Van boeken, boten en blogs.Collecties verhuizen bij de Universiteit van

Amsterdam

Bert ZeemanUniversiteitsbibliotheek Amsterdam

Gent, 15 december 2008

2

Agenda:

1) Waarom verhuizen?

- UvA huisvestingsplan 2000-2015

- Nieuwbouw UB

2) Welke werkwijze?

- Aanpak

- Flankerend beleid

3) Wat hebben we geleerd?

3

Agenda:

1) Waarom verhuizen?

- UvA huisvestingsplan 2000-2015

- Nieuwbouw UB

2) Welke werkwijze?

- Aanpak

- Flankerend beleid

3) Wat hebben we geleerd?

4

De Universiteit van Amsterdam

1632 Athenaeum Illustre1877 Universiteit van Amsterdam

Zeven faculteiten:

• Faculteit Economie en Bedrijfskunde • Faculteit der Geesteswetenschappen• Faculteit der Geneeskunde• Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen• Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica• Faculteit der Rechtsgeleerdheid• Faculteit der Tandheelkunde

5

De UvA in cijfersDe UvA in cijfers

27.000+ studenten

6.700+ medewerkers

ca. 350 promoties

ca. 7.200 wetenschappelijke publicaties

THES-ranking: 1e Ned. universiteit (53e)

Shanghai-ranking: 2e Ned. universiteit (101e)

6

De UvA: huisvesting

2000: huisvesting in vier clusters:

• medisch

• bèta

• gamma

• alfa

7

8

UvA: Faculteit der Geesteswetenschappen

1997: fusie van de• faculteit der Godgeleerdheid• faculteit der Letteren• faculteit der Wijsbegeerte

1.250+ medewerkers6.500+ studenten

30 bachelor-opleidingen50+ master-opleidingen (deels Engelstalig)

9

UvA: Universiteitsbibliotheek

ontstaan in 1578 als Stedelijke bibliotheekvanaf 1632 tevens Athenaeum bibliotheeksinds 1877 universiteitsbibliotheek

Omvang collectie:

• 4.000.000+ banden

• 120 kilometer (w.v. bijna 60 km in depot)

10

Huisvesting UB/Gw

1997: twee locaties op BG-terrein:

• Bijzondere Collecties

• UB/Geestesweten-schappen

1.000 werkplekken13 km collectie

11

12

13

14

Planning nieuwbouw in 1997

15

Agenda:

1) Waarom verhuizen?- UvA huisvestingsplan 2000-2015- Nieuwbouw UB

2) Welke werkwijze?- Aanpak- Flankerend beleid

3) Wat hebben we geleerd?

16

Universiteitsbibliotheek – Binnengasthuisterrein

17

Uitgangssituatie 1999

1999 UB FGw

Locaties 1 12

Meters monografieën 1.600 14.900Meters tijdschriften 200 4.900

Omvang collectie 1.800 19.800

18

Herschikking en Ontsluiting Collecties

• van 21,5 naar 13 kilometer (- 40%)

• invoering uniform plaatsingssysteem

• van 13 naar zo min mogelijk locaties

Budget: € 4,5 miljoen

19

Waar staan we nu?

2007 Boeken Tijdschriften TotaalLocatie

PC Hoofthuis 4.055 1.120 5.175Bungehuis 2.335 395 2.730Universiteitsbibliotheek 3.200 495 3.695Kunstgeschiedenis 1.025 225 1.250

10.615 2.235 12.850

20

Hoe zijn we daar gekomen?

1a. Deselectie: eenmalig1b. Deselectie: structureel

2. Efficiënt ruimtegebruik verhuizen

3. Uniform plaatsingssysteem

4. Flankerend beleid

21

Deselectie: eenmalig (1)

Selectie door vakreferent

Verwerking door projectmedewerkers

In vijf jaar 12,5 kilometer gedrukt materiaal verwerkt

85/90%: herplaatst in depot

10/15%: daadwerkelijk afgestoten

22

Deselectie: eenmalig (2)

• Gebonden jaargangen tijdschriften

• Deduplicering monografieën

• Uitleengegevens

• Check achteraf door docenten/onderzoekers

23

Deselectie: structureel

Aanschafbudget monografieën: € 400.000

Aanwinsten: tussen 8.000 en 10.000

Tijdschriftabonnementen: 1.900

Jaarlijkse ‘autonome groei’: 200 à 250 meter

Oplossing: DynamO

24

Verhuizen (1)

1999: collectie Nieuwgrieks/Byzantinologie naar het Bungehuis (500 m)2000: collecties Klassieken, Archeologie en Moderne Nabije Oosten naar de UB (1.770 m)2000: collectie Amerikanistiek naar het PC Hoofthuis (1.070 m)2002: collectie Oost-Europese studies naar het PC Hoofthuis (2.350 m)2003: collectie Hebreeuws naar het PC Hoofthuis (35 m)2006: collectie Fonetiek naar het Bungehuis (170 m)2006: collectie Europese archeologie naar de UB (300 m)2008: collectie Wijsbegeerte naar de UB (640 m)2008: collecties Mediastudies en Theaterwetenschap naar de UB (345 m)2008: collectie Muziekwetenschap naar de UB (300 m)2008: collectie Moderne Nabije Oosten naar het PC Hoofthuis (400 m)

25

Verhuizen (2)

Niet zelf verhuizen

Gebruik maken van (externe) expertise

Open staan voor nieuwe ideeën: boeken verhuizen per boot

26

Uniform plaatsingssysteem

Huidige situatie: 35 verschillende systemen

Gewenste situatie: één uniform systeem

Via NPS naar Dewey Decimal Classification

27

Flankerend beleid (1): het IWO-depot

UvA totaal Fac.bibl. UB w.v. in IWO %

1989 119.840 50.580 69.260 25.845 22

1991 117.005 51.915 65.090 24.070 21

1993 117.335 53.085 64.250 30.280 26

1995 122.985 53.725 69.260 35.580 29

1997 128.875 54.650 74.225 40.525 31

1999 129.530 52.870 76.660 41.750 32

2001 118.140 44.895 73.245 40.420 34

2003 121.020 41.130 79.890 46.775 39

2005 119.580 37.750 81.830 50.070 42

2007 120.360 30.625 89.735 56.050 47

28

29

Flankerend beleid (2): (gratis) LOL

Leveren-op-locatie

Gratis IBL-account

30

Flankerend beleid (3): communicatie

Informeren facultaire achterban (studenten maar vooral medewerkers)

Elk beschikbaar medium

Rondleidingen in depot

31

Folia, 6 oktober 2000

Het IWO

Eeuwige bewaarplaats

of

voorportaal van de papierhandel?

32

Flankerend beleid (4): communicatie intern

Ongelimiteerde behoefte aan informatie

Ook hier: elk mogelijk medium

Zeer succesvol: Verbouwblog

33

Agenda:

1) Waarom verhuizen?- UvA huisvestingsplan 2000-2015- Nieuwbouw UB

2) Welke werkwijze?- Aanpak- Flankerend beleid

3) Wat hebben we geleerd?

34

Doen (1)

1. Bezint eer ge begint !

2. Creëer draagvlak

3. Communicatie is essentieel

35

Doen (2)

4. Richt een projectorganisatie in

5. Meten is weten !

6. Gebruik een depot

36

Niet doen

1. Gouden bergen beloven

2. One size fits all

3. Collecties verhuizen onderschatten

37

38

19.785 m2 bvo

ca. 1.000 studieplaatsen

ca. 13 km boeken

Nieuwe UB

39

Dank u wel voor uw aandacht !

Vragen ?

(met dank aan Juliëtte Daniëls, Caroline Godfried, Lidie Koeneman, Monique Kooijmans,Willem Rodenhuis en Robin van Schijndel)