INHOUD:

DIA 1 DE BESTANDEN

DIA 2.1 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR – STAP 1 EN 2

DIA 2.2 DE AANMAAK VAN DE FACTUUR - STAP 3

DIA 3.1 DE RESULTATEN – IN WORD

DIA 4.1 -4.3 DE RESULTATEN IN ACCESS

DIA 5.1 DE VERZONDEN FACTUREN NAAR EXCEL

DIA 5.2 DE OPENSTAANDE FACTUREN NAAR EXCEL

UITLEG -INSTRUCTIE/

DE FACTUUR

Programma in Microsoft Office - GALENA

Word-Sjablonen in 3 stappen

met registratie in Access/Excel

DIA 1: DE BESTANDEN VAN GALENA:

Mappen: SJABLONEN:

In de map “SJABLONEN” staan:

de Word-sjablonen. Het gaat hier om

de database

en het bestand om de volgnummers op te hogen

• Alle facturen worden vanzelf opgeslagen in de map: “Boekhouding/facturen verzonden/jaar

• De bestandsnaam wordt vanzelf opgebouwd met

factuurnummer, bedrijf/naam, IDnr, omschrijving, datum en bedrag

In de bijbehorende database moeten de namen/adressen van contactpersonen zijn opgenomen.

(via het intakeformulier of formulier “nieuw contact” of rechtstreeks in de database)

DIA 2.1: De AANMAAK van de factuur- stap 1 en 2:

Met dit formulier worden de factuurgegevens ingevuld.

STAP 1: Open in “G:\GALENA ..\ “SJABLONEN” hetWord-sjabloon: STAP 2: Vul de gegevens in:

• OPTIE: Als de factuur op een verzamelnota voor de verzekeringsmaatschappij vermeld

moet worden, kruis je “niet verzenden” aan.

SELECTEER de geadresseerde uit de keuzelijst

• de datum in

• selecteer de omschrijving

• vul bedrag in

• Als er is betaald: CONTANT OF PIN

• klik op OK

En klik op OKZodra de naam is geselecteerd, verschijnen de

bijbehorende gegevens uit de database onderaan

het scherm

STAP 3: KLIK OP “OPSLAAN” als de voorgestelde Directory en Bestandsnaam OK zijn.

DIA 2.2: DE AANMAAK van de FACTUUR - stap 3:

En KLAAR!

Op de volgende dia’s zijn de resultaten te zien.

Ingevuld is: Het polisnummer

Het BSN nr

De adressering

Het factuurnummer

Het klantnummer

De factuurdatum

De referentie

De omschrijving

De behandeldatum/tijd

Het bedrag

Het totaal

Contant of per pin betaald

Het betaalde bedrag en de datum van betaling

Opties:

De naam van de behandelaar/therapeut

BTW, bedrag excl. BTW, uiterste betaaldatum

DIA 3.1: DE RESULTATEN –de FACTUUR in Word: Dit is een voorbeeld voor therapeuten. Er zijn vele opties mogelijk

Tab 01 – Persoonsgegevens

DIA 4.1: DE RESULTATEN –in ACCESS Cliëntendossier/tab facturen:

Zoek de naam in de keuzelijst door de eerste letters van de naam te typen.

In de map sjablonen: de database openen. Klik op

Daarna TAB 07 FACTUREN

Met een hyperlink naar de

factuur in WORD

DIA 4.2: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT VERZONDEN FACTUREN

Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:

Klantnr factuurnr betaald door cliënt/door Verzekeringmij hyperlink naar factuur inWord

Met de knop uit het START menu -kies je voor een bepaalde periode .

Het overzicht over deze periode komt dan als Excel-bijlage in de Inbox van Outlook,

zie dia 5.1.

Voor de overzichten zijn vele (lay-out)opties/vaste perioden mogelijk

DIA 4.3: DE RESULTATEN –in ACCESS OVERZICHT OPENSTAANDE FACTUREN

Klik in het START MENU VAN ACCESS OP:

Als je de factuur selecteert, verschijnen de factuurgegevens in het onderste gedeelte.

Als de factuur NIET betaald zou zijn, verschijnt hij in de keuzelijst

Voer vervolgens rechts:

• de datum van betaling

• en het betaalde bedrag

in

Als betaaldatum/bedrag is ingevuld, valt deze van de openstaande facturen lijst af.

Met de knop gaat dit overzicht als Excel-bijlage naar de Inbox van Outlook,

Zie ook dia 5.1.

Met de knop uit het STARTmenu van Access, wordt een factuuroverzicht

over een bepaalde periode (zie ook dia 4.2) als EXCEL-bijlage naar Outlook verzonden.

DIA 5.1: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT VERZONDEN FACTUREN

Het email-adres kan standaard worden vermeld.

het Excel bestand

Met de knop uit het STARTmenu van Access

gaan de OPENSTAANDE facturen als EXCEL bijlage naar Outlook

DIA 5.2: DE RESULTATEN –in EXCEL OVERZICHT OPENSTAANDE FACTUREN

Het email-adres kan standaard worden vermeld.

verzenden

Zo ziet het Excel bestand er uit

Amsterdam en Osterwald –D

Marijke Barkey

Vragen bij voorkeur via email: b.o.s.s@wxs.nl

Barkey’s Office Solutions & Secretarial Services