke  vergunningen  m.b.t.  volksgezondheid  en  alcohol  verkregen  zijn,  of  u  kunt  zelfs  vragen  ze  te  willen  zien.  U  zou  kunnen  vragen  te  bewijzen  dat  het  voedsel  grotendeels  gekocht  is  in  de  lokale  omgeving,  of  u  zou  zelfs  de  facturen  kunnen  opvragen.    Voor  elk  gebied  waar  u  een  resultaatverwachting  heeft  vastgelegd,  heeft  u  het  recht  (als  bestuur)  en,  inderdaad  zelfs  de  verplichting,  u  zelf  ervan  te  overtuigen  dat  uw  verwachtingen  of  doelstellingen  behaald  zijn.  Hoe  dan  ook,  dat  betekent  niet  dat  u  in  de  keuken  zult  staan  en  gedurende  de  voorbereiding  van  het  diner  met  raad  en  daad  hulpvaardig  terzijde  zult  staan.  U  heeft  een  professional  ingehuurd,  u  heeft  uw  doelen  of  verwachtingen  aangegeven,  u  monitort  de  resultaten,  maar  u  laat  de  professional  zijn  werk  doen.  Iedereen  weet  dat  “teveel  chef-­‐koks  de  bouillon  bederven”.      Als  bestuur  heeft  u  zoveel  controle  over  de  resultaten  als  u  wenst.  U  bepaalt  wat  de  resultaten  moeten  zijn,  voor  wie  ze  bestemd  zijn,  en  hoeveel  ze  mogen  kosten.    U  staat  de  chef-­‐kok  toe,  die  optreedt  als  professional,  besluiten  te  nemen  over  “hoe  die”  resultaten  bereikt  worden,  behalve  door  duidelijk  te  verklaren  dat  bepaalde  methoden  niet  acceptabel  zijn.  Deze  benadering  is  niet  een  afstand  doen  van  verantwoordelijkheid.  In  werkelijkheid  is  het  een  precieze  en  geplande  controle  over  de  zaken  die  belangrijk  zijn  voor  u  als  bestuur  zijnde.    

 

"Policy  Governance®  is  een  geregistreerd  handelsmerk  van  Dr.  John  Carver.  Gebruikt  met  toestemming