Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s, verenigingen,… Interpretatieve...

Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s,

verenigingen,… Interpretatieve omzendbrief

Christof Impens, jurist

Afdeling Overheidsopdrachten

8 juni 2013 2

Personeel toepassingsgebied Wet Overheidsopdrachten

Art. 2, 1°, d) van de Wet van 15.06.2006 (catch-all-bepaling):

de personen, welke ook hun vorm en aard mogen zijn, die op de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan :

• opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, en

• rechtspersoonlijkheid hebben, en

• waarvan

– ofwel de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door de overheden of instellingen vermeld in 1°, a, b of c ;

– ofwel het beheer onderworpen is aan het toezicht van die overheden of instellingen ;

– ofwel de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen zijn aangewezen ;

8 juni 2013 3

Voorafgaande opmerkingen

• Noch oprichtingswijze, noch privaatrechtelijke statuut (bv. vzw, nv,...) is van belang (functionele interpretatie)

• Cumulatieve voorwaarden

• Tijdstip waarop voorwaarden moeten ingevuld zijn: datum van beslissing om tot een opdracht over te gaan

– Bv. beslissing van raad van bestuur om de opdracht te starten

– Niet datum waarop overeenkomst gesloten wordt

8 juni 2013 4

Overzicht

1.a) Opgericht met specifiek doel...

b) voorziet in behoeften van algemeen belang...

c) ...andere dan van industriële of commerciële aard

2. Rechtspersoonlijkheid

3. Bijzondere overheidsinvloed

8 juni 2013 5

1. a) Opgericht met specifiek doel

• Sterk aan belang ingeboet

• Niet van belang:

– statuten of reden van oprichting

– al dan niet opgericht door overheid

• Uitgangspunt: activiteiten die daadwerkelijk worden uitgevoerd

– Gewijzigd activiteitenpatroon kan OO-wetgeving van toepassing maken

8 juni 2013 6

1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang

• Uitgangspunt: specifieke opdracht of doelstelling

• Niet van belang:

– aard van de entiteit

– industriële/commerciële activiteiten die worden uitgeoefend

• Aan belang ingeboet:

– Algemeen belang wordt vrij snel erkend

– Vaak wordt besloten dat een welbepaalde behoefte een algemeen karakter heeft van zodra de overheid betrokken is bij een welbepaalde entiteit

8 juni 2013 7

1. b) Voorzien in behoefte van algemeen belang

• In hoofdzaak: behoeften waarin de overheid om redenen van algemeen belang besluit zelf te voorzien of waarin ze een beslissende invloed wil behouden

• Aanknopingspunten uit rechtspraak:

– Activiteit komt onrechtstreeks ruimere gemeenschap van personen ten goede

→ niet enkel rechtstreekse gebruikers, ook onrechtstreekse gevolgen voor de gemeenschap (bv. organisatie van jaarbeurs handel en economie)

– Verplichting voor overheid om activiteit te behartigen als derden het niet doen binnen bepaalde termijn (bv.: lijkbezorging overlijdensaktes)

– Activiteit heeft verband met openbare ordehandhaving

8 juni 2013 8

1. c) andere dan industriële of commerciële aard

• Uitgangspunt: OO-wetgeving niet van toepassing indien doelstelling entiteit (hoewel van algemeen belang) van een zuiver industriële of commerciële aard is

• Overheid wil in deze behoeften voorzien op een andere wijze dan door het aanbieden van goederen/diensten op de markt, er spelen niet-economische belangen

activiteiten louter om inkomsten te vergaren, in concurrentie met private initiatieven

• Moeilijk te beoordelen

8 juni 2013 9

1. c) andere dan industriële of commerciële aard

• Indicaties van ind./comm. aard uit rechtspraak:

– (sterke) concurrentie met marktspelers

– verliezen worden niet gecompenseerd, economisch risico wordt zelf gedragen

– geen overheidsfinanciering

– goederen of diensten worden op de markt aangeboden

• Steeds in concreto nagaan, het zijn slechts indicaties

Bv.: bestaan van sterke concurrentie met private ondernemingen betekent niet automatisch dat er geen sprake is van een algemeen belang dat niet van ind. of comm. aard is

8 juni 2013 10

Infectietheorie

• Eén taak om te voorzien in behoeften van algemeen belang andere dan ind./comm. aard

→ entiteit = aanbestedende overheid

• Zelfs uiterst beperkt deel van taken

• Alle contracten vallen onder OO-wetgeving, ook de contracten i.v.m. ind./comm. activiteiten

• Boekhoudkundige scheiding van geen belang

• Steeds binnen eigen rechtspersoonlijkheid: geen 'infectie' door activiteiten van andere rechtspersonen

8 juni 2013 11

2. Rechtspersoonlijkheid

• Op zich heel duidelijk: entiteit heeft RP of niet

• Echter: ook zonder RP kan een entiteit (‘dienst’) die aan de andere voorwaarden voldoet aanzien worden als een aanbestedende overheid, door verbondenheid met overkoepelende (moeder)organisatie die aan alle voorwaarden voldoet

• Overkoepelende entiteit treedt op als aanbestedende overheid, aangezien zij wel RP heeft

8 juni 2013 12


• Voldoende dat één van de volgende criteria vervuld is:

– Werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd door overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Beheer onderworpen aan toezicht van overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Aanwijzing meer dan helft van directieleden, raad van bestuur of raad van toezicht door overheden of publiekrechtelijke instellingen

8 juni 2013 13


1) Werkzaamheden gefinancierd

– In hoofdzaak = meer dan de helft

– Alle financieringsbronnen van overheidswege (rechtstreekse subsidiëring maar ook studiebeurzen, kijk- en luistergeld, etc.)…

– …die de activiteiten van de entiteit financieren of ondersteunen zonder dat daar specifieke tegenprestatie tegenover staat

– Dus geen overheidsfinanciering: vergoedingen in kader van een overeenkomst betreffende onderzoekswerk, adviesverlening…

Bv.: overheidsopdracht die men uitvoert voor de Vlaamse overheid

– Ook door entiteiten die onder catch-all-bepaling vallen

8 juni 2013 14


– Berekening:

Verhouding tussen alle commerciële inkomsten en alle inkomsten uit overheidsmiddelen (vanuit verschillende overheden samen)

Op jaarbasis = begrotingsjaar waarin gunningsprocedure start

Bij voorkeur: één jaar voorafgaand aan de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan als berekeningsbasis

Alternatief: aan begin van begrotingsjaar een raming van inkomsten opmaken

8 juni 2013 15


2) Onderworpen aan toezicht

– Uitgangspunt: effectieve toezicht op de entiteit (functioneel)

ontbreken van specifiek controlemechanisme betekent niet meteen dat er niet aan dit criterium voldaan is

– Loutere controle achteraf onvoldoende

– Toezicht zorgt voor afhankelijkheid, overheid kan besluiten van de entiteit beïnvloeden

– Indicaties: commissaris(sen), controle op jaarrekeningen en lopende beheer, bevoegdheid om entiteit te ontbinden, opvolgen grote lijnen van het beleid kan opgelegd worden

8 juni 2013 16


3) Aanwijzing bestuur

– Overheid heeft daadwerkelijke aanwezigheid in bestuursorganen

– Concrete samenstelling van directie, raad van bestuur of raad van toezicht nagaan

– Weinig interpretatieproblemen in de praktijk

8 juni 2013 17

Gesubsidieerde opdrachten van privé-personen

• Cascade-systeem:

– Voldoet men aan voorwaarden van art. 2, 1°, d) van de Wet Overheidsopdrachten?

→ Ja: AO voor alle opdrachten

→ Neen: elke opdracht apart bekijken

– Gesubsidieerde opdracht: art. 13

→ Voorwaarden voldoen: AO voor deze opdracht

• Enkel plaatsingsregels moeten gerespecteerd worden

8 juni 2013 18


• Drie cumulatieve voorwaarden:

– Drempelbedrag wordt bereikt

– Rechtstreekse subsidie voor meer dan 50% door overheden of publiekrechtelijke instellingen

– Bepaalde werken of diensten

• Strengere regeling mogelijk o.b.v. Wet, MB, besluit van leidend ambtenaar die subsidies toekent,...

8 juni 2013 19


1) Drempelbedrag

– Europese drempelbedragen:

• Werken: 5.000.000 euro (excl. BTW)

• Diensten: 200.000 euro (excl. BTW)

– Telkens geldig voor twee jaar

→ nieuwe bedragen op 1 januari 2014

8 juni 2013 20


2) Subsidie voor meer dan 50%

– Enkel de rechtstreekse subsidie die uitsluitend voor deze opdracht bestemd is

– Indien afkomstig van meerdere overheden: samentellen (ook EU of buitenlands)

– Berekeningsbasis percentage: geraamde bedrag van de opdracht (of het gesubsidieerde deel ervan)

bv.: raming werken 6 miljoen euro, slechts één perceel van 3 miljoen wordt gesubsidieerd tegen 80%

→ 50% niet bereikt (slechts 2,4m gesubsidieerd)

8 juni 2013 21


3) Bepaalde werken of diensten

– Geen leveringen

– Werken:

• Civieltechnische aard

• Ziekenhuizen, scholen, sporthal,...

– Diensten: verbonden met bovenvermelde werken (ontwerp, toezicht op uitvoering,...)

Overheidsopdrachten: de basics

8 juni 2013 23

Algemene principes

• Mededinging

• Forfaitaire grondslag

• Geheimhoudingsplicht

• Europese beginselen: non-discriminatie, gelijke behandeling en transparantie

8 juni 2013 24

Inleidende stappen

• Behoeftebepaling

– Budget? Timing?

– Eventueel marktverkenning

• Omschrijving van de opdracht

• Kwalificatie van de opdracht (W/L/D)

• Raming van de opdracht

Weerslag op niveau van mededinging, keuze van gunningsprocedure

8 juni 2013 25

Gunningsprocedures

• Standaardgunningsprocedures: steeds mogelijk, zonder motivering:

– Aanbesteding (open of beperkt)

– Offerteaanvraag (open of beperkt)

• Uitzonderingsprocedures: enkel in bepaalde gevallen mogelijk:

– Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB)

– Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB)

– Andere (concurrentiedialoog,…)

8 juni 2013 26

Overzicht volgens waarde van de opdracht

• Tot 8.500 euro aanvaarde factuur

• Tot 85.000 euro OPZB Diensten bijlage II, B van de Wet: 200.000 €

• Tot 600.000 (W) of 200.000 (L/D) euro OPMB L/D = Europese drempel. Geldig voor 2 jaar, nieuwe

drempelbedragen op 1 januari 2014

• Daar boven aanbesteding of offerteaanvraag

8 juni 2013 27

Aanvaarde factuur

• Geraamd én goed te keuren bedrag tot 8.500 euro excl. BTW

• In feite toepassingsgeval van OPZB (OPZB gesloten met aanvaarde factuur), maar kortweg ‘aanvaarde factuur’ genoemd

• Zeer eenvoudige procedure (geen bestek, geen offertes,…)

• Opgelet: verboden om opdracht op te splitsen in kleinere deeltjes, zodat aanvaarde factuur kan gebruikt worden

8 juni 2013 28

Aanvaarde factuur

• Keuze 1, 3 of meer marktspelers moet objectief gebeuren:

geen favoritisme

niet altijd dezelfde

op basis van kwalitatieve selectie (eigenhandig of via informele ronde)

8 juni 2013 29

Aanvaarde factuur

• Hoe?

– Rechtstreeks naar één marktspeler stappen of, indien aangewezen, drie marktspelers

• Condities opvragen

• Catalogus, website bekijken

– Bestelbrief opmaken en versturen (fax/e-mail)

– Factuur aanvaarden en betalen

• Betalingstermijn: factuurvoorwaarden van opdrachtnemer (tenzij betalingstermijn uit KB Uitvoering uitdrukkelijk van toepassing werd verklaard)

8 juni 2013 30

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro)

• Geraamd én goed te keuren bedrag tot 85.000 euro zonder BTW

• Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPZB)

• Bestek niet verplicht maar aan te raden

8 juni 2013 31


• Hoe?

– Minstens 3 marktspelers worden gelijktijdig uitgenodigd om een offerte in te dienen

– Offertes worden ingediend tegen vooropgestelde datum (e-mail toegestaan), geen wettelijke minimumtermijnen

– Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

– Beoordeling van offertes o.b.v. gunningscriteria

– Voorlopige rangschikking van de offertes

– Mogelijkheid om te onderhandelen

8 juni 2013 32

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (tot 85.000 euro)– Definitieve rangschikking

– Check RSZ-attest best gerangschikte inschrijver

– Opmaak van gunningsbeslissing en gunningsverslag met motivering

Opm: Puntenverdeling mag slechts reflectie zijn van de woordelijke motivering maak notities bij gezamenlijke beoordeling van offertes, schrijf uit wat je goed en slecht vindt aan de offertes

– Kennisgave van resultaat aan deelnemers

Kunnen achteraf de gunningsbeslissing en het gunningsverslag opvragen

– Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 33


• Keuze van 3 marktspelers:

– Ofwel eigenhandig o.b.v. beschikbare informatie

– Ofwel na een informele selectieronde

• Geen favoritisme

• Niet steeds dezelfde

• Eventueel kwalitatieve selectiecriteria opnemen

8 juni 2013 34

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)• Geraamde bedrag niet hoger dan:

– Werken: 600.000 euro zonder BTW

– Leveringen en diensten: Europese drempel (momenteel: 200.000 euro zonder BTW)

• Drempelbedrag is enige voorwaarde, geen verdere motivering noodzakelijk ( andere toepassingsgevallen OPMB)

• Bestek en gunningscriteria verplicht

• Bekendmaking (nationaal)

8 juni 2013 35

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)• Hoe? twee mogelijkheden:

– Standaard bij OPMB: twee stappen

– Beneden de Europese drempels: één stap (vereenvoudigde OPMB)

• Wat te kiezen?Verloop in twee stappen kan vooral interessant zijn wanneer er veel geïnteresseerden worden verwacht: aantal geselecteerden kan worden beperkt minder offertes om te beoordeling in tweede stap

8 juni 2013 36

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)1. Verloop in één stap (vereenvoudigde OPMB)

– Opmaak bestek:

• Uitsluitingsgronden (= verwijzing naar de wetgeving)

• Kwalitatieve selectiecriteria

• Gunningscriteria

– Bekendmaking (nationaal) met bestek

– Indieningstermijn: minstens 22 dagen

– Onderzoek naar de ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

– Beoordeling offertes:

• Kwalitatieve selectie

• Gunningscriteria

8 juni 2013 37

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)

– Voorlopige rangschikking

– Eventueel onderhandelen

– Definitieve rangschikking

– Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-attest van best gerangschikte inschrijver

– Gunningsbeslissing en gunningsverslag opmaken

– Informatie aan inschrijvers (Gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage)

– Sluiting mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 38

Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (beneden drempels)2. Verloop in twee stappen

1. Indiening kandidaatstellingen

• Opmaak selectieleidraad met kwalitatieve selectiecriteria

• Bekendmaking, met selectieleidraad

• Indieningstermijn: minstens 15 dagen

• Onderzoek ontvankelijkheid

• Beoordeling a.d.h.v. kwalitatieve selectiecriteria

• Onderzoek uitsluitingsgronden en RSZ-verplichtingen van kandidaten die voor selectie in aanmerking komen

• Selectiebeslissing

• Informatie aan niet-geselecteerden

8 juni 2013 39


2. Indiening offertes

• Opmaak bestek met gunningscriteria

• Geselecteerden worden uitgenodigd om offerte in te dienen + bestek in bijlage

Uitnodiging mag niet verstuurd worden vóór de niet-geselecteerden ingelicht zijn, dus ten vroegste op zelfde ogenblik

• Indieningstermijn offertes: minstens 15 dagen

• Onderzoek ontvankelijkheid (bv. enkel uitgenodigde deelnemers mogen offerte indienen)

• Ingediende offertes worden beoordeeld o.b.v. gunningscriteria

8 juni 2013 40


• Voorlopige rangschikking

• Eventueel onderhandelen

• Definitieve rangschikking

• Onderzoek naar uitsluitingsgronden en RSZ-verplichting van best gerangschikte inschrijver

• Gunningsbeslissing en gunningsverslag, met motivering

• Informatie aan de inschrijvers (gunningsbeslissing en gunningsverslag in bijlage)

• Sluiting (= totstandkoming van de opdracht) mag meteen bij kennisgave van resultaat

8 juni 2013 41

Aanbesteding of offerteaanvraag

• Steeds mogelijk, ongeacht bedrag

• Gelet op soepelere procedures (OPZB/OPMB) minder nuttig beneden bepaalde drempels

• Aanbesteding: enkel prijs als gunningscriterium offerteaanvraag: meerdere gunningscriteria mogelijk

• Tevens keuze tussen verloop in één stap (open) en twee stappen (beperkt)

min of meer hetzelfde als bij OPMB

8 juni 2013 42


• Verschillen met onderhandelingsprocedures:

– Geen onderhandelingen

– Contact met inschrijvers niet toegelaten bij aanbesteding (buiten bepaalde gevallen) of zeer beperkt bij offerteaanvraag

– Openingszitting

Geen al te grote administratieve last, komt er voornamelijk op neer om naast een uiterste indieningsdatum ook een specifiek lokaal aan te duiden

– Onderzoek naar regelmatigheid van de offerte: bv. ontbrekende documenten, voorbehouden kan ‘sneller’ leiden tot onregelmatigheid van de offerte (= niet mee in beoordeling)

– Sluiting: aparte brief

8 juni 2013 43


• Bijkomende verplichtingen boven Europese drempels:

– Europese bekendmaking, naast Belgische bekendmaking

– Weging van de gunningscriteria en subgunningscriteria

– Wachttermijn (W: halve Europese drempel)

– Bekendmaking gunning van gesloten opdracht

8 juni 2013 44


• Minimale indieningstermijnen:

Belgische bekendmaking Belgische + Europese bekendmaking

Open procedure 36 d 52 d

Beperkte procedure – kandidaatstellingen

15 d 37 d

Beperkte procedure – offertes

15 d 40 d

8 juni 2013 45

Raming

• Zo goed mogelijk: impact op graad van mededinging en keuze van de procedure

• Op basis van beschikbare informatie (bv. voorgaande jaren)

• Eventueel (vrijblijvende) marktverkenning

• Alles inbegrepen (bv. herhalingen, verlengingen, percelen…)

• Geheimhouding

• Opgelet met ramingen dicht bij een drempel (bv. 85.000 euro zonder BTW)

8 juni 2013 46

Kwalitatieve selectie

• Heeft betrekking op de inschrijver in zijn geheel, niet op de concrete opdracht

Is deze onderneming bekwaam om de opdracht uit te voeren, heeft zij voldoende middelen, ervaring,…

• Tweeledig:– Financiële en economische draagkracht

• Bv.: minimale jaarlijkse omzet in afgelopen 3 jaar

• Bv.: passende bankverklaring

– Technische bekwaamheid

• Bv.: aantonen van ervaring door middel van referenties

• Bv.: beschrijving van beschikbare personeel (dat de opdracht kan uitvoeren) met CV’s,…

8 juni 2013 47

Kwalitatieve selectie

• Inschrijver kan zich beroepen op draagkracht van andere entiteiten

• Ontbrekende documenten kunnen na de opening nog opgevraagd worden

• Aanwending van de selectiecriteria:

– Open procedures: altijd als minima opleggen (voor zover mogelijk)

elke inschrijver die voldoet wordt meegenomen in de beoordeling

– Beperkte procedures: werken met minima niet verplicht en ook niet steeds nuttig, zeker bij selectiebeperking

8 juni 2013 48

Gunningscriteria

• Beoordeling van het concrete aanbod van de inschrijvers

• Prijs, aanpak, kwaliteit van voorgestelde team (dat de opdracht zal uitvoeren),…

• Als u documenten opvraagt en wil beoordelen, moeten die elementen terug te vinden zijn in de gunningscriteria

• Evaluatie:

– Let op met computerprogramma’s of formules

geschreven motivering in gunningsverslag is allerbelangrijkst

– Werk met een beoordelingsteam, doe de beoordeling niet alleen

8 juni 2013 49

Bekendmaking: e-NotificationOnderdeel van e-procurement: www.publicprocurement.be

• Officiële kanaal in België voor alle bekendmakingen

o Nationaal: vanaf 85.000 euro z. BTW (zolang OPZB wordt gebruikt!)

o Europese bekendmaking: W: 5.000.000 € / L en D: 200.000 € z. BTW

slechts één extra vakje aanvinken

• Aangewezen om bestek en bijlagen mee op te laden

• Bedrijven kunnen alle bekendmaking doorzoeken of automatische zoekopdrachten instellen, om interessante opdrachten terug te vinden

• Interne organisatie: bv. alle bekendmakingen centraliseren bij bepaalde personeelsleden

http://www.publicprocurement.be/

8 juni 2013 50

Digitale offertes: e-Tendering

• Digitaal ontvangen en openen van offertes

• Enkel mogelijk indien aanbestedende overheid dit aanvinkt bij opmaak van de bekendmaking

• Inschrijvers kunnen meteen doorklikken vanuit e-Notification

• Laden offerte op en plaatsen elektronische handtekening (eID, geen gescande handtekening)

• Overheid opent offertes digitaal, PV van opening wordt automatisch gegenereerd door één druk op de knop

• Verplicht binnen de Vlaamse Overheid

8 juni 2013

Uitvoering

• Toepassingsgebied KB Uitvoering:

– > 30.000 euro excl. BTW: geheel van toepassing

– Tussen 8.500 en 30.000 euro: beperkt van toepassing (bv. geen borg)

– Beneden 8.500 euro: niet van toepassing

factuurvoorwaarden van opdrachtnemer gelden

• Vooral bij werken nauwgezet volgen

8 juni 2013 52

Raamovereenkomst• Bundeling van een welbepaalde weerkerende behoeften in één

gunningsprocedure

bv.: reclamebureau

• Plaatsen van bestelling binnen de raamovereenkomst wanneer u de behoefte heeft

• Maximaal 4 jaar

• Zeer praktisch tijdens de looptijd, maar gunning van de raamovereenkomst kan wat denkwerk vergen (raming, gunningscriteria,...)

• Eventueel: entiteit stelt haar raamovereenkomst open voor andere entiteiten

8 juni 2013 53

Wanneer beginnen met toepassing?

• Breng behoeften in kaart

• Begin met de meest dringende zaken

• 'Eeuwigdurende' contracten: niet meteen opzeggen, pas wanneer u er klaar voor bent

• Aflopende contracten: indien vrij complex, of vele opdrachten vallen samen in korte periode: eventueel looptijd verlengen om gunningsprocedure meer te spreiden

geleidelijk aan van start gaan

Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s, verenigingen,… Interpretatieve...

Documents

Transcript of Toepassing van de regelgeving overheidsopdrachten op VZW’s, verenigingen,… Interpretatieve...