Schaap & Van Dijk Pagina 1

www.schaap-vandijk.nl

Memo Werkkostenregeling,november 2010

De werkkostenregeling Per 1 januari 2011 wordt een nieuwe regeling ingevoerd, de zogenoemde werkkosten-regeling. Waarschijnlijk heeft u over deze regeling al wat vernomen in de krant of in het nieuws. De werkkostenregeling is een vervanger van de huidige fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Heeft u als werkgever personeel in dienst, dan zult u vroeg of laat met de regeling te maken krijgen. In dit memo willen wij in hoofdlijnen de werkkostenregeling doornemen zodat u zich als werkgever kunt voorbereiden op de komende wijzigingen. De regeling De werkkostenregeling treedt 2014 in werking, tenzij u eerder voor deze regeling kiest. U kunt namelijk vanaf 2011 tot en met 2013 jaarlijks kiezen om de werkkostenregeling of de huidige regeling toe te passen. De werkkostenregeling kunt u dus uitstellen tot uiterlijk 31 december 2013. De werkkostenregeling is de vervanger van de huidige fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. De huidige fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen zijn onoverzichtelijk, moeilijk toepasbaar en kennen meer dan 20 categorieën. In de werkkostenregeling wordt een groot deel van deze regels afgeschaft en vervangen voor één criterium. Bij de nieuwe regeling mag de werkgever maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Voordeel De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:

Een vast percentage van de loonsom voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen;

De meeste vergoedingen en verstrekkeningen niet meer op werknemersniveau registreren;

Er is meer vrijheid. Nadeel De werkkostenregeling heeft zeker een aantal nadelen die de verwachte eenvoud ongedaan maken. Voor bepaalde categorieën vergoedingen en verstrekkingen blijven gerichte vrijstellingen bestaan (zie hierna kopje gerichte vrijstellingen), worden op nihil gewaardeerd (zie hierna kopje posten met nihilwaardering), of worden beschouwd als intermediaire kosten en vallen buiten de werkkostenregeling (zie hierna kopje overige posten). Deze uitzonderingen vallen buiten de vrije ruimte. De werkkostenregeling lijkt in eerste instantie kinderlijk eenvoudig. Bij nader inzien blijken er toch meerdere addertjes onder het gras te zitten. Gerichte vrijstellingen Binnen de werkkostenregeling bestaan voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen 'gerichte vrijstellingen'. Dit zijn vrijstellingen die nu ook al bestaan. Voor deze gerichte vrijstellingen gelden dezelfde voorwaarden en regels als voor de huidige vrijstellingen.

Dieselweg 6

3752 LB Bunschoten

Postbus 68

3750 GB Bunschoten

Tel. 033-299 69 55

Schaap & Van Dijk Pagina 2

Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte voor zover ze binnen de normen blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: onderbrengen in de vrije ruimte of als loon van de werknemer belasten.

Enkele voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer; Bijscholing, cursussen, congressen e.d.; Inschrijving in niet-wettelijk beroepsregister; Maaltijden overwerk, koopavond e.d.; Reiskostenvergoeding eigen vervoer maximaal € 0,19 per kilometer.

Nihilwaarderingen Binnen de werkkostenregeling is alles wat u uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in de eigen woning van uw werknemer. Enkele voorbeelden van nihilwaarderingen zijn:

Arbo-voorzieningen; Vakliteratuur op de werkplek; Mobiele telefoons (>10% zakelijk gebruik); Uniform, werkkleding (voorwaarden logo, op de werkplek etc.).

Overige posten Enkele voorbeelden van overige posten zijn:

Dienstwoning; Personenauto en bestelauto (bestaande regeling blijft); Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. externe relaties.

Algemeen forfait Vergoedingen en verstrekkingen die niet onder de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of overige posten vallen worden verwerkt in de “1,4%-norm”, ook wel het algemeen forfait. Enkele voorbeelden van vergoedingen en verstrekkingen die onder het algemene forfait vallen zijn:

Niet verhaalde verkeersboetes; Kerstpakket; Fiets; Internet thuis; Personeelsfeesten; Producten eigen bedrijf; Reiskostenvergoeding (> € 0,19 per kilometer); Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen.

Schaap & Van Dijk Pagina 3

Overschrijding vrije ruimte De genoemde uitzonderingen en de vrije ruimte zullen niet altijd voldoende zijn om de vergoedingen en verstrekkingen te dekken. De overschrijding wordt belast tegen 80% eindheffing. De eindheffing komt ten laste van de werkgever. De eindheffing kan voorkomen worden door bepaalde vergoedingen of verstrekkingen niet als werkkosten te typeren maar als loon (belast bij de werknemer). Gebruikelijkheidstoets De werkkostenregeling biedt veel vrijheden en kent maar één beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Een voorbeeld van de gebruikelijkheidstoets is: U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreentelevisie. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst zo'n duur cadeau krijgt. U mag de flatscreentelevisie volledig in de vrije ruimte onderbrengen. Samengevat

Uiterlijk 1 januari 2014 wordt de nieuwe werkkostenregeling ingevoerd; De werkkostenregeling heeft betrekking op vergoedingen en verstrekkingen aan

personeel; De werkkostenregeling heeft uitzonderingen op het gebied van gerichte vrijstellingen,

nihilwaarderingen en overige posten; Bij overschrijding van de werkkostenregeling zal er 80% eindheffing voor rekening

van de werkgever komen. Regeren is vooruitzien Aangezien u nog de mogelijkheid heeft om tot en met 2013 de werkkostenregeling voor u uit te schuiven adviseren wij u toch om bijtijds de gevolgen van de werkkostenregeling te inventariseren. Denk bijvoorbeeld aan de inrichting van de financiële- en salarisadministratie (wanneer is de 1,4% vol?), cafetariaregelingen kunnen nadelig uitpakken voor u als werkgever, aanpassing van vergoedingen en verstrekkingen in relatie tot arbeidsrecht etc. Actieplan / inventarisatie Om de gevolgen van de werkkostenregeling in kaart te brengen zou u in hoofdlijnen als volgt te werk kunnen gaan:

Inventariseer vergoedingen en verstrekkingen (+indeling in categorie); Beoordeel voordeel / nadeel bij toepassing werkkostenregeling; Beoordeel gevolgen voor arbeidscontracten en “verworven rechten”; Overleg met uw contactpersoon bij Schaap & Van Dijk; Maak de keuze.

De werkkostenregeling wordt gepresenteerd als kinderlijk eenvoudig, echter de werkelijkheid blijkt niet zo te zijn. Wij zijn u graag van dienst bij het maken van een keuze. Hoewel dit memo zeer zorgvuldig wordt samengesteld, kunnen de betrokkenen bij de samenstelling en uitgave geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden.

Schaap & Van Dijk Pagina 4

Voorbeeld: Een ondernemer heeft een fiscale loonsom van € 60.000,-. Het aantal personeelsleden bedraagt 10 (parttimers). De werknemers krijgen jaarlijks een kerstpakket ter waarde van € 35,-. Eén keer per jaar wordt er gezamenlijk gebarbecued ter waarde van € 40,- per persoon (personeelsfeest). Wekelijks mogen de werknemers producten meenemen met een korting van 10%. Hoe werkt de werkkostenregeling uit? A) Het budget voor de werkgever bedraagt € 60.000,- x 1,4% = € 840,-. Geen van de genoemde vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de uitzonderingscategorieen (gerichte vrijstelling, nihilwaardering, overige posten). Gevolg is dat alle genoemde vergoedingen en verstrekkingen ten laste van het budget komen. Berekening:

Kerstpakket: 10 x € 35,- = € 350,- Personeelsfeest: 10 x € 40,- = € 400,- Producten eigen bedrijf: 10 x € 65,-* = € 650,-

B) Totaal wordt ten laste van het budget gebracht € 1.400,- Het budget wordt met € 560,- overschreden. Deze overschrijding wordt als volgt belast bij de werkgever (eindheffing): C) € 560,- x 80% = € 448,- De werkelijke kosten bedragen € 1.400,- (zie B) + € 448,- (zie C) = € 1.848,- *Voorbeeldbedrag van de verstrekte korting / jaar.