Vaststelling selectielijst Informatie Beheer Groep, een ... · Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)...

Vaststelling selectielijst Informatie Beheer Groep, een instrumentvoor de selectie van de administratieve neerslag van het handelenvan de IB-Groep vanaf 1994

19 april 2006/Nr. C/S&A/06/1362

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cul-tuur en Wetenschap,Gelet op artikel 5, tweede lid, onder b,van de Archiefwet 1995;De Raad voor Cultuur gehoord (adviesvan de Raad voor Cultuur van 28 februa-ri 2006 (nr. arc-2006.02763/3);

Besluit:

Artikel 1De bij dit besluit gevoegde ‘selectielijstInformatie Beheer Groep, een instru-ment voor de selectie van de administra-tieve neerslag van het handelen van deIB-Groep vanaf 1994.’ en de daarbijbehorende toelichting worden vastge-steld.

Artikel 2De ‘selectielijst voor de neerslag van dehandelingen van de Informatie BeheerGroep (IBG) op het beleidsterrein Stu-diefinanciering over de periode vanaf1994’, vastgesteld bij beschikking vanR&B/OSTA/99/284 d.d. 09-03-1999(Stcrt. 66 1999) wordt ingetrokken.

Artikel 3Dit besluit treedt in werking met ingangvan de tweede dag na de dagtekeningvan de Staatscourant waarin het wordtgeplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur enWetenschap is belast met de uitvoeringvan dit besluit dat met de daarbij beho-rende selectielijst en toelichting in deStaatscourant zal worden geplaatst.

Den Haag, 19 april 2006.De Staatssecretaris van Onderwijs,Cultuur en Wetenschap,namens deze:de Algemene Rijksarchivaris,M.W. van Boven.

Een belanghebbende kan tegen ditbesluit beroep instellen bij de rechtbankbinnen het rechtsgebied waarvan hij zijnwoonplaats heeft.

BASISSELECTIEDOCUMENTInformatie Beheer Groep

Een instrument voor de selectie van deadministratieve neerslag van het hande-

len van de Informatie Beheer Groepvanaf 1994

Aart Mul (Doxis Informatiemanagers),Marjan Dik (Informatie Beheer Groep)

in opdracht van deInformatie Beheer Groep

November 2005Status definit

A. AfkortingenAOB: Adviesbureau voor Opleiding enBeroepBAK: Basisadministratie KlantBAMA: Bachelor/master-structuurBBL: Beroepsbegeleidende leerwegBOL: Beroepsopleidende leerwegBRON: Basisregister OnderwijsnummerBSD: BasisselectiedocumentBSF: Besluit studiefinancieringBTOS: Besluit tegemoetkoming onder-wijsbijdrage en schoolkostenBUS: Bewijs van uitschrijvingBVE: Beroepsonderwijs en volwasse-neneducatieCBAP: Centraal Bureau Aanmelding enPlaatsingCBS: Centraal Bureau voor de StatistiekCCAP: Centrale Commissie Aanmel-ding en PlaatsingCEVO: Centrale ExamencommissieVaststelling OpgavenCfi: Centrale financiële instellingenCIOP: Centraal IdentificatiesysteemOnderwijsgerelateerde PersonenCITO: Centraal Instituut voor Toetsont-wikkelingCMPO: Centraal Meldpunt OverledenenCOLO: Vereniging kenniscentraberoepsonderwijs bedrijfslevenCRI-HO: Centraal Register InschrijvingHoger OnderwijsCROHO: Centraal Register OpleidingenHoger OnderwijsCWI: Centrum voor Werk en InkomenEER: Europese Economische RuimteERR: ExamenResultatenRegisterEU: Europese UnieGBA: Gemeentelijke BasisadministratiepersoonsgegevensHAVO: Hoger algemeen voortgezetonderwijsHBO-raad: Hoger beroepsonderwijs-raad, vereniging van hogescholenHONK: Hoger Onderwijs NieuweKlantprocessenIB-Groep: Informatie Beheer GroepIcDW: Informatiecentrum Diploma-waardering

IDW: Internationale DiplomawaarderingILS: Inning Langlopende SchuldenKB: Koninklijk BesluitKNHG: Koninklijk Nederlands Histo-risch GenootschapLBO: Lager beroepsonderwijsLCW: Les- en cursusgeldwetLNV: Landbouw, Natuurbeheer en Vis-serij (sinds medio 2003: Landbouw,Natuur en Voedselkwaliteit) (Ministerievan –)MAVO: Middelbaar algemeen voortge-zet onderwijsNA: Nationaal ArchiefNT2: Nederlands als tweede taalNUFFIC: De Nederlandse organisatievoor internationale samenwerking in hethoger onderwijsNvT: Nota van ToelichtingOALT: Onderwijs in Allochtone Leven-de TalenOCenW: Onderwijs, Cultuur en Weten-schappen. In 2003 werd de naam vanhet ministerie gewijzigd in OCW,Onderwijs , Cultuur en WetenschapOV: Openbaar vervoerOVSK: OV-studentenkaartOWVO: Overgangswet VoortgezetonderwijsPIVOT: Project Invoering VerkortingOverbrengingstermijnRAD: RijksarchiefdienstRAL: Regeling aanmelding en lotinghoger onderwijsRAS: Regeling aanmelding en selectiehoger onderwijsRASP: Registratie Aanmelding Selectieen PlaatsingRIO: Rapport Institutioneel OnderzoekSABO: Samenwerkingsverband voorAlgemeen voortgezet en Beroepsonder-wijsSPD: StaatspraktijkdiplomaSTB: Systeem terugbetalingenStb.: StaatsbladStcrt.: StaatscourantSVB: Sociale VerzekeringsbankULCW: Uitvoeringsbesluit Les- en cur-susgeldwetVBO: Voorbereidend beroepsonderwijsVMBO: Voorbereidend middelbaarberoepsonderwijsVO: Voortgezet onderwijsVSNU: Vereniging van SamenwerkendeNederlandse UniversiteitenVWO: Voorbereidend wetenschappelijkonderwijsWBP: Wet bescherming persoonsgege-vensWEB: Wet educatie en beroepsonderwijsWEC: Wet op de expertisecentra

OCW

Uit: Staatscourant 31 juli 2006, nr. 146 / pag. 12 1

WHW: Wet op het hoger onderwijs enwetenschappelijk onderzoekWPO: Wet op het primair onderwijsWSF: Wet op de studiefinancieringWSF-2000: Wet studiefinanciering 2000WTOS: Wet tegemoetkoming onder-wijsbijdrage en schoolkostenWTS: Wet tegemoetkoming studiekostenWVC: Welzijn, Volksgezondheid enCultuurWVI: Wet verzelfstandiging Informati-seringsbankWVO: Wet op het voortgezet onderwijsZBO: Zelfstandig Bestuursorgaan

B. Lijst van geraadpleegde personenDe volgende personen hebben middelsgesprekken of teksttoetsing een bijdragegeleverd aan de totstandkoming van hetvoorliggende document:

Algemeen, beleid, verantwoordingHenk van Kappen (juridisch beleidsadvi-seur)Aramis Jean Pierre (functionaris voor degegevensbescherming IB-Groep)Eva Vegt (privacy-officer Klantenservi-ce)Paul Harmsen (bedrijfsjurist, afdelingJuridisch Control en Beleid)Serge Mientjes (juridisch beleidsadvi-seur)

Studiefinanciering & tegemoetkomingstudiekostenHenk van Kappen (studiefinanciering)Peter Jager (tegemoetkoming studiekos-ten)Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)Piet Koehorst (proceseigenaar toeken-nen studiefinanciering, OV-studentenkaart en tegemoetkomingstudiekosten)Steven v/d Graaf (proceseigenaar Inninglanglopende schulden, Deurwaarderstra-ject en wettelijk innen tegemoetkomingstudiekosten; systeemeigenaar OV-studentenkaart)

Inning lesgeldErika Hollander (systeemeigenaar Lesen Cursusgeld Systeem)Piet Koehorst (proceseigenaar tegemoet-koming lesen cursusgelden)Steven v/d Graaf (proceseigenaar Deur-waarderstraject)

Aanmelding, selectie, plaatsingJan van der Klei (Centraal Bureau Aan-melding en Plaatsing, CBAP)Jaap Kuipers (CBAP)Inge Draaisma (CBAP)Marie-José Beeldstroo (CBAP)Renée van der Maat-Portman (SecondOpinion en Complex)Simon Gorter (proceseigenaar Aanmel-ding, selectie en plaatsing)

Bijhouden onderwijsgerelateerde regis-tersArjen Admiraal (CRI-HO, BRON)Johan Bos (CIOP)

Rob Marrink (CROHO)Henk Bakker (proceseigenaar CRI-HOen BRON)Simon Gorter (proceseigenaar CIOP,CROHO en alumniregistratie)

Diplomawaardering/erkenningBart Straatman (afdeling Diploma-erkenning en -Legalisatie , D&L)Dayo Hooning van Duijvenbode (D&L)Greet Landman (D&L)Dethmer Drenth (juridisch control/concerntaken)Jan van den Boogaard (auditor /concerntaken)Babette van Veen (Procesbeheer)Auko Lemstra (Procesbeheer)Steven v/d Graaf (proceseigenaarDiplomawaardering)

Organisatie examensBert Werkman (Onderwijsservice)Wim Molema (proceseigenaar organisa-tie examens)Henk Bakker (proceseigenaar Examen-resultatenregister)

Deel 1. Algemeen

1. Verantwoording

1.1. Wettelijk kader voor de selectie vanoverheidsarchievenIngevolge artikel 3 van de Archiefwet1995 (Stb. 1995, 276) dient de overheidhaar archiefbescheiden in goede, geor-dende en toegankelijke staat te brengenen te bewaren. Onder archiefbescheidenworden niet slechts papieren documen-ten te verstaan, maar alle bescheiden –ongeacht hun vorm – die door een over-heidsorgaan zijn ontvangen of opge-maakt en naar hun aard bestemd zijndaaronder te berusten. Ook digitaal vast-gelegde informatie valt dus onder dewerking van de archiefwetgeving.Het in goede en geordende staat bewa-ren van archiefbescheiden houdt ondermeer in dat een overheidsarchief opgezette tijden wordt geschoond. In datverband kent de Archiefwet 1995 zoweleen vernietigingsplicht (artikel 3) alseen overbrengingsplicht (artikel 12).Beide plichten rusten op degene die debestuurlijke verantwoordelijkheid draagtvoor het beheer van het desbetreffendearchief: de zorgdrager.De verplichting tot overbrenging bepaaltdat de zorgdrager zijn archiefbescheidendie niet voor vernietiging in aanmerkingkomen en ouder zijn dan twintig jaar terblijvende bewaring overbrengt naar eenarchiefbewaarplaats. Wat de archiefbe-scheiden van de ministeries en de HogeColleges van Staat betreft, is de aange-wezen archiefbewaarplaats het Natio-naal Archief (NA) in Den Haag. Het NAis een onderdeel van de Rijksarchief-dienst (RAD). Deze dienst ressorteertonder de Minister van OCW en staatonder leiding van de Algemeen Rijksar-chivaris.

In verband met de selectie van hunarchiefbescheiden zijn zorgdragers ver-plicht hiertoe selectielijsten op te stel-len. In een selectielijst dient te wordenaangegeven welke archiefbescheidenvoor vernietiging, dan wel voor blijven-de bewaring in aanmerking komen.Voorts dient een selectielijst de termij-nen aan te geven waarna de te vernieti-gen bestanddelen dienen te wordenvernietigd.Een selectielijst is naar haar aard eenduurzaam instrument. Het ligt in de rededat een organisatie een vastgestelde lijstniet eenmalig toepast maar (zonodig ingeactualiseerde vorm) blijft hanteren omde periodieke aanwas van archiefmateri-aal te selecteren. Een selectielijst vormtzo een belangrijk onderdeel van hetinstrumentarium voor het beheer van dedocumentaire informatievoorziening ineen overheidsorganisatie.Bij het ontwerpen van een selectielijstdient krachtens artikel 2, lid 1, van hetArchiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671)rekening gehouden te worden met:

de taak van het desbetreffende over-heidsorgaan;

de verhouding van dit overheidsor-gaan tot andere overheidsorganen;

de waarde van de archiefbescheidenals bestanddeel van het cultureel erfgoed;

het belang van de in de bescheidenvoorkomende gegevens voor overheids-organen, recht- of bewijszoekenden enhistorisch onderzoek.

Voorts moeten ingevolge artikel 3 vanhet Archiefbesluit 1995 bij het ontwer-pen van een selectielijst ten minstebetrokken zijn een deskundige op hetgebied van de organisatie en taken vanhet desbetreffende overheidsorgaan, eendeskundige ten aanzien van het beheervan de archiefbescheiden van dat orgaanen (een vertegenwoordiger van) deAlgemeen Rijksarchivaris.Wat betreft de geldigheidsduur van hetBSD als selectielijst wordt uitgegaanvan de wettelijke periode van twintigjaar vanaf de vaststelling. Dit laat uiter-aard onverlet dat de selectielijst (of eenbepaald onderdeel daarvan) binnen dezetermijn zal komen te vervallen, indiendit mocht worden bepaald bij de vaststel-ling (via de aangewezen archiefwettelij-ke weg) van een nieuwe dan wel herzie-ne selectielijst.

1.2. Het BasisselectiedocumentEen Basisselectiedocument (BSD) iseen bijzondere vorm van een selectie-lijst. Het geldt als selectielijst zoalsbedoeld in artikel 5, lid 1, van deArchiefwet 1995. In de regel heeft eenBSD niet zozeer betrekking op (alle)archiefbescheiden van een enkele orga-nisatie, als wel op het geheel van debescheiden die de administratieve neer-slag vormen van het overheidshandelenop een bepaald beleidsterrein. Organisa-tiegerichte BSD’s winnen echter steeds

1.

2.

3.

4.


meer terrein; met name ZBO’s latenvoor hun eigen organisatie selectiedo-cumenten opstellen.Het BSD geldt voor de archiefbeschei-den van overheidsorganen. Dit betekentdat er geen handelingen van particuliereactoren worden opgenomen.Een BSD wordt opgesteld op basis vaninstitutioneel onderzoek. In het RapportInstitutioneel Onderzoek (RIO) wordthet betreffende beleidsterrein beschre-ven, evenals de taken en bevoegdhedenvan de betrokken organen. De handelin-gen van de overheid op het beleidster-rein staan in het RIO in hun functionelecontext geplaatst. Bij elke handeling isaangegeven of de administratieve neer-slag hiervan bewaard dan wel vernietigdmoet worden.Het niveau waarop geselecteerd wordt,is dus niet dat van de stukken zelf, maardat van de handelingen waarvan diearchiefbescheiden de administratieveneerslag vormen. Een BSD is derhalvegeen opsomming van (categorieën) stuk-ken, maar een lijst van handelingen vanoverheidsactoren, waarbij elke hande-ling is voorzien van een waardering enindien van toepassing een vernietigings-termijn.Door de beleidsterreingerichte benade-ring komen verschillende aspectenbetreffende het beheer van de eigenorganisatie van de zorgdrager (perso-neelsbeleid, financieel beleid, enz.) nietaan bod. Voor het selecteren van deadministratieve neerslag die betrekkingheeft op de instandhouding en ontwikke-ling van de eigen organisaties vanoverheidsorganen dienen een aantalzogeheten ‘horizontale’ BSD’s. Dezehorizontale BSD’s zijn van toepassingop alle organisaties van de rijksoverheid.De procedure tot vaststelling van eenBSD is als volgt:

Het concept-BSD wordt besproken inhet zogenaamde driehoeksoverleg. Deel-nemers hieraan zijn vertegenwoordigers(deskundigen) van actoren op hetbeleidsterrein, een vertegenwoordigernamens de zorgdrager in verband methet archiefbeheer en een vertegenwoor-diger namens de Rijksarchiefdienst.Tijdens dit overleg wordt rekeninggehouden met het administratievebelang, het belang van de recht- enbewijszoekende burger en het historischbelang van de archiefbescheiden metbetrekking tot het beleidsterrein.

Het ontwerp-BSD wordt, tezamenmet het verslag van het driehoeksover-leg, ter vaststelling ingediend bij deminister waaronder Cultuur ressorteert.

Het ontwerp-BSD ligt gedurende eenperiode van acht weken ter inzage.

De minister waaronder Cultuur ressor-teert hoort de Raad voor Cultuur.

De minister waaronder Cultuur ressor-teert en de betrokken zorgdrager stellenhet BSD vast.

a.

b.

c.

d.

e.

De beschikking tot vaststelling vanhet BSD wordt gepubliceerd in deStaatscourant.

1.3. SelectiedoelstellingHet BSD is opgesteld in overeenstem-ming met de selectiedoelstelling van deRAD/PIVOT. Bij de behandeling vanhet ontwerp van de Archiefwet 1995 inde Tweede Kamer op 13 april 1994 ver-woordde de Minister van WVC dezedoelstelling als volgt: het mogelijkmaken van een reconstructie van dehoofdlijnen van het handelen van deoverheid. Door het Convent van Rijksar-chivarissen is de selectiedoelstellingvertaald in de richting van de (bewaar)doelstelling van de RAD als ‘het selecte-ren van handelingen van de overheid ombronnen voor de kennis van de Neder-landse samenleving en cultuur veilig testellen voor blijvende bewaring’.De algemene selectiedoelstelling is indit BSD geoperationaliseerd voor deverschillende beleidsterreinen waaropde IB-Groep werkzaam is. Bij de gefor-muleerde selectievoorstellen stondsteeds de vraag centraal: ten aanzien vanwelke handelingen is de administratieveneerslag noodzakelijk om een recon-structie mogelijk te maken van dehoofdlijnen van het overheidshandelenop het beleidsterrein?

1.4. SelectiecriteriaUitgaande van de algemene selectiedoel-stelling heeft PIVOT lijst van algemeneselectiecriteria geformuleerd, die in1998 werd gewijzigd. Met behulp vandie algemene criteria wordt in een BSDeen waardering toegekend aan de hande-lingen die door middel van het institutio-neel onderzoek in kaart zijn gebracht.De algemene selectiecriteria van PIVOTzijn positief geformuleerd; het zijnbewaarcriteria.Is een handeling op grond van een crite-rium gewaardeerd met B (‘blijvend tebewaren’), dan betekent dit dat de admi-nistratieve neerslag van die handeling tezijner tijd geheel dient te worden over-gebracht naar het Nationaal Archief. Deneerslag van een handeling die niet aaneen van de selectiecriteria voldoet,wordt op termijn vernietigd. De waarde-ring van de desbetreffende handelingluidt dan V (‘vernietigen’), met vermel-ding van de periode waarna de vernieti-ging dient plaats te vinden. De neerslagdie uit dergelijke handelingen voort-vloeit, is dus niet noodzakelijk geachtvoor een reconstructie van het over-heidshandelen op hoofdlijnen.Overigens verlangt artikel 5, onder e,van het Archiefbesluit 1995 dat selectie-lijsten de mogelijkheid bieden omneerslag die met een V is gewaardeerdin exceptionele gevallen te bewaren opgrond van een uitzonderingscriterium.PIVOT heeft daarom het volgende uit-zonderingscriterium geformuleerd1:

f. Ingevolge artikel 5, onder e, van hetArchiefbesluit 1995 kan neerslag vanbepaalde, als te vernietigen gewaar-deerde handelingen betreffende perso-nen en/of gebeurtenissen van bijzondercultureel of maatschappelijk belang, vanvernietiging worden uitgezonderd.Zo dienen bescheiden betreffende inci-dentele gevallen die aanleiding warentot het treffen van regelingen van alge-mene aard, bewaard te blijven. Metname daar waar een beroep wordtgedaan op de hardheidsclausule, is diekans aanwezig (bijv. in het kader van delotingprocedure is dit het gevalgeweest). In het voorliggende BSD isvoor uitzonderingen op het vernieti-gingsregime overigens geen structurelevoorziening getroffen, in de zin datdaarvoor bepaalde categorieën zijn aan-gewezen.Om de selectiedoelstelling te bereikenworden de handelingen in het BSDgewaardeerd aan de hand van de volgen-de algemene selectiecriteria, die geldenvoor te bewaren archiefbescheiden:1. Handelingen die betrekking hebbenop voorbereiding en bepaling van beleidop hoofdlijnen.Toelichting: Hieronder wordt verstaanagendavorming, het analyseren vaninformatie, het formuleren van adviezenmet het oog op toekomstig beleid, hetontwerpen van beleid of het plannen vandat beleid, alsmede het nemen vanbeslissingen over de inhoud van beleiden terugkoppeling van beleid. Dit omvathet kiezen en specificeren van de doel-einden en de instrumenten.2. Handelingen die betrekking hebbenop evaluatie van beleid op hoofdlijnen.Toelichting: Hieronder wordt verstaanhet beschrijven en beoordelen van deinhoud, het proces of de effecten vanbeleid. Hieruit worden niet perse conse-quenties getrokken zoals bij terugkoppe-ling van beleid.3. Handelingen die betrekking hebbenop verantwoording van beleid op hoofd-lijnen aan andere actoren.Toelichting: Hieronder valt tevens hetuitbrengen van verslag over beleid ophoofdlijnen aan andere actoren of terpublicatie.4. Handelingen die betrekking hebbenop (her)inrichting van organisatiesbelast met beleid op hoofdlijnen.Toelichting: Hieronder wordt verstaanhet instellen, wijzigen of opheffen vanorganen, organisaties of onderdelendaarvan.5. Handelingen die bepalend zijn voorde wijze waarop beleidsuitvoering ophoofdlijnen plaatsvindt.Toelichting: Onder beleidsuitvoeringwordt verstaan het toepassen van instru-menten om de gekozen doeleinden tebereiken.6. Handelingen die betrekking hebbenop beleidsuitvoering op hoofdlijnen endirect zijn gerelateerd aan of direct


voortvloeien uit voor het Koninkrijk derNederlanden bijzondere tijdsomstandig-heden en incidenten.Toelichting: Bijvoorbeeld in het gevalde ministeriële verantwoordelijkheid isopgeheven en/of wanneer er sprake isvan oorlogstoestand, staat van beleg oftoepassing van noodwetgev ing.

1.5. Leeswijzer bij het handelingenblokDe handelingen worden beschreven ineen handelingenblok, zoals hierna aan-gegeven.(X): nummeraanduiding (het betreft eennieuwe nummering, specifiek voor hetvoorliggende BSD)Handeling: Dit is een complex van acti-viteiten die een actor verricht ter vervul-ling van een taak of op grond van eenbevoegdheid. In de praktijk komt eenhandeling meestal overeen met een pro-cedure of een werkproces.De formulering van de handelingen is inde regel toegespitst op het product. Ech-ter, een handeling als zodanig omvatalle activiteiten die leiden tot het pro-duct. Dientengevolge is de neerslag vaneen handeling niet beperkt tot het (eind)product, maar omvat ze alle archiefbe-scheiden die in verband daarmee zijnvoortgebracht. Zo betreft de neerslagvan een beschikkende handeling nietalleen het originele besluit, maar ookalle voorstukken.Aangezien handelingen voortvloeien uittaken en bevoegdheden is het mogelijkdat een vermelde handeling in de prak-tijk nimmer (volledig) is uitgevoerd.Periode: hier staat het tijdvak vermeldgedurende welke jaren de handeling isverricht. Wanneer er geen eindjaar staatvermeld wordt de handeling op hetmoment van het verschijnen van hetRIO nog steeds uitgevoerd. (Overigenswordt in het voorliggende document alsvroegste aanvangsjaar van de handeling1994 gehanteerd, het jaar dat de IB-Groep als zelfstandige actor ging optre-den. Het betekent niet dat de handelingals zodanig niet voor dat jaar al werduitgevoerd door een andere actor, zoalsde Minister van OCW.)Grondslag: dit is de wettelijke basis opgrond waarvan de actor de handelingverricht. Wanneer handelingen uit eenPIVOT-rapport zijn overgenomen (bijstudiefinanciering), zijn oude grondsla-gen, die voor de IB-Groep niet relevantmeer zijn, verwijderd en zijn nieuwegrondslagen toegevoegd.Wanneer er geen wettelijke grondslagvoor een handeling bestaat, kan de bronworden genoemd waarin de betreffendehandeling staat vermeld of die de hande-ling heeft genoemd.Product: hier staat het product vermeldwaarin de handeling resulteert of zoumoeten resulteren. De gegeven opsom-mingen van producten zijn niet uitput-tend. Vaak wordt volstaan met eenalgemeen omschreven voorbeeld.

Opmerking: deze aanvullende informa-tie wordt slechts vermeld wanneer destrekking van de handeling toelichtingbehoeft.Waardering: de afkorting ‘B’ staat voor‘bewaren’, dat wil zeggen het na afloopvan de wettelijke overbrengingstermijnoverdragen aan het NA van de documen-taire neerslag (ongeacht de gegevensdra-ger) van de handeling. Bij een B-handeling is achter de selectiebeslissingaangegeven welk selectiecriterium istoegepast.De afkorting ‘V’ staat voor ‘vernietigen(op termijn)’, oftewel ‘nietoverbrengen’. Bij de desbetreffendehandelingen wordt de vernietigingster-mijn vermeld. Deze termijn betreft hetaantal volle jaren dat dient te zijn verlo-pen sinds het einde van het jaar waarineen archiefbestanddeel (dossier, register,databestand) dat behoort tot de neerslagvan de handeling, is afgesloten.Actieve relatie: bij sommige handelin-gen staat de waardering x jaar na hetbeëindigen van de actieve relatie ver-meld. Een actieve relatie moet hierbijgelezen worden als:de periode waarbinnen de gegevens ineen werkproces met betrekking tot debetrokkene een functioneel doel, over-eenkomstig de doelbepaling van datbestand, hebben.Deze beschrijving komt overeen met dedefinitie in de privacyreglementen vande IB-Groep.

2. Basisselectiedocument voor deInformatie Beheer Groep

2.1. AlgemeenZoals al in hoofdstuk 2 is aangegeven,worden institutionele onderzoeken enbasisselectiedocumenten in toenemendemate ook opgesteld voor organisaties inplaats van op basis van beleidsterreinen.Dit geldt met name voor zelfstandigebestuursorganen (ZBO’s). Het gebrui-ken van een organisatiegericht selectie-document komt onder andere doordat deorganisaties in kwestie of slechts heelspecifieke taken vervullen of op verschil-lende aan elkaar verwante beleidsterrei-nen werkzaam zijn. Dit laatste geldtzeker ook voor de Informatie BeheerGroep. Zij is op verschillende in hetkader van PIVOT onderscheiden beleids-terreinen actief: wetenschappelijkonderwijs, hoger beroepsonderwijs, stu-diefinanciering.In het kader van de verbetering van deinformatievoorziening en het document-en archiefbeheer binnen de IB-Groep isbesloten om een enkel basisselectiedo-cument voor de organisatie op te stellen.

2.2. RIO’s en BSD’s betreffende hethandelen van de IB-GroepVoor het opstellen van het voorliggendeselectiedocument van de IB-Groep isgebruikgemaakt van al opgesteldeRIO’s (PIVOT-rapporten) en BSD’s opverschillende beleidsterreinen:

StudiefinancieringPIVOT-rapport nr. 42: Leergeld: een

institutioneel onderzoek naar het beleids-terrein studiefinanciering, 1945–1994;

BSD Studiefinanciering (Besluit van2 juni 1998 tot vaststelling van de selec-tielijst voor de neerslag van het hande-len van de Minister van Onderwijs ophet beleidsterrein Studiefinancieringvanaf 1945 (Stcrt. 1999, 66); Besluitvan 9 maart 1999 tot vaststelling van deselectielijst voor de neerslag van de han-delingen van de Informatie BeheerGroep op het beleidsterrein Studiefinan-ciering over de periode vanaf 1994(Stcrt. 1999, 66).

Hoewel het oorspronkelijke PIVOT-rapport tot 1994 gaat, betreft het tweedeBSD-goedkeuringsbesluit het handelenvan de IB-Groep, dus vanaf 1994.Het Ministerie van OCW actualiseertzijn RIO’s/BSD’s voor zover het, hethandelen van de Minister van Onderwijsbetreft.

Wetenschappelijk onderwijsPIVOT-rapport nr. 55: Een academi-

sche zaak, deel II: een institutioneelonderzoek naar het handelen van derijksoverheid op het beleidsterreinwetenschappelijk onderwijs, (1945)1960–1997;

BSD Wetenschappelijk onderwijs(vastgesteld: juli 1999, Stcrt. 1999,216); alleen vastgesteld voor de hande-lingen van de Minister van OCenW.

Hoger beroepsonderwijsPIVOT-rapport nr. 62: Hoger Beroeps-

onderwijs: een institutioneel onderzoeknaar het handelen van de nationale over-heidsorganen op het beleidsterrein hogeronderwijs, 1968–1998;

BSD Hoger beroepsonderwijs (vastge-steld: juni 2000, Stcrt. 2000, 140);alleen vastgesteld voor de handelingenvan de Minister van OCenW.

Voortgezet onderwijsPIVOT-rapport nr. 63: Mammoetspo-

ren, deel I: een institutioneel onderzoeknaar het beleidsterrein voortgezetonderwijs, 1968–1998;

BSD Voortgezet onderwijs (vastge-steld: juni 2000, Stcrt. 2000, 145); ookvastgesteld voor de handelingen van deIB-Groep.

–

–

–

–

–

–

–

–


2.3. Opstelling van een organisatiege-richt BSD voor de IB-Groep

2.3.1. AlgemeenEr is voor gekozen om in dit basisselec-tiedocument alle informatie op te nemendie relevant is voor het handelen van deIB-Groep. Dit houdt onder meer het vol-gende in:

actualisatie tot medio 2003 van dehandelingscontext op de voor de IB-Groep van belang zijnde beleidsterrei-nen: de belangrijkste ontwikkelingen, debelangrijkste nieuwe weten regelgeving;

handelingen toevoegen of afsluiten,feitelijke correcties aanbrengen;

eventueel herformulering van hande-lingen, meer toegespitst op de bij de IB-Groep gevormde dossiers of geprodu-ceerde/ontvangen documenten.

Een en ander komt erop neer dat er eengeheel nieuw document tot stand isgekomen (feitelijk een nieuw, organisa-tiegericht RIO-BSD), waarbij wet- enregelgeving op de verschillende deelbe-leidsterreinen, alsook jaarverslagen e.d.,zijn onderzocht. De al in bestaandeRIO’s en BSD’s geformuleerde hande-lingen vormden daarbij het vertrekpunt.

2.3.2. Invoeging BSD Studiefinancieringin BSD IB-GroepUit de opsomming in paragraaf 2.2blijkt dat er alleen op het gebied van destudiefinanciering een voor de IB-Groepgeldend BSD is. De daarin opgenomenhandelingen en waarderingen zijn in hetvoorliggende selectiedocument als basisgebruikt. Het basismateriaal van hetoude BSD is echter grondig herzien enaangevuld. Zo is in het voorliggendedocument een sterk onderscheidgemaakt tussen enerzijds de studiefinan-ciering en anderzijds de tegemoetko-ming in de studiekosten, welke onder-werpen ook in de weten regelgevinguit elkaar zijn getrokken en die afzonder-lijke werkprocessen opleveren. Verderzijn de handelingen op een lager abstrac-tie- en beslissingsniveau geformuleerd,waardoor een betere aansluiting op dedaadwerkelijke documentaire neerslag isgerealiseerd (de hoeveelheden documen-ten onder elke handeling maken dezeverdere onderverdeling overigenstemeer verdedigbaar).

2.3.3. Nieuw BSD IB-Groep en bestaandBSD Studiefinanciering voor OCWFeitelijk is er sprake van een volledignieuwe selectielijst voor de handelingenbetreffende studiefinanciering en tege-moetkoming studiekosten, zoals uitge-voerd door de IB-Groep. Uiteindelijkzal er bij vaststelling van het nieuwebasisselectiedocument als geheel, datvoor de IB-Groep, sprake zijn van ver-vanging van het ‘oude’ vaststellingsbe-sluit (9 maart 1999) voor het handelenvan de IB-Groep vanaf 1994. De nieuweselectielijst vervangt daarmee de

–

–

–

bestaande selectielijst Studiefinancie-ring voorzover het de handelingen vande IB-Groep op dit terrein betreft.Wellicht ten overvloede zij er hier nogop gewezen dat de selectielijst Studiefi-nanciering voor het Ministerie vanOCenW (1945–1994) van kracht blijften alle neerslag dekt uit de periode tot1994.

2.4. Indeling van het selectiedocumentVoor een helder overzicht van het hande-len van de IB-Groep is een duidelijkeindeling nodig. In dit document is geko-zen voor een indeling op hoofdtakenvan de IB-Groep, zoals die in verschil-lende documenten van de IB-Groep zelfook is terug te vinden:

studiefinanciering en tegemoetkomingstudiekosten (toekenning, inning studie-schulden, OV-studentenkaart);

inning lesgeld;aanmelding, selectie en plaatsing;bijhouden onderwijsgerelateerde regis-

ters;diplomawaardering;organisatie examens;uitkeringen onderwijspersoneel (t/m

1995).

Op elk van deze gebieden zal in ditdocument het volgende worden aange-geven:

de belangrijkste ontwikkelingen op hetterrein als geheel, in het bijzonder deconsequenties voor de IB-Groep, en ineen aantal gevallen een beschrijving vande werkprocessen in hoofdlijnen;

de belangrijkste nieuwe weten regel-geving;

de handelingenblokken, met de voor-gestelde of al toegekende waardering.

In aparte paragrafen komen telkenswerkzaamheden voor derden aan bod.

2.5. Vaststellingstraject BSD InformatieBeheer GroepHet voorliggende selectiedocument isopgesteld in de maanden mei 2003 toten met mei 2004. Niet alleen is ergebruik gemaakt van de vele schriftelij-ke bronnen, maar ook zijn materiedes-kundigen van de IB-Groep zelf geraad-pleegd. De voorlopige versie van hetconcept-BSD werd in delen ter toetsingaan materiedeskundigen voorgelegd.Vervolgens werd akkoord verkregenvan de proces/systeemeigenaren. Tevensvond er een toetsing plaats door de afde-ling Juridisch Control en Beleid en deFunctionaris voor de Gegevensbescher-ming.Gedurende de opstellingsperiode werdook contact onderhouden met OCW,waar eveneens actualisatie van RIO’s/BSD’s plaatsvond.Na de opstelling en voortoetsing werdhet concept-basisselectiedocument eindmei 2004 aangeboden aan de opdracht-gever, die het document in conceptvormvaststelde.

–

– – –

– – –

–

–

–

Op 12 december 2005 is het ontwerp-BSD door de Informatie Beheer Groepaan de Staatssecretaris van OC&W aan-geboden, waarna deze het ter adviseringheeft ingediend bij de Raad voor Cul-tuur (RvC). Van het gevoerde driehoeks-overleg over de waarderingen van dehandelingen is een verslag gemaakt, dattegelijk met het BSD naar de RvC isverstuurd.Vanaf 2 januari 2006 lag de selectielijstgedurende acht weken ter publieke inza-ge bij de registratiebalie van het Natio-naal Archief evenals in de bibliothekenvan de zorgdragers en de rijksarchievenin de provincie / regionaal historischecentra, hetgeen was aangekondigd in deStaatscourant van en in het Archieven-blad .Op 28 februari 2006 bracht de RvCadvies uit [arc-2006.02763/3), hetwelkgeen aanleiding heeft gegeven tot wijzi-gingen in de ontwerp-selectielijst.Daarop werd het BSD op 19 april 2006door de Algemene Rijksarchivaris,namens de Staatssecretaris van Onder-wijs, Cultuur en Wetenschappen voor deInformatie Beheer Groep (C/S&A/06/896) vastgesteld.

2.6. Toekenning waardering van hande-lingenDe systematiek van de beschrijving vanwerkprocessen en daaronder vallendearchiefbescheiden vereist ook dat wordtaangegeven wat er met de administratie-ve neerslag van de handelingen dient tegebeuren, en wel met het oog op eeneffectief archiefbeheer. Om te bepalenwat dient te gebeuren met de geprodu-ceerde en ontvangen archiefstukken(bewaren of na een bepaalde periodevernietigen), wordt per handeling eenselectiebeslissing genomen. Dit vormtde kern van het BSD.Bij de toekenning van een selectiebeslis-sing is gebruikgemaakt van verschillen-de bronnen. Allereerst is gekeken naareventuele wettelijke bepalingen ter zake.Daarnaast werden andere basisselectie-lijsten geraadpleegd (soortgelijke hande-lingen, soortgelijke waarderingen).Tenslotte zijn verschillende in omloopzijnde vernietigingslijsten geraadpleegden/of is bij medewerkers gevraagd naarde gewenste bewaar-/vernietigingstermijnen.In verschillende regelingen betreffendede taakgebieden van de IB-Groep zijnbepalingen opgenomen betreffende debewaring van gegevens en documenten.Hieronder volgt daarvan een overzicht.

Studiefinanciering– Geregistreerde persoonsgegevens enonderliggende stukken voor vaststellingstudiefinanciering, zonder studieschuld:binnen 5 jaar na verstrijken studiefinan-cieringstijdvak


BSF-2000, art. 25. Dit artikel is door dekomst van de Wet bescherming per-soonsgegevens vervallen en vervangendoor art.8, Privacyreglement Studiefi-nanciering IB-Groep (1 maart 2003)– Geregistreerde persoonsgegevens enonderliggende stukken voor vaststellingterugbetaling, met studieschuld: binnen5 jaar na aflossing studieschuldBSF-2000, art. 25; PrivacyreglementStudiefinanciering IB-Groep (1 maart2003)

Onderwijsgerelateerde registers– In het CRI-HO opgenomen gegevens:verwijderen na vijftig jaar (in geval vanoverlijden binnen twee jaar)wijziging van de Regeling CRI-HO1996 (Uitleg OCenW-regelingen, nr.1998-17b), art. 6a– In het Basisregister Onderwijs opge-nomen persoonsgegevens van de leerlin-gen, deelnemers, studenten en extraneïdie niet langer zijn ingeschreven aan eenschool of instelling: bewaren tot vijf jaarna beëindiging van de laatste inschrij-ving, in een vorm die het mogelijkmaakt de betrokkene te identificerenWet verzelfstandiging Informatiserings-bank, art. 9b, lid 2; (cf. Wet Onderwijs-nummer, art. X, onder F)

2.7. Vervanging archiefbescheidenDe IB-Groep verwerkt en ontvangt uithoofde van haar taakuitoefening jaar-lijks enorme hoeveelheden papier. Metde ontwikkeling van de (scan)technologie is het dan ook niet verwon-derlijk dat er steeds meer wordt gekekennaar digitalisering van bestanden. Ingeval van toestemming van de Ministervan OCW kunnen de oorspronkelijkepapieren archiefbescheiden worden ver-vangen door digitaal opgeslagen archief-bescheiden, hetgeen verwijdering vanveel papiermateriaal mogelijk maakt.Bij besluit van 19 april 2000 (Stcrt.2000, 82) accordeerde de minister devervanging van de volgende archiefbe-scheiden:

Les- en cursusgeldwet (LCW)Standaard onderwijskaarten: ImagePlus/OCR

Wet op de studiefinanciering (WSF)2

De door de studerende ingezonden brie-ven (‘witte post’): ImagePlusUitwonende controleformulier: Image-Plus/OCRWijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

Wet op de studiefinanciering, art. 32aNiet gekozen OV-jaarkaart: ImagePlusOV-jaarkaartcontracten student: Image-Plus

Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS)3

De door de studerende ingezonden brie-ven (‘witte post’): ImagePlusWijzigingsformulieren: ImagePlus/OCR

LCW/WSF/WTSDeclaraties deurwaarders: ImagePlusIngezonden brieven deurwaarders (‘wit-te post’): ImagePlusEindafrekening deurwaarders: ImagePlusDe zorgdrager is bevoegd om archiefbe-scheiden door reproducties (meestaldigitaal) te vervangen. Daartoe dient dezorgdrager een vervangingsbesluit vastte stellen.Het Archiefbesluit 1995 verlangt in arti-kel 8 dat er een verklaring van vervan-ging wordt opgesteld voor alle documen-ten die worden vervangen. In geval vanvervanging van niet voor vernietiging inaanmerking komende archiefbescheidenis voorafgaand aan het vervangingsbe-sluit van de zorgdrager een machtigingvan de Minister van OCW vereist(Archiefwet 1995, artikel 7).

Deel 2. Ontwikkelingen, handelingen,waarderingen

3. Hoofdlijn ontwikkelingen IB-Groepals ZBO

3.1. Taken

Primaire takenDe IB-Groep is krachtens artikel 3, lid1, van de Wet verzelfstandiging Informa-tiseringsbank (Stb.1993, 714) belast metde uitvoering van taken voortvloeiend uit:

de Wet studiefinanciering 2000, deWet op de studiefinanciering, hetBesluit studiefinanciering 2000, hetBesluit studiefinanciering, de Wet tege-moetkoming onderwijsbijdrage enschoolkosten, de Wet tegemoetkomingstudiekosten, het Besluit tegemoetko-ming onderwijsbijdrage en schoolkos-ten, het Besluit tegemoetkomingstudiekosten, de Les- en cursusgeldwet,het Uitvoeringsbesluit lesen cursus-geldwet, het Eindexamenbesluit v.w.o.-h.a.v.o.-m.a.v.o.-v.b.o., het Examenbe-sluit m.b.o., het Eindexamenbesluitm.h.n.o., het Besluit dagscholen v.w.o.-h.a.v.o.-m.a.v.o., het Interimbesluitm.t.o., het Eindexamenbesluit dagscho-len m.e.a.o., het Eindexamenbesluitm.m.o., de Wet van 25 december 1878,houdende regeling der voorwaarden totverkrijging der bevoegdheid van arts,tandmeester, apotheker, vroedvrouw enapothekers-bediende (Stb. 1878, 222),het Besluit van 12 februari 1879, totregeling der examens als arts, tandmees-ter, apotheker, vroedvrouw en apothe-kersbediende (Stb. 1879, 36), hetBesluit staatsexamens v.w.o.-h.a.v.o.-m.a.v.o. 1978, het Besluit staatsexamensm.e.a.o., het Staatsexamenbesluit SPDbedrijfsadministratie, het Besluit van18 maart 1972 houdende staatsexamendiploma’s handvaardigheid (Stb. 1972,155), het Besluit van 16 september 1949houdende instelling van examens terverkrijging van een getuigschrift vantolk-vertaler (Stb. 1949, J428), hetBesluit van 5 mei 1958 tot instelling van

a.

een Staatsdiploma voor leraar in hetmachineschrijven en tot regeling van hetexamen ter verkrijging van dat diploma(Stb. 1958, 229), het Besluit van4 augustus 1955 tot instelling van eenStaatsdiploma voor leraar in de stenogra-fie en tot regeling van het examen terverkrijging van dat diploma (Stb. 1955,366), het Besluit examenprogramma’smiddelbare akten wiskunde (Stb. 1958,9), het Besluit examenprogramma mid-delbare akte plant- en dierkunde (Stb.1958, 271), het Besluit examenpro-gramma middelbare akte lichamelijkeoefening (Stb. 1958, 472), het Besluitexamenprogramma’s middelbare aktentekenen (Stb. 1958, 8), het Besluit van10 mei 1938, houdende vaststelling vaneen reglement en een programma voorhet examen, bedoeld in artikel 77bis dermiddelbaar-onderwijswet (Stb. 1938,391), het Besluit Nederlands als tweedetaal en het Rijkswachtgeldbesluit 1959voor zover het personeel werkzaam inhet onderwijs, met uitzondering van hetpersoneel in het wetenschappelijkonderwijs en het personeel werkzaambij een academisch ziekenhuis, betreft;

de Wet op het hoger onderwijs enwetenschappelijk onderzoek met betrek-king tot het Centraal register inschrij-ving hoger onderwijs, het Centraalregister opleidingen hoger onderwijs ende beperking van inschrijving op grondvan de beschikbare onderwijscapaciteitof de behoefte van de arbeidsmarkt;

het beheer van het BasisregisterOnderwijs;

andere bij de wet opgedragen taken.

Werken voor derden (in het onderwijs-veld)De IB-Groep kan op grond van artikel 3,lid 2, van de Wet verzelfstandigingInformatiseringsbank met toestemmingvan de Minister van Onderwijs anderetaken uitvoeren dan die welke recht-streeks voortvloeien uit de in artikel 3,lid 1, van die wet genoemde primairetaken, mits deze taken:

liggen op het terrein van de uitvoeringvan bestuurlijke taken en nauw verbandhouden met de primaire taken van de IB-Groep;

toepassingen met zich brengen vanproductiemiddelen die de IB-Groepvoor de vervulling van haar primairetaken voorhanden heeft;

niet leiden tot concurrentievervalsingten opzichte van private aanbieders vanvergelijkbare diensten, en

tegen kostendekkende tarieven wor-den verricht.

Niet-wettelijke taken kunnen wordenonderverdeeld in:

een door OCW nadrukkelijk opgedra-gen taak, eventueel voortvloeiend uitwet- en regelgeving;

een taak waarvoor OCW nadrukkelijkop basis van een referentiekader, toe-stemming heeft verleend.

b.

c.

d.

–

–

–

–

–

–


Voor een deel gaat het bij bovenge-noemde taken om uitbreiding van dedienstverlening die voortvloeit uit deprimaire taken van de IB-Groep. Vooreen ander deel gaat het om meer losdaarvan staande activiteiten die nadruk-kelijk ook beogen geld op te brengen.Deze laatste categorie wordt in ditdocument ‘werken voor derden’genoemd.De IB-Groep heeft ook daadwerkelijktaken verricht voor anderen dan OCW.In de verschillende jaarverslagen vanaf1994 werd de intentie uitgesproken ommeer opdrachten voor derden te gaanuitvoeren. Eerst was het de product-groep Onderwijsdiensten die hierin eenvoorname rol speelde, later – in 1997 –kwam de IB-Groep tot oprichting (inprojectvorm) van een eenheid Marke-ting & Verkoop.Voorbeelden van voor derden uitgevoer-de taken zijn:

ontwikkeling van een alumni-administratie, later ook van een audito-ren-administratie;

organisatie van examens voor derden,later ook oprichting van een stichtingdie examens organiseerde (StichtingExamendiensten Groningen, eind jaren’90 omgedoopt tot Flexcel);

inning van schulden voor derden, bij-voorbeeld schulden voortkomend uit inhet kader van auditorenfondsen ontvan-gen gelden of schulden ontstaan opgrond van de Regeling Surinaamse Stu-derenden;

exploitatie van de studentenchipcard(in een consortium), waarmee in 1996het nieuwe organisatieonderdeel KaartManagement Organisatie te Rotterdamwerd belast en waarvoor in 1996 deStichting Studentenchipcard werd opge-richt (met de IB-Groep in de rol vantoezichthouder).

Medio jaren ’90 ontstond er echter eenpublieke discussie over de positie en deruimte van ZBO’s. De Commissie-Cohen boog zich over de problematiekvan marktwerking, deregulering en wet-gevingskwaliteit en toonde zich metbetrekking tot de toelaatbaarheid vanmarktactiviteiten bij publieke organisa-ties erg restrictief. In 1996 werd een‘waaiergroep’ van een tiental verzelf-standigde of geprivatiseerde organisaties(waaronder de IB-Groep) opgericht omzich actief in deze discussie te mengen.Na de reorganisatie in oktober 1998nam de accountgroep Onderwijs & Ove-rig de taak van de eenheid Marketing &Verkoop over. Om te kunnen opererenbinnen bedrijfseconomische, wettelijkeen ethische randvoorwaarden, wilde deaccountgroep in 1999 in overleg metOCW het ‘speelveld’ vaststellen. Ditlukte echter niet in dat jaar, en wel van-wege de publieke discussie over de‘bijklussende overheid’ die nog niet wasafgerond, alsook door de nog niet vol-

–

–

–

–

tooide interne discussie. Ondertussenbleef de IB-Groep echter wel werkenvoor derden. Voorbeelden:

het elektronisch uitwisselen van gege-vens (bijv. REGU-DiGUtaal, 1999);

Studas (zelfanalyse-instrument voorstudenten in het hoger onderwijs);

RCC Insight, in samenwerking met deuniversiteit Groningen.

PrestatiecontractenResultaten en prestaties van de IB-Groep zijn altijd onderwerpen geweestwaar zowel van binnenuit als van buiten-af veel aandacht aan werd besteed. In deloop der tijd is de verhouding tussen hetMinisterie van OCW en de IB-Groepsteeds verder verzakelijkt. In 2002 resul-teerde dit in een eerste prestatiecontractmet de minister. Duidelijkheid over enweer: de IB-Groep weet waarvoor zijgeld ontvangt en de minister weet beterwat de IB-Groep daartegenover stelt.

3.2. HerontwerpEind 1996 werd besloten tot een verken-nend onderzoek naar een mogelijkherontwerp van werkprocessen en sys-temen. De verandering van een ambte-lijk, enigszins naar binnen gekeerdorgaan naar een dienstverlenende organi-satie zou dan beter kunnen wordengerealiseerd. In 1997 werd de beslissinggenomen om dit veelomvattend eningrijpend herontwerptraject in te gaan.Het project beoogde te komen tot eensubstantiële verbetering van de dienst-verlening (tegen lagere kosten) door alleprocessen en systemen en de geheleorganisatie te herontwerpen. In 2000werd het herontwerp als project afgeslo-ten, hoewel de implementatie ervan nogwel werkzaamheden bleef vereisen.

3.3. KlachtafhandelingIn de beginjaren van de IB-Groep warener naast de wettelijke mogelijkheid ombezwaar tegen een beslissing aan tetekenen geen alternatieve wijzen vanklachtafhandeling. Per 1 januari 1998kreeg de IB-Groep een interne klachten-regeling. Doel was verbetering van dedienstverlening aan de klant door opbasis van de binnengekomen klachtende interne organisatie eventueel aan tepassen. Pas bij een niet afdoende interneklachtafhandeling kan vervolgens eenklacht bij de Nationale Ombudsmanworden ingediend.

4. Algemene handelingen

4.1. Beleid

(1.)Handeling: Het voeren van overleg metde Minister van Onderwijs Cultuur enWetenschappen over de uitvoering vanbeleidsvoorstellen op de werkterreinenvan de IB-GroepPeriode: 1994–

–

–

–

Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: Notities, overlegverslagenOpmerking: Overlegvormen in de loopvan de jaren: bijv. Permanent Overlegen Viermaandsoverleg.Waardering: B (1, 5)

(2.)Handeling: Het vaststellen van uitvoe-ringsanalyses en adviezen naar aanlei-ding van beleidsvoorstellen op dewerkterreinen van de IB-GroepPeriode: 1994–Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: Adviezen, uitvoeringstoetsen,nota’s, notitiesOpmerking: Middels de uitvoeringsana-lyses kan er nog invloed worden uitgeoe-fend op het beleid.Waardering: B (1, 5)

(3.)Handeling: Het vaststellen van beleid enstrategie van de IB-GroepPeriode: 1994–Product: O.a. notities, rapporten, over-legverslagen, bedrijfsplannenOpmerking: Het betreft hier de positio-nering van de IB-Groep in het maat-schappelijk en onderwijskundigkrachtenveld waarin zij werkzaam is.Voorbeeld: stukken betreffende waaier-groepoverleg 1996, Handvest PubliekeVerantwoording (2000 – samen met eenviertal andere ZBO’s).Waardering: B (1, 5)

(4.)Handeling: Het vaststellen van hetbeleid betreffende de uitvoering van dewet- en regelgeving op de werkterreinenvan de IB-GroepPeriode: 1994–Product: O.a. beleidsregels, (beslis)notities, rapportenOpmerking: Het gaat hier om interneafspraken over de wijze waarop de wet-en regelgeving op de taakvelden van deIB-Groep wordt toegepast. Onder meerhet zogenoemde ‘arbitrair beraad’ kanleiden tot nieuwe beleidsafspraken. Inhet Beleidsteam Overleg wordt gespro-ken over verbetering van het draagvlakvan beleidsvoorstellen en verkorting vande doorlooptijd van beleidsvoorstellen.Waardering: B (1, 5)

(5.)Handeling: Het voeren van structureeloverleg met partners in het onderwijsveldPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-GroepProduct: Vergaderverslagen, notitiesOpmerking: Bijv. via het HONK (HogerOnderwijs Nieuwe Klantprocessen) enhet Beheeroverleg Hoger Onderwijs(met o.a. VSNU, HBO-Raad en Cfi).Waardering: B (5)


(6.)Handeling: Het voeren van structureeloverleg met partners buiten het onder-wijsveldPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-GroepProduct: Vergaderverslagen, notitiesOpmerking: Bijv. overleg met gemeen-ten, de Belastingdienst en de SVB.Waardering: B (5)

4.2. Afspraken uitvoering taken door IB-Groep

(7.)Handeling: Het vaststellen van uitvoe-ringsanalyses naar aanleiding vanbeleidsvoorstellen op de werkterreinenvan de IB-GroepPeriode: 1994–Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: Adviezen, uitvoeringstoetsen,nota’s, notitiesWaardering: B (1, 5)

(8.)Handeling: Het met de Minister vanOnderwijs Cultuur en Wetenschappenmaken van afspraken over de uitvoeringvan de aan de IB-Groep opgedragen takenPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-GroepProduct: Uitvoeringstoetsen, convenan-ten, managementcontracten, AlgemeenProtocol, prestatiecontracten (vanaf2002)Opmerking: Vanaf 1989 voerde deInformatiseringsbank regelmatig uitvoe-ringsanalyses uit op de praktischehaalbaarheid (en de kosten) van beleids-voorstellen. Deze handeling is ook na deverzelfstandiging voortgezet. De toetsenvormen de basis van protocollen en pres-tatiecontracten.Bij de minister, als opdrachtgever, beho-ren de voor bewaring in aanmerkingkomende contracten e.d. zelf te berus-ten. Het gaat bij deze handeling omonder meer de bescheiden van de IB-Groep die vanuit de IB-Groep bijdragenaan de totstandkoming van de contracten.Waardering: B (5)

(9.)Handeling: Het informeren van deMinisters van Onderwijs en Landbouwover de uitvoering van de aan de IB-Groep opgedragen takenPeriode: 1994–Grondslag: Wet verzelfstandigingInformatiseringsbank, art. 15Waardering: B (5)

4.3. Voorlichting en ondersteuning

(10.)Handeling: Het geven van voorlichtingover het beleid en de werkzaamhedenop de taakvelden van de IB-GroepPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-Groep

Product: Brochures (o.a. infomercials),website, nieuwsbrieven, informatiebij-eenkomsten, persberichten, enz.Waardering: V 5 jaar (N.B.: Van hetvoorlichtingsmateriaal wordt één exem-plaar bewaard; de voorbereidendestukken worden vernietigd.)

(11.)Handeling: Het instellen van steunpun-ten studiefinanciering (regiokantoren)Periode: 1994–Bron: Rapportage van de Minister vanOnderwijs en Wetenschappen aan deTweede Kamer der Staten-Generaalover studiefinanciering, KamerstukkenII, 1987–1988, 20 200 VIII, nr. 81Product: Bijv. instellingsbeschikkingenvan steunpunten studiefinanciering encontracten met universiteiten, hogescho-len en gemeentenOpmerking: De steunpunten ontstondenin 1987 toen de Centrale Directie Studie-financiering wegens overbelasting nietmeer bereikbaar was voor zowel klantenals intermediairs. Langzamerhand ont-wikkelden de steunpunten in de regiozich tot kantoren, de zogenaamde regio-kantoren. In 1999 kwamen er naastregiokantoren ook servicepunten waarde klant met zijn vragen terechtkon. In2004 zijn er nieuwe namen vastgesteld:de regiokantoren zijn omgedoopt totservicekantoren en servicepunten (diebeperkt geopend zijn) heten nu service-balies. In 2004 zijn er twaalf servicekan-toren en tien servicebalies .De steunpunten (regiokantoren) en servi-cepunten hebben een algemene, maarook een individueel voorlichtende taak,dat wil zeggen dat zij behulpzaam kun-nen zijn bij het invullen van formulierenen advies kunnen geven over bezwaar-of beroepsprocedures. Ook kunnen daarproblemen betreffende lopende aanvra-gen worden opgelost.Waardering: V 7 jaar

(12.)Handeling: Het beantwoorden van vra-gen van individuele burgers, bedrijvenen instellingen over beleid en beleidsuit-voering van de IB-GroepPeriode: 1994–Product: Brieven, notities, e-mailsOpmerking: Vragen van studenten enandere belanghebbenden over zaken diehun eigen dossier betreffen, vallen nietonder deze handeling.Waardering: V 1 jaar

(13.)Handeling: Het beantwoorden van vra-gen van studenten en onderwijsinstellin-gen die betrekking hebben op de primai-re taakuitoefening van de IB-GroepPeriode: 1994–Product: Brieven, e-mailsOpmerking: Het betreft informatievevragen van studenten en andere belang-hebbenden over zaken die hun eigendossier betreffen en die geen rechtsge-

volgen kunnen hebben. Vragen dierechtsgevolgen hebben, vallen onder dedesbetreffende handelingen.Waardering: V 1 jaar

4.4. Verantwoording

(14.)Handeling: Het beantwoorden vanKamervragen betreffende de IB-Groepen haar taakuitoefeningPeriode: 1994–Opmerking: Het betreft veelal de bijdra-ge van de IB-Groep aan de beantwoor-ding van Kamervragen door de Ministervan OCW.Waardering: B (3)

(15.)Handeling: Het opstellen van periodiekeverslagenPeriode: 1994–Product: JaarverslagenWaardering: B (3)

4.5. Bezwaar, beroep, klachten

(16.)Handeling: Het beschikken op bezwaar-schriften ingediend tegen beschikkingenvan de IB-GroepPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-GroepProduct: BeschikkingenOpmerking: Tot 2001 kon, voor watbetreft de studiefinanciering, bezwaarworden aangetekend bij het College vanberoep studiefinanciering; daarna alleennog bij de rechterlijke macht.Waardering: V 5 jaar

(17.)Handeling: Het voeren van verweer inberoepszaken ingesteld naar aanleidingvan afwijzing van tegen beschikkingenvan de IB-Groep ingediende bezwaar-schriftenPeriode: 1994–Grondslag: Jaarverslagen IB-GroepWaardering: V 5 jaar

(18.)Handeling: Het behandelen van klachteningediend tegen het handelen van de IB-GroepPeriode: 1998–Bron: Jaarverslagen IB-Groep, Klachten-regelingen IB-GroepWaardering: V 5 jaar

(19.)Handeling: Het informeren van de Nati-onale Ombudsman naar aanleiding vanklachten over de uitvoering of de gevol-gen van het uitvoeringsbeleid van de IB-GroepPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-GroepProduct: Brief, notitieWaardering: B (3)


4.6. Onderzoek

(20.)Handeling: Het vaststellen van opdrach-ten en van de resultaten van (weten-schappelijke) studies en onderzoekenmet het oog op de beleidsontwikkelingbetreffende de uitvoering van de takenvan de IB-GroepPeriode: 1994–Product: Nota, notitie, onderzoeksrapportWaardering: B (1, 2)

(21.)Handeling: Het (mede) voorbereiden enbegeleiden van (wetenschappelijke) stu-dies betreffende de uitvoering van detaken van de IB-GroepPeriode: 1994–Product: Nota, notitieWaardering: V 5 jaar

4.7. Integrale controles

(22.)Handeling: Het uitvoeren van integralecontroles van gegevens voor de uitvoe-ring van aan de IB-Groep opgedragentakenPeriode: 1994–Bron: O.a. Jaarverslag IB-Groep 1994,2000Product: Bijv. lijsten en controleformu-lierenOpmerking: Bijv. uitwonendencontrole(deze controle kan alleen door CIOP-personeel worden uitgevoerd), ziektekos-tencontrole, inkomenscontrole student,inkomenscontrole ouders. Ook controlesop inschrijving.Dit is een algemene handeling. Integralecontroles worden ook in specifieke han-delingen weergegeven, zoals handeling121.Waardering: V 5 jaar

4.8. Secretariaten

(23.)Handeling: Het beheren en voeren vanhet secretariaat van derdenPeriode: 1994–Bron: O.a. prestatiecontracten (bijv.2003)Opmerking: Het betreft de secretariaats-voering die niet elders in dit documental specifiek wordt genoemd. Voorbeeld:secretariaat Geschillencommissie WeerSamen naar School.Waardering: B (5)

4.9. Werken voor derdenDe invulling van het ‘werken voor der-den’ (bijv. het innen voor derden of hetbijhouden van alumniregisters) wordtelders in dit document behandeld onderhet van toepassing zijnde hoofdonder-werp.

(24.)Handeling: Het verrichten van marke-tingactiviteiten met het oog op de ver-werving van voor derden uit te voerenwerkzaamhedenPeriode: 1994–Grondslag: Wet verzelfstandigingInformatiseringsbank, art. 3, lid 2Product: Marktonderzoek, corresponden-tieWaardering: V 10 jaar

(25.)Handeling: Het sluiten van contractenbetreffende werkzaamheden voor derdenPeriode: 1994–Grondslag: Wet verzelfstandigingInformatiseringsbank, art. 3, lid 2Product: ContractenWaardering: V 7 jaar na einde verplich-tingen

5. Studiefinanciering

5.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994Sinds de Informatiseringsbank in 1994zelfstandig bestuursorgaan is geworden,hebben de ontwikkelingen op het gebiedvan studiefinanciering niet stilgestaan.Hieronder worden de belangrijkste pun-ten genoemd.

Adviescommissies betreffende de studie-financieringIn oktober 1996 werd het Voorzitterscol-lege toekomst studiefinanciering inge-steld (Stcrt. 1996, 204). Deze zoge-noemde ‘Commissie-Hermans’ had detaak de minister te rapporteren over‘wenselijk geachte ontwikkelingen metbetrekking tot de studiefinanciering inde toekomst’ en in dat kader een breeddebat te organiseren.Begin 2003 werd opnieuw een commis-sie ingesteld, de Commissie-Vermeend,die nog eens moest kijken naar het stel-sel van de studiefinanciering. Ondermeer vanwege de verregaande flexibili-sering binnen het hoger onderwijs en deinternationale mobiliteit loopt het sys-teem tegen zijn grenzen aan. De com-missie houdt verschillende variantentegen het licht. Mocht het advies van decommissie resulteren in nieuwe wet- enregelgeving, dan zal ook de IB-Groep(als uitvoeringsinstantie) daarmee temaken krijgen.

Wet- en regelgevingOp het gebied van de weten regelge-ving is wellicht het meest in het oogspringend de verwijdering van de hoofd-stukken III en IV uit de WSF (Stb.1986, 252) en plaatsing van die hoofd-stukken in de WTS (Stb. 1995, 676).De Wet op de studiefinanciering (WSF)werd in 2000 vervangen door de Wetstudiefinanciering 2000 (WSF-2000,Stb. 2000, 286). De nieuwe wet beteken-de een aanzienlijke vereenvoudiging informulering en bracht enkele nieuwe

bepalingen met zich. In een afzonderlijkhoofdstuk kwamen tempobeursbepalin-gen, die destijds gedeeltelijk warenvervangen door prestatiebeursbepalin-gen, maar die nog wel van kracht zijngebleven (cf. ook de toelichting bijhfdst. 10 van de wet). Het Besluit studie-financiering 2000 (BSF-2000, Stb.2000, 329) verving per 1 september2000 het oude Besluit studiefinanciering(BSF, Stb. 1986, 477).De weten regelgeving met betrekkingtot de invoering van de bachelor/master-structuur vanaf het studiejaar 2002–2003, met ingrijpende wijzigingen voorstudenten en onderwijsinstellingen, gingook de IB-Groep niet voorbij. De invoe-ring leidde tot belangrijke systeemaan-passingen.De wetswijziging Student op eigenbenen had vanaf 1995 gevolgen voor detaakvelden studiefinanciering en tege-moetkoming studiekosten. Vanaf augus-tus 1995 traden gefaseerd de bepalingenbetreffende de aanwezigheidscontrole inhet voortgezet onderwijs en het voorbe-reidend beroepsonderwijs, de verhogingvan de norm voor de studievoortgang inhet hoger onderwijs en de berekeningvan de aanvullende beurs in werking.Als overige bepalingen die voor studie-financiering relevant zijn, kunnen devolgende worden genoemd:

ten aanzien van het meerinkomen (hettoetsingsinkomen, verminderd met eenvrije voet) werd per 1 januari 1995 demaandsystematiek verlaten; sindsdienwordt uitgegaan van het jaarinkomen;

per 1 september 1996 kreeg de afschaf-fing verblijfsduurbeperking in het hogeronderwijs haar beslag (Stb. 1996, 226);

in 1997 werd het door een wijzigingvan de WSF mogelijk om het voorschotop het lesgeld te verrekenen met de les-geldverplichting;

verschillende malen is ook de leef-tijdsgrens voor het in aanmerkingkomen voor een beurs veranderd; Zokon de studerende vanaf 1 september2000 ook na diens 27e jaar nog tempo-beurs of prestatiebeurs en een OV-studentenkaart krijgen;

met ingang van 1 augustus 1999 werdde wachttermijn verkort van drie naareen jaar voor niet-Nederlanders, onderwie minderjarige asielzoekers, zodatdeze eerder kunnen deelnemen aan hetonderwijs waarop SF en TS van toepas-sing zijn (met als een van de argumen-ten dat dit de integratie bevordert), ditop grond van beleidsregel ‘Verkortingwachttermijn studiefinanciering voorniet-Nederlanders’ van 21 juli 1999, diewerd verwerkt in het BSF-2000, artikel31, en beleidsregel ‘Verkorting wacht-termijn tegemoetkoming studiekostenvoor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999;

in 2001 werd het SF-systeem, dat detoekenningen verzorgt, gekoppeld aande GBA; met ingang van 2003 kent deWSF-2000 een (financiële) sanctie alshet woonadres dat opgegeven wordt in

–

–

–

–

–

–


het kader van de studiefinancieringsaan-vraag niet in overeenstemming is methet GBA-adres.

Met de inwerkingtreding van de Wetbescherming persoonsgegevens (Wbp,Stb. 2000, 302) vervielen uit deWSF-2000 de bepalingen van de artike-len 11.6 (bewaartermijn van stukken diegegevens bevatten die van belang zijngeweest voor de vaststelling van de stu-diefinanciering of terugbetaling) en 11.7(bescherming persoonlijke levenssfeer),en wel per 1 september 2001.

Tempobeurs en prestatiebeursMet de Wet houdende wijziging van deWet op de studiefinanciering en van deWet op het hoger onderwijs en weten-schappelijk onderzoek, in verband methet meten van de studievoortgang in hethoger onderwijs (Stb.1993, 403) werdde tempobeurs ingevoerd. Dit houdt indat de studenten een minimum aantalstudiepunten per studiejaar moetenhalen. Indien hieraan niet wordt vol-daan, wordt de voorwaardelijk verkre-gen beurs (gift) voor dat afgelopen jaaromgezet in een rentedragende lening.De tempobeurs is blijven gelden voorstudenten uit de cohorten 1991 tot enmet 1996.

Tempobeurs:gift → gift/lening

Prestatiebeurs:lening → gift/leningIn 1996 is het tempobeursstelsel omge-draaid; de studerende krijgt eerst eenlening en bij het behalen van de presta-tienorm (die ook anders gedefinieerdwordt) wordt deze in een gift omgezet.Deze vorm van studiefinanciering wordtde prestatiebeurs genoemd. Deze werdingevoerd per 1 januari 1997 (Stb. 1996,227) voor studenten die na 31 augustus1996 voor het eerst studiefinancieringontvingen. Er zijn voor de eventueleomzetting van lening naar gift tweemeetmomenten: na de eerste twaalfmaanden van ontvangst van studiefinan-ciering en maximaal na afloop van dediplomatermijn (afronding studie). Ove-rigens is de aanvullende beurs de eerstetwaalf maanden gift (art. 5.2,WSF-2000).Voor de beslissing over de omzettingwordt gekeken of aan alle eisen is vol-daan. Zo wordt geverifieerd of het aan-tal benodigde studiepunten is gehaald enwordt intern beoordeeld of de diploma’s(waarvan een gewaarmerkte kopie isingestuurd) recht geven op omzetting(diplomawaardering).Zowel ten aanzien van de tempobeursals ten aanzien van de prestatiebeurs isde weten regelgeving in de loop derjaren gewijzigd en aangevuld.Ten aanzien van de tempobeurs was eenbelangrijke wijziging dat voor het studie-jaar 1995/1996 de tempobeurs voor

studenten aan technische opleidingen inhet wetenschappelijk onderwijs middelsomzetting van een integrale lening ineen gemengde toelage feitelijk met eenjaar kon worden verlengd.De Spaarregeling studiepunten tempo-beurs (Stb. 1996, 233) hield de moge-lijkheid in tot de omzetting alsnog vanonvoorwaardelijke toekenning van ren-tedragende lening in een gift na hetbehalen van voldoende studiepuntenbinnen de diplomatermijn (de regelingresulteerde in een wijziging van hetBSF). Analoog hieraan, opgenomen inWSF-2000, is de herkansingsregeling,waarbij bij succesvolle afsluiting van deopleiding binnen de diplomatermijn eeneerder in lening omgezette prestatie-beurs alsnog wordt veranderd in een gift.In het BSF-2000 werd in het kader vande prestatiebeurs een bepaling metbetrekking tot weigerachtige of onvind-bare ouders ingevoegd, die ervoor zorg-de dat er voor de berekening van dehoogte van de beurs een loskoppelingvan de ouderlijke bijdrage mogelijkwerd. De IB-Groep kreeg er derhalveeen taak bij: toetsing van aanvragen omloskoppeling. Overigens betekende dezeaanvulling (Stb. 2000, 329) enkel dateen al bestaande beleidsregel uit 1996een wettelijke grondslag kreeg.Van recenter datum is de toevoegingvan een nieuw hoofdstuk (3A) aan hetBSF-2000 (Stb. 2002, 132). Dit hoofd-stuk gaat over kwijtschelding van aan-vullende beurs: studenten die naast eenprestatiebeurs (basisbeurs) een aanvul-lende beurs hebben genoten en naafloop van de diplomatermijn niet aande prestatie-eisen hebben voldaan, kanhet gedeelte van de aanvullende beursals lening worden kwijtgescholden,zodat studenten met en studenten zonderaanvullende beurs gelijk worden behan-deld en dus dezelfde studieschuld heb-ben (NvT, Stb. 2002, 132). De IB-Groepkreeg er een nieuwe taak bij: het beslis-sen op een aanvraag tot kwijtscheldingvan aanvullende studiebeurs, en wel per1 januari 2003.

OV-studentenkaartDe OV-studentenkaart behoort vanaf1991 tot de verworvenheden van velestuderenden. De met deze kaart samen-hangende taken werden uitbesteed aande OV-Studentenkaart BV (OVSK).Deze BV had de volgende taken: produc-tie en distributie van de OV-studentenkaart, schadeloosstelling vanstuderenden die ten onrechte geen kaarthadden ontvangen, incasso van onte-recht verstrekte OV-kaarten, het infor-meren van studerenden over de OV-studentenkaart, het uitbetalen vanhardheidsclausule-gevallen en hetbehandelen van klachten met betrekkingtot de kaart. Voor de uitvoering vandeze taken was de OVSK zo goed alsvolledig afhankelijk van de gegevensaan-levering door de Informatiseringsbank.

De in 1991 in het leven geroepen en inRotterdam gevestigde OVSK werd innovember 1994 onderdeel van de IB-Groep (toen nog Informatiseringsbank).De naam veranderde in Studiefinancie-ring Rotterdam. Echter, per 1 juli 2000kwam ook dit onderdeel van de IB-Groep naar Groningen.Per 1 november 1994 kreeg de studentde mogelijkheid om te kiezen voor eenOV-weekkaart of OV-weekendkaart,met switch-optie.De reisvoorziening werd per 1 septem-ber 1999 onder de prestatiebeursgebracht (Stb. 1999, 294), dus vanafcohort 1999/2000.Zoals vaak het geval is bij complexeregelgeving, liggen incidenten altijd opde loer. Een voorbeeld betreft de zesdui-zend studenten die OV-jaarkaartboetesterugkregen (1998–2000). Het ging omstudenten die in 1992 met bijbaantjesméér verdienden dan het destijds toege-stane bedrag per jaar. Die studentenmoesten met terugwerkende kracht hunbasisbeurs terugbetalen. De OV-Studentenkaart BV vorderde daarnaastgeld voor hun OV-kaart terug. Tenonrechte, want toenmalig minister Rit-zen had er in 1995 voor gezorgd dat dieterugwerkende kracht niet voor de OV-kaart gold. Een aantal benadeelde stu-denten stapte naar de NationaleOmbudsman en kreeg gelijk. Maar deOV-Studentenkaart, in 1994 opgegaanin de Informatie Beheer Groep, voeldeer niets voor studenten die al betaaldhadden, in te lichten. Pas in 1998besloot de minister dat iedereen zijngeld terug moest hebben.

Studenten-chipcardIn het onderwijsjaar 1995/1996 werdeen proef gestart met een studenten-chipcard (Stcrt. 1995, 150 en Stcrt.1996, 145). Het proefproject hield in datstudenten van een drietal onderwijsin-stellingen in Groningen en Enschedemiddels een multifunctionele chipcardgegevens betreffende studiefinancieringkonden doorgeven (in aanvulling op dedaartoe bestemde formulieren) en dat zijdie kaart konden gebruiken als OV-studentenkaart. Deelnemers van hetuitvoerend consortium waren de IB-Groep, IBM en PTT-Telecom. Eind1995 werd deze proef geëvalueerd, het-geen eind augustus 1996 leidde tot hetbesluit de kaart verder te gaan exploite-ren. Daartoe werd de Stichting Studen-tenchipcard in het leven geroepen; de IB-Groep had als waarnemer zitting in hetbestuur van deze stichting. Verder ver-strekte de IB-Groep (StudiefinancieringRotterdam) de chipkaarten in opdrachtvan de stichting. Het voornemen om hetgebruik van de kaart voor het doorgevenvan mutaties te continueren en de kaarteen bredere verspreiding te geven, leid-de onder meer tot wijziging van deRegeling verzoek studiefinanciering(Stcrt. 1996, 145). In 1999 waren er nog


circa 180.000 studentenchipkaarten inomloop. De Stichting Studentenchipcardvroeg in 2000 echter surseance van beta-ling aan. Najaar 2000 beëindigde de IB-Groep haar betrokkenheid bij destichting.

Overige ontwikkelingenPer 1 januari 2001 werd het College vanBeroep studiefinanciering opgeheven(Stb. 2000, 284; Stb. 2000, 336). Sinds-

dien is beroep bij de rechtbank mogelijken hoger beroep bij de Centrale Raadvan Beroep.

5.2. Belangrijkste nieuwe weten regelgeving

Wet- en regelgeving Publicatie

Besluit studiefinanciering Stb. 1986, 477 Regeling OV-studentenkaart 1994 Stcrt. 1994, 202 Regeling proefproject studenten-chipcard 1995/1996 Stcrt. 1995, 150 Regelingen OV-studentenkaart Stcrt. 1995, 211 Stcrt. 1997, 209Vanwege art. 27, lid 1, van de Wet personenvervoer (Stb. 1987, 175) is de Ministervan Verkeer en Waterstaat verantwoordelijk voor het vaststellen van de tarieven envervoerbewijzen voor het openbaar vervoer. Deze minister heeft dan ook op grondvan dit wetsartikel regelingen en voorwaarden voor het gebruik van de OV-studentenkaart vastgesteldWet van 28 maart 1996, houdende wijziging van ondermeer de Wet op de studiefinanciering en de Wet ophet hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek inverband met de invoering van de prestatiebeurs, devorm van de toelage en de leeftijd waarop aanspraakop studiefinanciering in het hoger onderwijs ontstaat

Stb. 1996, 227

Regeling OV-studentenkaart 1999 Stcrt. 1998, 207Regeling studiefinanciering 2000 Stcrt. 2000, 169Wet studiefinanciering 2000 (WSF-2000) Stb. 2000, 286Besluit studiefinanciering 2000 (BSF-2000) Stb. 2000, 329

5.3. Handelingen en waarderingen stu-diefinanciering

5.3.1. Toekenning, stopzetting

(26.)Handeling: Het toekennen van studiefi-nancieringPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 30; WSF-2000,art. 3.19Product: BeschikkingenOpmerking: – Het betreft de initiële toe-kenning en de reguliere wijzigingen enoverzichten daarvan.– Tot de inwerkingtreding van deWSF-2000 kon geen afzonderlijke aan-vraag voor aanvullende beurs, rentedra-gende lening, enz. worden gedaan.Aanvragen voor meer dan basisbeurswaren aanvragen voor aanvullendefinanciering. Een lening kon met terug-werkende kracht worden omgezet inaanvullende beurs. Vanaf 1 september2000 kon dit niet meer, aangezien deWSF-2000 de mogelijkheid geeft omafzonderlijk basisbeurs, aanvullendebeurs, basislening en aanvullende leningaan te vragen.– Vanaf het cursusjaar 1993/1994 ginghet om de tempobeurs, vanaf het cursus-jaar 1996/1997 om de prestatiebeurs.– Onder deze handeling valt ook delening die aansluitend op de verstrektebeurs kan worden toegekend.

– Een aparte categorie betreft ook stude-renden aan door de minister erkendeopleidingen in EER-landen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(27.)Handeling: Het beslissen op een verzoekom omzetting (met terugwerkendekracht) van een lening in aanvullendebeursPeriode: 1994–2000Grondslag: Regeling verzoek studiefi-nanciering, art. 3Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(28.)Handeling: Het beslissen op een verzoekom toekenning van een lager leenbedragof een nulleningPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 31g (Stb. 1996,226) en art. 106; WSF-2000, art. 8.1, lid 3Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(29.)Handeling: Het beslissen op een verzoekom tussen een eerste en tweede studiestudiefinanciering te mogen blijven ont-vangenPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 10; lid 6, later lid 3Product: Beschikkingen

Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(30.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot onderbreking of stopzetting van destudiefinancieringPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 10, lid 4;WSF-2000, art. 3.21, lid 4Product: BeschikkingenOpmerking: Bijv. wegens ziekte.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(31.)Handeling: Het beoordelen wanneer hetstaken van een studie van een studeren-de tijdelijk of definitief isPeriode: 1994–1996Grondslag: WSF, art. 10, lid 4Opmerking: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(32.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot toekenning van een lening ten behoe-ve van een opleiding in een EER-staatPeriode: 2000–Grondslag: WSF-2000, art. 2.12Opmerking: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie


5.3.2. Tempobeurs

Duur

(33.)Handeling: Het op verzoek beslissenover verlenging van de tempobeurs meteen jaar in geval van een functiestoornisPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid7; WSF-2000, art. 10.5, lid 6Product: BeschikkingenOpmerking: – Verlenging is mogelijkals het door de functiestoornis niet moge-lijk blijkt om binnen het aantal jarentoegekende prestatiebeurs het afsluitendexamen met goed gevolg af te ronden.– De lichamelijke, zintuiglijke of anderestoornis moet worden gestaafd met ver-klaringen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(34.)Handeling: Het beslissen over verlen-ging van de tempobeurs in het geval vanhet gelijktijdig volgen van meerderestudiesPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8;WSF-2000, art. 10.5, lid 7Product: BeschikkingenOpmerking: Deze handeling is geba-seerd op de oude versie van artikel 17a,lid 8, dat later niet meer in de WSFvoorkwam, maar nog wel bleef geldenvoor de tempobeursstudenten.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Omzetting tempobeurs in gift

(35.)Handeling: Het beslissen over de omzet-ting van een tempobeurs in een rentedra-gende leningPeriode: 1994–Grondslag: WSF, artt. 17b en 31a;WSF-2000, artt. 10.6 en 10.7Product: BeschikkingenOpmerking: Bij onvoldoende studie-voortgang wordt de beurs (in de vormvan een gift) omgezet in een rentedra-gende lening.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(36.)Handeling: Het op verzoek beslissenover de omzetting alsnog van een defini-tief in rentedragende lening omgezettetempobeurs in een giftPeriode: 1995–Grondslag: BSF, art. 12a; BSF-2000,art. 18Product: BeschikkingenOpmerking: De regeling die hieraan tengrondslag ligt, is de zogenoemde ‘spaar-regeling studiepunten tempobeurs’.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(37.)Handeling: Het beslissen over omzettingvan een integrale lening in een gemeng-de toelagePeriode: 1995–1996Grondslag: WSF, art. 31b; WSF-2000,art. 10.8Product: BeschikkingenOpmerking: – Feitelijk gaat het om toe-kenning achteraf (door omzetting van deeerste twaalf maanden lening in gift)van een extra jaar tempobeursgift aanstudenten aan een technische opleidingin het wetenschappelijk onderwijs.– De regeling gold alleen voor het zgn.technocohort 1995/1996.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.3. Prestatiebeurs

Duur

(38.)Handeling: Het op verzoek beslissenover verlenging van de prestatiebeurs ingeval van een functiestoornisPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 17a, lid 8, later lid7; WSF-2000, art. 5.6, lid 6, later lid 8Product: BeschikkingenOpmerking: – Verlenging is mogelijkals het door de functiestoornis niet moge-lijk blijkt om binnen het aantal jarentoegekende prestatiebeurs het afsluitendexamen met goed gevolg af te ronden.– De lichamelijke, zintuiglijke of anderestoornis moet worden gestaafd met ver-klaringen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(39.)Handeling: Het op verzoek beslissenover verlenging van de prestatiebeurs bijhet volgen van een masteropleidingleraar voortgezet onderwijs (eerste graad)Periode: 2002–Grondslag: WSF-2000, art. 5.6, lid 6Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Omzetting prestatiebeurs in gift

(40.)Handeling: Het beslissen over de omzet-ting van de prestatiebeurs (lening) ineen gift bij overstap of stopzetting vanstudie voor 1 februariPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 17e, lid 2a en 3;WSF-2000, artt. 5.10 en 5.11Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(41.)Handeling: Het beslissen over de omzet-ting van de prestatiebeurs (lening) ineen gift na afloop van de eerste twaalfmaanden waarin studiefinanciering werdontvangenPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 17f, lid 1 t/m 4, enart. 31d, lid 1 en 2; WSF-2000, art. 5.12,lid 1, en art. 5.13Product: BeschikkingenOpmerking: Er moeten in de eerstetwaalf maanden voldoende studiepresta-ties zijn behaald. Is dit niet het geval,dan wordt de prestatiebeurs (niet de aan-vullende beurs) van rechtswege omgezetin een lening.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(42.)Handeling: Het beslissen over de omzet-ting van de prestatiebeurs (lening) ineen gift na voltooiing van de opleidingPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 17e, lid 1 en 2, art.17g, lid 1 en 1a, art. 17h, lid 1, art. 31een art. 31f; WSF-2000, artt. 5.7 en 5.8Product: BeschikkingenOpmerking: In onder meer art. 5.9 vande WSF-2000 staat dat in bepaaldegevallen (bij bepaalde opleidingen) deafgestudeerde zelf een aanvraag totomzetting moet indienen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(43.)Handeling: Het op verzoek beslissenover de omzetting alsnog van een inrentedragende lening omgezette presta-tiebeurs in een giftPeriode: 1996–Grondslag: WSF, artt. 17fa en 17fb, art.31d, lid 3; WSF-2000, art. 5.14Product: BeschikkingenOpmerking: De regeling die hieraan tengrondslag ligt, is de zogenoemde ‘her-kansingsregeling’. Het gaat over deprestatiebeurs over de eerste twaalfmaanden die eerst wegens onvoldoendestudieprestaties was omgezet in eenlening. Bij voltooiing van de studie bin-nen de diplomatermijn kan deze omzet-ting ongedaan worden gemaakt.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(44.)Handeling: Het beslissen over de omzet-ting van een rentedragende lening in eengift bij arbeidsongeschiktheid of tengevolge van bijzondere omstandighedenPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 17e, lid 4;WSF-2000, artt. 5.15 en 5.16Product: BeschikkingenOpmerking: – De omzetting vanwegebijzondere omstandigheden is ingevoerdmet de WSF-2000.


– Het verzoek tot omzetting kan albetrekking hebben op de eerste twaalfmaanden.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(45.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot kwijtschelding van aanvullende stu-diebeursPeriode: 2003–Grondslag: BSF-2000, art. 12f, lid 2Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Overig

(46.)Handeling: Het wegens langdurige afwe-zigheid uit het onderwijs omzetten vaneen beurs in een rentedragende leningPeriode: 1995–Grondslag: WSF, art. 17d; WSF-2000,art. 4.3Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(47.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot omzetting van een rentedragendelening in een aanvullende beurs in gevalvan weigerachtige of onvindbare oudersPeriode: 1994–Grondslag: WSF-2000, art. 3.14Product: BeschikkingenOpmerking: De regeling is uitgewerkt inBSF-2000, art. 6 e.v. Overigens beston-den er al veel langer verschillendebeleidslijnen betreffende regelingen ingeval van weigerachtige ouders.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.4. Verrekening, terugvordering

(48.)Handeling: Het toekennen van voor-schotten voor de kosten van de onder-wijsbijdrage en het verrekenen daarvanmet de studiefinancieringPeriode: 1994–Grondslag: BSF, art. 12; WSF-2000, art.8.2, lid 1Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(49.)Handeling: Het verrekenen van studiefi-nanciering met de kinderbijslag indiendeze tegelijk zijn uitgekeerdPeriode: 1995–Grondslag: WSF, art. 150Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(50.)Handeling: Het terugvorderen van hetmeerinkomen van een studerende diestudiefinanciering heeft ontvangenPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 26; WSF-2000,art. 3.17Product: BeschikkingenOpmerking: Per 1 januari 1995 is demaandsystematiek verlaten en nu wordtuitgegaan van het jaarinkomen. Ook isovergegaan van een korting naar beta-ling achteraf.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.5. Reisvoorzieningen (OV-studentenkaart, geld)

Toekenning, vervanging, inname

(51.)Handeling: Het toekennen van een reis-voorziening in de vorm van geld of eenOV-studentenkaartPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32a; WSF-2000,art. 3.7; Regeling studiefinanciering2000, art. 4.12Product: Beschikkingen, OV-jaarkaartcontracten met studentenOpmerking: – Ook een combinatie ismogelijk (WSF-2000).– Per 1 september 1999 toegekend in devorm van een voorlopige lening reis-voorziening. Omzetting van de leningprestatiekaart in definitieve lening ofgift gebeurt gelijktijdig met de omzet-ting van de prestatiebeurs.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(52.)Handeling: Het kwijtschelden van delening prestatiekaartPeriode: 2000–Grondslag: WSF-2000, art. 5.3, lid 3Product: BeschikkingenWaardering V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(53.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot toekenning van een reisvoorzieningaan studerenden in het buitenland in devorm van een OV-studentenkaart inplaats van in de vorm van geld of viceversaPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32d, lid 2;WSF-2000, art. 3.25, lid 2; Regelingverzoek studiefinanciering, art. 3a; Rege-ling studiefinanciering 2000, artt. 2.4 en2.5Product: BeschikkingenOpmerking: Standaard is de toekenningvan geld als reisvoorziening. Studentenin het buitenland mogen onbeperkt wis-selen tussen geld en OV-kaart. Zo kaner worden gewisseld tussen beide vor-

men van reisvoorziening wanneer eenstuderende tijdens de studie een stage inhet buitenland volgt.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(54.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot omzetting van de OV-studentenkaartvan weekend- naar weekkaart en viceversaPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32e, lid 2;WSF-2000, art. 3.26, lid 2; Regelingstudiefinanciering 2000, artt. 4.5 en 4.6Product: BeschikkingenOpmerking: Voor de omzetting wordenkosten in rekening gebracht.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(55.)Handeling: Het beslissen op een aan-vraag tot verstrekking van een duplicaatvan de OV-studentenkaartPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32g, lid 1;WSF-2000, art. 3.28, lid 1; Regelingstudiefinanciering 2000, art. 4.11Product: BeschikkingenOpmerking: Voor een duplicaatkaartworden kosten in rekening gebracht.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(56.)Handeling: Het toekennen van vinders-loon voor gevonden OV-studentenkaartenPeriode: 1994–Bron: Bijv. OV-studentenkaart: vraag enantwoord (2003) (internet)Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(57.)Handeling: Het beslissen over toeken-ning van een vergoeding aan studeren-den die ten onrechte geen OV-studentenkaart hebben ontvangenPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32h, lid 1 en 2;WSF-2000, art. 3.29, lid 1 en 2Product: BeschikkingenOpmerking: Het niet beschikken over dekaart kan ook het gevolg zijn van eenfeitelijke handeling, zoals het onjuistlamineren van de kaart.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(58.)Handeling: Het beslissen over opleggingvan een te betalen bedrag bij niet-tijdigeinlevering van de OV-studentenkaartPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 32f, lid 3;WSF-2000, art. 3.27, lid 3Product: Beschikkingen


Opmerking: – In geval van ontheffingvan de inleververplichting kunnen tochadministratiekosten in rekening wordengebracht.– In bepaalde gevallen wordt het te laatinleveren van de OV-studentenkaart niettoegerekend (bijv. opname in psychiatri-sche inrichting, overlijdensgevallen inde eerste graad). In alle gevallen zijnduidelijke officiële schriftelijke verkla-ringen vereist.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(59.)Handeling: Het verwerken van aangiftesvan verlies of diefstal van OV-studentenkaartenPeriode: 1994–Grondslag: Regeling OV-studentenkaart1994, art. 10; Regeling OV-studentenkaart 1999, art. 12Opmerking: Met een afzonderlijk formu-lier kan aangifte worden gedaan (inzen-ding van een proces-verbaal van aangif-te is onvoldoende). Er dient tevens eenbedrag te worden voldaan op het post-kantoor.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Herziening

(60.)Handeling: Het herzien van beschikkin-gen betreffende de OV-studentenkaartPeriode: 1994–Grondslag: WSF, artt. 55 en 56;WSF-2000, art. 7.2, lid 1Product: BeschikkingenOpmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van destuderende.– De herziening kan leiden tot het verre-kenen of doen terugbetalen van teveeluitbetaalde bedragen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

OV-Studentenkaart B.V.

(61.)Handeling: Het voeren van overleg metde OV-Studentenkaart B.V. over zakenbetreffende de OV-studentenkaartPeriode: 1994–1995Product: OverlegverslagenWaardering: B (5)

(62.)Handeling: Het verstrekken van gege-vens aan de OV-Studentenkaart B.V.over rechthebbenden op een OV-studentenkaartPeriode: 1994–1995Grondslag: Overeenkomst van11 november 1988 tussen de Staat enhet Openbaar Vervoer (Stcrt. 1989, 2),art. 8, lid 1Waardering: V 2 jaar

OVSK-contractszaken: aanlevering cij-fers, productie, logistiek, enz.

(63.)Handeling: Het maandelijks aan de Staaten de openbaar vervoerbedrijven ver-strekken van gegevens die van belangzijn voor het bepalen van de definitieveafrekening tussen die twee partijenPeriode: 1994–Grondslag: Overeenkomst van 28 okto-ber 1993 tussen de Staat en het Open-baar Vervoer (Kamerstukken II, 1993–1994, 23 145, nr. 4), art. 9, lid 2; Over-eenkomst van 28 april 1994 tussen deStaat, het Openbaar Vervoer en deInformatie Beheer Groep, art. 2Product: RapportagesWaardering: V 2 jaar

(64.)Handeling: Het in overleg met de Stuur-groep uitvoering OV-studentenkaartbeslissen over niet contractueel geregel-de aspecten van de uitvoering van detaken met betrekking tot de OV-studentenkaartPeriode: 1994–Grondslag: Overeenkomst van 28 april1994 tussen de Staat, het Openbaar Ver-voer en de Informatie Beheer Groep, art.7, lid 1Product: OverlegverslagenWaardering: B (5)

(65.)Handeling: Het maken van afsprakenmet derden over de productie en logis-tiek van de OV-studentenkaartPeriode: 1994–Bron: O.a. Intranet IB-GroepProduct: Contracten en overige corres-pondentieOpmerking: Onder meer met postkanto-ren (voor ophalen en inleveren kaart),Enschede/Sdu (producent OV-studentenkaart, halffabrikaat = week-kaart, afhaalbewijs en weekendkaart),Geldnet Services Warehousing (vervoerkaarten van producent naar postkanto-ren), Cendris Document Presentment(personalisering enz. afhaalberichten),PTT/TPG Post (o.a. bezorging afhaalbe-richten)Waardering: V 7 jaar

(66.)Handeling: Het verwerken van gegevensen documenten betreffende de OV-studentenkaart die door de logistiekeOVS-kaartpartners en betrokkenen aande IB-Groep worden aangeleverdPeriode: 1994–Product: Bijv. correspondentie, batch-en scanbestanden, ongebruikte OV-kaartenOpmerking: – Bijv.: niet-gekozen kaarten scanbestanden afgehaalde kaart idem.– Ook ingeleverde OV-kaarten vallenhieronder.Waardering: V 5 jaar

5.3.6. Inning en invordering studie-schuld, kwijtschelding

Inning

(67.)Handeling: Het vaststellen van deomvang van de studieschuld van eendebiteurPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 34a; WSF-2000,art. 6.9Product: BeschikkingenOpmerking: Het betreft overzichten vande omvang van de opgebouwde studie-schuld en daarna ook van de aflossingen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(68.)Handeling: Het vaststellen van de ter-mijnbedragen voor terugbetaling van destudieschuldPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 41, lid 2, en art.49, lid 1; WSF-2000, art. 6.9, lid 2, enart. 6.17Product: BeschikkingenOpmerking: Het betreft ook wijzigingvan de termijnbedragen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(69.)Handeling: Het vaststellen van de draag-kracht van de debiteur en/of diens part-ner in het kader van terugbetaling vanWSF-studieschuldPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 42, lid 1, en art.45; WSF, art. 46, lid 1; WSF-2000, art.6.10, lid 1, en art. 6.14Product: BeschikkingenOpmerking: Hierbij kan ook een ver-zoek tot het niet meetellen van de draag-kracht van de partner van de debiteurworden betrokken.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(70.)Handeling: Het teniet verklaren van hetschuldrestant studiefinanciering aan heteinde van de aflosfase of bij overlijdenvan de debiteurPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 50; WSF-2000,art. 6.18Product: Beschikkingen, afhandelings-briefOpmerking: In geval van overlijdenzorgt de afdeling Centraal MeldpuntOverledenen (CMPO) voor de afhande-ling. Overigens moet in bepaalde geval-len toch worden overgaan tot terugvor-dering van bepaalde te lang doorgelopenbetalingen bij de nabestaanden.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie


(71.)Handeling: Het omzetten van een nietmeer verrekenbare studiefinancierings-schuld in een rentedragende leningPeriode: 1996–Grondslag: WSF, art. 58a; WSF-2000,art. 6.19Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(72.)Handeling: Het in het kader van terugbe-taling van studieschuld treffen vanbetalingsregelingenPeriode: 1994–Grondslag: Regeling studiefinanciering2000, art. 6.1, lid 6Product: Beschikkingen, incassomachti-gingen, schuldvoorwaardenverklaringen(betreffende renteloze voorschotten)Opmerking: Het gaat hier om ‘reguliere’terugbetalingsregelingen, onder meerincassomachtigingen, maar ook om bij-zondere inningsacties (bijv. middelstelefonische benadering), nog voordatwordt overgegaan naar het invorde-ringstraject.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Invordering

(73.)Handeling: Het invorderen van niet tij-dig voldane bedragen die verschuldigdzijn uit hoofde van enige bepaling betref-fende studiefinancieringPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 107; WSF-2000,art. 8.3Product: Aanmaningen, beschikkingen,correspondentie met deurwaardersOpmerking: – Na aanmaning volgt bijniet-betaling een dwangbevel, waarbijeen deurwaarderstraject kan wordeningegaan. Een aspect hiervan is ook depaspoortsignalering (Agentschap BPRvan het Ministerie van BinnenlandseZaken).– Onder deze handeling kunnen ookschuldsanering en –bemiddeling vallen,alsook invordering bij faillissementen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Kwijtschelding

(74.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot kwijtschelding van schulden ingevol-ge de regelingen op het gebied van destudiefinancieringPeriode: 1994–Bron: Leidraad KwijtscheldingsbeleidProduct: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Financiële afhandeling

(75.)Handeling: Het voeren van de financiëleadministratie betreffende alle aspectenvan de studiefinancieringPeriode: 1994–Product: Declaraties (deurwaarders),bankafschriften e.d.Opmerking: Deze handeling betreft defeitelijke financiële geldstromen en deregistratie daarvan. Ook inzake de OV-studentenkaart.Waardering: V 7 jaar

5.3.7. Inning van gelden ingevolge oudewet- en regelgeving (STB-dossiers)Voor en ook nog tijdens de looptijd vande WSF was er nog sprake van de uit-loop van een aantal oude regelingenbetreffende toekenning van studietoela-gen, voor de inning waarvan de IB-Groep verantwoordelijk was. Het betreftmet name renteloze voorschotten, pro-motietoelagen (uitloop tot medio 1996)en door studenten getekende promessenvoor betaling van collegegeld.De dossiers van de inning en invorde-ring van de ‘pre-WSF-zaken’ wordenook wel ‘STB-dossiers’ genoemd, naarhet Systeem Terug Betalingen, dat voordeze categorieën werd gebruikt. Hetbestand STB-dossiers neemt jaarlijks af.In de geautomatiseerde systemen wer-den eind 1991 de toen 160.000 debiteu-ren geconverteerd van STB naar ILS(systeem Inning LanglopendeSchulden). De STB-dossiers wordenbinnen de IB-Groep blijvend gezien alsaparte categorie, los van de WSF-dossiers.

(76.)Handeling: Het innen van schulden ont-staan uit toekenning van gelden op basisvan ‘oude’ (pre-WSF) regelingenPeriode: 1994–Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: ‘STB-dossiers’Opmerking: Te denken valt aan rentelo-ze voorschotten, promotietoelagen endoor studenten getekende promessenvoor betaling van collegegeld.Waardering: V 2 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.8. Herziening van beschikkingen

(77.)Handeling: Het herzien van beschikkin-gen betreffende de toekenning vanstudiefinanciering en terugbetaling vanstudieschuldPeriode: 1994–Grondslag: WSF, artt. 55 en 56;WSF-2000, art. 7.1, lid 1Product: BeschikkingenOpmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep-initiatief of op verzoek van destuderende.

– De herziening kan leiden tot het verre-kenen of doen terugbetalen van teveeluitbetaalde bedragen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.9. Gegevensverstrekking

Verstrekking van gegevens door de IB-Groep

(78.)Handeling: Het verstrekken van tenbehoeve van de studiefinanciering gere-gistreerde gegevens aan (vertegenwoor-digers van) geregistreerden en deonderwijsministerPeriode: 1994–Product: O.a. verzoeken om gegevens-verstrekkingWaardering: V 5 jaarOpmerking: Volledig onder het regimevan de WPR, nu WBP.

(79.)Handeling: Het verstrekken van tenbehoeve van de studiefinanciering gere-gistreerde gegevens aan derdenPeriode: 1994–Grondslag: WSF, art. 130a; BSF, art.16i; WSF-2000, art. 11.4; BSF-2000,art. 28Product: O.a. verzoeken om gegevens-verstrekkingOpmerking: Het betreft bijv. ziektekos-tenverzekeraars, gemeentelijke socialediensten, het CBS.Waardering: V 5 jaar

Verstrekking van gegevens aan de IB-Groep

(80.)Handeling: Het verwerken van doorgeregistreerden, onderwijsinstellingenen andere publiekrechtelijke instantiestoegezonden gegevens die nodig zijn inhet kader van uitvoering van de studiefi-nancieringPeriode: 1994–Grondslag: O.a. WSF, artt. 122a, 122ben 123; WHW, artt. 7.9a, 7.9b en 7.9d;WSF-2000, artt. 9.5 en 9.6Opmerking: – Het betreft registratie inhet studiefinancieringssysteem vanonder meer gegevens van onderwijsin-stellingen betreffende de studievoort-gang en afsluiting van de studie(geregistreerd in het CRI-HO, van daar-uit geleverd aan het WSF-systeem),langdurige afwezigheid van leerlingen,de aangeboden opleidingstrajecten e.d.– De handeling behelst alle papieren endigitale bescheiden die ter uitvoeringvan deze handeling zijn ontvangen(brondocumenten), alsook de vastleg-ging ervan in systemen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie


(81.)Handeling: Het opleggen van administra-tieve sancties aan onderwijsinstellingendie niet hebben voldaan aan de plicht totlevering van gegevensPeriode: 1994–Grondslag: O.a. WSF, art. 123a t/m123c; WSF-2000, artt. 9.7 t/m 9.9Product: BeschikkingenOpmerking: Het betreft bijvoorbeeldeen vordering ter grootte van eenbepaald percentage van de aan de studen-ten van de instelling toegekende studie-financiering.Waardering: V 5 jaar

(82.)Handeling: Het uitvoeren van een proef-project betreffende het gebruik van eenstudenten-chipcardPeriode: 1994–1996Grondslag: Regeling proefproject stu-denten-chipcard 1995–1996Product: UitvoeringsdocumentenOpmerking: Het vaststellen van deonderhavige beleidsregel en de evaluatievan het proefproject vallen onder hande-ling 4: het vaststellen van het beleidbetreffende de uitvoering van de wet- enregelgeving op het werkterrein van deIB-Groep.Waardering: V 5 jaar

5.3.10. Hardheidsclausule

(83.)Handeling: Het beslissen over toepas-sing van de hardheidsclausule in zakenbetreffende de studiefinanciering (inclu-sief OV-studentenkaart)Periode: 1994–Grondslag: WSF, art. 131; Richtlijn toe-passing hardheidsclausule op toeken-ning OV-Studentenkaart van 12 juli1990, Uitleg OenW-Regelingen, nr.1990-18c; WSF-2000, art. 11.5Product: Beschikkingen, regelingen vande hoofddirecteur van de IB-GroepOpmerking: Bijv. in geval van vaststel-ling van toetsingsinkomen van Olympi-sche prijswinnaars (Uitleg OCenW-Regelingen, nr. 2000-21), de aanwijzingvan Arubaanse of Nederlands-Antilliaanse opleidingen (UitlegOCenW-regelingen, nr. 2003-10/11) ofde toewijzing van een aanvullende voor-ziening OV-studentenkaart (UitlegOCenW-regelingen, nr. 2000-11). Hetkan hierbij ook gaan om gevallen waar-bij een ouder vermoedelijk overleden ofonvindbaar is.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.11. Inning, overig

(84.)Handeling: Het innen van door de minis-ter gegarandeerde rentedragende lenin-gen, afgesloten bij derdenPeriode: 1994–

Bron: Rijksbegrotingen, management-contractenProduct: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

5.3.12. Buitenlandse studenten

(85.)Handeling: Het toekennen van een tege-moetkoming in de kosten voor hetcollege- of lesgeld aan studerenden uitEG/EU/EER-landen die onderwijs vol-gen aan een Nederlandse onderwijsin-stellingPeriode: 1994–Grondslag: Beleidsregels internationaleaspecten WSF, 1e fase, van 16 juni1993, Stcrt. 1993, 121; BeleidsregelVergoeding lesen collegegelden aanstuderenden uit de Europese Unie inNederlandProduct: BeschikkingenOpmerking: Voor Nederlandse studen-ten die in een EER-staat volledig hogeronderwijs willen volgen, is anno 2003nog geen ‘meeneemregeling’ tot standgebracht. Op grond van de VISIE-beursregeling kan een student echter welbij het Nuffic een aanvraag voor eenbeurs indienen (cf. Uitleg OCenW-regelingen, nr. 2002-31).Waardering: V 5 jaar

5.3.13. Controle op rechtmatigheid vanbeschikkingen

(86.)Handeling: Het controleren van derechtmatigheid van beschikkingen ophet terrein van de studiefinancieringPeriode: 1994–Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: Rapporten, lijstenWaardering: V 5 jaar

5.3.14. Werk voor derden: innen vanvorderingenHet Besluit verzelfstandiging Informati-seringsbank machtigt de IB-Groep omook voor derden werkzaamheden uit tevoeren, mits aan bepaalde voorwaardenwordt voldaan.Een van de activiteiten die de IB-Groepin het kader van ‘werk voor derden’heeft ondernomen, is het innen van vor-deringen voor derden. In de loop van detijd zijn hiervan de volgende voorbeel-den te noemen:

innen van schulden voor OVSK BV;innen van rentedragende leningen die

uit een afstudeerfonds (auditorenfonds)zijn verstrekt, bijv. in het kader van deauditorenregeling voor de Universiteitvan Amsterdam (jaarverslag 1994);

innen van renteloze voorschotten opgrond van de Regeling Surinaamse Stu-derenden.

– –

–

(87.)Handeling: Het innen van vorderingenvoor derdenPeriode: 1994–Bron: Jaarverslagen IB-Groep, prestatie-contractenProduct: VorderingenOpmerking: Bijv. op grond van Rege-ling Surinaamse Studerenden, leningenuit afstudeerfondsen of OVSK-leningen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

6. Tegemoetkoming studiekosten

6.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994Sinds de Informatiseringsbank in 1994zelfstandig bestuursorgaan is geworden,hebben de ontwikkelingen op het gebiedvan de tegemoetkoming in de studiekos-ten niet stilgestaan. Hieronder wordende belangrijkste punten genoemd.

Wet- en regelgevingOp het gebied van de weten regelge-ving is wellicht het meest in het oogspringend de verwijdering van de hoofd-stukken III en IV uit de WSF (Stb.1986, 252) en plaatsing van die hoofd-stukken in de Wet tegemoetkomingstudiekosten (WTS – Stb. 1995, 676),een nieuwe wet, die de al bestaandescheiding tussen de studiefinancieringen de tegemoetkoming in de studiekos-ten ook op wetgevingsniveau tot uit-drukking bracht.4, 5 Hierbij zij opge-merkt dat de bovengenoemdehoofdstukken als onderdeel van de WSFniet van kracht zijn geweest; pas in hetkader van de WTS was dat het geval.Tot de inwerkingtreding van de WTSwas de toekenning van tegemoetkomingin de studiekosten gebaseerd op hetBesluit studietoelagen WVO.Nieuwe regelgeving betreffende detegemoetkoming studiekosten lietslechts een half decennium op zichwachten: de Wet tegemoetkomingonderwijsbijdrage en schoolkosten(WTOS – Stb. 2001, 225) en het Besluittegemoetkoming onderwijsbijdrage enschoolkosten (BTOS – Stb. 2001, 341).De WTOS, die op 1 augustus 2001 inwerking trad, vloeide voort uit hetregeerakkoord 1998 en de beleidsnota‘Meer voor meer’. Middels eenfinanciële impuls moest de toegankelijk-heid van het onderwijs worden veiligge-steld voor de lagere en middeninko-mens. Onder meer studenten aanlerarenopleidingen in andere dan zgn.‘tekortvakken’ konden en kunnen opgrond van deze wet een tegemoetko-ming krijgen (fust. 5, WTOS).De tegemoetkoming studiekosten (m.i.v.1 augustus 2001 tegemoetkomingschoolkosten), is achtereenvolgens gere-geld in:

Besluit studietoelagen W.V.O.: tot31 juli 1996;1.


Wet tegemoetkoming studiekosten,van 1 augustus 1996 t/m 31 juli 2001;

Wet tegemoetkoming onderwijsbij-dragen en schoolkosten: vanaf 1 augus-tus 2001.

De wetswijziging Student op eigenbenen had vanaf 1995 gevolgen voor detaakvelden studiefinanciering en tege-moetkoming studiekosten. Vanaf augus-tus 1995 traden gefaseerd de bepalingenbetreffende de aanwezigheidscontrole inhet voortgezet onderwijs en het voorbe-reidend beroepsonderwijs, de verhogingvan de norm voor de studievoortgang inhet hoger onderwijs en de berekeningvan de aanvullende beurs in werking.

2.

3.

Als overige bepalingen die voor detegemoetkoming studiekosten relevantzijn, kunnen de volgende wordengenoemd:

per 1 januari 1997 trad hoofdstuk IIIvan de WTS in werking, waardoor18+scholieren in het voortgezet onder-wijs geen studiefinanciering en geenOV-kaart meer ontvingen;

met ingang van 1 augustus 1999 werdde wachttermijn verkort van drie naareen jaar voor niet-Nederlanders, onderwie minderjarige asielzoekers, zodatdeze eerder kunnen deelnemen aan hetonderwijs waarop SF en TS van toepas-

–

–

sing zijn (met als een van de argumen-ten dat dit de integratie bevordert), ditop grond van beleidsregel ‘Verkortingwachttermijn studiefinanciering voorniet-Nederlanders’ van 21 juli 1999, diewerd verwerkt in het BSF-2000, artikel31, en beleidsregel ‘Verkorting wacht-termijn tegemoetkoming studiekostenvoor niet-Nederlanders’ van 21 juli 1999.

Schulden en rentedragende leningen opgrond van WTS, hoofdstuk III, enWTOS, hoofdstuk 4, worden overgedra-gen naar de WSF en onder het regimevan de WSF geïnd.



Wet tegemoetkoming studiekosten (WTS) Stb. 1995, 676Besluit tegemoetkoming studiekosten (BTS) Stb. 1996, 387Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkos-ten (WTOS)

Stb. 2001, 225

Besluit tegemoetkoming onderwijsbijdrage en school-kosten (BTOS)

Stb. 2001, 341

6.3. Handelingen en waarderingentegemoetkoming studiekosten

6.3.1. Toekenning, verlenging, stopzet-ting

(88.)Handeling: Het toekennen van tege-moetkomingen in de studiekostenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit WVO, art. 7; WTS,artt. 17 en 18, art. 37, lid 1, art. 53, lid 1;WTOS, artt. 3.8, 4.8, 5.5, 5.11 en 10.8Product: BeschikkingenOpmerking: – De tegemoetkoming moetworden aangevraagd. Tegelijk met deaanvraag kan een verzoek wordengedaan tot hantering van een ander peil-jaar in verband met een terugval ininkomsten (cf. art. 13, WTS).– Het betreft ook nog tegemoetkomin-gen op grond van ‘oude regelingen’,zoals het Besluit studietoelagen WVOen de Regeling TS 21+ .Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(89.)Handeling: Het beslissen op een verzoekom tussen een eerste en tweede studieeen tegemoetkoming in de studiekostente mogen blijven ontvangenPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 23, lid 3; WTOS,art. 2.19, lid 3Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(90.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot stopzetting van de tegemoetkomingin de studiekosten wegens ziektePeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 23, lid 4; WTOS,art. 2.20Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(91.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot toekenning van een extra deel tege-moetkoming in de studiekosten in devorm van een rentedragende lening ingeval van weigerachtige oudersPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 34; WTOS, art.4.11Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(92.)Handeling: Het wegens langdurige afwe-zigheid uit het onderwijs omzetten vande tegemoetkoming in de studiekostenin een rentedragende leningPeriode: 1995–Grondslag: WTS, art. 35; WTOS, art.4.12, lid 1Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

6.3.2. Verrekening

(93.)Handeling: Het toekennen van voor-schotten voor de kosten van de onder-wijsbijdrage en het verrekenen daarvanmet de tegemoetkoming in de studiekos-tenPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 33; Les- en cur-susgeldwet, art. 20; WTOS, art. 4.7Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(94.)Handeling: Het verrekenen van de tege-moetkoming in de studiekosten met dekinderbijslag indien deze tegelijk zijnuitgekeerdPeriode: 1997–Grondslag: WTS, art. 63, lid 1Product: BeschikkingenOpmerking: Dit betreft m.n. de 18+-regeling (fust. III WTS), die een steedskleinere groep bestrijkt. (In de WTOS ishierover geen bepaling meer opgeno-men.)Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

6.3.3. Inning en invordering studie-schuld, kwijtschelding

Inning

(95.)Handeling: Het vaststellen van deomvang van de schuld van een debiteurontstaan op grond van een van de rege-lingen betreffende tegemoetkomingstudiekostenPeriode: 1994–


Grondslag: Besluit W.V.O., artt. 29 en30; WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3Product: BeschikkingenOpmerking: – Het betreft overzichtenvan de omvang van de opgebouwde stu-dieschuld en daarna ook van de aflossin-gen.– De schulden betreffen in lening omge-zette tegemoetkomingen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(96.)Handeling: Het vaststellen van de ter-mijnbedragen voor terugbetaling vanschulden ontstaan op grond van regelin-gen betreffende tegemoetkoming studie-kostenPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3Product: BeschikkingenOpmerking: Het betreft ook wijzigingvan de termijnbedragen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(97.)Handeling: Het vaststellen van de draag-kracht van de debiteur en/of diens part-ner in het kader van terugbetaling vanschulden ontstaan op grond van regelin-gen betreffende tegemoetkoming studie-kostenPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3Product: BeschikkingenOpmerking: Hierbij kan ook een ver-zoek tot het niet meetellen van de draag-kracht van de partner van de debiteurworden betrokken.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(98.)Handeling: Het teniet verklaren van hetschuldrestant tegemoetkoming studiekos-ten aan het einde van de aflosfase of bijoverlijden van de debiteurPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 43; WTOS, art. 6.3Product: BeschikkingenOpmerking: In geval van overlijdenzorgt de afdeling Centraal MeldpuntOverledenen (CMPO) voor de afhande-ling.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(99.)Handeling: Het omzetten van een nietmeer verrekenbare schuld tegemoetko-ming studiekosten in een rentedragendeleningPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 42; WTOS, art.6.2, lid 1Product: BeschikkingenOpmerking: In geval van voortzettingvan de studie kan het schuldrestant wor-den omgezet in verrekenbare WSF-schuld.

Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

(100.)Handeling: Het in het kader van terugbe-taling van studieschuld (tegemoetko-ming studiekosten) treffen van betalings-regelingenPeriode: 1994–Grondslag: Regeling studiefinanciering2000, art. 6.1, lid 6Product: BeschikkingenOpmerking: Het gaat hier onder meerom incassomachtigingen, maar ook ombijzondere inningsacties (bijv. middelstelefonische benadering), nog voordatwordt overgegaan naar het invorde-ringstraject.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Invordering

(101.)Handeling: Het invorderen van niet tij-dig voldane bedragen die verschuldigdzijn uit hoofde van enige bepaling betref-fende de tegemoetkoming in studiekostenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit studietoelagenW.V.O., art. 30; WTS, art. 64; WTOS,art. 8.2Product: Aanmaningen, beschikkingen,correspondentie met deurwaardersOpmerking: – Na aanmaning volgt bijniet-betaling een dwangbevel, waarbijeen deurwaarderstraject kan wordeningegaan.– Onder deze handeling kunnen ookschuldsanering en -bemiddeling vallen,alsook invordering bij faillissementen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

Financiële afhandeling

(102.)Handeling: Het voeren van de financiëleadministratie betreffende alle aspectenvan de tegemoetkoming in de studiekos-tenPeriode: 1994–Product: Declaraties (deurwaarders),bankafschriften e.d.Opmerking: Deze handeling betreft defeitelijke financiële geldstromen en deregistratie daarvan.Waardering: V 7 jaar

6.3.4. Herziening van beschikkingen

(103.)Handeling: Het herzien van beschikkin-gen betreffende de toekenning vantegemoetkoming studiekosten en terug-betaling van studieschuldPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 59; WTOS, art.7.1, lid 1Product: Beschikkingen

Opmerking: – Herziening gebeurt op IB-Groep initiatief of op verzoek van destuderende.– De herziening kan leiden tot het verre-kenen of doen terugbetalen van teveeluitbetaalde bedragen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

6.3.5. Gegevensverstrekking

Verstrekking van gegevens door de IB-Groep

(104.)Handeling: Het verstrekken van tenbehoeve van de tegemoetkoming studie-kosten geregistreerde gegevens aan(vertegenwoordigers van) geregistreer-den en de onderwijsministerPeriode: 1994–Product: O.a. verzoeken om gegevens-verstrekkingWaardering: V 5 jaarOpmerking: Volledig onder het regimevan de WPR, nu WBP.

(105.)Handeling: Het verstrekken van tenbehoeve van de tegemoetkoming in destudiekosten geregistreerde gegevensaan derdenPeriode: 1994–Product: O.a. verzoeken om gegevens-verstrekkingWaardering: V 5 jaarOpmerking: Volledig onder het regimevan de WPR, nu WBP.

Verstrekking van gegevens aan de IB-Groep

(106.)Handeling: Het verwerken van doorgeregistreerden, onderwijsinstellingenen andere publiekrechtelijke instantiestoegezonden gegevens die nodig zijn inhet kader van de uitvoering van deregelgeving betreffende tegemoetko-ming in de studiekostenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit studietoelagenW.V.O., art. 30; WTS, artt. 69 en 70;WTOS, artt. 9.2, 9.4 en 9.5Opmerking: – Het betreft registratie inhet WTS-systeem van onder meer gege-vens van onderwijsinstellingen betref-fende het aantal klokuren van deopleiding of meldingen van langdurigeafwezigheid van leerlingen.– De handeling behelst alle papieren endigitale bescheiden die ter uitvoeringvan deze handeling zijn ontvangen(brondocumenten), alsook de vastleg-ging ervan in systemen.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie


(107.)Handeling: Het opleggen van administra-tieve sancties aan onderwijsinstellingendie niet hebben voldaan aan de plicht totlevering van gegevensPeriode: 1996–Grondslag: WTS, art. 71; WTOS, artt.9.7 en 9.8Product: BeschikkingenOpmerking: Het betreft bijvoorbeeldeen vordering ter grootte van eenbepaald percentage van de aan de studen-ten van de instelling toegekende tege-moetkomingen in de studiekosten.Waardering: V 5 jaar


(108.)Handeling: Het beslissen over toepas-sing van de hardheidsclausule in zakenbetreffende de tegemoetkoming in destudiekostenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit studietoelagenW.V.O., art. 32; WTS, art. 77; WTOS,art. 11.4Product: Beschikkingen, regelingen vande hoofddirecteur van de IB-GroepOpmerking: Het kan hierbij ook gaanom gevallen waarbij een ouder vermoe-delijk overleden of onvindbaar is.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

6.3.7. Controle op rechtmatigheid vanbeschikkingen

(109.)Handeling: Het controleren van derechtmatigheid van beschikkingen ophet terrein van de tegemoetkoming in destudiekostenPeriode: 1994–

Grondslag: Managementcontracten,Algemeen Protocol, prestatiecontractenProduct: Rapporten, lijstenWaardering: V 5 jaar

7. Inning lesgeld

7.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994WetgevingOp het gebied van de inning van lesgeldkwam er in 2000 nieuwe regelgeving totstand: het Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet 2000 (ULCW-2000). Ditbesluit verving de oude ULCW (Stb.1988, 268), en wel per 1 augustus 2000.De Les- en cursusgeldwet (1987, 343)werd niet vervangen.In 1997 werd het mogelijk gemaakt omhet lesgeld in termijnen te betalen (Stb.1997, 210);OmschrijvingIn het kader van het voorliggende selec-tiedocument is het van belang goed teonderscheiden tussen lesgeld en cursus-geld:

lesgeld is verschuldigd voor het vol-gen van uit de openbare kas bekostigdonderwijs aan een dagschool.

cursusgeld is verschuldigd voor hetvolgen van uit de openbare kas bekos-tigd onderwijs aan avondscholen, dag-avondscholen en cursussen.

Cursusgeld wordt voldaan aan het voorde desbetreffende cursus bevoegdgezag. Ook in- en uitschrijving loopt viahet bevoegd gezag. De IB-Groep blijfthierbuiten. In dit document wordt der-halve alleen de inning van lesgelduitgewerkt. Alleen in het kader van‘werk voor derden’ heeft de IB-Groepzich ook bemoeid met inning van cur-susgeld.

–

–

ProcedureLeerlingen die voor de aanvang van hetdesbetreffende cursusjaar de leeftijd van16 jaar hebben bereikt, en uit openbarekas bekostigd onderwijs volgen, zijnverplicht om lesgeld te betalen aan deminister. Het bevoegd gezag van deschool schrijft de leerling voor het cur-susjaar in; de leerling ontvangt eenbewijs van inschrijving. De leerling vultbij zijn/haar inschrijving ook een doorde IB-Groep verstrekte onderwijskaartin. Deze behelst een ondertekende schrif-telijke bereidverklaring tot het betalenvan lesgeld van de lesgeldplichtige (dewettelijke vertegenwoordiger of de leer-ling zelf indien deze 18 jaar of ouderis)., waarbij kan worden aangegevenhoe zal worden betaald: ofwel via toege-zonden acceptgiro, ofwel middelsautomatische incasso. De onderwijsin-stelling stuurt de kaart door naar de IB-Groep.Indien een leerling onderwijs volgt zon-der dat hij zich heeft ingeschreven, danis hij aan de minister schadevergoedingverschuldigd.De IB-groep kan beslissen op een ver-zoek tot kwijtschelding, retributie,vermindering of buiteninvorderingstel-ling van lesgeld. Het doel van laatstge-noemd verzoek is het tegemoetkomenvan lesgeldplichtigen die vanwege hunnationaliteit niet terug kunnen vallen opstudiefinanciering of een tegemoetko-ming. In 2003 werd hiertoe een IB-Groep besluit in de Staatscourantgepubliceerd; dit besluit formaliseerdehet sinds 1993 bestaande beleid.Ter controle in het kader van lesgeldin-ning worden zogenoemde ‘tellijsteningeschreven leerlingen’ naar de scho-len gestuurd.



Uitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000(ULCW-2000)

Stb. 2000, 250

Regeling houdende uitwerking van het (geen officiële publicatie inUitvoeringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000 Stcrt.)(Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli 2000) Beleidsregel Buiteninvorderingstelling lesgeld asielzoe-kers en bepaalde categorieën vreemdelingen

Stcrt. 2003, 148

7.3. Handelingen en waarderingeninning lesgeldOpmerking vooraf:In geen van de Pivot-rapporten zijn han-delingen met betrekking tot de feitelijkeinning van lesen cursusgeld opgeno-men.

7.3.1. Onderwijskaarten, uitschrijvings-bewijzen en overige registraties

(110.)Handeling: Het verstrekken van onder-wijskaarten

Periode: 1994–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet, art. 2, lid 3; Regelinghoudende uitwerking van het Uitvoe-ringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000(Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli2000), art. 2, lid 3Opmerking: Deze kaarten worden aanlesgeldplichtigen en dagscholen ver-strekt. (Het betreft dus niet de door debetrokkenen ingeleverde onderwijskaar-ten.)Waardering: V 5 jaar

(111.)Handeling: Het verstrekken van bewij-zen van uitschrijvingPeriode: 1994–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet, art. 8, lid 3; Regelinghoudende uitwerking van het Uitvoe-ringsbesluit Les- en cursusgeldwet 2000(Regeling Les- en cursusgeldwet, 20 juli2000), art. 3, lid 3Opmerking: Deze kaarten (BUSsen)worden aan dagscholen verstrekt. (Hetbetreft alleen de verstrekking, niet deverwerking van de bewijzen van uit-schrijving.)


Waardering: V 5 jaar

(112.)Handeling: Het registreren van de gege-vens van lesgeldplichtige leerlingenPeriode: 1994–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet, art. 10; Uitvoeringsbe-sluit Les- en cursusgeldwet 2000, art. 8Product: Brondocumenten, registratie inLCW-systeemOpmerking: – Het betreft de verwer-king, in het LCW-systeem, van debrondocumenten, onder meer: bewijzenvan in- en uitschrijving (standaard-onderwijskaarten, BUSsen), adreswijzi-gingen, overzichten met gegevens vanleerlingen die 16 jaar zijn geworden, enz.– Sinds 2002 is gewerkt aan invoeringvan BUS-verzamellijsten van geslaagdeeindexamenkandidaten.Waardering: V 7 jaar

7.3.2. Correspondentie betreffendeinning, vrijstelling en terugbetaling vanlesgeld

(113.)Handeling: Het vaststellen van de hoog-te en wijze van inning van lesgeldPeriode: 1994–Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt.3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cur-susgeldwet, art. 3; UitvoeringsbesluitLes- en cursusgeldwet 2000, art. 4Product: Beschikkingen, correspondentieOpmerking: Deze handeling betreft deonderlinge correspondentie tussen IB-Groep en klant betreffende de hoogte enwijze van betaling van het regulier ver-schuldigde les- of cursusgeld.Waardering: V 2 jaar

(114.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot vrijstelling van de betaling van lesgeldPeriode: 1994–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet, art. 4; UitvoeringsbesluitLes- en cursusgeldwet 2000, art. 6;Beleidsregel lesgeld: Teruggave lesgeldbij overstap bbl naar bol (1999–2000);Regeling houdende uitwerking van hetUitvoeringsbesluit Les- en cursusgeld-wet 2000 (Regeling Les- en cursusgeld-wet, 20 juli 2000), art. 5Product: BeschikkingenOpmerking: Het kan hierbij gaan omvrijstelling van lesgeld voor gedetineer-de leerlingen in het kader van eenjustitieel behandelplan.Waardering: V 2 jaar

(115.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot terugbetaling van lesgeldPeriode: 1994–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet, artt. 5a en 5b; Uitvoe-ringsbesluit Les- en cursusgeldwet

2000, art. 7; Beleidsregel lesgeld:Teruggave lesgeld bij uitschrijving nabehalen van diploma (1999–2000)Product: BeschikkingenOpmerking: Een terugbetalingsverzoekkan worden gedaan bij bijvoorbeeld hetbehalen van een diploma halverwege hetcursusjaar, bij overstap naar een andereonderwijssoort of bij overlijden of eenernstige ziekte.Waardering: V 2 jaar

(116.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot vermindering van lesgeldPeriode: 2000–Grondslag: Uitvoeringsbesluit Les- encursusgeldwet 2000, art. 5Product: BeschikkingenWaardering: V 2 jaar

(117.)Handeling: Het beslissen op een verzoektot buiteninvorderingstelling van lesgeldPeriode: 1994–Grondslag: Beleidsregel buiteninvorde-ringstelling lesgeld asielzoekers enbepaalde categorieën vreemdelingenProduct: BeschikkingenOpmerking: Het betreft een in 2003geformaliseerde regeling van een sinds1993 bestaande praktijk. De beleidsregelis een toepassing voor bepaalde catego-rieën van de hardheidsclausule (LCW,art. 9b).Waardering: V 2 jaar

7.3.3. Schadevergoeding, invordering

(118.)Handeling: Het opleggen van een scha-devergoeding voor het volgen vanonderwijs zonder les- of cursusgeld tehebben betaaldPeriode: 1996–Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9Product: BeschikkingenWaardering: V 2 jaar

(119.)Handeling: Het invorderen van lesgeldPeriode: 1994–Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9aProduct: Aanmaningen, beschikkingen,correspondentie met deurwaardersOpmerking: Na aanmaning volgt bijniet-betaling een dwangbevel, waarbijeen deurwaarderstraject kan wordeningegaan.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

7.3.4. Financiële afhandeling

(120.)Handeling: Het voeren van de financiëleadministratie betreffende de inning vanlesgeldPeriode: 1994–

Grondslag: Les- en cursusgeldwet, artt.3 en 6; Uitvoeringsbesluit Les- en cur-susgeldwet, art. 3; UitvoeringsbesluitLes- en cursusgeldwet 2000, art. 4Product: Declaraties (deurwaarders),bankafschriften e.d.Opmerking: Deze handeling betreft defeitelijke financiële geldstromen en deregistratie daarvan.Waardering: V 7 jaar

7.3.5. Controle

(121.)Handeling: Het uitvoeren van gegevens-controles in het kader van de inning vanlesgeldPeriode: 2001–Product: O.a. tellijsten ingeschrevenleerlingen, IVO-lijsten (betreft: inschrij-vingen aan instellingen voor deeltijdon-derwijs die zelf het lesgeld innen)Waardering: V 5 jaar


(122.)Handeling: Het beslissen over toepas-sing van de hardheidsclausule in hetkader van de inning van lesgeldPeriode: 2001–Grondslag: Les- en cursusgeldwet, art. 9bProduct: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar

7.4. Werk voor derden: inning college-geldenHet Besluit verzelfstandiging Informati-seringsbank machtigt de IB-Groep omook voor derden werkzaamheden uit tevoeren, mits aan bepaalde voorwaardenwordt voldaan.Een van de activiteiten die de IB-Groepin het kader van ‘werk voor derden’heeft ondernomen, is het innen van col-legegelden voor derden.

(123.)Handeling: Het innen van collegegeldenvoor bepaalde derdenPeriode: 1996–Bron: Jaarverslag IB-Groep 1996Waardering: V 2 jaar

8. Aanmelding, selectie en plaatsing

8.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994

VoorgeschiedenisOp grond van de Machtigingswetinschrijving studenten (Stb. 1972, 355)kon de Minister van Onderwijs deinschrijving voor bepaalde opleidingenbeperken. Een gevolg was een overschotaan inschrijvingen. Om deze personenzo goed mogelijk te plaatsen werden erper wetenschapsgebied plaatsingscom-missies ingesteld. De plaatsingscommis-sies verstrekten plaatsingsbewijzen aandegenen die zich voor wetenschappelijkonderwijs hebben aangemeld.


De CCAP coördineerde de werkzaamhe-den van de plaatsingscommissies. Hetorganiseerde de aanmeldingsproceduresvan aanstaande studenten in het weten-schappelijk onderwijs. Ook adviseerdede CCAP de Minister van Onderwijsinzake het wetenschappelijk onderwijs.Het CBAP verrichtte de uitvoerendewerkzaamheden van de CCAP. Zobereidde het CBAP de werkzaamhedenadministratief en organisatorisch voor,verzond het de plaatsingsbewijzen engaf het inlichtingen.De Commissie bezwaarschriften CCAPen plaatsingscommissies besliste inzakehet beroep van een aanstaande studenttegen de CCAP en de plaatsingscommis-sies.Op 31 augustus 1993 werd de Wet ophet hoger onderwijs en wetenschappe-lijk onderzoek (WHW) van kracht. Methet vervallen van de Machtigingswetinschrijving studenten bij de invoeringvan WHW werd het CCAP opgeheven.Dit gold ook voor de plaatsingscommis-sies en Commissie van beroep aanmel-ding en plaatsing. De taken werden van-af dat moment uitgevoerd door deInformatie Beheer Groep. (De inPIVOT-rapport nummer 55 genoemdehandelingen van de CCAP, CBAP en deCommissie bezwaarschriften CCAP ende plaatsingscommissies zijn derhalvekomen te vervallen en zijn vervangendoor IB-Groep handelingen.)

Wet- en regelgevingTegelijkertijd met de WHW trad deRegeling aanmelding en loting hogeronderwijs (RAL) inwerking. Op 3 april1999 werd de WHW zodanig aangepast(Stb. 1999, 170) dat een ingrijpende wij-ziging van de RAL noodzakelijk was.Een en ander bracht met zich mee dat deRAL werd ingetrokken en vervangenwerd door een nieuwe regeling: de Rege-ling aanmelding en selectie hogeronderwijs (RAS).Het grootste verschil tussen de RAL ende nieuwe regeling bestond eruit datwerd voorzien in een systeem van decen-trale selectie, ter keuze van en uitge-voerd door instellingen die voor een ofmeer opleidingen een toelatingsbeper-king kenden. Bij elke opleiding waardecentrale selectie werd toegepast, zouten minste de helft van het aantal oplei-dingsplaatsen worden toegewezen viagewogen loting. Decentrale selectie zoublijkens de inwerkingtredingbepalingvan de wet van 3 april 1999 voor heteerst mogelijk zijn voor het studiejaar2000–2001.Enkele andere wijzigingen in het kadervan de plaatsing van studenten haddenbetrekking op de lotingsystematiek Dediscussie daaromtrent leidde in 1997 tothet instellen van de Commissie Toela-ting numerus-fixusopleidingen, onderleiding van prof.dr. P.J.D. Drenth.

Naar aanleiding van het rapport van deCommissie-Drenth werd met ingang vanhet studiejaar 1999–2000 doorgevoerddat eindexamenkandidaten met eengemiddeld eindexamencijfer van 8direct moesten worden geplaatst. Eenandere wijziging betrof de beperkingvan landelijke loting tot universitaireopleidingen. Ook de beperking op grondvan artikel 7.57f van de WHW van hetaantal malen dat gegadigden aan deselectie voor de fixusopleiding van hunkeuze konden deelnemen, leidde tot eni-ge wijzigingen ten opzichte van de RAL.In 2002 werd een aantal onderwijswet-ten gewijzigd in verband met de invoe-ring van de bachelor/master-structuur(BAMA) in het hoger onderwijs. Deinvoering van de BAMA heeft geendirecte gevolgen voor de handelingen,maar wel voor de procedures aanmel-ding, selectie en plaatsing.

Procedure centrale aanmeldingenVoor de opleidingen aan bekostigdeNederlandse instellingen in het hogeronderwijs met een eigen propedeutischefase, geldt een centrale aanmelding. Ditbetekent dat een student die voor de eer-ste maal de propedeutische fase van eenopleiding aan een instelling wil volgen,zich moet aanmelden bij de IB-Groep.Het Centraal Bureau Aanmelding enPlaatsing (CBAP) van de IB-Groepvoert de procedures uit zoals vastgesteldin de WHW (artikel 7.37).De bij de IB-Groep geregistreerde aan-meldingsgegevens in het systeem Regis-tratie Aanmelding Selectie en Plaatsing(RASP) worden in de vorm van diversereguliere leveringen teruggekoppeld aande instellingen voor hoger onderwijs,het Ministerie van OCW en het CBS.Anno 2003 kunnen instellingen overzich-ten met gegevens ontvangen op disketteof downloaden vanaf de beveiligdeinternetsite. Daarnaast is het mogelijkom op aanvraag specifieke selectiesvoor derden samen te stellen. Hierbijvalt te denken aan ad-hoc verzoeken vaninstellingen en onderzoeksinstituten enverzoeken van de pers.HO-instellingen kunnen via het internetgegevens uitwisselen met de IB-Groep.Het gaat dan bijvoorbeeld om aanmel-dingsgegevens en bewijzen van toelating.

Procedure lotingLoting is de laatste stap in het procesvan aanmelding en plaatsing voor stu-dies met een numerus fixus. Bij deopleidingen met een beperking in hetaantal toe te laten studenten (numerus-fixusopleidingen) zijn drie soortenbeperkingen te onderscheiden:

instellingsfixus in het wo en hbo (arti-kel 7.53, WHW);

opleidingsfixus in het wo (artikel 7.54,WHW);

arbeidsmarktfixus in het wo en hbo(artikel 7.56, WHW).

–

–

–

De IB-Groep stelt vast of de aanstaandestudenten voldoen aan de voorwaardenvoor deelname aan de loting. Aangeziener sprake is van een gewogen loting,moet de IB-Groep van de studenten dievoldoen aan de voorwaarden van deel-name aan de loting, eerst in het bezitzijn van de uitslagen van de eindexa-mens om te kunnen bepalen wie er in-of uitloten. De eerste berichten van in-of uitloting worden dan in de tweedehelft van juli verzonden.Een aanstaande student ontvangt een opnaam gesteld Bewijs van toelating wan-neer hij is ingeloot en voldoet aan deinschrijvingsvoorwaarden. Met hetBewijs van toelating kan de student zichinschrijven bij de opleiding en instellingwaarvoor hij is geplaatst. De aanstaandestudent kan zijn Bewijs van toelatingruilen als hij is ingeloot voor de oplei-ding, maar naar een andere instelling wildan de instelling waarvoor hij isgeplaatst. Als ruilen mogelijk is, ont-vangt de student zo spoedig mogelijkeen nieuw Bewijs van toelating.

HardheidsclausuleWanneer een student is uitgeloot, kandeze een beroep doen op toepassing vande hardheidsclausule. Er bestaan tweesoorten hardheidsclausules:

hardheidsclausule bij uitloting voorinstelling van eerste voorkeur:studenten die wel kunnen worden toege-laten tot de opleiding van eerste voor-keur maar niet aan de instelling van eer-ste voorkeur, kunnen een verzoekindienen om toepassing van deze hard-heidsclausule;

hardheidsclausule uitloting voor oplei-ding van eerste voorkeur:studenten die niet kunnen worden toege-laten tot de opleiding van eerste voor-keur, kunnen een verzoek indienen omtoepassing van deze hardheidsclausule.

Als een verzoek wordt gehonoreerd, danontvangt de aanstaande student eenVoorlopig bewijs van toelating. DitVoorlopig bewijs van toelating wordt inhet eerstvolgende studiejaar volgend ophet studiejaar waarvoor hij is uitgelootomgezet in een Bewijs van toelating.

Toetsing buitenlandse getuigschriftenOnderdeel van de selectie en plaatsing isde toetsing door de IB-Groep van debuitenlandse getuigschriften aan interna-tionale regelingen, zoals het EuropeesVerdrag en het Statuut voor EuropeseScholen. Gaat het om toelating tot hetwetenschappelijk onderwijs, dan wor-den de getuigschriften ook getoetst aanafspraken zoals vastgelegd door deVSNU.De diploma’s zoals bedoeld in het Euro-pees Verdrag en het Statuut voor Euro-pese Scholen zijn bij internationaleovereenkomst met betrekking tot toela-

–

–


ting tot het wetenschappelijk onderwijsten minste gelijkwaardig aan een vwo-diploma.Dit betekent dat deze diploma’s ooktoelating geven tot het hoger beroepson-derwijs. Sommige diploma’s geven

alleen toelating onder bepaalde voor-waarden. In dat geval zal de IB-Groepnadere gegevens opvragen.Valt het diploma niet onder EuropeesVerdrag, het statuut van Europese scho-len of andere afspraken, dan stuurt de

IB-Groep de gegevens van de studentdoor naar de instelling van eerste voor-keur, die het diploma toetst op gelijk-waardigheid en in voorkomend gevaleen toelatingsbeschikking afgeeft opgrond van artikel 7.28 en 7.29, WHW.



Wet op hoger onderwijs en wetenschappelijk onder-zoek (WHW), in het bijzonder artt. 7.24, 7.37, 7.53,7.54, 7.56, 7.57 a t/m g en 16.9a

Stb. 1992, 593

Regeling aanmelding en loting hoger onderwijs (RAL) Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1993-18

Regeling aanmelding en selectie hoger onderwijs (RAS) Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1999-22

Wijziging onderwijswetten in verband met de invoeringvan de bachelor-masterstructuur (BAMA)in het hogeronderwijs

Stb. 2002, 303

8.3. Handelingen en waarderingen

8.3.1. Aanmelding

(124.)Handeling: Het afhandelen van centraleaanmeldingen van aankomende eerste-jaars studenten aan hogeschool ofuniversiteitPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.37, lid 3; RAL,artt. 1 t/m 9; RAS, artt. 2, 3 en 5Product: Aanmeldingsformulieren, ont-vangstbevestigingen aanmeldingen,wijzigingsformulierenOpmerking: Op de ontvangstbevestigingstaat vermeld hoe de gegevens van deaanmelding bij de IB-Groep zijn geregis-treerd.Waardering: V 2 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

8.3.2. Loting

(125.)Handeling: Het jaarlijks vaststellen vaneen overzicht van opleidingen met eennumerus fixusPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.53, lid 2; RAL,art. 5; RAS, art.3, lid 2Product: Overzichten numerus fixus-opleidingenOpmerking: De instellingen meldenvoor 15 april aan de IB-Groep of zijvoor de desbetreffende opleiding(en)een numerus fixus willen. Wil de instel-ling voor een opleiding een numerusfixus laten vaststellen, dan moet daarbijde definitieve beschikbare onderwijsca-paciteit worden opgegeven. Op aange-ven van de instellingen stelt de IB-Groep de opleidingen met eencapaciteitsfixus vast.Waardering: B (5)

(126.)Handeling: Het uitvoeren van de centra-le lotingprocedure

Periode: 1994–Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54, 7.56,7.57, 16.9a ; RAL, artt. 10 t/m 20; RAS,artt 4, 6 t/m 25 en 28 t/m 32Product: O.a. boekhouding loting (aan-tallen gegadigden, inlotingen/uitlotingen, enz.), berichtgevingen,bewijzen van toelatingWaardering: V 10 jaar

(127.)Handeling: Het afhandelen van ruilver-zoeken lotingstudiesPeriode: 1994–Grondslag: WHW, artt. 7.53, 7.54 ,7.56, 7.57a, 7.57b en 7.57d; RAL,art.21; RAS, art. 26Product: O.a. ruilverzoeken, ontvangst-bevestiging verzoekschrift ruilen vanbewijzen van toelating, afwijzingen,nieuwe bewijzen van toelatingWaardering: V 10 jaar


(128.)Handeling: Het beslissen over toepas-sing van de hardheidsclausule op hetgebied van aanmelding, selectie en plaat-singPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art.7.53, lid 2, sub b,art. 7.57c, lid 4; RAL, artt. 21 en 22;RAS art. 27Product: BeschikkingenWaardering: V 10 jaar

8.3.4. Toetsing buitenlandse getuig-schriften en diploma’s

(129.)Handeling: Het, in het kader van selectieen plaatsing, toetsen van buitenlandsegetuigschriften of diploma’s aan interna-tionale regelingenPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.24; RAL, artt.7 en 14; RAS, artt. 1 k,l,m, lid 2 en 3,artt. 7 en 8

Product: Berichtgevingen, corresponden-tie met instellingenWaardering: V 5 jaar

9. Bijhouden onderwijsgerelateerderegisters

9.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994Een van de kerntaken van de IB-Groepis het beheren van grote onderwijsgerela-teerde bestanden. De IB-Groep is belastmet de inrichting, het beheer en debekendmaking van de registers en methet verstrekken van informatie daaruit.De IB-Groep is houder ex Wet Persoons-registraties (Stb. 1988, 655). Dit houdtin dat de IBG bevoegd is het doel, deinhoud en het gebruik van de registerwaarvan zij houder is, te bepalen. Zijverricht de activiteiten ten dienste waar-van de registratie is ingericht. Zo ver-strekt zij desgevraagd informatie aanuniversiteiten over de inschrijvingsduurvan hen die ingeschreven staan dan welingeschreven wensen te worden en destudievoortgang. Ook kan de IB-Groepop grond van deze gegevens beslissenop verzoeken om toekenning van studie-financiering.Het gaat in deze sectie om de volgendealgemene bestanden:

9.1.1. CRI-HO

Omschrijving en regelgevingCentraal Register Inschrijving HogerOnderwijs (CRI-HO), waarin deinschrijvingen van studenten, auditorenen extraneï aan bekostigde universitei-ten, de Open Universiteit en HBO-instellingen worden geregistreerd, hunstudievoortgang gecontroleerd en hunafstuderen vastgelegd (het gaat dus om:inschrijvings-, verlengings-, beëindi-gings-, examenresultaat-, studievoort-gangs- en bekostigingsgegevens).Het CRI-HO heeft als wettelijke basisartikel 7.52 WHW. In het ReglementCRI-HO (vastgesteld op 21 juli 1993,


gepubliceerd in Uitleg OenW-regelingen, nr. 1993-18a) stonden nade-re bepalingen. Dit reglement werdgedeeltelijk vervangen door de RegelingCRI-HO 1996 (Stcrt. 1996, 147). Na detotstandkoming van het privacyregle-ment van de IB-Groep kwam ook de restvan het Reglement CRI-HO te verval-len. Dit gebeurde tegelijk met de wijzi-ging van de Regeling CRI-HO 1996(Uitleg OCenW-regelingen, nr.1998-17b). Met deze wijziging werdvoorgeschreven welke gegevens nogmeer in het CRI-HO moesten wordenopgenomen naar aanleiding van de wet-geving inzake het Hoger onderwijs- enonderzoeksplan 1996 (HOOP) (Stb.1998, 216). Verder werd in de gewijzig-de versie van de regeling bepaald dat dein het CRI-HO opgenomen gegevenspas na vijftig jaar – in geval van overlij-den binnen twee jaar – mogen wordenverwijderd (art. 6a).

Registratie van gegevensVan 1981 tot 1993 stonden in het toenfunctionerende register alleen gegevensvermeld omtrent ieder die aan eenNederlandse universiteit was ingeschre-ven als student. De universiteit steldehet register in kennis van de beslissin-gen die zij hadden genomen over deinschrijving van een student. Deze gege-vens dienden na vijftig jaar of twee jaarna overlijden te worden vernietigd (Uit-voeringsbesluit WWO, Stb. 1986, 472).De zorg voor het register berustte bij deMinister van Onderwijs. Met de invoe-ring van de WHW in 1993 werdeneveneens de inschrijvingen van HBO-studenten in dit register bijgehouden. Denaam veranderde in Centraal RegisterInschrijving Hoger Onderwijs (CRI-HO). De zorg werd overgedragen aan deIB-Groep.Vroeger meldden de studenten aanbekostigde universiteiten en de OpenUniversiteit zich aan door eerst eeningevuld formulier, een fotokopie uit hetpaspoort of rijbewijs, uittreksel uit hetbevolkingsregister of fotokopie van degeboorteakte naar het IB-Groep te zen-den en later een gewaarmerkt afschriftvan een cijferlijst of een ander bewijs-stuk. Opneming in het CRI-HO gebeur-de later middels verwerking van de doorde onderwijsinstellingen (digitaal) ver-strekte gegevens. De IB-Groep schrijftvoor op welke wijze en op welke tijd-stippen de gegevens dienen te wordenaangeleverd. In geval van uitwisselingvia internet moet de instelling middelseen contract worden geautoriseerd.Het CRI-HO heeft een lijdelijk karakter,hetgeen wil zeggen dat de IB-Groep inbeginsel alle beslissingen van de instel-lingsbesturen betreffende de inschrij-vingsgegevens en de gegevens voor debekostiging die in het CRI-HO moetenworden opgenomen, en wel zonder nade-re controle. Wel zijn er zogenoemdesignaallijsten, waarmee de instellingsbe-

sturen op de hoogte worden gebrachtvan gegevens die administratief onjuistzijn of die strijd met de wet opleveren;zo kunnen nog verbeteringen wordendoorgevoerd.Elk jaar moet de IB-Groep de CRI-HO-gegevens (de niet-definitieve en, nabestandsvergelijking door de onderwijs-instellingen, de gefixeerde versie) aande Minister van OCW toezenden.Een aparte categorie gegevens in hetCRI-HO vormen de zogenoemde ‘plan-ningsgegevens’. Dit zijn GBA-gegevensdie bij de gemeenten worden opge-vraagd. Het betreft informatie overnationaliteit, geboorteland (ook vanouders) en regionale herkomst van stu-dent en extraneus.

Verstrekking van gegevensDe WHW biedt de mogelijkheid omgegevens uit het CRI-HO aan personenof instanties te verstrekken. Daarbij zijnde volgende vormen van gegevensver-strekking te onderscheiden:

reguliere gegevensverstrekking;dit zijn standaardgegevensleveringen(doorgaans op vaste tijdstippen) aaninterne IB-Groep-systemen (bijv. WSF,i.v.m. inschrijvingscontrole en studie-voortgangscontrole), aan de CentraleFinanciële Instellingen (Cfi, i.v.m. plan-ning en bekostiging), aan LNV (i.v.m.planning en bekostiging) en aan hetCBS (voor statistische doeleinden);

incidentele gegevensverstrekking;dit moet schriftelijk worden aange-vraagd en er kunnen kosten voor inrekening worden gebracht (in dat gevalwordt vooraf een offerte verstrekt);

gegevensverstrekking aan de geregis-treerde;hiervoor is een schriftelijk verzoek ver-eist; overigens is het anno 2003 ookmogelijk om inzage in de gegevens tekrijgen via het internet (Mijn IB-Groep).

9.1.2. CROHOIn het Centraal Register OpleidingenHoger Onderwijs (CROHO) staan degegevens over alle opleidingen aanbekostigde universiteiten, de Open Uni-versiteit, aangewezen universiteiten enhogescholen. Het is daarmee een syste-matisch geordende verzameling gege-vens met betrekking tot de opleidingendie door de instellingen voor hogeronderwijs worden verzorgd. De inschrij-ving van deze gegevens is van belangvoor de bekostiging van opleidingen aanbekostigde instellingen, voor de bepa-ling van het recht op studiefinancieringen voor het voeren van een titel.Artikel 6.13 tot en met 6.15 van deWHW gaan over het CROHO. Daarinstaat onder meer welke gegevens in hetregister moeten worden opgenomen.Ook de procedure (inschrijving, weige-ring, uitschrijving) wordt vermeld. Inhet Uitvoeringsbesluit WHW (Stb.1993, 487), dat anno 2003 nog steedsvan kracht is, staat aangegeven uit wel-

–

–

–

ke onderdelen en subonderdelen hetCROHO moet bestaan. De invoeringvan de bachelor/master-structuur in2002 (Stb. 2002, 303) zorgde voor eenflinke uitbreiding van het aantalCROHO-registraties. Daarnaast staan erin het uitvoeringsbesluit bepalingenbetreffende de gegevensverstrekking.De IB-Groep is aangewezen als instantiedie is belast met de aanleg, het beheeren de bekendmaking van het register enmet het verstrekken van informatie uithet register. Dit laatste houdt ook publi-catie van het register in, in boekvorm ofop diskette. De gepubliceerde gegevensworden in elk geval verzonden aan hetMinisterie van OCW, onderwijsinstellin-gen, het Ministerie van LNV, de Cfi eneen aantal koepelorganisaties. Vanafeind 2003 is CROHO alleen on-line teraadplegen.

9.1.3. BRONEen recente nieuwe wettelijke taak voorde IB-Groep betreft de basisregistratieen het beheer van het onderwijsnummer.Iedereen die in Nederland door de over-heid bekostigd of aangewezen onderwijsvolgt, krijgt een uniek nummer. Hieraanworden allerlei onderwijsgegevensgekoppeld. Formeel heet dit nummer het‘persoonsgebonden nummer’; hiervoorwordt het al bestaande sofinummergebruikt, dat door de onderwijsinstellingwordt aangeleverd. (Het sofinummerzal, zo schrijft de Leerplichtwet 1969 nawijziging voor in artikel 1c, door derijksbelastingdienst aan de jongere wor-den verstrekt binnen dertien weken nade datum waarop de jongere de leeftijdvan drie jaar en zes maanden heeftbereikt.) Degenen die geen sofinummerhebben, krijgen van de IB-Groep eenalternatief nummer, het zogenoemde‘onderwijsnummer’. Deze laatste term isin het spraakgebruik ook gangbaargeworden om het persoonsgebondennummer aan te duiden (de invoerings-wet redeneert overigens precies anders-om).Al in 1993 werd een begin gemaakt metde ontwikkeling van dit concept. Uitein-delijk mondde dit initiatief in 2001 uit inde Wet Onderwijsnummer (Stb. 2001,681), die in vrijwel gelijkluidende passa-ges onder meer de volgende onderwijs-wetten wijzigde: Wet op het primaironderwijs (WPO), Wet op het voortge-zet onderwijs (WVO), Wet educatie enberoepsonderwijs (WEB), Wet op hethoger onderwijs en wetenschappelijkonderzoek (WHW), alsook WSF-2000en LCW.Deze wet heeft tot gevolg dat alle leer-lingen, scholieren en studenten eennummer krijgen dat wordt gebruiktgedurende het hele onderwijstraject vanprimair onderwijs tot en met weten-schappelijk onderwijs. De gegevenskomen terecht in het BasisregisterOnderwijsnummer (BRON) of – for-meel – het Basisregister Onderwijs.


Voor de invoering van dit register werdartikel 9a toegevoegd aan de Wet ver-zelfstandiging Informatiseringsbank.Het register zal gefaseerd alle inschrij-vingsgegevens en examenresultatengaan bevatten van alle onderwijsontvan-genden in Nederland.De invoering van het nieuwe systeemmoet onder meer de gegevensuitwisse-ling tussen onderwijsinstellingen enoverheid verbeteren, de automatiseringen uniformiteit bij die instellingenbevorderen en de controle op de recht-matigheid van de bekostiging van scho-len vereenvoudigen. Hiertoe krijgt deMinister van OCW toegang tot de gege-vens. Deze gegevens zijn echter niet totde persoon te herleiden. Ook bepaaldederden mogen gegevens uit het basisre-gister gebruiken, maar dan in niet totpersonen herleidbare vorm. Het gaat ombijvoorbeeld de Cfi (beleid en bekosti-ging onderwijs), de SVB (uitvoeringKinderbijslag), gemeenten (controle opleerplicht, voortijdige schoolverlating,inburgering) en de onderwijsinspecties(toezicht op scholen). Het CBS (sociaal-economische statistiek) ontvangt wel totpersoon herleidbare gegevens.Leerlingen dan wel ouders van leerlin-gen kunnen de IB-Groep verzoeken ominzage in hun persoonsgegevens die inhet BRON staan geregistreerd. Deonderwijsinstelling ontvangt voor deeigen leerlingen/studenten een kopievan het Basisregister Onderwijs.Intern, binnen de IB-Groep, staat hetbeheer van het register organisatorischen qua architectuur van de informatiesys-temen los van de uitvoering van anderetaken, bijvoorbeeld op het gebied van destudiefinanciering. Het register kan der-halve gegevens leveren aan onder meerhet WSF-systeem.De invoering van het onderwijsnummerwordt gefaseerd uitgevoerd. In 2003 lagde primeur bij het voortgezet onderwijs,

in 2004 volgt het beroeps- en volwasse-nenonderwijs, terwijl het primair onder-wijs voor 2005/2006 op de rol staat. Inhet kader van de invoering van hetonderwijsnummer in het voortgezetonderwijs is in 2003 eerst proefge-draaid. Het betreft immers een geheelnieuwe wijze van gegevensuitwisseling.Het schaduwdraaien werd geregeld bijde Tijdelijke regeling gegevensleveringin verband met schaduwdraaien onder-wijsnummer voortgezet onderwijs (VO)(Uitleg OCenW-regelingen (GeleKatern), nr. 2002-11) en voor de verlen-ging daarvan de Tijdelijke regelinggegevenslevering in verband met scha-duwdraaien onderwijsnummer voortge-zet onderwijs (VO) 2003 (UitlegOCenW-regelingen (Gele Katern), nr.2002-31). Hiervoor hoefden nog nietalle gegevens te worden aangeleverd(zoals examengegevens en gegevensuitgeschreven leerlingen); alleen devoor de bekostiging benodigde gege-vens moesten worden aangeleverd. Delaatstgenoemde regeling gold tot 1 sep-tember 2003.Artikel 9b, lid 2, van de Wet verzelf-standiging Informatiseringsbankbepaalt, ten slotte, dat de persoonsgege-vens van de leerlingen, deelnemers,studenten en extraneï die niet langer zijningeschreven aan een school of instel-ling, in het basisregister tot vijf jaar nabeëindiging van de laatste inschrijvingmoeten worden bewaard in een vormdie het mogelijk maakt de betrokkene teidentificeren (artikel 10 Wbp is hierbijniet van toepassing).

9.1.4. CIOPHet Centraal IdentificatiesysteemOnderwijsgerelateerde Personen (CIOP)is het overkoepelende systeem waarinalle persoons- en adresgegevens zijnopgeslagen van elke persoon die eenrelatie heeft met de IB-Groep. Op het

CIOP zijn verschillende systemen aange-sloten (RASP (CBAP), CRI-HO, LCS,TSV, DWT, ILS, FLITS, WSF, BRONen de BAK), die zowel gegevens aan hetCIOP leveren als gegevens daarvan ont-vangen. Afgezien van de functie vanunieke identificatie van klanten enonderwijsontvangenden vervult hetCIOP ook de rol van gegevensdistribu-tiesysteem en intermediair naar de GBA.Het CIOP werkt als volgt. Vanuit eentoepassing worden persoons- en ofadresgegevens van een nieuwe klantaangeboden aan CIOP. Daarin wordteerst gecontroleerd of deze persoon alvoorkomt. Zo niet, dan wordt er eenOenW-correspondentienummer toege-kend en teruggemeld aan de toepassing.De aangeboden gegevens worden ver-volgens geverifieerd bij de GBA. Als depersoon door de GBA wordt gevondenworden de gegevens teruggemeld aanCIOP en doorgesluisd aan de toepas-sing. Bij de verificatie (van in het Auto-risatiebesluit GBA gespecificeerdegegevens) wordt in de GBA een afne-mersindicatie geplaatst, hetgeen totgevolg heeft dat de IB-Groep automa-tisch van wijziging van de gegevens opde hoogte wordt gesteld. Overigens magalleen CIOP in contact treden metgemeenten; het uitvoeren van verifica-ties is een specialistische taak.

9.1.5. Andere bestandenDe IB-Groep heeft naast deze algemenebestanden nog tal van andere gegevens-bestanden, bijvoorbeeld WTS, RASP,LCS, ILS. Deze worden echter ter onder-steuning van specifieke taken aangelegden/of zijn niet ontstaan op grond vanwettelijke voorschriften. Overigenswerkt de IB-Groep aan de integratie vande gegevensverzamelingen van dezeondersteunende systemen, en wel in deBasisadministratie Klant (BAK).



Regeling CRI-HO 1996 Stcrt. 1996, 147Wet van 6 december 2001 tot wijziging van enkeleonderwijswetten in verband met de invoering van per-soonsgebonden nummers in het onderwijs

Stb. 2001, 681

Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband metschaduwdraaien onderwijsnummer VO

Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 2002-11

Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband metschaduwdraaien onderwijsnummer (VO) 2003


9.3. Handelingen en waarderingenonderwijsgerelateerde registers

9.3.1. CRI-HO

(130.)Handeling: Het in het CRI-HO registre-ren van gegevens betreffende inschrij-ving, studievoortgang en studiebeëindi-ging van studerenden

Periode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1Product: Brondocumenten, dynamischCRI-HOOpmerking: – Aanlevering gegevens(brondocumenten) zowel op papier alsdigitaal.– Voor wat betreft waardering van degefixeerde versie van het register, zieafzonderlijke handeling betreffende hetaan de Minister van OCW doen toeko-

men van de in het CRI-HO vastgelegdeinschrijvingsgegevens en de overigegegevens voor de bekostiging.Waardering: V 25 jaar(in geval van overlijden van de geregis-treerde: verwijdering individuele gege-vens binnen 2 jaar na overlijden)


(131.)Handeling: Het regulier periodiek ver-strekken van gegevens uit het CRI-HOaan derden met een publieke taakPeriode: 1994Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2Opmerking: Bijv. aan de interne syste-men van de IB-Groep en aan de Cfi, deMinister van LNV, de instellingen vanhoger onderwijs, het CBS.Waardering: V 2 jaar

(132.)Handeling: Het op incidentele basis ver-strekken van gegevens uit het CRI-HOaan derdenPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2Opmerking: Een schriftelijk verzoekhiertoe is noodzakelijk. In geval vankostenberekening wordt een offerte ver-strekt.Waardering: V 2 jaar

(133.)Handeling: Het verstrekken van gege-vens uit het CRI-HO aan geregistreerdepersonenPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 2Opmerking: – Een schriftelijk verzoekhiertoe is noodzakelijk.– ICT-ontwikkelingen maken het anno2003 mogelijk om de gegevens door degeregistreerde zelf te laten inzien viaICT-applicaties.Waardering: V 2 jaar

(134.)Handeling: Het aan de Minister vanOCW doen toekomen van de in het CRI-HO vastgelegde inschrijvingsgegevensen de overige gegevens voor de bekosti-gingPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art. 7.52, lid 1c;Regeling CRI-HO 1996, artt. 3–5Opmerking: De procedure gaat als volgt:– aanlevering gegevens door de onder-wijsinstellingen (zie eerdere handeling);– doorzending CRI-HO-gegevens aanminister;– bestandsvergelijking: onderwijsinstel-lingen vergelijken vastgelegde CRI-HO-gegevens met eigen gegevens en gevencorrecties door;– IB-Groep fixeert gegevens en levertdie aan de minister (ter kennisnemingook aan de instellingsbesturen).Waardering: V 50 jaar

(135.)Handeling: Het ten behoeve van CRI-HO-registratie bij gemeenten opvragenvan planningsgegevensPeriode: 1994–Grondslag: Regeling CRI-HO 1996, art.2 en bijlageOpmerking: Het betreft informatie overnationaliteit, geboorteland (ook vanouders) en regionale herkomst van stu-dent en extraneus.


9.3.2. CROHO

(136.)Handeling: Het registreren van oplei-dingsgegevens in het CROHOPeriode: 1994–Grondslag: WHW, art 6.14, lid 3 en 5Product: Dynamisch CROHOOpmerking: Het gaat hier om de brondo-cumenten, die ten grondslag liggen aande registratie van de gegevens. HetCROHO zelf wordt continu gepubli-ceerd (zie afzonderlijke handeling).Waardering: V 25 jaar

(137.)Handeling: Het publiceren van het Cen-traal register opleidingen hoger onder-wijs (CROHO)Periode: 1994–Grondslag: WHW, art 6.13Product: CROHO-publicatieWaardering: V 25 jaar

(138.)Handeling: Het verstrekken van gege-vens uit het CROHO aan derdenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit van 22 september1993 houdende uitvoering van de WHW(Uitvoeringsbesluit WHW), art. 3.5;WHW, art. 6.13Opmerking: Op verzoek kunnen gege-vens uit het register worden verstrekt.Binnen een maand maakt de IB-Groepaan de aanvrager bekend of aan het ver-zoek kan worden voldaan, binnen welketermijn en tegen welke kosten. Anno2004 hoeft daarover geen beslissingmeer genomen te worden. Via Internetkan CROHO geraadpleegd worden.Waardering: V 2 jaar

9.3.3. BRON

Beheer

(139.)Handeling: Het aan een leerling toeken-nen van een onderwijsnummerPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 40a, lid 4;– WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;– WEB, art. 8.1.1a, lid 4;– WHW, art. 7.38, lid 4Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XVProduct: BeschikkingenOpmerking: – Dit gebeurt wanneer ergeen sofi-nummer van de leerlingbekend is.– Het nummer wordt via de onderwijsin-stelling aan de leerling toegekend.Waardering: V 5 jaar na beëindiginglaatste inschrijving

(140.)Handeling: Het aan onderwijsinstellin-gen doorgeven van het sociaal-fiscaalnummer van leerlingen van wie datnummer als onbekend was opgegevenPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 40a, lid 4;– WVO, art. 27b, lid 4, en art. 162a, lid 4;– WEB, art. 8.1.1a, lid 4;–WHW, art. 7.38, lid 4Wet Onderwijsnummer, art. XIII–XVWaardering: V 2 jaar

(141.)Handeling: Het registreren van gege-vens in het Basisregister OnderwijsPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 40a, lid 6, en art 178b, lid 1;– WVO, art. 27b, lid 6, en art. 103c, lid1, alsook art. 162a, lid 6, en art. 279b,lid 1;– WEB, art. 2.3.6b, lid 1, alsook art.2.5.5b, lid 1, en art. 2.5.5c, lid 1– WHW, art. 7.38, lid 6, en art. 7.52, lid 1Product: Dynamisch BRONOpmerking: De eerste jaren is proefge-draaid, waarbij niet alle gegevens in hetregister hoefden te worden opgenomen.Hieronder valt onder meer:– het verwerken van door scholen aange-leverde sofi-nummers als persoonsge-bonden nummers;– het verwerken van meldingen van ver-vanging van het onderwijsnummer doorhet sofi-nummer in de schooladministra-tie;– het corrigeren van gegevens naar aan-leiding van door de minister of dooronderwijsinstellingen doorgegeven wij-zigingen.Het betreft derhalve de verwerking vande brongegevens.Waardering: V 5 jaar na beëindiginglaatste inschrijving

Gegevensverstrekking

(142.)Handeling: Het aan onderwijsinstellin-gen doen toekomen van een kopie vanhet Basisregister Onderwijs betreffendede eigen leerlingen of studentenPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 178b, lid 1;– WVO, art. 103c, lid 1, en art. 279b, lid1;– WEB, art. 2.3.6b, lid 1, en art. 2.5.5b,lid 1;– WHW, art. 7.52a, lid 1;– Wet verzelfstandiging Informatise-ringsbank, art. 9dProduct: Publicatie Basisregister Onder-wijs


Opmerking: Wijzigingen in het basisre-gister mogen uitsluitend met toestem-ming van de onderwijsinstelling wordendoorgevoerd.Waardering: V 2 jaar

(143.)Handeling: Het periodiek verstrekkenvan gegevens uit het BasisregisterOnderwijs aan derden met een publiek-rechtelijke taakPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 178c;– WVO, art. 103d en art. 279c;– WEB, art. 2.3.6c en art. 2.5.5c;– WHW, art. 7.52b, lid 1;– Wet verzelfstandiging Informatise-ringsbank, art. 9eOpmerking: – Als derden zijn ondermeer aan te merken:de Minister vanOCW, de onderwijsinspecties (ook voorhet landbouwonderwijs), de Cfi, deSVB, het CBS en gemeenten.– De gegevenslevering geschiedt geano-nimiseerd.Waardering: V 2 jaar

(144.)Handeling: Het verlenen van inzage inhet Basisregister Onderwijs aan deMinister van OCWPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 178d;– WVO, art. 103e, lid 1, en art. 279d, lid1;– WEB, art. 2.5.5d, lid 1;– WHW, art. 7.52c, lid 1Waardering: V 2 jaar

(145.)Handeling: Het verstrekken van gege-vens uit het Basisregister Onderwijs aan(wettelijke vertegenwoordigers van)geregistreerdenPeriode: 2002–Grondslag: Wet verzelfstandigingInformatiseringsbank, als gewijzigd bijde Wet Onderwijsnummer, art. 9dWaardering: V 2 jaar

Incidenten

(146.)Handeling: Het aan de minister meldenvan incidenten met betrekking tot hetBasisregister OnderwijsPeriode: 2002–Grondslag: Onder meer de volgendewetten, als gewijzigd bij de Wet Onder-wijsnummer:– WPO, art. 178b, lid 3;– WVO, art. 130c, lid 3;– WEB, art. 2.5.5b, lid 3– WHW, art. 7.52a, lid 3

Opmerking: Inclusief verdere afhande-ling, zoals levering van gegevens aan deonderwijsinspectie.Waardering: V 5 jaar

9.3.4. CIOP

(147.)Handeling: Het beheren van het CIOPPeriode: 1994–Bron: o.a. intranet IB-Groep (juli 2003)Product: Dynamisch CIOPOpmerking: Deze handeling omvat ver-schillende activiteiten, waaronder:– toekenning van OenW-correspondentienummers;– verificatie van nieuw opgevoerdegegevens bij de GBA.Het gaat hierbij om het beheer van debrondocumenten en de invoering van degegevens in het systeem.Waardering: V 5 jaar na het beëindigenvan de actieve relatie

9.4. Bijhouden bestanden voor derdenHet Besluit verzelfstandiging Informati-seringsbank machtigt de IB-Groep omook voor derden werkzaamheden uit tevoeren, mits aan bepaalde voorwaardenwordt voldaan.Een van de activiteiten die de IB-Groepin het kader van ‘werk voor derden’heeft ondernomen, is het ontwikkelen enbijhouden van zogenoemde ‘alumnibe-standen’. Het gaat om aan derden ver-kochte producten en niet om productendie voortvloeien uit wettelijk uit te voe-ren taken. De neerslag van de hierondergenoemde handelingen hoeft niet ‘vooreeuwig’ te worden bewaard.

(148.)Handeling: Het ontwikkelen van alum-ni- en auditorenadministratiesPeriode: 1995–2004Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep(1995, 1997)Waardering: V 5 jaar

(149.)Handeling: Het bijhouden van alumni-en auditorenadministratiesPeriode: 1995–2004Bron: O.a. jaarverslagen IB-Groep(1995, 1997)Product: Alumnibestand, auditorenbe-stand, onderliggende correspondentieWaardering: V 2 jaar

10. Diplomawaardering/erkenning

10.1. HoofdlijnIn dit hoofdstuk komen verschillendeonderwerpen aan de orde die alle zijn teverbinden aan het onderwerp ‘diploma-waardering/erkenning’. Het gaat om devolgende thema’s:

waardering binnen- en buitenlandseopleidingen en diploma’s;

legalisering Nederlandse getuigschrif-ten;

–

–

afgifte van Statusverklaringen;afgifte van Verklaringen afgelegd

examen;erkenning Nederlandse titulatuur op

grond van een buitenlands getuigschrift/diploma behaald in het hoger onderwijs;

verlening van onderwijsbevoegdheidop grond van buitenlandse diploma’s.

Een aantal van deze taken werd al in hetProtocol van 1994 vastgelegd. Afgezienvan de drie laatste onderwerpen betrefthet niet-wettelijke taken.

10.2. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994

10.2.1. Waardering binnen- en buiten-landse opleidingen en diploma’s

10.2.1.1. WaarderingDe IB-Groep waardeert verschillendesoorten diploma’s of opleidingen:

buitenlandse diploma’s of opleidingen;Nederlandse c.q. buitenlandse diplo-

ma’s in het kader van de zij-instroom;oude Nederlandse diploma’s of oplei-

dingen.

Waardering van buitenlandse diploma’sof opleidingenTot 1994 bestond er geen overkoepelen-de structuur voor dienstverlening op hetgebied van de Internationale DiplomaWaardering (IDW). NUFFIC, de Neder-landse organisatie voor internationalesamenwerking in het hoger onderwijs,verleende diensten aan het hoger onder-wijs. De IB-Groep verleende dienstenaan het voortgezet onderwijs. Er wasechter geen sprake van afstemming enbovendien was niet het gehele onder-wijsveld met IDW-voorzieningenbestreken. In 1994 ontstond er een struc-tuur die in deze situatie veranderingmoest brengen en die helder en toegan-kelijk voor alle vragers van IDW-diensten zou zijn. In deze nieuwestructuur vervulden de volgende institu-ten een rol:

de Adviesbureaus voor opleidingen enberoep (AOB’s) vormden het (eerste-lijns)loket op regionaal niveau voorIDW-cliënten uit het voortgezet onder-wijs, de beroeps- en volwasseneneduca-tie, het hoger onderwijs en voor door deArbeidsvoorzieningsorganisatie door-verwezen werkzoekenden;

NUFFIC, COLO (overkoepelendorgaan voor de sectorale landelijke orga-nen beroepsonderwijs) en de IB-Groepvervullen de rol van expertisecentra oplandelijk niveau die in voorkomendegevallen de AOB’s van de nodige ken-nis en informatie voorzien zodat deze dediplomavergelijkingen kunnen uitvoeren.

In januari 2003 werden de AOB’s ver-vangen door de lokettenstructuur CWI(Centrum voor werk en inkomen). IB-Groep, COLO en NUFFIC vormensamen met de CWI’s de huidige IDW-

– –

–

–

a. b.

c.

–

–


structuur. Daarnaast werd het Informa-tiecentrum Diplomawaardering (IcDW)in het leven geroepen. Het IcDW heeftmet de 150 CWI’s de afspraak gemaaktdat zij de buitenlandse diploma’s vanwerkzoekenden aannemen en doorslui-zen naar IcDW. Het IcDW verwijzendoor naar COLO, NUFFIC of IB-Groep,zij maken de feitelijke diplomawaarde-ringen en koppelen deze terug naarIcDW en CWI.De IDW-structuur is voornamelijkgericht op inburgering, toetreding tot dearbeidsmarkt, (vervolg)onderwijs enscholing van nieuwkomers. In principeworden de aanvragen via het IcDW naarde IB-Groep doorverwezen. Maar ookzonder tussenkomst van CWI weet mende weg naar IB-Groep te vinden:

werkgevers die graag willen wetenwat het opleidingsniveau van de werk-nemer is; de IB-Groep werkt vooropdrachtgevers als INNOVAM, oplei-dings- en examencentrum voor demobiliteitsbranche, KLM, de steenwol-fabrikant Rockwool en de Nederlandsepolitie-academie;

onderwijsinstellingen; deze hebben inprincipe voldoende kennis om een bui-tenlands diploma of getuigschrift opwaarde te kunnen schatten, maar bij twij-fel kunnen ze terecht bij IB-Groep,COLO of NUFFIC;

individuele klanten; ook de individue-le diplomabezitter die niet tot de catego-rie nieuwkomers behoort en die wilweten wat in Nederland de waarde isvan zijn buitenlands diploma of getuig-schrift, kan bij de IDW-structuur terecht.

Waardering ten behoeve van zij-instroomEen aparte categorie beoordelingen vandiploma’s en opleidingen zijn die welkezijn verricht in het kader van de zoge-noemde ‘zij-instroom’. Het Ministerievan OCenW wil mensen motiveren omhet onderwijs in te gaan. Zij-instroom iseen middel om meer mensen voor deklas te krijgen. De Interimwet zij-instroom leraren primair en voortgezetonderwijs biedt namelijk personen dieniet de vereiste onderwijsbevoegdheidbezitten, maar wel geschikt wordengeacht voor het beroep van leraar, demogelijkheid om tijdelijk onderwijs tegeven in afwachting van het alsnog ver-krijgen van de onderwijsbevoegdheid.Bij buitenlandse diploma’s wordt naarniveau een vergelijking gemaakt metNederlandse diploma’s. Daarnaastwordt er nagegaan of de buitenlandseopleiding erkend wordt door de desbe-treffende buitenlandse overheid.OCenW heeft drie instanties benaderdom te bemiddelen bij zij-instroom: DeOnderwijs BV, Word Leraar en CareerCenter Onderwijs. Deze instanties vin-den het moeilijk om te beoordelen ofiemand een HO-diploma heeft conformde Interimwet zij-instroom. Bij de IB-Groep vindt deze beoordeling plaats.

–

–

–

De klant ontvangt een verklaring metbegeleidende brief. In deze verklaringwordt aangegeven of het diploma wel ofniet een diploma is zoals bedoeld in deInterimwet zij-instroom. Het gaat dusniet om beslissingen, maar om het ver-strekken van een advies.De beslissingen in het kader van de zij-instroom worden genomen door deonderwijsinstellingen.

Waardering van oude diploma’s ofopleidingenHet onderwijs verandert voortdurend.Veel opleidingen bestaan derhalve nietmeer. Maar een (oud) Nederlands diplo-ma of een (oude) Nederlandse oplei-ding, zoals mulo of hbs, is vaak wel tevergelijken met een diploma van hethuidige onderwijs. De desbetreffendediploma of (niet afgemaakte) opleidingwordt vergeleken met een van de huidi-ge onderwijsniveaus.De klant wordt door middel van eenbeslissingsbrief op de hoogte gebrachtof waardering heeft plaatsgevonden.Heeft de waardering plaats kunnen vin-den, dan wordt de uitkomst van dewaardering in een brief aan de klantbekendgemaakt, de‘Diplomawaardering.’ Bij een niet-afgemaakte opleiding kan men een‘Opleidingswaardering’ontvangen.Wanneer de klant geen gewaarmerktekopie van het diploma of onvoldoendebewijsstukken meestuurt, kan de klanteen ‘Waardering van genoten onder-wijs’ ontvangen.

10.2.1.2. Legalisatie van NederlandsegetuigschriftenPersonen die naar het buitenland gaanom daar te studeren of te werken, moe-ten dikwijls een wettelijk erkend diplo-ma en eventueel bijbehorend cijferlijstoverleggen. Om een diploma in het bui-tenland rechtsgeldig te maken, moet hetgelegaliseerd zijn. De IB-Groep geeft derechtsgeldigheid aan door middel vaneen stempel met een zegel van het Minis-terie van OCW op het originele diplo-ma. Deze stempel en zegel zijn hetwettelijk bewijs dat het Nederlandsediploma is erkend door het Ministerievan OCW.Na de legalisatie door de IB-Groep,moet de klant met de documenten naarhet Ministerie van Buitenlandse Zakenin Den Haag om de legalisatie te comple-teren. Ten slotte dient de legalisatie teworden voltooid door het ConsulaatGeneraal van het land waar men naartoe gaat.Gaat men naar een zogenaamd ‘apostille-land’, dan kan men zich bij de arrondis-sementsrechtbank vervoegen. Dezelegaliseert het document middels eenapostillestempel.Tot mei 2003 kon men diploma’s encijferlijsten bij de IB-Groep laten verta-len. De IB-Groep werkte samen met een

tolk/vertaalbureau. Nu moet de klantzelf contact opnemen met een beëdigdvertaler.

10.2.1.3. Afgifte van StatusverklaringenOm in het buitenland duidelijk te makenwat het niveau is van een opleiding, iseen statusverklaring nodig. Deze kanmen bij de IB-Groep verkrijgen. Er zijnbij de IB-Groep standaardverklaringenverkrijgbaar voor verschillende onder-wijssoorten, in verschillende talen. Destatusverklaring is op naam gesteld.Tevens worden de behaalde diploma’sen examenvakken daarop vermeld.Bovendien staat in deze verklaring eenindicatie van het niveau waarmee hetdiploma vergelijkbaar is in het landwaar de klant naartoe gaat. Dit geeft deinformatie die nodig is voor een juistewaardering van het diploma. Voor hetafgeven van statusverklaringen werkt deIB-Groep samen met NUFFIC en COLO.

10.2.1.4. Afgifte van Verklaringen afge-legd examenPersonen die hun diploma, certificaat ofcijferlijst zijn kwijtgeraakt, kunnen bijde IB-Groep een document aanvragendat het origineel vervangt. Dit documentwordt Verklaring afgelegd examengenoemd. Het document wordt afgege-ven namens de Minister van OCW. Ookwanneer er sprake is van een naam- ofgeslachtverandering kan men een Ver-klaring afgelegd examen aanvragen.De IB-Groep kan alleen een Verklaringafgelegd examen afgeven voor examen-soorten en jaargangen die bij haar en hetMinisterie van OCW zijn geregistreerd.Wanneer men een Verklaring afgelegdexamen nodig heeft voor het buitenland,dan moet men dit document eerst latenlegaliseren. In het Eindexamenbesluitvwo-havo-mavo-vbo 2000 wordt in arti-kel 54, lid 2, deze handeling voor watdeze schoolsoorten betreft, wettelijkvastgelegd:

duplicaten van afgegeven diploma’s,certificaten, vrijstellingsbewijzen encijferlijsten worden niet verstrekt;

een schriftelijke verklaring dat eenhierboven bedoeld document is afgege-ven, welke verklaring dezelfde waardeheeft als dat document zelf, kan uitslui-tend door de IB-Groep worden verstrekt.

10.2.1.5. Toekomstige ontwikkelingen1 maart 2004 heeft er een reorganisatieplaatsgevonden binnen het organisatie-onderdeel dat zich met diplomawaarde-ring/erkenning bezighoudt. Het gevolgdaarvan is dat er in de nabije toekomsteen aantal taken op het gebied vandiplomawaardering/erkenning wordenafgestoten cq aangetrokken. Zo is hetvoornemen om in 2004 een aantal takendie voorheen door de IB-Groep werdenuitgevoerd, te beleggen bij het NUFFIC.De waardering van buitenlandse diplo-ma’s en opleidingen zal door NUFFIC

–

–


worden uitgevoerd. Dit zal het eindebetekenen van de deelname door de IB-Groep aan de IDW-structuur.Momenteel wordt gewerkt aan het gene-reren van nieuwe taken. In dat kaderbezien wordt gesproken met:

het Ministerie van OCW en het Minis-terie van Volksgezondheid, Welzijn enSport over de totstandkoming van eenDiplomabank en een DiplomaregisterNederland;

het Ministerie van OCW, het Ministe-rie van Landbouw, Natuurbeheer enVisserij , het Ministerie van Justitie, hetMinisterie van Buitenlandse Zaken ende Immigratie en Naturalisatie Dienst(IND) over de mogelijke opdracht (vanhet Ministerie van Justitie) om een kwa-liteitskeurmerk te gaan verlenen aannon-degree-onderwijsinstellingen (eentaak die vergelijkbaar is met die van hetnationale Accreditatie Orgaan).

10.2.2. Erkenning Nederlandse titula-tuur op grond van een buitenlandsgetuigschrift/diploma behaald in hethoger onderwijsPersonen die in het buitenland eendiploma van hoger onderwijs hebbenbehaald en die een erkende Nederlandsetitel willen voeren, kunnen deze titel bijde IB-Groep aanvragen. Aan de handvan de gevolgde buitenlandse opleidingwordt vastgesteld welke Nederlandseopleiding hiermee vergelijkbaar is enwelke titel daarmee samenhangt. Devolgende zes titels kunnen worden toe-gekend: ingenieur (ing.), baccalaureus(bc.), ingenieur (ir.), meester (mr.), doc-torandus (drs.) en doctor (dr.).De afdeling Diplomawaardering voertde procedures uit zoals vastgesteld in deWHW (artt. 7.20 en 7.23, lid 3) en dedaarop gebaseerde beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tot het voeren vanNederlandse titulatuur op grond van eenbuitenlandse opleiding’.

10.2.3. OnderwijsbevoegdheidBij het onderwerp ‘onderwijsbevoegd-heid’ is onderscheid te maken tussen:

het verlenen van onderwijsbevoegd-heid aan personen uit het buitenland diein Nederland willen lesgeven;

1.

2.

–

het verstrekken van verklaringen vanonderwijsbevoegdheid aan personen uitNederland die in het buitenland willenlesgeven.

10.2.3.1. Buitenland – NederlandPersonen die in het buitenland eendiploma hebben behaald en die in Neder-land willen lesgeven, kunnen bij de IB-Groep een Nederlandse onderwijsbe-voegdheid aanvragen. De bevoegdheidkan worden verleend voor de verschil-lende sectoren van het Nederlandseonderwijsstelsel, zoals: primair onder-wijs, speciaal onderwijs, onderwijs inallochtone levende talen (OALT), voort-gezet onderwijs, beroepsonderwijs envolwasseneneducatie, hoger onderwijs.Voor het toekennen van de onderwijsbe-voegdheid aan personen die in Neder-land willen lesgeven met een in hetbuitenland behaald diploma, wordt ver-der ook onderscheid gemaakt tussenpersonen uit de EU en personen afkom-stig uit niet-EU-landen.Onderdanen van EU-lidstaten die in hetbezit zijn van een diploma waaraan inde lidstaat van herkomst een onderwijs-bevoegdheid is verbonden, kunnenonder voorwaarden een onderwijsbe-voegdheid in Nederland krijgen. Hier-voor moet een EU-verklaring wordenaangevraagd. Een EU-verklaring is eendocument waaruit blijkt tot welk beroepin Nederland de betrokkene kan wordentoegelaten. Wanneer de bevoegde autori-teit op grond van de onderhavige rege-ling een EU-verklaring voor een beroepals onderwijsgevende afgeeft, kan deaanvrager vervolgens solliciteren bij hetbevoegd gezag van een school of instel-ling. Dat bevoegd gezag zal debekwaamheid van betrokkene beoorde-len; de EU-verklaring doet daaromtrentgeen uitspraak.De regelgeving hieromtrent is vastge-legd in de Regeling onderwijsbevoegd-heid Lid-staten 1994 en 1997. Dezeregeling is gebaseerd op artikel 11 vande Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s (Stb. 1994, 29en Stb. 1994, 30), die zelf weer eenomzetting in Nederlands recht vormtvan Richtlijn 89/48/EEG betreffendeeen algemeen stelsel van erkenning van

– hoger onderwijsdiploma’s waarmeeberoepsopleidingen van ten minste driejaar worden afgesloten (PbEG 1989, L19). Op grond van de EER Uitvoerings-wet ( Stb. 1993, 609) worden voor watbetreft de toepassing van deze regelingonder lidstaat ook begrepen: Noorwe-gen, Liechtenstein en IJsland. Sinds1 juni 2002 is een verdrag in werkinggetreden met betrekking tot vrije mobili-teit vrije mobiliteit tussen de EuropeseUnie en Zwitserland. Dit betekent datmet ingang van deze datum in Zwitser-land behaalde diploma’s behandeldmoeten worden analoog aan diploma’sbehaald in een EU-lidstaat (Stb. 2001,432)Toekenning van onderwijsbevoegdheidaan personen van buiten de EU is com-plexer, want dit is afhankelijk vanonderwijssoort. Het voert, gezien doelen karakter van het voorliggende docu-ment, te ver om alle voorwaarden enregelingen uit te werken. Hiervoorwordt onder meer verwezen naar de lijstmet belangrijkste weten regelgevingsinds 1994 in de volgende paragraaf.Wel zij gewezen op de afzonderlijkeregelingen uit de jaren ’80 betreffendede erkenning van getuigschriften uitSuriname, de Nederlandse Antillen enAruba.

10.2.3.2. Nederland – buitenlandPersonen die in Nederland een onder-wijsbevoegdheid hebben en die in hetbuitenland les gaan geven, kunnen bij deIB-Groep een verklaring van onderwijs-bevoegdheid aanvragen. In deze verkla-ring staat in welke vakken en aan welkescholen de desbetreffende persoonbevoegd is om les te geven. De verkla-ring kan in de Nederlandse of Engelsetaal worden verstrekt. De verklaring kanhelpen bij de erkenning en het aanvra-gen van een onderwijsbevoegd in hetbuitenland.Indien aan het behaalde diploma ofgetuigschrift een titel is verbonden, danwordt dit in de verklaring opgenomen.Gaat de aanvrager naar een EU-lidstaaten het betreft een opleiding volgens deEuropese Richtlijn dan wordt dit even-eens in de verklaring opgenomen.



Wet op het hoger onderwijs en het wetenschappelijkonderzoek (WHW), in het bijzonder de artikelen 7.20 en7.23, lid 3, 16.10

Stb. 1992, 593

Beleidsregel IB-Groep: ‘Verzoeken tot het voeren vanNederlandse titulatuur op grond van een buitenlandseopleiding’

Uitleg OCen- regelingen(Gele Katern), nr. 2001-15

Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’s,in het bijzonder art.11

Stb. 1994, 29Stb. 1994, 30

Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1994-14



Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten (met dezeregeling verviel de Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994)

Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1997-18B

Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet)speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s


Regeling bevoegdheid basisonderwijs en (voortgezet)speciaal onderwijs voor buitenlandse diploma’s (metdeze regeling verviel de Regeling bevoegdheid 1994)

Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1997-2 en3

Regeling bevoegdheid (speciaal) basisonderwijs en(voortgezet) speciaal onderwijs voor buitenlandsediploma’s (met deze regeling verviel de Regelingbevoegdheid 1997)


Wet op het primair onderwijs (WPO), in het bijzonderart. 3, lid 4 en lid 5 (de Wet op het basisonderwijs ( Stb.1986, 256) is hiermee komen te vervallen)

Stb. 1998, 495

Wet op de expertisecentra (WEC), in het bijzonder art.3, lid 4 en lid 5 (de Interimwet op het speciaal onder-wijs en het voortgezet speciaal onderwijs (Stb. 1984,654) is hiermee komen te vervallen)

Stb. 1998, 496

Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), in het bijzon-der, deel I, art. 33, lid 1d; deel II, art. 126, lid 4 en lid 5;art. 286, lid 5

Stb. 1998, 228, tekstplaat-sing Stb. 1998, 512

Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB), in het bij-zonder artt. 4.2.1 en 4.2.2

Stb. 1995, 501

Regeling erkenning buitenlandse getuigschriften ofdiploma’s gericht op de benoeming van docenten edu-catie en beroepsonderwijs


Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid onderwijs in alloch-tone levende talen (oalt)

Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1998-12c

Voorwaarden tijdelijke bevoegdheid oalt en taalonder-steuning aan allochtone leerlingen (hiermee verviel deregeling van 1998)


Interimwet zij-instroom leraren primair en voortgezetonderwijs in het bijzonder art 4, lid 3

Stb. 2000, 306

Eindexamenbesluit 2000 vwo-havo-mavo-vbo, in hetbijzonder art. 54, lid 2

Stb. 2000, 358


10.4.1. Waardering binnen- en buiten-landse opleidingen en diploma’s

10.4.1.1. Waardering

Waardering buitenlandse diploma’s enopleidingen

(150.)Handeling: Het waarderen van buiten-landse diploma’s of opleidingenPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Protocol-len en prestatiecontracten tussen Minis-terie OCW en IB-Groep; Convenantstructuur Internationale Diplomawaarde-ring (IDW)Product: AdviezenOpmerking: De IB-Groep waardeertbuitenlandse diploma’s of opleidingendie qua niveau overeenkomen met hetNederlands voortgezet onderwijs, zoalsVMBO en leerlingwezen.Waardering: V 10 jaar

(151.)Handeling: Het waarderen van buiten-landse diploma’s of opleidingen voorderdenPeriode: 1998–

Bron: WVI, art. 3, lid 2; Jaarverslag IB-Groep 1998; Interview B. Straatman,9 juli 2003Product: AdviezenOpmerking: De IB-Groep werkt vooropdrachtgevers als INNOVAM, oplei-dings- en examencentrum voor demobiliteitsbranche, KLM, steenwolfa-brikant Rockwool en de Nederlandsepolitie-academie.Waardering: V 10 jaar

Waardering in het kader van de zij-instroom

(152.)Handeling: Het beoordelen vandiploma’s in het kader van zij-instroomPeriode: 2000–Grondslag: Interimwet zij-instroom, art.4, lid 3Product: AdviezenOpmerking: De IB-Groep beoordeelt ofeen voorgelegd diploma/getuigschriftovereenkomt met de vastgestelde crite-ria in de Interimwet zij-instroom. De IB-Groep neemt daarover geen beslissin-gen, maar verstrekt informatie in devorm van een verklaring met een bege-leidende brief. Verklaring en brief heb-ben de status van een advies. Debeslissingen worden genomen door deonderwijsinstellingen.


Waardering oude Nederlandsediploma’s en opleidingen

(153.)Handeling: Het waarderen van oudeNederlandse opleidingen en diploma’sPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocol-len en prestatiecontracten tussen Minis-terie OCW en IB-Groep vanaf 1994;Foto IB-Groep 2001Product: AdviezenWaardering: V 10 jaar

10.4.1.2. Legalisatie van Nederlandsegetuigschriften

(154.)Handeling: Het legaliseren van Neder-landse diploma’s en cijferlijstenPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Protocol-len en prestatiecontracten tussen Minis-terie OCW en IB-Groep vanaf 1994;Foto IB-Groep 2001 (een organisatiebe-schrijving in hoofdlijnen van de IB-Groep, medio 2001)Product: LegalisatieWaardering: V 10 jaar


10.4.1.3. Afgifte van Statusverklaringen

(155.)Handeling: Het beoordelen van verzoe-ken om een StatusverklaringPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Conve-nantstructuur IDW; Protocollen enprestatiecontracten tussen Ministerievan OCW en IB-Groep vanaf 1994;Foto IB-Groep 2001Product: StatusverklaringenWaardering: V 10 jaar

10.4.1.4. Afgifte van Verklaringen afge-legd examen

(156.)Handeling: Het beoordelen van verzoe-ken om een Verklaring afgelegd examenPeriode: 1995–Grondslag: WVI, art 3, lid 2; Jaarver-slag IB-Groep 1995; Eindexamenbesluitvwo-havo-mavo-vbo 2000; foto IB-Groep 2001Product: Verklaring afgelegd examenWaardering: V 5 jaar

10.4.2. Erkenning Nederlandse titula-tuur op grond van een buitenlandsgetuigschrift/diploma behaald in hethoger onderwijs

(157.)Handeling: Het beoordelen van verzoe-ken om een Nederlandse titel te mogenvoeren op basis van een buitenlandsdiploma behaald in het hoger onderwijsPeriode: 1994–Grondslag: WHW, artt. 7.20 en 7.23, lid 3Beleidsregel IB-Groep ‘Verzoeken tothet voeren van Nederlandse titulatuur opgrond van een buitenlandse opleiding’Product: BeschikkingenWaardering: V 50 jaar na uitgevendocument

10.4.3. Toekenning van onderwijsbe-voegdheid

(158.)Handeling: Het beoordelen van verzoe-ken om een Nederlandse onderwijsbe-voegdheid op basis van een buitenlandsdiplomaPeriode: 1994–Grondslag: Algemene wet erkenningEG-hogeronderwijsdiploma’s, art. 11;Regeling onderwijsbevoegdheid Lid-staten 1994 en 1997; Regeling bevoegd-heid basisonderwijs en (voortgezet)speciaal onderwijs voor buitenlandsediploma’s 1995 en 1997; Regelingbevoegdheid (speciaal) basisonderwijsen (voortgezet) speciaal onderwijs 2002;WPO, in het bijzonder art. 3, lid 4 en lid5; WEC, in het bijzonder art. 3, lid 4 enlid 5; WVO in het bijzonder deel I, art.33, lid 1d, deel II, art. 126, lid 4 en lid 5,en 286, lid 5; OWVO, in het bijzonderart. 110, lid 2; WEB, in het bijzonderartt. 4.2.1 en 4.22; Regeling erkenning

buitenlandse getuigschriften ofdiploma’s gericht op de benoeming vandocenten educatie en beroepsonderwijs1999; WHW, in het bijzonder art. 16.10;Besluit DI/SC/OBO-152.249 (Surinaam-se aktes); ministeriële regeling Surina-me – DI/SC/OBO/OB-155.268; BesluitDI/SC/OBO-152.780 (Antilliaanseaktes); Ministeriële regeling Nederland-se Antillen of in Aruba DI/SC/OBO-155.269Lijst van bewijzen van bekwaamheidOWVO, nummers 17.2, 17. 3, 17.4,17.5 en 17.6; Voorwaarden tijdelijkebevoegdheid onderwijs in allochtonelevende talen (oalt) 1998; Voorwaardentijdelijke bevoegdheid onderwijs inallochtone levende talen (oalt) en taalon-dersteuning aan allochtone leerlingen2002Product: Beschikkingen (Verklaringenvan onderwijsbevoegdheid; Verklarin-gen van bekwaamheid, Verklaringenvan didactische voorbereiding; EU-verklaringen)Waardering: V 50 jaar na uitgevendocument

(159.)Handeling: Het beoordelen van verzoe-ken onderwijsbevoegdheid ten behoevevan personen met een Nederlandsdiploma die in het buitenland willenlesgevenPeriode: 1994–Grondslag: Diverse regelingen, bijv.Algemene wet erkenning EG-hogeronderwijsdiploma’sProduct: Verklaringen van onderwijsbe-voegdheidWaardering: V 50 jaar na uitgevendocument

11. Organisatie examens

11.1. HoofdlijnIn dit hoofdstuk komen verschillendeonderwerpen aan de orde die alle zijn teverbinden aan het onderwerp ‘organisa-tie van examens’. Het gaat om metname de volgende thema’s:

organisatie van school- en staatsexa-mens;

bewaring en vastlegging van examensen examenresultaten;

verkoop van waardepapieren.

11.2. Belangrijkste ontwikkelingensinds 1994

11.2.1. VoorgeschiedenisIn het kader van de spreiding van deRijksdiensten is begin 1982 het organise-ren van examens als taak van het Minis-terie van OenW overgegaan naarGroningen, waar de taak van het organi-seren van centrale school- en staatsexa-mens in het voortgezet en hogeronderwijs sindsdien, aanvankelijk onderde naam van OE (Organiseren van Exa-mens), is uitgevoerd. De organisatie vanonder meer het staatsexamen Neder-

–

–

–

lands als Tweede taal (NT-2) is er laterbijgekomen. De IB-Groep regelt o.a. deplanning, de locaties, de opgaven enexamenleiding; kortom alles en iedereenop de juiste plek op het juiste moment.Na het examen worden de resultatendoor de IB-Groep verwerkt. Daarnaastworden er diploma’s en certificaten aanscholen en oude examenopgaven aanbelangstellenden verkocht.

11.2.2. Schoolexamens

11.2.2.1. Organisatie van de schoolexa-mensHet eindexamen wordt afgenomen doorde school zelf. De IB-Groep zorgt voorhet faciliteren van het centrale school-examen.Om de verspreiding van de opgavengoed te kunnen laten verlopen, moet deIB-Groep inzicht hebben in het aantalexamenkandidaten. Ieder jaar in septem-ber vraagt de IB-Groep aan de scholenhoeveel examenkandidaten er zijn pervak, per schoolsoort. De IB-Groepbepaalt vervolgens hoeveel opgaven ervan ieder examen moeten komen enmaakt een planning voor het drukwerken de distributie. De kwantitatieve gege-vens worden uitgewisseld met de druk-ker en het Centraal Instituut voorToetsontwikkeling (CITO). De drukkerkan aan de slag met het vermenigvuldi-gen van de opgaven. Het CITO stuurt opbasis van de gegevens de benodigdhe-den voor de correctie naar de scholen.Daarnaast wijst de IB-Groep gecommit-teerden aan en geeft hun een onkosten-vergoeding voor de verrichte diensten.Als de kandidaten hun werk hebbengedaan, ligt er nog een klus voor degecommitteerden die het werk moetennakijken. Ieder examen wordt door tweemensen nagekeken. Voor de schoolexa-mens is dat de eigen docent (de eerstecorrector) en een corrector van een ande-re school ( de tweede corrector). Detweede corrector wordt door de IB-Groep benoemd en ‘beloond’. De IB-Groep zorgt voor de koppeling tussen descholen, de zogenaamde pooling. Kun-nen de twee nakijkers het niet eensworden, dan wordt er overleg gevoerd.Er zijn verschillende manieren om heteindcijfer te bepalen: men komt tot ééncijfer of men middelt. De voorzitter vande examencommissie bepaalt uiteinde-lijk de uitslag. De uitslaggegevens stuurtde school naar de IB-Groep waar zeworden vastgelegd en bewaard.Tot 2000 was het Eindexamenbesluitvwo-havo-mavo-(lbo)vbo (Stb. 1989,327) van kracht. De invoering van detweede fase in het havo en vwo, de leer-wegen in het mavo en vbo en het ont-staan van het vmbo leidden tot eennieuw eindexamenbesluit: het Eindexa-menbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000.In 2002 werden bij wijze van ‘pilot’ opeen aantal scholen in 2002 al vmbo-examens afgenomen. De organisatie


daarvan was grotendeels in de handenvan de scholen zelf. In 2003 zijn devmbo-examens voor het eerst centraalgeorganiseerd door de IB-Groep en wer-den voor het eerst overal vmbo-examensafgenomen.

11.2.2.2. Financiële administratie CEVOSinds 1 januari 2002 verzorgt de IB-Groep de financiële administratie van deCEVO.De CEVO produceert zelf geen examen-opgaven. Zij geeft een gespecificeerdeopdracht inzake de inhoud van het cen-traal examen voorgezet onderwijs aande CITO-groep. Tevens beoordeelt deCEVO het productiewerk van de CITO-groep en stelt uiteindelijk het examenvast. Daarnaast geeft de CEVO enigeuitvoeringsregels voor het centraal exa-men: het examenrooster, hulpmiddelen,regels voor de beoordeling van het exa-men. Zij stelt jaarlijks na afloop van hetexamen de definitieve normering vast.Zij coördineert het totale werk rond deexamens. De CEVO zet diverse instru-menten in (ondersteund door het CITO)om de kwaliteit van de opgaven zo veelmogelijk te garanderen, zoals het dooronafhankelijke deskundigen laten nakij-ken en het normhandhavingsysteem, eensysteem om de moeilijkheidsgraad overde jaren te beoordelen.De CEVO werkt met een hoge mate vanzelfstandigheid onder de eindverant-woordelijkheid van de minister. Sinds1 augustus 1997 was, in verband met deinvoering van het vmbo, ook het Exa-menburo vbo bij de CEVO onderge-bracht. De taak van de CEVO is gere-geld in het Eindexamenbesluit, artikel39. Op grond van die taak heeft deCEVO diverse regelingen vastgesteld.Zij publiceert jaarlijks opeenvolgend inseptember en maart mededelingen overde eindexamens waarin wordt beschre-ven waar de scholen op moeten letten enhoe het centraal examen wordt georgani-seerd.

11.2.3. StaatsexamensDe IB-Groep houdt/hield zich bezig methet organiseren van de volgende staats-examens:

Staatsexamens vwo-havo-mavo envmbo;Artikel 60 van de WVO regelt dat erjaarlijks de gelegenheid gegeven wordtom met gunstig gevolg een staatsexa-men vwo, havo of mavo af te leggenvoor een commissie die is ingestelddoor de IB-Groep. In het besluit staats-examens vwo-havo-mavo (Stb. 1978,623) werden de voorschriften vastge-steld omtrent de staatsexamens. Inverband met de invoering van de tweedefase in het havo en vwo is er een nieuwstaatsexamenbesluit ontstaan: hetBesluit Staatsexamens vwo-havo-mavo2000. Deze is in 2002 gewijzigd vanwe-

–

ge de invoering van leerwegen in hetvoortgezet onderwijs (vmbo-theoretische leerweg).

Staatsexamens Nederlands als tweedetaal (NT 2);Het NT2-examen is een staatsexamen enbestaat sinds 1992. De Minister vanOnderwijs, Cultuur en Wetenschappenheeft toen de staatsexamencommissieNederlands als tweede taal benoemd.Deze commissie is verantwoordelijkvoor de inhoud en de organisatie van hetexamen. In het StaatsexamenbesluitNederlands als tweede taal (Stb. 1993,569) wordt de gang van zaken rondomhet staatsexamen NT2 formeel vastge-legd. Sinds 1994 wordt het NT2-examengeorganiseerd door de IB-Groep. De IB-Groep draagt ondermeer zorg voor deaanmeldingen, het innen van examen-gelden, afname van examens, uitslagenen afgeven van diploma’s en certificaten.

Staatsexamens Staatspraktijkdiplomavoor bedrijfsadministratie;Het SPD staatsexamen was een HBO-examen met een praktijkgericht karakteren gericht op een toekomstige loopbaanin de bedrijfswereld. Vijf jaar na deinvoering van de WHW kwam er eeneinde aan het staatsexamen SPD. In1997 kon men voor het laatst het staats-examen SPD afleggen. Het jaar 1998was een bezemjaar. Met ingang van1998 moeten alle nieuwe kandidatenzijn ingeschreven bij een aangewezenparticuliere instelling en moeten zijexamen afleggen als instellingskandi-daat. Met ingang van 1999 moeten allekandidaten zijn ingeschreven bij aange-wezen onderwijsinstelling. Van 1994–1999 was de gehele organisatie van hetexamen in handen van de IB-Groep. DeIB-Groep organiseerde alles van opga-venproductie tot en met het uitreikenvan diploma.

Een staatsexamen is niet gelieerd aaneen school. Iedereen kan zich aanmel-den voor het staatsexamen. Het maaktdaarbij niet uit welke leeftijd, vooroplei-ding of nationaliteit men heeft. Menmoet examengeld betalen om deel temogen nemen aan een staatsexamen. DeIB-Groep verzorgt de gehele organisatierondom het staatsexamen. Van admini-stratie tot logistiek. Ook de diploma’s ofcertificaten worden door de IB-Groepuitgereikt. Daarnaast kan men een schrif-telijk examen onder bepaalde voorwaar-den afleggen in het buitenland. Ook deorganisatie daarvan ligt in de handenvan de IB-Groep. Tevens is de IB-groepwettelijk verplicht om een commissievan beroep in te stellen zodat een kandi-daat in beroep kan gaan tegen onregel-matigheden ( Besluit staatsexamensvwo-havo-mavo 2000, art. 6, lid 6, enBesluit staatsexamens vwo-havo-mavo1978, art. 22, lid 4).

–

–

11.2.4. Verlening van vrijstellingenSommige examenkandidaten kunnenaanspraak doen op vrijstelling van eenof meer examenvakken door indieningvan een verzoek om vrijstelling. De IB-Groep behandelt sinds 1994 als zelfstan-dige actor de verzoeken van individueleexamenkandidaten betreffende vrijstel-lingen. Dit gegeven wordt in de verschil-lende (staats)examenbesluiten wettelijkvastgelegd.In diverse regelingen wordende voorwaarden voor vrijstellingen uit-gewerkt.

11.2.5. Vastlegging en bewaring vanexamenresultatenVolgens de desbetreffende wetgevingmoet het bevoegd gezag, zo spoedigmogelijk na de vaststelling van de defini-tieve uitslag, aan de IB-Groep een lijstmet examengegevens sturen. Deze wor-den door de IB-Groep vastgelegd enbewaard. Met ingang van het examen-jaar 1998 worden de examenresultatenin het digitale ExamenResultatenRegis-ter (ERR) geregistreerd. Particulierenkunnen tegen betaling beschikken overin het verleden behaalde examenresulta-ten.

11.2.6. Bewaring van examenopgavenVan alle examens worden de examenop-gaven bewaard. De IB-Groep verstrektop verzoek van onderwijsinstellingen ofparticulieren examens. Deze kunnen alsoefenmateriaal worden gebruikt.

11.2.7. Verkoop van waardepapierenSinds 1994 verkoopt de IB-Groepdiploma’s, certificaten, cijferlijsten enandere waardepapieren aan onderwijsin-stellingen. Tot 1994 konden de onder-wijsinstellingen (deels) kosteloos overde waardepapieren beschikken.

11.2.8. Het organiseren van examens inopdracht van derdenDe IB-Groep voert naast de wettelijketaken voor het Ministerie van OCW eenaantal taken uit voor andere opdrachtge-vers. Bij het verwerven van nieuweopdrachten wordt als eerste vereistegesteld dat er een duidelijke relatie metde missie van de IB-Groep moet bestaan.Een voorbeeld daarvan is de organisatievan examens in opdracht van derden.In het kader van de invoering van deWEB, nam de IB-Groep eind 1996 hetinitiatief tot de oprichting van de stich-ting Examendiensten Groningen. Dezestichting had tot doel om examens in deBVE-sector te organiseren. Het was eenonafhankelijke organisatie, apart rechts-persoon, die o.a. onder de toezicht vande Onderwijsinspectie stond. De IB-Groep en de Rijksuniversiteit Groningenleverden voor het bestuur van de stich-ting de voorzitter, de leden en de secreta-ris/penningmeester. In 1998 werd denaam gewijzigd in Flexcel. In 2002kwam er een einde aan de activiteitenvan Flexcel. Vanuit de markt bleek er


onvoldoende vraag te zijn naar de pro-ducten van Flexcel. Daarnaast was mener niet in geslaagd om financierings-bronnen buiten de IB-Groep aan teboren. Kennis werd overgedragen aande IB-Groep.Hieronder volgen enkele concrete voor-beelden van door de IB-Groep voorderden georganiseerde examens.Nadat in 1999 een einde kwam aan hetorganiseren van het staatsexamen SPDnam de IB-Groep vanaf 1999 tot 2002de organisatie van het instellingsexamen

SPD op zich. Voorheen lag de organisa-tie daarvan in handen van de stichtingExamendiensten Groningen, het latereFlexcel.Daarnaast sloot de IB-Groep in 1994een contract af met het Samenwerkings-verband voor Algemeen voortgezet enBeroepsonderwijs (SABO) voor hetorganiseren van examens in de beroeps-gerichte vakken van het VBO. De IB-Groep en de SABO werden door o.a. descholen voor hun diensten betaald. Metde invoering van het VMBO in 1999

kwam er een einde aan deze activiteit enwerd het organiseren van het centraleschoolexamen VMBO een wettelijketaak voor de IB-Groep.Met tussenpozen was de IB-Groep ver-antwoordelijk voor het organiseren vancallcenter-examens, zgn. T-Bin. Vanaf1996 was het organiseren van de callcen-ter-examens een commerciële taak vande IB-Groep. Daarna nam Flexcel deorganisatie daarvan op zich. In 2000nam de opdrachtgever het stokje over.



Staatsexamenbesluit Nederlands als tweede taal, in hetbijzonder art. 3 en art. 6, lid 4

Stb. 1993, 569

Staatsexamenbesluit S.P.D. bedrijfsadministratie, in hetbijzonder artt. 2, 3, 4, art. 5, lid 5, en art. 18, lid 4

Laatstelijk gewijzigd:Stb. 1994, 817

Wet op het voortgezet onderwijs (WVO), in het bijzon-der art. 29, lid 2, en art. 60, lid 1

Stb. 1998, 512

Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, in het bij-zonder art. 3, lid 1, art. 4, lid 4, 5 en 6, art. 5, lid 1 en 2,art. 6, lid 6, art. 11, art. 13, art. 18, lid 1, art. 30 en art. 34

Stb. 2000, 358

Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo, in het bijzon-der art. 10, lid 4, art. 36, lid 1 en 2, art. 38, lid 1, art. 40,lid 1, en art. 56

Laatstelijk gewijzigd:Stb. 2003, 140


11.4.1. Schoolexamens

11.4.1.1. Organisatie van de schoolexa-mens

(160.)Handeling: Het faciliteren van centraleschoolexamens voortgezet onderwijsPeriode: 1994–Grondslag: WVI, in het bijzonder art. 3,lid 1a; Protocol tussen onderwijs enwetenschappen en Informatie BeheerGroep in 1994, art. 2.4.1; Eindexamen-besluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989,artt. 40, lid 1, 38, lid 1; Eindexamenbe-sluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 38,lid 1, en art. 40, lid 1Product: Algehele administratieve neer-slag zoals:Aanmeldingsformulieren; controleover-zichten; terugmeldingsformulieren;planningen; F2-brieven; contracten; cor-respondentieWaardering: V 5 jaar

(161.)Handeling: Het aanwijzen van gecom-mitteerden bij het eindexamenPeriode: 1994–Grondslag: WVO, 1998, art. 29, lid 2;Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 36, lid 1; Eindexa-menbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000,art. 36, lid 1Product: BeschikkingenWaardering: V 2 jaar

(162.)Handeling: Het vergoeden van de onkos-ten van de gecommitteerden en hetgeven van een beloning voor het nakij-ken en beoordelen van het schriftelijkwerk aan correctorenPeriode: 1994–Grondslag: O.a.: Eindexamenbesluitvwo-havo-mavo-(lbo)vbo 1989, art. 36,lid 2; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 36, lid 2Product: ToekenningsbeschikkingenWaardering: V 5 jaar

11.4.1.2. Financiële administratie CEVO

(163.)Handeling: Het verzorgen van de finan-ciële administratie van de CEVOPeriode: 2002–Bron: Interview dhr. B. Werkman29 juli 2003; Prestatiecontract 2003Product: CorrespondentieFinanciële stukkenWaardering: V 5 jaar

11.4.2. Staatsexamens

(164.)Handeling: Het organiseren van staats-examensPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art. 3, lid 1a; Besluitstaatsexamens vwo-havo-mavo 1978,art. 13, art.14, en art. 42, lid 1; Protocoltussen onderwijs en wetenschappen enInformatie Beheer Groep 1994, art.2.4.1; Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000, art. 3, lid 1, art. 4, lid 4, art.13, art. 18, lid 1, en art. 30; Besluit van23 oktober 2002 houdende wijziging

van het Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 2000 vanwege invoering vanleerwegen in het voortgezet onderwijs(VMBO); Staatsexamenbesluit Neder-lands als tweede taal; Staatsexamenbe-sluit S.P.D. bedrijfsadministratie;Overeenkomst IB-Groep en StichtingExamenbureau NGO SPD Bedrijfsadmi-nistratie 31-8-1995Product: Algehele administratieve neer-slag zoals:Aanmeldingsformulieren, ontvangstbe-vestigingen, terugmeldingen, kandidaten-lijsten, presentielijsten, oproepen, F2brieven, planningen, roosters, richtlij-nen, contracten, proces-verbalen, corres-pondentie; verslagen, financiële stuk-ken; examenmaterialen, informatiemate-riaalWaardering: V 5 jaar

(165.)Handeling: Het instellen van een com-missie waarbij staatsexamens kunnenworden afgelegdPeriode: 1994–Grondslag: O.a.: WVO 1998, art. 60, lid1; Staatsexamenbesluit Nederlands alstweede taal, art. 3; StaatsexamenbesluitS.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 2Product: InstellingsbesluitenWaardering: V 5 jaar

(166.)Handeling: Het benoemen van de voor-zitters, de ondervoorzitters, secretarissenen de overige leden van de staatsexa-mencommissiesPeriode: 1994–


Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamensvwo-havo-mavo 1978, art. 12; Besluitstaatsexamens vwo-havo-mavo 2000,art. 5, lid 1; Staatsexamenbesluit Neder-lands als tweede taal, art. 3; Staatsexa-menbesluit S.P.D. Bedrijfsadministratie,art. 2Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar

(167.)Handeling: Het benoemen van toezicht-houders bij staatsexamensPeriode: 1994–Grondslag: O.a.: Besluit staatsexamensvwo-havo-mavo 1978, art. 18, lid 1;Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo2000 art. 5, lid 2; StaatsexamenbesluitS.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 3Product: BenoemingsbesluitenWaardering: V 5 jaar

(168.)Handeling: Het instellen van een com-missie van advies ter ondersteuning vande staatsexamencommissiePeriode: 1994–Grondslag: o.a.: StaatsexamenbesluitS.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 5Product: InstellingsbesluitWaardering: V 5 jaar

(169.)Handeling: Het toekennen van vergoe-dingen aan leden van de staatsexamen-commissie, de toezichthouders encommissie van adviesPeriode: 1994–Grondslag: o.a.: StaatsexamenbesluitS.P.D. Bedrijfsadministratie, art. 4 enart. 5, lid 5Product: BeschikkingenWaardering: V 5 jaar

(170.)Handeling: Het instellen van een com-missie van beroep bij staatsexamensPeriode: 1994–Grondslag: o.a.: Besluit staatsexamensvwo-havo-mavo 1978, art. 22, lid 4;Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo2000, art. 6, lid 6; StaatsexamenbesluitNederlands als tweede taal, art. 6, lid 4;Staatsexamenbesluit S.P.D. Bedrijfsad-ministratie, art. 18, lid 4Product: InstellingsbeschikkingWaardering: V 5 jaar

11.4.3. Verlening van vrijstellingen

(171.)Handeling: Het beslissen op verzoekenvan individuele examenkandidatenbetreffende vrijstellingenPeriode: 1994–Grondslag: Besluit staatsexamens vwo-havo-mavo 1978, art. 10, lid 3; Besluitstaatsexamens vwo-havo-mavo 2000,art. 11; Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo 2000, art. 10, lid 4; Eindexa-menbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo1989, art. 9; diverse vrijstellingsregelin-

gen, bijv. Vrijstellingsregeling (staats)examens vwo, havo,mavo en examenslbo 1990 (Uitleg OCenW-regelingen(Gele Katern), nr. 1991-4)Product: Beschikkingen (bewijzen vanvrijstelling)Waardering: V 5 jaar

11.4.4. Vastlegging en bewaring vanexamenresultaten

(172.)Handeling: Het vastleggen en bewarenvan examenresultatenPeriode: 1994–Grondslag: Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-(lbo) vbo 1989, art. 56;Eindexamenbesluit vwo-havo-mavo-vbo2000, art. 56; Besluit staatsexamensvwo-havo-mavo 1978, art. 44; Besluitstaatsexamens vwo-havo-mavo 2000,art. 34; Protocol Informatie BeheerGroep en O&W 1994, art. 2.4.2; Inter-view dhr. B. Werkman 29 juli 2003;Prestatiecontract 2003 IB-Groep –OCenW, bijlage 1aProduct: Uitslaglijsten, cijferlijsten,getuigschriften, rapportenOpmerking: De producten zijn bronon-afhankelijk. Zo vallen ook de uitslagenvan examens georganiseerd voor derdendaaronder.Waardering: V 75 jaar na (laatst) afge-legd examen

(173.)Handeling: Het aan particulieren ofonderwijsinstellingen verstrekken vanexamenresultatenPeriode: 1994–Grondslag: Protocol Informatie BeheerGroep en O & W 1994, art. 2.4.2; Inter-view dhr. B. Werkman, 29 juli 2003Product: CorrespondentieWaardering: V 2 jaar

11.4.5. Bewaring van examenopgaven

(174.)Handeling: Het vastleggen en bewarenvan examenopgavenPeriode: 1994–Grondslag: Interview dhr. B. Werkman29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 aProduct: ExamenopgavenWaardering: B (5)

(175.)Handeling: Het verstrekken van oudeexamenopgaven aan derdenPeriode: 1994–Grondslag: Interview dhr. B. Werkman29 juli 2003; Internetsite IB-Groep,onderdeel examen en diploma; Prestatie-contract 2003 IB-Groep – OCenW,bijlage 1 aProduct: CorrespondentieWaardering: V 2 jaar

11.4.6. Verkoop van waardepapieren

(176.)Handeling: Het verkopen van waardepa-pieren aan onderwijsinstellingenPeriode: 1994–Grondslag: Interview dhr. B. Werkman29 juli 2003; Prestatiecontract 2003 IB-Groep – OCenW, bijlage 1 aProduct: CorrespondentieOpmerking: Het betreft de verkoop vanonder meer diploma’s en certificaten.Waardering: V 5 jaar

11.4.7. Het organiseren van examens inopdracht van derden

(177.)Handeling: Het organiseren van exa-mens in opdracht van derdenPeriode: 1994–Grondslag: WVI, art. 3, lid 2; Jaarver-slagen IB-Groep; Interview dhr. B.Werkman, 29 juli 2003Product: Algehele administratieve neer-slag, zoals: aanmeldingsformulieren,terugmeldingen, presentielijsten, oproe-pen, planningen, roosters, proces-verbalen, F2 brieven, kandidatenlijstenWaardering: V 5 jaar

12. Uitkeringen onderwijspersoneel

12.1. Belangrijkste ontwikkelingen sinds1994Op het moment dat de Informatiserings-bank overging in de ZBO InformatieBeheer Groep, was zij ook nog verant-woordelijk voor (ontslag)uitkeringenaan gewezen onderwijspersoneel. Op1 maart 1994 trad het Besluit Werkloos-heid onderwijs- en onderzoekspersoneelin werking. De daaruit voortvloeiendewerkzaamheden werden door de IB-Groep uitgevoerd.Per 1 januari 1996 gingen, na een ont-vlechtingperiode van enkele jaren, allewerkzaamheden betreffende uitkeringenaan onderwijspersoneel over naar destichting Uitvoeringsinstelling SocialeZekerheid voor Overheid en onderwijs(USZO). In deze stichting werden alleuitvoeringsorganen van ontslag- enarbeidsongeschiktheidsregelingen vanambtenaren samengevoegd.Deze afstoting van taken heeft totgevolg gehad dat de archiefbescheidenmet betrekking tot de uitkeringen aanonderwijspersoneel zijn overgegaan vande IB-Groep naar de USZO. In dit IBG-selectiedocument zijn er dan ook geenhandelingen over dit onderwerp opge-nomen.Na de ontvlechting heeft de IB-Groepnog enkele jaren een dienstverlenings-contract met de USZO aangehouden, datbetrekking had op huisvesting en facili-taire aangelegenheden.


13. Overige werkzaamheden (voorderden)Afgezien van de in de afzonderlijkeparagrafen al behandelde werkzaamhe-den voor derden zijn er nog andere tenoemen. Het betreft onder meer:

het leveren van managementinforma-tie aan onderwijsinstellingen (informa-tieverzameling en -distributie);

het elektronisch uitwisselen van gege-vens (bijv. REGU-DiGUtaal, 1999);

Studas (zelfanalyse-instrument voorstudenten in het hoger onderwijs);

RCC Insight, in samenwerking met deuniversiteit Groningen.

(178.)Handeling: Het leveren van manage-mentinformatie aan onderwijsinstellingen

–

–

–

–

Periode: 1997–Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999,2000Waardering: V 2 jaar

(179.)Handeling: Het voor derden ontwikke-len van instrumenten of opzetten vanprojectenPeriode: 1997–Bron: Jaarverslag IB-Groep 1997, 1999Product: Bijv. Studas, RCC InsightWaardering: V 5 jaar.

1 In een brief, gedateerd op 2 juni 1999 (R&B/

OSTA/99/572), is dit meegedeeld aan de relaties op de

ministeries.

2 De Wet op de studiefinanciering werd in juli 2000 ver-

vangen door de Wet studiefinanciering 2000 (Stb. 2000,

286).

3 De Wet tegemoetkoming studiekosten werd in 2001 ver-

vangen door de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en

schoolkosten ( Stb. 2001, 225).

4 De WTS is bedoeld om tegemoet te komen in de school-

kosten die moeten worden gemaakt. De WSF is als inko-

mensvoorziening niet alleen bedoeld als bijdrage in de kos-

ten van studie, maar ook in de kosten van levensonderhoud.

5 In dit BSD worden de verschillende vormen van tege-

moetkoming in de studiekosten verder niet uitgesplitst. Dit

kan later op ordeningsplanniveau wel gebeuren. Het gaat

om afhandeling van oude regelingen als TS 17–, TS 21+

(cf. Stb. 1995, 676), overbruggingstegemoetkomingen en

verder WTS/WTOS-regelingen, zoals tegemoetkoming

scholieren, tegemoetkoming VO18+, tegemoetkoming deel-

tijders en tegemoetkoming leraren.


Vaststelling selectielijst Informatie Beheer Groep, een ... · Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)...

Documents

Transcript of Vaststelling selectielijst Informatie Beheer Groep, een ... · Jacob Sopacua (OV-studentenkaart)...