Ronde tafel zelforganisatie en ICT in de zorg

37
1 Zelforganisatie in de zorg Waarom, wat en hoe?

Transcript of Ronde tafel zelforganisatie en ICT in de zorg

1 Zelforganisatie in de zorg

Waarom, wat en hoe?

Waarom doen we het?

2

Zelforganiseren…

• De kwaliteit van zorg en dienstverlening van patiënten centraal stellen

• Flexibele organisatie, zodat er makkelijker kan worden meebewogen met andere

doelgroepen, andere zorgvragen of zorgverlening op een andere plek

• Goed werkgever zijn, waar medewerkers met plezier en betrokkenheid werken

• Ondernemerschap en vakmanschap

• Financieel gezonde organisatie

Het werken in zelforganiserende teams helpt bij het bereiken van

deze doelen. Het is daarmee ook een middel, geen doel op zich.

Onderzoek Matthijs Almekinders, 2006 ‘Teams beter thuis in de zorg’ & Evaluatie uit eerste teams bij thuiszorg Amstelring, 2012’De nieuwe thuiszorg naar wijkgerichte en zelfsturende teams

Medewerker

Organisatie Cliënt

• Hogere betrokkenheid

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling

• Grip op lastige cliëntsituaties

• Betere productiviteit

• Minder overhead

• Aantrekkelijke werkgever (boeien en verbinden)

• Lager ziekteverzuim

• Betere aansluiting persoonlijke

wensen cliënt

• Sneller inspelen op verstoringen

• Minder verschillende gezichten

(vertrouwen en nabijheid)

Wat is dat?

3

Zelforganiseren…

• De directe zorg en ondersteuning aan cliënten / patiënten en de focus op hun

eigen regie en welbevinden is leidend

• Dát bepaalt hoe de organisatie en de werkprocessen worden ingericht

• En dit betekent een kanteling in denken en organiseren

3

WAT HEEFT U

NODIG? WAT HEEFT U

NODIG?

CLIËNT EN INFORMELE

NETWERK ZORGPROFESSIONALS MANAGEMENT EN

ONDERSTEUNING

4

• Een blauwdruk voor het werken met zelforganiserende teams bestaat niet

• Elke organisatie: en/of onderdeel van een organisatie:

• start met een andere beginsituatie

• heeft haar eigen sterke en zwakke kanten

• heeft een eigen organisatiecultuur

• en een eigen veranderingsvoorkeur

• Het invoeren van zelforganisatie moet daar bij aansluiten.

• Wel zijn er aan aantal werkende principes…

4

Zelforganiseren…

Hoe doe je dat?

2 Zelforganisatie in de zorg

Werkende principes

5

6

• De visie van de organisatie, ook ten aanzien van zelforganisatie en het

dienstverleningsconcept, en de kernwaarden zijn:

• helder, kort en krachtig geformuleerd vanuit het belang van de cliënt

• bekend bij alle medewerkers

• door de medewerkers in hun eigen bewoordingen vertaald naar de betekenis voor

hun eigen werk

• een meetlat bij keuzes, beslissingen en discussies

• Bestuurder, directie en management tonen voorbeeldgedrag in het nastreven van deze

visie en kernwaarden

Werkende principes

1. Zorg voor strategische helderheid

Visie op dienstverlening en

zelforganisatie

Structuur

Processen

Cultuur

Middelen

7

Werkende principes

2. En vervolgens voor een consequente vertaling

• Opleidingen

• Stuurinformatie

• ICT-systemen en devices

• Omvang MT en teams

• Coördinatie mechanismen

• Landelijk, regionaal en/of

lokaal

• Centrale en/of decentrale

ondersteuning

• TBV-verdeling

• Evenwichtige

teamsamenstelling

• Gewenst gedrag

medewerkers & teams

• Wijze van inrichting

• Besluitvorming

• Eigenaarschap

• TBO-cyclus

• Sluit aan bij de eigen veranderstijl van de organisatie en/of van het betreffende

organisatieonderdeel

• Zoek hierbij naar de balans tussen ‘blauw’ en ‘wit’ (structuren en plannen vs.

natuurlijke ontwikkelingen bevorderen en faciliteren)

• Richt een project- of programmaorganisatie in, inclusief besluitvormingsproces,

communicatie, planning en budget

• Betrek alle gremia: COR, CCR en RvT/RvC. En indien het een

organisatieonderdeel betreft uiteraard ook de RvB.

8

Werkende principes

3. Faciliteer het ontwikkelingsproces

Op basis van literatuur weten we:

• “Afhankelijk van de uitgangssituatie kan het twee tot vijf jaar duren voor het

complete organisatieveranderingsproces rondom de invoering van

zelforganiserende teams voltooid is”

&

• “Binnen een half jaar zijn vaak de eerste resultaten al zichtbaar”

De praktijk, althans in de zorg, blijkt wat weerbarstiger…. Het vinden en behouden

van het juiste tempo blijft een uitdaging:

• Verklaar niet van de één op de andere dag leidinggevenden en ondersteunend

personeel boventallig

• Betrek medestanders bij de implementatie

• Stel wel heldere doelen en mijlpalen in de organisatie- en teamontwikkeling

9

Werkende principes

4. En neem hiervoor de tijd

• Onze kennis omtrent

zelforganisatie en bedrijfsvoering

hebben wij gebundeld in BeCOZ:

een spel ontwikkeld om

bestuurders, leidinggevenden en

medewerkers in de zorg te laten

ervaren wat de relatie is tussen

de primaire dienstverlening van

de organisatie, het werken met

zelforganisatie teams en de

aansluiting hierop vanuit de

bedrijfsondersteuning.

• Ook geeft het spel inzicht in

welke kaders en

implementatiestappen om welke

reden noodzakelijk zijn.

10

BERENSCHOT CANVAS ONDERSTEUNING EN ZELFORGANISATIE (BeCOZ)

1. Diagnose van de IST situatie van teams en ondersteuning (eventueel met

Becoz spel).

2. Definiëren strategische speerpunten

3. Bepalen van de SOLL situatie op basis van de strategische speerpunten

4. Bepalen van de GAP

5. Definiëren van de kaders voor de implementatie

6. Implementatieplan

11

Aanpak

3 Zelforganisatie in de zorg

Casus VVT instelling - HRM

Visie van de organisatie:

• We zijn in beweging. Naar elkaar toe. Elke dag ontmoeten mensen elkaar. Op

onze locaties, bij mensen thuis of op straat, klanten en medewerkers, elke dag ziet

iemand je staan. Door waar te nemen, te luisteren en ons te realiseren dat het

leven komt zoals het komt, leggen we de basis voor een aangenaam leven van

mensen. Een aangenaam leven betekent dat iemand kan zijn wie hij/zij is. Dat

mensen kunnen leven zoals zij dat willen. Dat ze er toe doen. Daar dragen wij

graag de zorg voor.

• Bij aangenaam leven hoort ook aangenaam werken. Onze medewerkers zijn onze

kracht en hebben de ruimte om invulling te geven aan de zorg voor onze klanten.

Wij willen dit met name realiseren door het werken met kleinschalige

zelforganiserende teams.

• En dit vraagt een passende ondersteuning: niet langer uitgaan van diverse functies

en afdelingen, maar omvorming van kolom naar proces denken.

Casus VVT-instelling

Inrichten van ‘het

medewerkersproces’:

• Samen met betrokken bij het

medewerkersproces (o.a.

zorgprofessionals, HR-adviseurs,

salarisadministratie, ICT-

medewerkers, etc.) verkenning

uitgevoerd naar huidige en

gewenste situatie

• Uitkomst is een nieuw ontwerp

van het medewerkersproces, met

een bijzondere focus op de

onderdelen werving & selectie én

administratieve indiensttreding

Casus VVT-instelling

Enkele vragen bij ontwerp en implementatie:

• Op wie heeft het proces betrekking: ook leerlingen, PNIL’ers, uitzendkrachten,

etc.?

• Hoe gaan we om met boventalligen én re-integranten?

• Wat is de rol van de leidinggevende, coach, het team en de individuele

medewerker?

Casus VVT-instelling

• Werken met een standaard

vaststellingsovereenkomst?

• Wat moet minimaal in een digitaal

personeelsdossier staan?

• Hoe gaan we digitaliseren?

• Op basis van profielen (OE en/of functie)

standaard rechten en middelen automatisch

toekennen?

16

Teamvolwassenheid

Dimensie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Professionaliteit Verkleinen van de kwetsbaarheid Team houdt opleidingsplan zelf bij Leden beoordelen en coachen

elkaar op de uitvoering

Team leidt a.d.h.v.

veranderingen nieuwe taken af

Taakverdeling Invoeren van eenvoudige

regeltaken

Team stemt direct op elkaar af en

regelt zelfstandig werkverdeling

Leden beoordelen en coachen

elkaar op regeltaken

Met de omgeving worden

zelfstandig afspraken gemaakt

Samenwerken Leiding verbetert het werkoverleg Opstellen van teamspelregels en

leden spreken elkaar hierop aan

Leden leren van elkaar Conflicten met de omgeving

worden zelfstandig opgelost

Resultaatgericht

werken

Leiding koppelt regelmatig de

prestaties van een ieder terug

Problemen worden systematisch

geanalyseerd en prestaties

verbeterd

Het team beslist mee over de

doelen van de organisatie

Het team stelt de doelen bij als

gevolg van veranderingen in

de omgeving

1 Zelforganisatie en ICT Trends in de langdurige zorg

18

Zelforganisatie en ICT

Medewerker

Organisatie Cliënt

Heel veel 12%

Veel 40%

Neutraal 28%

Weinig 20%

Informatie vraag van (relaties van) cliënten

- Zelfredzaamheid en duizenden apps

− ‘Tablet verdringt bord van schoot’ (CBS, 2015)

o 76% van de ouderen (65-75) gebruikt dagelijks internet t.o.v.

43% in 2006

o 55% van de ouderen hebben smartphone

o 96% van de huishoudens heeft internetaansluiting

19

Zelforganisatie en ICT

Cliënt

“Meer dan de helft van de respondenten is van

mening dat beeldschermzorg bij cliënten van grote

invloed is op de wijze waarop een organisatie over

vijf jaar zorg verleent”

- Berenschot

Heel veel 5%

Veel 16%

Neutraal 37%

Weinig 42%

Informatie vraag van (relaties van) cliënten

- Zelfredzaamheid en duizenden apps

20

Zelforganisatie en ICT

Cliënt

“42% van de respondenten zegt nu

weinig bezig te zijn met

beeldschermzorg bij cliënten”

- Berenschot

− (Relaties van) cliënten verwachten transparantie

(middels cliëntportalen)

− Cliënten zijn minder bang voor ICT dan ‘we’ denken

o Onderzoek Erasmus Universiteit (2014) naar

bereidheid om met tablets te gaan werken

21

Zelforganisatie en ICT

Cliënt

Informatie vraag van medewerkers

− Andere informatie behoefte van medewerkers

o Consumentenmarkt heeft veel invloed (Whatsapp, tablets)

• Vrouwen tussen 30-50 jaar, Whatsappen gemiddeld 40

minuten per dag

• Vrouwen tussen 30-50 jaar, gamen gemiddeld 22 minuten per

dag

o Kennis en vaardigheden verbeteren

o En .. vraagarticulatie wordt steeds beter (‘medewerkers weten

beter wat ze willen”)

22

Zelforganisatie en ICT

Medewerker

Oneens 37%

Eens 13%

Neutraal 29%

Niet van toepassing

21%

Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties

(met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie

23

Informatie vraag van medewerkers

Medewerker

“13% van de respondenten is van mening

dat het ECD (zelforganiserende) teams

ondersteunt in hun informatiebehoefte”

- Berenschot

Medewerkers zijn (nog) niet tevreden over hoe ICT-applicaties

(met name het ECD) hen ondersteunen in zelforganisatie

Oneens 17%

Eens 25%

Neutraal 33%

Niet van toepassing

25%

24

Informatie vraag van medewerkers

Medewerker

“25% van de respondenten is van mening

dat het ECD de zelforganiserende teams

goed ondersteunt” - Berenschot

Informatie positie van cliënt en medewerker

• Traditionele domeinen vervagen (cliënt, financieel, HRM):

• Generiek proces, met één portaal

• Team informatie (bijv. declarabiliteit)

25

Zelforganisatie en ICT Medewerker

Cliënt

Heel veel 20%

Veel 56%

Neutraal 20%

Weinig 4%

Informatie positie van cliënt en medewerker

• Informatie afkomstig van sensoren of ‘zelfmeetapps’

- Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het

ECD

26

Zelforganisatie en ICT Medewerker

Cliënt

“meer dan drie kwart van de respondenten is van

mening dat het smartphone apps invloed hebben

op de wijze waarop een organisatie over vijf jaar

zorg verleent” - Berenschot

Informatie positie van cliënt en medewerker

• Informatie afkomstig van sensoren of ‘zelfmeetapps’

- Over 5 jaar meer informatie aanbod van andere bronnen dan het

ECD

27

Heel veel 0%

Veel 9%

Neutraal 36%

Weinig 55%

Zelforganisatie en ICT Medewerker

Cliënt

“55% van de respondenten zegt nu weinig bezig

te zijn met smartphone apps ” - Berenschot

Informatie positie van cliënt en medewerker

• Big Data en het Internet of Things (IoT) -met zijn groeiende

hoeveelheid zelfmeetapps- bieden cliënten en zorgprofessionals

mogelijkheid om data te verzamelen en te combineren.

28

Zelforganisatie en ICT Medewerker

Cliënt

• Behoefte aan meer flexibiliteit in contracten

− SaaS & contracten

• ICT enabler voor realiseren van strategie

− inkoop – mogelijkheden om te digitaliseren

• Regelgeving omtrent informatiebeveiliging wordt strakker

− Europese privacy verordening

• ICT kosten stijgen

− Maar wat krijg ik er voor terug?

• Outsourcing van ICT infrastructuur en beheer wordt meer

gemeengoed

29

Zelforganisatie en ICT

Organisatie

• Teams hebben behoefte aan stuurinformatie

− Andere (verfrissende) blik van teams t.o.v. stuurinformatie

− 1 of 2 indicatoren per resultaatgebied

• Teams hebben behoefte aan informatie op 1 plek

− ECD biedt 80% van de (dagelijks) benodigde informatie

• Persoonlijke ervaring en beleving van de medewerker wordt belangrijk(-er)

− Is de vraag reëel?

• HRM processen ingericht op selfservice

• Teams hebben behoefte aan CRM

• Behoefte aan digitale kennisdeling

30

Zelforganisatie en ICT Medewerker

Organisatie

31

Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren?

32

Wat betekent zelforganisatie voor de wijze waarop ik ICT moet organiseren (2)?

• Beslissende rol: besluitvorming over ICT-organisatie en beleid,

budgethouder.

• Aanbiedende rol: als leverancier leveren van ontwikkeling en beheer van

ICT.

• Vragende rol: als proceseigenaren (klant) articuleren van de behoefte aan

ICT.

• Regisserende rol: afstemming tussen proceseigenaren (klant) en ICT-

organisatie (aanbod).

• Strategische rol: advies over strategische mogelijkheden en toepassing van

ICT.

• Innovatieve rol: stimuleren ICT-innovaties en adviseren over externe ICT-

ontwikkelingen.

• Controlerende rol: controle op de uitvoer van beleid, het nakomen van ICT-

richtlijnen, en faciliteren van het investeringsproces.

2 ICT waardebepaling

Waarom?

− ICT kosten stijgen (3% naar 5% afgelopen jaren)

− ICT vraag stijgt door (o.a.) zelforganisatie

− Zelforganisatie zet medewerker (en cliënt…) centraal en dus dient

ICT meer op hun wensen ingesteld te worden,

− maar dat moet goed georganiseerd worden.

− En de aanname is dat ‘alignment’ van ICT en de ‘business’

zorgen voor betere prestaties (Venkatraman)

34

ICT, zelforganisatie en het nut van waardebepaling

35

Zelforganisatie en ICT waardebepaling - Medewerkers

• In hoeverre zijn medewerkers blij met het systeem?

• In hoeverre gebruiken ze het ook?

• Wat zijn de financiële baten voor de organisatie?

• Sluit ICT aan op onze organisatiedoelstellingen?

• Voorbeeld: ‘cliënt centraal’ en ontsluiting van het dossier voor de

cliënt

• Hoe volwassen is onze dienstverlening?

36

ICT waardebepaling – wrap up (4)

ICT kosten

ICT waarde

37

Berenschot Groep B.V.

Europalaan 40, 3526 KS Utrecht

T 030 - 2 916 916

Marco Jansen

• Senior consultant

• Sinds 2015 werkzaam bij Berenschot

• Voorheen informatiemanager bij een VVT-organisatie

• Gespecialiseerd in informatievoorziening en ICT

binnen zorgorganisaties

• 0610936822

[email protected]

Eveline Castelijns

• Senior managing consultant

• Sinds 2009 werkzaam bij Berenschot

• Gespecialiseerd in zelforganisatie binnen

zorgorganisaties

• 06 57 99 72 44

[email protected]