TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de...

11
TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie Informatiebrochure voor de lokale overheden

Transcript of TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de...

Page 1: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie

Informatiebrochure voor de lokale overheden

Page 2: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

“Net zoals de Leidraad Crisiscommunicatie die verspreid werd in 2007, legt dit

document geen nieuwe specifieke verplichtingen op aan de bevoegde overheden.

Het is een hulpmiddel voor discipline 5 (en in het bijzonder voor de gemeentelijke

en provinciale ambtenaren bevoegd voor D5), en is gebaseerd op ervaringen en

best practices. Aangezien elke noodsituatie anders is, moeten de acties van D5

aangepast zijn aan de situatie, en in functie van de beschikbare middelen.”

3

Augustus 2013 FOD Binnenlandse Zaken - AD CrisiscentrumBenoît Ramacker en Peter Mertens

1 Van vaststellingen naar actie

2 Oprichting van een netwerk voor D5

2.1 Drie principes

2.2 Opgeleide communicatoren

3 D5 versterken om haar opdrachten te doen slagen

3.1 Strategische adviezen inzake crisiscommunicatie

Inhoudstafel

3.2 Relaties met de media

3.4 Omgevingsanalyse

3.3 Informatienummer voor de bevolking

3.5 Afstemming

4 Operationalisering van het TEAM D5

4.1 Alarmering en mobilisatie

4.2 Werking

4.3 Budget en infrastructuur

5 Bijlagen

4

6

6

7

8

8

9

10

11

12

13

13

15

16

17

Page 3: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

1 Van vaststellingen naar actie

Discipline 5, gestructureerd door de KB’s van 2003 en 2006, is de meest recente

van de disciplines die worden ingezet bij het beheer van een noodsituatie. De

informatie aan de bevolking bij een noodsituatie vereist het inzetten van een

relatief aanzienlijk team om alle opdrachten uit te voeren. Het komt voor dat

deze slechts gedeeltelijk worden uitgevoerd bij gebrek aan voldoende menselijke

en materiële middelen.

Sinds de verspreiding van de “Leidraad Crisiscommunicatie” in 2007 door de

AD Crisiscentrum (FOD Binnenlandse Zaken), werden verschillende stappen

verwezenlijkt om Discipline 5 te ondersteunen: verwezenlijking van de leidraad

met praktische fiches, organisatie van opleidingen, ter beschikking stellen van

infrastructuur aan de lokale overheden door een betere synergie van de

middelen voor de alarmering van en de informatie aan de bevolking (contact

center, sirenenetwerk en –in een volgende fase- project BE-Alert).

Het is tegenstrijdig te moeten vaststellen dat enerzijds de opdrachten en acties

met betrekking tot D5 door andere disciplines weinig gekend zijn en weinig

erkend worden (“Iedereen kan communiceren”) en dat er anderzijds een aan-

zienlijke vraag van diezelfde disciplines bestaat om bijvoorbeeld de media op het

terrein te beheren.

Deze vaststellingen moeten objectief onderzocht worden om de situatie van

Discipline 5 in vergelijking met de andere disciplines beter te begrijpen:

- Per gemeente of provincie is Discipline 5 over het algemeen samengesteld uit

een informatieambtenaar, ondersteund door 2 of 3 collega’s (niet noodzakelijk

communicatoren);

- De D5-medewerkers hebben vaak, en ondanks hun gedrevenheid, slechts

weinig tijd om aan deze taak te besteden gelet op hun andere dagelijkse taken,

hetgeen een impact kan hebben op hun ervaring op dit gebied;

- In tegenstelling tot bijvoorbeeld de brandweer- of politiediensten, wordt in de

organisatie van D5 het oproepen van versterking van buiten de gemeente of

provincie om haar opdrachten in noodsituaties te verwezenlijken, vaak niet

voorzien (“De communicatie, dat is de burgemeester/gouverneur”).

Met het oog op het concreet invullen van de behoefte aan een goede informa-

tieverstrekking aan de bevolking in noodsituaties, beantwoordt de versterking

door een TEAM D5 aan de behoefte inzake ondersteuning van de crisiscommu-

nicatie van de overheden om de opdrachten van D5 beter te kunnen uitvoeren.

Het gaat hier om een optimale informatievoorziening aan de betrokken bevolking

en om de geloofwaardigheid van de overheden op het vlak van het crisisbeheer.

Concreet zal het TEAM D5 samengesteld zijn uit ervaren communicatoren die

zich op vrijwillige basis inzetten. Het TEAM D5 zal onder verantwoordelijkheid

van de bevoegde overheid deelnemen aan de verschillende opdrachten van D5,

ter ondersteuning van de lokale D5. Dit neemt niet weg dat de gemeente zich

voorbereidt, en vervangt evenmin bestaande en toekomstige afspraken rond

intergemeentelijke samenwerking. Het TEAM D5 is dus aanvullend en com-

plementair. De inzet kan worden overwogen bij activatie van een fase van het

crisisbeheer of van het monodisciplinair interventieplan D5 (IPI).

4 5

Page 4: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

2 Oprichting van een netwerk voor D5

2.1 Drie principes

De oprichting van een operationele flexibele structuur moet gebaseerd zijn op

duidelijke principes die het kader van haar acties zullen bepalen, dat noodzake-

lijk is voor het betrekken van de bevoegde overheden:

• D5 versterken op vraag van de betrokken overheid

Het TEAM D5 wordt gemobiliseerd op vraag van de overheid die

geconfronteerd wordt met een noodsituatie.

Het ad hoc gemobiliseerde team stelt zich onmiddellijk in dienst van

D5, onder de coördinatie van de D5-verantwoordelijke.

De leden van dit TEAM D5 versterken de betrokken gemeentelijke,

provinciale of federale D5.

Deze versterking heeft geenszins de wettelijke verplichting voor elke

burgemeester en gouverneur op om zijn Discipline 5 te organiseren

voor de informatie aan hun bevolking.

• Bijdragen tot de organisatie van D5 en tot de informatie aan de bevolking

Door zijn expertise in (crisis)communicatie kan het TEAM D5 verschillende

opdrachten uitvoeren die niet noodzakelijk een kennis van de plaats, van het

ANIP of van het monodisciplinair plan D5 (IPI) vereisen:

Strategische adviezen inzake crisiscommunicatie aan de D5-verant-

woordelijke (of desgevraagd aan de burgemeester of gouverneur);

Coördinatie van het nummer voor informatie aan de bevolking (afstem-

ming D2-D5, opstelling van FAQ, organisatie van de “back office”, …);

Uitvoering van de monitoring (traditionele media, on line media,

sociale media, infonummer);

Tekstredactie (mededelingen, informatie voor een website,…);

Relatie met andere overheden, andere D5 (gemeentelijke, provinciale,

nationale);

Beheer van de media (op het terrein).

• Ter plaatse en/of op afstand

De ondersteuning die het TEAM D5 kan bieden aan de overheden vereist niet

noodzakelijk (noch voor alle opdrachten) een verplaatsing naar de plaats van de

noodsituatie.

Bepaalde functies (omgevingsanalyse bijvoorbeeld) kunnen van op afstand

worden uitgevoerd. Echter, gelet op de hierboven vermelde vaststellingen en

met name het gebrek aan perso-neel voor D5, kan het TEAM D5

zich ter plaatse begeven om te helpen voor acties die een ondersteuning ver-

eisen (beheer van de media op het terrein of strategische adviseur bijvoorbeeld).

Ondertussen kan vanop afstand reeds een monitoring worden uitgevoerd. Hier-

toe zal het TEAM D5 zich zo goed mogelijk organiseren om de crisiscommunica-

tie van de overheden vanaf het begin van het crisisbeheer mee te doen slagen.

De inzet van het TEAM D5 kan dus op verschillende manieren uitgerold worden,

van eerder minimaal (vb. omgevingsanalyse op afstand of telefonisch advies/

klankbord), tot ruimere ondersteuning ter plaatse (strategisch advies, D5 op het

terrein, …).

2.2 Opgeleide communicatoren

De communicatoren (of medewerkers) van de overheden of diensten die betrok-

ken zijn bij het crisisbeheer kunnen vrijwillig instappen in het TEAM D5. Het

doel is om over ten minste een kern van een twintigtal personen (FR/NL/DE,

nationaal/lokaal) te beschikken.

Elke communicatiemedewerker zal een specifieke opleiding kunnen volgen om

de volledige organisatie van het TEAM D5 te kennen, de doelstelling ervan, de

D5-versterkingsopdrachten, de houding die van hem/haar verwacht wordt, …

Het TEAM D5 kan ook ingeschakeld worden bij oefeningen.

6 7

Page 5: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

3 D5 versterken om haar opdrachten te doen slagen

Discipline 5 staat in voor de alarmering van en de informatie aan de bevolking

in noodsituaties. Zij omvat verschillende zeer gevarieerde opdrachten waarvoor

een TEAM D5 een aanzienlijke versterking kan verschaffen die nuttig is voor

de optimale uitvoering van de opdrachten. Hieronder worden enkele van deze

opdrachten geïdentificeerd en beschreven als voorbeeld.

3.1 Strategische adviezen inzake crisiscommunicatie

Het TEAM D5 wordt ingezet om de betrokken overheid te helpen bij de uitvoe-

ring van alle D5-opdrachten. De leden van het TEAM D5 worden derhalve ertoe

gebracht om hem zo goed mogelijk objectief en strategisch te adviseren opdat

hij op zijn beurt een crisiscommunicatiestrategie, (al dan niet) te nemen acties

en (al dan niet) te verspreiden berichten kan voorstellen aan zijn burgemeester

of gouverneur.

De wederzijdse kennis/erkenning en het wederzijdse vertrouwen zijn noodzake-

lijk voor de optimale uitvoering van de opdrachten van D5. Daarom is het beter

om de D5-verantwoordelijke (persoon erkend als ambtenaar belast met D5) te

ondersteunen in plaats van te interfereren in zijn relatie met zijn overheid die het

crisisbeheer uitvoert (behalve in geval van een specifieke vraag of behoefte).

Hoewel D5 reeds een crisiscommunicatieplan (IPI) en een zekere organisatie

heeft, is de mankracht in de meeste gevallen, en zeker in de eerste ogenblikken

van een noodsituatie, ontoereikend om alle opdrachten van D5 op te nemen. De

D5-verantwoordelijke voelt zich veelal niet ondersteund door voldoende gede-

tacheerde medewerkers en experts op dit gebied. Hij zal dus versterking kunnen

gebruiken om hem (al dan niet) te sterken in de communicatie-acties, zowel voor

de gedefinieerde sleutelboodschappen als voor de voorgestelde alarmerings- en

informatieacties.

De D5-verantwoordelijke zal over het algemeen sterk betrokken zijn bij de eerste

ogenblikken van de noodsituatie door een beheer op korte termijn van de crisis-

communicatie. Het TEAM D5 kan hem de nodige afstand bieden om hem acties

en berichten op middellange en zelfs lange termijn te adviseren:

- Evolutie van de crisiscommunicatie: van procesinformatie, over een feitelijke

en empathische communicatie naar een meer verklarende communicatie;

- Diverse en gerichte acties: van de eerste alarmering, naar on line geüpdatete

berichten en informatiesessies aan de betrokken bevolking.

3.2 Relaties met de media

In noodsituaties zullen het niet langer noodzakelijk (noch uitsluitend) lokale of

nationale journalisten zijn die de betrokken overheden bevragen. Omwille van

een aanzienlijke toevloed van vragen en taken, kan D5 snel gepasseerd worden.

Terwijl de woordvoering in principe bij de bevoegde overheid blijft, kan het

TEAM D5 haar ervaring op dit gebied verschaffen om D5 te ondersteunen.

8 9

Page 6: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

• Beheer van de media (op het terrein)

Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter-

rein: afbakening van een zone en handhaving van de perimeter door de

politie, aanduiding van een contactpersoon voor de pers op het terrein

Bepaling van een parkeerplaats voor de journalisten

Bepaling van een beveiligde plaats voor de beeldopname

Organisatie en briefing van een beeldmoment

Eventuele opening van een “perscentrum” of bepaling van een

regelmatige ontmoetingsplaats

Opstelling en verspreiding van een memo voor de interventiediensten

en de journalisten betreffende de vastgestelde regels

Identificeren en briefing van eventuele experten

• Beheer van de perscontacten

Advisering over de opening van een (vaste of mobiele) telefoonlijn en

contactpersoon voor de oproepen van de media (aanname van de

oproepen en van de vragen, zonder interview; overmaken van concrete

informatie zoals het uur en de plaats van een persconferentie; …)

Organisatie van een conferentie of van een perspunt, met advisering

over boodschap, structuur, sprekers, …

• Ondersteuning bij de redactie

van persmededelingen en verklaringen

van informatieteksten en van “Frequently Asked Questions” voor een

website en van de sociale media

3.3 Informatienummer voor de bevolking

De behoefte om een infonummer te openen voor de bevolking zal zich al snel

doen voelen.

Het TEAM D5 zal haar ondersteuning kunnen bieden voor:

de opstelling van FAQ

het beheer en de coördinatie van de informatie (information manager)

de synergie D2-D5

de organisatie van de “back office” (via een TEAM D5 op afstand

eventueel)

indien nodig, het in werking stellen en het gebruik van de nationale

infrastructuur

3.4 Omgevingsanalyse

Een omgevingsanalyse uitvoeren van de (sociale) media (en van de bevolking

via het eventueel geopende informatienummer) maakt het mogelijk om te kijken

of de dringende aanbevelingen aan de bevolking goed verspreid werden, om op

de hoogte te zijn van eventuele geruchten die de ronde doen over de situatie of

over het beheer ervan,…

Om een monitoring uit te voeren van de traditionele media en de online media

(bestaande uit informatievergaring, analyse van de informatiegegevens en aan-

bevelingen voor de crisiscommunicatie) is er tijd en adequaat personeel nodig.

Deze opdracht kan vervuld worden door het netwerk, ter plaatse of van op

afstand. Een TEAM D5 kan

deze opvolging van de tra-

ditionele, on line en sociale

media voor rekening van

de betrokken D5 op zich

nemen, door regelmatig

zijn analyse en adviezen

aan deze D5 over te maken

(per e-mail of telefoon).

10 11

Page 7: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

Om deze efficiënt uit te voeren in noodsituaties, wordt aangeraden om een

analyse te verrichten op basis van drie criteria (I-B-S):

• Information: Rationele feiten en cijfers en de vraag naar deze feiten en cijfers

van de belanghebbenden

• Behaviour: Acties van de belanghebbenden en de coördinatie van de

noodsituatie

• Sensemaking: Emotionele uiting van belanghebbenden

3.5 Afstemming

De crisiscommunicatie moet voornamelijk door de bevoegde overheid uitge-

voerd worden. Er zijn echter verschillende actoren betrokken, zowel in dit

beheer als in de communicatie die hierop betrekking heeft (aangrenzende

gemeenten, betrokken bedrijf, betrokken school of ziekenhuis, hulp- en interven-

tiediensten, Gewesten, FOD,…).

De afstemming met al deze actoren omtrent de crisiscommunicatie vraagt tijd

(gelet op de talrijke andere opdrachten die prioritair worden uitgevoerd om de

betrokken bevolking te alarmeren en te informeren). Een goede coördinatie van

D5 maakt een betere coherentie in de crisiscommunicatie mogelijk en bevordert

een eenduidige informatie aan de bevolking.

Het TEAM D5 kan bijdragen tot deze coördinatie door zijn bevoorrechte con-

tacten met de gekende communicatoren van de andere betrokken publieke of

private partners.

Binnen het crisisbeheer is het een uitdaging om ervoor te zorgen om tijdig over

juiste en relevante informatie te beschikken en om de toevloed en het beheer

van de talrijke beschikbare informatie te kunnen optimaliseren. Deze rol is

essentieel binnen het crisisbeheer, en tegelijk ook voor discipline 5 met het oog

op een correcte en gevalideerde informatie aan de bevolking. De organisatie van

dit Informatiebeheer overstijgt evenwel de opdrachten van D5, maar is des te

belangrijker voor het slagen van haar opdrachten.

4 Operationalisering van het TEAM D5

De dagelijkse coördinatie van het netwerk (en de operationalisering ervan

in noodsituaties) wordt ten laste genomen door de communicatoren van het

Crisiscentrum van Binnenlandse Zaken (ADCC).

De activering van een TEAM D5 (uitsturen op het terrein en/of ter onder-

steuning van op afstand) moet zo snel en efficiënt mogelijk gerealiseerd

worden rekening houdend met de vereiste verplaatsingen, met de lokalisatie

van de noodsituatie, met de gewenste expertise, met eenieders beschikbaar-

heden,… De alarmerings- en mobilisatieprocedures moeten derhalve duidelijk

gedetailleerd, flexibel en efficiënt zijn.

4.1 Alarmering en mobilisatie

De ADCC zal over een actuele lijst beschikken van de gegevens van alle

vrijwillige communicatoren (of medewerkers).

Zodra een overheid een beroep

doet op het TEAM D5 om D5 te

versterken, wordt het TEAM D5

gemobiliseerd. De werkwijze

wordt hieronder beschreven (zie

ook procedure – bijlage 1).

12 13

Page 8: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

• Vraag van de betrokken overheid

1 – de Burgemeester of de Gouverneur kan het TEAM D5 mobiliseren, bij

voorkeur door de D5-verantwoordelijke; hij/zij ziet erop toe het (formele)

akkoord te hebben van zijn overheid voor deze ondersteuning van D5;

1 bis – de gemeentelijke D5-verantwoordelijke neemt contact op met de

federale dienst van de gouverneur; na overleg neemt die laatste contact op

met de Permanentie van het Crisiscentrum Binnenlandse Zaken;

2 – de Permanentie neemt contact op met een communicatiemedewerker

van de ADCC (die optreedt als coördinator van het D5-netwerk) en maakt

de nuttige informatie en gegevens van de betrokken D5-verantwoordelijke

over;

3 – er vindt een eerste contact plaats tussen de communicatiemedewerker

en de betrokken D5-verantwoordelijke: op basis van de eerste besprekingen,

kan een beslissing worden genomen om het netwerk al dan niet te activeren,

alsook de samenstelling;

• Alarmering van het TEAM D5

4 – de communicatiemedewerker zorgt dat de nodige teamleden worden

gecontacteerd, afhankelijk van de behoeften (ter plaatse of van op afstand;

eventueel reeds gedefinieerde opdrachten,…).;

• Mobilisatie van het TEAM D5

5 – zodra het TEAM D5 is gemobiliseerd en de beschikbaarheid van de

teamleden is bevestigd, stelt de communicatiemedewerker de betrokken

D5-verantwoordelijke op de hoogte van de aangeboden versterking (ter

plaatse en/of op afstand) en de activatie-termijn;

6 – de Permanentie bevestigt het beroep op het TEAM D5 per e-mail of per

fax aan de betrokken overheid (gouverneur of burgemeester), alsook aan de

betrokken D5-verantwoordelijke, aan de federale dienst van de gouverneur

en aan communicatiemedewerker van ADCC.

Het doel is om het TEAM D5 zo snel mogelijk in te zetten om de informatie aan

de bevolking te optimaliseren. De inzettermijn is echter moeilijk te bepalen,

gezien de aard van elke noodsituatie (dag en uur waarop de noodsituatie zich

voordoet, locatie,…) en de beschikbaarheden van het TEAM D5 (gebaseerd op

een vrijwillig engagement van haar leden).

De duur van de mobilisatie zal afhankelijk zijn van de opdrachten die aan het

TEAM D5 worden toevertrouwd. Afhankelijk van de beschikbaarheden en de

eisen van eenieder, kan een aflossing worden voorzien, of om andere communi-

catoren ter versterking op te roepen.

Een TEAM D5 is niet strikt gedefinieerd in termen van menselijke en materiële

middelen. Het is belangrijk om bij aanvang reeds een voldoende ondersteuning

te bieden, om een goede start van de communicatie mogelijk te maken. Nadien

kan in overleg met de D5-verantwoordelijke geëvalueerd worden of een

afschaling of opschaling aangewezen is.

Het TEAM D5 kan ook ingezet worden bij oefeningen. (zie bijlage 2)

4.2 Werking

Een Team Leader van het TEAM D5 wordt aangeduid onder de leden van het

gemobiliseerde team (functie die vervuld kan worden van op afstand indien geen

ondersteuning ter plaatse wordt geboden).

De gemeente of federale dienst van de gouverneur die beroep doet op het

TEAM D5, zal voor de aansturing van het TEAM D5 kunnen terugvallen op de

Team Leader. Deze persoon zal namens het TEAM D5 het single point of contact

zijn voor de bevoegde overheid.

14 15

Page 9: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

4.3 Budget en infrastructuur

Indien medewerkers van het TEAM D5 ter plaatse komen voor ondersteuning,

zullen zij zo veel mogelijk met eigen middelen werken. Toch zijn een aantal

basisvoorzieningen nodig die ter beschikking worden gesteld door de lokale

overheid. (zie bijlage 3)

Omdat de geleverde steun door leden

van het TEAM D5 gebaseerd is op

een vrijwillige en persoonlijke

basis, zijn de kosten die strikt

verbonden zijn aan de uitvoering van

de opdrachten in het kader van dit

TEAM D5 (verplaatsingen,

telecommunicatie, catering…)

voor rekening van de overheid die

ondersteuning vraagt. De leden van

het TEAM D5 kunnen daartoe een

onkostennota overmaken om deze terugbetaald te krijgen.

De gepresteerde uren zullen echter in geen enkel geval financieel gedragen

worden door de vragende overheid, maar behandeld in het kader van de

arbeidsovereenkomst (of van het statuut van de rijksambtenaar) die de

medewerker aan zijn gebruikelijke werkgever bindt.

Aangezien de ondersteuning wordt beschouwd als een tijdelijke detachering,

zijn de normale regels van de arbeidsovereenkomst (of van het statuut van de

ambtenaar) die bestaan tussen de medewerker en zijn werkgever van toepassing

gedurende de opdracht (beroepsverzekering, medische dekking, overuren,…).

5 Bijlagen

Bijlage 1

ACTIVERING VAN HET TEAM D5

De activering van het TEAM D5 wordt in principe verwezenlijkt door de

D5-verantwoordelijke (of de noodplanningsambtenaar) die betrokken is bij de

gemeentelijke, provinciale of federale noodsituatie.

1) Contacteer de federale dienst van de Gouverneur

De D5-verantwoordelijke neemt contact op met de federale dienst van de

gouverneur om noodzaak en modaliteiten van de activatie van het TEAM D5

te bespreken.

De D5-verantwoordelijke ziet erop toe dat hij het officiële (mondelinge of

schriftelijke) akkoord krijgt van zijn overheid (burgemeester, gouverneur of

minister) voor de activering van het TEAM D5. Door deze aanvraag tot

activering, aanvaardt de betrokken overheid de facto de voorwaarden, met

name de financiële voorwaarden, die hierop betrekking hebben.

2) De federale dienst van de Gouverneur contacteert het Crisiscentrum

Binnenlandse Zaken (ADCC)

De Permanentie van de ADCC zal een communicatiemedewerker van de

ADCC (die optreedt als coördinator van het D5-netwerk) op de hoogte

stellen van deze aanvraag tot activering. Deze communicatiemedewerker

neemt contact op met de D5-verantwoordelijke om samen de noden inzake

versterking te evalueren.

3) Bevestiging van de activering van het TEAM D5

• De Permanentie van het Crisiscentrum stuurt het ingevulde activerings-

formulier (cfr. document in bijlage) naar de betrokken overheid

(per e-mail of fax).

• De D5-verantwoordelijke, de federale dienst van de gouverneur en de

communicatiemedewerker van ADCC ontvangen een kopie. 16 17

Page 10: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

Bijlage 2

INZET VAN HET TEAM D5 BIJ OEFENINGEN

Test u de werking van D5 bij een noodplanoefening en wenst u daarbij het TEAM

D5 te betrekken? Dat kan!

• Stuur tijdig een mail aan [email protected].

• Vermeld datum, tijdstip, doelstelling, contactpersoon en contactgegevens.

• We nemen met u contact op om de afspraken te verfijnen en een TEAM D5

samen te stellen.

Bijlage 3

BENODIGDHEDEN VOOR HET TEAM D5

Indien medewerkers van het TEAM D5 ter plaatse komen voor ondersteuning,

zullen zij zo veel mogelijk met eigen middelen werken.

Toch dienen een aantal basisvoorzieningen geregeld te worden door de overheid

die beroep doet op het TEAM D5:

• een werkruimte voor D5 met stroomvoorziening

• internettoegang (met kabel en/of wifi)

• vaste telefoon(s)

• mogelijkheid tot printen voor externen (vb. vanaf vaste pc met

netwerktoegang)

• eigen communicatiekanalen (website, sociale media, lokale perslijst, …)

• eventueel ook een fiche met paswoorden (voor website enz).

• een hesje Dir-Info

18

Page 11: TEAM D5: versterking in crisiscommunicatie...• Beheer van de media (op het terrein) Akkoord met de Dir-CP-Ops voor het beheer van de media op het ter- rein: afbakening van een zone

V.U

.: Ja

ak R

aes

- FO

D B

inne

nlan

dse

Zake

n -

AD

Cris

isce

ntru

m -

Her

togs

stra

at 5

3 -

1000

Bru

ssel

FOD Binnenlandse ZakenAlgemene Directie CrisiscentrumHertogsstraat 53 - 1000 Brussel

T +32 (0)2 506 47 11E-mail : [email protected]://www.crisiscentrum.be