TRAININGDIGITALISERING VAN FACTUURSTROMEN

Agenda

>Achtergrond en fasering>Procesinrichting en rollen>Zelf met het systeem werken>Vervolgstappen

2

Doelstelling:

Het digitaliseren van het factuurproces tussen de klant en Dyade van binnenkomst tot betaling

Voordelen- Factuur digitaal beschikbaar, nooit meer zoeken in mappen

- Altijd inzicht in de status van elke factuur, geen Excel lijstjes meer nodig

- Op bestuursniveau inzicht in het facturenproces van alle scholen

- Sneller afhandelen van facturen (o.a. door digitaal werken en profilering)

- Elke school werkt volgens hetzelfde proces en met hetzelfde systeem

- Eenvoudig een rol overnemen tijdens ziekte of vakantie

- Web applicatie, waardoor locatie onafhankelijk kan worden gewerkt

- Geen facturen meer opsturen, facturen kunnen niet kwijt raken, en scheelt in de portokosten.

3

AchtergrondDoelstelling en voordelen van digitalisering factuurstromen

> Voorlichting en intake. Uitleg over de voordelen van het systeem en intake van de wensen van de klant

> Training. Medewerkers gaan zelf aan de slag met het systeem.> Oefenen. Na een training kan men zelf met het systeem werken. Boekingen worden in

de testomgeving gedaan en niet in de productie omgeving.> Evaluatie & livegang. Na de testperiode wordt overgegaan naar de

productieomgeving. Er hoeft nu niet meer dubbel te worden gewerkt.> Uitrol. Vervolgens wordt verder uitgerold naar de overige scholen in groepen van 5-10

scholen. Elke groep doorloopt het proces: training, oefenen en evaluatie & livegang.

4

3 weken per groep

FaseringOvergang naar digitale factuurafhandeling

We gaan ervoorAlles is naar wens, we gaan uitrollen Volledig digitaal

Administratief

medewerker

Medewerker

Dyade

Klant

Dyade

Scannen

en uploaden

Scancontrole

Coderen

Controle

Codering

School

directeurEerste

fiattering

Automatische

export naar

fin. systeem.

Verwerken en

betalen

(bestaand)

Administrateur

Dyade

Procuratie-

houder bestuur

Inrichting procesVariant A1: Basis

Medewerker /

docent

Keuze optieProcesstapVerplichte overgang

Optionele overgang

Factuur gaat wel terug na elke wijziging door Dyade

6

Medewerkers en rollenOverzicht en bevoegdheden van de verschillende medewerkers

Uitdelen inloggegevens en controleren rollen

Zelf met het systeem werkenEen factuur door het hele proces halen

> Scannen> Uploaden> Coderen> Fiatteren> Controleren

7

Scannen

1. Scan een factuur in formaat: M-TIFF, zwart wit, 300 dpi

2. Bij voorkeur naar een fileshare, maar e-mail is ook mogelijk

3. Indien e-mail: sla het scanbestand op op de computer

4. De scans kunnen worden geopend door te dubbelklikken op het bestand. Controleer het aantal pagina’s van de scan met het originele aantal pagina’s.

Tips:

Kopier bonnetjes en geeltjes op een apart A4’tje en voeg deze toe aan de stapel facturen

Als bedragen moeten worden gestort op “de schoolrekening” moet dit nummer wel worden opgenomen op de scan

Als een bedrag naar meerdere personen moet worden overgemaakt dit aub. op aparte scannen. Er geldt namelijk: 1 factuur = 1 betaling.

8

InloggenOm in te loggen op de digitale facturenomgeving, ga naar:

Acceptatie omgeving: https://facturen.acc.dyade.nl <- testomgeving, voor nu

Productie omgeving: https://facturen.dyade.nl <- “echte” omgeving

9

Hoofdmenu

Uploaden facturen

10

Postvak met taken die klaarstaan

Postvak met taken die al uitgevoerd zijn

Register met alle facturen van het hele bestuur: nieuw, bezig, afgewerkt

Profielgegevens wijzigen, inclusief wachtwoord wijzigen!

Uitloggen

Uploaden

1. Log in op het systeem, ga naar uploaden factuurscans

2. Selecteer de school / het bestuur. Facturen op bestuursniveau moeten op de kostenplaats van het bestuur worden geupload.

3. Klik op toevoegen

11

Uploaden

1. Voeg elke scan toe door middel van “Bladeren” (Choose File) en daarna Koppel

2. Na het selecteren van alle bestanden klik op sluiten

3. Klik in het overzichtsscherm op Uploaden

De facturen zijn nu verstuurd naar Dyade. De basisgegevens van de factuur worden gelezen en we streven ernaar de scan controle binnen 4 uur uit te voeren. Daarna is de factuur beschikbaar om te coderen.

12

Overzicht

1. Log in op het systeem, ga naar postvak IN

2. Deze lijst kan worden gefilterd (door het invoeren van de velden bovenaan) of gesorteerd (door op de kopjes te klikken)

3. Selecteer een factuur uit de lijst

13

Codeerscherm

14

1. Controleer gegevens factuur

2. Voeg boekingsregels toe

Factuurgegevens controleren

15

Leverancier wordt automatisch bepaald adhv het crediteur (bank) nummer.

Als het bankrekeningnummer niet klopt kan dit gewijzigd worden.

Reeds betaald voor automatische incasso’s

Controleer of alle velden goed zijn overgenomen van de factuur.

Boekingsregels toevoegen

16

Verdelen over meerdere kostenplaatsen is alleen mogelijk op bestuursniveau!

Selecteer het tabblad “Grootboek” en klik op de + om regels toe te voegen

Gebruik een duidelijke omschrijving

Sla vaste regels op met behulp van “Profileren”

Alles ingevuld: workflow activeren

17

Na het coderen kan de factuur worden doorgezet naar de volgende stap.

De status wordt geupdate

Accorderen (optioneel)

18

Interne vragen of accordering kan met de ad hoc workflow worden gefaciliteerd. Een factuur kan worden doorgeplaatst naar een ander persoon, die deze ontvangt in het postvak IN.

Klik “AdHoc” workflow aan en selecteer een medewerker en klik “Workflow activeren”

De factuur verschijnt in het postvak IN van de medewerker. De factuur kan op elk moment worden teruggetrokken uit het ad hoc proces door de codeerder.

Workflow activeren knop. Hiermee gaat het systeem naar de volgende stap (als alle velden goed zijn ingevoerd)

Fiatteren (1e of 2e fiattering)

19

1. Ga als fiatteerder naar het postvak in en selecteer een factuur om te fiatteren

2. De factuur verschijnt alleen lezen op het scherm. Er kunnen alleen opmerkingen worden toegevoegd.

3. Een factuur kan worden goedgekeurd of afgekeurd. Klik op het workflow icoon om naar de volgende stap te gaan.

4. Bij afkeuring moet een opmerking worden ingevuld.

Controleren (Dyade)

20

Dyade controleert de boekingsgegevens en wijzigt deze indien nodig.

Afhankelijk van de inrichting worden gewijzigde facturen teruggestuurd naar

de codeerder

VervolgstappenTraining, en nu?

1. Oefenen. Oefenen op de acceptatieomgeving met verschillende facturen. Het bestaande proces blijft nog in stand.

2. Evaluatie. Overleg of het systeem aan de wensen voldoet en de facturen goed afhandelt. Sluit het systeem aan bij het proces? Besluit nemen over de uitrol.

Vragen?

1. Vragen over de oefenperiode: de contactpersoon digitalisering / intake

2. Bij vragen over het facturensysteem of bij technische problemen: servicedesk van Dyade: 030-6305680

3. Vragen over de boekhouding / manier van aanleveren / betaling: Huidige contactpersoon Dyade (vestiging)

21