Ortho-pedagogischDag Centrum

Van jou wil ik leren

De BedoelingCliënten zijn het hart van ons werk. Samen met hun ouders en verwanten ondersteunen we hen om een zinvol leven te leiden. Een leven dat aansluit bij hun eigen behoeften en kansen in de samenleving. We ondersteunen cliënten ook om zich vanuit hun mogelijkheden in te zetten voor de maatschappij. We luisteren aandachtig naar de vraag die de cliënt en zijn ouders en verwanten aan ons stellen. Daarbij willen we goed horen welke behoefte achter de vraag aanwezig is. Vanaf het eerste contact bouwen we aan de driehoek cliënt, ouders en persoonlijk begeleider.

We organiseren vanuit teams de zorg en ondersteuning die de cliënt nodig heeft, op alle levens gebieden. Daarbij nemen we niet ongevraagd zaken over. Wat de cliënt en zijn netwerk zelf aankunnen, laten we in goed overleg aan henzelf over. Daar waar de cliënt en zijn netwerk professionele hulp bij nodig hebben, staan wij voor ze klaar. Iedere cliënt is anders. De ondersteuning die hij nodig heeft, is niet voor iedereen hetzelfde en leggen we daarom niet van bovenaf op. De teams krijgen de vrijheid om zelf te organiseren wat nodig is, waarbij we spreken van Regie Om de Client (ROC) en Regie Op Locatie (ROL).

Bij alles wat we doen vragen we ons steeds opnieuw af wat precies de Bedoeling is. Dat wil zeggen: wat willen de cliënt en zijn ouders bereiken, waarom en op welke wijze? En hoe kunnen we daarbij ondersteunen? Het doel is dat de cliënt een zinvol leven kan leiden. Daar zet iedereen bij Prinsenstichting zich voor in.

Met de hulp van In Voor Zorg! hebben we grote veranderingen binnen onze organisatie gerealiseerd. Hierdoor kunnen we nog beter zorgen dat we altijd bij de Bedoeling blijven.

ResultatenWat hebben we het afgelopen jaar met IVZ! voor elkaar gekregen?

1. We hebben onze Ondersteuningsvisie, Kernwaarden en Besturingsfilosofie gedefinieerd. Hierdoor is voor alle werknemers nog duidelijker hoe en waarom wij werken vanuit de driehoek. Zo is onze organisatievisie“zinvol leven” (cliënt), “zinvol werk” (medewerker) doorvertaald naar: • Ondersteuningsvisie “Van jou wil ik leren” • Besturingsfilosofie met bijbehorende organiseerprincipes. • Kernwaarden en principes.

2. Van 27 leidinggevenden zijn we gegaan naar 11 leidinggevenden en 5 teamcoaches. Hiermee besparen we meer dan € 1 miljoen.

3. Van meer dan 100 werkgroepen, projectgroepen en commissies, zijn we terug naar 5. Een besparing van ongeveer 19.000 mensuren. Dat betekent ruim 10 FTE meer om bezig te zijn met de Bedoeling.

4. Direct bij aanvang van de verandering zijn we gestart met trainingen voor alle teams door de IVZ!-coach. 100 teams in het primair proces en in de ondersteuning kregen een startsessie. Belangrijke onderwerpen waren zeggenschap van cliënten en ouders/verwanten, zelforganisatie en samenwerking in het team.

5. Alle 75 teams van het primair proces kregen minimaal één vervolgtraining van de IVZ!-coach. De staande organisatie (i.c. de afdeling opleidingen) heeft tegen het einde van 2015 geleidelijk alle trainingen overgenomen.

6. De leidinggevenden hebben in 6 sessies van een halve dag een eigen LeiderschapsOntwikkelTraject (LOT) gevolgd. Ook hebben de leidinggevenden de beschikking over een managementcoach. De LOT wordt, in een nog nader te bepalen vorm, de komende jaren vervolgd. Doel is om eigenaarschap, opdrachtgeverschap steeds meer in concreet gedrag terug te zien.

7. De teamcoaches kregen leiding/supervisie en training. Ook volgen zij nu een externe opleiding tot teamcoach.

8. In 2015 gingen de budgetten van posten die toerekenbaar aan en beïnvloedbaar zijn door de regio’s (verreweg de meeste) naar de regiomanagers. Dat is een stap op weg naar meer zelforganisatie. De teams gaan meer regie voeren over de volgende thema’s: a. De invulling van de zorg en het cliëntplan (‘Regie om de Cliënt’) b. Poen c. Pand d. Personeel Voor het eind van 2015 is 80% van de teams in het primair proces klaar voor deze stap naar zelforganisatie. Zij zijn dan getraind, de dashboards zijn ontwikkeld en de budgetten worden aan hen toebedeeld. De overige teams volgen in 2016. Alle ondersteunende afdelingen hebben voor deze punten veel werk verzet, met ondersteuning van de IvZ!-coach.

9. We denken anders over kwaliteit. Vroeger lag de focus op het vermijden van risico’s. Nu op het creëren van een gelukkig leven. Als de cliënten en hun ouders/verwanten tevreden zijn, is dat alles wat ertoe doet

De AanpakSamen met de coaches van In voor zorg! is gewerkt aan de kant van organisatie ontwikkeling als ook aan de kant van organisatie verandering. De organisatie verandering gaat in op de harde kant van de verandering. Hoe wordt de organisatie ingericht, wat zijn de nieuwe regio’s, welke impact heeft zelforganisatie op de organisatiestructuur, hoe passen we de systemen aan om de juiste managementinformatie te krijgen. Bij organisatie ontwikkeling was het bottom up veranderen belangrijk. De teams gingen zelf aan de slag met elkaar met een coach. Er werd gewerkt aan teamsamenstellingen, aan rollen, aan onderlinge samenwerking en verwachtingen.

Om de juiste processen op gang te krijgen en de juiste informatie naar boven te halen vanuit de organisatie, is er gewerkt met ’wolken’. Iedere wolk had een aandachtsgebied met vraagstukken die vanuit de driehoek werden beantwoord. Trekkers van wolken, de In voor zorg! coaches, directie en onder-

steunende diensten kwamen iedere donderdag bij elkaar om het proces af te stemmen. Er werden vragen gesteld zoals; zit de voortgang er voldoende in, tegen welke issues lopen we aan, wordt de driehoek voldoende meegenomen? In de kernteam vergadering werd gekeken of er nieuwe keuzes moesten worden gemaakt, of er iets moest worden bijgestuurd, etc. In het kern-team zat de directeur, de programmamanager en de twee In voor zorg! coaches. Naar mate de zelforganisatie meer vorm kreeg, werd er steeds meer rechtstreeks bij de teams gelegd. In de herfst van 2015 was het effect van de wolken uitgewerkt en kon de frequentie van het afstemmingsoverleg naar twee keer in de week.

Het fenomeen ‘wolk’ is goed bevallen. We hebben besloten dat een wolk op ieder moment door iedere medewerker in het leven kan worden geroepen wanneer we voor een vraagstuk de kennis van de driehoek en/of van de collega’s van meerdere disciplines nodig hebben.

VisieZinvol leven | Zinvol werk

zorg

“Van jou wil ik leren”• Wat heb je nodig?• Het beste van onszelf• Gentle Teaching• Samen in de Driehoek

Ondersteuningsvisie Besturingsfilosofie Kernwaarden

organisatie

• Rijnlands• Zelforganisatie• Sturen hoofdlijnen• Regelluw

cultuur

• Passie voor mensen• Verbondenheid• Blijven leren• Eerlijkheid• Initatief

er door een groep een film gemaakt van een dag op de groep. Ouders vinden het heel bijzonder om hun kind te zien in de omgeving van de groep zonder dat ze er zelf bij zijn. Op een BBQ georganiseerd door het team voor ouders en verwanten is deze film getoond en heeft iedereen de film meegekregen. Ouder- participatie wordt gestimuleerd en zeer gewaardeerd. Ouders en verwanten zijn zich bewuster van de mogelijkheid voor participatie en de open houding van teams hiervoor.

MedewerkersOnze medewerkers hebben meer vrijheid gekregen om zelf de zorg binnen de driehoek vorm te geven. Ook worden zij meer aan- gesproken voelen op hun kwaliteiten. Dit bevestigen medewerkers in een serie gesprekken met de directeur, eind 2015. Mooi om te zien is dat door zelforganisatie een team waar samenwerkings- problemen waren zelf aan de slag zijn gegaan om dit aan te pakken. Wat een manager niet lukte, lukte het team nu zelf wel! Op een andere plek heeft een team zelf de werving en selectie van een nieuwe medewerker opgestart en geregeld. De teamleden weten precies wat voor een kwaliteiten de nieuwe medewerker moet hebben. We zijn een ontwikkeling gestart die tijd kost, we zijn er nog niet maar hebben al belangrijke stappen gezet. Belangrijk is vooral dat we focus houden op zelforganisatie, het gesprek in de Driehoek en met elkaar blijven ontwikkelen en leren.

Kortom: Van jou wil ik leren!

De ontwikkeling naar zelforganisatie is communicatief goed begeleid. Een verandering kost tijd en ieder team heeft haar eigen tempo. Er is daarom een plek gecreëerd, de gereedschapskist, waar ieder team informatie kan halen. In de gereedschapskist zitten praktische zaken zoals Doe-kaarten over wat er veranderd is en hoe het nu gaat. Maar ook over zachte zaken als kernwaarden en ondersteuningsvisie. Daarbij denken we dat goede voorbeelden, klein en groot van teams voor teams motiverend werken.

De belevingHoe beleven onze medewerkers, cliënten en hun ouders/ver-wanten deze veranderingen?

CliëntenWe zijn erg blij met onze medezeggenschapsraad van cliënten. Deze raad is zeer betrokken bij de organisatie. Zo zijn ze zelf met het initiatief gekomen om het thema ‘veiligheid’ te onderzoeken. Ze hebben een pand geïnspecteerd en de opmerkingen besproken met de medewerkers. Dat maakte veel indruk bij de medewerkers en leidde onmiddellijk tot aanpassingen. Ouders/verwantenOuders en verwanten zijn blij dat ze veel geïnformeerd worden over de organisatie. Ze worden hierdoor intensief betrokken bij de zorg en er zijn mooie nieuwe initiatieven ontstaan. Zo is

De organisatie

Prinsenstichting is een instelling in de sector VG voor mensen met een verstandelijke beperking in Noord-Holland, regio Zaanstreek-Waterland en Westfriesland. Bezoek de website www.prinsenstichting.nl

600intramurale cliënten

400cliënten in thuiszorg

58.000.000 euro omzet

1.100 medewerkers

400 vrijwilligers

De driehoekWe verliezen nooit uit het oog waarom we het allemaal doen: om de cliënt een zinvol leven te geven. Het is daarvoor belangrijk om de ouders/verwanten intensief bij de zorg te betrekken, en medewerkers de vrijheid te geven om samen met hen en de cliënten vorm te geven aan de zorgt. Zo krijgt elke cliënt de zorg die bij hem of haar past.