“Proces voor het uitrollen van gewijzigde relevante BMS documenten naar (sub)

contractors”

Opdracht : CASOS Werkgroep 46 Update BMSDatum : Dec.2016Revision : First issueCustodian : Gerard Swart / Lex SpiegelaarDocument custodian : Lex Spiegelaar

1 van 16

1 DOEL 3

2 TOEPASSINGSGEBIED

3 UITGANGSPUNTEN

4 PROCESFLOW/STROOM-SCHEMA 4

5 WERKWIJZE 5

5.1 VOORSTELLEN TOT WIJZIGINGEN

5.2 CONCEPTFASE

5.3 FEEDBACKFASE

5.4 UITROL-SESSIES 65.5 WERKEN CONFORM BMS5.6 TUSSENTIJDSE WIJZIGINGEN

5.7 UITROL NIET CASOS LEDEN

6 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 7

6.1 CASOS BMS FOCAL POINT

6.2 PROCESS-OWNER (NAM)6.3 PROCESS CUSTODIAN (NAM)6.4 CONTRACTOR FOCAL POINT (ISC’S, CONTRACTORS EN SUBCONTRACTORS)6.5 CONTRACTOR HSE MANAGEMENT (NAM)6.6 CONTRACTHOUDER (NAM) 8

7 SYSTEMEN

8 BIJLAGEN 9

8.1 VOORBEELD REGISTER GEWIJZIGDE BMS PROCEDURES EN WERKINSTRUCTIES

8.2 VOORBEELD GEVEN VAN FEEDBACK MIDDELS COMMENTS 108.3 INSTRUCTIE FEEDBACK 118.4 NAM HSSE ON-LINE LIBRARY FOR NAM (SUB)CONTRACTORS 16

2 van 16

1 Doel

Het beheersen en borgen van een uniforme uitrolstructuur van jaarlijkse wijzigingen in het BMS welke relevant zijn voor (sub)contractors.

2 Toepassingsgebied

De procedure is van toepassing voor de NAM, de Integrated Service Contractors en alle andere NAM contractors.

Het betreft wijzigingen in de BMS regelgeving van de volgende NAM bedrijfsprocessen volgens het Upstream Business Model:

Process 14 – Manage Logistics Process 17 – Provide HSSE&SP Support Process 71 – Produce Hydrocarbons Process 72 – Maintain & Assure Facilities Integrity inclusief de daaraan gerelateerde

disciplines

3 Uitgangspunten

Wijzigingen in de procedures en werkinstructies zullen jaarlijks éénmalig worden verwerkt.

Tussentijdse wijzigingen en updates zijn slechts mogelijk bij uitzondering. Het streven is om jaarlijks per 1 januari de gewijzigde of nieuwe BMS procedures en

werkinstructies te publiceren. Deze zullen ruim voor 1 januari van het nieuwe jaar ter beoordeling en review beschikbaar gesteld worden (zie procesflow/stroom-schema)

Het blijft een NAM verantwoordelijkheid om de procedures en werkinstructies te updaten en uit te rollen.

De relevante procedures en werkinstructies voor contractors en subcontractors worden op een afgeschermd gedeelte op de CASOS-website (www.casos.nl) gepubliceerd. Dit betreft de zogenaamde “NAM HSSE Online Library”.

Alle documenten op de HSSE Library zijn geclassificeerd als “Restricted”. Dit betekent dat op gepaste wijze met deze documenten dient te worden omgegaan zoals ook in het contract met NAM staat beschreven. Let hiervoor ook op de disclaimer onder aan de Library! Dezelfde regels zijn ook op de subcontractors van toepassing.

3 van 16

4 Procesflow/stroom-schema

1 januari – 1 september : Input mogelijke aanpassingen / verbeteringen

1 september : Voorlopige versie van gewijzigde BMS documenten zijn beschikbaar gesteld

1 september – 1 oktober : Aanbieden “Register gewijzigde BMS-procedures en werkinstructies op CASOS Teamlab

1 oktober – 15 november : Feedback bijeenkomsten voor NAM-staff, CASOS Contractor Focal Points en overige aangemelde contractor functionarissen, en verwerken ontvangen feedback.

15 november – 15 december : Uitrol-sessies NAM definitieve BMS procedures en werkinstructies

15 december : Definitieve versie van gewijzigde BMS documenten zijn gereed en worden aan de contractor HSE management aangeboden om op de “On-line HSSE Library for NAM (sub)Contractors” te publiceren.

december/januari : Definitieve versie van gewijzigde BMS documenten zijn op de “HSSE On-line Library” for NAM (sub)Contractors gepubliceerd.

1 januari : Gewijzigde BMS documenten zijn van kracht en gepubliceerd op “NAM HSSE On-line Library for NAM (sub)Contractors”

4 van 16

5.1 Voorstellen tot wijzigingen

Het gehele jaar kunnen voorstellen tot wijzigingen worden aangedragen. De voorstellen tot wijzigingen kunnen door CASOS leden worden aangeboden aan casos@shell.com (eventueel via het BMS wijzigingsformulier).

Daarnaast kunnen er vanuit de Shell Groep, of vanuit veranderende wettelijke vereisten, de aanleiding ontstaan om procedures en werkinstructies te wijzigen. Deze wijzigingen worden door de NAM Process Custodians zelf geïnitieerd. Noodzakelijke wijzigingen als gevolg van norm en wetswijzigingen worden altijd doorgevoerd.

5.2 ConceptfaseAlle voorstellen tot wijzigingen die vóór 1 september zijn aangemeld worden beoordeeld en, indien geaccepteerd, verwerkt in de concept procedures en werkinstructies van het desbetreffende jaar. De voorstellen worden na beoordeling door de Process Custodians geaccepteerd of afgewezen. De wijzigingen worden in de desbetreffende concept procedure of werkinstructie verwerkt voor 1 oktober. In het “Register gewijzigde BMS procedures en werkinstructies” worden de voorgestelde en definitieve wijzigingen van de concept procedure of werkinstructie vermeld. Alle voorstellen tot wijzigingen die na 15 november zijn aangemeld, worden het jaar erop verwerkt.

5.3 Feedback ISC’s en (sub)contractors

Op de gewijzigde procedures en werkinstructies, aangeboden via het Register gewijzigde BMS procedures en werkinstructies op het CASOS Teamlab, kan feedback worden gegeven. De feedback kan men geven zowel tijdens de uitrol sessies en/of via het CASOS Teamlab. De Contractor Focal Points ontvangen hiervoor een uitnodiging via het CASOS secretariaat. Tevens ontvangen zij bericht over de voorgestelde wijzigingen procedures en –werkinstructies.

Het geven van feedback gebeurt middels comments binnen het document op CASOS Teamlab (zie bijlage 8.2). De wijze waarop feedback moet worden gegeven, wordt verder in een aparte instructie opgenomen (zie bijlage 8.3). Overige CASOS leden, zijnde niet Contractor Focal Points, kunnen vrij feedback geven.

Na het ontvangen van de feedback op de voorgestelde wijzigingen en de beoordeling hiervan worden de definitieve wijzigingen doorgevoerd.

5 van 16

Feedback kan bestaan uit de consequenties van de praktische invulling ervan. Feedback dient uiterlijk 15 november te worden gegeven.

5.4 Uitrol-sessiesVoor 1 september worden de uitrol-sessies gepland. CASOS leden kunnen zich via het CASOS teamlab inschrijven voor de ingeplande bijeenkomsten.

Tot 15 november kan er via de sessies feedback worden gegeven. Na 15 november is dit niet meer mogelijk en wordt ander feedback voor het volgende jaar geregistreerd. De latere trainingsbijeenkomsten zijn ervoor om de medewerkers te informeren over de definitieve procedures en werkinstructies.De bijeenkomsten worden opengesteld voor de ISC’s en Contractors die een belangrijke rol spelen bij de beoordeling van de conceptdocumenten, uitrol en implementatie van de definitieve procedures en werkinstructies binnen de eigen organisatie. Er worden specifiek voor ISC 's en de (sub)contractor trainingsbijeenkomsten ingeroosterd.

5.5 Werken conform BMSVanaf 1 januari worden de definitieve BMS procedures en werkinstructies toegankelijk gemaakt op “NAM HSSE Online library” en wordt conform de nieuwe vastgestelde BMS procedures en werkinstructies gewerkt.

5.6 Tussentijdse wijzigingen

Het proces is gebaseerd op het eens per jaar uitrollen van gewijzigde BMS documenten. In bijzondere gevallen (igv bijv. wetswijzigingen, een incident, hoge urgentie) kan het noodzakelijk zijn om een wijziging lopende het jaar door te voeren. Dit is ter beoordeling van de Process Owner.

5.7 Uitrol niet CASOS leden

Contracthouders dienen conform bovenstaande uitrolproces hun contractors op de hoogte te brengen van de voorgenomen wijzigingen. Contracthouders worden door de Process Owners over de conceptprocedures geïnformeerd welke op CASOS teamlab worden geplaatst. De contracthouders zijn verantwoordelijk dat ze de feedback van hun niet CASOS leden terugkoppelen.

6 van 16

6 Taken en Verantwoordelijkheden

6.1 CASOS BMS Focal Point Beheert het “Register gewijzigde BMS procedures en werkinstructies” Informeert de Contractor focal points over de voorgestelde wijzigingen Plaatst het Register gewijzigde BMS procedures en werkinstructies en de

conceptprocedures en werkinstructies op CASOS Teamlab t.b.v. feedbackloop Informeert de Contractor Focal Points over de feedbackloop Draagt zorg dat de feedback wordt teruggekoppeld aan de process-owners Plaats de definitieve wijzigingen in het “Register gewijzigde BMS procedures en

werkinstructies”

6.2 Process-Owner (NAM) Geeft goedkeuring aan wijzigingen in de procedures en werkinstructies.

6.3 Process Custodian (NAM) Ontvangt voorstellen tot wijziging van procedures en werkinstructies. Beoordeelt de voorstellen ter acceptatie. Bepaalt de wijzigingen in de procedures en werkinstructies, i.o.m. Proces-owner. Verwerkt de wijzigingen in de desbetreffende procedures en werkinstructies. Geeft i.o.m. het CASOS BMS Focal Point in het “Register gewijzigde BMS procedures

en werkinstructies” de voorgestelde en definitieve wijzigingen aan. Stuurt de conceptprocedures en werkinstructies aan de Process Owner ter beoordeling

en goedkeuring. Stuurt de conceptprocedures en werkinstructies naar het CASOS BMS Focal Point Stuurt de definitieve procedures en werkinstructies naar Contractor HSE Management

(NAM) tbv publicatie op het “NAM HSSE Online Library”.

6.4 Contractor focal point Draagt zorg voor de feedbackloop binnen de eigen organisatie Beoordeelt de wijzigingen en bepaalt de consequenties Verzamelt de feedback en maakt deze kenbaar via de comments in desbetreffende

conceptdocument Schrijft de belanghebbende medewerkers in voor de feedback en trainingsbijeenkomsten

6.5 Contractor HSE Management (NAM) Beheert de externe omgeving met NAM’s VGWM eisen (“NAM HSSE On-line Library”

waaronder de voor (sub)contractor relevante BMS documenten. Zorgt dat de definitieve gewijzigde BMS documenten gepubliceerd worden in deze

externe omgeving. Voor de jaarlijkse uitrol is 1 Januari het streven.

7 van 16

6.6 Contracthouder (NAM) Bespreekt met contractor de eventuele contractuele impact van de definitieve

wijzigingen in het BMS.

7 SystemenDe gebruikte systemen:

“NAM HSSE On-line Library” (www.casos.nl/nam) Inrichting CASOS Teamlab voor het ter beschikking stellen van “Register gewijzigde

BMS procedures en werkinstructies” en conceptprocedures en werkinstructies Teamlab CASOS voor het geven van feedback middels comments

8 van 16

8 Bijlagen

8.1 Voorbeeld Register gewijzigde BMS procedures en werkinstructies

9 van 16

8.2 Voorbeeld geven van feedback middels comments

10 van 16

8.3 Instructie feedback

WERKGROEP 46. UPDATE BMS

INSTRUCTIE ONLY OFFICE

Proces Owner – de persoon die het document upload en bewaaktReviewer – de persoon die feedback geeft

INHOUDA. REVIEWER

1. Inloggen 2. Teamlab interface – toegang tot document3. Plaatsen van Comments4. Bewerken van het document

B. PROCESS OWNER1. Uploaden van een document2. Toewijzen van een taak3. Antwoorden op comments4. Herstellen van een document in originele staat.

11 van 16

A.REVIEWER

1. InloggenGa naar https://casostogether.teamlab.com/ en login met uw account. Indien u nog

niet in het bezit bent van een account stuur een email naar casos@shell.nl.

Belangrijk in deze is om gebruik te maken van Google Chrome in plaats van Internet

Explorer. Delen van Teamlab werken niet altijd goed via Internet Explorer.

2. Teamlab interface – toegang tot documentOpen Excelsheet Interface framework BMS en klik op de link van het desbetreffende

document, u wordt automatisch doorgeleid naar Teamlab en het juiste document (wel

eerst inloggen).

OF:

- Log in op Teamlab- Ga naar Documents en klik op Project documents, linkerzijde van uw scherm.- Ga naar 46. Jaarlijkse update BMS- Mapje Feedback BMS (Hier treft u alle documenten).

3. Plaatsen van Comments- Klik op het document dat u wilt beoordelen en deze verschijnt automatisch in de Teamlab

editor. - Activeer de zijbalk ‘Comments’ door links te klikken op pictogram. Op deze manier

zijn alle comments/feedback zichtbaar die door eerdere ‘editors’ zijn gegeven.- Selecteer een alinea of zin in het document waar u feedback op wilt geven en klik op de

rechtermuis knop en selecteer de ‘Add comment’ optie van het menu. Er verschijnt een pop up venster waar u uw comment achter kunt laten en klik op de Add knop. De beoordeelde passage wordt voorzien van een kleurtje. Om dit weer te verwijderen of the bewerken gebruik de or pictogrammen.

- Sla het document met uw commentaar op met de pictogram. Uw comments zijn nu zichtbaar voor de co-editors en de process owner.

12 van 16

4. Document bewerken.Alleen de proces owner mag het document bewerken dwz in het document

aanpassingen doen. Hij kan in de Teamlab editor het document aanpassen en

opslaan. Automatisch wordt deze opgeslagen onder versienummer 1. Voor iedereen

is het nu duidelijk dat er een nieuwe versie van de werkinstructie is waar eventuele

nieuwe comments op gegeven kan worden (Afhankelijk van het verzoek van de

proces owner).

B. PROCESS OWNER

1. UPLOADEN VAN EEN DOCUMENT

Ga naar het mapje waar de werkinstructie of document geupload moet worden;

13 van 16

- Klik op het pictogram en upload het document vanaf uw computer. Let op: om feedback te kunnen geven is het belangrijk dat u een word document upload in plaats van een pdf document.

2. TOEWIJZEN VAN EEN TAAK

Zodra het document is geüpload moeten de reviewers hiervan op de hoogte worden gesteld.

- Verlaat documenten en ga naar Projects (menu boven in het venster), klik op project 46 jaarlijkse update BMS

- Klik op Create New…en dan Task

14 van 16

- Definieer de Title en vermeld een korte omschrijving. Bijvoorbeeld; feedback op werkinstructie veiligstelplan en plaats de link waar het document staat in de omschrijving.

- Selecteer de personen of het team dat deze taak toegewezen krijgt. Alle geselecteerde personen worden geïnformeerd per email.

- Geef eventueel een start datum en eind

datum weer indien hier een deadline aan

hangt.

- Klik op Save knop om deze task op te slaan.

3. ANTWOORDEN OP COMMENTS

- Om antwoord te geven op een opmerking/comment geplaatst door de reviewer ga naar de alinea waarin een comment is gegeven. Activeer de zijbalk ‘Comments’ door te klikken op

pictogram. Op deze manier zijn alle comments/feedback zichtbaar die door eerdere ‘editors’ zijn gegeven Klik de Add Reply knop onder de desbetreffende comment en geef een reactie. .

- Om de geschiedenis terug te zien van het document; open het Comments venster door te klikken op het icon links.

4. HERSTELLEN VAN EEN DOCUMENT NAAR ORIGINELE STAAT

Het kan gebeuren dat het document dat u gemaakt en gedeeld hebt met een aantal collega's werd bewerkt door een van hen en je zou dit graag willen herstellen. Om dat te doen, volg dan de onderstaande stappen:

- Ga naar het desbetreffende document en klik op de ‘versie pictogram’ naast het bestandje. U ziet dan de geschiedenis van de verschillende versies.

- Ga naar de versie die je wilt terugbrengen naar de oude staat door te kijken naar datum, tijd of auteur. Of klik op de ‘scherm/preview pictogram’.

- Klik op de restore knop

15 van 16

8.4 On-line HSSE Library for NAM (sub)Contractors

.

De HSSE Online Library is te benaderen in een afgeschermde omgeving op de CASOS website.

www.casos.nl onder het kopje NAM.

Het password is op te vragen bij het CASOS secretariaat (casos@shell.nl)

Hier staan als eerste de slide pack met een toelichting van de wijzigingen van het betreffende

jaar.

Daaronder volgen de NAM documenten in dezelfde volgorde zoals deze ook in de HSSE

contract secties staan en volgen daarmee dezelfde indeling als het Shell HSSE & SP Control

Framework.

16 van 16

17 van 16

18 van 16