Toolbox 2.0_Kim_Spinder_IK_Magazine

8/9/2019 Toolbox 2.0_Kim_Spinder_IK_Magazine

1/6

wereld. Pak jij deze kans? Wanneer ga je op een proactieve

manier met deze tools aan de slag?

Effectiever, efficinter, leuker

Ik werk volgens de principes van het nieuwe werken om

mijn werk effectiever, efficinter maar vooral ook leuker te

maken. Ik bepaal hierbij in grote mate zelf waar, wanneer,

hoe en met wie ik werk. Ik heb een laptop en een iPhone

met internetverbinding, zodat ik tijd- en plaatsonafhanke-

lijk kan werken. 2.0-tools faciliteren mij om snel verbindin-

gen te leggen en aanwezige kennis binnen en buiten de

organisatiegrenzen te benutten.Web 2.0 staat voor de ontwikkeling van een statisch inter-

net waar je informatie bekeek naar een interactief platform

waar je zelf informatie toevoegt, kennis deelt en weer nieu-

we kennis creert. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Wiki-

IK, negende jaargang, nummer 2, 201034

Toolbox 2.0

Kim Spinder

Welke web 2.0-tools heeft u in uw gereedschapskist zitten? Wat heeft u er aan in werken privleven?

Readers, feeds, mobiele applicaties, smartphones, maar ook blogs die u leest of schrijft, sociale netwerken

die u actief of passief gebruikt, zoekmachines en andere interactieve sites. Wat doet u er mee? Hoe gaat u

te werk? Wat zijn voor u de voor- en nadelen en waar ontmoeten de tools elkaar? Meedoen? Maak een

schets in de vorm van tekst of beeld en lever er commentaar bij [email protected].

Eigenlijk vind ik 2.0-tools niet zo spannend en be-

langrijk. We stellen ICT te vaak centraal in plaats

van mensen. We geven veel geld uit aan dure syste-

men en vergeten de gebruiker. 2.0-tools zijn geen wonder-

middel, maar kunnen je werk wel makkelijker en leuker

maken. Daarom richt ik mij op de vraag: waarom zou je

2.0-tools berhaupt inzetten?

Digitale revolutie

Vroeger waren we gewend om met machines veel hand-

werk te doen. Van negen tot vijf stonden arbeiders aan de

lopende band als schakeltje van een groter geheel. Dit pro-ces was sterk plaats- en tijdgebonden. Tegenwoordig wer-

ken we met ons hoofd in plaats van met onze handen. De

meeste organisaties zijn echter nog steeds ingericht als een

machinebureaucratie, terwijl we nu in een netwerken

informatiesamenleving leven. Waarom werken we eigenlijk

nog van negen tot vijf, terwijl het grootste deel van ons werk

niet meer plaats- en tijdgebonden is? Maar weinig mensen

zijn creatief om negen uur s ochtends, terwijl creativiteit

juist van essentieel belang is om te blijven innoveren.

Door de industrile revolutie is de manier waarop werk is

georganiseerd ingrijpend veranderd. We bevinden ons mo-

menteel in een vergelijkbare transitie, maar nu door de

kennis- en netwerkeconomie en de daarbij horende digita-

le revolutie. Dit wordt ook wel het nieuwe werken

genoemd. Het gaat daarbij om mensen en de manier waar-

op we samenwerken en zeker niet alleen over nieuwe ICT-

instrumenten. Deze maken andere vormen van organise-

ren wel gemakkelijker. 2.0-tools geven ons de mogelijk-

heid om samen te werken met iedereen over de hele

Aanbevolen gratis downloads:

- 100 Lifehackingtipsmet uitgebreide instructies over het

aanmaken van regels in je mailbox of het gebruik van

RSS (http://lifehacking.nl/gratis-downloads).

- Zen to doneom slimmer te leren werken

(http://lifehacking.nl/gratis-downloads).

- Aan de slag met het nieuwe werken van Dik Bijl

(www.aandeslagmethnw.nl).

- Visie op het nieuwe werken bij het Rijk

(www.voordetoekomst.nl).

- Handboek communities van Erwin Blom

(www.handboekcommunities.nl).


2/6

IK, negende jaargang, nummer 2, 2010 35

pedia. Je kunt in de huidige netwerk en informatie-

samenleving samenwerken met experts over de hele

wereld, bijvoorbeeld via LinkedIn (www.linkedin.com).LinkedIn is een gratis online netwerk waar je een online cv

aanmaakt en deel kunt nemen aan groepen. Via de groepen

op LinkedIn deel en ontwikkel je nieuwe kennis met

betrekking tot themas die voor jouw werkzaamheden rele-

vant zijn. Zo heeft het ministerie van Economische Zaken

samen met ondernemers beleid ontwikkeld onder de noe-

mer Innovatie 2.0.

LinkedIn brengt ook in kaart wie jij kent, wie je vrienden

kennen en wie de vrienden van je vrienden kennen. Dat

was voorheen onmogelijk. Ik heb zelf bijvoorbeeld 362 con-

tacten (eerstegraads) op LinkedIn. Dit geeft mij toegang tot

een netwerk van 71.200 tweedegraads contacten en

4.706.500 derdegraads contacten. Zo kan ik dus contact

leggen met mensen die ik niet direct ken, maar die wel

in mijn LinkedIn-netwerk zitten. Dat doe ik door in mijn

netwerk te kijken wie die persoon al kent en te vragen of

diegene me wil helpen met het leggen van contact.

Web 3.0

Ik ben lid van diverse communities waar al veel mensen al

actief zijn, bijvoorbeeld Mindz (www.mindz.com). Mindz

werkt al volgens web 3.0-principes, het Mindz-platform

legt namelijk zelf semantische relaties. Je kunt door tags

(trefwoorden) gemakkelijk je netwerk uitbreiden. Je klikt

bijvoorbeeld op de tag innovatie en je vindt direct de per-

sonen die daar ook mee bezig zijn. Daarnaast veranderen

de tags automatisch mee op basis van je online gedrag. Jebouwt als het ware een web-DNA op: jouw profiel en unie-

ke kenmerken samengevat in een tagcloud. Dit is handig

want je interesses veranderen bijvoorbeeld omdat je van

baan wisselt. Bekijk jij vaak artikelen over 2.0-tools en lei-

derschap, dan passen de tags zich automatisch aan en wor-

den deze groter. Je leest immers niet elke week blogs over

onderwerpen die je niet interesseren.

Over organisatiegrenzen heen

Op Twitter (twitter.com) vertel je in een berichtje van 140

tekens (vergelijkbaar met sms) waar je mee bezig bent. Ik

onderhoud via Twitter veel contacten over de eigen organi-

satiegrenzen heen, vraag advies bij mijn werkzaamheden en

help anderen. Ik vind het belangrijk om te laten zien waar

ik mee bezig ben, zodat collegas,

zpers of mensen uit het bedrijfs-

leven daarop aan kunnen sluiten.

Ik bezoek bijna geen websites uit

mijzelf. Via Twitter filtert mijn

netwerk belangrijke berichten.

Deze artikelen sla ik op via de

tool ReaditLater (http://readitla

terlist.com) en lees deze op hetmoment dat het mij uitkomt.

Daarnaast gebruik ik RSS om in te

stellen welke informatie ik krijg.

Met een RSS-lezer ik gebruik

Google Reader neem je een

abonnement op een RSS-feed van

een website. Daarin zie je de

nieuwe berichten die op zon site

of blog verschijnen. Je hoeft dus

niet meer zelf je favoriete sites te bezoeken om te kijken of

er nieuwe informatie is. Deze informatie komt met RSS

automatisch naar jou toe. De tool Feedly (www.feedly.com)

stelt van deze verzameling feeds mijn eigen persoonlijke

magazine samen.

Twitter maakt Google voor mij bijna overbodig, omdat ik

via Twitter de aanwezige kennis in mijn netwerk benut. Ik

stel mijn vragen via Twitter en krijg altijd vrij snel antwoord.

Het voordeel is dat ik antwoord krijg van mensen met een

bepaalde status in mijn netwerk in plaats van een compu-


3/6


en/en. Bij mij is het kantoor verschoven van een werkplek

naar ontmoetingsplek. Dit artikel schrijf ik bijvoorbeeld

thuis, omdat ik daar niemand anders voor nodig heb.Op kantoor ontmoet ik mijn collegas, werk ik samen aan

projecten en deel ik kennis door bijvoorbeeld workshops of

presentaties te organiseren. Presentaties deel ik online via

SlideShare (www.slideshare.net) of via Prezi (http://prezi.

com) d nieuwe tool om presentaties te maken.

Ik ben gemiddeld twee keer per week aanwezig in Den

Haag op kantoor. Ik werk verder graag op plekken waar

mensen met verschillende achtergronden en interesses

samenkomen, bijvoorbeeld in Utrecht bij Seats2Meet. Dit

helpt mij om met een ander perspectief naar mijn werk te

kijken en verkokering tegen te gaan. Het is voor mij erg

belangrijk om 2.0-tools te gebruiken voor kennis delen en

samenwerken, zodat iedereen in het team weet wie waar

mee bezig is.

Via 2.0-tools kun je dit eenvoudig inzichtelijk maken. Zo

laat ik bijvoorbeeld elke dag via Twitter (www.twitter.com/-

kimspinder) en Foursquare (http://foursquare.com/user/-

kimspinder) weten waar ik ben en wat ik met wie aan het

doen ben. Hierbij is het ontzettend belangrijk dat je ma-

ter. Die zet namelijk niet altijd het beste antwoord boven-

aan. Het kost mij erg veel tijd om die informatie te filteren

en te beoordelen. Bij mensen weet ik vrij snel hoe betrouw-baar die informatie is. Iedereen vindt het leuk om anderen

te helpen met iets wat ze goed kunnen of waar ze veel

vanaf weten en wat relatief weinig moeite kost. Bovendien

is het goed voor je reputatie als je gezien wordt als d

expert op een bepaald gebied.

Op Twitter kan iedereen in zijn eigen netwerk berichten

doorsturen. Zo heb ik laatst met n bericht 50.000 perso-

nen bereikt. Via Twitter kun je dus eenvoudig kennis delen,

hulp vragen en waarde toevoegen. Er zijn veel mensen in

beweging en interessant om te volgen binnen en buiten je

eigen organisatiegrenzen. Iedereen heeft iets te melden,

ook jij! Doe je mee?

Kantoor is ontmoetingsplek

Het nieuwe werken is niet hetzelfde als thuiswerken of je

collegas nooit meer zien. Soms denken mensen dat je

elkaar alleen maar online ontmoet en elkaar fysiek nooit

treft. Het tegendeel is waar.

Het is niet f online contact f fysiek contact, maar het is


4/6

IK, negende jaargang, nummer 2, 2010 37

nager je vertrouwt en stuurt op resultaat in plaats van op

van fysieke aanwezigheid op kantoor. Mijn projectleider

zegt hierover: Van jou weet ik altijd wat je doet. Door defeedback die je van anderen krijgt op Twitter weet ik ook

wat anderen van je bijdrage vonden, bijvoorbeeld of je pre-

sentatie inspirerend was of wat de resultaten van een bij-

eenkomst waren. Van degene die van negen tot vijf tegen-

over me achter zijn pc zit te werken heb ik soms geen idee

wat hij de hele dag doet.

Online samenwerken

Bij het nieuwe werken is het van belang dat je toegang hebt

tot relevante informatie die je nodig hebt voor je werk. Ik

gebruik veel gratis webapplicaties om samen aan projecten

te werken. Zo gebruik ik met mijn projectteam bijvoorbeeld

Office Live Workspace, een gratis service op het web voor

het online opslaan en delen van documenten. Ik heb altijd

en overal toegang tot deze workspace. Hier vind ik de laat-

ste versies van belangrijke documenten van het team en

kan ik gemakkelijk samenwerken. Ook gebruik ik Dropbox

waar ik mijn eigen bestanden in opsla op mijn laptop. Je

slaat een bestand op in je Dropbox-map en vervolgens is

deze ook direct online toegankelijk om te delen.

Dit is direct een handige back-up van al je bestanden.

Daarnaast gebruik ik Google Chat om snel korte vragen te

stellen op het moment dat iemand online is. Via GoogleDocs (docs.google.com) of in een wiki zoals PbWiki

(http://pbworks.com) maak ik online bestanden. Het grote

voordeel is dat je met meerdere personen tegelijkertijd aan

een bestand kunt werken. Ik deel via Twitter dan bijvoor-

beeld de link en vraag anderen om feedback te geven en

om zelf ook een bijdrage te leveren.

Kennis doorlopend delen

Veel mensen zijn opgegroeid met het principe kennis is

macht, maar door het sociale web geldt tegenwoordig

kennis delen is vermenigvuldigen. Ik vind het erg be-

langrijk dat je open bent en je kennis doorlopend deelt. Als

je jouw kennis bij je houdt gebeurt er namelijk niets mee,

maar als je het deelt kun je samen weer nieuwe kennis

creren. Het is niet effectief om met vier personen in een

vergaderzaal de oplossing voor een probleem te bedenken

terwijl je het ook kunt opengooien en mensen kunt vragen

om met je mee te denken. Ik deel actief mijn kennis bij-

voorbeeld door het schrijven van blogs. Ik deel deze op

diverse platforms zoals Ambtenaar 2.0, Digitaal Bestuur of

Mindz, maar ik heb zelf ook een eigen Wordpress-blog en

deel via Tumblr snel fotos, quotes en links met anderen.

Google Wave

Google Wave gebruik ik in projecten als vervanging van e-

mail. Mail wordt vaak net zo gebruikt als een ouderwetse

brief, zelfs de opmaak van mailtje lijkt op een brief. Je ver-

stuurt je mail alleen via het web in plaats van via de brie-

venbus. E-mail is dan ook al veertig jaar geleden bedacht,

ver voordat 2.0-toepassingen hun intrede deden. Google

Wave is e-mail zoals dat vandaag de dag er uit zou zien, dus

gentegreerd met chat, wikis, Twitter, blogs, Facebook,

fotos en Google Docs.

Je schrijft een bericht een wave en nodigt anderen uit

om mee te doen. Het moment waarop mensen meedoen

maakt niet uit. Iedereen kan bekijken hoe de discussie is

ontstaan.

Dit voorkomt doorgestuurde mails waar je geen touw aan

vast kunt knopen. In een wave lever je realtime een bijdra-

ge zonder het bericht opnieuw te versturen. Waar je met

een mailtje vaak antwoord geeft op het hele bericht, kun je

in een wave ook alleen op een bepaalde vraag reageren.

Wave is nog niet open voor het grote publiek. Je kunt alleen

mee-waven met een invitation. Daarom is mail vooralsnog

niet weg te denken.

Slimmer werken

Maar met e-mail kunnen we wel slimmer omgaan dan we

nu doen. Het kan bijvoorbeeld veel sneller. Ik gebruik de

tool Fingertips (www.fingertips.com) waardoor ik binnen

drie seconden een mail klaar heb.

Met Fingertips programmeer je steeds terugkerende tekst.

Ik typ bijvoorbeeld pres en dan verschijnt de tekst: Dank

voor je enthousiaste mail. Uiteraard verzorgen wij graag

een presentatie over het nieuwe werken. Ik heb veel stan-

daardtekst voorgeprogrammeerd. Dit scheelt mij ontzet-

tend veel tijd.

We kunnen veel slimmer werken, alleen hebben we het

nog niet geleerd. Veel mensen zijn de hele dag bezig met

het beantwoorden van e-mails, hebben altijd een volle

mailbox en denken daardoor de hele dag aan hun werk in

plaats van over hun werk. Ze hebben nooit het gevoel dat

hun werk af is en een volle inbox zorgt voor stress. Een

paar tips om dit te voorkomen:


5/6


- Zet meldingen van nieuwe e-mail uit.

- Maak mappen aan in je mailbox, bijvoorbeeld: nog ietsmee doen/wachten op antwoord/archief.

- Begin s ochtends niet direct met het lezen van je mail.

Dit zorgt ervoor dat je de hele dag denkt aan dingen die

je nog moet doen.

- Bepaal vaste momenten op een dag waarop je mail

bekijkt, bijvoorbeeld om 11.00 en 15.00 uur. Beantwoord

mailtjes direct wanneer je dit binnen twee minuten kunt

doen. De rest zet je in je mappen. Je laat dus geen gele-

zen mail in je inbox staan. Ik zet taken direct op mijn

online actielijst (http://tadalist.com).

- Maak regels aan in je mailbox. Zo zorg je ervoor dat mail

die niet direct je aandacht nodig heeft in een aparte map

komt te staan en dus niet in je inbox. Denk hierbij aan cc-

mails, nieuwsbrieven en social networks (LinkedIn/

Plaxo/Twitter). Op een vast moment in de week kun je de

mails in deze mappen bekijken.

- Wis alle e-mail die je niet meer nodig hebt! Het geeft mij

persoonlijk erg veel rust en ruimte in mijn hoofd wan-

neer ik een lege inbox heb en s ochtends niet direct als

eerste mijn e-mail begin te lezen.

Nog veel winst te behalen

Iedereen leert lezen en schrijven op school, maar niemand

heeft leren werken met de computer. De pc was er ineens

en is uitgegroeid tot het belangrijkste in-strument ter on-

dersteuning van ons werk. We kunnen veel slimmer wer-

ken, alleen doen we dat nog niet omdat het ons niet geleerd

is. Daardoor doen we ons werk niet effectief en efficint en

daar is veel winst te behalen. Ik werk zelf bij de overheid;

ambtenaren zijn gebaat bij tips over de vrijheid die je

online hebt en waar je beperkingen beginnen.

Kim Spinder werkt aan vernieuwing van de Rijksoverheid

in het project Ambtenaar voor de Toekomst


6/6
http://essentials-media.matchpoint.nl/index.php?item=114

Toolbox 2.0_Kim_Spinder_IK_Magazine

Documents

Transcript of Toolbox 2.0_Kim_Spinder_IK_Magazine