Succesvol omgaan met gesubsidieerde projecten

Van oproep tot eindverslagvoor erfgoedcel TERF

Anita Caals15 april 2009

2

Inhoud

1. Wat zijn (project)subsidies?2. Wat is een project?3. De projectoproep4. Het project zelf5. Invulling van het project6. Opvolgen en evalueren van het project

3

1. Wat zijn (project)subsidies?

• Een definitie van subsidies

• Wat is het niet?

• En dan projectsubsidies…

4

Een definitie van subsidies

• Subsidies worden ter beschikking gesteld om een creatief of maatschappelijk resultaat te ondersteunen

• Zij dienen om de tekorten, die de uitvoering in de weg staan, aan te vullen

• Voor elke vorm van subsidie bestaat er een subsidiereglement

5

Wat is het niet?

• Een beloning voor geleverde prestaties

• Een extraatje om feest te vieren

• Extra middelen waarover je vrij mag beschikken

• Een manier om een financiële reserve aan te leggen of tekorten aan de reguliere werking aan te vullen

6

En dan projectsubsidies…

• Projectsubsidies worden toegekend om een doel te realiseren dat verder gaat dan de reguliere werking van de organisatie

• Voor projectsubsidies bestaat er vaak een aparte oproep

• Beantwoorden aan zowel het reglement als aan de inhoud van de oproep is een eerste voorwaarde voor toekenning

7

2 Wat is een project ?

• Een project is…

• Voorwaarden voor een project

• Wat is projectmatig werken?

• Waarom projecten al dan niet slagen?

8

Een project…

• …is een afgebakende actie

• …met een begin en een einde

• …heeft een doel

• …gaat vaak over iets nieuw

• …kan een bepaald risico inhouden

9

Voorbeeld

• Open monumentendag organiseren is geen project maar een proces dat jaarlijks terugkeert; hiervoor zijn de regels en de aanpak gekend

• Een groot evenement opzetten rond het oeuvre van een plaatselijke kunstenaar kan wel een project zijn als het voordien nog niet werd georganiseerd

10

Voorwaarden voor een project

• Iets wat je niet regelmatig doet, moet goed voorbereid worden

• Er is dus een voorbereidingstijd en een afhandeling achteraf

• Het moet duidelijk zijn welk resultaat je met het project wil bereiken

• Als je geld vraagt moet je zelf ook weten wat je project gaat kosten

11

Voorbeeld

• Bij de viering van de plaatselijke kunstenaar worden meerdere mensen betrokken; goede afspraken zijn dus noodzakelijk

• Iedereen werkt mee om het vooropgestelde doel: “Het belang van de kunstenaar onder de aandacht houden” te bereiken

• Ook werken in bruikleen nemen kunnen kosten meebrengen (vervoer, verzekering,…)

12

Wat is projectmatig werken?

ImproviserenNieuw onderwerp

Onbekend resultaatWeinig regels

Weinig structuurFlexibele aanpak

Gewone werkingGekend onderwerpGekend resultaat

Vaste regelsStandaard structuurStandaard aanpak

ProjectwerkingNieuw onderwerpGepland resultaatNieuwe regelsNieuwe structuurPlanmatige aanpak

13

Voorbeeld• We willen iets doen om jongeren in contact

te brengen met vroeger = een wild idee: we weten nog niet welk resultaat, hoe het aan te pakken en met wie

• We laten jongeren kennismaken met de jeugdbeweging van 50 jaar geleden = project: we plannen het samenbrengen van de jongeren met de ouderlingen

14

Waarom projecten al dan niet slagen• Het moet voor iedereen duidelijk zijn welk

doel men voor ogen heeft met het project• De bestaande bureaucratie, politieke

regels en andere procedures dienen nauwgezet gevolgd te worden

• Het project moet goed voorbereid zijn; men mag het project niet aan zijn beloop laten

15

Voorbeeld• Bij het organiseren van de contacten zoeken

we ouderen die deel uitgemaakt hebben van een jeugdbeweging (= centrale thema)

• Wij respecteren de deadline voor aanvraag en zorgen ervoor dat alle gevraagde informatie aanwezig is

• Er werd een duidelijke budgettering opgesteld; we wisten dat hapjes extern moesten gefinancierd worden

16

3 De projectoproep

• Een project kiezen

• Soorten projectoproepen

• Lezen van projectoproepen

• Verschillende types projectoproepen

• Criteria

17

Een project kiezen

Je wacht tot er een oproep is

waar dat idee in past

Je bedenkt een idee dat daarin

past

Er is een projectoproep

Je hebt een keigoed idee

Je hebt een vaag idee en door een

projectoproep krijgtdat idee vorm

18

Voorbeeld• Wij hebben een idee om de jongeren van

onze jeugdbewegingen in contact te brengen met bejaarden. Nu vriendschap het thema is van de erfgoeddag kunnen wij dit project vorm geven

• Om te beantwoorden aan de projectoproep rond 100 jaar na de 1ste wereldoorlog doen wij een brainstorm naar creatieve ideeën

19

Voorbeeld

• In het kader van diversiteit zijn er meerdere projectoproepen met het oog op integratie van allochtonen. Als wij het idee van mondelinge geschiedenis toepassen op allochtone bejaarden, past het perfect in de oproep

20

Soorten projectoproepen• Lokale projecten => websites van lokale besturen

=> websites van intergemeentelijke samenwerking (COMEET)=> www.erfgoedcelterf.be

• Provinciale projectoproepen=> websites van de provinciale overheid

21

Soorten projectoproepen• Projectoproepen vanuit de Vlaamse overheid

=> www.vlaanderen.be=> nieuwsbrief Cultuur Contactpunt Vlaanderen

• Projecten uitgeschreven door steunpunten en doelgroepenorganisaties=> www.faronet.be=>www.kbs-frb.be

22

Hoe lees je projectoproepen?

• Projectoproepen algemeen

• Verschillende types projectoproepen

• De criteria- bindende criteria- voorrangscriteria

23

Projectoproep algemeen De oproep of het reglement• …bepaalt soms de tijdsspanne waarin het

project moet plaats vinden• …geeft soms aan hoelang het project

mag/moet duren• …geeft altijd voorwaarden aan waaraan

het resultaat moet voldoen• …geeft soms ook inhoudelijke richtlijnen

24

Verschillende types projectoproepen• Algemene projectoproepen:

- gedefinieerde voorwaarden- onderwerp blijft vrijVb. gevestigd zijn in de gemeente, samenwerking met andere organisatie,…

• Doelgroepgerichte oproepenVb. interculturaliseringsprojecten

• Gericht op een inhoudelijk resultaatVb. erfgoededucatie

25

Verschillende types projectoproepen• Combinatie van voorwaarden

Vb. samenwerking tussen allochtone jongeren en erfgoedgemeenschap

• Vaak zijn bijkomende criteria niet bindend maar wel een voorrangscriteriumVb. algemene oproep met voorrang voor- specifieke doelgroepen: jeugd- specifieke thema’s: vriendschap

26

Criteria • Onderscheid tussen formele en

inhoudelijke criteria

• Onderscheid tussen bindende en voorrangscriteria

• Formele criteria zijn (bijna) altijd bindend

• Inhoudelijke criteria kunnen soms bindend zijn, soms een voorrangscriterium zijn

27

Voorbeeld

• Formele criteria: type organisatie, uiterlijke datum voor de aanvraag, vereiste bewijsstukken,…

• Inhoudelijke criteria: integratie van…, verhogen van …, samenwerking tussen…,

• Projecten rond integratie van … krijgen voorrang. De kans op toewijzing is groter als hieraan voldaan wordt

28

Criteria

• Hou rekening met de bindende criteria

• Aan hoe meer voorrangscriteria tegelijk voldaan wordt, hoe hoger de kans van toewijzing

• Formele criteria staan niet altijd in de oproep; soms wordt verwezen naar een bijbehorend reglement => zeker raadplegen

29

4 Het project zelf

• De nodenanaIyse

• De hoofddoelstelling

• Aantrekkelijke titel

30

De nodenanalyse

Aan welk tekort willen we tegemoet komen?

• Wat wil of wenst de doelgroep?

• Is het een prioriteit?

• Is het anders dan wat reeds gedaan werd?

• Welke bijdrage levert het project?

• Is dit project wel het juiste antwoord?

31

VoorbeeldNIET:

• wij denken dat allochtonen interesse hebben in erfgoed ; dus gaan we met hen een project opstarten

WEL:

• we merken dat de allochtonen interesse hebben in de buurt rondom de moskee en zullen met hen de geschiedenis van de site exploreren

32

Oefening

• Heb je al een idee voor de week van de smaak? Heb je ook al aan de nodenanalyse gedacht?

• Op welke vragen moet je zeker een antwoord hebben om zeker te zijn dat uw project zal gedragen worden?

33

Tip

• Heb je wel geld (of ondersteuning) nodig?

• Kan het project niet zonder (subsidie)?

• Zijn de toegevingen niet te groot om in de projectoproep te passen?

• Kan het tekort niet anders opgelost worden: meer efficiëntie of inzet van vrijwilligers?

34

Valkuilen zonder nodenanalyse

een project dat:- niet interessant is voor de bedoelde

doelgroep- foute accenten legt- zijn doel mist- teveel afwijkt van de nood om te voldoen

aan de projectoproep- ...

35

De hoofddoelstelling

• … moet een rechtstreeks antwoord bieden op de vastgestelde nood

• Het te verwachten resultaat wordt afgebakend

Niet : Wat willen we doen?

Maar: Wat willen we hiermee bereiken?

36

Voorbeeld

• NIET: we gaan met de allochtonen naar Breendonk

• WEL: we willen allochtonen een achtergrond bieden voor enkele gevoeligheden uit het verleden. We denken hierbij aan een aantal gezamenlijke activiteiten om ons verleden in beeld te brengen.

37

Aantrekkelijke titel

• Vertaal de hoofddoelstelling naar een aantrekkelijke titel

• Zorg dat de titel beknopt aangeeft waar het over gaat

• Maak er een titel van die uitnodigt

38

Voorbeeld• Het is de doelstelling van het

erfgoedconvenant om erfgoed bij een brede erfgoedgemeenschap te brengen

• Maak dus duidelijk dat uw initiatief zich richt naar een brede doelgroep

• Een titel als “Iedereen heeft toch voorouders” brengt zowel het thema als de brede doelgroep onder de aandacht

39

Tip

• Maak het aantrekkelijk voor de subsidieverlener

• Zorg dat duidelijk is wat je wil bereiken

• Geef duidelijk aan voor wie je het doet

40

5 Invulling van het project

• De planning van het project

• De begroting

• Schrijftips

41

De planning

Wat? Waarom?Wie? Waar?Hoe?Wanneer?

42

Wat en waarom?

• WAT ga je effectief doen?

• Hoofdlijnen, sleutelactiviteiten,..

• Thema: sociaal, economisch, cultureel,…

• WAAROM wil je het doen?

• Motivatie en interesse, ook bij de collega’s / doelgroep

43

Waar en wanneer?

• WAAR ga je het doen?- sociale context van het project- situatie van de deelnemers

• WANNEER ga je het doen?

• Periode: lang, middellang, kort?

• Beschikbaarheid van de doelgroep?

44

Wie en hoe?• WIE is erbij betrokken?

-Voor en met wie?- Participatie van de doelgroep?

• HOE ga je het doen?- organisatie en participatieproces- technieken en instrumenten- inbreng ervaring, theorieën, andere projecten

45

Aandachtspunten

• Wees realistisch: het moet uitvoerbaar zijn

• Zorg voor draagvlak binnen de projectgroep

• Samenwerking vraagt duidelijke afspraken

• Zorg voor permanente communicatie binnen de projectgroep en naar de brede doelgroep

• Hou steeds het vernieuwend aspect in de gaten

46

Overladen?

47

De begroting

• … is een voorinschatting van wat het project gaat opbrengen en kosten

• Er moet een evenwicht zijn tussen inkomsten en uitgaven

• Hou rekening met het subsidiereglement- wat wordt niet gesubsidieerd?

48

De begroting

• Zorg voor een duidelijke link tussen de projectinhoud en de uitgaven

• Realistisch budget: niet te hoog, niet te laag• Detailleer, maar niet teveel• Vergeet geen uitgaven• Voorzie een post voor onvoorziene uitgaven• Hou alle bewijsstukken bij!

49

Voorbeeld• Het verschil tussen uitgaven en inkomsten

mag niet groter zijn dan het subsidieerbare bedrag

• Geen onkosten voor duurzame materialen => investeringen

• Onvoorziene uitgaven: niet hoger dan 5% van het totale budget

• Geschenken en recepties vaak niet subsidieerbaar

50

Schrijftips

• Logische opbouw (van algemeen naar concreet)

• Beknopt, “to-the-point”, structuur

• Getuigen van oprechtheid, bezieling

• Woorden die moeten gezien worden, laten opvallen

• Laten nalezen door iemand die wat verder af staat

51

Voorbeeld• Er is in onze gemeente nood aan

samenwerking. Daarom willen wij de herdenking van de 1ste wereldoorlog aanwenden om hiervoor een brede samenwerking te ontplooien. Aangezien we alle facetten van erfgoed hierin willen opnemen overstijgt dit onze normale werking en kunnen we dit financieel niet alleen aan. Daarom…

52

En verder…

• Ga er niet van uit dat iedereen weet waar je mee bezig bent

• Gebruik geen afkortingen

• Vermijd tegenstrijdigheden

• Hou er rekening mee dat er achteraf een verslag en afrekening moet gemaakt worden

53

VoorbeeldNIET:• Gezien onze kennis van de materie

- welke kennis, welke materie?• Wij zijn een begrip geworden in onze gemeente

en willen inspanningen doen om meer mensen te bereiken

WEL:• Wij zijn ervan overtuigd dat dit project een

blijvende samenwerking zal bevorderen

54

Blijf er zelf in geloven en zorg dat dit ook duidelijk is in je aanvraagdossier

55

6. Opvolging en evaluatie van het project

• Inhoudelijke opvolging

• Financiële opvolging

• Evaluatie tegenover de doelstelling

• Financiële afrekening

56

Inhoudelijke opvolging

• Hou er van meet af aan rekening mee dat er een eindverslag moet gemaakt worden

• Maak een duidelijke planning: dat maakt de opvolging gemakkelijker

• Hou de timing goed in de gaten

• Registreer ook tussentijdse resultaten (aantal deelnemers,…)

57

Financiële opvolging

• Hou constant de begroting in de gaten

• Zeker bij samenwerking is dat zeer belangrijk

• Hou van alle uitgaven bewijzen bij

• Vergeet geen slotactiviteit te voorzien om de medewerkers te bedanken

58

Evaluatie tegenover de doelstelling• Hoe kunnen wij aantonen dat wij het doel

bereikt hebben?

• Hoe concreter de doelstelling, hoe gemakkelijker de evaluatie

• Hebben we gedurende het project de doelstelling niet uit het oog verloren?

• Wat hebben we hieruit geleerd?

59

Financiële afrekening

• Zet alles in een duidelijk overzicht

• Vergeet geen uitgaven (vrijwilligersvergoedingen,…)

• Wees eerlijk over uw inkomsten

• Zorg dat er geen overschot is; subsidies worden immers niet gegeven om een reserve aan te leggen

60

Veel succes ermee!

• Durf je dromen vorm te geven

• Je hebt meer te winnen bij een projectaanvraag dan te verliezen

• Laat je niet afschrikken door de vereisten

• Beschouw projectoproepen niet als een bedreiging maar eerder als een uitdaging

61

Gebruikte bronnen• Draaiboek bij het opstarten van een cultureel

project. Provincie Vlaams-Brabant, 1999• Een fluitje van een cent. Vlaams Steunpunt

Vrijwilligerswerk, 2005• €urowijzer. Jint vzw, 2004.• Project Management, T-kit. CoE & EC.

www.training-youth.net• [e]ProjectManagement.

http://users.skynet.be/ePM/projectmatig.html