training: Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD · 4 Werken in een team: vergaderen...

training:

Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD

> Over deze training 3 > Vergadertechniek en besluitvormingsprocessen 7 > Voorzitten en notuleren 14 > Teamrollen en MDO 22 > Evalueren 29 > Theoriebron 1: Vergadertechnieken 32 > Theoriebron 2: Besluitvormingsprocessen 34 > Theoriebron 3: Multidisciplinair overleg (MDO) 35 > Theoriebron 4: Deelnemers aan groepsgesprekken 36 > Theoriebron 5: Evalueren 39 > Werkmodel: Agenda en notuleren 41 > Werkmodel: Notitieblad agenda 42 > Beoordeling 43

>Inhoud

Colofon Uitgeverij Edu’Actief b.v. Meppel Postbus 1056 7940 KB Meppel Tel.: 0522-235235 Fax: 0522-235222 E-mail: [email protected] Internet: www.edu-actief.nl

Auteurs Ernesto Haurissa en ROC Mondriaan Titel Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD Vormgeving Binnenwerk: DBD design/Ruurd de Boer, omslag: Tekst in Beeld/Hubi de Gast

ISBN 978 90 3720 693 7 Copyright © 2011 Uitgeverij Edu’Actief b.v.

Eerste druk/eerste oplage

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, fotokopie of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikelen 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht te Hoofddorp (Postbus 3060, 2130 KB) of contact op te nemen met de uitgever voor het treffen van een rechtstreekse regeling in de zin van art. 16l, vijfde lid, Auteurswet 1912.

© Uitgeverij Edu’Actief b.v. 3

Als sociaal-maatschappelijk dienstverlener maak je deel uit van een team dat de cliënt(en) ondersteunt en begeleidt. Binnen dat team heb je je eigen rol. Om te zorgen dat alles in goed overleg gebeurt, zijn er vergaderingen. En om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden efficiënt plaatsvinden, zal geëvalueerd worden. Over deze onderwerpen gaat deze training.

Je toekomstige collega

Beoordeling Je oefent tijdens de training veel. In welke mate je vooruit bent gegaan en hoe je meer inzicht hebt verworven in de theorie en praktijk, wordt als volgt beoordeeld: 1. Je actieve deelname tijdens de lessen. 2. Een persoonlijk verslag:

– het trainingslogboek – een reflectie van de training volgens de STARR-methode.

3. Een demonstratie van je communicatievaardigheden.

>Over deze training

Doelstellingen• Je kunt in een teamoverleg afstemmen aan de hand van de agenda.

• Je kunt een werkplanning maken van een activiteit volgens de gemaakte afspraken.

• Je kunt notulen maken van een teamoverleg.

• Je kunt je eigen rol in de vergadering benoemen.

• Je kunt verschillende besluitvormingsmethoden benoemen en toepassen.

Naam: Josefien van der Leur

Leeftijd: 25

Werkzaam als: Sociaal buurtbeheerder in een wijkcentrum

Medewerkers: Twee medewerkers

Soort werkzaamheden: Organiseren van activiteiten om de leefbaarheid in de wijk te vergroten.

Belangrijkste tool in zijn werk:

Goed luisteren en geduldig zijn, respect voor de ander tonen.

Uitdaging in zijn werk: Ervoor zorgen dat mensen sterk worden, uitgaan van hun eigen kracht en respectvol met elkaar omgaan.

Grootste moeilijkheid: Er zijn veel verschillende nationaliteiten in de wijk. Veelal zijn de mensen laaggeschoold. Er is in deze wijk meer werkloosheid dan in de andere wijken in de stad.

Wat er moet veranderen: Er moet soms zo veel administratief werk gedaan worden dat dit ten koste gaat van het werk in de buurt. Er zou dus minder administratie moeten zijn.

Grootste blunder: Ik heb ooit eens een band geboekt op vrijdagavond en op de posters gezet dat het optreden op zaterdagavond plaats zou vinden.

Waaraan wil je werken: Ik wil meer in de buurt zijn om echt contact te maken met de buurtbewoners.

Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD 4

Persoonlijk verslag Het persoonlijk verslag inleveren voor: ____________________________________________________________________________

In het persoonlijk verslag houd je bij wat je gedaan en geleerd hebt. Het persoonlijk verslag bestaat uit een trainingslogboek en een reflectie volgens de STARR-methode.

• Het trainingslogboek bestaat uit een schrift of snelhechter waarin je notities bewaart. Voor elke opdracht of oefening noteer je de antwoorden op de vragen. Na elke oefening leg je ook de reflectie vast op papier. Het trainingslogboek werk je netjes uit.

• De reflectie volgens de STARR-methode doe je aan het eind van de training. Je kiest, met behulp van je trainingslogboek, een aantal voor jou belangrijke opdrachten en oefeningen uit. Deze opdrachten of oefeningen verwerk je in een STARR. Hieronder staat de opzet van een STARR.

Situatie en Taak Omschrijf de situatie en geef daarbij aan welke taak/rol jij had. Actie en Resultaat Omschrijf welke acties/handelingen je op dat moment hebt ondernomen en wat hiervan het resultaat was. Reflectie

• Beschrijf hoe jij je op dat moment in de situatie voelde.

• Beschrijf waarom je op deze manier hebt gehandeld.

• Beschrijf hoe je het de volgende keer anders zou aanpakken.

Demonstratie: Onrust in het buurthuis Deze demonstratie doe je op: _________________________________________________________________________________________

De demonstratie bestaat uit het houden van een vergadering waarin een aangegeven onderwerp wordt besproken. Er zijn een voorzitter, een notulist en diverse teamleden, die allemaal hun (van tevoren vastgestelde) rol spelen. De groep wordt opgedeeld in subgroepen van ongeveer acht studenten. Iedereen leest de casus goed door. De docent wijst aan welke groep welke commissie vertegenwoordigt. De commissies gaan deze vergadering goed voorbereiden. Ze doen dit door zelf een vergadering te houden over het onderwerp. Er worden een voorzitter en een notulist gekozen. Deze twee, plus een ‘gewoon’ lid van de commissie, nemen deel aan de eindvergadering. 1. Casus

Multifunctioneel centrum De Giraf wordt door verschillende instanties gebruikt. Er wordt lesgegeven door muziekschool Falsetto en buurtbeheer De Schans heeft er zijn kantoor en enkele activiteitenruimtes gehuurd. Er is een centrale ruimte waar theatervoorstellingen en optredens gedaan kunnen worden. Ook is er een kantine. Op zaterdagochtend van 10.00 tot 12.30 uur wordt er door buurtbeheer De Schans sinds enkele weken een rapworkshop gehouden voor jongeren van 12 tot en met 16 jaar. Dit is een groot succes. Elke zaterdagochtend doen vijftien tot twintig jongeren mee aan de workshop. Deze vindt plaats in de centrale ruimte. Na afloop wordt de apparatuur opgeruimd. Sommigen blijven nog even wat drinken in de kantine. Van 13.00 tot 16.00 uur heeft de blazersgroep van muziekschool Falsetto haar lessen in de centrale ruimte. Voordat de rapworkshops er waren, konden de leerlingen van de muziekschool om 12.30 uur in de centrale ruimte terecht om de ruimte klaar te maken voor de lessen. Precies om 13.00 uur werd dan begonnen.

Werkmodel: Logboek op www.factor-e.nl

Werkmodel: Studieplanning op www.factor-e.nl


Sinds het begin van de rapworkshops beginnen de lessen niet meer om 13.00 uur. Dat komt omdat de jongeren van de rapworkshop om 12.30 uur net klaar zijn en dan nog moeten opruimen. Het is zelfs al voorgekomen dat ze pas om 13.00 uur gingen stoppen. De docent van de muziekschool heeft de medewerker van buurtbeheer hier al op aangesproken. Zij had beloofd de volgende keer op tijd te zullen stoppen met de workshop. Dat heeft echter niet geholpen. Toen leerlingen van de muziekschool de deelnemers van de workshop tegenkwamen in de kantine, ontstond een opstootje, omdat de rappers weer te lang waren doorgegaan. Een van de leerlingen van de muziekschool maakte hierover een opmerking. Het dreigde bijna uit de hand te lopen, maar door snel ingrijpen van de docent en de buurtbeheerder werd erger voorkomen. De muziekschoolleerlingen zijn toen gauw naar binnen gegaan en met hun lessen begonnen. Toen ze na afloop naar huis wilden gaan, bleek dat enkele fietsen waren vernield. Banden waren lek gesneden, lampen kapot getrapt en wielen verbogen. De rapworkshopdeelnemers ontkennen dat ze het hebben gedaan. De directie van de muziekschool heeft hierover geklaagd bij de directie van multifunctioneel centrum De Giraf.

2. De bijzonderheden De directie van De Giraf heeft gezegd dat er een vergadering moet komen naar aanleiding van de gebeurtenissen. Tijdens deze vergadering is het de bedoeling dat alle drie partijen aanwezig zullen zijn bij de vergadering:

• de directie van multifunctioneel centrum De Giraf

• een vertegenwoordiging van buurtbeheer De Schans

• een vertegenwoordiging van muziekschool Falsetto. 3. Voorbereiding

De taak voor elke vertegenwoordiging is het probleem zo op te lossen dat de rust in De Giraf terugkeert en dat de jongeren weer vreedzaam met elkaar omgaan. Bedenk hoe de ander zich zal gaan opstellen:

• Wat is nodig om het probleem op te lossen?

• Wat kan concreet gedaan worden?

• Met welke oplossingen zullen de anderen komen?

• Welke oplossingen kunnen jullie gaan steunen en welke wijzen jullie af? 4. Uitvoering

Het is de bedoeling dat de probleemsituatie in deze vergadering van een lesuur in samenwerking met elkaar wordt opgelost. De voorbereiding duurt ook een lesuur. Het is de bedoeling dat je in de eigen achterban de vergadering voorbereidt en een strategie bepaalt voor hoe jullie dit gaan aanpakken. Elke achterban levert vier leden en een notulist, die aan de vergadering deelnemen. De directie van multifunctioneel centrum De Giraf levert ook de voorzitter voor de eindvergadering. De rest van de deelnemers bestaat uit toehoorders (achterban). Halverwege de vergadering, na vijftien à twintig minuten (of als het even vastloopt), kan de vergadering worden onderbroken voor overleg met de achterban.

Samenvattend: Voorbereiding Er is een vertegenwoordigersvergadering (drie keer):

• één voorzitter

• één notulist

• één lid

• één lid

• één lid.


Einduitvoering Er is een eindvergadering:

• één voorzitter (directie De Giraf)

• één notulist (directie De Giraf)

• één lid (voorzitter buurtbeheer)

• één lid (voorzitter Falsetto)

• één lid (notulist Falsetto)

• één lid (notulist buurtbeheer)

• één lid (directie De Giraf)

• één lid (buurtbeheer)

• één lid (Falsetto). De overige leerlingen zijn de achterban. 5. Beoordeling

De punten waarop je wordt beoordeeld tijdens je demonstratie, kun je achter in dit boek vinden in het hoofdstuk ‘Beoordeling’.

Werkmodel: Woordenlijst op www.factor-e.nl

Taal Taal Taal Taal

• Neem deze training door en onderstreep de woorden die je niet kent.

• Neem deze woorden over in je woordenlijst en zet de betekenis erbij.

• Nieuwe onbekende woorden die je tegenkomt tijdens deze training voeg je toe aan de woordenlijst.

• Na afloop van de training neem je dit overzicht op in je taalportfolio.


Tijdens je werk binnen de sociaal-maatschappelijke dienstverlening zul je regelmatig vergaderen. Tijdens deze vergaderingen worden allerlei punten besproken. Bijvoorbeeld om informatie te krijgen van de directie, om te besluiten waar het dagje uit naartoe gaat of om te beslissen welke spelcomputer gekocht gaat worden voor de huiskamer.

• Er kunnen drie soorten vergaderingen onderscheiden worden. Noem deze alle drie en geef van elk een voorbeeld:

Vergaderzaal.

>Vergadertechniek en besluitvormingsprocessen

Doelstellingen• De student kan de verschillende soorten vergaderingen onderscheiden.

• De student kan verschillende manieren van besluitvorming onderscheiden en toepassen.

• De student kan de verschillende deelnemerstypen in een vergadering beschrijven.

• De student kan een agenda opstellen.

• De student kan de rol van voorzitter en notulist hanteren.

1. Opdracht: Soorten vergaderingen

Theoriebron 1: Vergader-technieken

Soort vergadering Voorbeeld

1.

2.

3.


Vergaderingen hebben vaak als doel om tot besluiten te komen. Dit gaat niet altijd even gemakkelijk. Iedereen heeft immers verschillende ideeën en een eigen mening over iets. Jullie gaan in deze oefeningen proberen tot een gezamenlijk besluit te komen. Casus Met een groep vrienden heb je een noodlanding gemaakt met een watervliegtuig in de Grote Oceaan. Er was een lek in de brandstoftank. Tijdens de noodlanding zijn de drijvers van het watervliegtuig lek geslagen. Jullie drijven al een tijdje rond, maar er is geen land in zicht. Bovendien begint het vliegtuig te zinken vanwege de lekke drijvers. Jullie weten niet exact waar jullie zijn, omdat de navigatieapparatuur en de radio niet meer werken. Naar schatting bevind je je ongeveer duizend kilometer ten noorden van het dichtstbijzijnde eiland. Gelukkig is er een opblaasbare rubberboot, inclusief vier roeispanen, gevonden achter in het vliegtuig. Daarnaast zijn er vijftien voorwerpen die je zou kunnen meenemen. Het probleem is dat de opblaasbare rubberboot groot genoeg is voor alle passagiers, maar niet voor alle spullen. De broekzakken van de overlevenden bevatten: een pakje sigaren, een doosje lucifers (nat) en vijftig dollar aan bankbiljetten. Er kunnen maximaal vijf spullen uit de lijst worden meegenomen in de rubberboot. De volgende voorwerpen zijn gevonden:

Voorbereiding • Lees de bovenstaande casus door.

• Zoek een ruimte met een tafel en voldoende stoelen voor iedereen. Uitvoering • Noteer eerst je eigen keuze. Welke vijf voorwerpen kies jij uit om te overleven in de

rubberboot?

• Daarna moet de groep besluiten welke voorwerpen zij zou meenemen, dus welke zij de belangrijkste vindt om te kunnen overleven in de rubberboot. De voorwerpen kies je uit met het oog op de waarde voor het overleven in de rubberboot. Denk eraan dat je in totaal maar vijf voorwerpen kunt meenemen in de boot.

Controle • Was iedereen betrokken bij de oefening?

• Begreep iedereen wat hij moest doen?

• Voerde iedereen de opdracht naar behoren uit?

• Zij jullie eruit gekomen wat betreft welke vijf voorwerpen jullie in de boot meenemen?

2. Oefening: Noodlanding

Theoriebron 2 Besluitvormings-processen

1. Een liter wasbenzine 2. Een hengel 3. Een TomTom 4. Een klamboe 5. Een ronde toiletspiegel 6. Zeekaarten van de Grote Oceaan 7. Een sleepkabel 8. Een luchtbed (te gebruiken als reddingsboei)

9. Een doos Breezers 10. Een doos met tien blikjes corned beef 11. Haaienafschrikmiddel 12. Een waterzak met vijftien liter water 13. Dik doorzichtig plastic (7 m2) 14. Een Nokia-telefoon met een lege batterij 15. Een zak Dorito-chips


Reflectie • Vul hieronder de evaluatiescorelijst in.

• Bespreek samen jullie bevindingen. Wat kan beter als het gaat om jullie manier van vergaderen en besluitvorming?

5 = helemaal waar 4 = waar 3 = neutraal 2 = beetje waar 1 = helemaal onwaar

Beantwoord de volgende vragen en noteer de antwoorden in je trainingslogboek. 1. Hoeveel van de door jou genoteerde voorwerpen werden inderdaad meegenomen? 2. Beschrijf per meegenomen voorwerp hoe de beslissing tot stand is gekomen. Waren

jullie het over bepaalde voorwerpen allemaal eens (unanimiteit), moest over bepaalde voorwerpen gestemd worden, hakte uiteindelijk iemand de knoop door? Enzovoort.

3. Wat vond je van de manier waarop de besluiten zijn genomen? 4. Heb je je tijdens de besluitvorming aan bepaalde groepsleden geërgerd? Schrijf op

waarom.

Het is je misschien wel opgevallen tijdens de vorige vergadering: iedereen neemt tijdens de vergadering een eigen rol aan. Anders gezegd: iedereen heeft zo zijn eigen persoonlijke gedragswijze binnen vergaderingen. Er is een grote verscheidenheid aan deelnemerstypen. Elk type heeft zijn eigen persoonlijkheidstrekken en eigenschappen. Er zijn eigenschappen die de vergadering bevorderen, maar ook eigenschappen die belemmerend kunnen werken. Deelnemerstypen die bevorderend werken

• Zet een kruis in het hokje achter drie deelnemerstypen die jij voor jezelf het belangrijkst vindt.

Evaluatie vergadering Score

1. De vergadering is ordelijk verlopen

2. Er werd nauwelijks door elkaar gesproken

3. Iedereen kreeg de ruimte om zijn mening te geven

4. Eén of meer personen waren dominant; zij wilden constant het woord en daardoor kregen anderen minder de kans om wat te zeggen

5. Eén of meer personen waren veel te stil; zij durfden nauwelijks hun mening te geven

6. Ik ben er zeker van dat iedereen de besluiten steunt

7. De vergadering was zakelijk en efficiënt

8. Er viel af en toe ook nog wat te lachen

9. Door deze vergadering is onze teamgeest versterkt

10. Iedereen was constructief bezig

3. Opdracht: Deelnemerstypen

Theoriebron 4 Deelnemers aan groeps-gesprekken.


• Wat maakt dat deze drie typen zo belangrijk zijn?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Deelnemerstypen die belemmerend werken

• Kies uit de verschillende deelnemerstypen die belemmerend werken, drie typen waaraan jij je het meest stoort.

• Wat maakt dat deze drie typen jou zo storen?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

• In welk deelnemerstypen herken je iets van jezelf? Licht je antwoord duidelijk toe.

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

• Heb je bij de vorige vraag bevorderende of juist belemmerende typen genoemd? Kun je dit verklaren?

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

1. De organisator

2. De kritische denker

3. De stimulator

4. De opbouwer

5. De helper

6. De sympathieke

1. De betweter

2. De arrogante

3. De afwijker

4. De agressieve

5. De praatgrage

6. De zwijger

7. De jaknikker

8. De manipulator

9. De clown


Iedereen heeft een eigen manier van presenteren. Op die manier neem je deel aan een vergadering of discussie. In opdracht 3 heb je gekeken naar welk deelnemerstype bij je past en of dit belemmerend of bevorderend werkt in een discussie. In deze oefening zou je erachter kunnen komen of je echt wat aan je manier van presenteren moet veranderen als je een goede bijdrage wilt leveren aan een vergadering of discussie. Deze oefening en de volgende oefeningen zijn bedoeld om te bekijken welk deelnemerstype jij bent in een vergadering en welk resultaat dat heeft. Voorbereiding • Lees de bijbehorende theoriebron 4 Deelnemers aan groepsgesprekken goed door.

• Zorg voor een tafel met voldoende stoelen voor alle deelnemers.

• Maak groepjes van acht personen.

• Iedere deelnemer kiest voor zichzelf een deelnemerstype uit de lijst van opdracht 2 waarbij hij een kruisje heeft gezet. Dit mag een bevorderend of een belemmerend deelnemerstype zijn.

• Zorg voor vier repen chocola per groep. Uitvoering • Er liggen vier repen chocola op tafel. Die moeten verdeeld worden. Er zijn acht

studenten. We gaan ervan uit dat iedere student een stuk wil hebben.

Een reep chocola verdelen.

• Er zijn drie manieren om de repen te verdelen. Jullie moeten in de vergadering beslissen op welke manier jullie de verdeling gaan maken: 1. De oudste van de groep krijgt alle repen en beslist wie er een stuk krijgt en wie niet. 2. De repen worden in tweeën gebroken en daarna verdeeld over de acht studenten 3. Er wordt geloot welke vier studenten een reep krijgen en welke niet.

• Hoe gaan jullie de verdeling maken?

• Discussieer hierover vijftien minuten en probeer tot een besluit te komen.

4. Oefening: Deelnemerstype kiezen


Controle • Was iedereen betrokken bij de oefening?

• Begreep iedereen wat hij moest doen? Reflectie • Welk deelnemerstype heb je gekozen?

• Welk effect had die keus op de uitkomst van de beslissing?

• Welke besluitvormingsmethode heb je gekozen?

• Was de verdeling naar jouw wens?

• Zou je iets willen veranderen aan je inbreng tijdens de discussie? Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.

Jullie hebben geoefend in deelnemerstypen die goed bij je passen. Het kan best zijn dat je daarmee niet bereikt wat je wilt bereiken in een vergadering. Deze oefening is bedoeld om een kijkje te nemen in de keuken van de andere deelnemerstypen. Hoe beleef je een deelnemerstype dat helemaal niet bij jou past? We gaan dezelfde oefening nog eens doen, maar net even anders. Voorbereiding • Zorg voor een tafel met voldoende stoelen voor alle deelnemers.

• Zorg voor een kladblok, een rode stift en een groene stift.

• Zorg voor zes blaadjes van het kladblok. Nummer die met de groene stift van 1 tot en met 6. De nummers komen overeen met de bevorderende deelnemerstypen:

Pak negen blaadjes van het kladblok en nummer die met een rode stift van 1 tot en met 9. De nummers komen overeen met de belemmerende deelnemerstypen:

5. Oefening: Het snoepje

1. De organisator

2. De kritische denker

3. De stimulator

4. De opbouwer

5. De helper

6. De sympathieke

1. De betweter

2. De arrogante

3. De afwijker

4. De agressieve

5. De praatgrage

6. De zwijger

7. De jaknikker

8. De manipulator

9. De clown


Uitvoering • Alle genummerde blaadjes worden gevouwen, gehusseld en op een hoop gegooid.

• Iedere student pakt een blaadje en kijkt welke kleur het nummer op het blaadje heeft. Hij zoekt de bijbehorende deelnemerstypen erbij. Is het een deelnemerstype dat je in de opdracht hebt aangekruist, dan vouw je het blaadje dicht, leg je het terug en pak je een ander. Net zo lang tot je een deelnemerstype hebt dat niet bij je past.

• Probeer je in te leven in die rol.

Casus Cliënt A. was naar het kantoor van Vluchtelingenwerk gekomen om een OV-dagkaart aan te vragen voor een bezoek aan zijn advocaat. Collega Pieter-Jan, die baliedienst had, keek in het dossier. Het bleek dat er op dat moment in de asielprocedure van de cliënt geen ontwikkelingen waren die maakten dat hij naar de advocaat moest. Ook waren er vermoedens dat cliënt A. de OV-dagkaart gebruikte om vrienden te bezoeken in plaats van naar de advocaat te gaan. Pieter-Jan deelde mee dat als de cliënt een bezoek wilde brengen aan zijn vrienden, hij de reiskosten zelf diende te betalen. Cliënt A. is daarop vreselijk boos geworden aan de balie. Hij heeft Pieter-Jan uitgescholden, gezegd dat hij de boel in de brand zou steken als hij geen OV-dagkaart zou krijgen en een stoel door de ruimte gesmeten. Daarna is hij naar buiten gegaan. Pieter-Jan is hiervan erg geschrokken. In het logboek heeft hij hierover gerapporteerd. Ook coördinator Joke is geïnformeerd over het voorval. Zij zei ook dat cliënt A. geen recht heeft op een OV-dagkaart en dat Pieter-Jan de juiste beslissing had genomen. Ook dat is in het logboek geschreven. De volgende dag kwam cliënt A. weer terug. Hij had dezelfde vraag. Collega Petra stond hem nu te woord en heeft hem vervolgens wel een OV-dagkaart gegeven. Petra was zich van geen kwaad bewust. Ze zei dat ze wel het logboek had gelezen, maar het stukje over de OV-dagkaart was ze vergeten te onthouden. Toen Pieter-Jan dit hoorde, was hij erg teleurgesteld. Hij voelde zich niet gesteund door Petra . Joke vindt dat er een teamvergadering moet worden gehouden om het voorval te bespreken. Er kunnen drie beslissingen genomen worden: 1. Cliënt A. wordt de toegang tot het kantoor ontzegd. 2. Petra moet door Joke worden aangesproken op haar gedrag. 3. Pieter-Jan en Petra gaan met cliënt A. in gesprek om hem de OV-dagkaart te laten

terugbetalen. Discussieer hierover vijftien minuten en probeer tot een besluit te komen. Controle

• Was iedereen betrokken bij de oefening?

• Begreep iedereen wat hij moest doen? Reflectie • Welk deelnemerstype heb je gekozen?

• Welk effect had die keus op de uitkomst van de beslissing?

• Welke besluitvormingsmethode heb je gekozen?

• Was de verdeling naar jouw wens?

• Zou je iets willen veranderen aan je inbreng tijdens de discussie? Beschrijf het proces en jouw ervaringen in je trainingslogboek.


Als SMD´er zul je veelvuldig aan vergaderingen deelnemen. Soms als deelnemer, een andere keer als voorzitter of notulist. Een vergadering is een gestructureerd overleg waarin aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang worden besproken. We kunnen verschillende soorten vergaderingen onderscheiden.

Informatieve vergadering Hierbij gaat het om informatie overdragen en verkrijgen. Probleemoplossende vergadering Hierbij wordt gezamenlijk over een probleem gesproken om tot een oplossing te komen. Besluitvormende vergadering Er moet een besluit worden genomen over een bepaald onderwerp. Veel vergaderingen combineren de bovengenoemde indelingen. Een gedeelte van de vergadering bestaat uit informatieverstrekking, een deel is om een probleem op te lossen en een deel om tot besluiten te komen. Een vergadering heeft altijd een doelstelling. Je moet immers weten waarover je vergadert. Voorbeelden zijn een zorgplan of behandelplan voor een cliënt opstellen, een activiteit organiseren (zoals een excursie), een rapportvergadering of een cliëntbespreking. De samenstelling van een groep is vaak bepaald door het onderwerp. Het aantal deelnemers aan een vergadering varieert van ongeveer vijf tot tien personen. Om efficiënt te vergaderen is het aan te raden een vergadering niet langer dan twee uur te laten duren omdat de aandacht van de deelnemers anders verslapt.

>Theoriebron 1: Vergadertechnieken


Om een vergadering gestructureerd te laten verlopen, is het aan te raden van tevoren een agenda op te stellen. Ook (vooral bij grote groepen) is het aan te bevelen een voorzitter en een notulist te benoemen. Wil je een vergadering zo efficiënt mogelijk laten verlopen, dan moet de vergadering aan twee voorwaarden voldoen: 1. De vergadering moet plaatsvinden binnen een zo kort mogelijke tijd.

• Blijf bij het onderwerp en dwaal niet af.

• Maak een tijdsinschatting.

• Voorkom dat onnodig uitgeweid wordt over een onderwerp.

• Vat af en toe samen.

• Voorkom dat iemand op een al genomen besluit terugkomt.

• Vergader niet te gehaast. 2. De vergadering moet op een bevredigende manier verlopen.

• Alle deelnemers zijn geïnformeerd.

• Iedereen komt voldoende aan bod.

• Er wordt goed naar elkaar geluisterd.

• Er is respect voor elkaars mening.

• Emoties worden aangepakt, zoals gevoelens van ontevredenheid.

• De genoemde besluiten zijn voldoende besproken en terecht genomen.

• Er wordt goed geargumenteerd (onderscheid tussen emotionele en rationele argumenten).

• De vergadering moet resulteren in goede afspraken en besluiten.

• De afspraken en besluiten moeten duidelijk en voor maar één uitleg vatbaar zijn.

• De afspraken en besluiten moeten zwart-op-wit worden vastgelegd.

• De afspraken en besluiten moeten tot stand komen op basis van van tevoren vastgestelde criteria.

• De afspraken en besluiten moeten bindend zijn voor alle deelnemers. De voorzitter moet zorg dragen voor de realisering van de bovengenoemde voorwaarden.


Een agenda heeft de functie van een spoorboekje. Hoewel in elke organisatie verschillende punten op de agenda staan, kun je vrijwel overal met een raamagenda werken. Dit is een soort standaardagenda waarop alleen de hoofdpunten veranderen. De agenda is een leidraad voor de voortgang van de vergadering. Meestal wordt gebruikgemaakt van een raamagenda, die de volgende punten kent: 1. Opening en agendabepaling

De voorzitter opent de vergadering. Hij controleert of iedereen de uitnodiging, de eventuele bijlagen en de agenda heeft ontvangen.

2. Bespreking notulen van de vorige vergadering

De voorzitter vraagt of iedereen akkoord gaat met de notulen van de vorige vergadering. Het is een goede gewoonte dat degene die een verandering wil in de notulen, deze verandering zelf formuleert.

3. Mededelingen

Dit is informatie die ter kennisgeving aangenomen wordt en waarvoor dus geen discussie noodzakelijk is. Als blijkt dat zo’n mededeling toch een agendapunt moet worden, wordt het punt onder punt 5 op de agenda geplaatst.

4. Themabesprekingen

Dit zijn de hoofdpunten op de agenda. Deze verschillen uiteraard qua onderwerp en doelstelling per organisatie. De bespreking van deze hoofdpunten kan per agendapunt verschillen.

5. Wat verder ter tafel komt (WVTTK)

Dit zijn nieuwe agendapunten die tijdens de vergadering boven tafel komen. Dat kan tijdens de mededelingen, maar ook tijdens de bespreking van de hoofdpunten.

6. Rondvraag

Iedere deelnemer krijgt een gespreksbeurt om vragen te stellen aan anderen in de vergadering. Bijvoorbeeld over de afloop van een afspraak uit een vorige vergadering.

7. Afsluiting

De voorzitter sluit de vergadering. Hij doet dit door de afspraken samen te vatten en de volgende vergaderdatum af te spreken.

Je kunt zeggen dat de punten 1 tot en met 3 het ‘voorgerecht’ vormen, punt 4 het ‘hoofdgerecht’ is en de punten 6 en 7 het ‘nagerecht’ zijn. Bij vergaderingen die regelmatig terugkomen, is het raadzaam de afspraken en besluiten vast te leggen. Meestal worden in vergaderingen notulen gemaakt. Er kan gekozen worden voor een vaste notulist, maar meestal notuleren deelnemers bij toerbeurt. Het is zeker niet makkelijk om goed te notuleren. Je kunt het echter wel trainen. Als je je goed voorbereidt en goed op de hoogte bent van wat besproken wordt, kost notulen schrijven je minder moeite. Je hebt als notulist de taak om:

• goed geconcentreerd te luisteren

• de informatie te interpreteren, te selecteren en te ordenen

• te kiezen wat genotuleerd moet worden

• de gekozen informatie te formuleren en te registreren

• te zorgen voor een logisch geheel dat voldoet aan de eisen.

>Werkmodel: Agenda en notuleren


>Beoordeling

Naam deelnemer:

Namen groepsleden:

Groep:

Docent:

Blok/periode:

Onderwerp:

Onderdeel Criteria Voldoende Onvoldoende

Actieve deelname • De student was voldoende aanwezig.

• De student leverde een positieve bijdrage in zijn groepje.

• De student leverde een actieve bijdrage in de les.

Persoonlijk verslag Persoonlijk verslag • Het persoonlijk verslag bevat alle gevraagde

onderdelen. Trainingslogboek • Het trainingslogboek is goed bijgehouden.

• Het trainingslogboek is netjes en verzorgd. STARR • Er is van meer opdrachten een reflectie

volgens de STARR-methode gemaakt.

• De reflectie volgens de STARR-methode bevat de onderdelen situatie, taak, actie, resultaat en reflectie.

• De reflectie volgens de STARR-methode geeft aanleiding tot verbeterpunten.

Demonstratie • De student kan een multidisciplinaire vergadering voorbereiden, voorzitten en notuleren.

• De student kan een agenda opstellen voor een multidisciplinaire vergadering.

• De student kan verschillende besluitvormingsmethoden effectief hanteren.

• De student geeft blijk van voldoende theoretische achtergrond.


Datum: ........................................ Paraaf docent: Paraaf deelnemer: ……………………………… ………………………………

Onderdeel Criteria Voldoende Onvoldoende

Mondeling en schriftelijk taalgebruik

Mondeling taalgebruik

Schriftelijk taalgebruik

• De schriftelijke producten zijn in correct Nederlands geschreven.

Overig

Eindbeoordeling: Onvoldoende Voldoende Goed

training: Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD · 4 Werken in een team: vergaderen...

Documents

Transcript of training: Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD · 4 Werken in een team: vergaderen...