1

E-INVOICING INFORMATIEPAKKET ‘PEPPOL’, DE STANDAARD, BUSINESS AFSPRAKEN

1. SITUERING

Dit document geeft antwoord op:

- Met welke totaaloplossing voor ogen implementeren de Belgische/Vlaamse overheden e-invoicing (2)

- Welke standaard wordt hiervoor gebruikt? (3)- Wat verwacht de overheid van u als ik e-facturen stuur? (4)- Wie helpt u verder? (5)

2. DE OMGEVING VOOR E-INVOICING

De Vlaamse en Belgische overheid hebben gekozen voor een totaaloplossing die:

- toekomstgericht is, en zal beantwoorden aan de norm die in de Europese Richtlijn 2014/55/EU aangegeven wordt.

- In veel Europese lidstaten, en daarbuiten, aanwezig is. - Een bedrijf toelaat te e-factureren naar overheden (B2G) én andere private klanten (B2B).

Deze oplossing noemt PEPPOL .

Schematisch kan deze oplossing als volgt voorgesteld worden.

Hierbij staat AP voor Access Point. Dit is een aanleverpunt voor een (e-)-factuur.

voor Mercurius. Mercurius is het aanleverpunt voor de overheden.

VLAAMS E-INVOICINGTEAM mei 2016

2

Meer informatie hierover leest u op http://www.peppol.eu/

Wat te doen als leverancier?

- Als leverancier kiest u uw Access Point (AP). Of u bevraagt uw boekhoudpakket welk AP zij gebruiken. Op de Belgische markt zijn volgende Access Points actief. (https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing)

- Indien u een leverancier bent die sporadisch een factuur naar de overheid zendt en nog niet toe bent aan deze totaaloplossing, kunt u gebruik maken van de portaal op Mercurius om uw e-factuur in te dienen. link naar portaalU hebt hiervoor uw identiteitskaart nodig én u moet voor uw bedrijf gemandateerd zijn om een e-factuur te mogen zenden.

Wat te doen als overheid?

Bent u een entiteit van de Vlaamse overheid? Hoogstwaarschijnlijk is uw financieel systeem reeds geconnecteerd. Bevraag u.

U ontvangt nog geen e-facturen over Mercurius, u bent een lokale overheid en u bent in Vlaanderen gelegen. U kunt connectie maken naar Mercurius via het Vlaamse Magda platform. Contacteer hiervoor e.procurement@vlaanderen.be . U dient een certificaat aan te vragen om met het Magda platform te connecteren.

VLAAMS E-INVOICINGTEAM mei 2016

3

3. DE STANDAARD

Een e-factuur voor de Vlaamse en Belgische overheid is een XML-factuur (UBL2.1) volgens de Peppol – standaard.Deze standaard is identiek aan de CENBII-standaard. Meer informatie hierover op http://www.cenbii.eu/

Op de Belgische markt bestaat ook de e-FFF standaard die dit jaar zal samenvallen met de Peppol standaard. De e-FFF standaard was ontworpen door boekhouders en accountants en had aandacht voor een aantal specifieke noden uit het bedrijfsleven.

De e-factuur naar de overheid bevat verplichte velden:

- de wettelijke verplichte gegevens die een factuur moet bevatten,- het KBO-nummer van de verzender en van de ontvanger van de e-factuur.

De e-factuur naar de overheid bevat ook velden waarin de ‘business afspraken’ opgenomen zijn. De verschillende financiële systemen maakten afspraken over welke business afspraken in welke velden aangeleverd moeten worden.

De verplichte velden en de velden met de ‘business afspraken’ zijn opgenomen in de UBL-mapping en de afsprakenlijst.

VLAAMS E-INVOICINGTEAM mei 2016

4

4. DE BUSINESS AFSPRAKEN VAN DE VLAAMSE/BELGISCHE OVERHEID

De business afspraken die de overheid hanteert, zijn gecoördineerd over de verschillende financiële systemen van de Vlaamse overheid heen. Het is eveneens afgestemd met het belangrijkste federale financiële systeem (FEDCOM).

U vindt deze afspraken in dit document (als bijlage of link).

5. MEER INFORMATIE

U kunt contact opnemen met de Vlaamse e-invoicingteam via e.procurement@vlaanderen.be

VLAAMS E-INVOICINGTEAM mei 2016