Ronde tafel zelforganisatie en ICT in de zorg
date post
08-Jan-2017Category
Healthcare
view
244download
0
Embed Size (px)
Transcript of Ronde tafel zelforganisatie en ICT in de zorg
1 Zelforganisatie in de zorg Waarom, wat en hoe?
Waarom doen we het?
2
Zelforganiseren
De kwaliteit van zorg en dienstverlening van patinten centraal stellen
Flexibele organisatie, zodat er makkelijker kan worden meebewogen met andere
doelgroepen, andere zorgvragen of zorgverlening op een andere plek
Goed werkgever zijn, waar medewerkers met plezier en betrokkenheid werken
Ondernemerschap en vakmanschap
Financieel gezonde organisatie
Het werken in zelforganiserende teams helpt bij het bereiken van
deze doelen. Het is daarmee ook een middel, geen doel op zich.
Onderzoek Matthijs Almekinders, 2006 Teams beter thuis in de zorg & Evaluatie uit eerste teams bij thuiszorg Amstelring, 2012De nieuwe thuiszorg naar wijkgerichte en zelfsturende teams
Medewerker
Organisatie Clint
Hogere betrokkenheid
Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
Grip op lastige clintsituaties
Betere productiviteit
Minder overhead
Aantrekkelijke werkgever (boeien en verbinden)
Lager ziekteverzuim
Betere aansluiting persoonlijke
wensen clint
Sneller inspelen op verstoringen
Minder verschillende gezichten
(vertrouwen en nabijheid)
Wat is dat?
3
Zelforganiseren
De directe zorg en ondersteuning aan clinten / patinten en de focus op hun
eigen regie en welbevinden is leidend
Dt bepaalt hoe de organisatie en de werkprocessen worden ingericht
En dit betekent een kanteling in denken en organiseren
3
WAT HEEFT U
NODIG? WAT HEEFT U
NODIG?
CLINT EN INFORMELE
NETWERK ZORGPROFESSIONALS MANAGEMENT EN
ONDERSTEUNING
4
Een blauwdruk voor het werken met zelforganiserende teams bestaat niet
Elke organisatie: en/of onderdeel van een organisatie:
start met een andere beginsituatie
heeft haar eigen sterke en zwakke kanten
heeft een eigen organisatiecultuur
en een eigen veranderingsvoorkeur
Het invoeren van zelforganisatie moet daar bij aansluiten.
Wel zijn er aan aantal werkende principes
4
Zelforganiseren
Hoe doe je dat?
2 Zelforganisatie in de zorg Werkende principes
5
6
De visie van de organisatie, ook ten aanzien van zelforganisatie en het
dienstverleningsconcept, en de kernwaarden zijn:
helder, kort en krachtig geformuleerd vanuit het belang van de clint
bekend bij alle medewerkers
door de medewerkers in hun eigen bewoordingen vertaald naar de betekenis voor
hun eigen werk
een meetlat bij keuzes, beslissingen en discussies
Bestuurder, directie en management tonen voorbeeldgedrag in het nastreven van deze
visie en kernwaarden
Werkende principes
1. Zorg voor strategische helderheid
Visie op dienstverlening en
zelforganisatie
Structuur
Processen
Cultuur
Middelen
7
Werkende principes
2. En vervolgens voor een consequente vertaling
Opleidingen
Stuurinformatie
ICT-systemen en devices
Omvang MT en teams
Cordinatie mechanismen
Landelijk, regionaal en/of
lokaal
Centrale en/of decentrale
ondersteuning
TBV-verdeling
Evenwichtige
teamsamenstelling
Gewenst gedrag
medewerkers & teams
Wijze van inrichting
Besluitvorming
Eigenaarschap
TBO-cyclus
Sluit aan bij de eigen veranderstijl van de organisatie en/of van het betreffende
organisatieonderdeel
Zoek hierbij naar de balans tussen blauw en wit (structuren en plannen vs.
natuurlijke ontwikkelingen bevorderen en faciliteren)
Richt een project- of programmaorganisatie in, inclusief besluitvormingsproces,
communicatie, planning en budget
Betrek alle gremia: COR, CCR en RvT/RvC. En indien het een
organisatieonderdeel betreft uiteraard ook de RvB.
8
Werkende principes
3. Faciliteer het ontwikkelingsproces
Op basis van literatuur weten we:
Afhankelijk van de uitgangssituatie kan het twee tot vijf jaar duren voor het
complete organisatieveranderingsproces rondom de invoering van
zelforganiserende teams voltooid is
&
Binnen een half jaar zijn vaak de eerste resultaten al zichtbaar
De praktijk, althans in de zorg, blijkt wat weerbarstiger. Het vinden en behouden
van het juiste tempo blijft een uitdaging:
Verklaar niet van de n op de andere dag leidinggevenden en ondersteunend
personeel boventallig
Betrek medestanders bij de implementatie
Stel wel heldere doelen en mijlpalen in de organisatie- en teamontwikkeling
9
Werkende principes
4. En neem hiervoor de tijd
Onze kennis omtrent
zelforganisatie en bedrijfsvoering
hebben wij gebundeld in BeCOZ:
een spel ontwikkeld om
bestuurders, leidinggevenden en
medewerkers in de zorg te laten
ervaren wat de relatie is tussen
de primaire dienstverlening van
de organisatie, het werken met
zelforganisatie teams en de
aansluiting hierop vanuit de
bedrijfsondersteuning.
Ook geeft het spel inzicht in
welke kaders en
implementatiestappen om welke
reden noodzakelijk zijn.
10
BERENSCHOT CANVAS ONDERSTEUNING EN ZELFORGANISATIE (BeCOZ)
1. Diagnose van de IST situatie van teams en ondersteuning (eventueel met
Becoz spel).
2. Definiren strategische speerpunten
3. Bepalen van de SOLL situatie op basis van de strategische speerpunten
4. Bepalen van de GAP
5. Definiren van de kaders voor de implementatie
6. Implementatieplan
11
Aanpak
3 Zelforganisatie in de zorg Casus VVT instelling - HRM
Visie van de organisatie:
We zijn in beweging. Naar elkaar toe. Elke dag ontmoeten mensen elkaar. Op
onze locaties, bij mensen thuis of op straat, klanten en medewerkers, elke dag ziet
iemand je staan. Door waar te nemen, te luisteren en ons te realiseren dat het
leven komt zoals het komt, leggen we de basis voor een aangenaam leven van
mensen. Een aangenaam leven betekent dat iemand kan zijn wie hij/zij is. Dat
mensen kunnen leven zoals zij dat willen. Dat ze er toe doen. Daar dragen wij
graag de zorg voor.
Bij aangenaam leven hoort ook aangenaam werken. Onze medewerkers zijn onze
kracht en hebben de ruimte om invulling te geven aan de zorg voor onze klanten.
Wij willen dit met name realiseren door het werken met kleinschalige
zelforganiserende teams.
En dit vraagt een passende ondersteuning: niet langer uitgaan van diverse functies
en afdelingen, maar omvorming van kolom naar proces denken.
Casus VVT-instelling
Inrichten van het
medewerkersproces:
Samen met betrokken bij het
medewerkersproces (o.a.
zorgprofessionals, HR-adviseurs,
salarisadministratie, ICT-
medewerkers, etc.) verkenning
uitgevoerd naar huidige en
gewenste situatie
Uitkomst is een nieuw ontwerp
van het medewerkersproces, met
een bijzondere focus op de
onderdelen werving & selectie n
administratieve indiensttreding
Casus VVT-instelling
Enkele vragen bij ontwerp en implementatie:
Op wie heeft het proces betrekking: ook leerlingen, PNILers, uitzendkrachten,
etc.?
Hoe gaan we om met boventalligen n re-integranten?
Wat is de rol van de leidinggevende, coach, het team en de individuele
medewerker?
Casus VVT-instelling
Werken met een standaard
vaststellingsovereenkomst?
Wat moet minimaal in een digitaal
personeelsdossier staan?
Hoe gaan we digitaliseren?
Op basis van profielen (OE en/of functie)
standaard rechten en middelen automatisch
toekennen?
16
Teamvolwassenheid
Dimensie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Professionaliteit Verkleinen van de kwetsbaarheid Team houdt opleidingsplan zelf bij Leden beoordelen en coachen
elkaar op de uitvoering
Team leidt a.d.h.v.
veranderingen nieuwe taken af
Taakverdeling Invoeren van eenvoudige
regeltaken
Team stemt direct op elkaar af en
regelt zelfstandig werkverdeling
Leden beoordelen en coachen
elkaar op regeltaken
Met de omgeving worden
zelfstandig afspraken gemaakt
Samenwerken Leiding verbetert het werkoverleg Opstellen van teamspelregels en
leden spreken elkaar hierop aan
Leden leren van elkaar Conflicten met de omgeving
worden zelfstandig opgelost
Resultaatgericht
werken
Leiding koppelt regelmatig de
prestaties van een ieder terug
Problemen worden systematisch
geanalyseerd en prestaties
verbeterd
Het team beslist mee over de
doelen van de organisatie
Het team stelt de doelen bij als
gevolg van veranderingen in
de omgeving
1 Zelforganisatie en ICT Trends in de langdurige zorg
18
Zelforganisatie en ICT
Medewerker
Organisatie Clint
Heel veel 12%
Veel 40%
Neutraal 28%
Weinig 20%
Informatie vraag van (relaties van) clinten
- Zelfredzaamheid en duizenden apps
Tablet verdringt bord van schoot (CBS, 2015)
o 76% van de ouderen (65-75) gebruikt da