Documentatie voor applicatiebeheerders

Aangemaakt op: 24 mei 2013

Auteur: Ronny Theunissen

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

/

Inhoud

1. Applicatiebeheer.......................................................................6

1.1. Gebruikersbeheer.....................................................................................................6

1.1.1. Applicatiebeheerders..................................................................................6

1.1.2. Stadssecretariaat........................................................................................7

1.1.3. Scan gebruiker(s)........................................................................................7

1.1.4. Dienstmedewerkers....................................................................................8

1.2. Sjabloonbeheer.........................................................................................................9

1.2.1. Beheer........................................................................................................9

1.2.2. Sjabloonfunctionaliteit..............................................................................11

1.2.3. Gebruik.....................................................................................................17

1.3. Themabeheer..........................................................................................................19

1.4. Beheer trefwoorden................................................................................................21

1.4.1. Trefwoorden manueel beheren.................................................................21

1.4.2. Trefwoorden manueel actief/passief maken.............................................22

1.4.3. Trefwoorden opladen via csv bestand (1 dienst).....................................22

1.4.4. Trefwoorden opladen via csv bestand (meerdere diensten).....................22

1.5. Beheer externe toepassingen.................................................................................23

1.6. Organogrambeheer.................................................................................................24

1.7. Beheer van emailsjablonen.....................................................................................25

1.8. Help bestand...........................................................................................................25

1.9. Verwijderen van een BWS-site................................................................................25

1.9.1. Verwijder de site en dropfolder.................................................................25

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

/

1.9.2. Verwijder de gebruikersgroepen...............................................................27

2. Configuratie software eindgebruikers........................................28

2.1. Minimum vereisten voor de eindgebruikers...........................................................28

2.2. Ondersteuning voor SSO in Windows7....................................................................28

3. Configuratie e-post servers......................................................29

3.1. Standaardconfiguratie............................................................................................29

3.2. Clusterconfiguratie.................................................................................................30

3.2.1. Installatie en configuratie.........................................................................31

3.3. Configuratie security en gebruikerssynchronizatie.................................................32

3.3.1. Authenticatie ketting................................................................................32

3.4. Configuratie registeraanmaak................................................................................35

3.5. Kofax scanning integratie.......................................................................................38

3.5.1. Installatie en configuratie.........................................................................38

3.5.2. Werking.....................................................................................................39

3.6. Sharepoint Protocol (SPP) integratie.......................................................................41

3.6.1. Installatie en configuratie.........................................................................41

3.7. MS Outlook (IMAP Protocol) integratie....................................................................43

3.7.1. Installatie en configuratie.........................................................................43

3.7.2. Gebruikers................................................................................................44

3.8. VESTA integratie.....................................................................................................45

3.8.1. Configuratie Alfresco server......................................................................45

4. Onderhoud..............................................................................46

4.1. Backup & restore....................................................................................................46

4.1.1. Backup van data.......................................................................................46

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

/

4.1.2. Restore van data.......................................................................................47

4.1.3. Backup configuratieinstellingen en logs...................................................47

4.1.4. Verantwoordelijkheid................................................................................47

4.2. Monitoring...............................................................................................................47

4.2.1. Disk / database monitoring.......................................................................47

4.2.2. Applicatiemonitoring.................................................................................48

5. Probleemverhelping.................................................................49

5.1. Logbeheer...............................................................................................................49

5.1.1. Locatie logbestanden................................................................................49

5.1.2. Logging configureren................................................................................49

5.2. Problemen en hun oplossingen...............................................................................51

5.2.1. Documenten hebben geen preview meer / worden niet langer geconverteerd naar PDF...........................................................................51

5.2.2. Een of meerdere nodes zijn "down"..........................................................51

5.2.3. Lucene indexen zijn out-of-date / foutief..................................................51

6. SSO bypass.............................................................................52

6.1. Alternatief via developer tools:...............................................................................53

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

5/55

InleidingDit document vormt de handleiding voor applicatiebeheerders van e-post. Het bevat alle informatie nodig om de e-post te beheren, te configureren en correct (te laten) gebruiken. De documentatie is afgestemd op e-post en veronderstelt een gedegen kennis van het beheer van Alfresco.

Dit document bevat geen documentatie omtrend de installatie van e-post, dit is voorzien in een apart document.

Binnen dit document maken we geen referenties naar omgevingspecifieke waarden zoals hostnames, paden, ed. We maken hier gebruik van codes. Voor de ACC-omgeving (= acceptatie) gelden de volgende codes/waarden:

Code Waarde voor ACC omgeving%ALFRESCO_HOME% M:\alfresco\3.4.4%LOG_FOLDER% M:\logs%DATABASE_CONNECTIESTRING% jdbc:jtds:sqlserver://

sqldb_qa_alfresco.gentgrp.gent.be:1433/Alfresco_BWS

%INDEX_FOLDER% I:\alf_index%INDEX_BACKUP_FOLDER% I:\alf_index_backup%DATA_FILES% \\stadgent\appl\Fresco\alf_data%HOSTNAME% dmsqa01.gentgrp.gent.be%HOSTPORT% 80%HOSTNAME_IMAP% dmsqa01-imap.gentgrp.gent.be%LOADBALANCER_URL% http://dmsqa01.gentgrp.gent.be:80\\%LOADBALANCER_HOSTNAME% dmsqa01.gentgrp.gent.be%CLUSTER_NODE1% genfrescoqa01%CLUSTER_NODE2% genfrescoqa02%CLUSTER_NAME% alfresco_bws_qa%TRANSFORMATIESERVER_URL% [http://genwesternqa01.gentgrp.gent.be:8080/

transformation-server]

%VESTA_SEARCH_URL% http://genmscrmdv03.gentgrp.gent.be:6007/EPOSTServiceVesta.svc/Search

Voor de PROD-omgeving (= productie) zijn deze waarden nog niet gekend.

In sommige interne configuraties (ie deze afgeschermd voor de gewone gebruiker) wordt soms het acronym BWS gebruikt ipv e-post. BWS is de originele naam van e-post.

Uit veiligheidsoverwegingen bevat dit document geen paswoorden, deze zijn gekend en

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

6/55

beheerd door systeembeheer.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

7/55

1. Applicatiebeheer

1.1. Gebruikersbeheer

De gebruikers in e-post zijn ofwel AD-gebruikers ofwel interne Alfresco gebruikers. De rechten van beide types gebruikers zijn bepaald door de groepen waartoe ze behoren. De groepenstructuur in Alfresco is hiërarchisch waarbij een gebruiker de rechten heeft van de groep(en) waartoe deze behoort + de rechten van alle bovenliggende groepen. Enkel ApplicatieBeheerders kunnen gebruiker beheren.

De OOTB zoekfunctie voor gebruikers / groepen zoekt standaard op de exacte naam. Gebruik wildcards om ruimer te zoeken (* = 0 of meerdere karakters).

1.1.1. Applicatiebeheerders

Gebruikers die de applicatie gaan beheren voegt u toe aan de globale groep: ALFRESCO_ADMINISTRATORS.

De standaard administrator in Alfresco is "admin".

Afbeelding: de groep "ALFRESCO_ADMINISTRATORS"

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

8/55

1.1.2. Stadssecretariaat

Gebruikers die deel uitmaken van het stadssecretariaat voegt u toe aan de subgroep: "Stadssecretariaat" (onder de groep "BWS").

Deze groep heeft leesrechten op de meeste sites.

Afbeelding: de groep "Stadssecretariaat"

1.1.3. Scan gebruiker(s)

Gebruikers die deel uitmaken van het stadssecretariaat voegt u toe aan de subgroep: "Scanners" (onder de groep "BWS").

De scan gebruikers kunnen per site documenten toevoegen aan de folder "Te verwerken post".

Afbeelding: de groep "Scanners"

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

9/55

1.1.4. Dienstmedewerkers

Gebruikers die deel uitmaken van een dienst voegt u toe aan de subgroep: "Medewerkers Niveau X korteNaamDienst" (onder de groep "BWS").

De rechten van de gebruiker op de site zijn bepaald door het niveau waartoe de gebruiker behoort. Per site (dienst) zijn de volgende niveau's gedefinieerd (vb toepast op de site bwsbevolking):

Andere medewerkers = de groep "Medewerkers Niveau 10 bwsbevolking" Secretariaatsmedewerkers/postverdelers = de groep "Medewerkers Niveau 5 bwsbevolking" Dienstchef en back-ups = de groep "Medewerkers Niveau 1 bwsbevolking"

Afbeelding: hiërarchische structuur niveau's binnen een dienst

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

10/55

Afbeelding: dienstmedewerker is toegevoegd aan niveau 5

1.2. Sjabloonbeheer

1.2.1. Beheer

Per site (dienst) bestaat er een "sjablonen"-folder waarin u als Applicatiebeheerder sjablonen kan toevoegen.

Om een sjabloon toe te voegen, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> sjablonen".

In deze map vind u 2 submappen, nl. "brief" en "email", die respectievelijk sjablonen bevatten om te antwoorden via een brief of via email.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

11/55

Om brief sjablonen toe te voegen, kan u één of meerdere documenten in de map brief opladen (knop "Upload" in de navigatiebalk). Na het opladen kan u best de "naam" en de "titel" aanpassen, deze waarden zijn zichtbaar voor medewerkers van de dienst (infra).

Om email sjablonen aan te maken, navigeert u in folder email, en:

creëert u een nieuw document type text of html. Dit kan in alfresco share zelf geëditeerd worden.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

12/55

voegt u een outlook email (.msg of .eml) toe aan de map email (knop "Upload" in de navigatiebalk). Vermits deze enkel in outlook kunnen geëditeerd worden, is dit eerder af te raden. U kan de inhoud van een email rechtstreeks in een nieuw html document kopiëren. (Selecteer gewenste tekst in email, ctrl-c (actie kopiëren), klik in browser scherm in het content veld en ctrl-v (of actie plakken)

1.2.2. Sjabloonfunctionaliteit

Voor brief sjablonen (enkel docx versie 2007 of 2010), alsook email sjablonen (tekst, html, msg, eml), bestaat de mogelijkheid om bepaalde metadata van het brondocument en de postmap automatisch in het sjabloon toe te voegen dmv placeholders. Een placeholder is een stukje tekst met een specifieke structuur (zie verder) die bij het genereren van het document vervangen wordt met de waarde van het attribuut waarnaar deze verwijst.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

13/55

Placeholders voor document (brief, email, andere) metadata in het sjabloon worden aangeduid als volgt: ${attribuut}

${cm:name}

Table 1 Voorbeeld document placeholder

Placeholders voor postmap metadata worden aangeduid als volgt: ${postmap/attribuut}

${postmap/cm:name}

Table 2 Voorbeeld postmap placeholder

Placeholders voor (huidig ingelogde) gebruiker metadata worden aangeduid als volgt: ${user/attribuut}

${user/cm:firstName} ${user/lastName}

Table 3 Voorbeeld postmap placeholder

De acties die gebruik maken van dit principe zijn:"Beantwoorden via brief" (document en postmap metadata is beschikbaar. De uitzondering is als het document zich in te verwerken post zou bevinden, dan is er uiteraard géén postmap informatie beschikbaar)"Beantwoorden via email" (document en postmap metadata is beschikbaar. De uitzondering is als het document zich in te verwerken post zou bevinden, dan is er uiteraard géén postmap informatie beschikbaar)"Document aanmaken via sjabloon" (postmap metadata is beschikbaar)Indien een attribuut niet bestaat voor het document/postmap/gebruiker, zal dit niet vervangen worden, maar worden de placeholder haakjes ${} wel weggehaald. Attributen die wél bestaan, maar niet ingevuld zijn, zullen door lege tekst vervangen worden. (verdwijnen dus)

Voor brief sjablonen (docx), vermijd bookmarks/referenties/links op de placeholders te plaatsen, deze kunnen ervoor zorgen dat een attribuut niet correct vervangen wordt.

De volgende attributen zijn beschikbaar voor de gebruiker (noot dat indien deze niet zijn ingevuld in LDAP-AD, deze ook niet zullen zijn ingevuld in alfresco)

Vergeet prefix "user/" niet in de placeholder!

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

14/55

attribuut Naam zoals gekend in de interfacecm:userName gebruikersnaam (inlognaam)cm:firstName voornaamcm:lastName achternaamcm:middleName middelste naamcm:email emailcm:organization organisatiecm:jobtitle job titelcm:telephone telefoonnrcm:mobile mobiel nrcm:companyaddress1 bedrijfs adres 1cm:companyaddress2 bedrijfs adres 2cm:companyaddress3 bedrijfs adres 3cm:companypostcode bedrijf postcodecm:companytelephone bedrijf telefoonnrcm:companyfax bedrijf faxnrcm:companyemail bedrijf emailDe volgende attributen zijn algemeen beschikbaar voor volgende types: brief/email/andere & postmap. Vergeet de prefix niet voor postmap in de placeholder!

attribuut Naam zoals gekend in de interfacecm:name Naamcm:created Aangemaakt opcm:creator Aangemaakt doorcm:modified Datum laatste aanpassingcm:modifier Aangepast doorbws:trefwoorden TrefwoordenAttributen voor type: postmap (altijd prefix "postmap/" toevoegen in de placeholder!!!)

attribuut Naam zoals gekend in de interfacebws:pmOnderwerp Onderwerpbws:pmStreefDatum Streefdatumbws:pmEindverantwoordelijke Behandelend ambtenaarbws:pmAfsluitDatum Afsluitdatumbws:pmStatus Statusbws:pmPrioriteit Prioriteitbws:pmVertrouwelijk Vertrouwelijkbws:pmActiefBetrokkenen Actief betrokkenenbws:pmTerInfoBetrokkenen Ter info betrokkenenbws:pmArchiefNummer Archiefnummerbws:pmExterneReferentie Externe referentie

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

15/55

bws:pmExterneLink Externe linkAttributen voor type: brief

attribuut Naam zoals gekend in de interfacebws:comOnderwerp Onderwerpbws:comRichting Richtingbws:comEindverantwoordelijke Behandelend ambtenaarbws:comOntvangstVerzendDatum Ontvangst- of verzenddatumbws:brDatum Datum briefbws:comStreefDatum Streefdatumbws:comStatus Statusbws:comPrioriteit Prioriteitbws:aangetekendeZending Aangetekende zendingbws:uwReferentie Uw referentiebws:onzeReferentie Stadsreferentiebws:info Infobws:comVertrouwelijk Vertrouwelijkbws:klacht Klachtbws:internePost Interne postbws:externalApplication Externe toepassingbws:toValidate Te validerenbws:prepared Voorbereidbws:validated Gevalideerdbws:comTerInfoBetrokkenen Ter info betrokkenenbws:aanspreekTitel Aanspreektitelbws:achterNaam Naambws:voorNaam Voornaambws:maatschappelijkeNaam Maatschappelijke naam bedrijfbws:commercieleNaam Commerciële naam bedrijfbws:straat Straatbws:nummer Nummerbws:bus Busbws:postCode Postcodebws:gemeente Gemeentebws:land Landbws:emailAdres E-mailadresbws:vestaId Vesta IDbws:toegewezenDoor Toegewezen doorbws:kopieOntvangenDoor Kopie ontvangen doorbws:comRegistratieDatum Datum registratie

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

16/55

bws:comHandledDate Datum afhandelingAttributen voor type: email

attribuut Naam zoals gekend in de interfacebws:comOnderwerp Onderwerpbws:comRichting Richtingbws:comEindverantwoordelijke Behandelend ambtenaarbws:comOntvangstVerzendDatum Ontvangst- of verzenddatumbws:comStreefDatum Streefdatumbws:comStatus Statusbws:comPrioriteit Prioriteitbws:aangetekendeZending Aangetekende zendingbws:uwReferentie Uw referentiebws:onzeReferentie Stadsreferentiebws:info Infobws:comVertrouwelijk Vertrouwelijkbws:klacht Klachtbws:emAardInhoud Aard inhoudbws:internePost Interne postbws:toValidate Te validerenbws:prepared Voorbereidbws:validated Gevalideerdbws:comTerInfoBetrokkenen Ter info betrokkenenbws:emNaam Voornaam en naamimap:messageFrom Verstuurd doorimap:messageTo Bestemmelingenimap:messageCc Bestemmelingen ccbws:aanspreekTitel Aanspreektitelbws:achterNaam Naambws:voorNaam Voornaambws:maatschappelijkeNaam Maatschappelijke naam bedrijfbws:commercieleNaam Commerciële naam bedrijfbws:straat Straatbws:nummer Nummerbws:bus Busbws:postCode Postcodebws:gemeente Gemeentebws:land Landbws:emailAdres E-mailadresbws:vestaId Vesta ID

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

17/55

bws:toegewezenDoor Toegewezen doorbws:kopieOntvangenDoor Kopie ontvangen doorbws:comRegistratieDatum Datum registratiebws:comHandledDate Datum afhandelingAttributen voor type: andere

attribuut Naam zoals gekend in de interfacebws:comOnderwerp Onderwerpbws:comRichting Richtingbws:comEindverantwoordelijke Behandelend ambtenaarbws:comOntvangstVerzendDatum Ontvangst- of verzenddatumbws:comStreefDatum Streefdatumbws:comStatus Statusbws:comPrioriteit Prioriteitbws:info Infobws:comVertrouwelijk Vertrouwelijkbws:klacht Klachtbws:toValidate Te validerenbws:prepared Voorbereidbws:validated Gevalideerdbws:comTerInfoBetrokkenen Ter info betrokkenenbws:aanspreekTitel Aanspreektitelbws:achterNaam Naambws:voorNaam Voornaambws:maatschappelijkeNaam Maatschappelijke naam bedrijfbws:commercieleNaam Commerciële naam bedrijfbws:straat Straatbws:nummer Nummerbws:bus Busbws:postCode Postcodebws:gemeente Gemeentebws:land Landbws:emailAdres E-mailadresbws:vestaId Vesta IDbws:toegewezenDoor Toegewezen doorbws:kopieOntvangenDoor Kopie ontvangen doorbws:comRegistratieDatum Datum registratiebws:comHandledDate Datum afhandeling

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

18/55

1.2.3. Gebruik

Om een document via een sjabloon aan te maken:

In de "Postmap details" pagina: klik op "Document aanmaken via sjabloon" in het rechter menu. In de "Document details" pagina: klik op "Beantwoorden via brief" of "Beantwoorden via email" in

het rechter menu.

Afbeelding: inkomende documenten (die niet nieuw zijn) kunnen beantwoord worden:

Afbeelding: de gebruiker kan een brief sjabloon selecteren

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

19/55

Klik op de knop "Selecteren" naast het gewenste sjabloon om een nieuw document aan te maken. Dit nieuwe document zal van type "Brief" zijn, en een kopie van het gekozen sjabloon bevatten.De volgende metadata zal automatisch ingevuld zijn:

Richting: "Uitgaand". Status: "In opmaak". Eindverantwoordelijke: de gebruiker die het document aangemaakt heeft. Naam: creatiedatum (formaat "YYYYMMDD"), gevolgd door de naam van het sjabloon en beperkt

tot 32 karakters. Eigenschappen overgeërfd van de postmap: "onderwerp", "prioriteit", "streefdatum",

"vertrouwelijk".

Afbeelding: de gebruiker kan een email sjabloon selecteren

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

20/55

Klik op de knop "Selecteren" naast het gewenste sjabloon om een nieuwe email op te stellen.

Indien het document waarop u de actie uitvoert van type email is, zal de inhoud van het oorspronkelijke bericht automatisch onderaan de inhoud toevoegd worden.

Indien imap data beschikbaar is (email is opgeladen via outlook dropfolder), zullen een aantal velden al vooraf ingevuld zijn.

1.3. Themabeheer

Per site (dienst) bestaat er een thema folder waarin de verschillende thema's van de dienst aangemaakt/ge-ëditeerd kunnen worden. Het beheren van thema's en subthema's is voorbehouden aan ApplicatieBeheerders.

Het aanpassen van thema's/subthema's dient doordacht uitgevoerd te worden, gewijzigde waarden (namen) worden niet gereflecteerd in de waarden van de postmappen.

Om een thema aan te maken, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> thema".In deze map kan u thema's rechtstreeks aanmaken, dit doet u zo:

Creëer een nieuwe map met de naam van het thema. Optioneel (indien de naam niet voldoet betreffende beperkingen bepaalde karakters) kan u een

weergave naam ingeven in het veld "titel". De waarde in het veld titel primeert over de waarde in het veld "naam".

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

21/55

Om een subthema aan te maken, navigeert u naar de inhoud van de thema map (via een linkermuisklik op de thema map naam), en creëert u daar een subthema op dezelfde wijze als u net een thema hebt aangemaakt.

Afbeelding: een voorbeeld themastructuur

Afbeelding: thema selectie in postmap creatiescherm

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

22/55

1.4. Beheer trefwoorden

1.4.1. Trefwoorden manueel beheren

Per site (dienst) moet er een trefwoorden-folder bestaan waarin de verschillende trefwoorden aangemaakt/ge-ëditeerd kunnen worden. Het beheren van trefwoorden is voorbehouden aan ApplicatieBeheerders.

Om een actief trefwoord aan te maken, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> trefwoorden -> actief".

Om een passief trefwoord aan te maken, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> trefwoorden -> passief".

In deze map kan u trefwoorden rechtstreeks aanmaken, dit doet u zo:

Creëer een nieuwe map met als naam het trefwoord. Optioneel (indien de naam niet voldoet betreffende beperkingen bepaalde karakters) kan u een

weergave naam ingeven in het veld "titel". De waarde in het veld titel primeert over de waarde in het veld "naam".

Aandachtspunt: zorg ervoor dat u geen komma's in trefwoorden gebruikt, komma's zijn voorbehouden voor de interne verwerking van trefwoorden.

Afbeelding: voorbeeld trefwoorden

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

23/55

1.4.2. Trefwoorden manueel actief/passief maken

Indien u een trefwoord actief/passief wil maken, verplaats deze naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> trefwoorden -> actief/passief".

Om te verplaatsen, selecteert u de folder(s) in kwestie, en klikt up op "Geselecteerde objecten..." -> "Verplaatsen naar...", dan op de folder "actief" of "passief" en op knop "Verplaatsen".

1.4.3. Trefwoorden opladen via csv bestand (1 dienst)

U kan een lijst van trefwoorden opladen via een csv bestand. De naam van dit bestand moet eindigen met ".csv" en mag maar 1 kolom bevatten. 1 trefwoord per lijn, geen ongeldige karakters, een lijn eindigt met enter. (standaard line break windows of linux, maakt niet uit.) Plaats het csv document rechtstreeks in de site map "trefwoorden" (op zelfde niveau als mappen "actief" en "passief").

Aandachtspunt voeg juist 1 csv bestand per upload toe, meerdere bestanden heeft geen toegevoegde waarde en de volgorde waarin ze uitgevoerd worden is onvoorspelbaar

Alle trefwoorden in "actief" worden verplaatst naar "passief", en alle trefwoorden in uw lijst worden onder "actief" geplaatst. Bij fouten wordt de transactie teruggedraaid. Het csv bestand zal niet bijgehouden worden.

Er wordt een log bestand ("import-trefwoorden_dd-MM-yyyy_HHmmss.log") aangemaakt waarin de verwerking beschreven wordt. Hierin vind u terug of alles correct verlopen is, of niet. Indien het log bestand niet zou verschijnen dient u in de standaard alfresco logfiles te gaan kijken wat er mis gelopen is.

1.4.4. Trefwoorden opladen via csv bestand (meerdere diensten)

Het is mogelijk om trefwoorden aan te passen over meerdere diensten.

Om trefwoorden in bulk op te laden, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Digipolis -> ApplicatieBeheer -> Trefwoorden obv Organogram". De structuur onder deze folder toont komt overeen met deze onder "Organogram". Gelieve deze structuur nooit manueel aan te passen, wijzigingen in de organogram structuur zullen hier altijd correct gereflecteerd worden (via een automatisch proces). Zie "Organogrambeheer".

Aandachtspunt dit automatisch proces maakt deze folder volledig leeg, dit betekent dus dat de logging van eerder ingeladen csv bestanden verloren gaat; indien nodig is het mogelijk dezelfde logging weer te geven in de standaard alfresco logs door in custom-log4j.properties de volgende lijn toe te voegen:

log4j.logger.com.amplexor.digipolis.BWS.repo.actions.rules.inbound=debug

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

24/55

Om de trefwoorden in te laden, kiest u een subfolder (maximaal 4 niveaus diep) en laadt hierin het csv bestand met de gewenste trefwoorden op. Alle diensten die onderdeel uitmaken van het geselecteerde niveau zullen aangepast worden met de nieuwe trefwoorden, analoog aan de procedure voor het inladen van trefwoorden voor 1 dienst. Het aangemaakte logbestand zal bijkomend aanduiden welke diensten aangepast zijn.

1.5. Beheer externe toepassingen

Per site (dienst) moet er een toepassingen-folder bestaan waarin de verschillende externe toepassingen aangemaakt/ge-ëditeerd kunnen worden. Het beheren van externe toepassingen is voorbehouden aan ApplicatieBeheerders.

Als er nog geen toepassingen-folder bestaat onder Repository -> Sites -> (site in kwestie) moet deze eerst aangemaakt worden. Voor recente sites zal deze folder normaal reeds bestaan.

Om de toepassingen-folder aan te maken, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie).In deze map kan u de toepassingen-folder aanmaken (Creëer een nieuwe map met de naam "toepassingen").

Om nu effectief externe toepassingen aan te maken, volstaat het om folders aan te maken binnen deze toepassingen-folder. Navigeer dus naar "Repository -> Sites -> (site in kwestie) -> toepassingen". In deze map kan u nu rechtstreeks externe toepassingen aanmaken op de volgende manier.

Creëer een map met de naam van de externe toepassing

Afbeelding: een voorbeeld toepassingenstructuur

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

25/55

1.6. Organogrambeheer

Op niveau van e-post is er een organogram gedeeld door alle diensten. Naar analogie met thema/subthema, is er gebruik gemaakt van een folderstructuur

Het beheren van het organogram is voorbehouden aan ApplicatieBeheerders.

Het aanpassen van een organogram dient doordacht uitgevoerd te worden. De aanpassing heeft een impact op alle diensten en gewijzigde waarden (namen) worden niet gereflecteerd in de sites van de diensten.

Om het organogram te raadplegen/aan te passen, navigeert u via de Repository browser naar "Repository -> Digipolis -> ApplicatieBeheer -> Organogram". De structuur onder deze folder toont het organogram (tot maximum 4 niveau's diep). Net zoals thema's/subthema's hebben organogramfolders een naam en (optionele) titel.

Afbeelding: organogramstructuur

1.7. Beheer van emailsjablonen

Op niveau van e-post zijn er 4 emailsjablonen. Het beheren van het organogram is voorbehouden aan ApplicatieBeheerders en vereist een basiskennis Freemarker.

De emailsjablonen zijn beheerd onder "Repository > Data Dictionary > Email Templates > Digipolis".

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

26/55

De volgende sjablonen zijn gedefinieerd:

NotificatieNieuweEindverantwoordelijke.ftl NotificatieTaakToegewezen.ftl NotificatieTaakUitgevoerd.ftl NotificatieTerInfoBetrokkene.ftl

1.8. Help bestand

Het e-post helpbestand kan worden opgeladen in de e-post applicatie door applicatiebeheerders. Dit bestand moet worden geplaatst in de Digipolis folder in de repository zodat deze kan opgepikt worden door de help link bovenaan rechts in de applicatie.

Het bestand moet worden hernoemd naar 'handleiding.pdf' en geplaatst worden onder "Repository > Digipolis".

1.9. Verwijderen van een BWS-site

Een BWS-site heeft heel wat extra functionaliteiten tov standaard Alfresco site en heeft een aparte verwijder-procedure.

1.9.1. Verwijder de site en dropfolder

Login op de alfresco-webapp (niet share), %LOADBALANCER_URL%/alfresco met een Alfresco administrator

Navigeer naar de "Sites" folder (linkernavigatie) en klik op het delete-icoontje van de site die je wilt verwijderen:

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

27/55

Selecteer "This space and all its contents...", "Execute rules" moet uitstaan. Bevestig met "Ok".

Navigeer naar "/Digipolis/Dropfolders/MailDropFolders", selecteer de gelijknamige drop folder en verwijder deze (analoog aan verwijderen site).

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

28/55

1.9.2. Verwijder de gebruikersgroepen

Login op de share-webapp, %LOADBALANCER_URL%/share met een Alfresco administrator

Klik op "Meer" > "Groepen".

Zet "Toon Systeem Groepen" aan en zoek naar "[sitenaam]". Dit toont een lijst van precies 9 groepen (als de zoek meer resultaten toont doordat er gelijknamige sites zijn, kan je de zoek aanpassen of enkel de betreffende groepen verwijderen). Bijvoorbeeld, voor een site "AmplexorTest02" wordt dit:

Verwijder elk van deze 9 groepen in volgorde.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

29/55

2. Configuratie software eindgebruikers

Deze sectie beschrijft de basis configuraties voor de client software van eindgebruikers of medewerkers.

2.1. Minimum vereisten voor de eindgebruikers

We kunnen de correcte en volledige werking van de applicatie enkel garanderen op gebruikerssystemen met als besturingssysteem Windows 7 waarop de volgende applicaties beschikbaar zijn:

Internet Explorer 9, met als voorkeurstaal/-localisatie "nl-BE" Microsoft Office 2010 PDF reader Flash (nodig om documenten correct op te laden)

Om documenten rechtstreeks te kunnen bewerken zijn nog een aantal extra instellingen vereist, deze zijn beschreven in de sectie "Sharepoint Protocol (SPP) integratie".

De configuraties om documenten vanuit Outlook toe te voegen aan e-post zijn beschreven in de sectie "MS Outlook (IMAP Protocol) integratie".

2.2. Ondersteuning voor SSO in Windows7

Voor Windows 7 clients moet de volgende wijziging uitgevoerd worden om SSO te ondersteunen:

1. Start > Run > secpol.msc

2. Local Policies > Security Options > Network Security LAN Manager authenticating level

3. Selecteer "Send LM & NTLM - use NTLMv2 session security if negotiated" en bewaar de wijzigingen

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

30/55

3. Configuratie e-post servers Voor e-post wordt er steeds gewerkt met een cluster setup met 2 nodes. Alle

configuratieinstellingen zijn uit te voeren voor beide nodes (behoudens anders aangeduid).

3.1. Standaardconfiguratie

Onderstaande instellingen in alfresco-global.properties (onder %ALFRESCO_HOME%\tomcat\shared) bepalen de locatie van de hoofd en backup index folder (vervang de %-waarden met de omgevingsspecifieke waarden):

dir.indexes=%INDEX_FOLDER%dir.indexes.backup=i:\\alf_index_backup

Het is essentieel dat de hoofd index folder %INDEX_FOLDER% zich steeds op een snelle lokale disk bevindt.

De locatie van de (gedeelde) fileserver (vervang de %-waarden met de omgevingsspecifieke waarden):

dir.root=%DATA_FILES%

De instellingen voor de (gedeelde) database connectie (vervang de %-waarden met de omgevingsspecifieke waarden - gebruikersnaam/paswoord zijn vervangen door ...):

db.driver=net.sourceforge.jtds.jdbc.Driverdb.url=%DATABASE_CONNECTIESTRING%db.username=...db.password=...db.txn.isolation=4096db.pool.validate.query=select 1

De instellingen voor de outgoing SMTP-server (vanuit e-post kunnen mails verstuurd worden):

mail.host=smtp.gentgrp.gent.bemail.port=25mail.protocol=smtp

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

31/55

mail.username=mail.password=mail.smtp.auth=false

De url naar de transformatieserver:

transformserver.url=http://genwesternqa01.gentgrp.gent.be:8080/transformation-server

3.2. Clusterconfiguratie

Zoals hoger vermeld, is e-post opgezet als een cluster met 2 nodes, we beschrijven hier kort de belangrijkste configuratieinstellingen. De onderstaande afbeelding geeft een schematische weergave van een eenvoudige Alfresco cluster.

Afbeelding: eenvoudige Alfresco cluster

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

32/55

Algemene cluster informatie vind je online documentatie (onder "Administration > Setting up high availability systems").

3.2.1. Installatie en configuratie

Er dienen geen extra componten geïnstalleerd te worden om de cluster te activeren, de configuratie beperkt zich tot het activeren van de standaard caching (zie documentatie bovenstaande url) en de onderstaande instellingen in alfresco-global.properties (onder %ALFRESCO_HOME%\tomcat\shared).

alfresco.cluster.name=%CLUSTER_NAME%alfresco.jgroups.defaultProtocol=TCPalfresco.tcp.initial_hosts=%CLUSTER_NODE1%[7800],%CLUSTER_NODE2%[7800]

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

33/55

3.3. Configuratie security en gebruikerssynchronizatie

Deze sectie beschrijft het opzet van authenticatie en synchronizatie van gebruikers/groepen

3.3.1. Authenticatie ketting

Om te authenticeren/synchronizeren voorziet Alfresco in de mogenlijkheid verschillende systemen te gebruiken in een authentication chain.

authentication.chain=passthru1:passthru,alfinst:alfrescoNtlm,ldap-ad1:ldap-ad

Deze ketting heeft de volgende werking:

probeer eerst te authenticeren met de passthru server (Windows Domain server, nodig voor SSO en eventuele authenticatie van CIFS)

lukt dit niet, probeer dan met alfrescoNtlm te authenticeren (= native Alfresco gebruikers) en finaal, probeer ldap-ad (deze stap in de chain is enkel gedefinieerd voor synchronizatie van AD-

gebruikers)

LDAP-AD staat enkel ingesteld op de node 1 van de cluster, deze node staat in voor de synchronizatie van gebruikers naar de gedeelde database

3.3.1.1. Authenticatie: Passthru (Windows Domain) en AlfrescoNtlm

ntlm.authentication.sso.enabled=falsealfresco.authentication.authenticateCIFS=falsentlm.authentication.mapUnknownUserToGuest=falsealfresco.authentication.allowGuestLogin=falsentlm.authentication.browser.ticketLogons=true

passthru.authentication.useLocalServer=falsepassthru.authentication.servers=DGDC01.gentgrp.gent.bepassthru.authentication.guestAccess=falsepassthru.authentication.authenticateCIFS=truepassthru.authentication.defaultAdministratorUserNames=passthru.authentication.connectTimeout=5000passthru.authentication.offlineCheckInterval=300

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

34/55

SSO (Single Sign-On) staat voorlopig uit. Om dit in te schakelen moet deze setting op true worden gezet, en is ook nog een xml configuratie wijziging nodig (zie sectie "SSO"). Onbekende gebruikers die niet geauthenticeerd kunnen worden zullen NIET automatisch als "guest" inloggen.

3.3.1.2. Synchronizatie: LDAP-AD

synchronization.syncOnStartup=truesynchronization.synchronizeChangesOnly=truesynchronization.syncWhenMissingPeopleLogIn=true

home.folder.creation.eager=false

Alfresco zal differentieel synchronizeren: bij alfresco start, en wanneer iemand kan inloggen (via de Windows Domain controller) die nog niet bekend is in alfresco.

ldap.authentication.active=falseldap.synchronization.active=true

ldap.authentication.java.naming.provider.url=ldap://DGDC01.gentgrp.gent.be:389ldap.authentication.java.naming.security.authentication=simpleldap.authentication.escapeCommasInBind=true

Er wordt niet ge-authenticeerd tov de LDAP-AD, enkel de synchronizatie is hier actief.

ldap.synchronization.java.naming.security.principal=*****ldap.synchronization.java.naming.security.credentials=*****

Security credentials gebruikt om LDAP-AD gebruikers en groepen uit te lezen.

ldap.synchronization.groupSearchBase=ou\=Mail, ou\=Digipolis, dc\=gentgrp, dc\=gent, dc\=be#ldap.synchronization.groupQuery=(objectclass\=group)#ldap.synchronization.groupDifferentialQuery=(&(objectclass\=group)(!(modifyTimestamp<\={0})))

Alle groepen in container "ou=Mail, ou=Digipolis, dc=gentgrp, dc=gent, dc=be" worden gesynchronizeerd met Alfresco.

ldap.synchronization.userSearchBase=dc\=gentgrp, dc\=gent,

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

35/55

dc\=beldap.authentication.userNameFormat=%s@gentgrpldap.synchronization.personQuery=(&(objectclass\=user)(memberOf\=CN\=G_NGB_SG_iedereen, OU\=Niet gebonden, OU\=Globale Groepen, OU\=Stadsbestuur Gent, DC\=gentgrp, DC\=gent, DC\=be))ldap.synchronization.personDifferentialQuery=(&(objectclass\=user)(memberOf\=CN\=G_NGB_SG_iedereen, OU\=Niet gebonden, OU\=Globale Groepen, OU\=Stadsbestuur Gent, DC\=gentgrp, DC\=gent, DC\=be)(!(modifyTimestamp<\={0})))

Alle gebruikers die lid zijn van groep "CN=G_NGB_SG_iedereen, OU=Niet gebonden, OU=Globale Groepen, OU=Stadsbestuur Gent, DC=gentgrp, DC=gent, DC=be" worden gesynchronizeerd met Alfresco.

3.3.1.3. SSO (Single Sign On)

Alfresco staat toe om SSO te gebruiken, vooropgesteld dat er minstens 1 authenticatie subsysteem in de ketting zit die SSO ondersteund.

ntlm.authentication.sso.enabled=true

Voor Share is een configuratiewijziging nodig in %ALFRESCO_HOME%\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension vind u share-config-custom.xml, hier vervangt u:

<endpoint> <id>alfresco</id> <name>Alfresco - user access</name> <description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description> <connector-id>alfresco</connector-id> <endpoint-url>http://genfrescoqa01.gentgrp.gent.be:80/alfresco/s</endpoint-url> <identity>user</identity> </endpoint>

door:

<connector> <id>alfrescoCookie</id> <name>Alfresco Connector</name> <description>Connects to an Alfresco instance

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

36/55

using cookie-based authentication</description> <class>org.springframework.extensions.webscripts.connector.AlfrescoConnector</class> </connector>

<endpoint> <id>alfresco</id> <name>Alfresco - user access</name> <description>Access to Alfresco Repository WebScripts that require user authentication</description> <connector-id>alfrescoCookie</connector-id> <endpoint-url>http://genfrescoqa01.gentgrp.gent.be:80/alfresco/wcs</endpoint-url> <identity>user</identity> <external-auth>true</external-auth> </endpoint>

De hostname van de server vervangt u uiteraard door de hostname van de server waarop u dit instelt.

3.4. Configuratie registeraanmaak

In een cluster mag het aanmaken van het register slechts uitgevoerd worden op één node. De uitvoering op de node wordt geactiveerd door het bestand "custom-scheduled-action-services-context.xml" toe te voegen in %SHARED/classes/alfresco/extension.

Standaard heeft dit configuratiebestand de volgende inhoud:

<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?><!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/dtd/spring-beans.dtd'>

<beans> <!-- Define the model factory used to generate object models suitable for use with freemarker templates. --> <bean id="templateActionModelFactory" class="org.alfresco.repo.action.scheduled.FreeMarkerWithLuce

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

37/55

neExtensionsModelFactory"> <property name="serviceRegistry"> <ref bean="ServiceRegistry"/> </property> </bean>

<!-- Define the generate register action job --> <bean id="generateRegisterAction" class="org.alfresco.repo.action.scheduled.SimpleTemplateActionDefinition"> <property name="actionName"> <value>generateBwsRegister</value> </property> <property name="parameterTemplates"> <map> <entry> <key> <value>a-parameter</value> </key> <value>a-value</value> </entry> </map> </property> <property name="templateActionModelFactory"> <ref bean="templateActionModelFactory"/> </property> <property name="dictionaryService"> <ref bean="DictionaryService"/> </property> <property name="actionService"> <ref bean="ActionService"/> </property> <property name="templateService"> <ref bean="TemplateService"/> </property> </bean>

<!-- Define a job (query and scheduler) for generating a register. --> <bean id="generateRegisterOnceANight" class="org.alfresco.repo.action.scheduled.CronScheduledQueryBasedTemplateActionDefinition"> <property name="transactionMode"> <value>ISOLATED_TRANSACTIONS</value> </property> <property name="compensatingActionMode">

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

38/55

<value>IGNORE</value> </property> <property name="searchService"> <ref bean="SearchService"/> </property> <property name="templateService"> <ref bean="TemplateService"/> </property> <property name="queryLanguage"> <value>lucene</value> </property> <property name="stores"> <list> <value>workspace://SpacesStore</value> </list> </property> <property name="queryTemplate"> <value>+TYPE:"bws:register" AND -ASPECT:"bws:registerProcessedAspect"</value> </property> <property name="cronExpression"> <value>${bws.generateregister.cronexpression}</value> </property> <property name="jobName"> <value>generateRegister</value> </property> <property name="jobGroup"> <value>Register</value> </property> <property name="triggerName"> <value>registerDateReached</value> </property> <property name="triggerGroup"> <value>dateReached</value> </property> <property name="scheduler"> <ref bean="schedulerFactory"/> </property> <property name="actionService"> <ref bean="ActionService"/> </property> <property name="templateActionModelFactory"> <ref bean="templateActionModelFactory"/> </property> <property name="templateActionDefinition"> <ref bean="generateRegisterAction"/> </property>

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

39/55

<property name="transactionService"> <ref bean="TransactionService"/> </property> <property name="runAsUser"> <value>System</value> </property> </bean></beans>

Om 22u00 worden alle registers aangemaakt die de vorige dag zijn opgesteld. Het tijdstip en de momenten van het aanmaken van de registers is bepaald door de volgende cron instelling:

bws.generateregister.cronexpression=0 0 22 * * ?

Het aanmaken van een register vraagt potentieel veel verwerkingskracht en dient buiten de gewone werkuren te gebeuren. Hou verder ook rekening met de beschikbaarheid van de Alfresco servers, hou dus rekening met de ingestelde backup cyclus.

Deze cron instelling kan overschreven worden in %SHARED%/classes/alfresco-global.properties.

3.5. Kofax scanning integratie

De Kofax integratie laat toe om documenten aan e-post toe te voegen vanuit Kofax.

3.5.1. Installatie en configuratie

3.5.1.1. Alfresco servers

Alle integratiescripts zijn al geïnstalleerd in e-post, er zijn geen configuraties nodig.

3.5.1.2. Kofax applicaties

Naast de integratiescript op e-post, moet er ook een client library geïnstalleerd worden op elke Kofax instantie. De installatiebestanden en documentatie zijn beschikbaar op de support site van Alfresco (http://support.alfresco.com/), onder "Online resources > Downloads > SupportDownloads > Alfresco Enterprise 3.4 > 3.4.7" met als bestandsnaam "3.4.7 Alfresco Kofax client binaries packaged as zip file". Toegang tot de support site vereist een account aangeleverd door Alfresco (een enterprise licentie geeft hierop recht).

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

40/55

3.5.1.3. Gebruikers

De gebruikersgroep "Scanners" heeft de nodige rechten om gescande documenten toe te wijzen aan diensten (zie "Beheer").

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

41/55

3.5.2. Werking

3.5.2.1. e-post opzet

In e-post is er een e-post site per dienst. Elke e-post site heeft een folder "Te Verwerken Post", deze folder bevat de documenten (brieven, mails, ...) die nog niet toegewezen zijn aan specifieke postmappen. Onder deze folder komen ook gescande documenten.

Elke e-post site / dienst heeft een unieke, vaste identifier (DIENST_ID) en een dienstnaam (DIENST_NAAM).

Het Alfresco pad van de "Te Verwerken Post" van een dienst heeft steeds de volgende structuur (DIENST_ID is hier een parameter, vervang dit met de identifier van de dienst):

/Company Home/Sites/{DIENST_ID}/documentLibrary/Te Verwerken Post

e-post voorziet in de service die de identifiers en namen van alle diensten oplijst. De service is beschikbaar op de volgende url:

http://<%HOSTNAME%:%HOSTPORT%>/alfresco/service/BWSDiensten

Een voorbeeld resultaat van de service:

[ {

"id" : "dienstsite","dienstNaam" : "dienstnaam","naam" : "dienstsite"

}, {

"id" : "testsite3","dienstNaam" : "testsite3","naam" : "testsite3"

}]

Deze lijst kan gebruikt worden om een dienst te selecteren in de Kofax client of via Kofax scripts (implementatie in Kofax valt buiten de scope van deze documentatie).

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

42/55

3.5.2.2. Document type, metadata en associaties

Via de Kofax plugin kunnen documenten toegevoegd worden aan e-post. Elk gescand hoofddocument moet het volgende type krijgen:

{http://www.amplexor.com/model/digipolis/bws/1.0}brief

{http://www.amplexor.com/model/digipolis/bws/1.0}bijlage

{http://www.amplexor.com/model/digipolis/bws/1.0}attachmentsAspect

{http://www.amplexor.com/model/digipolis/bws/1.0}attachmentAssoc

De huidige versie van het Kofax integratiescript ondersteunt laat niet toe associaties te leggen. De integratiescripts dienen uitgebreid te worden, dit valt buiten het bestek van e-post.

Beschrijvende naam Alfresco naam Verwachte waardeNaam van het document cm:name de documentnaam met extensieOntvangst/verzenddatum bws:comOntvangstVerzendDatu

mdatum en tijd van scanning (type datetime)

Prioriteit bws:comPrioriteit NormaalBarcode Id bws:barcodeId barcode nummerKlacht bws:klacht vaste waarde: "Nee"Scanner bws:scanner identificatie van het scantoestelScandatum bws:scanDatum datum en tijd van scanning (type

datetime)Batch class bws:batchClass de batch classScan operator bws:scanOperator de identifier van ingelogde kofax

gebruikerAangetekende zending bws:aangetekendeZending true/false, optioneel (default is

false indien weggelaten)

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

43/55

De volgende metadata velden worden automatisch ingevuld door e-post: "datum creatie", "gecreëerd door", "datum laatste wijziging", "laatst gewijzigd door", "richting" (vaste waarde "Inkomend") en "status" (vaste waarde "Nieuw").

3.6. Sharepoint Protocol (SPP) integratie

Het Sharepoint protocol stelt Alfresco in staat om met Microsoft Office applicaties (Word, Powerpoint, Excel) te communiceren. Net zoals in Sharepoint kunnen documenten opgevraagd, bewerkt en bewaard worden vanuit Microsoft Office.

Deze sectie beschrijft de Sharepoint Protocol integratie in e-post. De extensie is een standaard Alfresco extensie, ook bekend als de VTI module.

3.6.1. Installatie en configuratie

3.6.1.1. Alfresco server

Alle integratiescripts zijn al geïnstalleerd in e-post. De configuratie is licht verschillend per node.

Voor node 1, voeg je de volgende properties toe aan alfresco-global.properties (in %ALFRESCO_DIR%/tomcat/shared/classes, vervang de %-waarden met de werkelijke waarden):

vti.server.port=7070vti.alfresco.deployment.context=/alfrescovti.alfresco.alfrescoHostWithPort=%LOADBALANCER_URL%vti.server.external.host=%LOADBALANCER_HOSTNAME%vti.server.external.port=${vti.server.port}vti.server.sessionIdManager.workerName=node1

Voor node 2 wordt dit:

vti.server.port=7070vti.alfresco.deployment.context=/alfrescovti.alfresco.alfrescoHostWithPort=%LOADBALANCER_URL%vti.server.external.host=%LOADBALANCER_HOSTNAME%vti.server.external.port=${vti.server.port}vti.server.sessionIdManager.workerName=node2

3.6.1.2. Gebruikers pc

Volgende voorwaarden moeten vervuld zijn om de actie "Document rechtstreeks bewerken" ter beschikking te hebben:

de gebruiker maakt gebruik van Internet Explorer als webbrowser (minimum IE7);

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

44/55

het document is van het formaat Office 2003 of later; de gebruiker heeft de e-post-URL (%HOSTNAME%:%HOSTPORT%) als intranet site aangeduid in

Internet Explorer.

Link toevoegen aan vertrouwde sites

Ga naar de website (http://%HOSTNAME%:%HOSTPORT%/share) en voeg deze toe aan de lijst van intranet sites (zie ook Microsoft info).

Op sommige client configuraties doet er zich een probleem voor met het openen (alleen lezen) van Office documenten. Dit kan opgelost worden door de volgende instelling te configureren in de intranet-zone:

Windows 7 en Office 2010

Op Windows 7 is "Basic authentification" standaard uitgeschakeld voor Office 2010. Als gevolg hiervan kan een document niet langer rechtstreeks geëditeerd worden.

Om dit probleem op te lossen, is het noodzakelijk om de volgende register-sleutel aan te passen:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\Internet

Voeg aan deze sleutel een nieuw sleutelwoord toe van type DWORD:

BasicAuthLevel=2

Afbeelding: gewijzigde registry key

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

45/55

3.7. MS Outlook (IMAP Protocol) integratie

Deze sectie beschrijft de MS Outlook (IMAP protocol) integratie in e-post. Deze integratie geeft gebruikers van e-post de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit Outlook mails toe te voegen in e-post.

3.7.1. Installatie en configuratie

3.7.1.1. Alfresco server

Om Outlook-integratie mogelijk te maken in e-post, moet de onderstaande configuratie ingesteld worden in alfresco-global.properties (vervang %-waarden door de overeenkomstige waarden, zie hoger):

imap.server.enabled=trueimap.server.host=%HOSTNAME_IMAP%imap.server.port=143imap.config.server.mountPoints=AlfrescoIMAPimap.config.server.mountPoints.default.mountPointName=AlfrescoIMAPimap.config.server.mountPoints.default.modeName=ARCHIVEimap.config.server.mountPoints.default.store=${spaces.store}imap.config.server.mountPoints.default.rootPath=/${spaces.company_home.childname}/cm:Digipolis/cm:Dropfolders/cm:MailDropFoldersimap.server.attachments.extraction.enabled=true

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

46/55

3.7.2. Gebruikers

Om gebruik te kunnen maken van de MS Outlook-integratie in e-post moet de gebruiker beschikken over:

MS Outlook 2010

De volgende stappen laten toe om het e-post beschikbaar te maken in MS Outlook:

1. Voeg een Email-account toe onder "Bestand > Info > Account toevoegen".

2. Kies ervoor om manueel een server toe te voegen, selecteer "Internet E-mail".

3. Vul de volgende eigenschappen in voor de account:

Naam en emailadres van de gebruiker Account Type = "IMAP" DNS naam van de e-post server voor binnenkomende mail DNS naam van de Digipolis SMTP server voor uitgaande mail (%HOSTNAME_IMAP%) Gebruikersnaam en paswoord van de e-post-gebruiker

4. Selecteer optionele instellingen en vul de volgende eigenschappen in:

Onder de tab "Algemeen", vul je de naam in van de mail account (bijv "e-post Server") Onder uitgaande mail vul je de Digipolis gebruikersnaam en paswoord voor de Digipolis SMTP

server

5. Klik op volgende om de account aan te maken.

Afbeelding: e-post server is beschikbaar in de MS Outlook applicatie

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

47/55

3.8. VESTA integratie

Deze sectie beschrijft het opzetten van de integratie met de VESTA webservice.

3.8.1. Configuratie Alfresco server

Om VESTA-integratie mogelijk te maken in e-post, moet de onderstaande configuratie ingesteld worden in alfresco-global.properties (vervang %-waarden door de overeenkomstige waarden, zie hoger):

bws.url.searchVesta=%VESTA_SEARCH_URL%

Deze property verwijst naar de VESTA webservice voor opzoeken van contactinformatie.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

48/55

4. Onderhoud

4.1. Backup & restore

De algemene backup & restore procedure is beschreven in de online documentatie (onder sectie "Backing up and restoring").

In Alfresco worden documenten opgeslagen op een filesysteem, alle andere informatie (metadata, structuren, ...) is opgeslagen in een database. De configuratie van deze repositories is beschreven in "alfresco-global.properties".

Daarnaast zijn er ook nog Lucene indexen, opgebouwd door beide repositories te indexeren.

Gezien de gescheiden opslag is het belangrijk dat alle informatie als een consistent geheel wordt bewaard bij de backup en restore.

4.1.1. Backup van data

We gaan ervan uit dat ervan uit dat de backup procedure verloopt via een hot backup (ie op een live database), het is dan niet nodig de e-post cluster uit te schakelen. De backup procedure komt erop neer de data in een vastgelegde volgorde te bewaren:

1. Backup Lucene indexen (optioneel)

2. Backup database

3. Backup bestanden

De Lucene indexen moeten als eerste gebackupped worden. In principe is deze backup optioneel, maar om de restore procedure te versnellen is het aangeraden deze wel mee te nemen in de backup.

De live Lucene indexen (%INDEX_FOLDER%) mogen NOOIT ge-backupped worden, dit kan de indexen corrupt maken. Het zijn de backup Lucene indexen (%INDEX_BACKUP_FOLDER%) die moeten gebackupped worden. Elke dag om 3u worden deze backup indexen aangemaakt door Alfresco.

Het volstaat dat de %INDEX_BACKUP_FOLDER% van 1 node wordt ge-backupped.

Vervolgens moet er een backup uitgevoerd worden van de database, gevolgd door een backup van de files op de fileserver (zie alfresco-global.properties voor de locatie).

Ivm hot backup procedure vermeldt de Alfresco documentatie het volgende:Database hot backup requires a tool that can "snapshot" a consistent version of the Alfresco database (that is, it must capture a transactionally-consistent copy of all the tables in the

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

49/55

Alfresco database). In addition, to avoid serious performance problems in the running Alfresco system while the backup is in progress, this "snapshot" operation should either operate without taking out locks in the Alfresco database or it should complete quickly (within seconds).

4.1.2. Restore van data

De restore procedure komt op het volgende neer:

1. Stop alle nodes in de cluster

2. Restore de backup set terug (database, filesysteem en (optioneel) Lucene indexen)

3. Start node 1 en verifieer dat het systeem correct werkt

4. Start node 2 en verifieer dat het systeem correct werkt

4.1.3. Backup configuratieinstellingen en logs

Het is aangeraden de configuratieinstellingen onder %ALFRESCO_HOME%\tomcat\shared en de logfolder %LOG_FOLDER% op regelmatige basis te backuppen.

4.1.4. Verantwoordelijkheid

Het opstellen van backup scripts en backup schema's en de uitvoering is afhankelijk van de specifieke vereisten, dit is een taak uit te voeren door systeembeheer.

Het is belangrijk dat de backup & restore uitgebreid en regelmatig getest wordt

4.2. Monitoring

4.2.1. Disk / database monitoring

Het is aangeraden disk monitoring te voorzien op de volgende locaties:

de logfolder %LOG_FOLDER% de documenten %DATA_FILES% de applicatie %ALFRESCO_HOME% de Lucene indexen %INDEX_FOLDER% de Lucene backup indexen %INDEX_BACKUP_FOLDER%

Ook monitoring van de database is belangrijk, dit valt volledig onder beheer van Digipolis.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

50/55

4.2.2. Applicatiemonitoring

De online documentatie (onder sectie "Administering > Monitoring") beschrijft een integratie met Hyperic, een open source monitoring tool. Het is ook mogelijk Alfresco te monitoren obv JMX.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

51/55

5. Probleemverhelping

5.1. Logbeheer

De analyse van problemen wordt vergemakkelijkt door de juiste logging, we beschrijven kort de aanpak van logging in Alfresco.

Alfresco is een Spring applicatie die gebruik maakt van log4j, een standard library voor het loggen in Java applicaties. Via configuratie is het mogelijk om logging gedetailleerd in te stellen per onderdeel, maar dit vereist wel een technisch inzicht in de structuur van de onderdelen.

5.1.1. Locatie logbestanden

U vindt de logbestanden in de folder %LOG_FOLDER%.

Deze locatie is bepaald in %ALFRESCO_FOLDER%\tomcat\shared\classes\alfresco\extension\custom-log4j.properties.

5.1.2. Logging configureren

Alle log4j wijzigingen ten opzichte van standaard alfresco voegt u toe aan het custom-log4j.properties bestand. Dit bestand overschrijft de standaard logging configuratie.

Algemene documentatie log4j vindt u hier (engelstalig)

5.1.2.1. Enkele tips:

Logniveau wijzigen

Mogenlijke niveaus zijn:

TRACEDEBUGINFOWARNERRORFATAL

Alle niveaus van logging zijn inclusief hun lagere niveaus. Vb: DEBUG is inclusief INFO, WARN, ERROR en FATAL)

Voorbeeld1: logniveau van alle java classes in package "com.amplexor.digipolis.BWS" naar ERROR

log4j.logger.com.amplexor.digipolis.BWS=ERROR

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

52/55

Voorbeeld2: logniveau van specifieke java class:

log4j.logger.com.amplexor.digipolis.BWS.repo.actions.AssignTaskActionExecutor=DEBUG

Met deze 2 instellingen zal alles in package com.amplexor.digipolis.BWS op niveau ERROR staan, behalve deze éne java class

Specifieke invoer naar andere logfile uitschrijven

Het is mogenlijk om bepaalde logging naar een andere dan de standaard logfile (alfresco.log) weg te schrijven.

U creërt hiervoor een extra appender, bv:

###### LDAP specific appender definition #######log4j.appender.ldap=org.apache.log4j.DailyRollingFileAppenderlog4j.appender.ldap.File=M:\\logs\alfresco_ldap.loglog4j.appender.ldap.Append=truelog4j.appender.ldap.DatePattern='.'yyyy-MM-ddlog4j.appender.ldap.layout=org.apache.log4j.PatternLayoutlog4j.appender.ldap.layout.ConversionPattern=%d{yyyy-MM-dd HH:mm:ss} %-5p [%c] %m%n

# All ldap logging (at warn level) should# only go to the ldap appenderlog4j.org.alfresco.repo.security.sync.ldap= warn, ldaplog4j.additivity.org.alfresco.repo.security.sync.ldap=false

Door ldap als bijkomend custom "niveau" toe te voegen aan een specifieke package zorg je ervoor dat alle java classes in die package ook naar je custom log file zullen weggeschreven worden.Door de additivity op false te zetten bepaal je dat alle loginformatie enkel naar de ldap appender zal geschreven worden.

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

53/55

5.2. Problemen en hun oplossingen

5.2.1. Documenten hebben geen preview meer / worden niet langer geconverteerd naar PDF

Mogelijke oorzaak:

De transformatieserver loopt niet meer of kan geen conversies meer uitvoeren. De historiek van conversies kan geraadpleegd worden op %TRANSFORMATIESERVER_URL%.

Mogelijke oplossing:

De transformatieserver herstarten door de service ("TransformationServer") te herstarten.

5.2.2. Een of meerdere nodes zijn "down"

Mogelijke oorzaak:

Er zijn veel mogelijke oorzaken, zoals bijvoorbeeld een probleem met een disk(-ruimte), een crash van Tomcat, ...

Mogelijke oplossing:

De Alfresco node herstarten door de service ("alfrescoTomcat") te herstarten.

5.2.3. Lucene indexen zijn out-of-date / foutief

Mogelijke oorzaak:

In een cluster worden de locale Lucene indexen opgebouwd obv transacties in de database. Het is dus mogelijk dat er voor een korte moment een kleine afwijking bestaat tussen de indexen van beide nodes. Als de afwijking niet te maken heeft met deze uitgesteld indexatie van een transactie, is het mogelijk dat er verschillen optreden tussen de nodes. Dit komt meestal tot uiting in afwijkende zoekresultaten, spookdocumenten (verwijderde documenten die nog zichtbaar zijn), ontbrekende gebruikers, ontbrekende sites, ...

Mogelijke oplossing:

De Lucene indexen kunnen opnieuw opgebouwd worden door:

de betreffende node uit te schakelen de Lucene index folder %INDEX_FOLDER% te hernoemen of te verwijderen de node opnieuw op te starten

Tijdens het herindexeren is de node niet beschikbaar

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

54/55

6. SSO bypassIndien Single Sign-on (SSO) aan staat, is het mogenlijk om als een andere gebruiker (bv. administrator) in te loggen.

Hiervoor moet je eerst alle voorgaande browsersessies afsluiten, je browser cache én cookies verwijderen, en dan naar volgende url gaan:

http://hostnaam/share/page?f=default&pt=login (hostnaam zijnde de server hostnaam)

Indien er nog restanten van een vorige (SSO) sessie in de browser zitten, zal dit niet werken, en zal de sessie terug verspringen naar de SSO sessie. (Caching)

Ter illustatie hoe de cache en cookies te verwijderen in IE8:

shortcut: Ctrl-Shift-Del

Docu

men

tatie

voo

r app

licat

iebe

heer

ders

55/55

6.1. Alternatief via developer tools:

shortcut: F12