Transparantieverslag 2013 - De Jonge Accountants · 2015. 9. 9. · 4 Transparantieverslag 2013 Een...

1

Transparantieverslag 2013

2


Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Inleiding pag. 3 Hoofdstuk 2. Historie pag. 5 Hoofdstuk 3. Juridische en organisatorische structuur pag. 6

3a Internationaal netwerk pag. 6 3b HLB Nederland pag. 6 3c HLB Van Daal & Partners N.V. pag. 6

Hoofdstuk 4. Stelsel van Kwaliteitsbeheersing pag. 9

4a Handboek kwaliteit (HKB) pag. 9 4b Interne reviews pag. 10 4b.1 OKB’s pag. 10 4b.2 Vestigingsreviews pag. 12 4b.3 Toetsing externe accountants pag. 13 4c Externe reviews pag. 14 4d Sanctiebeleid pag. 17 4e Toekomst pag. 18

Hoofdstuk 5. Naleving Onafhankelijkheidsvoorschriften pag. 19 Hoofdstuk 6. Onderhouden van vaktechnische kennis pag. 20 Hoofdstuk 7. Grondslag voor de beloning van externe accountants pag. 21 Hoofdstuk 8. Overige informatie pag. 22 Hoofdstuk 9. Evaluatie stelsel van kwaliteitsbeheersing pag. 23 Hoofdstuk 10. Raad van Toezicht pag. 24

3


1. Inleiding

Het jaar 2013 stond voor HLB Van Daal & Partners N.V. in het teken van kwaliteitsverbetering en groei door fusies. Geïnspireerd door de uitkomsten van het in 2012 door de AFM gehouden regulier kwaliteitsonderzoek zijn begin 2013 de eerste maatregelen genomen en processen in gang gezet om het kwaliteitsniveau structureel te verhogen. Hoewel HLB Van Daal & Partners N.V. van mening is dat dit een proces betreft dat een aantal jaren in beslag zal nemen, waren toch binnen enkele maanden de eerste resultaten merkbaar. Op het gebied van kwaliteit startte het jaar 2013 met een rapport van de AFM naar aanleiding van reguliere kwaliteitsonderzoeken bij de 9 middelgrote OOB-vergunninghouders. In de loop van 2013 is daar nog een tweetal rapporten aan toegevoegd. Deze rapporten betroffen de kwaliteit van overige vergunninghouders (niet-OOB). Uit alle rapporten bleken dezelfde tekortkomingen ten aanzien van de kwaliteit zoals eerder naar voren was gekomen bij de grote 4 accountantsorganisaties. Dit impliceert dat bij nagenoeg alle accountantsorganisaties in Nederland de AFM van mening is dat de kwaliteit dient te worden verhoogd. HLB Van Daal & Partners N.V. heeft in 2013 veel werk gemaakt van haar doelstelling de kwaliteit te verbeteren. Als onderdeel van het project “Perfect” zijn direct bij aanvang van het jaar extra cursussen ingelast. Met trainingen en werkoverleg zijn medewerkers en partners geïnformeerd over de uitkomsten van het kwaliteitsonderzoek en de wijze waarop Bestuur, Compliance en de Commissie Vaktechniek de kwaliteit willen verbeteren. Tevens zijn hierbij praktische handvatten verstrekt waarmee een snelle eerste verbetering kon worden bewerkstelligd. HLB Van Daal & Partners N.V. zal zich tot het uiterste inspannen om haar kwaliteit op het niveau te brengen dat de maatschappij en de door haar ingestelde toezichthouders van haar verwachten. Gezien de aard van de oorzaak betreft dit een proces. Een proces waarin medewerkers en partners een ander verwachtingspatroon moeten omarmen; van accountants die naar beste eer en geweten voor de maatschappij bepalen wat goed voor haar is naar accountants die luisteren naar de verwachtingen en behoeften van de maatschappij. Accountants die vervolgens ook invulling geven aan deze verwachtingen en behoeften. HLB Van Daal & Partners N.V. staat midden in dat proces. In het transparantieverslag 2012 is het volgende aangegeven: “De bepalende onderdelen van het proces zijn een andere attitude en een gedragsverandering. Voor betrokkenen zoals Bestuur, partners, accountants en andere medewerkers zal dit ingrijpend zijn. Wij denken daarom dat het een proces van jaren zal blijken te zijn voordat de organisatie volledig is omgeturnd. Om in de tussentijd de vereiste kwaliteit te kunnen bieden, zullen in de overgangsfase aanvullende maatregelen gelden. Maatregelen die in deze fase van het proces met name zijn gericht op aanvullende interne controle op door ons verrichte werkzaamheden.” Deze passage is ook nu nog geldig. In het jaar 2013 is de omvang van HLB Van Daal & Partners N.V. fors toegenomen met bijna 50%. De aandacht die een dergelijke uitbreiding vraagt van een ieder in de organisatie maakt een gelijktijdig lopend kwaliteitsverbeteringsproces niet eenvoudig. Met name de integratie van IT bracht meer complicaties met zich mee dan verwacht, ook andere kleinere zaken hebben tot uitdagingen geleid. Met grote passie, loyaliteit en inzet van een ieder die hierbij betrokken was, hebben we toch grote stappen kunnen maken. Als Bestuur willen wij deze mensen graag hiervoor danken.

4


Een belangrijke rol in de kwaliteitsverbetering is weggelegd voor de in 2013 ingestelde onafhankelijke Raad van Toezicht bij HLB Van Daal & Partners N.V. De Raad bestaat uit de volgende personen:

- Voorzitter: mr. F.F. Stiekema (oud-voorzitter van de maatschap Holla Advocaten) - J.P. Bikker (oud-eigenaar van Uniekaas en op dit moment General Manager van

Midpoint Brabant) - R.P.M. Swinkels (Commercial Manager van Cerex B.V., dochterbedrijf van Bavaria)

De taken van de Raad betreffen kort samengevat het houden van toezicht op Bestuur en Compliance van HLB Van Daal & Partners N.V. met betrekking tot kwaliteitsborging. In een afzonderlijk hoofdstuk van dit transparantieverslag doen zij uitgebreid verslag van hun rol, taken, werkzaamheden en uitkomsten van hun werkzaamheden.

Wij geven graag inzicht in hoe wij onze organisatie hebben vormgegeven, de kwaliteit waarborgen en zaken en gebeurtenissen die daarop in 2013 van invloed waren. Om die reden voldoen wij zeer graag aan transparantie die voortvloeit uit de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta). De wetgever heeft daarin bepaald dat accountantsorganisaties die Organisaties van Openbaar Belang (OOB) controleren een zogenaamd transparantieverslag dienen op te stellen. In artikel 30 van het Besluit toezicht

accountantsorganisaties (Bta) is deze verplichting nader uitgewerkt. Met onderhavig transparantieverslag geeft HLB Van Daal & Partners N.V. inzicht in haar structuur, het Bestuur, het stelsel van kwaliteitsbeheersing en haar daadwerkelijk functioneren. Voor een juist begrip van de informatie in onderhavig transparantieverslag is het naar onze mening noodzakelijk deze te plaatsen in haar context. De context betreft historie van HLB Van Daal & Partners N.V. Dit onderwerp wordt in hoofdstuk 2 nader uiteen gezet. Het transparantieverslag is verder verdeeld in een zevental hoofdstukken. In hoofdstuk 3 wordt de juridische en organisatorische structuur toegelicht. In het hoofdstuk wordt tevens nader ingegaan op het internationale en nationale netwerk. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Hoofdstuk 5 betreft de naleving van onafhankelijkheids-voorschriften. Het onderhoud van vaktechnische kennis is onderwerp van hoofdstuk 6. De beloning van externe accountants, partners en medewerkers wordt nader toegelicht in hoofd-stuk 7. Overige informatie zoals vereist in artikel 30 van het Bta is opgenomen in hoofdstuk 8. In hoofdstuk 9 is de evaluatie door het Bestuur van het stelsel van kwaliteitsbeheersing opgenomen. Hoofdstuk 10 betreft het verslag van de Raad van Toezicht.

5


2. Historie

HLB Van Daal & Partners N.V. is haar dienstverlening begonnen in Waalwijk in het jaar 1979. Vanaf de beginperiode is de organisatie gericht geweest op MKB-bedrijven en dan met name familiebedrijven. Begin jaren ’90 heeft HLB Van Daal & Partners N.V., toen nog gedreven in een maatschap, een sterke groei doorgemaakt. De groei had betrekking op zowel omzet, aantal vestigingen, aantal partners als ook het aantal medewerkers. Conform afspraken met andere HLB partners (zie hoofdstuk 3) opereert HLB Van Daal & Partners N.V. primair in Noord-Brabant en Limburg. Rond het jaar 2000 heeft de toenmalige maatschap HLB Van Daal & Partners haar missie, visie en doelstellingen heroverwogen. Hierbij is de groei, zowel in aantal als in gemiddelde omvang, van de cliënten die zij bedient nadrukkelijk in de overwegingen betrokken. Uitkomst van de heroverweging is de keuze om hoogwaardige accountancy- en belastingadvies-diensten aan te bieden aan zowel MKB-bedrijven als ook aan grotere ondernemingen. Bij al haar dienstverlening staat een uitstekende prijs-/kwaliteitverhouding voorop. In de jaren daarna heeft HLB Van Daal & Partners - nog steeds een maatschap - deze keuze verder uitgewerkt. Binnen de organisatie zijn de verschillende expertises verder gesplitst. Binnen de accountancyafdeling is de splitsing tussen werkzaamheden voor het MKB, veelal gerelateerd aan samenstelwerkzaamheden, en de grotere ondernemingen, veelal gerelateerd aan controle van financiële informatie, verder vorm gegeven. In de belastingadviesafdeling heeft dit geleid tot verschillende kenniscentra zoals: omzetbelasting, pensioenen en een Nederland-België-desk. Zowel voor accountancy als voor belasting-advies geldt dat wij middels het internationale HLB-netwerk onze cliënten wereldwijd verder (kunnen) helpen. Het hierbij gehanteerde internationaal concept heet Global Care. Wij nodigen u uit hiervan kennis te nemen op de website van HLB International (www.hlbi.com). In het jaar 2007 is de juridische structuur van HLB Van Daal & Partners door de vennoten heroverwogen. Besloten is de onderneming HLB Van Daal & Partners in het jaar 2007 in te brengen in een naamloze vennootschap (N.V.). De partners (voorheen vennoten in de maatschap) zijn, middels hun respectievelijke besloten vennootschappen, aandeelhouder van de N.V. De ontwikkelingen en gemaakte keuzes tot en met het jaar 2013 hebben er toe geleid dat wij een breed palet aan cliënten mogen bedienen. Kleine en (middel)grote familiebedrijven in vele branches blijven onze basis. Retail, ICT, groothandel, transport en aannemerij zijn slechts enkele voorbeelden van de branches waarin onze cliënten actief zijn. Daarnaast bedienen wij een groeiend aantal grotere, internationaal georiënteerde, ondernemingen, waaronder een aantal in het buitenland beursgenoteerde ondernemingen.

6


3. Juridische en organisatorische structuur

HLB Van Daal & Partners N.V. wordt gedreven in een Naamloze Vennootschap (N.V). HLB Van Daal & Partners N.V. was in 2013 samen met 2 andere accountantsorganisaties lid van HLB Nederland B.V. HLB Nederland B.V. is op haar beurt lid van HLB International. Met ingang van 1 januari 2013 heeft binnen HLB Nederland een fusie plaatsgevonden tussen HLB Van Daal & Partners N.V. en de maatschap HLB Kallen Raeven.

3a Internationaal netwerk HLB International is een wereldwijd netwerk van onafhankelijke accountants- en advies-kantoren (members). Elk van die members is een separate en onafhankelijke rechtspersoon. Om die reden zijn de members niet aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere members. HLB International Limited is een Engelse vennootschap welke de internationale activiteiten van HLB International coördineert, zij verricht geen activiteiten ten behoeve van cliënten. Om die reden is HLB International noch HLB Van Daal & Partners N.V. aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere members en vice versa. HLB International is lid van het Forum of Firms. De accountantsorganisaties die zijn erkend door het Forum of Firms voldoen aan hoge internationale kwalitatieve standaarden, mede door het bestaan van een kwaliteitssysteem en uniforme controlemethoden. HLB International neemt een vooraanstaande positie in op de wereldranglijst van accountantsorganisaties die erkend zijn door het Forum of Firms.

3b HLB Nederland HLB Nederland is het Nederlandse HLB-samenwerkingsverband van een drietal onafhankelijke Nederlandse accountantsorganisaties (leden). De samenwerking betreft de gezamenlijke ontwikkeling van een stelsel van kwaliteitsbeheersing welke is vastgelegd in een handboek kwaliteit (HKB), vaktechniek, delen van kennis en permanente educatie, PR en communicatie alsmede het behalen van gezamenlijke inkoopvoordelen. Elk van de leden is een separate en onafhankelijke rechtspersoon. Om die reden zijn de leden niet aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere leden. HLB Nederland B.V. is een besloten vennootschap welke een aantal Nederlandse activiteiten van HLB Nederland coördineert of uitvoert zoals in de vorige alinea omschreven. Zij verricht geen activiteiten ten behoeve van cliënten. Om die reden is HLB Nederland B.V. noch HLB Van Daal & Partners N.V. aansprakelijk voor handelingen of fouten verricht respectievelijk gemaakt door andere leden en vice versa.

3c HLB Van Daal & Partners N.V. HLB Van Daal & Partners N.V. is een naamloze vennootschap welke statutair te Waalwijk is gevestigd. Alle aandelen worden middellijk gehouden door besloten vennootschappen van beroepsbeoefenaars (partners). In een aandeelhoudersovereenkomst is bepaald dat te allen tijde de meerderheid van de aandelen in HLB Van Daal & Partners N.V. middellijk of onmiddellijk in bezit dient te zijn van Registeraccountants of Accountants-Administratieconsulenten. Per 1 juli 2013 heeft KOMPAAN accountants & adviseurs uit Veghel zich aangesloten bij HLB Van Daal & Partners. In 2013 was sprake van 23 partners, waarvan 20 accountant.

7


Mede als gevolg van de fusies in 2013 is de structuur in de loop van het jaar gewijzigd. Het organogram per 31 december 2013 is als volgt: HLB Van Daal & Partners N.V. wordt bestuurd door een directie. De directie wordt benoemd, geschorst en/of ontslagen door de Vergadering van Aandeelhouders (lees: Partners). In het jaar 2013 werd de directie bij aanvang gevormd door drs. J.B.L.M. Bloemers RA en drs. E.W. van der Haar RA. Beiden zijn aan te merken als beleidsbepaler in de zin van de Wet toezicht accountantsorganisaties. Daarbij is een Raad van Toezicht ingesteld (voor de namen van de leden wordt verwezen naar hoofdstuk 1) die toezicht houdt op het Bestuur en Compliance voor wat betreft kwaliteit van de werkzaamheden. De directie wordt ondersteund door een aantal staffunctionarissen en professionals. Relevant in dit kader zijn met name de Commissie Vaktechniek en de compliancefunctie.

50% 50%

50% 50%

50% 50%

VDP Vastgoed B.V.(eigenaar van enkele vestigingslocaties)

Partners (d.m.v. beroepsvennootschappen)

Vergadering prioriteitshouders

Mona I B.V. Mona II B.V.

Lisa Properties B.V.(eigenaar van

immateriële vaste activa en tevens

financierings-vennootschap t.b.v.

partners)

HLB Van Daal & Partners N.V.

VDP Waalwijk Beheer B.V.

Deelnemingen: belang:

HLB Nederland B.V. 33%HLB Matchers B.V. 100%HLB Corporate Services B.V. 100%HLB SSC B.V. 70%

Raad van Toezicht

Stichting Vote(ter financiering van

werkkapitaal HLB)

8


De Commissie Vaktechniek wordt bemand door het Hoofd Vaktechniek aangevuld met enkele commissieleden. De compliancefunctie wordt vervuld door de Compliance Officer. De functie van Compliance Officer als bedoeld in artikel 23 lid 1 Bta werd in het jaar 2013 ingevuld door de heer drs. J.A.F. Kuijpers RA. Hij wordt daarin onder meer bijgestaan door de plaatsvervangend Compliance Officer, de heer drs. E.A.A. van Iersel RA. De Compliance Officer is degene die toeziet op de naleving van het kwaliteitsbeleid, waaronder bijvoorbeeld toezicht op naleving van de Wta, Wwft, onafhankelijkheid en integriteit. Hij rapporteert daarover aan het Bestuur. Het Bestuur legt het te voeren beleid vast in onder meer een beleidsplan en plannen ten aanzien van specifieke onderwerpen. Na goedkeuring door de Vergadering van Aandeel-houders is het Bestuur gemachtigd binnen de kaders van de plannen het dagelijks beleid uit te voeren. Een aantal activiteiten met betrekking tot corporate finance, fusies en overnames wordt niet door HLB Van Daal & Partners N.V. uitgevoerd. HLB Matchers B.V., waarin deze activiteiten voor een deel wel worden uitgevoerd, is aan te merken als onderdeel van het netwerk van HLB Van Daal & Partners N.V. Specialistische fiscale werkzaamheden en advisering met betrekking omzetbelasting en in het bijzonder fiscale vertegenwoordiging worden vanuit HLB Corporate Services B.V. verricht. Ook deze entiteit valt aan te merken als onderdeel van het netwerk. De overige entiteiten genoemd in het organogram zijn eveneens aan te merken als onderdelen van het netwerk, echter deze entiteiten treden niet naar buiten.

9


4. Stelsel van Kwaliteitsbeheersing

Kwaliteit is de basis voor het functioneren van HLB Van Daal & Partners N.V. De eerder genoemde rapportages van de AFM hebben gezorgd voor nog meer inspiratie tot continue verbetering van kwaliteit van de geleverde diensten en de wijze van totstandkoming daarvan. De eindverantwoordelijkheid voor het stelsel van kwaliteitsbeheersing berust bij het Bestuur. In het beleidsplan en het jaarplan 2013 zijn door het Bestuur met betrekking tot kwaliteit een aantal plannen en uitwerkingen opgenomen. Dit betreft onder meer werving en selectie van medewerkers, het op peil houden van kennis in de organisatie c.q. bij de medewerkers van de organisatie, procedures, richtlijnen en kwaliteitsbewaking. Ook de invloed van en omgang met diverse social media zijn daarbij aan de orde.

4a Handboek kwaliteit (HKB) In HLB Nederland verband is ten behoeve van de kwaliteitsbeheersing een handboek kwaliteit (HKB) ontwikkeld, dat periodiek wordt onderhouden. In het handboek zijn maatstaven, procedures, richtlijnen, checklists etc. opgenomen die van toepassing zijn bij alle door HLB Van Daal & Partners N.V. uitgevoerde werkzaamheden. Hieronder zijn mede begrepen de te hanteren controlebenadering, melding van fraude en ongebruikelijke transacties, consultatie, educatie, opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling, interne reviews op werking van het kwaliteitssysteem alsmede opdrachtacceptatie en -continuatie. Het HKB is gebaseerd op de relevante Nederlandse Wet- en regelgeving voor accountants. Specifiek voor HLB Van Daal & Partners N.V. is bij het HKB een addendum gevoegd waarin aanvullende procedures, richtlijnen e.d. zijn opgenomen welke uitsluitend voor HLB Van Daal & Partners N.V. van toepassing zijn. Het HKB en addendum is bindend voor alle partners en medewerkers van HLB Van Daal & Partners N.V. Opname in een controleteam van HLB Van Daal & Partners N.V. is slechts mogelijk voor medewerkers en partners die afgestudeerd zijn als accountant dan wel in opleiding zijn voor accountant. Voor afgestudeerden geldt daarbij dat het bijhouden van de PE-verplichting nauwlettend wordt gecontroleerd. Bij de samenstelling van controleteams wordt onder meer in aanmerking genomen dat tijdig over voldoende benodigde (specifieke) kennis en kwantitatieve capaciteit kan worden beschikt. Om de kwaliteit beter te borgen is eind 2013 besloten strengere eisen te stellen aan medewerkers en partners voor de controlepraktijk, inhoudende een minimum aantal jaarlijkse controle-uren (“vlieguren”). In de loop van 2014 zal dit verder worden geïmplementeerd. Acceptatie van controlecliënten is geregeld in de procedure cliëntacceptatie en voorbehouden aan het Bestuur. Deze is tevens bevoegd de externe accountant op de opdracht aan te wijzen, rekening houdend met eventueel specifiek benodigde kennis maar ook beschikbare tijd. Opdrachtcontinuatie is geborgd in de controlebenadering. In de loop van 2013 is besloten de acceptatieprocedure aan te scherpen en worden voor alle nieuwe controleklanten bij externe daarin gespecialiseerde partijen nadere (internationale) informatie opgevraagd onder andere betreffende:

Bevestiging ultimate beneficiary owners

Verbonden partijen/ deelnemingen etc.

Sleutelpersonen

Veroordelingen/ relevante overtredingen weten regelgeving van het bedrijf of sleutelpersonen

Nieuwsberichten met betrekking tot het bedrijf

Betalingsgedrag

Inschatting continuïteit.

10


Voor bestaande controlecliënten zal periodiek roulerend deze informatie eveneens worden opgevraagd. De betreffende informatie wordt tevens waar relevant ook verder in het controleproces gebruikt. De te hanteren controlebenadering is nader uitgewerkt in een audit manual. De audit manual is gebaseerd op de audit manual, opgesteld door HLB International in overeenstemming met internationale regelgeving en door HLB Nederland aangevuld met zaken specifiek geldend voor de Nederlandse praktijk en regelgeving. De audit manual wordt periodiek onderhouden. Ten behoeve van het borgen van kwaliteit wordt gewerkt met een elektronisch werkprogramma en dossier voor controle- en samenstelwerkzaamheden. De software is extern ingekocht doch aangepast en aangevuld met de wensen en eisen zoals deze voortvloeien uit het HKB en de audit manual. Het elektronisch werkprogramma is een sterk hulpmiddel gebleken om werkzaamheden op een systematische wijze uit te voeren en vast te leggen. Ook de mogelijkheden tot review van werkzaamheden zijn verbeterd. De software alsmede de aanpassingen en aanvullingen worden periodiek onderhouden. Het handboek schrijft voor dat in bepaalde situaties verplicht consultatie dient te worden aangevraagd. De belangrijkste in het huidig tijdsgewricht betreft de going concern assumptie. In het geval aan de continuïteit twijfel bestaat dient verplicht te worden geconsulteerd bij de vaktechnische commissie. Toetsing op naleving hiervan vindt plaats tijdens de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen alsmede kantoorreviews.

4b Interne reviews Het intern reviewsysteem valt onder de verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. Jaarlijks stelt de Compliance Officer een complianceplan op. Hierin beschrijft hij op welke wijze hij zijn taak wil invullen en welke speerpunten hij daarbij heeft. De interne reviews zijn in 3 delen te splitsen. Het eerste deel betreft de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling bij wettelijke controleopdrachten. Het tweede deel betreft de vestigingsreviews. Het derde deel betreft de toetsing externe accountants. 4b.1 OKB’s De opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) vindt plaats aan de hand van het controledossier maar ook aan de hand van mondeling en schriftelijk verkregen informatie, de gecontroleerde (financiële) verantwoording, voornaamste bevindingen en conclusies en het oordeel van de externe accountant zoals dat blijkt uit de door hem af te geven accountantsverklaring. De OKB dient te zijn afgerond voor datering van de verklaring. De OKB wordt uitgevoerd door het Bestuur aangewezen gekwalificeerde accountants. Deze accountants betreffen externe accountants zijnde partner, dan wel accountants onder toezicht/verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. De Compliance Officer houdt toezicht op de uitvoering en uitkomsten van de OKB’s. OKB’s worden planmatig uitgevoerd. Bij het opstellen van de planning geldt een aantal uitgangspunten dat waarborgt dat van elke als zodanig functionerende externe accountant een minimaal aantal controledossiers onderwerp van OKB is. Dit minimale aantal wordt bepaald aan de hand van de lengte van de periode dat de externe accountant in functie is en van de uitkomsten van vorige OKB’s op zijn controledossiers.

11


Een ander criterium kan zijn specifieke aandachtspunten voortkomende uit opdrachtacceptatie bij nieuwe controlecliënten of overige dienstverlening bij controlecliënten waarvoor separaat toestemming is verzocht in het kader van onafhankelijkheid. Controledossiers van OOB’s worden elk jaar aan een OKB onderworpen. Op grond van de uitkomsten van het door de AFM gehouden kwaliteitsonderzoek is in het eerste kwartaal 2013 besloten het aantal OKB’s uit te breiden en is in 2013 op 65% van de wettelijke controle-opdrachten een OKB verricht, in 2012 was dit op 60% van de wettelijke controle-opdrachten. Eveneens op grond van de uitkomsten van het door de AFM gehouden kwaliteitsonderzoek is in het eerste kwartaal 2013 besloten de OKB’s al tijdens het uitvoeren van controle-werkzaamheden in te zetten in plaats van na afloop. Hiertoe is de OKB gesplitst in 3 fasen; voorbereiding, interimcontrole en eindejaarscontrole. Hiermee wordt beoogd eventuele opmerkingen voortvloeiend uit de OKB tijdig mee te kunnen nemen in de uitvoering van de controlewerkzaamheden. Daarnaast is in 2013 de OKB inhoudelijk verder aangescherpt en hebben de uitvoerders van de OKB onder leiding van de Commissie Vaktechniek diverse samenkomsten gehad om de kwaliteit van de uitvoering van de OKB verder te verhogen en verder te uniformeren. In 2013 hebben OKB’s geleid tot vragen aan de externe accountant met betrekking tot de toereikendheid van de verrichte werkzaamheden. In een beperkt aantal gevallen heeft dat geleid tot aanvullende controlewerkzaamheden. De escalatieprocedure, in het geval de externe accountant en de OKB-er verschil van inzicht hebben over de toereikendheid, is in 2013 niet in werking getreden. Indien een dergelijk verschil zich voordoet, moeten de toetsing en controle worden voorgelegd aan de Compliance Officer.

De Compliance Officer rapporteert ten aanzien van de uitgevoerde OKB’s als volgt:

“De ontvangen OKB formulieren zijn verwerkt in een separaat bestand ter beoordeling van

de uitgevoerde OKB’s en ter controle of alle OKB’s (tijdig) zijn uitgevoerd, dus voor datering

van de controleverklaring en tijdig zijn ondertekend door zowel de EA en de OKB’er. Na

beoordeling is gebleken dat een aantal OKB formulieren niet is verstrekt aan de Compliance

Officer. Na navraag zijn alsnog alle formulieren ontvangen, voor zover de controle is

afgerond. Geconstateerd is dat twee maal een controleverklaring is gedateerd voordat de

OKB is afgerond. De externe accountant is hiervoor een schending en maatregel opgelegd.

Uit de uitgevoerde OKB’s komt onder andere naar voren dat:

de vastlegging van de werkzaamheden alsmede van de overwegingen waarom

werkzaamheden wel of niet worden uitgevoerd voor verbetering vatbaar zijn;

de bevindingen vanuit de interimcontrole en de hieruit voortvloeiende conclusie niet

eenduidig zijn vastgelegd of dat deze voor verbetering vatbaar zijn. Alsmede het

ontbreken van een duidelijke koppeling tussen de conclusie uit de interimcontrole en de

hieruit voortvloeiende werkzaamheden voor de eindejaarscontrole;

ontvangen informatie van de klant onvoldoende geverifieerd was;

het standaard in het controleprogramma opgenomen formulier voor de foutenevaluatie

niet volledig is ingevuld;

communicatie met klant niet of onvoldoende is vastgelegd in dossier;

opdrachtbevestigingen niet tijdig ontvangen zijn;

de betrokkenheid van externe accountants bij de controle te laat was;

onjuist onderscheid wordt gemaakt tussen proceduretesten en detailcontroles;

12


identificatie en verificatie in kader Wwft niet toereikend is uitgevoerd c.q. niet toereikend

in het dossier is opgenomen;

onvoldoende diepgang van de besproken controleaanpak, -richting en uit te voeren

werkzaamheden was tijdens de pre-auditmeeting;

ontoereikende vastlegging is van de frauderisico’s en de bespreking hieromtrent met de

directie;

er onvoldoende onderbouwing van het aantal uit te voeren testen of

detailwerkzaamheden was;

ontoereikende en/of onvoldoende controle informatie in het dossier aanwezig was;

er onvoldoende vastlegging was inzake werkzaamheden om de volledigheid van de

consolidatiekring en/of verbonden partijen vast te stellen.

Genoemde bevindingen gelden niet integraal voor alle uitgevoerde OKB’s.” Tevens geeft de Compliance Officer aan: “Uit de OKB’s blijkt duidelijk een leereffect, hoewel dit effect slechts bij een beperkte groep zichtbaar is. Zichtbaar is dat “ontvangen” bevindingen weer meegenomen worden in de uit te voeren OKB’s op een dossier van een ander. Tevens blijkt uit besprekingen dat ook positieve punten welke geconstateerd worden door de OKB’er meegenomen worden in eigen dossiers.

De bevindingen uit de OKB’s zijn door Commissie Vaktechniek/Compliance Officer in diverse

overleggen gedurende het jaar met alle accountants, controleleiders en assistenten

werkzaam in de controlepraktijk besproken. We zijn nog zoekende naar een juiste wijze van

communicatie c.q. training. Op basis van gestelde vragen, reviews op dossiers en

bevindingen uit de OKB’s blijkt dat nog niet iedereen de gewenste verbeteringen heeft

doorgevoerd. Dit is enerzijds gelegen in het feit dat deze verbeterslag een proces is.

Anderzijds zijn we van mening dat de verschillende omgang van de inrichting en de

uitwerking van de dossiers over de vestigingen heen geen goed doet aan de kwaliteit.”

Mede op grond van de laatste opmerking ten aanzien van de verschillen tussen vestigingen

met betrekking tot inrichting en uitwerking van dossiers heeft het Bestuur besloten

controlewerk verder te centraliseren, zie hiervoor ook paragraaf 4e Toekomst.

Op grond van de genomen maatregelen verwacht het

Bestuur ten aanzien van de controle-dossiers die

vanaf september 2013 zijn geopend, en veelal eerst in

de loop van 2014 zullen worden gesloten, een

aanmerkelijke verbetering. Compliance Officer en

Bestuur zullen er op toezien dat de noodzakelijke

verbetering wordt bereikt en zo nodig verdere

maatregelen nemen mocht de verwachte verbetering

zich niet voordoen. Bestuur, Compliance Officer en de

Commissie Vaktechniek zien in het vorenstaande

evenwel aanleiding om op korte termijn zich te beraden of aanvullende maatregelen

eventueel gewenst zijn. 4b.2 Vestigingsreviews Elke vestiging van HLB Van Daal & Partners N.V. wordt éénmaal per twee jaar intern gereviewd onder toezicht van de Compliance Officer. Hierbij komen onderdelen van het stelsel van kwaliteitsbeoordeling aan de orde. Tenminste eenmaal per jaar vindt toetsing op deelonderwerpen plaats. De vestigingsonderzoeken in 2013 hebben voor diverse vestigingen geleid tot verbeterpunten.

13


Periodiek, minimaal éénmaal per kwartaal, vindt overleg plaats tussen Compliance Officers en Bestuur waarbij ook uitkomsten van OKB’s en vestigingsreviews worden besproken. Per kwartaal brengt de Compliance Officer over haar bevindingen een Complianceverslag uit. Tenminste 4 keer per jaar is het onderwerp kwaliteit en Compliance onderwerp van bespreking op de partnervergadering. Hierin komen onder meer aan de orde best practices en veel voorkomende aandachtspunten voor de (controle)werkzaamheden voortvloeiend uit OKB’s en vestigingsbezoeken. Periodiek worden deze onderwerpen ook besproken met controleleiders en managers betrokken bij controleopdrachten. Eenmaal per jaar, achteraf, legt de Compliance Officer zijn bevindingen vast in het complianceverslag en schendingenverslag. Deze verslagen worden vervolgens door de Compliance Officer met het Bestuur besproken. Relevante bevinding in het kader van dit transparantieverslag is dat de procedure die samenhangt met het verlenen van aanvullende dienstverlening in de praktijk nog immer tot relatief veel schendingen leidt, in casu de aanvraag te laat wordt ingediend. Opgemerkt wordt dat de schendingen in 2013 niet hebben geleid tot twijfel aan de onafhankelijkheid van de extern accountant. De Compliance Officer heeft met betrekking tot de interne reviews het volgende gerapporteerd: “In het vierde kwartaal 2013 zijn negen vestigingen onderzocht in het kader van de vestigingsreview”. Algeheel kan worden geconcludeerd dat de werkzaamheden in basis worden verricht in overeenstemming met het kwaliteitsstelsel van HLB Van Daal & Partners N.V. Op sommige onderdelen zijn verbeterpunten per vestiging aangedragen. Deze worden in de praktijk veelal verankerd en bij de vervolgreviews gevolgd. De aangedragen verbeterpunten betreffen onder andere:

opstellen verbeterplan om de kwaliteit van de dossiers te brengen naar het vereiste

niveau;

updaten handtekeningen- en parafenlijst;

het delen van de bevindingen van de kantoorreview met de medewerkers op de

vestiging waaronder het integraal doornemen van dossierverslagen;

het uitwerken van alle samensteldossiers in FDS;

aandacht voor het HKB bij vaktechnische overleggen;

zorgdragen voor separate archivering van adviesdossiers;

formeel regelen van tekeningsbevoegdheid van de medewerkers. Genoemde verbeterpunten gelden niet integraal voor alle onderzochte vestigingen.” Ten aanzien van de laatst genoemde bullet merkt het Bestuur op dat zij dit punt zelf heeft opgepakt, zie hiervoor paragraaf 4e Toekomst. 4b.3 Toetsing externe accountants Daarnaast heeft in 2013 voor het eerst een toetsing plaatsgevonden gericht op de individuele externe accountants werkzaam voor HLB Van Daal & Partners N.V. Vanaf 2014 zullen deze toetsingen jaarlijks worden herhaald. Met betrekking tot de toetsing heeft de Compliance Officer de volgende constateringen: “De bevindingen uit de interne review van de externe accountants komen ver overeen met die zoals deze bekend zijn uit alle AFM-rapportages welke de afgelopen jaren zijn uitgebracht. Dertien dossiers zijn gereviewd waarbij terugkoppeling heeft plaatsgevonden met de externe accountants. Wij hebben onze reviewbevindingen in brede zin besproken met de AFM waarbij is opgemerkt dat wij bij deze nulmeting alleen de keuze voldoende of onvoldoende hebben toegepast. Door de AFM is meegegeven dat enige nuancering mag worden aangebracht. De oorzaken van de onvoldoende scores op de dossiers zijn:

14


onvoldoende werkzaamheden;

onvoldoende geschikte controle informatie;

onvoldoende controledocumentatie;

dossier niet tijdig gesloten;

1 controleverklaring had tekstueel anders gemoeten bij de toelichtende paragraaf;

onvolledige foutenevaluatie;

ontoereikende vastlegging risico-inschatting;

naleving Wwft niet toereikend;

ontoereikende communicatie management inzake significante tekortkomingen;

geen opvolging binnen 60 dagen van opmerkingen OKB’er.

De Compliance Officers zijn van mening dat er geen veronderstellingen resteren welke

twijfels overlaten aan de oordeelsvorming. De verstrekte controleverklaringen zijn terecht

afgegeven, nader onderzoek hiernaar is niet noodzakelijk gebleken.”

Op grond van de genomen maatregelen verwacht het Bestuur ten aanzien van de controle-

dossiers die vanaf september 2013 zijn geopend, en veelal eerst in de loop van 2014 zullen

worden gesloten, een aanmerkelijke verbetering. Compliance Officer en Bestuur zullen er op

toezien dat de noodzakelijke verbetering wordt bereikt en zo nodig verdere maatregelen

nemen mocht de verwachte verbetering zich niet voordoen. 4c Externe reviews In het transparantieverslag 2012 is uitgebreid ingegaan op het door de AFM bij HLB Van Daal & Partners N.V. gehouden regulier kwaliteitsonderzoek. Dit kwaliteitsonderzoek handelde rond jaareinde 2012 waarna de AFM op 21 februari 2013 schriftelijk haar bevindingen aan ons heeft gerapporteerd. Op grond hiervan achten wij het relevant om de tekst met betrekking tot de externe reviews uit het transparantieverslag 2012 onderstaand te herhalen. “In 2012 heeft de AFM in oktober en november HLB Van Daal & Partners N.V. bezocht in het kader van een regulier kwaliteitsonderzoek. De uitkomsten hiervan zijn in december 2012 formeel aan Bestuur en Compliance Officer in een gesprek medegedeeld, waarna Bestuur en Compliance Officer zijn uitgenodigd een reactie te geven. Deze reactie is vervolgens in januari 2013 gepresenteerd ten kantore van de AFM. De conclusie van de AFM is dat de kwaliteit van HLB Van Daal & Partners N.V. op significante onderdelen tekortschiet. Op 21 februari 2013 heeft de AFM haar definitieve conclusies schriftelijk aan HLB Van Daal & Partners N.V. verstrekt. Op 21 maart 2013 heeft de AFM de conclusies ten aanzien van HLB Van Daal & Partners N.V. verwerkt in haar rapport naar aanleiding van de reguliere kwaliteitsonderzoeken bij de 9 middelgrote kantoren met een OOB-vergunning. De conclusie van de AFM is dat de kwaliteit van alle 9 kantoren op significante onderdelen tekortschiet. In het rapport van de AFM is een ranglijst van de 9 kantoren opgenomen. In die ranglijst staat HLB Van Daal & Partners N.V. samen met een andere accountantsorganisatie op plaats 3. Uit de brief d.d. 21 februari 2013 van de AFM blijkt de volgende conclusie ten aanzien van de kwaliteit van HLB Van Daal & Partners N.V. (citaat): “Op basis van de definitieve bevindingen uit het onderzoek, blijft de AFM bij de conclusie dat HLB VDP onvoldoende invulling heeft gegeven aan haar zorgplicht. Omdat HLB VDP niet in staat is gebleken te waarborgen dat de controleverklaringen toereikend waren onderbouwd, is de AFM van oordeel dat HLB VDP is tekortgeschoten in haar zorgplicht, zoals bedoeld in artikel 14 Wta. De accountantsorganisatie had die maatregelen moeten treffen die nodig zijn om te waarborgen dat de wettelijke controles worden verricht met de vereiste professioneel-kritische instelling en in overeenstemming met weten regelgeving, waaronder de

15


beroepsreglementering. De AFM heeft immers bij drie van de vier wettelijke controles die wij hebben beoordeeld ernstige bevindingen. Uit de bevindingen komt namelijk naar voren dat de externe accountants bij het verrichten van de wettelijke controles onvoldoende werkzaamheden hebben uitgevoerd. Dit heeft als gevolg dat zij onvoldoende controle-informatie hebben verkregen over belangrijke posten in de jaarrekening. Door het ontbreken van dergelijk controle-informatie hadden de externe accountants niet tot een oordeel over de jaarrekening als geheel kunnen komen. De definitieve conclusie en bevindingen van de AFM zijn opgenomen in de bijlagen een tot en met vier bij deze brief. Verder blijft de AFM bij haar conclusie dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing van HLB VDP op meerdere punten niet voldoet, dan wel ten tijde van het onderzoek van de AFM niet voldeed.“ De AFM had de volgende 7 bevindingen naar aanleiding van het onderzoek naar het stelsel van kwaliteitsbeheersing: 1. Bevinding over het toezicht op de naleving en de evaluatie van de OKB-procedure

(artikel 22 Bta). De OKB is voor HLB Van Daal & Partners N.V. een belangrijk instrument in het stelsel van kwaliteitsbeheersing. HLB Van Daal & Partners N.V. heeft onvoldoende inhoudelijk toezicht gehouden op de naleving van de OKB-procedures zoals opgenomen in het Handboek Kwaliteitsbeheersing en het Addendum (het handboek). In het jaarplan van de Compliance Officer is niet expliciet benoemd welke toezicht- en evaluatiewerkzaamheden ten aanzien van de OKB bij de Compliance Officer rusten.

2. Bevinding ten aanzien van de evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing (artikel 22, tweede lid, Bta). Binnen HLB Van Daal & Partners N.V. wordt geen zichtbare analyse gemaakt van het functioneren van het gehele stelsel van kwaliteitsbeheersing.

3. Bevinding over het schriftelijk verantwoording afleggen door de Compliance Officer (artikel 23, tweede lid, Bta). De Compliance Officer heeft in onvoldoende mate schriftelijke verantwoording afgelegd aan de beleidsbepalers van HLB Van Daal & Partners N.V. over de uitgevoerde werkzaamheden en de uitkomsten daarvan. De Compliance Officer ziet er in opdracht van de beleidsbepalers van HLB Van Daal & Partners N.V. op toe dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing wordt nageleefd.

4. Bevinding ten aanzien van het ontbreken van periodiek intern kwaliteitsonderzoeken op afgeronde wettelijke controleopdrachten (artikel 9 Verordening Accountantsorganisaties). HLB Van Daal & Partners N.V. voert geen periodiek intern kwaliteitsonderzoek op afgeronde wettelijke controleopdrachten uit zoals bedoeld in art. 9 VAO. Het handboek van HLB Van Daal & Partners N.V. beschrijft dat de bedoelde onderzoeken worden ingevuld door het uitvoeren van de OKB. De OKB’s vinden echter per definitie plaats op nog niet afgeronde dossiers. Periodiek vinden er reviews plaats door HLB International en HLB Nederland. Deze reviews worden niet uitgevoerd ten behoeve van de evaluatie van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op de wettelijke controleopdrachten HLB Van Daal & Partners N.V. De interne kwaliteitsreviews zijn belangrijk, omdat zij inzicht geven in de uitgevoerde wettelijke controles en een input zijn voor de evaluatie op het stelsel van kwaliteitsbewaking.

5. Bevinding over het toezicht op de naleving van de consultatieprocedure (artikel 22, eerste lid, Bta). De Compliance Officer heeft geen toezicht gehouden op de naleving van de consultatieprocedure zoals opgenomen in het handboek. Het handboek schrijft voor in welke gevallen geconsulteerd dient te worden door de externe accountant. De regeling beschrijft niet hoe wordt toegezien op de naleving van het stelsel van kwaliteitsbeheersing ten aanzien van de consultatieprocedure door de Compliance

16


Officer. In het OKB-formulier is een vraag opgenomen die gaat over de toereikende vastlegging in het dossier en juiste verwerking van de consultatie, maar er wordt niet getoetst of in voorkomende gevallen een verplichte consultatie heeft plaatsgevonden.

6. Bevinding over de afgifte van de controleverklaring voordat de kwaliteitsbeoordeling is voltooid (artikel 21 Bta). Uit de door HLB Van Daal & Partners N.V. aangeleverde informatie blijkt dat in de 29 uitgevoerde OKB’s over boekjaar 2011 er in zeven gevallen een controleverklaring is gedateerd voordat de OKB-procedure is afgerond. Uit de door de AFM onderzochte vier wettelijke controledossiers blijkt bij 2 dossiers dat de controleverklaring is gedateerd voor de datum van de afronding van de OKB-procedure. De afronding van de OKB na datering van de controleverklaring is in strijd met de Bta.

7. Bevinding ten aanzien van de afsluitings- en archiveringsprocedure voor elektronische dossiers (artikel 11, vierde lid, Bta). HLB Van Daal & Partners N.V. waarborgt niet dat de controledossiers worden afgesloten binnen zestig dagen na ondertekening van de controleverklaring.

Ten aanzien van de wettelijke controles welke door de AFM zijn beoordeeld heeft zij de volgende bevindingen: 1. Op onderdelen heeft de externe accountant onvoldoende of ongeschikte controle-

informatie verkregen teneinde het controlerisico naar een aanvaardbaar laag niveau terug te brengen (NV COS 200.17).

2. Op onderdelen heeft de externe accountant onvoldoende controlewerkzaamheden opgezet dan wel uitgevoerd die in de omstandigheden geschikt zijn voor het doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen (NV COS 500.6).

Opgemerkt wordt dat de AFM in geen van de bij HLB Van Daal & Partners N.V. onderzochte dossiers op- en/of aanmerkingen heeft met betrekking tot de naleving van NVCOS 600, of wel het gebruik maken van werkzaamheden van andere accountants. Gezien de internationale ambitie van HLB Van Daal & Partners N.V. zijn wij hierover verheugd. Tevens merken wij op dat de AFM bij de door haar onderzochte dossiers niet heeft vastgesteld dat de strekking van de afgegeven verklaringen zouden dienen te worden herzien. De uitkomsten van het AFM-onderzoek zijn eerst ultimo 2012 aan HLB Van Daal & Partners N.V. bekend geworden. Het is voor haar dan ook niet mogelijk geweest reeds in 2012 alle corrigerende acties te treffen. De vennootschap heeft inmiddels op hoofdlijnen een plan uitgewerkt zoals beschreven in de paragraaf toekomst.”

In de loop van 2013 zijn alle door de AFM genoemde punten door Bestuur, Compliance Officer en de Commissie Vaktechniek opgepakt en zijn plannen gemaakt en ingevoerd om de bevindingen van de AFM ten aanzien van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op te heffen. Gezien de te verwachten extra werkzaamheden die voor goede verdere uitvoering noodzakelijk zijn, heeft het Bestuur bij aanvang van het jaar 2013 extra capaciteit aan de Compliancefunctie toegewezen.

17


De uitwerking hiervan is te vinden in diverse onderdelen van dit transparantieverslag. Naar onze mening zijn daarmee per einde 2013 de door de AFM genoemde bevindingen niet meer van toepassing. Ten aanzien van bevinding 7 van de AFM wordt de opmerking gemaakt dat het effect van de genomen maatregelen pas in 2014 ten volle zichtbaar zal worden. In 2013 heeft SRA eveneens een externe review uitgevoerd. Het SRA-onderzoek betreft de accountancy, voor zover niet vallend binnen het domein van de AFM, alsmede de fiscale praktijk. Met betrekking tot de accountancy heeft SRA opgemerkt dat het nieuwe aangescherpte stelsel ten tijde van de review nog niet had geleid tot interne rapportages waarop zij haar reviewwerkzaamheden had willen verrichten. Om die reden heeft zij deze werkzaamheden uitgesteld. Ten aanzien van de fiscale praktijk kwam SRA tot een positief kwaliteitsoordeel. 4d Sanctiebeleid HLB Van Daal & Partners N.V. kent een schriftelijk sanctiebeleid voor onder meer alle externe accountants. Op grond van dit sanctiebeleid kunnen medewerkers en partners worden gesanctioneerd indien hen ernstige verwijten vallen te maken bij de uitoefening van hun beroep. Het sanctiebeleid is door alle externe accountants getekend. De aard en omvang van de sanctie is afhankelijk van de aard en ernst van een verwijt en eventueel recidivegedrag. Sancties kunnen onder meer betreffen waarschuwingen, aanwijzingen, onder toezicht stellen, uitschrijving als externe accountant en financiële boetes. Het aantal geconstateerde schendingen betrof 33, en zijn als volgt onder te verdelen: - 3 ernstige schendingen - 22 meer voorkomende schendingen, en - 8 incidentele schendingen. Eén van de ernstige schendingen betreft het te laat afgeven van controleverklaringen bij een wettelijke controle-opdracht. De overige 2 ernstige schendingen betreffen het herhaaldelijk niet of niet tijdig reageren op verzoeken van de Compliance Officer. De betrokkenen hebben een maatregel "aanwijzing toekomstig handelen" opgelegd gekregen. In onderling overleg met een van de betrokkenen, is besloten tot uitschrijving als extern accountant. De meest voorkomende schendingen zien toe op het niet of niet tijdig aanvragen van de toestemming overige diensten in het kader van de nadere voorschriften onafhankelijkheid en het niet tijdig sluiten (binnen 60 dagen) van de controledossiers. Bestuur en de Commissie Vaktechniek verwachten dat de effecten van procedurewijzigingen (bijvoorbeeld met betrekking tot OKB) en gehouden cursussen en trainingen het aantal van deze schendingen zal afnemen. Het Bestuur zal de ontwikkeling van dit aantal nauwlettend volgen en zo nodig verdere actie ondernemen. De incidentele betreft onder meer het uitbrengen van controleverklaringen onder verkeerde handelsnaam, of het te laat constateren daarvan. Daarnaast ook onvoldoende vastlegging van de onderbouwing in het dossier van het gebruik van het inzichtvereiste en het afgeven van de controleverklaring voor goedkeuring van de uitgevoerde OKB. De betrokkenen hebben een maatregel van “aanwijzing toekomstig handelen” ontvangen. Het aantal schendingen en de ernst daarvan is een toename ten opzichte van 2012. Het Bestuur wijt dit vooralsnog aan de groei van de organisatie en aan de aanscherping van procedures en reviews. Zij gaat er van uit dat het verbeteringsproces met betrekking tot kwaliteit op termijn zal leiden tot een kleiner aantal schendingen. Het Bestuur zal de ontwikkeling nauwlettend volgen.

18


4e Toekomst Bestuur en de Compliance Officer zijn naar aanleiding van het recente AFM-onderzoek en de eigen in 2013 gehouden interne reviews nog immer volop bezig het huidig kwaliteitssysteem te herbeoordelen en op onderdelen grondig te herzien. Wij verwachten dat dit ook in de toekomst tenminste jaarlijks een onderwerp voor Bestuur, Compliance Officer en de Commissie Vaktechniek dient te blijven. Daarbij dienen trends in nationale en internationale discussies en (verwachte) veranderingen in weten regelgeving telkens tijdig hun weerslag in het kwaliteitssysteem, handboeken en interne richtlijnen te vinden. Alleen dan kan een toekomstbestendig kwaliteitssysteem worden gewaarborgd. Dit systeem dient te zijn ingebed in een continu proces dat tijdige aanpassingen van het systeem aan veranderende behoeften en verwachtingen van de maatschappij garandeert. Een belangrijke onderdeel hiervan blijft de gedrag- en attitudeverandering bij accountants die nodig is om de door de maatschappij vereiste kwaliteit te leveren. Het Bestuur is van mening deze veranderingen nog niet ten volle bij een ieder zichtbaar zijn. Om die reden zal het Bestuur dit veranderingsproces nauwgezet blijven volgen. Daarnaast zullen ook in 2014 middels cursussen, trainingen en divers overleg de noodzakelijke veranderingen voor ieder medewerker en partner aan de orde blijven. Met als doel de aansturing van controleteams te verbeteren, meer uniforme werkwijze en uitvoering van werkzaamheden door controleteams en uniforme coaching is besloten de controleteams te centraliseren naar 3 vestigingen voor de regio Brabant-West, Brabant-Oost en Limburg. De rechten en plichten met betrekking tot tekeningsbevoegdheid zijn in 2013 tegen het licht gehouden. Op grond daarvan zal in het eerste halfjaar 2014 aan alle medewerkers een nieuw statuut tekeningsbevoegdheid worden opgelegd, dat meer transparant en op de eisen van de toekomst is gericht. Het statuut betreft dan ook mede digitale communicatie. Met ingang van 2014 zal HLB Van Daal & Partners N.V. deelnemen aan het zogenaamde OPAK-overleg waar accountantsorganisaties (veelal OOB-vergunninghouders) periodiek overleg hebben over onderwerpen die hun gezamenlijk raken (zie ook website NBA). Hierin komt onder meer aan de orde de fasering van het verbeteringsproces bij alle accountantsorganisaties. Een deelonderwerp betreft de snelheid waarmee de verbeteringen zichtbaar zouden moeten worden in de kwaliteit van controledossiers (voldoende/ onvoldoende). HLB Van Daal & Partners N.V. is voornemens zich te conformeren aan de uitkomsten van het OPAK-overleg.

19


5. Naleving Onafhankelijkheidsvoorschriften

In het HKB zijn richtlijnen en maatregelen opgenomen ter waarborging van de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften. Het betreft hier de onafhankelijkheid van de organisatie, haar medewerkers en haar partners jegens cliënten. De richtlijnen en maatregelen betreffen onder meer:

Toetsing onafhankelijkheid in het proces van cliëntacceptatie als ook in het proces van continuering van opdrachten;

Jaarlijkse ondertekening door alle medewerkers en partners van een persoonlijke onafhankelijkheidsverklaring;

Toetsing volledigheid ontvangen persoonlijke onafhankelijkheidsverklaringen;

Ondertekening van een onafhankelijkheidsverklaring inzake een wettelijke controlecliënt door alle teamleden voor aanvang van de werkzaamheden;

Toetsing van opname in dossier van de onafhankelijkheidsverklaringen door alle teamleden;

Periodiek aandacht besteden aan belang naleving onafhankelijkheid in cursussen en trainingen. Hierbij merken wij op dat nagenoeg alle daarvoor in aanmerking komende accountants van HLB Van Daal & Partners N.V. de verplichte cursus Professioneel Kritische Instelling reeds in 2012 hebben afgerond. De overige medewerkers behoren dit in 2013 te hebben afgerond;

Geschenkenregeling en -registratie;

Toetsing overige dienstverlening bij assurance-opdrachten. Vorengenoemde toetsingen worden mede uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Compliance Officer, tevens onafhankelijkheidsfunctionaris. Uitkomsten van de toetsingen worden in het periodiek overleg tussen Compliance Officer en Bestuur besproken. De Compliance Officer geeft aan dat de naleving van Toetsing Overige Dienstverlening bij assurance-opdrachten verbetering behoeft. Het regulier onderzoek van de AFM heeft niet tot opmerkingen ten aanzien van de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften geleid.

Onderdeel van de benoeming van partners en managers op key-posities betreffen aanvullende maatregelen om de integriteit te toetsen. Hiertoe hoort onder meer het standaard aanvragen van verklaringen van goed gedrag en bij partnerbenoemingen aanvullend onderzoek naar persoonlijke fiscale integriteit. De toetsing van onafhankelijkheid in het proces van cliëntacceptatie als ook in het proces van continuering van opdrachten betreft voor zover relevant mede de samenwerkingspartners en HLB International.

20


6. Onderhouden van vaktechnische kennis

Zoals in hoofdstuk 2 van dit transparantieverslag is beschreven, heeft HLB Van Daal & Partners N.V. gekozen voor het aanbieden van hoogwaardige accountancy- en belastingadviesdiensten aan zowel MKB-bedrijven als ook aan grotere ondernemingen. Om dit mogelijk te maken is het van noodzakelijk belang de kennis van medewerkers en partners op hoog niveau te houden. De Nadere Voorschriften permanente educatie, zoals vastgesteld door de beroepsorganisatie NBA, gelden daarbij slechts als een minimum. De Commissie Vaktechniek van HLB Van Daal & Partners N.V. is onder meer verantwoordelijk voor het onderhouden van de basiskennis en specialistische kennis van de medewerkers en partners. Ook draagt zij zorg voor het bijhouden van relevante ontwikkelingen op het vakgebied door deze medewerkers. Hiertoe wordt ten minste jaarlijks een inventarisatie gemaakt van de behoefte aan educatie voor de verschillende functies in de organisatie. Om de behoefte in te vullen organiseert de Commissie Vaktechniek jaarlijks een mastercourse van enkele dagen waarmee tevens wordt voldaan aan eventueel vanuit de beroepsorganisaties als verplicht aangemerkte cursussen. Daarnaast organiseert zij door het jaar heen kleinere meetings ten behoeve van medewerkers en partners waarin actuele en/of meer specialistische onderwerpen worden uitgediept. Ten behoeve van medewerkers en partners worden door de commissie periodiek ook elektronische nieuwsbrieven uitgebracht. In de nieuwsbrieven worden actuele ontwikkelingen en/of zaken, aangebracht door bijvoorbeeld medewerkers of Compliance Officers, behandeld. Onderhoud van vaktechnische kennis is een belangrijk onderdeel van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken. In die gesprekken wordt door beoordelaars en medewerkers samen bepaald of en zo ja welke aanvullende educatiebehoeften bij individuele medewerkers bestaan. Deze individuele educatiebehoefte wordt veelal ingevuld middels het bijwonen van door externe partijen aangeboden toegesneden cursussen of trainingen. De Compliance Officers stellen jaarlijks vast dat door alle gekwalificeerde medewerkers tenminste wordt voldaan aan de eisen voortvloeiend uit genoemde Nadere Voorschriften. Van één accountant is komen vast te staan dat niet is voldaan aan de verplichting inzake permanente educatie, waarbij de verplichte cursus Professioneel Kritische Instelling niet is gevolgd. Het Bestuur heeft met de persoon gesproken en gewezen op de ernstige consequenties voor de persoon die mogelijk zijn bij het niet voldoen aan de eisen op dit punt. Inmiddels heeft de desbetreffende persoon zich alsnog ingeschreven voor deze verplichte cursus.

21


7. Grondslag voor de beloning van externe accountants

Bij de grondslagen voor de beloning van externe accountants dient onderscheid te worden gemaakt tussen partners en medewerkers. Alle partners c.q. hun besloten vennootschappen ontvangen een aansluitvergoeding. Deze vergoeding is voor iedere partner gelijk. Medewerkers van HLB Van Daal & Partners N.V. welke door het Bestuur zijn gemachtigd op te treden als extern accountant ontvangen een vast salaris dat kan worden aangevuld met een individuele bonus. HLB Van Daal & Partners N.V. kent vastgestelde salarisschalen per functiegroep. Salarisverhogingen zijn afhankelijk van het presteren binnen de desbetreffende functiegroep. Prestatiemeting vindt in principe plaats door de vestigingsleiding en is onder meer afhankelijk van kennisniveau, mate van zelfstandigheid, kwaliteit van geleverde dienstverlening, leiderschap, productiviteit en acquisitievermogen. Prestatiemeting van medewerkers die tevens als extern accountant zijn aangewezen, wordt vooraf door de vestigingsleiding afgestemd met het Bestuur. Slechts bij wijze van uitzondering worden aan medewerkers bonussen toegekend. De omvang van eventuele bonussen is veelal afhankelijk van de mate waarin vooraf afgesproken doelen door de medewerker zijn behaald. De doelen kunnen onder meer betreffen: productiviteit, bijzondere bijdragen aan de ontwikkeling van de kwaliteit van de dienstverlening van HLB Van Daal & Partners N.V. of eventueel door de medewerker nieuw aangebrachte omzet. Als gevolg van de Verordening inzake Onafhankelijkheid per 1 januari 2014 zal het bonusstelsel in het jaar 2014 worden herbeoordeeld.

22


8. Overige informatie

HLB Van Daal & Partners N.V. mag meerdere beursgenoteerde ondernemingen tot haar cliëntenbestand rekenen. Het betreft dochterondernemingen van in het buitenland gevestigde beursgenoteerde ondernemingen.

De omzet van HLB Van Daal & Partners N.V. over het boekjaar 2013 bedroeg € 29.000.000, het aandeel wettelijke controles daarin circa € 2.500.000. Het gemiddeld aantal medewerkers (inclusief partners) in het jaar 2013 bedroeg circa 277, in full time equivalenten circa 236. Het aantal medewerkers inclusief partners ultimo 2013 bedroeg circa 280.

Voor 2014 verwacht HLB Van Daal & Partners N.V. een beperkte autonome groei. De omzet van de bij HLB Nederland aangesloten leden heeft in het jaar 2013 in totaal circa € 39.000.000 bedragen. In 2013 hebben 4 incidentmeldingen aan de AFM plaatsgehad. Voorts zijn in 2013 33 schendingen geconstateerd. Zie hiervoor de paragraaf Sanctiebeleid. In 2012 is een tuchtzaak ingediend waarover de Accountantskamer in maart 2013 uitspraak heeft gedaan. Tegen deze uitspraak is beroep aangetekend bij Het College van Beroep voor het bedrijfsleven (CBb). In december 2013 is een nieuwe tuchtzaak ingediend welke in 2014 zal dienen voor de Accountantskamer.

Voor de Raad van Geschillen loopt een tweetal zaken. Hiervan is in december 2013 één

zaak ongegrond verklaard en in februari 2014 is de andere tot afwikkeling gekomen waarbij

zowel klant als HLB Van Daal & Partners N.V. gedeeltelijk in het gelijk zijn gesteld.

Daarnaast loopt er een vijftal klachten omtrent onze dienstverlening/facturatie. Met ingang van 2012 vindt onderzoek plaats naar de klanttevredenheid. Uit het onderzoek 2013 blijkt een hoge mate van klanttevredenheid. Jaarlijks wordt ook de medewerkertevredenheid onderzocht. In het algemeen kan gesteld worden dat medewerkers HLB Van Daal & Partners N.V. als goed waarderen. Positief valt op dat medewerkers erg tevreden zijn over de opleidingen en cursussen die worden aangeboden. Aandachtspunten blijven informatievoorziening van de leiding aan de medewerkers en enkele onderdelen van de secundaire arbeidsvoorwaarden. In goed overleg met de Ondernemingsraad zullen deze punten opnieuw worden opgepakt. Op grond van de Wet toezicht accountantsorganisaties voert de AFM toezicht op HLB Van Daal & Partners N.V. In dat kader heeft HLB Van Daal & Partners N.V. de AFM de voor dat toezicht benodigde informatie verstrekt en hebben zij in 2013 met elkaar over diverse onderwerpen constructief overleg gevoerd.

23


9. Evaluatie stelsel van kwaliteitsbeheersing

Het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. erkent haar verantwoordelijkheid voor het functioneren van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Laatstelijk op 21 maart 2014 heeft het Bestuur, na overleg met de Compliance Officers, het stelsel van kwaliteitsbeheersing geëvalueerd. Op grond van de evaluatie verklaart het Bestuur dat:

Het stelsel van kwaliteitsbeheersing, zoals in hoofdlijnen in dit transparantieverslag beschreven, doeltreffend functioneert;

Intern toezicht op de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften is uitgevoerd;

Het beleid inzake het onderhouden van basiskennis van de medewerkers en het bijhouden van ontwikkelingen op hun vakgebied, zoals in dit transparantieverslag in hoofdlijnen omschreven, naar behoren wordt uitgevoerd.

Daarbij merkte het Bestuur wel op dat het stelsel mede meting van diverse aspecten van kwaliteit omvat. De uitkomst van deze metingen, zoals onder meer verwoord in de paragrafen 4b en 4c van dit transparantieverslag, zijn naar mening van het Bestuur voor verbetering vatbaar. Het Bestuur heeft vertrouwen dat de genomen maatregelen leiden tot verbetering van de uitkomsten. Waalwijk, 31 maart 2014 HLB Van Daal & Partners N.V. Accountants & Belastingadviseurs w.g. w.g. drs. E.W. van der Haar RA drs. J.B.L.M. Bloemers RA Mocht u vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van dit transparantieverslag, dan kunt u contact opnemen met het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. Het e-mail adres is [email protected].

mailto:[email protected]

24


10. Raad van Toezicht

Verslag Raad van Toezicht 2013 HLB Van Daal & Partners ================================================ HLB Van Daal & Partners N.V. is een vennootschap met onder meer als doel het uitoefenen van de accountants-, belastingadvies- en consultancypraktijk, zulks met inachtneming van de daarop toepasselijke wettelijke bepalingen alsmede het voeren van de administraties, het geven van adviezen op fiscaal-, juridisch-, bedrijfseconomisch- en administratief gebied en in het algemeen het verrichten van al datgene wat door accountants resp. adviseurs pleegt te worden gedaan.

HLB Van Daal & Partners N.V. beschikt over een zogeheten OOB-vergunning. Met betrekking tot accountantsorganisaties met een dergelijke vergunning is een zogeheten code Toezicht en Transparantie vastgesteld. Onderdeel van deze code is de aanstelling van onafhankelijke derden in een toezicht houdende rol binnen de accountants-organisatie. Deze onafhankelijke derden houden toezicht op o.a. beloningsbeleid, kwaliteitsbeleid en ethische kwesties.

In dat kader is in de loop van 2012 door HLB Van Daal & Partners N.V. toenadering gezocht tot de huidige leden van de Raad van Toezicht, te weten: de heer J.P. Bikker;

de heer R.P.M. Swinkels;

de heer F.F. Stiekema. De Raad van Toezicht is officieel geïnstalleerd op 1 januari 2013 na voorafgaande overlegvergaderingen waarin doel en werkwijze uiteen zijn gezet. In het kader van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht is in overleg met HLB Van Daal & Partners N.V. een reglement opgesteld. In dit reglement is o.m. opgenomen de overlegstructuur (zowel vast overleg als incidenteel overleg), de wijze van informatieverstrekking, goedkeuringsrecht en adviesrecht. Het goedkeuringsrecht van de Raad van Toezicht omvat de volgende onderwerpen:

aanpassing/aanvulling op het HLB Kwaliteitshandboek/addendum;

aanpassing beloningsbeleid Bestuursleden;

aanpassing/aanvulling procedure van klachtafhandeling/incidentmeldingen;

aanpassing/aanvulling bevoegdheden Bestuursleden;

benoeming/ontslag Bestuursleden;

benoeming/ontslag Compliance Officer;

aanpassing beloningsbeleid Compliance Officer;

aanpassing/aanvulling bevoegdheden Compliance Officer. Daarnaast is er sprake van een adviesrecht van de Raad van Toezicht omvattende: aansluiting met andere kantoren;

intreding en uittreding van partners;

opening/sluiting van vestigingen.

25


In 2013 heeft de Raad van Toezicht periodiek overlegd met het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. bij welk overleg veelvuldig de Compliance Officer c.q. de plaatsvervangend Compliance Officer aanwezig zijn geweest. In de betreffende vergaderingen is zijdens het Bestuur immer opening van zaken gegeven ten aanzien van de gang van zaken binnen de organisatie omtrent alle facetten van de bedrijfsvoering. In dat kader zijn aan de Raad van Toezicht periodiek resultatenrekeningen alsmede de jaarrekening ter beschikking gesteld, zijn compliance kwartaalverslagen en compliance jaarverslag alsmede transparantieverslagen ter hand gesteld. Tevens is de Raad van Toezicht betrokken bij de fusie met de accountantskantoren Kompaan en HLB Kallen Raeven. Met betrekking tot deze laatste fusie is de Raad van Toezicht integraal geïnformeerd, ten aanzien van de fusie met Kompaan is dat slechts gedeeltelijk vooraf geschied. Dat heeft de Raad van Toezicht aanleiding gegeven om daaromtrent een opmerking te maken en bij gebrek aan wetenschap op het moment van fusie ter zake geen goedkeuring te kunnen verlenen. Een en ander is naar het oordeel van de Raad van Toezicht niet te wijten aan enige vorm van onwil bij het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. doch is dat naar het oordeel van de Raad een gevolg van de gewenning met betrekking tot te voeren procedures en in acht te nemen protocollen ten aanzien van de Raad van Toezicht. Voor het overige is in 2013 veel aandacht besteed aan de in het verleden uitgebrachte rapporten van de AFM en in mindere mate SRA ter zake de dossierbehandeling van met name de zogeheten controledossiers. In het verleden heeft de AFM daarop de nodige kritiek geuit en heeft het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. zich naar het oordeel van de Raad van Toezicht ingespannen om de door de AFM gesignaleerde problematiek voor de toekomst voor zoveel mogelijk te voorkomen middels het aanscherpen van regels, het beter vastleggen van procedures en het strenger toezicht houden op de wijze waarop met name controledossiers worden behandeld. In dat kader is ook een belangrijke rol weggelegd voor de Compliance Officers waarbij de Raad van Toezicht tot genoegen heeft kunnen vaststellen dat deze Compliance Officers hun werkzaamheden uiterst consciëntieus verrichten en nauwlettend toe zien op de gang van zaken met betrekking tot de behandeling van dossiers en ook voor het overige het nakomen van verplichtingen zoals vastgelegd in de diverse protocollen binnen HLB Van Daal & Partners N.V. De Raad van Toezicht heeft de overtuiging dat zowel het Bestuur van HLB Van Daal & Partners N.V. alsmede de Compliance Officers alles in het werk stellen wat in redelijkheid gevergd kan worden om zo optimaal mogelijk te voldoen aan de wettelijke eisen alsmede de uitgangspunten zoals geformuleerd in de code voor de accountantsorganisaties met een OOB-vergunning van de NBA. Het uitgangspunt van de code voor accountantsorganisaties met een OOB-vergunning van het NBA is de borging van het publieke belang binnen de accountantsorganisatie. Daarmee wordt gedoeld op het vertrouwen van het maatschappelijk verkeer en de betrouwbaarheid van verklaringen bij verantwoordingen.

26


Met het oog daarop heeft de Raad van Toezicht met name oog gehad voor dat "publieke" belang en haar taak met dat als achtergrond vervuld. Daarenboven heeft de Raad van Toezicht uitdrukkelijk mede gekeken naar de principes van bedrijfsvoering, toezicht en verantwoording binnen de organisatie van HLB Van Daal & Partners N.V. en in dat kader ook regelmatig geadviseerd om te komen tot verdere optimalisering van de organisatie en werkwijze van HLB Van Daal & Partners N.V. Het is de intentie van de Raad van Toezicht om ook in 2014 de "integriteitsaspecten" tot een van haar speerpunten te maken zonder daarbij overigens de overige taken uit het oog te verliezen. Waalwijk, 31 maart 2014 w.g. w.g. w.g. J.P. Bikker R.P.M. Swinkels F.F. Stiekema

Transparantieverslag 2013 - De Jonge Accountants · 2015. 9. 9. · 4 Transparantieverslag 2013 Een...

Documents

Transcript of Transparantieverslag 2013 - De Jonge Accountants · 2015. 9. 9. · 4 Transparantieverslag 2013 Een...