Tesis de grado etica profesional de la secretaria

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COLEGIO DE BACHILLERATO FISCAL MARGARITA CORTESFIGURA PROFESIONAL: ORGANIZACIN Y GESTIN DE LA SECRETARIA

BACHILLER TCNICO EN COMERCIO DE ADMINISTRACINTEMA:ETICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EN EL AGUA POTABLEINTEGRANTES:BUSTOS PACHO DENISSE MISHELLCAMPOS MARCILLO GENESIS NICOLEANGULO ANGULO JOSSELIN NAHOMIESMERALDAS ECUADOR2014 2015INTRODUCCION HISTORICA

Declaracin de autenticidad

Declaramos que los contenidos y los resultados obtenidos en el presente proyecto de grado son obsolutamente originales, autnticos y personales y de exclusiva responsabilidad legal y acadmica de las autoras.

Campos Marcillo Gnesis Nicole Bustos Pacho Denisse Mishell CI: 0803593913CI: 0803662089

Angulo Angulo Joselin Nahomi CI: 0801167438

Historia de EsmeraldasEsmeraldas fue descubierta por Bartolom Ruiz el 21 de Septiembre de 1526. Proclam su independencia, del dominio Espaol el 5 de Agosto de 1820.Su nombre proviene de la creencia Espaola de que existan en sus territorios, Piedras de Esmeraldas. El verdor de su geografa complemento su nombre. En 1533, el naufragio de un barco de esclavos permiti el asentamiento y la presencia de una activa poblacin negra que se fusion con las culturas indgena y blanca; y gener una interculturalidad; con diversas manifestaciones de valores: Costumbres, Produccin, Construcciones, Msica, Danzas. La Alimentacin y Las Creencias. Esmeraldas tuvo la categora de provincia durante la Colonia, el Rey de Espaa. Se la concedi por dos generaciones a Don Pedro Vicente Maldonado. Al constituirse la Gran Colombia se la rebajo de categora poltica, segn la Ley de la Divisin Poltica de la Gran Colombia del 25 de julio de 1824, asignndole la categora de cantn de Quito, en 1839, pasa a formar parte de la provincia de Imbabura, posteriormente en el ao de 1843 se lo reintegr como cantn de la provincia de Pichincha.En el desarrollo histrico de la Repblica, se la constituye como Provincia de Esmeraldas en la Ley de Divisin Territorial; el 29 de mayo de 1861 y lo integraban el Cantn Esmeraldas y las parroquias Esmeraldas, Atacames, Rioverde, La Tola, San Francisco y Concepcin.

UBICACIN GEOGRFICA

La Provincia de Esmeraldas, geogrficamente se halla ubicada en: La Latitud norte.Longitud Occidental. Al Noroccidente del Ecuador.La Provincia de Esmeraldas tiene una EXTENSIN: De 15,954km2

LMITES:NORTE: Colombia (ro Mataje)SUR: Santo Domingo de los Tsachilas y ManabESTE: Pichincha, Santo Domingo de los Tsachilas, Carchi e Imbabura.OESTE: Ocano Pacfico

Sus cantones son: Atacames Muisne Quinind Ro verdeEloy Alfaro San Lorenzo Adsvfhhfrejtg5tgSus cantones son: Atacames. MuisneEsmeraldas. Quinind, Ro Verde. Eloy Alfaro; y, San Lorenzo

RESEA HISTORICA DE MARGARITA CORTES

La Seorita Margot como se le conoca en la Sociedad Esmeraldea. Su Pasin fue por la Educacin. A ms de la Educacin recibida; fue una Autodidacta; Se Especializ en la transmisin de los conocimientos de la Instruccin Primaria. Hasta el Quinto Grado. Emple metodologas educativas didcticas; utiliz la psicologa educativa. En la sociedad Esmeraldea su prestigio fue reconocido como la mejor maestra.Su actividad educativa la desarrollo desde una Escuela Particular que llevaba su nombre. Ensear, generando el desarrollo del pensamiento, la creatividad, ejercitando el desarrollo de la memoria y la fijacin de los conocimientos fue su entera dedicacin hacia los alumnos; formando alumnos reflexivos, crticos, con una alta capacidad de razocinio; adems, de inculcar valores morales y ticos; consolidando la formacin en la personalidad de [email protected] y adolescentes. Su gran aficin a la lectura le permiti una slida formacin humanstica y universal.A sus manos caan regularmente las publicaciones que llegaban de Argentina, Chile y Mxico de revistas, cuadernos pedaggicos, materiales didcticos y libros de enseanza. Era la poca en que la escuela haba incorporado algunos recursos metodolgicos nuevos para trasmitir la enseanza. La seorita Margot era una profesora voluntariosa, activa y perseverante que llevaba en le alma y en el corazn sus dotes.

AGRADECIMIENTODejamos constancia de la ms profunda gratitud al cuerpo Docente y Administrativo del COLEGIO MARGARITA CORTES por su dedicacin a nuestra formacin acadmica; por los valores morales, cvicos y patriticos impartidos. Por la generacin de las bases de los conocimientos cientficos, tericos y prcticos enseados; y aprendidos; con un sistema moderno de reflexin, de razocinio, de anlisis y de deliberacin. Bases fundamentales que afirman nuestra continuidad en la formacin educativa superior; es decir tenemos el conocimiento y estamos preparadas para asumir una especializacin universitaria; en las diferentes ramas de las ciencias y tecnologas; es decir, tenemos las bases cientficas para el estudio sistemtico; que nos conlleve con dedicacin a formarnos como futuras profesionales; que aportemos al desarrollo econmico, social, productivo, tcnico, administrativo de la provincia, y el pas.Adems agradecemos infinitamente a nuestros padres y familiares; porque gracias al apoyo moral y econmico hemos podido lograr una meta en nuestra adolescencia, es decir, ser Bachilleres de la Republica. Prepararnos como una mano de obra calificada para poder desempearnos en la vida con un trabajo con dignidad en la Sociedad Ecuatoriana. Y estar preparadas para afrontar los retos de la vida en la sociedad actual. Un agradecimiento especial a las profesoras; Lcda. Irina Gruezo; y M.s.c Margarita Moreira por la colaboracin, paciencia., apoyo y sobre todo por escucharnos y aconsejarnos a cada una de nosotras; en nuestro proceso formativo.

DedicatoriaEsta investigacin cientfica; que es un resumen sucinto del trabajo acadmico formativo, por el esfuerzo colectivo de un grupo de distinguidos maestros y maestras; que resumen la capacidad de investigacin, de anlisis, de los problemas de la ciencia; capaces de aplicarse al anlisis de cualquier tipo de problemas; de orden social, econmico, educativo, administrativo o poltico nos sentimos preparados para este gran desafo que en el desarrollo de la vida y la formacin profesional siempre estarn presentes en el desenvolvimiento de la vida. Lo dedicamos a Dios; a nuestros padres; a nuestros maestros que con gran dedicacin y esmero nos formaron. Tambin le dedicamos esta obra a las autoridades administrativas de la ciudad. Y Al Estado Ecuatoriano. Que por el grado de organizacin de nuestra sociedad es posible educarse; en un ambiente organizado; en el que el desarrollo de la vida es propicio para la sociedad esmeraldea y ecuatoriana

Resumen ejecutivo La tica de la Secretaria

Introduccin Toda profesional consolidada; dispone de unos principios ticos por los que se rige la conducta de todos los profesionales que forman parte de ella.

Concepto Una buena secretaria debe poseer una buena conducta, respeto a todos los que le rodean, un comportamiento nico y saber trabajar en equipo.

Los principios fundamentales: Dignidad debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad.* Integridad; debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

Normas de la tica Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada. Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la informacin y hechos de los que pudiese conocer en funcin a su cargo en el ejercicio de su profesin. El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de Secretaria, adems que existen pases en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una Secretaria no divulgar, ni podr poner en conocimiento de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados especficamente hablar de ellos. La discrecin es un principio fundamental, la informacin empresarial y a ttulo personal de sus ejecutivos no debe ser divulgada. Por un principio de tica la secretaria no debe copiar documentacin y archivos que la empresa los considere como confidenciales, ms an descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma extorsiva.

Funciones bsica del secretariadoPrevio a reflexionar sobre los principios ticos que debe tener presente toda secretaria o asistente, repasaremos brevemente nuestras funciones bsicas:Representar personalmente a su jefe o empresa:La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa al jefe de una empresa. La impresin que reciban en un primer contacto, depender, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se exprese.

Organizacin del trabajo del jefe:Una secretaria o asistente eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo aleja de todo el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.

La secretaria deber ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como los externos: acordare puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento Oportuno, etc. .

Funciones administrativas: - La redaccin y la gestin de correspondencia.- Los trabajos de toma de notas y dactilografa.- Elaboracin de actas de reuniones-Archivo de los documentos de la oficina.-Organizacin con rapidez y exactitud la clasificacin, de los registros y de los archivos.-Ayudar a la preparacin y organizacin de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.-Planificacin de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.;-Gestin de las llamadas telefnicas de entrada y de salida.

Antecedentes El analizar cientficamente, la tica profesional de las secretaria, como aporte tcnico al equipo ejecutivo de la EMPRESA DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO (EAPA- SAN MATEO) DE LA CIUDAD DE ESMERALDAS; vamos a valorizar la contribucin que este recurso humano aporta en el logro y cumplimiento de las metas y objetivos del desarrollo entregar un servicio fundamento para la vida de los ciudadanos que habitan en los cantones Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; proporcionando el suministro de agua; como liquido vital para el desenvolvimiento de la vida, de la salud, del desarrollo productivo comercial, al transporte naviero, pesquero turstico y la recreacin. La empresa con sus diversos componentes: tcnicos, de produccin, de distribucin, de comercializacin. Mantenimiento, reparacin y recaudacin es apoyada por el aporte tcnico y profesional de una cadena de secretarias que distribuye de una manera metdica, sistemtica y tcnica con la elaboracin de actas, resoluciones acuerdos en la comunicacin entre los diferentes departamentos y direcciones de la institucin para viabilizar ordenes de trabajo; distribucin de recursos humanos, adquisiciones de materiales fundamentales para el desarrollo de la empresa, organizacin de los grupos de trabajos en las diferentes unidades de trabajo, para el logro y cumplimiento del objetivo social de la empresa. A ms de ello el aporte de las secretarias ejecutivas como elemento bsico y fundamental en el apoyo de la ejecucin del plan institucional como elemento bsico y fundamental en el apoyo de la ejecucin del plan institucional que ejecuta la empresa con sus presupuestos; cronogramas de trabajo, actividades y marketing de ventas constituye un valioso e imprescindible aporte que de manera tcnica y organizada contribuye de manera tica en el logro y cumplimiento de los servicios que brinda la empresa.

Desarrollo 1.1 Anlisis situacional El asentamiento de la poblacin de Esmeraldas y su proceso social, requiri de la creacin de un organismo de suministro del agua potable, inicialmente se crearon juntas de agua potable, para la prohibicin de este liquido vital, del devenir de los aos se creo un organismo llamado la junta de fomento para el desarrollo de Esmeraldas y que involucre la administracin y sistema de suministro de Agua Potable.La necesidad de administrar el sistema de agua potable y su distribucin en los diferentes casos necesita del apoyo del ILUSTRE MUNICIPIO DE ESMERALDAS. Institucin que por muchos aos administro la distribucin del agua potable. La necesidad de consolidar una Empresa Autnoma, que se encargue del suministros del agua potable la ciudad de Esmeraldas, atienda el alcantarillado sanitario, y planifique la captacin de las aguas lluvias. Origino la creacin de la empresa de agua potable y alcantarillado EAPA SAN MATEO en 1994.Como un organismo suyo objetivo fundamental es de provisin de agua potable de Esmeraldas. Vamos a resumir de una manera precisa su nacimiento, origen y expansin.

La ciudad de Esmeraldas a inicios del siglo pasado se ubica en las riveras del ro Esmeraldas con una poblacin de 50.000 habitantes y la captacin de agua para el consumo humano se la organiza con la creacin de una empresa municipal de agua potable a la altura del cabezn desarrollando un sistema de pozos y bombeando el agua de una planta de tratamiento suya estructura aun existe al ingreso de un tanque en la ciudad de Esmeraldas con sistema de de filtraciones un laboratorio un tanque de distribucin del agua potable ubicado en Aire Libre se distribuye el agua por gravedad a la ciudad encontrndose instalado muchos grifos que permitan por emergencia para prevenir y apagar incendios en la ciudad.

A medida que la ciudad crece la empresa expande sus redes de servicios creando un tanque de distribucin en la loma de Santa Cruz para atender la ampliacin del servicio al sector de las palmas. En el gobierno de Len Febres Cordero la demanda de agua potable crece por el crecimiento poblacional y para atender la produccin del servicio, se financio el proyecto de ampliacin de captacin y redes de distribucin de agua potable, con los pasos de los aos el servicio es deficiente; el agua es racionada por das, por horarios y pos barrios dificultndose el desarrollo de las actividades educativas, econmicas, industriales y tursticas.

El gobierno actual financia un proyecto de mejoramiento del sistema de captacin existente en San Mateo, construccin de diferentes tanques de distribucin reemplazo de la caera y redes, medidor acometida e instalaciones de medidores domiciliarias para atender la demanda actual de una poblacin de 200.000 habitantes mximamente que Tiene la ciudad de Esmeraldas y ampliar los servicios de Rio Verde y Atacames. Este aporte econmico sirvi tambin para fortalecer el administrativamente la empresa. La necesidad de actualizar las viejas caeras de distribucin la creacin de nuevos tanques de distribucin y el arreglo de las calles transversales y el asfalto de nuevas calles de barrios y ciudades que son destruidas por el trabajo de las nuevas redes de distribucin a hecho posible que le actual Gobierno otorgue al Gobierno Autnomo Descentralizado del Municipio del cantn de Esmeraldas otorgue a travs del banco del estado un crdito de 140,000.000 para la adquisicin de nuevas bombas de succin a los sistemas de almacenamiento empresa mejorara su sistema administrativo, tcnico y por consiguiente el rol que juega el quipo de secretarias de esta empresa ser protagnico.

La eficiente gestin apoyara a las diversas unidades estar visible en el trabajo diario que desarrolle el equipo de secretarias dinamizando con su aporte y colaboracin el cumplimiento y ejecucin de los diferentes planes, programas que realice la empresa.

1.2 Misin del proyecto

El objetivo fundamental es este proyecto es relievar (resaltar) el aporte que desarrolla el equipo de secretarias como apoyo fundamental en la empresa de Agua Potable y alcantarillado en la cuidad de Esmeraldas EAPA SAN MATEO contribuyendo de una manera sincronizada y sistemtica a los diferentes planes, subprogramas, programas y al proyecto en general cuyo objetivo general es atender el suministro de Agua Potable y alcantarillado a los habitantes del cantn Esmeraldas, Rio verte y Atacames.

1.3 Visin del proyecto Demostrar como el trabajo profesional de las secretarias contribuye ampliamente los objetivos fundamentales de la EAPA SAN MATEO.Demostraremos las tcnicas y la metodologa de trabajo, en la organizacin de la correspondencia e informacin actas de trabajo, informes tcnicos que se generan el las diferentes unidades de trabajo se producen utilizando los sistemas tecnolgicos de la informtica, la distribucin de la correspondencia en los diferentes departamentos y direcciones para la ejecucin del plan operativo anual de la institucin; las tcnicas de archivar y clasificacin. El apoyo administrativo a los ejecutivos directores y tcnicos en la facilitacin organizada del trabajo de secretarias. De igual manera la visin de este proyecto es demostrar con el trabajo tcnico y eficiente de una secretaria apoyar el marketing de ventas, servicios y recaudacin de la empresa, demostrando una buena imagen al pblico.

Objetivos 2.1 Objetivo general El objetivo general de este trabajo es sistematizar y difundir los conocimientos tcnicos que genera una secretaria en el trabajo de apoyo a la Gestin administrativa de una empresa. 2.2 Objetivos especficos Expresar, los conocimientos tcnicos de una secretaria; copiar las instrucciones y rdenes de las comunicaciones, oficios, memorndum, rdenes de trabajo, informes, etc., y crearlos con el empleo de los medios informticos actuales, empleando los recursos de Word, Excel, power point, imprimir, presentar al jefe, director, gerente, etc. Y luego de aprobada la comunicacin, la informacin ser distribuida a las unidades de trabajo a la que esta dirigida.Registrar mediante las tcnicas de archivo las diferentes comunicaciones memorndum, informes, planes, programas, presupuestos, y proyectos registrndolos clasificadamente, en un orden cronolgico y en carpetas distintas de igual manera las comunicaciones enviadas y recibidas a ms de ser clasificada en los rdenes correctos.

Justificacin La importancia de esta investigacin cientfica es generar una visin integral del importante rol que juegan el equipo de secretarias en una empresa; las cuales una vez empoderadas, de los propsitos de la empresa; de la misin y visin que tiene que cumplir las secretarias apoyaran el trabajo de las diferentes unidades tcnicas, administrativas, contables, financieras, de recaudacin, de comercializacin, de captacin de agua, de la planta de tratamiento, bodegas, laboratorios, adquisiciones, gerencia y los diferentes programas y proyectos de distribucin de agua; como es el caso que nos ocupa investigar de una de las mas importantes empresas que tiene el Cantn de Esmeraldas EAPA SAN MATEO, el cual es proporciona el suministro de agua potable para los cantones de Esmeraldas, Rio Verde y Atacames; as como el mantener en optimas condiciones los sistemas de alcantarillado y aguas lluvias y la aportacin y construccin de un sistema de tratamiento a las aguas servidas para ser arrojadas al Rio Esmeraldas sin contaminacin.La disfuncin de las tcnicas en la elaboracin, distribucin, archivos de todas las comunicaciones que se generan en la administracin eficiente de los recursos humanos, materiales: Maquinarias, equipos, herramientas, bodegas, adquisiciones, informacin de ingresos de recursos, gastos y depsitos bancarios que genera el flujo financiero para mantener operativa la empresa en el cumplimiento de los objetivos de la empresa, toda esta gestin tiene un pilar de apoyo tcnico en el aporte que genera el equipo de secretarias que de manera concatenada contribuye al cumplimiento exitoso del servicio bsico que es el Agua Potable.

Estudio de mercado 4.1 Anlisis Del Mercado Al nivel del pas todas la empresas publicas, y las empresas privadas requieren de una secretaria, en el mercado laboral de la provincia de Esmeraldas existen muchas empresas publicas con delegaciones de los diferentes ministerios que existen en la capital: Ministerio hidrocarburos, ministerio del ambiente- delegacin de Esmeraldas; Banco Nacional de Fomento; Ministerio de agricultura ganadera acuacultura y pesca- delegacin de Esmeraldas, los gobiernos provinciales, los gobiernos autnomos provincial del municipio del Cantn de Esmeraldas. Las empresas privadas tales como: Codesa, el terminal terrestre; las empresas de transporte tales como: Trans Esmeraldas, occidental. Pacifico, costeita, y en el caso que nos ocupa de la empresa de agua potable y alcantarillado de Esmeraldas- EAPA SAN MATEO; es decir todas estas empresas e instituciones demandan de una gran cantidad de secretarias para poder dinamizar el apoyo a la gestin administrativa, a la venta de servicio; al suministro de bienes y servicios que ofrecen. Esta creciente actividad comercial incrementa permanentemente la demanda de secretarias. Es decir, un recurso humano capacitado con las tcnicas de secretarias para elaborar comunicaciones, archivar correspondencia, elaborar informes tcnicos, proyectos, presupuestos, planificaciones que configuran los diversos modelos de gestin de las empresas. Este trabajo ahora es ms tecnificado por el uso de los sistemas tecnolgicos computarizados. La demanda de secretarias a nivel de los sistemas de clasificacin de los cargos pblicos tienen escalas de clasificacin: auxiliares de secretaria, asistente de secretaria, secretaria ejecutiva, y las remuneraciones estn clasificadas de acuerdo a las experiencias tcnicas, con sueldo que ocilan desde una remuneracin bsica unificada; es decir $340 hasta $1670.

4.1.1Productos y servicios a comercializar El producto a ofrecer en el mercado laboral es la capacitacin tcnica y eficiente de una secretaria con los conocimientos en la elaboracin de comunicaciones las cuales pueden estar determinadas por: oficios, memorando, ordenes de trabajos, informes tcnicos, sociales, proyectos, planes, programas, planes operativos anuales, sistematizacin de informacin contable financiera. La digitacin de esta informacin, por el sistema informtico; la distribucin por rdenes de los jefes hacia los dems dependencia de la institucin; direcciones, unidades de trabajo. Es decir la organizacin de los archivos clasificados de las diferentes comunicaciones que se generan es una institucin. Es la tarea general de una secretaria en una empresa pblica, privado o comercial.En el caso que nos ocupa esta investigacin ; y que se encuentra relacionado directamente con el rol que juegan las secretarias; aportando con los conocimientos tcnicos; en la administrativa podemos resaltar conforme el anexo N.1 y que corresponde al orgnico funcional de la EAPA SAN MATEO podemos sealar que el directorio en sus secciones genera acuerdos, relaciones, ordenanzas, polticas de ampliacin del servicio; Convenios y acuerdos interinstitucionales contratos, hipotecas, legalizaciones, que como instituciones tcnicas de trabajo deben ser cumplidas por la presidencia que tiene el rol o calidad de gerente de la empresa; responsable de las resoluciones enmarcadas por el territorio y que el debe canalizarlas desde su secretaria general a cada una de las direcciones las cuales son: planificacin, asesora legal, direccin tcnica. Que cuenta con una secretaria que dinamiza todas las rdenes de trabajo, la ejecucin de planes, programas, proyectos a las siguientes unidades de trabajo: estudios, proyectos, produccin, distribucin, redes y alcantarillado. Cada uno de estas unidades de trabajo es apoyado por el servicio de una secretaria que sistematiza la informacin tcnica a los diferentes grupos humanos de trabajo ; es decir hay generacin de memorandos, oficios, ordenes de trabajo, organizacin de la informacin a niveles de los ordenadores informticos, archivos fsicos, la generacin dinmica de las comunicaciones enviadas y recibidas como fuentes de informacin de cumplimiento de las ordenes de trabajo que retornan a los diferentes jefes de trabajo de estas unidades tcnicas para que sea revisado el cumplimiento de los cronogramas de trabajo y se generen las ordenes de pago asia la direccin financiera de la empresa; y que cuente con un archivo planificado, sistematizado por el origen; por la fuente de informacin.

De igual manera el trabajo en equipo de las secretarias se ve reflejado por la generacin, produccin de comunicaciones, distribucin, y archivos ordenados de las siguientes direcciones y unidades Direccin Tcnica y servicios institucionales. Adquisiciones, transporte, bodega, direccin financiera, presupuestos, contabilidad, tesorera.La direccin de recursos humanos constituye una unidad que genera comunicaciones propias tales como, planificacin de cuadros de vacaciones, informes tcnicos, sociales, un presupuesto acorde al desarrollo de la empresa, informacin tcnica de recursos humanos que aporta al cumplimiento de la misin y visin de la empresa. Elementos fundamentales para aportar a la elaboracin del informe de rendimiento de cuenta que desarrolle la empresa.La direccin financiera y presupuestos con el apoyo del equipo de secretarias y los siguientes unidades: Contabilidad, tesorera; generan una abundante informacin de tipo constante financiero tales como roles de pago, pago de contrato, adquisicin de materiales y bienes para garantizar el servicio y la expansin de la empresa. Por su naturaleza los archivos y la organizacin de esta direccin deben ser minuciosamente archivados y clasificada por el origen de las cuentas clasificadas en el presupuesto.

4.1.2 CLIENTESEl equipo de secretaria conformadas por secretarias ejecutivas auxiliares y ayudantes de secretaria distribuidas en todas las direcciones y unidades de trabajo, de la EAPA-SAN MATEO, a mas de atender necesidades internas de todas las unidades de trabajo generando el cumplimiento de todos los objetivos de la empresa; contribuyen con su valioso aporte al cumplimiento de los fines especficos que tiene la empresa; es decir atender el suministro de agua potable para los cantones de Esmeraldas, Atacames y Rioverde; en equipo se ve reflejado la tencin a los clientes es decir a una poblacin que supero los 300.000 habitantes. La imagen de la institucin es creada por el equipo tcnico en su conjunto; que incluye al quipo de secretarias. Y el servicio que presta la Empresa es valorizado por la atencin recibida por los clientes a los cuales se les vende este servicio. Es decir la opinin ciudadana es diversa de acuerdo a la calidad, cantidad y permanencia del servicio. Opiniones que califican a la empresa de regular, deficiente y buena.Esta imagen del servicio al cliente tambin se refleja en la calificacin de los funcionarios.

4.1.3 COMPETENCIASLa EAPA SAN MATEO es una Empresa nica que brinda un servicio de agua potable y alcantarillado; y por atender a estas tres poblaciones de Atacames, Rioverde y Esmeraldas esta obligada a ser eficiente; a capacitar su recurso humano con seminarios, cursos, talleres en todas las reas ; incluyendo al equipo de secretarias que con el paso de los aos desarrollan una actividad de rutina sin prepararse en el campo profesional de una manera eficiente en las tcnicas informticas del Word, Excel, Pawer Point tcnicas de flujo grama, Air-wvui. Y el conocimiento de la tecnologa para darle seguimiento a la ejecucin de Poa y al modelo de la ejecucin, es decir al conocimiento del dominio del sistema de Proyec.

tica profesional de una secretariaEl secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial; tanto en el mundo de los negocios como en la industria, sector publico, privado, profesionales, proyectos agroindustriales, polticos, inmobiliarios; tursticos, financieros y novales.

El mundo econmico ve a la secretaria como una persona que contesta correspondencia, elabora actas de reuniones, y da orientacin tras un simple escrito. Pero en los ltimos tiempos, el concepto de secretaria ha cambiado hoy es vista como una verdadera asistente de su jefe, al grado de asumir con ahinc algunas responsabilidades del mismo.El trabajo administrativo que cada asistente tiene que realizar puede variar dependiendo de las actividades de la empresa, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas y necesidades. Tambin influye la forma jurdica de cada empresa, por ejemplo una oficina de gobierno no es lo mismo que una empresa familiar o privada, una vez que estas ltimas tienen mayor libertad en la elaboracin de documentacin administrativa pudiendo lograr una mayor productividad en las operaciones cotidianas.

La magnitud del negocio de la empresa, de la inclusin o del caso que investigamos; como es la EAPA SAN MATEO; genera abundantes comunicaciones que son canalizadas a travs de las diferentes direcciones, unidades tcnicas y administrativas; con fines de garantizas el servicio del suministro de agua potable y alcantarillado. 5.1 Funciones Bsicas De Las Secretarias Toda secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar debe cumplir las siguientes funciones fundamentales:

Representar personalmente a su jefe o empresa. La secretaria suele ser la primera persona que representa a una empresa o al jefe. La impresin que reciban en un primer contacto, depender, muchas veces, de la eficacia con la que una secretaria se exprese. Organizacin del trabajo del jefe.

Una secretaria o asistente eficiente; es la que facilita el trabajo del gerente, jefe o del director que contribuye a elaborar todos los memorando, oficio, informes, presentarlos a su jefe inmediata superis para la revisin, firma entrega a las despus tomen y unidades de trabajo correspondiente, as como la clasificacin de los archivos.La secretaria deber ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como los externos: acordarle puntualmente la hora exacta de las entrevistas, reuniones, sesiones de trabajo, las llamadas para las personas consideradas y necesarias y en el momento oportuno, etc. Ayudar a la preparacin y organizacin, asambleas, reuniones, entrevistas, etc. Apoyar la planificacin de los viajes lo que implica: Planificar de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viajes, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc. Gestin de las llamadas telefnicas de entrada y de salida.

Tarea de conexin Como canal de comunicacin interna, la secretaria hace la conexin entre superior y cualquier otra persona de la empresa. Al mismo tiempo, desempea un papel importante en el mbito de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.

5.2 Principios ticos y morales de una secretaria: Cada profesional sea secretaria ejecutiva, asistente auxiliar debe manejar los principios ticos y morales; que se deben reflejar en su conducta y comportamientos en el trabajo individual y en equipo. Debe mantener una buena conducta un respeto a todo los que el rodean; un comportamiento de la colaboracin en su equipo o unidad de trabajo.Debe trabajar, con responsabilidad, con amor, con dignidad, integridad, y debe de resolverse con honradez, lealtad, buena fe y preservando la importancia tcnica y estratgica de la empresa.

Normas de tica de las secretarias

Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus catos y ser una persona honrada. Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la informacin y hechos de los que pudiese conocer, en funcin a su cargo en el ejercicio de su profesin. El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de las secretarias, adems que existen pases en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podr poner en conocimientos de otras empresas, temas que no le hayan sido autorizados especficamente hablar de ellos. La discrecin es un principio fundamental, la informacin empresarial y a titulo personal de sus ejecutivos, no debe ser divulgada. Por un principio de tica la secretaria no debe copiar documentacin y archivos que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma oportunista por la competencia.

El perfil profesional de una secretaria ejecutiva, asistente o auxiliar; se consolida con las siguientes cualidades, atributos; y formacin profesional:

Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada. Debe respetar el principio de confidencialidad y no divulgar la informacin y hechos de los que pudiese conocer en funcin a su cargo en el ejercicio de su profesin. El secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de secretaria, adems que existen pases en las que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una secretaria no divulgara, ni podr poner en conocimiento de otras empresas temas que no le hayan sido autorizados especficamente hablar de ellos. La discrecin es un principio fundamental, la informacin empresarial y a titulo personal De sus ejecutivos no debe ser divulgada.

Por un principio de tica la secretaria no debe copiar documentacin y archivos que la empresa los considere como confidenciales, mas aun descuidarse con esas copias y dejarlas al alcance de otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser utilizados de forma especulativa en el mercado.

Caractersticas

Discrecin Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianzas, como lo es el cargo secretarias, dado que tiene acceso o material reservado.

Puntualidad Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestacin de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo. Determina la eficiencia y eficacia profesional.

Paciencia Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecer jams a dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los dems.

Organizacin Una secretaria debe ser organizada, sin excusas las personas que se relacionan en tu trabajo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que tendrn el trabajo solicitado oportunamente.

Tacto Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona esta satisfecha.ResponsabilidadLa responsabilidad es vital en un cargo de secretaria. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo.

Perfil profesional de una secretaria Personalidad equilibrada y Pro activa. Autoestima positiva. Capacidad de adaptacin a los cambios. Habilidades comunicativas y escucha activa. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Disposicin para trabajar en equipo. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espritu de superacin. Flexibilidad. Sentido de humor. Alto nivel de cooperacin. Apoyo a las otras unidades de trabajo.

Funciones que debe cumplir una secretaria ejecutiva, auxiliar, o ayudante. Elaboracin informtica de todas las comunicaciones que se generan en la gerencia, presidencia, direccin administrativa, o unidades tcnicas de trabajo ; llmense estas oficios, memorando, circulares, ordenes de trabajo, etc. Su distribucin, con el registro de recibido. Archivo organizado, sistemtico de las comunicaciones. Actuar como secretario tcnico de las reuniones de equipo. Organizar las actas, decisiones, resoluciones y documentacin que se genere en la ejecucin de los diferentes proyectos que ejecute la empresa. Recibir la correspondencia que llega a la gerencia, direccin o unidad de trabajo; dndole el tramite correspondiente. Contestar, cumplir y atender las disposiciones ya encargos que se mandaba a la empresa. Contestar, cumplir y atender las disposiciones y encargos que se generen a las diferentes reas administrativas de la EAPA SAN MATEO. Preparar los documentos de soporte, estudios e informes para las reuniones ejecutivas que mantienen los jefes, o directores. Apoyar los informes de las actividades ejecutadas por el departamento, direcciones, unidades tcnicas, y/o equipos de trabajo. Apoyar la elaboracin de los informes de rendicin de cuentas.

Recursos financieros

NDescripcinCantidadValorValor total

1Papel Bond2 R510

2CD115

3Flash memory 4GB11212

4Gastos de impresin150 H0,203

5Revelacin de fotos103,515

6Gastos de movilizacin303030

7Empastado de tesis177

8Lpices110,25

9Clip10,50,75

10Regla50,250,25

11Tijera151,51,5

12Goma11,501,50

13Reproduccin de tesis351,15

Total$120