34 LOKAAL 16 december 2009

H et project organisatieontwikkeling is een logische stap na de imagocam-

pagne De Bib. Het leven van a tot z die in 2007 werd gestart. Deze campagne was voor vele bibliotheken de aanleiding om hun wer-king in vraag te stellen en te verbeteren. Wat vele jaren vanzelfsprekend was, de af-handeling van de taken, de benadering van de klanten, de positie binnen de gemeente en de lokale gemeenschap en de omgang met het gemeentebestuur, werd geëvalu-eerd. Knelpunten werden geformuleerd. De bibliotheken zullen in de komende ja-ren een ander aanzien krijgen. Hoe dit er-uit zal zien, is afhankelijk van hoe op vol-gende uitdagingen wordt ingegaan.

Inzetten op wat de bibliotheek uniek maakt bij haar publiekWelke uitdagingen ook, de

kernopdracht van de bibliotheek blijft overeind: elke burger gelijke en vrije toe-gang bieden tot kennis, cultuur, informa-tie en ontspanning. De bibliotheek heeft hiervoor sterke troeven, die nog onvol-doende worden ingezet. Een eerste troef is de eigen collectie, jaar na jaar opgebouwd

volgens de behoeften en verwachtingen van het publiek. Verder: de vrije toegang. Het bibliotheeklandschap is een fijnma-zig netwerk van kleine en grote bibliothe-ken, gespreid over heel Vlaanderen. De drempel is laag, de dienstverlening staat open voor iedereen. Ongeveer een derde van de bevolking is klant van de biblio-theek. De sector heeft een klantenbestand waarop menige onderneming jaloers kan zijn. Te meer omdat de bibliotheken hun klanten kennen: ze weten wie er bij hen over de vloer komt en waarvoor. Dit klan-tenbestand wordt echter te weinig ‘ge-kapitaliseerd’. Bibliotheken laten te veel kansen liggen om hun klanten aan zich te binden. Vandaar uitdaging 1: de biblio-theken moeten hun strategische sterktes veel meer uitspelen.

Aandacht voor de lokale specificiteit en het gemeentelijke beleidOok al maakt de bibliotheek deel

uit van het gemeentelijke beleid, toch is ze dikwijls geen onderwerp van gesprek bij het gemeentebestuur. Bibliotheken zijn eerder een gegevenheid, een decretale ver-

plichting. Het gemeentebestuur bekijkt de bibliotheek niet altijd als een krachtig be-leidsinstrument dat mee het lokale beleid uitvoert. Maar ook bibliotheken staan wat dubbel tegenover het eigen bestuur. Aan de ene kant identificeren ze zich vooral met de bibliotheekwereld en beschouwen ze an-dere bibliothecarissen eerder als collega’s. Aan de andere kant zien we dat bibliothe-ken almaar meer uit hun cocon komen en links leggen met andere gemeentediensten. Dat is ook nodig, want de eigen lokale en maatschappelijke context wordt voor de bibliotheken in de toekomst belangrijker. Ze zullen meer dan nu getoetst worden op hun bijdrage aan het lokale beleid en het bereiken van de gemeentelijke doelstellin-gen. Het is dan ook essentieel dat biblio-theken zich uitdrukkelijker inschrijven in dit gemeentelijke beleid en hun werking en dienstverlening enten op de lokale context. Samenwerking, ook structureel, met an-dere gemeentelijke diensten is het motto.

Inspelen op het gewijzigde gedrag van mensen in een digitale omgeving

Via het internet hebben veel mensen toe-

Hoe zorg ik ervoor dat ik nieuwe klanten win en bestaande behoud? Welke vorming en training hebben medewerkers nodig

om een optimale dienstverlening te verzekeren? Hoe schakel ik de werking van de bibliotheek meer in het gemeentelijke beleid in? Dit zijn enkele

van de managementuitdagingen binnen de bibliotheekwereld. Met het project organisatieontwikkeling ondersteunen Locus en Bibnet de

lokale bibliotheken om professioneel met die zeven uitdagingen om te gaan. SANDrA DENIS, PHILIPPE LIESENBOrGHS EN MAIKE SOMErS

stef

an d

ewic

ker

e

uitdagingen voor de lokale bibliotheek

WERKVELD cULTUUR

12

3

16 december 2009 LOKAAL 35

gang tot een pak informatie die ze niet meer in de bibliotheek komen zoeken. Daaruit af leiden dat de informatierol van bibliotheken uitgespeeld zou zijn, is ech-ter kort door de bocht. De opdracht blijft om zoveel mogelijk burgers te laten parti-ciperen aan de voordelen van het informa-tieaanbod. Het digitale informatieaanbod met zijn voor- en nadelen (denk maar aan objectiviteit: is de opgeroepen informatie wel correct?) wijzigt wel de aard van de dienstverlening. De meerwaarde van de bibliotheken zal verschuiven naar de zorg voor een heldere en betrouwbare ontslui-ting, en het beter toegankelijk maken van duurdere of moeilijk bereikbare informa-tie, content. Ook bij het helpen vinden van informatie is een taak weggelegd voor de bibliotheek. Verder hebben de bibliothe-ken de opdracht om er mee voor te zorgen dat iedereen mee is op de digitale snelweg. Deze opdrachten vertalen in concrete ac-ties is de derde uitdaging voor de biblio-theeksector.

De werkprocessen optimaliserenNet zoals in andere organisaties

komen alle activiteiten in de bibliotheek tot stand via werkprocessen. De boekbe-handeling of het uitlenen volgt een speci-fieke, haast gestandaardiseerde aanpak. Er is echter weinig aandacht voor pro-cesmanagement: doorgaans wordt niet beschreven welke stappen elke activiteit omvat en wordt onvoldoende nagegaan wat efficiënter kan verlopen. Willen biblio- theken doelmatiger werken, dan moeten

ze uitdaging 4 aangaan: de werkprocessen stroomlijnen en continu verbeteren om tijd vrij te maken voor inhoudelijke taken en om kosten te reduceren.

Lokale stempel op de infrastructuurEen ‘bibliotheek’ is een concept. Of men nu een bezoek brengt aan

de eigen of aan een onbekende bibliotheek, of het om de hoofdbibliotheek in de stad gaat of om een kleine, landelijke biblio-theek, de ervaring is vaak gelijk. Bibliothe-ken lijken in inrichting, dienstverlening, sfeer heel erg op elkaar. Nochtans worden ze opgericht voor en door lokale gemeen-schappen en dus mag je verwachten dat de lokale context er een stempel op drukt. Dat bijvoorbeeld een wat excentrische lig-ging zou leiden tot het koppelen van bibli-otheekinfrastructuur aan andere publieke dienstverlening, of dat in een wijk met een hoog percentage ouderen de bibliotheek een ontmoetingsplek zou zijn waar senio-ren bij kranten en weekbladen de actualiteit bespreken. De bibliotheek weerspiegelt nu te weinig het profiel van de gemeenschap waarvoor ze werkt. Uitdaging 5 bestaat erin dat de bibliotheek, samen met andere relevante (gemeentelijke) partners, haar omgeving en positie analyseert en van hier-uit een relevante werking ontwikkelt die stevig in de lokale gemeenschap ingebed is.

Nieuw organisatiemodel uitwerkenZo goed als elke gemeente in Vlaan-

deren heeft een autonome bibliotheek. Die lokale verankering is een sterkte, maar

heeft ook een keerzijde. Er zijn veel kleine bibliotheken (bijna één op drie wordt ge-dragen door minder dan drie VTE) en die schaal is te klein om een toekomstgerichte werking te ontplooien. Samenwerking en schaalvergroting staan voor de deur: het bovengemeentelijk organiseren van be-paalde processen, structureel samenwer-ken, zowel binnen de gemeente met andere diensten en instellingen, als in netwerkver-band binnen de regio of intergemeentelijk. Schaalvergroting is de zesde uitdaging voor de bibliotheeksector.

Geschikt personeelsbeleid uitwerken1978 is een mijlpaal in de biblio-

theekgeschiedenis. Het toenmalige biblio-theekdecreet gaf een stevige impuls aan de oprichting van openbare bibliotheken, met een sterke instroom van nieuwe medewer-kers in de sector als gevolg. Dertig jaar later staan de bibliotheken voor een grote perso-neelsuitstroom, maar de instroom lijkt niet verzekerd. Bovendien evolueerde, met de maatschappij, ook het appel dat op biblio-theken wordt gedaan. Nieuwe opdrachten vergen andere competenties, voor bepaalde taken zelfs andere types van medewerkers. Om de uitdagingen op korte en lange ter-mijn aan te kunnen, is een aangepast per-soneelsbeleid noodzakelijk. Het gemeente-lijke personeelsbeleid moet die behoeften alerter meenemen in het aanwervings- en vormingsbeleid.

Sandra Denis, Philippe Liesenborghs en Maike Somers zijn medewerkers van Locus en Bibnet

??

4

5