Huib Koeleman Verandercommunicatie

‘Verandercommunicatie: de methodische aanpak van interne

communicatie bij ingrijpende veranderingsprocessen in organisaties

(als onderdeel van een totaalpakket aan veranderinterventies)

Huib Koeleman

KERNVRAGEN

Voor welk probleem is dit de oplossing? Wat gaat er mis als we niets doen?

Waar komen we vandaan En waar gaan we naartoe?

Hoe onbekender het eindpunt,

hoe meer communicatie over de weg er naar toe!

8

Wat is doel en wat is middel? Veranderen we de structuur als interventie op de cultuur,

of is het juist andersom?

De volgorde heeft veel invloed op de kernboodschap!

10

CIJFERS EN FEITEN

Type organisatie, omvang? Crisis, of hebben we tijd? Zelf verzonnen of opgelegd?

11

PERSPECTIEF

Wat kunnen we leren van de vorige reorganisatie?

12

Is er ruimte voor alternatieve wegen?

13

VERHALEN

Hoe praten mensen over de

verandering?

Check welke emotie en ervaring er in deze verhalen zit!

14

COMMUNICATIE

Inventariseer:

Wat tot nu toe is gecommuniceerd

Wat in het verleden succesvol was in de communicatie

15

Er is niets mis met het herhalen van een succesformule

17

HET VERANDERTEAM

De samenstelling van het team is mede bepalend voor het succes:

- Hebben ze (informele) positie?

- En als men vernieuwing wil, is dat aan het team te zien?

18

En… heeft men

lef?

19

DE MEDEWERKER

Wat betekent de verandering voor medewerkers?

Is dat voor iedereen hetzelfde?

En wat denkt de medewerker van de verandering? (zie ook: verhalen)

20

INVLOED

Wees helder over de gewenste invloed van medewerkers: meeweten, meedenken, meewerken

of meebeslissen (en de fasering)

21

CHECK STATUS

Kan, wil en mag men veranderen?

Van de collega’s? Van henzelf?

23

FILOSOFIE

Bespreek de veranderfilosofie met de veranderaars

Centrale vraag: Wanneer komen mensen in beweging?

24

VERANDERIDEE

Welke veranderkleur

gaan we hanteren?

§ XXX

25

5+2

26

BASIS

De 5 veranderkleuren van

Hans Vermaak en Leon de Caluwé: blauw, geel, rood,

groen en wit.

Aangevuld met paars en oranje

27

projectmatig

machtsbalans

wortel en de stok

lerend

holistisch

co-creërend

crisis top-down

28

Blauw staat voor ratio en

blauwdrukdenken

29

Projectmatig

Meten = weten

KPI’S Checklist

rapportage

30

BLAUW

Projectmatige, rationele aanpak van veranderingen. Het resultaat is vooraf duidelijk omschreven en meetbaar.

§ XXX

www.ausicom.com

31

BLAUW COMMUNICEREN § XXX

wie Directeur of technisch verantwoordelijke

wat Nut & noodzaak en resultaten

tijd Op basis van projectfasering

hoe Actielijsten, Interne media, de lijn en monitoring

www.ausicom.com

32

CASE: NIEUWBOUW

Helder resultaat, traject in stappen onder te verdelen

Communicatie: gebruik maken van maquettes, demo’s, markeren fases (eerste paal), excursies naar de nieuwbouw.

33

Geel staat voor energie, machtsbalans

en polderen

34

Alliantie voortschrijdend inzicht

STAKEHOLDER coalitie win-win

35

GEEL

Resultaat is onbekend en verschuivend. Veel werkgroepen, commissies en beleidsdocumenten

§ XXX

36

GEEL COMMUNICEREN § XXX

wie Opinieleiders en beslissers

wat Verandernoodzaak, alternatieven (geen resultaten)

tijd In het begin de voorhoede, later breed

hoe Debat, webinar, discussies, lobby, enquetes,

37

DRAAGVLAK

Veel mensen betrekken kan soms leiden tot lastige groepsprocessen, hoge verwachtingen, vage

verantwoordelijkheden en grijzere ideeën.

38

CASE: BELEIDSPLAN

Ontwikkelen met een stuurgroep, projectgroep, klankbordgroepen: hierbij steeds de status van de groepen aangeven, en uitkomsten terugkoppelen.

Tussentijds aanpassen opzet is mogelijk

§ XXX

39

Rood staat voor het bloed van de organisatie

40

Assessment binding

functioneren���wortel en de stok

talent werkklimaat

41

ROOD

Mensen veranderen/leren door beloning van goed gedrag en corrigeren van fout gedrag. (one minute manager) Incl motiverende activiteiten.

Accent ligt op HR-interventies

XX

42

ROOD COMMUNICEREN XX

wie HRM, staf, direct leidinggevende

wat “what’s in it for you”

tijd Continu gesprek

hoe Gesprekken, evaluaties, zeep-kist en goody’s

43

CASE: NIEUW FUNCTIEGEBOUW Ontwikkelen nieuw functiegebouw met competentieprofielen Precies communiceren belangrijk, gezien de procedures en verwachtingen. Voorkom juridische brieven maar houd het begrijpelijk.

44

Groen staat voor leren en ontwikkelen

45

Action learning afleren feedback

mentaal model ontwikkeling

46

GROEN

De permanent lerende organisatie. Uitgaande van de ontwikkelmogelijkheden en groei van medewerkers. Waarbij de organisatie coacht en ondersteunt.

§ XXX

47

GROEN COMMUNICEREN § XXX

wie Collega’s, coaches, leiders

wat Spiegel voor gedrag, leren leuk maken

tijd In de leerfasen

hoe Discussie, feed-back, framing, simulaties

48

CASE: SPELSIMULATIE TEAMWERK Algemene informatie over doel leersituatie en collega’s enthousiasmeren voor leren Rond de groepen die al deel hebben genomen mystiek creëren

49

Wit staat voor kijken

50

Betekenisgeving blokkade

chaos bewust worden ���

helden

51

WIT

De spontane evolutie, wegnemen van barrières, herkennen van patronen, mobiliseren van energie. Betekenis geven

§ XXX

52

WIT COMMUNICEREN

§ XXX

wie Wie er iets te zeggen heeft

wat Feiten, beelden, verschillende paradigma’s

tijd Als er behoefte is hoe Open space,

atelierlabs, discussies

53

54

55

Paars staat voor pressie, we hebben

haast

56

BLAUW Projectmatige, rationele aanpak van veranderingen. Het resultaat is vooraf duidelijk omschreven. Meten = weten.

§ XXX Het is vijf voor twaalf �Crisis

Management, neem je verantwoordelijkheid Actie, geen discussie

MY WAY OR THE HIGHWAY

57

PAARS

Interne crisiscommunicatie. Geen tijd voor inspraak, maar voor snelle beslissingen in de top. Vervolgens snelle roll-out.

58

PAARS COMMUNICEREN

wie directie wat Het is crisis, we moeten

snel handelen tijd z.s.m. hoe Zeepkist, cascade,

ondersteund door intranet

59

CASE: DOORSTARTEN ONDERDELEN Interne crisiscommunicatie. Geen tijd voor inspraak, maar voor snelle beslissingen in de top. Vervolgens snelle roll-out.

60

Oranje staat voor co-creëren en

netwerken

61

zelfsturing crowd-sourcing�netwerken

co-creëren trial & error

62

ORANJE

Het kan overal in de organisatie beginnen. Centraal staat kennis delen en uitwisselen. Van best-practices naar repeatable models.

§ XXX

63

ORANJE COMMUNICEREN

§ XXX

wie Iedereen die initiatief wil nemen

wat Kennis en ervaring tijd Continu, gedurende

een langere periode hoe Sociale platforms,

kennis netwerken, conferenties

64

CASE PROEFLABS

Verschillende proefprojecten starten voor het gebruik van social media bij een gemeente:

Kennis delen, intervisie, lunchbijeenkomsten en rode draad bespreken

§ XXX

65

Start

Geen crisis

Top-down

SMART Werken-deweg

Beleid Leren HR

Bottom-up

zoeken Co-creatie

Crisis

STROOMSCHEMA

Een hulpmiddel om bij de juiste kleur uit te komen.

67

INTERVENTIEPLAN

Je komt tot een goed plan door te

brainstormen, de ideeën te ordenen en vervolgens te sturen

§ XXX

68

STAP VOOR STAP

Begin met een grove houtskoolschets: later kan je die stapsgewijs uitwerken.

HR- leer- en communicatie-interventies in samenhang in één plan

69

BLEND IN

Zorg dat de communicatie-filosofie, aanpak en ‘tone-of-voice’ passen bij de veranderaanpak.

70

DE BOODSCHAP Check:

Waarom moeten medewerkers het weten, en welk appèl doen we?

Hoe kunnen medewerkers en samenwerkingspartners bijdragen? En hoe wordt hun input benut?

§ XXX

71

POSITIONEREN

Waar staat de verandering voor?

72

COMPELLING STORY

Het verhaal van de verandering: nut & noodzaak en beoogde richting.

Maar ook gevoel, peper en zout, een haakje.

73

TIMING

Voorkom radiostilte. Communiceer niet alleen ‘hoogtepunten’ maar zorg ook voor vaste update-momenten (ook als iets niet ‘af’ is. .

Let op “communicatieve concurrentie” andere veranderprojecten communiceren ook

75

COMMUNICATIEMIX

Een goede mix biedt ruimte voor luisteren, zenden, dialoog en samenwerken.

76

COMMUNICATIEMIX

Bied warme (face-to-face) en koude (papier/digitale) vormen van communicatie

77

CASCADE

Er is een taboe op communicatie via de lijn.

Lijnmanagers zijn er niet voor niets. Zet ze gericht in

78

FACE TO FACE

Ondersteun communicatoren (dus ook lijnmanagers) met training, toolkits en kernboodschappen

79

Denk aan diverse vormen van dialoog en digiloog. Begin bij de basis

Gesprekscyclus, Werkoverleg

Speed Room, BOT-sessies, Wonderwall, Rondje

landelijk, Grote groepen

Pecha Kucha’s, Proeflabs, Open space

Online dialoog, Monitoren

Online panel, Communities, Social Mashup, Mindshare,

Meediscussieren

Webinar, Skype, Samen schrijven

dialoog digiloog

80 &DIALOOG DIGILOOG

Hui

b Ko

elem

an

81

MEER WETEN?

www.huibkoeleman.nl

Of lees verder in mijn boeken “Interne communicatie bij verandering” of “Social Media voor interne communicatie, twitteren op je werk”. De foto’s zijn gemaakt door Monique Koeleman, Gijs Mol en ondergetekende. Tips en aanvullingen hoor ik graag.

82

DELEN Ik geloof in het vrij delen van kennis & ideeën.

Vond je deze presentatie bruikbaar? Deel hem dan met anderen via twitter, facebook, linked-in, pinterest of andere social media.

Alvast dank, Huib Koeleman

Please share

83