Template Inventarisatie processen - NIEUWSBRIEF · Web viewHet totaal samengevoegde document...

Inventarisatie afdeling Facilitaire DienstverleningProjectnummer : i.000445Projectnaam : ProcesinrichtingStatus : Definitief

Inventarisatie afdeling

Facilitaire Dienstverlening

Template versie 2.0 1 van 21


Versie beheer

Versie Datum Korte beschrijving aanpassing

0.1 17-06-2013 Concept: Opstellen van de eerste versie

0.2 29-10-2013 Aanvullingen nav bespreking key users

1.0 1-11-2013 Definitief

Distributie lijst

Namen Rol/Functie Gedistribueerde versie(s)


Copyright 2014, Havenbedrijf RotterdamNiets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Havenbedrijf Rotterdam N.V.


Inhoudsopgave

1 Inventarisatiedocument...................................................................................................4

1.1 Afdelingsomschrijving..............................................................................................................4

1.2 Processen................................................................................................................................ 4

1.2.1 Flow............................................................................................................................... 10

1.2.2 Metadata........................................................................................................................14

1.2.3 Documenttypen..............................................................................................................15

1.3 Autorisaties............................................................................................................................ 16

1.4 Key users binnen de afdeling................................................................................................17

1.5 Inventarisatie huidige data die gemigreerd moet worden......................................................17

Bijlage A Metadata..........................................................................................................19

Bijlage B Afwijkingen op model.......................................................................................21



1 Inventarisatiedocument

1.1 Afdelingsomschrijving

Travelmanagement: organiseren van vluchten, hotelreserveringen, externe vergader

bijeenkomsten en vervoer, beheer contract vervoersleverancier

Vormgeving: verzorgen grafische producten havenbedrijf

Repro: productie van kopieën, scans, drukwerk

Postkamer: verzorgen van binnenkomende en uitgaande post, verzorgen van

maillings

IDM: registreren en archiveren van documenten, zorgdragen voor vernietiging en

overdracht van documenten volgens wet- en regelgeving, de organisatie adviseren op

het gebied van documenten recordmanagement.

1.2 Processen

1.2.1 Travelmanagement (TM):

Aanvraag buitenlandse dienstreizen via email en/of webformulier. Deze aanvraag

dient eerst goedgekeurd te zijn door de manager/ Directie lid waarna een voorstel

wordt gemaakt door TM. Na goedkeuring wordt reisdefinitief geboekt.

Aanvraag externe vergaderbijeenkomsten. Zelfde proces, zonder goedkeuring.

Periodieke overleggen RMC/ Communicatie tbv vervoersleverancier

Momenteel wordt er per jaar, per maand gearchiveerd, met een submap die

samengesteld is uit: dd/mm/yyyy (vertrekdatum)_naam reiziger_land_bestemming

(stad). In deze map wordt alle correspondentie opgeslagen.

Voorstel: Proces: Aanvraag dienstreizen. Per maand een nieuwe zaak.

Vormgeving

Produceren van uitingen die gevraagd worden door de interne klant. Er zijn één

tot meerdere afstemmingsmogelijkheden met de klant.

Het proces doorloopt de volgende stappen:

Aanvraag via mail of telefoon

Intake en verzamelen materiaal



Aanmaken order in Excel lijst (met order nummer)

Documenten worden in dossier geordend (aangeleverd, uitgeleverd,

beeldmateriaal)

De softwarepakketen die gebruikt worden zijn: Adobe Indesign, Illustrator, PhotoShop.

Het betreft vaak grote bestanden (kan bijvoorbeeld zo 150 MB zijn)

De producten worden opgeslagen per software pakket, per jaar en daarbinnen staan

verschillende thema’s zoals drukwerk, advertentie. Binnen laatste mappen staan

volgnummers. Alle documenten worden gecreerd op een Apple PC. De DM omgeving

moet op de Apples benaderbaar zijn.

1.2.2 Reprografie

De repro verzorgt de volgende dienstverlening: Fysiek: Printen, kopieren en plotten

van grootformaat; Digitaal bewerken van documenten (PDF) en digitaliseren van

fysieke stukken (aanbestedingen, grote formaten). Reprografie maakt zelf niet zozeer

zaken aan, maar haalt informatie op van locatie die aanvrager aangeeft. Dit betekent

praktisch dat Reprografie overal toegang toe moet hebben om opdrachten uit te

kunnen voeren (bijdrage rechten). (Ook OR, Adir/DT)

Voor Reprografie moet er ook een locatie om naar toe te scannen worden ingericht

(net als postkamer)

PRINT EN PLOT

Print en plot aanvragen komen binnen via de email of USB en documenten worden

ook op de L:/ of K:/ schijf geplaatst.

Emails worden verwerkt dmv een printopdracht. Nadat deze opdracht is gedaan wordt

de email door de Repro verwijderd.

Email aanvragen waarbij het document op de K:/ schijf staat worden vanaf de K:/

schijf geprint en na printen worden de documenten geplaatst van Kopieren naar

gekopieerd. Documenten die in gekopieerd staan worden door de opdracht

gevers zelf verwijderd.

Er zijn ook emailopdrachten die verwijzen naar de L:/ schijf voor bestanden die te

groot zijn om te mailen, na printen krijgt de opdracht gever een notifactie per

email/mondeling dat zij de map moeten verwijderen.



Er zijn ook emailopdrachten die verwijzen naar de W:/ schijf voor

herhalingsopdrachten van de Maasvlakte, Futureland plus opdrachten die van

vormgeving zijn.

DIGITAAL BEWERKEN

Deze opdrachten worden via USB of L:/ schijf aangeboden. Deze bestanden worden

bewerkt en samengevoegd tot een document. Het totaal samengevoegde document

wordt op de L:/schijf of USB gezet waarna mensen het hier weer vanaf kunnen halen.

Wanneer klaar wordt een email notificatie gestuurd.

DIGITALISEREN VAN DOCUMENTEN

Documenten worden op PRO C901S of PRO 906 of OCE scanner gescand. Deze

documenten worden op de L:/schijf of USB stick opgeslagen of per email toegestuurd.

Na scannen krijgen de klanten een notificatie waar ze de bestanden kunnen vinden op

de L:/ schijf en dat ze de orginele kunnen ophalen.

Voor eigen doeleinde/ interngebruik heeft de repro stukken op de F:/ schijf staan.

1.2.3 Postkamer en IDM

1.2.3.1 Binnenkomende post

De post wordt 2 keer per dag bezorgd via postzakken. Na ontvangst van de poststukken vindt

het selectie proces plaats. Hierin worden de poststukken geselecteerd op wel of niet

scannen. De postkamer en de afdeling IDM beschikken over een procesbeschrijving

Behandeling inkomende documenten (zie 1.2.5.4, figuur 1). Deze beschrijft de te volgen

procedure bij de behandeling van inkomende documenten. Alle archiefwaardige documenten

worden gescand en geregistreerd. Hierbij wordt na opening direct een splitsing gemaakt op

afdelingsniveau zodat de documenten per afdeling kunnen worden gedigitaliseerd. Hiervoor

staan speciale bakjes per afdeling. De opengemaakte enveloppen worden op volgorde van

opening onder in de afdelingsbakjes gelegd.

Documenten van de afdeling HR volgen hetzelfde proces maar in een gecontroleerde

omgeving. Dit betekent dat deze stukken door geautoriseerde medewerkers worden

behandeld en naar een geautoriseerde map worden gescand.



CD-roms en USB sticks worden doorgestuurd naar de afdeling IDM. De bestanden op een

CD-ROM of USB stick worden omgezet naar één ZIP-bestand. Vervolgens wordt het ZIP-

bestand opgeslagen in het DMS. Een CD-ROM wordt dus als één document opgeslagen.

CD-ROMS bevatten vaak een grote hoeveelheid documenten. Door de CD-ROM volledig in

het DMS op te nemen, wordt verlies van informatie voorkomen. Bestanden die niet voorzien

zijn van OCR, worden door de afdeling IDM omgezet in OCR.

Nadat de documenten zijn gesorteerd per afdeling kunnen de documenten worden

gedigitaliseerd. Dit gebeurt door het zogenoemde scanproces die er als volgt uit ziet:

- Alle documenten worden ontniet en ontdaan van eventuele andere bindmiddelen

zoals paperclips, ringbanden, plastic en dergelijke.

- De eerste pagina’s van de documenten worden vóór het scannen voorzien van een

stempel met de tekst “gescand” en een datum, m.u.v. bankgaranties en certificaten

voor RPA-schepen.

- Op de scanners zijn meerdere batchklassen ingericht die dezelfde instellingen voor

contract, kleur, etc, hebben, maar die documenten in verschillende dossiermappen

plaatsen met verschillende autorisatiegroepen: binnenkomende post, HR, OR,

facturen. De postkamer medewerkers kiezen per batch de juiste batchklasse.

- De postkamer medewerker scant de archiefbescheiden in één batch per afdeling. Bij

het maken van de batch wordt vermeld voor welke afdeling de documenten bestemd

zijn.

- Bij aangetekende stukken wordt de envelop ook gescand.

- Elk document wordt apart gescand. Scheidingsvellen worden gebruikt om de

documenten te onderscheiden. Bij documenten met bijlagen wordt de begeleidende

brief gescheiden gescand van de bijlagen. Elke bijlage wordt apart gescand.

- Tekeningen van groot formaat worden gescand op een A0-scanner en volgen

hetzelfde registratie proces als documenten van normaal formaat.

- De scannersoftware zet elk document om in formaat PDF-A. Elk document dat door

de postkamer gescand wordt, komt dus in PDF-A formaat binnen in het DMS (behalve

A0 tekeningen).

- Alle documenten worden voorzien van OCR (behalve A0-tekeningen).

- Alle documenten worden in kleur gescand om informatieverlies te voorkomen.

- Vervolgens wordt er een kwaliteitscontrole uitgevoerd om te verifiëren dat de scan

leesbaar, volledig en recht gescand is. Deze controle gebeurt dagelijks op alle op die

dag gescande documenten.



- De kwaliteitscontrole bestaat uit het volgende: Een scan is acceptabel wanneer 95%

van alle karakters leesbaar zijn en overeenkomt met het origineel qua helderheid en

contrast. Deze subjectieve beoordeling wordt bij twijfel collegiaal getoetst.

- Indien de scan niet door de kwaliteitscontrole heen komt wordt deze opnieuw

gescand.

- Nadat de scans per afdeling zijn gecontroleerd worden de fysieke documenten weer

terug gedaan in de originele enveloppen.

- Deze enveloppen worden vervolgens op datum per afdeling in dag dozen

gearchiveerd. Deze dagdozen staan achter slot en grendel en worden na drie

maanden vernietigd volgens de daarvoor geldende standaard na goedkeuring van de

manager Facilitaire Dienstverlening.

- De scans komen in eDocs terecht in de dossiermap die hoort bij de gekozen

batchklasse. Deze dossiermappen zijn niet openbaar en alleen toegankelijk voor

geautoriseerden. De map voor HR is alleen toegankelijk voor HR medewerkers en

enkele daartoe geautoriseerde IDM medewerkers.

- De documenten worden geopend en gecontroleerd op volledigheid door de

verantwoordelijke IDM medewerker. Deze voegt vervolgens metadata toe aan de

digitale documenten en plaatst deze vervolgens in de archiefstructuur.

- Na registratie van het document wordt een notificatie gestuurd naar de

geadresseerde(n). In geval van een out of office bericht stuurt de medewerker IDM

het document naar de vermelde vervanger. Wanneer de geadresseerde onbekend is,

neemt de Medewerker IDM contact op met de secretaresse van een

organisatieonderdeel. Deze heeft dan de taak om het document uit te zetten aan de

betreffende vervanger.

N.B.: certificaten en bankgaranties mogen niet worden gestempeld.

1.2.3.2 Uitgaande post

Uitgaande post en interne documenten worden opgesteld/verstuurd door de

organisatieonderdelen zelf. Uitgaande brieven die niet in (gesloten) enveloppen zitten worden

gescand, in een envelop gestopt en vervolgens verstuurd. Het scan proces is hetzelfde als

beschreven in 1.2.4.1 Het enige verschil is dat de medewerker van de postkamer een digitale

kopie stuurt naar de verzender van het poststuk. De postkamer relateert tevens de scan aan

het opgestelde concept van de verstuurder. De IDM medewerker pakt het digitale stuk op om



het vervolgens te registreren en archiveren. Dit staat uitgewerkt in figuur 1.2.5.4 (figuur 2)

procesbeschrijving Behandeling uitgaande documenten

1.2.3.3 Interne documenten

Interne documenten worden (behalve de interne documenten van en voor de afdeling HR)

niet gescand en gearchiveerd tenzij aangegeven door de afdelingen. De interne documenten

van en voor de afdeling HR worden gescand volgens het eerder beschreven proces door de

daarvoor bevoegde postkamer medewerkers.

1.2.3.4 Achteraf scannen

Documenten die niet via de postkamer zijn ontvangen of fysieke archiefstukken die nog niet

gedigitaliseerd zijn kunnen achteraf worden gescand. Deze documenten doorlopen dezelfde

procedures als ‘gewone’ documenten.

1.2.3.5 Centraal of decentraal scannen

In de huidige situatie wordt alles centraal gescand behalve functionerings,- en

beoordelingsgesprekken. Deze laatste worden op de gangscanners gescand en per email

naar HR gestuurd waarna ze registreert en gearchiveerd worden door de verantwoordelijke

IDM medewerker. Alle overige documenten worden aangeboden aan de postkamer om deze

centraal in te scannen. Deze locatie bevindt zich op de 4e etage op het WPC aan de

Wilhelminakade. Organisatieonderdelen die zich op andere locaties bevinden sturen

documenten ter scanning door naar de postkamer op het WPC.

1.2.3.6 Authenticiteit van de documenten

Nadat het gescande document is aangeboden aan het DMS wordt het geregistreerd door de

IDM medewerker. Het digitale document kan niet meer gewijzigd worden. Registratie van

documenten vindt plaats uiterlijk om 12.00u op de desbetreffende werkdag. De IDM

medewerker controleert de kwaliteit van de digitale scan, voegt metadata toe en plaatst het

document in het juiste proces Metadata wordt toegekend conform het vastgestelde

metadatamodel van het HbR. Het digitale document is na opname in het DMS beschikbaar

(indien geautoriseerd) Volgens de technische specificaties en de juiste autorisatie kan het

document niet meer gewijzigd worden. Verwijdering van documenten is alleen mogelijk door

de functioneel beheerder van het DMS.



1.2.3.7 Aanvullende informatie/ SitesDe postkamer en IDM gebruiken de teamsite om afdelingsspecifieke documenten op te slaan zoals vakantie rooster, achterstanden overzicht etc.

Verder heeft IDM binnen de DSP een proces waarbij IDM specifieke documenten worden opgeslagen/ gearchiveerd die betrekking hebben op IDM/postkamer specifieke processen zoals handboek vervanging, uitzonderingenlijst scannen, etc.

Overige processen: Opstellen van handleidingen over de werking van het DMSOpstellen van beleid op het gebied van documentmanagementOnderhouden van het Documentair Structuur PlanZorgdragen voor overbrenging en vernietiging van documenten (vernietingslijsten)Uitvoeren van projecten op het gebied van documentmanagementUitvoeren van audits en steekproeven en kwaliteitsverbeteringen aandragenVoeren van keyuseroverleg Verzamelen, inventariseren en evalueren van incidenten en gebruikerswensen die betrekking hebben op het gebruik van het DMSOpstellen van wijzigingsverzoeken en opvolging hieraan gevenOrganiseren van releasemomenten samen met IV en hier input voor leverenTesten van updates, nieuwe releases en functionele wijzigingen op het gebied van documentmanagement.

Flow

1.2.3.8 Travel Management

Zie proces buitenlandse dienstreizen



1.2.3.9 Vormgeving

Er is geen specifieke flow. Aanvragen worden meerdere malen bewerkt na overleg met

klanten.

1.2.3.10 Reprografie



1.2.3.11 Postkamer & IDM

Figuur 1: Proces voor uitgaande post



Figuur 2: Proces voor uitgaande post



1.2.4 Metadata

1.2.4.1 Travel Management

De minimale meta data die moet worden kunnen toegevoegd is:

- Naam reiziger

- Datum vertrek

- Bestemming - Land

- Bestemming – Stad

- Document Type

- Eventueel omschrijving reis

- Status: TKT, MEE, XLD, AUTO, HOTAC,TREIN, PORT CITY II. Waarbij meerdere

opties mogelijk moeten zijn (keuze menu)

1.2.4.2 Vormgeving

De minimale meta data die moet worden kunnen toegevoegd is:

- Software pakket (indesign, photoshop, illustrator, acrobat)

- Datum

- Thema (drukwerk, reprowerk, advertentie, correspondentie)

- Beschrijving opdracht

- Opdrachtgever

- Afdeling

- Formaat (A4, A3, etc)


Rietveld, Matthijs, 29-10-13,

Cees checkt volledigheid


1.2.4.3 Reprografie

Er wordt geen specifieke metadata toegevoegd aan de digitale documenten. Ivm

workflows zou een eventueele status en datum gereedmelding kunnen worden

toegevoegd. Opdrachten zijn erg snel verwerkt. Het zou meer werk betekenen dit per

proces en zaak af te handelen.

1.2.4.4 Postkamer

- Naam scanoperator

1.2.4.5 IDM

Documenten- Naam scanoperator

- Naam registrator

- Route van post

Zaken

- Status zaak: open vs gesloten

- Vernietingsdatum (wanneer vernietigen)

1.2.5 Documenttypen

Er zijn een paar algemene document type die voor alle afdelingen beschikbaar moeten zijn.

Dit zijn:

- Memo

- Standaard brief template

- Agenda

- Mededeling

- Besprekingsverslag

1.2.5.1 Travel management

- Email



- Webformulier

1.2.5.2 Vormgeving

- Email (outlook)

- Grafische producten (Apple)

1.2.5.3 Reprografie

- Email (outlook)

1.2.5.4 Postkamer

1.2.5.5 IDM

1.3 Autorisaties

Reprografie moet toegang tot alle processen hebben om documenten bij opdrachten op te kunnen halen.

Afdeling Rol Lezen Bijdragen Beheren

TM Travel Manager X X

VG Vormgeving X X

VG Alle HbR medewerkers X

IDM IDM’er X X

IDM Alle HbR medewerkers X


Rietveld, Matthijs, 29-10-13,

Cees Checkt


1.4 Key users binnen de afdeling

Geef aan wie de key users binnen de afdeling zijn.

Naam keyuser Rol

Kiki Kok Travel Manager

Cees van Item Senior Vormgever

Henk de Laure/ Inge Bouts Postkamer en IDM

Ingrid Burger Senior medewerker Repro

1.5 Inventarisatie huidige data die gemigreerd moet worden

Naam Locatie Omschrijving

Travel Management W:/FD/TM/reisaanvragen Alle data betreffende reisaanvragen

In dezelfde structuur zitten de meetings

Travel Management W:/FD/TM/RMC Alle data betreffende communicatie

RMC

Travel ManagementW:/FD/TM/ overige

documenten

Diverse mappen. Moeten worden

uitgezocht

Travel Management H:/ Persoonlijke documenten

Travel management W:/Travelmanagement

Vormgeving O:/PROD/GV_DATA Alle mappen zoals eerder beschreven

VormgevingO:/PROD/GV_DATA/

persoonlijke mappen

Diverse data zoals templates, beeld

materiaal, huisstijl informatie

Vormgeving H:/ Persoonlijke documenten

Vormgeving W:/RSC_REPRODelen van bestanden met Repro

(hoeven niet te worden gemigreerd)

ReproK:/Prod/MGI_Kaarten/

repro

Alle kaarten die door de Repro moeten

worden geplot

Repro L:/Uitwisseling/_Repro Alle bestanden die te groot zijn om te



emailen

ReproW:/RSC_Repro,

W:/PMV2_Repro

Stukken om te printen, permanent

bewaard voor herhaalopdrachten zoals

factsheets, futureland folders, etc

Repro W:/RSC_Scanner/Repro

Map Repro/ Gescande documenten

door repro worden hier geplaatst. Na

scannen mailen of L:\schijf.

Map postkamer/ wordt naar toe

gescand en leeggehaald

Repro W:/FD_ReprografieRepro/ Werkprocessen, dossiers,

diverse, kengetallen

Repro F:/FAC_FD/FDS/

Reprografie

Intern gebruik voor de repro. Diverse

zoals formulieren, KPI’s, etc



Bijlage A Metadata

Versie 0.2 - 25 juli 2012Metadata

Havenbedrijf Rotterdam nieuwe stijl

Dossier Betekenis Verplicht Postkamer Opmerkingen1 Dossiernummer Door systeem gegenereerd X 2 Ordeningscode Classificatiecode X D0403033 Ordening naam Naam proces Realiseren en beheren van de

haven4 Dossiernummer

overkoepelendDossiernummer fysiek (eDOCS compatibiliteit)

2011/1398(A)

5 Dossiernaam overkoepelend

Dossiernaam (eDOCS compatibiliteit)

Europese Afvalstoffenrichtlijn

6 Mapnummer subdossier

Mapnummer fysiek (eDOCS compatibiliteit)

Beheer waterbodem

7 Mapnaam subdossier

Mapnaam fysiek (eDOCS compatibiliteit)

2006-2008

8 Proceshouder Eigenaar van het proces/project

Proceshouder te koppelen aan DSP?

9 Afdeling Afdeling X 10 Omschrijving Aanvullende informatie Vrij tekstveld11 Opslaglocatie fysieke

map, intern / extern(eDOCS compatibiliteit) Compacter in één veld locatie

12 Doosnummer Doosnummer (eDOCS compatibiliteit)

13 Uitgeleend aan Uitleenadministratie fysieke dossiers

RM functie t.b.v. fysieke dossiers

14 Per datum Uitleenadministratie fysieke dossiers

15 Startdatum Looptijd van X Datum tijd stempel16 Einddatum Looptijd tot Datum tijd stempel17 Bewaartermijn Bewaartermijn Keuzetabel18 Verwijderbron Handelingnummer uit BSD /

DSP Keuzetabel

19 Beveiliging / Vertrouwelijkheid

Beveiliging op dossierniveau

Keuzetabel - default openbaar

20 Datum laatste wijziging

Datum laatste wijziging X Automatisch

21 Gewijzigd door Persoon die de laatste wijziging heeft doorgevoerd

X Automatisch

Standaard Wie Document Verplicht Postkamer Opmerkingen1 Indentificatienummer Door systeem gegenereerd X SP2013 2 Documentnaam (Bestands)naam van het

document / TitelX

3 Datum document Datum op het document 4 Datum ontvangen Datum ontvangen door de X



organisatie5 Datum registratie Datum opname in het

DM/RM systeemX Automatisch (date time stamp)

6 NAW Alleen naam afzender Kan dit met de wens om uitgaande brieven digitaal te versturen/evt. koppeling met CRM

7 Herkomst Richting van het document: inkomend, intern, uitgaand

X Keuzetabel

8 Kenmerk Kenmerk dat door de afzender aan het document is gegeven

9 Inhoudstype Aard of soort van het document. Vaste keuzelijst

X

10 Behandelende afdeling

Afdelingsnaam X Keuzelijst

11 Contactpersoon Naam van de behandelaar Keuzelijst12 Omschrijving Aanvullende opmerkingen 13 Versienummer Versieaanduiding document 14 Beveiliging /

VertouwelijkheidBeveiliging op documentniveau

Keuzelijst - default openbaar

15 Datum track&trace/gewijzigd door

Datum laatste wijziging en laatst bekeken door

X Automatisch

NAW Opmerkingen1 Relatienummer (eDOCS) NAW Tabel2 Bedrijfsnaam 3 Contactpersoon 4 Afdeling 5 Adres 6 Huisnummer 7 Postcode 8 Plaats 9 Land 10 E-mail



Bijlage B Afwijkingen op model


Template Inventarisatie processen - NIEUWSBRIEF · Web viewHet totaal samengevoegde document...

Documents

Transcript of Template Inventarisatie processen - NIEUWSBRIEF · Web viewHet totaal samengevoegde document...