Subsidiegids 2011

Een handige gids met de reglementen en aanvraagformulieren voor het verkrijgen van subsidies binnen het jeugdbeleidsplan 2011 - 2013

SSUUBBSSIIDDIIEEGGIIDDSS

22001111

Pagina 2 van 38

Inleiding Als jeugdwerkinitiatief maak je in Lochristi aanspraak op subsidies om jullie zo te ondersteunen in jullie werking. Om het makkelijker te maken hebben we alles nog eens gebundeld in deze -hotter dan hot- subsidiegids, een handige leidraad doorheen het subsidielandschap met uiteraard de reglementen en de formulieren voor het aanvragen van subsidies. Opmerkingen, vragen… laat ze ons weten! Spring gerust eens binnen bij de jeugddienst, bel ons even of stuur een mailtje… hou je zeker niet in! Deze subsidiegids wordt jullie aangeboden door het dagelijks bestuur van de jeugdraad en de jeugddienst. Vele groeten en succes! Christoff Van Acker Jeugdconsulent

Contactgegevens

Jeugdlokalen Orphanimo!! Koning-Albertlaan 29b, 9080 Lochristi.

Ook telefonisch te bereiken op het nummer 09 355 65 66 of via 0475 24 10 62, fax: 09 326 08 62

Via mail: [email protected] www.jeugdlochristi.be

Locatie

Pagina 3 van 38

Inhoudstafel Chronologisch overzicht 4 Basisinfo subsidies 5 Reglementen 7 Werkings- en energiesubsidie 8 Subsidie herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi 11 Kampvervoer en kampvervoersubsidie 13 Kadervormingssubsidie 15 Subsidie huur erkende fuifsecurity 17 Huishoudelijk reglement voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen 18 Retributiereglement huur zaal voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen 23 Projectsubsidies 24 Aanvraagformulieren 26 Werkings- en energiesubsidie 27 Subsidie herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi 33 Kampvervoer en kampvervoersubsidie 34 Kadervormingssubsidie 36 Subsidie huur erkende fuifsecurity 37 Projectsubsidies 48

Pagina 4 van 38

Chronologisch overzicht MAART Voor 15 maart INDIENEN AANVRAAG SUBSIDIE p33 herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi MEI Voor 01 mei INDIENEN AANVRAAG KAMPVERVOER EN KAMPVERVOERSUBSIDIES p34

AUGUSTUS Voor 31 augustus INDIENEN AANVRAAG WERKINGSSUBSIDIE p27

Verslag van het voorbije werkjaar. Een werkjaar loopt van 16 augustus tot 15 augustus. Een jeugdvereniging die een subsidie wil bekomen is verplicht om vóór 31 augustus van het dienstjaar waarin de subsidie

wordt verleend de vragenlijst, opgesteld door de jeugdraad, ingevuld toe te sturen aan de jeugddienst. Niet indienen voor 31 augustus = voor het desbetreffende werkjaar geen subsidie!.

Voor 31 augustus INDIENEN AANVRAAG TOELAGE KADERVORMING p36

Aanvragen betreffende gevolgde vormingen van het voorbije werkjaar. Een werkjaar loopt van 16 augustus tot 15 augustus.

Voor 31 augustus INDIENEN WERKINGSVERSLAG JEUGDHUIZEN LODEJO & DE BEESTE

Verslag van het afgelopen werkingsjaar dat liep van 16 augustus tot 15 augustus. Een werkingsverslag bevat volgende gegevens:

> Openingsuren > Organigram > Samenstelling bestuur - werkgroepen > Overzicht van de activiteiten + aanwezigen > Beknopt financieel verslag > Overzicht kadervorming – vorming

> Visie – evaluatie van het voorbije werkjaar – werking algemeen (ontmoeting, recreatie, vorming, … criteria VFJ)

> Reglementen – statuten in bijlage > Ledenbeheer en ledenlijst > Planning volgend werkjaar

Voor 31 augustus INDIENEN WERKINGSVERSLAG SPEELPLEIN JOEPLA

Verslag van het afgelopen werkingsjaar dat liep van 16 augustus tot 15 augustus. Een werkingsverslag bevat volgende gegevens:

> Zomerwerking algemeen > Jaarwerking algemeen > Aantal verschillende kinderen > Aantal kinderen per dag > Algemeen gemiddelde Beervelde > Algemeen gemiddelde Lochristi

> Monitoren > Het thema > Inclusieproject > De samenwerking met de gemeente > Financieel verslag > Algemene conclusie

OKTOBER Voor 31 oktober INDIENEN FACTUUR EN BETALINGSBEWIJS herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi

Pagina 5 van 38

Basisinfo subsidies

Financiële ondersteuning Overzicht subsidiemogelijkheden

(Totaalbudget 2011: € 105.150) 1. Werkingssubsidies jeugdverenigingen (Budget 2011: € 12.500)

De werkingssubsidies voor de jeugdverenigingen is bedoeld als een financiële ondersteuning voor de werking van de jeugdverenigingen. De subsidie wordt berekend volgens een puntensysteem. Om een subsidie te kunnen ontvangen moet de vereniging erkend zijn door de jeugdraad en dient men een vragenlijst in te vullen. 2. Werkingssubsidies jeugdhuizen en speelplein (Budget 2011: € 35.000 & € 22.500)

Jeugdhuizen en speelplein dienen een uitgebreid werkingsverslag in als verantwoording voor de jaarlijkse subsidie die zij ontvangen. 3. Energiesubsidies jeugdverenigingen (Budget 2011: € 12.500)

Alle erkende jeugdverenigingen, zowel diegene die gehuisvest zijn in particuliere lokalen als in gemeentelijke lokalen staan zelf in voor alle energiekosten. De jeugdverenigingen kunnen hierom een energiesubsidie ontvangen. De energiesubsidies werd vastgelegd op basis van een puntensysteem. Elke wijziging in oppervlakte of bestemming van lokalen dient de vereniging voor 31 augustus te melden aan de jeugddienst. 4. Subsidie herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi (Budget 2011: € 8.000)

Enkel erkende jeugdverenigingen van de gemeente Lochristi die gehuisvest zijn in particuliere lokalen komen in aanmerking voor deze subsidie. Elk jaar kunnen deze verenigingen hun voorstellen indienen bij de jeugdraad. De projecten moeten worden goedgekeurd door de jeugdraad en door het college van burgemeester en schepenen. Naast de veiligheid van de lokalen, krijgen ook werken die de duurzaamheid bevorderen, voorrang. 5. Kadervormingssubsidies (Budget 2011: € 5.000)

Met deze subsidie wenst de gemeente de erkende jeugdverenigingen, jeugdhuizen en speelpleinwerking aan te sporen tot het volgen van kadervorming. De jeugdwerkinitiatieven meldden bij de jeugddienst hoeveel leden het afgelopen werkjaar kadervorming hebben gevolgd en de deelnameprijs per deelnemer. 6. Subsidie huur erkende fuifsecurity (Budget 2011: € 5.500)

Om tussen te komen in de kosten van professionele security voorziet de gemeente subsidies voor alle erkende Lootse jeugdwerkinitiatieven. Het is zo dat de subsidie maximum 75% van de securitykosten dekt en dit met een maximum van 500 euro per jaar per erkend jeugdwerkinitiatief. 7. Kampvervoersubsidie (Budget 2011: € 1.650)

Jeugdwerkinitiatieven die kampvervoer in het weekend, op feestdagen of naar het buitenland aanvragen kunnen niet genieten van het gemeentelijk georganiseerd kampvervoer. Het gemeentebestuur voorziet ook slechts kampvervoer voor één jeugdvereniging per dag. Als compensatie kunnen, jeugdwerkinitiatieven die niet kunnen genieten van het kampvervoer door de gemeente, beroep doen op een forfaitaire subsidie. 8. Projectsubsidies (Budget 2011: € 2.500)

Een projectsubsidie is een toelage die personen of verenigingen uit Lochristi stimuleert om activiteiten te organiseren voor kinderen of jongeren uit Lochristi. Het gemeentebestuur verleent een subsidie voor het realiseren van bepaalde projecten binnen het grondgebied van de gemeente Lochristi.

Pagina 6 van 38

Materiële ondersteuning

Overzicht ondersteuning 1. Uitleendienst Er zijn twee uitleendiensten in Lochristi:

De uitleendienst van het gemeentebestuur die wordt gecoördineerd door het secretariaat: hier kan men feestmateriaal, podiumtafels, nadarhekkens en een kiosk ontlenen. Je betaalt hiervoor een zeer democratische prijs.

De uitleendienst van de jeugdraad die wordt gecoördineerd door de jeugddienst: alle jeugdverenigingen van Lochristi kunnen tegen een zeer lage prijs gebruik maken van het materiaal van deze uitleendienst. Ook andere verenigingen, scholen en particulieren kunnen materiaal ontlenen en dit tegen hogere, maar nog steeds democratische prijzen.

De brochure (met een overzicht van het aanbod), het aanvraagformulier en het uitleenreglement van de uitleendienst van de jeugddienst kan je terugvinden op: www.jeugdlochristi.be/huurmateriaal Via www.lochristi.be > diensten > secretariaat, kan je de verschillende aanvraagformulieren van gemeentelijk materiaal terugvinden. 2. Kampvervoer De jeugdwerkinitiatieven kunnen op weekdagen beroep doen op vervoer door de technische dienst. Zo wordt het kampmateriaal van diverse organisaties van en naar de kampplaats gevoerd. Het kampvervoer is gratis. 3. Maaien van de grasterreinen De grasterreinen die aan de gemeentelijke lokalen grenzen en gebruikt worden door de jeugdverenigingen, worden gemaaid door de technische dienst van het gemeentebestuur. 4. Gebruik van de gemeentelijke lokalen Volgende particuliere jeugdverenigingen zijn gehuisvest in gemeentelijke lokalen: Chiro De Zuildekens Zaffelare, KSA Zaffelare, KLJ Zaffelare, jeugdhuis De Beeste, jeugdhuis Lodejo, KLJ Hijfte Meisjes, KSJ Zeveneken & JNM Moervallei. Zij betalen hiervoor geen huurgeld. 5. Gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen Orphanimo!! Alle jeugdverenigingen en de jeugdraad kunnen gratis gebruik maken van volgende gemeentelijke lokalen: de jeugdlokalen aan de K-Albertlaan te Lochristi, de bovenlokaaltjes in jeugdhuis Lodejo te Lochristi.

Aanvraagformulieren Voor aanvraagformulieren kan je steeds terecht bij de jeugddienst! (zie contactgegevens) Voor aanvraagformulieren van de uitleendienst van de jeugddienst kan je terecht op www.jeugdlochristi.be/huurmateriaal . (Je kan er zowel de brochure als het reglement terugvinden.) Via www.lochristi.be > diensten > secretariaat, kan je de verschillende aanvraagformulieren van gemeentelijk materiaal terugvinden. Indien je materiaal wenst te ontlenen kan je zo’n formulier invullen of dien je een schriftelijke aanvraag van het gewenste materiaal te richten naar het secretariaat: Dit kan zowel per mail naar [email protected] als per post aan: Secretariaat gemeentebestuur Lochristi, Dorp-West 52, 9080 Lochristi. Het secretariaat is telefonisch te bereiken op het nummer 09 326 88 12 , fax: 09-355 90 51 of

Pagina 7 van 38

RREEGGLLEEMMEENNTTEENN

Pagina 8 van 38

Reglement

Werkings- en energiesubsidie Definitie Artikel 1 De gemeente verleent een subsidie voor jeugdverenigingen als financiële ondersteuning voor de werking en energiekosten van de jeugdverenigingen. Toepassingsgebied Artikel2 Enkel erkende jeugdverenigingen van de gemeente Lochristi komen in aanmerking voor deze subsidie. Voorwaarden Artikel 3 De subsidie wordt toegekend op basis van een ingevuld aanvraagformulier met de nodige bewijsstukken. Aanvraagformulieren kan men bekomen via [email protected] Artikel 4 De subsidies worden verdeeld, evenredig met de volgens dit reglement toegekende punten. De toekenning van de punten gebeurt als volgt: Verdeling van het subsidiebedrag voorzien voor werkingskosten a) aantal leden (inclusief leiding welke ook ingeschreven zijn als lid):

per lid: 1,5 punt De jeugddienst zal voor de berekening van het ledenaantal de ledenlijst van het betreffende werkingsjaar opvragen. Enkel na ontvangst van de officiële ledenlijst kunnen de punten worden toegekend.

b) uitgave tijdschrift, programmaboekje of kalender:

omvang tijdschrift: tijdschrift ≥ 5 verschillende pagina’s (bevat een overzicht van de activiteiten maar bijvoorbeeld ook terugblikken op

voorbije activiteiten, spelletjes enz.): 10 punten tijdschrift < 5 verschillende pagina’s : 5 punten

frequentie: 1 of 2 uitgaven: 10 punten 3, 4 of 5 uitgaven: 15 punten meer dan 5 uitgaven: 20 punten

kampboekje: voor een kampboekje krijgt de vereniging 5 extra punten

Website met up to date info statische website: 10 punten interactieve website (forum, foto’s, maandelijkse update, …): 20 punten

Om misverstanden te vermijden wordt de jeugdverenigingen gevraagd om ofwel bij elke publicatie van een tijdschrift/kalender/kampboekje één exemplaar toe te sturen aan de jeugddienst of alle publicaties uiterlijk 31 augustus te bezorgen. De punten worden berekend op basis van het aantal ontvangen exemplaren.

c) kamp: Een kamp dient minimum 5 kampdagen (4 overnachtingen) te bevatten (excl. eventueel voor- en nakamp) en minimum

15 personen dienen deel te nemen aan het kamp. We berekenen de punten op basis van het aantal deelnemers (incl. leiding), uitgedrukt in % van het totaal aantal leden van de vereniging.

< 50%: 5 punten

Pagina 9 van 38

50 – 75%: 8 punten >75%: 10 punten

Voor een eventueel voor- en/of nakamp wordt 4 punten gegeven Hiervoor vraagt de jeugddienst een kopie van het contract van de kampplaats of een kopie van een contract van afgesloten verzekeringen (met deelnemerslijst), als bijlage bij het werkingsverslag.

d) leiding in bezit van attest animator:

< 30 % van de leiding: geen punten ≥ 30 % en < 50% van de leiding: 15 punten ≥ 50 % en < 70% van de leiding: 20 punten ≥ 70 % en < 90% van de leiding: 25 punten ≥ 90 % van de leiding: 30 punten Er komen 15 extra punten bij indien iemand in bezit is van het attest van hoofdanimator.

e) Voor de activiteiten tijdens het werkjaar houden we rekening met de frequentie van de activiteiten.

1 punt per 2 activiteiten. We hanteren volgende formule om het aantal activiteiten te berekenen: frequentie x aantal groepen = aantal activiteiten (bv. wekelijks gedurende 10 maand (= 4 x 10) x 8 groepen = 320 activiteiten / 2 = 160 punten) Volgende activiteiten komen niet in aanmerking: meerdaagse activiteiten en activiteiten bedoeld voor (bege)leiding.

f) Voor vergaderingen tijdens het werkjaar houden we rekening met de frequentie van de vergaderingen. De jeugdvereniging

geeft de frequentie van vergaderingen door. 1 punt per 2 vergaderingen van de leidinggroep.

g) Voor de meerdaagse activiteiten krijgt een vereniging extra punten:

5 punten per weekend, per afdeling 5 punten per leidingweekend

h) Jeugdraadparticipatie (dit wordt per jeugdvereniging bekeken, niet per persoon)

70% aanwezigheid dagelijks bestuur: 25 punten 70% aanwezigheid werkgroepen jeugdraad: 10 punten per algemene vergadering of hoofdleidingvergadering: 5 punten per jeugdraadactiviteit zoals tienerwerking, WvdJ, EHBO, …: 2 punten

Verdeling van het subsidiebedrag voorzien voor energiekosten Artikel 5 Het belangrijkste criterium voor de verdeling van energiesubsidies is het aantal lokalen en de grootte daarvan. Hiervoor mat de jeugddienst alle voor activiteiten gebruikte lokalen op. Er worden per m³ 10 punten toegekend. Artikel 6 Elke wijziging in oppervlakte of bestemming van lokalen dient de vereniging voor 31 augustus te melden aan de jeugddienst. De jeugdconsulent zal in geval van wijziging ter plaatse kijken.

Artikel 7 De jeugddienst kan te allen tijde een controle uitvoeren om te verifiëren of de bestemming van de lokalen ongewijzigd is.

Artikel 8 Indien inbreuken worden vastgesteld zal de jeugdconsulent -in geval van onopzettelijkheid- de subsidie herberekenen naar de werkelijke situatie en -indien er kwaad opzet is- kan het college beslissen de subsidie in te houden of terug te vorderen. Procedure Artikel 9 Een jeugdvereniging die een subsidie wil bekomen is verplicht om vóór 31 augustus van het werkjaar dat loopt van 16 augustus tot 15 augustus, het aanvraagformulier zoals opgesteld door de jeugdraad, ingevuld toe te sturen aan de jeugddienst. De jeugdverenigingen die dit niet indienen voor 31 augustus zullen voor het desbetreffende werkjaar geen subsidies ontvangen. Artikel 10

Pagina 10 van 38

De subsidies worden toegekend door het college van burgemeester en schepenen, op voorstel van de jeugdraad. Artikel 11 Bij het opstellen van het budget, stelt de gemeenteraad, binnen het kader van de beschikbare kredieten, het totaal subsidiebedrag voor de jeugdverenigingen vast. Artikel 12 Het totaal voorziene bedrag voor subsidies aan de jeugdverenigingen wordt voor de berekening van de subsidies opgedeeld in twee delen: 50% voor de werkingskosten en 50% voor de energiekosten. Artikel 13 De uitbetaling gebeurt door overschrijving op de bankrekening van de jeugdvereniging. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in principe vóór 31 december volgend op het desbetreffende werkjaar.

Pagina 11 van 38

Reglement

Subsidie herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in Lochristi

Definitie Artikel 1 De gemeente verleent een subsidie aan jeugdverenigingen gehuisvest in particuliere lokalen voor aanpassingen, herstellingen, verbouwingswerken of nieuwbouw. Toepassingsgebied Artikel 2 Enkel erkende jeugdverenigingen van de gemeente Lochristi die gehuisvest zijn in particuliere lokalen komen in aanmerking voor deze subsidie. Voorwaarden Artikel 3 Het lokaal dient zich te bevinden op grondgebied Lochristi. Artikel 4 Verfraaiingswerken komen niet in aanmerking voor deze subsidie. Procedure Artikel 5 De vereniging dient een voorstel van aanpassingen, herstellingen, verbouwingswerken of nieuwbouw via een aanvraagformulier in voor 15 maart bij de jeugddienst. Er wordt enkel rekening gehouden met de voorstellen die voor 15 maart werden ingediend bij de jeugddienst. Aanvraagformulieren kan men bekomen via [email protected] Artikel 6 Een voorstel bevat minimum 3 duidelijke offertes, allemaal inclusief werkuren en BTW. Artikel 7 Alle voorstellen worden eerst door het dagelijks bestuur van de jeugdraad beoordeeld. Het geeft een gemotiveerd advies aan het college van burgemeester en schepenen over welke voorstellen in aanmerking komen en hoeveel de maximum subsidie per vereniging kan bedragen. Voorstellen van werken of aanpassingen die de veiligheid en/of de duurzaamheid van de lokalen bevorderen, krijgen steeds voorrang. Bij twijfel gaat een personeelslid van de technische dienst en de jeugdconsulent ter plaatse kijken naar de uit te voeren werken. Zij geven advies aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad over de hoogdringendheid en noodzakelijkheid van de werken. Artikel 8 De berekening van de subsidies gebeurt als volgt: a) Het totale bedrag van alle aanvragen overschrijdt het budget niet: alle op advies van het dagelijks bestuur van de jeugdraad

door het college van burgemeester en schepenen aangenomen projecten worden gesubsidieerd voor het voorlopig bedrag dat vermeld staat op de aangenomen offerte die werd ingediend bij de aanvraag.

b) Het totale bedrag van alle aanvragen die de veiligheid en/of de duurzaamheid van de lokalen bevorderen overschrijdt het budget (ongeacht of er andere aanvragen zijn of niet): het bedrag dat werd voorzien in het budget wordt verdeeld over de aanvragen die de veiligheid en/of de duurzaamheid van de lokalen bevorderen en dit evenredig met de bedragen vermeld op de aangenomen offertes.

Pagina 12 van 38

c) Het totale bedrag van alle aanvragen overschrijdt het bedrag dat werd voorzien in het budget doch het totale bedrag van de aanvragen die de veiligheid en/of de duurzaamheid van de lokalen bevorderen overschrijdt dit niet: alle op advies van het dagelijks bestuur van de jeugdraad door het college van burgemeester en schepenen aangenomen projecten die de veiligheid en/of de duurzaamheid van de lokalen bevorderen worden gesubsidieerd voor het voorlopig bedrag dat vermeld staat op de aangenomen offerte die werd ingediend bij de aanvraag. Het eventuele restbedrag wordt verdeeld over de verenigingen die een aangenomen aanvraag indienden die niet in het teken staat van veiligheid, en dit evenredig met de bedragen vermeld op de aangenomen offertes.

Artikel 9 De jeugdraad dient zijn advies in bij het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen beslist, op basis van het advies van de jeugdraad, welke verenigingen een subsidie zullen ontvangen en hoeveel het bedrag zal bedragen. De beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt ten spoedigste meegedeeld aan de verenigingen die een voorstel indienden. Artikel 10 De verenigingen van wie het voorstel werd aangenomen, laten de werken uitvoeren of voeren de werken zelf uit. Zij betalen aanvankelijk zelf de facturen. Artikel 11 De verenigingen bezorgen de facturen, samen met een betalingsbewijs aan de jeugddienst voor 31 oktober. Artikel 12 De verenigingen krijgen het aangenomen subsidiebedrag voor het einde van het jaar teruggestort door het gemeentebestuur. Het subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het bedrag dat hen werd toegekend door het college van burgemeester en schepenen. Indien het bedrag op de uiteindelijke factuur echter lager ligt dan de oorspronkelijk aangenomen subsidie, dan krijgt de vereniging een bedrag op basis van de uiteindelijke factuur.

Pagina 13 van 38

Reglement Kampvervoer en kampvervoersubsidie

Definitie Artikel 1 Kampvervoer Jeugdwerkinitiatieven kunnen op weekdagen kosteloos beroep doen op vervoer van kampmateriaal van en naar de kampplaats. Onder kampvervoer wordt vervoer van kampmateriaal aan het begin en einde van het kamp verstaan. Kampvervoersubsidie Jeugdwerkinitiatieven die in het weekend, op feestdagen of vervoer naar het buitenland aanvragen kunnen niet genieten van deze regeling. Het gemeentebestuur voorziet ook slechts kampvervoer voor één jeugdvereniging per dag. Als compensatie kunnen, jeugdwerkinitiatieven die niet kunnen genieten van het kampvervoer door de gemeente, beroep doen op een forfaitaire subsidie. Toepassingsgebied Artikel 2 Alle erkende jeugdwerkinitiatieven van Lochristi komen in aanmerking voor het kampvervoer en de kampvervoersubsidie. Voorwaarden Artikel 3 Op weekdagen in de zomervakantie verzorgt het gemeentebestuur vervoer van kampmateriaal. Er wordt enkel vervoer verzekerd op werkdagen tussen 6u (vertrekuur) en 21u. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de verplichte rij- en rusttijden van een vrachtwagenbestuurder. Artikel 4 Het kampvervoer houdt concreet in dat kampmateriaal op één punt wordt opgeladen en op één ander punt wordt gelost, dit om verschillende tussenhaltes te vermijden. Per kamp wordt één heen- en één terugrit voorzien. Daarbij wordt het laden/lossen van tenten op een andere plaats niet meegerekend. Artikel 5 Een kamp dient minstens 4 overnachtingen en minimum 15 deelnemer te tellen om te kunnen genieten van de voordelen van dit reglement. Artikel 6 De forfaitaire subsidie bedraagt 100% van de kostprijs met een maximum van 150 euro/rit. Artikel 7 Bij de aanvraag voor kampvervoer moet een volledige materiaallijst gevoegd worden, evenals de gegevens van minimum 2 contactpersonen. Bij de aanvraag voor kampvervoertoelage moet de desbetreffende factuur en het betalingsbewijs gevoegd worden, evenals de naam van de firma die instaat voor het vervoer en het bankrekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden. Artikel 8 Enkel kampmateriaal dat voor het kamp noodzakelijk is komt in aanmerking voor kampvervoer. Voorbeelden hiervan zijn tenten, kookmateriaal, levensmiddelen, sjorpalen, fietsen die ter plaatse worden gebruikt, … Artikel 9 Het jeugdwerkinitiatief zorgt voor minstens twee personen die tijdens het vervoer meerijden. Artikel 10 Het laden en het lossen gebeurt door het jeugdwerkinitiatief zelf, die hiervoor minimum 4 personen inschakelt.

Pagina 14 van 38

Artikel 11 Één van de contactpersonen is aanwezig op het moment van laden/lossen en rijdt mee met de vrachtwagen. Procedure Artikel 12 De aanvragen voor kampvervoer en kampvervoertoelage dienen voor 1 mei te worden ingediend. Het aanvraagformulier dient volledig ingevuld te worden. Aanvragen gebeuren bij de jeugddienst van Lochristi. Aanvraagformulieren kan je aanvragen via [email protected] Artikel 13 Het gemeentebestuur voorziet slechts kampvervoer voor één jeugdwerkinitiatief per dag. Bij aanvragen voor eenzelfde datum krijgt de eerste aanvrager voorrang. Artikel 14 Voor 1 juni wordt de planning van het kampvervoer aan het jeugdwerkinitiatief meegedeeld. Artikel 15 De jeugddienst bezorgt de gecontroleerde en in orde bevonden aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen die ze doorgeeft aan de financiële dienst voor uitbetaling. De uitbetaling gebeurt door overschrijving op de bankrekening vermeld op het aanvraagformulier. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in principe voor 31 december van het desbetreffende jaar. Andere bepalingen Artikel 16 De jeugddienst staat in voor de coördinatie van het kampvervoer. Artikel 17 Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor schade aan of diefstal van het vervoerde materiaal. Het jeugdwerkinitiatief is vrij om op eigen initiatief en verantwoordelijkheid een verzekering tegen diefstal en/of schade van het kampmateriaal af te sluiten. Artikel 18 Het gemeentebestuur vervoert geen gevaarlijke materialen zoals gasflessen, zaken die licht ontvlambaar zijn en gevaarlijke stoffen (vb. spuitbussen onder druk). Artikel 19 Alle niet in dit reglement voorziene gevallen alsmede alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de jeugdraad / jeugddienst.

Pagina 15 van 38

Reglement

Kadervormingssubsidie Definitie Artikel 1 De gemeente verleent een subsidie aan alle erkende jeugdverenigingen, jeugdhuizen en speelpleinwerkingen van de gemeente Lochristi voor het volgen van kadervorming1. Toepassingsgebied Artikel 2 Alle erkende jeugdverenigingen, jeugdhuizen en speelpleinwerkingen van de gemeente Lochristi komen in aanmerking voor deze subsidie. Voorwaarden Artikel 3 Volgende vorming komt in aanmerking voor de kadervormingssubsidie:

a) Elke cursus, eventueel gevolgd door een stage, die leidt tot het behalen van het attest animator, hoofdanimator, instructeur of hoofdinstructeur, erkend door het ministerie van de Vlaamse gemeenschap.

b) Elke cursus/vorming gegeven door een landelijke of provinciale organisatie of vereniging met een inhoud die bijdraagt tot het begeleiden van de leden binnen de vereniging. Bij twijfel oordeelt het college van burgemeester en schepenen, op advies van de jeugdraad.

Artikel 4 Enkel de deelnamekosten kunnen worden gesubsidieerd, niet de reiskosten of andere onkosten. Artikel 5 Een cursist die reeds van een andere instantie een toelage ontvangt, komt niet meer in aanmerking voor deze subsidie. Artikel 6 De jeugdvereniging, het jeugdhuis of speelpleinwerking gebruikt de ontvangen kadervormingssubsidie om de door de cursist gemaakte deelnamekost terug te betalen. Indien dit niet gebeurt, zal het gesubsidieerde bedrag voor kadervorming het volgende werkjaar worden afgetrokken van de werkingstoelage. Artikel 7 De subsidie wordt als volgt berekend:

a) De jeugdvereniging, het jeugdhuis of de speelpleinwerking vult volgende gegevens in op het aanvraagformulier: naam en rekeningnummer van de jeugdvereniging, het jeugdhuis of de speelpleinwerking. Per persoon die kadervorming volgde en per cursus vult men eveneens volgende gegevens in op het aanvraagformulier : naam van de cursist, officiële naam van de gevolgde cursus, datum van de cursus, deelnamekost van de cursus.

b) De jeugdvereniging, het jeugdhuis of de speelpleinwerking moet, indien dit wordt opgevraagd door het gemeentebestuur, voor elke cursist kunnen aantonen dat hij/zij lid is van de jeugdvereniging, het jeugdhuis of speelpleinwerking.

c) Daarnaast bezorgt de jeugdvereniging, het jeugdhuis of de speelpleinwerking of de cursist een officieel deelnamebewijs voor elke gevolgde cursus.

d) Per jeugdvereniging, jeugdhuis of speelpleinwerking worden de deelnamekosten van alle gevolgde cursussen opgeteld. Indien het totaal gevraagde bedrag (= 50% van de kosten) voor de cursussen samen, het budget niet overschrijdt,

dan krijgen de jeugdwerkinitiatieven 50% van de in aanmerking komende kosten gesubsidieerd. Indien het totaal gevraagde bedrag (= 50% van de kosten) voor de cursussen het budget overschrijdt, dan wordt het

begrotingsbedrag verdeeld over de verschillende jeugdwerkinitiatieven evenredig met de in aanmerking komende kosten.

1 Kadervorming is de samenhangende opleiding en begeleiding van de verantwoordelijke en toekomstig verantwoordelijke personen die belast zijn met het animeren en begeleiden van jeugdwerkinitiatieven.

Pagina 16 van 38

Procedure Artikel 8 Een jeugdvereniging, jeugdhuis of speelpleinwerking die een kadervormingssubsidie wil bekomen is verplicht om vóór 31 augustus het ingevulde aanvraagformulier (slaande op het voorbije werkjaar dat loopt van 16 augustus tot 15 augustus) én de nodige bewijsstukken te bezorgen aan de jeugddienst. Aanvragen gebeuren bij de jeugddienst van Lochristi. Aanvraagformulieren kan je aanvragen via [email protected] Artikel 9 De jeugdverenigingen, jeugdhuizen en speelpleinwerkingen die de aanvraagformulieren niet indienden voor 31 augustus zullen geen kadervormingsubsidies ontvangen. Artikel 10 De jeugddienst bezorgt de gecontroleerde en in orde bevonden aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen die ze doorgeeft aan de financiële dienst voor uitbetaling. De uitbetaling gebeurt door overschrijving op de bankrekening vermeld op het aanvraagformulier. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in principe voor 31 december van het desbetreffende jaar. Andere bepalingen Artikel 11 Alle niet in dit reglement voorziene gevallen alsmede alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van de jeugdraad / jeugddienst.

Pagina 17 van 38

Reglement

Subsidie huur erkende fuifsecurity Definitie Artikel 1 De gemeente verleent een subsidie voor het inhuren van security ter beveiliging van fuiven. De subsidie bedraagt 75% van de desbetreffende factuurbedragen, met een maximum van 500 euro per vereniging per jaar. Toepassingsgebied Artikel 2 Alle erkende jeugdwerkinitiatieven van de gemeente Lochristi komen in aanmerking voor deze subsidie. Voorwaarden Artikel 3 De subsidie wordt enkel toegekend voor:

- fuiven op het grondgebied van de gemeente Lochristi; - security erkend door het ministerie van Binnenlandse Zaken.

Procedure Artikel 4 De aanvrager bezorgt de gemeentelijke jeugddienst zo spoedig mogelijk (tezamen met of na de aanvraag):

- een ingevuld aanvraagformulier; - de desbetreffende factuur; - het betalingsbewijs; - het bankrekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden.

Aanvraagformulieren kan men bekomen via [email protected] Artikel 5 De jeugddienst bezorgt de gecontroleerde en in orde bevonden aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen die ze doorgeeft aan de financiële dienst voor uitbetaling. De uitbetaling gebeurt door overschrijving op de bankrekening vermeld op het aanvraagformulier. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in principe voor 31 december van het desbetreffende jaar.

Pagina 18 van 38

Huishoudelijk reglement Voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen

Definitie Artikel 1: Onderhavig huishoudelijk reglement regelt het gebruik van de volgende ruimten in het jeugdlokaal aan de Koning - Albertlaan 29B te Lochristi:

• de grote zaal (beneden; ± 230 m²) • het polyvalent lokaal (beneden +-80 m²) • de keuken (beneden; 36 m²) • de vergaderruimte (beneden; 29 m²) • het sanitair (beneden) • het EHBO-lokaal (beneden)

Toepassingsgebied Artikel 2: De in artikel 1 vermelde ruimten kunnen in principe elke week- en weekenddag en/of -avond worden gebruikt van 1 september tot 30 juni. Van 1 juli tot 31 augustus is in principe geen gebruik mogelijk, behoudens voor gebruikers categorie A. Artikel 3: We onderscheiden vier categorieën gebruikers: A = speelpleinwerking, tienerwerking, jeugdraad, jeugddienst, gemeentelijke diensten en adviesraden, brandweer, lokale politie en gemeentescholen. B = jeugdwerkinitiatieven uit Lochristi C = verenigingen uit Lochristi en vrije scholen uit Lochristi. D = koepelorganisaties waarbij de gemeente of jeugdwerkinitiatieven uit Lochristi zijn aangesloten. Artikel 4 Particuliere activiteiten zijn niet toegelaten. Artikel 5 Permanent gebruik van de zalen of vergaderruimtes wordt niet toegelaten. Wel kan gereserveerd worden voor een reeks van activiteiten of vergaderingen, indien dit een tijdelijk karakter heeft. Procedure Artikel 6 Aanvraagprocedure voor de gebruikers A, B, C en D:

§ 1: Aanvragen tot het gebruik van het jeugdlokaal moeten altijd schriftelijk (brief, fax of email) ingediend worden via de jeugddienst (jeugddienst, K-Albertlaan 29b, 9080 Lochristi / tel: 09/355.65.66 / fax: 09/326.08.62 / e-mail: [email protected]). § 2: Voor de categorie B geldt: de aanvraag dient ten minste 2 weken en ten hoogste 12 maanden vooraf te gebeuren. Voor de categorieën C en D geldt: de aanvraag dient ten minste 2 weken en ten hoogste 9 maanden vooraf te gebeuren. Bij het toestaan van het gebruik van het jeugdlokaal wordt, naast deze regel, de chronologische volgorde van de aanvragen gerespecteerd. Categorie A heeft tot 9 maand voorafgaand voorrang op de andere categorieën.

Artikel 7 Indien een reservatie om een of andere reden niet kan doorgaan, dient de gebruiker de jeugddienst hiervan zo snel mogelijk te verwittigen en vice versa. Artikel 8 De sleutel wordt na afspraak met de jeugddienst tijdens de kantooruren afgehaald bij de jeugddienst, in het jeugdlokaal (Koning - Albertlaan 29B te Lochristi). De sleutel wordt teruggebracht bij de jeugddienst de eerstvolgende werkdag na de activiteit.

Pagina 19 van 38

Plichten van de gebruiker Artikel 9 De gebruiker moet zich houden aan de richtlijnen die worden verstrekt door het personeel van de jeugddienst. De gebruiker is steeds verplicht het personeel van de jeugddienst toegang te verlenen tot de gebruikte lokalen. Artikel 10 Het is verboden:

• fuiven en rockoptredens te organiseren in en om de jeugdlokalen. Het college behoudt zich het recht voor, in

samenspraak met de jeugddienst, de activiteiten geval per geval te beoordelen, in functie van eventuele overlast en burenhinder;

• te roken in het gebouw; roken kan enkel buiten, gebruik de asbakken die ter beschikking zijn; • de zedelijke orde te verstoren; • het gebouw, het terrein en het aanwezige materiaal te beschadigen, het sanitair abnormaal te bevuilen of er

aantekeningen te maken; • de ramen, deuren, enz…. te benagelen, te beplakken en/of te schilderen. Versieringen kunnen enkel na afspraak met het

jeugddienstpersoneel. Er mag nooit bruine tape worden gebruikt op muren, krijtborden, meubilair en vloeren; • het materiaal, het speelmateriaal van de speelpleinwerking, uitleendienst en jeugddienst te gebruiken, tenzij anders

afgesproken met het jeugddienstpersoneel. • sleutels door te geven of lokalen ter beschikking te stellen aan andere groeperingen of verenigingen.

Artikel 11 De toegang tot het jeugdlokaal is verboden voor leurders en manifestanten. Artikel 12 Aan personen in dronkenschap wordt de toegang ten strengste verboden. Alle gebruik van drugs in het jeugdlokaal en op het terrein rondom het gebouw is strikt verboden. Artikel 13 Er worden geen dieren in de accommodaties toegelaten. Richtlijnen m.b.t. gebruik locatie en materiaal Artikel 14 Een EHBO-lokaal met rustbed is ter beschikking. Artikel 15 In de grote zaal is een geluidsinstallatie aanwezig. Deze kan gebruikt worden indien dit voorafgaand wordt aangevraagd bij de jeugddienst en na het betalen van een waarborg (100 euro). Artikel 16 In de grote zaal is een tweedelige toog aanwezig (1 wasbak, geen tapinstallatie). Deze kan gebruikt worden. De bar moet na gebruik opgeruimd en afgekuist worden. Artikel 17 Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor voorwerpen die in het jeugdlokaal verloren of gestolen worden. De in het jeugdlokaal gevonden voorwerpen worden gedurende een maand bewaard bij de jeugddienst.

Pagina 20 van 38

Artikel 18 Bij verlies van de sleutel wordt een bedrag van 10 euro aangerekend. Artikel 19 De gebruiker dient het in de toelating vermelde begin- en einduur te respecteren. Het opkuisen en weghalen van materiaal is in deze tijd inbegrepen. Artikel 20 Er kan geparkeerd worden op de parking aan de bibliotheek in de Koning-Boudewijnlaan (toegang tot het jeugdlokaal via de groene poort), in de Koning-Albertlaan of aan het gemeentehuis. Er mag niet worden geparkeerd op het asfalt rond het jeugdlokaal (enkel laden en lossen is toegestaan). Het is uitdrukkelijk verboden op het gras te rijden of stil te staan met gemotoriseerde voertuigen. Artikel 21 De gebruiker draagt nauwlettend zorg voor de handhaving van de orde en voorkomt geluidsoverlast voor omwonenden. Artikel 22 Elke gebruiker is als inrichter zelf verantwoordelijk inzake voorschriften van gemeentelijke, provinciale, regionale en federale belastingen of retributies, auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding, politiereglementen en wetgeving op de handelspraktijken. De gebruikers dienen alle wetten, reglementen en voorschriften na te leven die gelden voor de door hen ingerichte activiteiten. Artikel 23 De gebruiker zal bij het gebruik van licht, elektrische apparaten en water de nodige zuinigheid in acht nemen. Bij het verlaten van het jeugdlokaal moet hij/zij:

alle lichten doven (behalve noodverlichting). alle thermostatische kranen op de standaardwaarde zetten (zoals ze stonden voor het gebruik). zorgen dat de waterkranen dicht zijn. alle elektrische apparaten uitzetten. alle buitendeuren en ramen zorgvuldig sluiten.

Artikel 24 Koelkastinhoud en drank die in de berging staan mogen niet benut worden. De gebruiker dient zelf het nodige mee te brengen. Artikel 25 Iedere gebruiker dient zelf in te staan voor het opruimen en opkuisen van de gebruikte lokalen:

Vergaderlokaal: na elk gebruik dient het lokaal geveegd te worden. Het meubilair moet in de oorspronkelijke schikking worden achtergelaten. Tafels moeten, indien nodig, afgekuist worden.

Keuken: Alle kookmateriaal, bestek en eetgerei, voorzien in de kasten voor verhuur, kunnen worden gebruikt. Na een kookactiviteit dient de keuken uitgeveegd en, indien nodig, gedweild te worden. De gebruikers wassen alle gebruikte materiaal af en laten afwasbakken, aanrecht, kookfornuis en koelkast proper achter. Het gebruikte materiaal wordt op de oorspronkelijke plaats teruggeplaatst.

Sanitair: het sanitair dient steeds geveegd te worden. Indien sterk bevuild, dient er ook gedweild te worden. De toiletten moeten worden doorgespoeld.

Polyvalent lokaal, grote zaal: na elke activiteit dient geveegd en, indien de vloer werd bevuild, gedweild te worden. Het meubilair en het aanwezige materiaal moeten in de oorspronkelijke schikking worden achtergelaten.

Buitenterrein: alle vuil en materiaal op het terrein rondom het jeugdlokaal dient opgeruimd te worden. Er staat een basispakket kuismateriaal ter beschikking.

Pagina 21 van 38

Artikel 26 In het lokaaltje achter de keuken is een vaatwas aanwezig. Deze kan gebruikt worden mits het naleven van de voorschriften. Artikel 27 Voor alle lokalen geldt: alle vuilnis moet gesorteerd worden in de daarvoor voorziene vuilniszakken (PMD) en bakken (glas, papier en karton, GFT, KGA en restafval). Huurders van categorie B, C en D dienen zelf in te staan voor de verwijdering van het afval. (Men kan als vereniging goedkoop containers huren bij IDM via www.idm.be/evenementen.html) Artikel 28 Ten laatste op de eerstvolgende dag na een activiteit moeten eigen materialen die niet behoren tot het materiaal en/of meubilair eigen aan het jeugdlokaal, verwijderd worden. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden, maar dit enkel mits uitdrukkelijke toestemming van en duidelijke afspraken met het personeel van de jeugddienst. Indien deze voorwerpen niet tijdig verwijderd worden zullen deze op kosten en risico van de gebruiker worden weggevoerd. Artikel 29 Bij niet-naleving van de opkuisregels wordt in voorkomend geval een extra meerkost van 25 euro aangerekend. Hierover wordt beslist door het college van burgemeester en schepenen op verslag van de jeugddienst. Een volgende aanvraag kan op grond van dergelijke overtredingen worden geweigerd. Veiligheidsvoorschriften Artikel 30 De gebruikers zorgen voor hun veiligheid. De gemeente draagt geen verantwoordelijkheid voor persoonlijke ongevallen die zich in en rond het jeugdlokaal zouden voordoen. Artikel 31 De noodverlichting in het gebouw mag nooit uitgeschakeld worden. Artikel 32 De nooduitgangen moeten vrij gehouden worden. Artikel 33 Er mag geen gasbekken of ander vuur dat de brandveiligheid in het gedrang kan brengen, gebruikt worden in het jeugdlokaal. Artikel 34 Omwille van veiligheidsvoorschriften kan het college van burgemeester en schepenen, de jeugddienst, de politie of de brandweer elke activiteit stopzetten wanneer de veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd. Schade Artikel 35 De gebruiker is verantwoordelijk voor de aangerichte schade aan het jeugdlokaal, meubilair en aanwezige materiaal, zowel door hemzelf als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit. Artikel 36 De schadevergoeding dient de herstellings- en/of vervangingskosten te dekken. De gemeente zal de extra kosten doorfactureren. Artikel 37 De gebruiker moet zelf oordelen of hij een verzekering afsluit tegen bepaalde risico’s (brand, diefstal, beschadiging) en/of een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid. Voor bepaalde activiteiten kan een dergelijke verzekering geëist worden.

Pagina 22 van 38

Artikel 38 Behoudens fouten inzake infrastructuur gedekt door haar verzekering, wijst het gemeentebestuur alle verantwoordelijkheid af. Artikel 39 Iedere beschadiging dient onmiddellijk aan een personeelslid van de jeugddienst gemeld te worden. Artikel 40 Bij overtreding of niet-nakoming van voorgaande bepalingen en bij moedwillige vernieling aan het jeugdlokaal of inboedel door een gebruiker, heeft het college van burgemeester en schepenen het recht deze verdere toegang tot het jeugdlokaal te ontzeggen. Andere bepalingen Artikel 41 Over alle gevallen die in dit reglement niet voorzien zijn, wordt door het college van burgemeester en schepenen beslist. Eventuele door het college van burgemeester en schepenen gestelde voorschriften dienen steeds in acht genomen te worden.

Pagina 23 van 38

RETRIBUTIEREGLEMENT

Voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen Artikel 1. Met ingang van 1 november 2011 wordt een retributie geheven op het gebruik door derden van de gemeentelijke jeugdlokalen gelegen Koning-Albertlaan 29B, 9080 Lochristi, overeenkomstig de bepalingen van het huishoudelijk reglement. Artikel 2. Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt : grote zaal +

polyvalente zaal vergaderruimte keuken

verenigingen en scholen uit Lochristi

25 euro/dag 12,5 euro/dag 12,5 euro/dag

koepelorganisaties waarbij de gemeente of jeugdwerkinitiatieven uit Lochristi zijn aangesloten

50 euro/dag 25 euro/dag 25 euro/dag

De retributie is niet verschuldigd voor gebruik door de gemeentelijke speelpleinwerking, tienerwerking, gemeentelijke diensten en adviesraden, brandweer, lokale politie en gemeentescholen, en jeugdwerkinitiatieven uit Lochristi. Artikel 3. De retributie is verschuldigd door de aanvrager. Artikel 4. Het verschuldigde bedrag dient ten minste twee weken voor de aanvang van het gebruik te worden overgeschreven op de zichtrekening van de gemeente Lochristi. Artikel 5. Bij gebrek aan betaling wordt de inning van het betwiste gedeelte burgerrechtelijk ingevorderd en de inning van het niet-betwiste gedeelte overeenkomstig de bepalingen van artikel 94 van het gemeentedecreet. Artikel 6. Het gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2003 (18° punt), houdende vaststelling van het retributiereglement voor het gebruik van de gemeentelijke jeugdlokalen gelegen Koning-Albertlaan 29B, 9080 Lochristi, wordt opgeheven met ingang van 1 november 2011. Artikel 7. Afschrift van deze beslissing wordt toegestuurd aan de heer provinciegouverneur en overhandigd aan de heer gemeenteontvanger.

Pagina 24 van 38

Reglement

Projectsubsidies Definitie Artikel 1 Een projectsubsidie is een toelage die personen of verenigingen uit Lochristi stimuleert om activiteiten te organiseren voor kinderen of jongeren uit Lochristi. Toepassingsgebied Artikel 2 Het college van burgemeester en schepenen verleent, binnen de perken van het daartoe goedgekeurde budget, een subsidie aan personen of verenigingen uit Lochristi, voor het realiseren van bepaalde projecten binnen het grondgebied van de gemeente Lochristi, volgens de voorwaarden hieronder bepaald. Voorwaarden Artikel 3

• De vereniging moet haar zetel en activiteiten hebben op het grondgebied van Lochristi. Indien het een natuurlijke persoon betreft, moet deze gedomicilieerd zijn te Lochristi.

• Private initiatieven met commerciële doeleinden worden uitgesloten. • Het project dient gericht te zijn op de bevordering van het welzijn of de ontwikkeling van kinderen of jongeren tussen 3 en

25 jaar, die wonen te Lochristi. • Het project dient buiten de reguliere werking van de vereniging te vallen. • Het project dient eenmalig en beperkt in tijd te zijn (maximale duur van één jaar, cfr art.3, 6°). • Deelname aan een project komt niet in aanmerking; de aanvrager dient (mede)organisator te zijn van het project. • Indien een project door meerdere personen of verenigingen georganiseerd wordt, wordt slechts één toelage toegekend

per project. Procedure Artikel 4

• De persoon of vereniging dient de aanvraag tot subsidiëring in bij de jeugddienst dmv een ter beschikking gesteld formulier. Deze aanvraag is vergezeld van een gedetailleerd financieel plan. De jeugddienst bezorgt onmiddellijk een kopie van het aanvraagdossier aan het college van burgemeester en schepenen.

• De jeugddienst onderzoekt de aanvraag, wint eventueel bijkomende inlichtingen in bij de aanvrager en legt het dossier voor aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad, dat een schriftelijk gemotiveerd advies uitbrengt bij het college van burgemeester en schepenen. Dit advies bevat ook een voorstel van subsidiebedrag.

• De jeugdconsulent kan zijn opmerkingen toevoegen aan voornoemd advies. • Het college van burgemeester en schepenen onderzoekt de aanvraag en legt ze, samen met het advies van de jeugdraad

en in voorkomend geval de opmerkingen van de jeugdconsulent, voor aan de gemeenteraad. • De gemeenteraad beslist over de voorlopige toekenning van de subsidie en deelt zijn beslissing mee aan de aanvrager,

de jeugddienst en het dagelijks bestuur van de jeugdraad. De gemeenteraad kan, bij de voorlopige toekenning, bijkomende richtlijnen en criteria opleggen voor de uitvoering van het project. De datum van dit raadsbesluit is bepalend voor het dienstjaar van vastlegging.

• Na de realisatie van het project dient de aanvrager een evaluatiedossier in bij de jeugddienst dmv een ter beschikking gesteld formulier. Deze evaluatie is vergezeld van een gedetailleerde financiële afrekening.

• Dit evaluatiedossier dient te worden ingediend binnen het jaar na de ontvangst van de beslissing van de gemeenteraad over de voorlopige toekenning van de subsidie.

• Indien het project niet werd uitgevoerd zoals beschreven in de aanvraag of indien niet kon voldaan worden aan de bijkomende richtlijnen of criteria, dient dit uitdrukkelijk gemeld en gemotiveerd te worden. De jeugddienst bezorgt onmiddellijk een kopie van het evaluatiedossier aan het college van burgemeester en schepenen.

Pagina 25 van 38

• De jeugddienst onderzoekt het evaluatiedossier, wint eventueel bijkomende inlichtingen in bij de aanvrager en legt het dossier voor aan het dagelijks bestuur van de jeugdraad, dat een schriftelijk gemotiveerd advies uitbrengt bij het college van burgemeester en schepenen. De jeugdconsulent kan zijn opmerkingen toevoegen aan voornoemd advies.

• De uitgevoerde, gecontroleerde en in orde bevonden projecten worden door het college doorgegeven aan de financiële dienst voor uitbetaling. Indien het college echter oordeelt dat de voorlopig toegekende subsidie dient verminderd te worden, legt het dossier opnieuw voor aan de gemeenteraad, die het definitieve subsidiebedrag vastlegt.

Pagina 26 van 38

AAaannvvrraaaagg-- ffoorrmmuulliieerreenn

Pagina 27 van 38

AANVRAAG Werkingssubsidie

CONTACTGEGEVENS

NAAM VAN DE VERENIGING (+ DEELGEMEENTE HOOFDLOCATIE):

E-MAILADRES VAN DE VERENIGING:

WEBSITE VAN DE VERENIGING:

CONTACTADRES 1:

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:

Postcode + gemeente :

Telefoon/gsm:

E-mail:

CONTACTADRES 2:

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:

Postcode + gemeente :

Telefoon/gsm:

E-mail:

HOOFDLEIDER OF - LEIDSTER 1:

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:

Postcode + gemeente:

telefoon/gsm:

E-mail:

HOOFDLEIDER OF - LEIDSTER 2 (INDIEN HET GEVAL):

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:


Telefoon/gsm: E-mail:

JEUGDRAADVERANTWOORDELIJKE 1:

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:


telefoon/gsm:

E-mail:

JEUGDRAADVERANTWOORDELIJKE 2:

Voor + achternaam:

Straat + : huisnr.:


Telefoon/gsm: E-mail:

REKENINGNUMMER WAAROP DE SUBSIDIES VAN DIT JAAR GESTORT MOGEN WORDEN:

naam van een gevolmachtigde:

Pagina 28 van 38

AANTAL LEIDING

TOTAAL AANTAL LEDEN

VOEG ALS BIJLAGE HIER ANDERE LEIDING VOLGEND SEIZOEN IN: MAIL ([email protected]) DE VOLLEDIGE LEIDINGLIJST OF VOEG TOE ALS BIJLAGE! DE LEIDINGLIJST DIENT VOLGENDE GEGEVENS TE BEVATTEN: 1. VOOR- EN ACHTERNAAM 2. STRAAT EN HUISNUMMER 3. POSTCODE EN GEMEENTE 4. TELEFOON/GSM 5. EMAIL AANTAL LEDEN MAIL ([email protected]) DE VOLLEDIGE LEDENLIJST OF VOEG TOE ALS BIJLAGE!

overzicht groepen (zonder leiding!!):

LEEFTIJD VAN DE LEDEN AANTAL LEDEN BENAMING LEEFTIJDSGROEP GESLACHT

MEISJE JONGEN GEMENGD

TOTAAL AANTAL LEDEN

Pagina 29 van 38

INFORMATIE - COMMUNICATIE

Tijdschrift(en) / Activiteitenkalender

Boekje telt meer dan 5 pagina’s: Ja Nee

Is dit werkingsjaar ................................ keer verschenen.

Deze vragen zijn enkel ter controle! Punten worden berekend op basis van het aantal ingeleverde publicaties op de jeugddienst. Je kan die ten laatste 31 augustus bezorgen. Voor alle duidelijkheid: we hebben het hier enkel over publicaties die werden uitgegeven door de vereniging zelf, niet door een overkoepelende vereniging!

Kampboekje

1. titel: 2. titel:

Deze vragen zijn enkel ter controle! Punten worden berekend op basis van het aantal ingeleverde publicaties op de jeugddienst. Je kan die ten laatste 31 augustus bezorgen. Voor alle duidelijkheid: we hebben het hier enkel over publicaties die werden uitgegeven door de vereniging zelf, niet door een overkoepelende vereniging!

ZOMERKAMP

Kamp voor de leden:

Datum Voor welke leeftijdsgroep?

plaats aantal kinderen

aantal leiding

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Voor- en nakampen:

Datum Aantal leiding Datum Aantal leiding

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Voeg hierbij ook het contract van de kampplaats met daarop het aantal deelnemers. De punten worden berekend o.b.v. de gegevens op dit contract.

Pagina 30 van 38

VORMING LEIDING

Attesten: Aantal leiding Met een attest…

animator (basisattest)

(1 basiscursus gevolgd en niet meer dan dat) hoofdanimator instructeur hoofdinstructeur met meer dan drie jaar ervaring in het jeugdwerk (zonder

attest): Gelieve de attesten van animator, hoofdanimator en/of instructeur toe te voegen als bijlage. Een bewijs van deelname aan een cursus kan ook meetellen als bewijs. (Ben je dit kwijt dan kan je dat steeds opnieuw opvragen bij de organisatie waarbij je cursus volgde.)

ACTIVITEITEN

frequentie van de activiteiten tijdens het werkingsjaar: (activiteiten enkel voor leiding tellen hier niet mee!)

Kruis aan:

wekelijks om de 2weken om de 3 weken maandelijks niet structureel:

………….. activiteiten per jaar

VERGADERINGEN

frequentie van de vergaderingen tijdens het werkingsjaar: (enkel vergaderingen voor leiding tellen mee!)

Kruis aan:

wekelijks om de 2weken om de 3 weken maandelijks niet structureel:

………….. activiteiten per jaar

Pagina 31 van 38

MEERDAAGSE ACTIVITEITEN

meerdaagse activiteiten (weekends, driedaagse,... voor de leden en de leiding). Datum Leeftijdsgroep Plaats Aantal

deelnemers Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

Van tot

JEUGDRAADPARTICIPATIE

Kruis aan: Omschrijving activiteit jeugdraad

Ja Nee

Participatie aan dagelijks bestuur Participatie aan werkgroepen Welke? …………………………………………….…………………………………………………… …………………………………………….……………………………………………………………... (bijv. WvdJ, jeugdinformatie, JBP, activiteit voor het jeugdwerk, bmx/skate, …)

Aanwezigheid algemene vergadering Algemene veragdering 1 Algemene veragdering 2 Algemene veragdering 3

EHBO-avond Volle Petrol Tienerwerking

Activiteit 1 paintball Activiteit 2 filmavond Activiteit 3 skate Activiteit 4 pretpark Activiteit 5 ………..

Weekend van de jeugd Zondag kindernamiddag Tienerfuif BBQ

Activiteit voor het jeugdwerk Andere: ………………………………………….…………………………………………………… Andere: ………………………………………….……………………………………………………

De jeugddienst gebruikt de eigen verslagen en aanwezigheidlijsten ter controle.

Pagina 32 van 38

ALGEMEEN KNELPUNTEN, PROBLEMEN, ... BINNEN DE VERENIGING: ................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... WAT ZOU HIERVOOR DE OPLOSSING ZIJN? WELKE PLANNEN HEEFT DE VERENIGING REEDS? WAT ZIJN DE OPTIES? WAT LIJKT NIET HAALBAAR EN WAAROM? ................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... OPMERKINGEN: ................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................

Veel geluk ermee! Zijn er nog vragen, bel gerust naar de jeugdconsulent: 0475 24 10 62

Wees op tijd en vergeet de documenten die er moeten worden bijgevoegd niet!!!!

Aanvragen dienen ten laatste 31 augustus aan de jeugddienst bezorgd te worden!

Pagina 33 van 38

AANVRAAG SUBSIDIE herstellingen aan particuliere jeugdlokalen van jeugdverenigingen gehuisvest in

Lochristi

Gegevens aanvrager

Naam van de vereniging:

Naam contactpersoon:

Adres contactpersoon:

Telefoonnummer contactpersoon:

Emailadres contactpersoon:

Rekeningnummer: - - (rekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden)

Gegevens herstelling

Offertes of prijsvragen(+ naam firma invullen)

Offerte 1:

Offerte 2:

Offerte 3:

Kijk goed na of bij de prijsaanvragen de werkuren & btw werd inbegrepen!!!

Voorstel (korte beschrijving van wat je wil herstellen, vernieuwen, aanpassen,… + korte

motivatie)

Verplichte bijlagen

VOEG DE OFFERTES EN/OF PRIJSAANVRAGEN TOE BIJ DIT AANVRAAGFORMULIER!!

Aanvragen dienen ten laatste 15 maart aan de jeugddienst bezorgd te worden!

Pagina 34 van 38

AANVRAAG

Kampvervoer of kampvervoersubsidies

Gegevens aanvrager


Adres van de vereniging:




GSM nummer contactpersoon:


Rekeningnummer: - -

(rekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden)

Gegevens kamp

Periode kamp:(van/tot)

Plaats kamp:

(volledig adres)

Aantal km:

Securityfirma

Gegevens materiaal

Adres waar materiaal afgehaald enteruggebracht moet worden:

(volledig adres)

Datum afhalen:

Datum terubrengen:

Meerijdende personen

Naam meerijdende persoon 1:




Pagina 35 van 38

Contactpersoon gedurende kampperiode

Naam:

Telefoonnummer/Gsmnummer:

Verplichte bijlagen

VOEG EEN MATERIAALLIJST TOE ! GEVAARLIJKE MATERIALEN (zoals gasflessen e.d) WORDEN NIET VERVOERD!!

Aanvragen dienen ten laatste 1 mei aan de jeugddienst bezorgd te worden!

Pagina 36 van 38

AANVRAAG SUBSIDIE

Kadervorming

Gegevens aanvrager







Gegevens kadervorming

Naam cursist Naam van de gevolgde cursus

(Start)datum cursus

Aantal cursusdagen

Deelnamekost

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

euro

Verplichte bijlagen

VOEG STEEDS EEN OFFICIEEL DEELNAMEBEWIJS VOOR ELKE GEVOLGDE CURSUS TOE!!

Aanvragen dienen ten laatste 1 mei aan de jeugddienst bezorgd te worden!

Pagina 37 van 38

AANVRAAG SUBSIDIE Huur erkende security

Gegevens aanvrager







Gegevens fuif

Naam fuif:

Datum fuif:

Plaats fuif:

Securityfirma

Verplichte bijlagen

VOEG EEN KOPIE VAN DE FACTUUR VAN DE SECURITYFIRMA TOE BIJ DIT AANVRAAGFORMULIER!! VOEG HET BETALINGSBEWIJS TOE BIJ DIT AANVRAAGFORMULIER!!

Pagina 38 van 38

AANVRAAG Projectsubsidie

Gegevens aanvrager

Naam:

Adres:

Telefoonnummer:

Emailadres:

Rekeningnummer: - -

(rekeningnummer waarop de subsidie mag overgeschreven worden) Gebeurt de aanvraag in naam van een vereniging? Vul hieronder de naam in van de vereniging:

Naam vereniging:

Gegevens project Graag een korte beschrijving van wat je wil bereiken met dit project

Deze bevat minstens onderstaande gegevens

Naam/titel van het project:

Timing project:(datum voorziene uitvoering)

Korte beschrijving:

Wat wil je bereiken met dit project?Waar gaat het door? Concept?...)

Omschrijving doelgroep: (Voor wie organiseer je het project?)

Overzicht samenwerkingspartners,medewerkers, …:

Financieel overzicht:

Voeg een financiële raming van uw project toe bij de aanvraag. Deze bevat minstens volgende gegevens: Overzicht te verwachten inkomsten + korte beschrijving inkomsten. Overzicht te verwachten uitgaven + korte beschrijving van de uitgaven.

Subsidiegids 2011

Documents

Transcript of Subsidiegids 2011