Structuur en koppeling zijn de vijand van flexibiliteit

Structuur is het toverwoord om overzicht te houden. Organisaties worden ingedeeld in afdelingen,

afdelingen in teams en teams bestaan uit medewerkers met verschillende taken en

aandachtsgebieden. Vervolgens koppelen we taken graag direct aan teams of zelfs medewerkers.

Ieder heeft zijn eigen stukje. Handig om te weten wie wat doet, maar funest voor de flexibiliteit. Of,

met een populair woord, Agility.

Regio’s, grote en kleine accounts, projecten versus onderhoud, nieuwe versus bestaande klanten, private

label vs. merk, productcategorieën, standaard vs. specials en ga zo maar door. Om zaken overzichtelijk te

houden, worden zaken graag in categorieën ingedeeld. Dit geeft overzicht en rust in de organisatie. Het

indelen in categorieën helpt management en medewerkers focus te houden. Maar de prijs die wordt

betaald is inflexibiliteit. Wanneer we echter een stapje terug zetten en het geheel van een proces

overzien, kunnen we de vraag beantwoorden wat de beste keuzen zijn.

Daarvoor moeten we eerst een analyse maken van de typen categorieën. Grof weg zijn er twee typen

1. Koppeling; een onderlinge afhankelijkheid in een proces. Voorbeelden hiervan zijn medewerkers

die op één bepaalde afdeling werken, een temperatuurinstelling op een machinepark die een

impact heeft op andere procesparameters zoals snelheid. Salesteams gekoppeld aan een regio.

2. Structuur; onderlinge afspraken bedoeld om werk en processen overzichtelijk te maken.

Voorbeelden zijn afspraken over starttijden en pauzes, volgorde van uitvoering van

werkzaamheden.

We zullen nu beide typeringen nader bekijken. Koppeling is handig voor bijvoorbeeld het besturen van

een proces. Je hoeft maar op 1 keuze te maken. Dat levert efficiëntie op in het hier en nu. Het limiteert

echter alle andere keuzen die je kunt maken. Stel je kunt iedere medewerker op één type taak inzetten. Je

hebt twee verschillende taken en dus ook de bijbehorende medewerker die één van de twee taken uit kan

voeren. Beide taken komen in de huidige situatie evenveel voor. Hierdoor is maximale efficiëntie mogelijk

omdat de medewerker zich kan specialiseren en kiezen is makkelijk. Als nu één van de twee taken veel

meer voorkomt dan de andere, omdat klanten andere vragen stellen, hebben we een probleem. Natuurlijk

is dit een eenvoudige situatie, maar dit principe geldt ook voor de complexe processen waar we iedere

dag mee te maken hebben.

Structuur is van een andere orde. Onze definitie van structuur is simpelweg de afspraken die we met

elkaar maken om dingen overzichtelijk te maken. Dat is natuurlijk positief en nodig, maar belemmert ons

ook per definitie. Een voorbeeld is een taak of project waarvan de werkzaamheden in een vaste volgorde

uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld omdat na opstart een machine opgewarmd moet zijn. Of

aanvragen eerst geïndexeerd moeten worden, voordat aanvragen afgehandeld kunnen worden. Wanneer

het team dat een dergelijke taak uit moet voeren de afspraak heeft allemaal op hetzelfde tijdstip aan te

starten met werkzaamheden, structuur, belemmert ons dat de meest optimale oplossing te kiezen. Een

aantal medewerkers moet namelijk wachten tot de eerste stap is uitgevoerd. Het zou dan beter zijn

iemand te laten opstarten, en de rest van het team te laten komen wanneer de machine warm is of de

aanvragen geïndexeerd zijn. Dit is in de regel makkelijker te doorbreken dan koppeling in het proces.

Gelukkig zien we veel voorbeelden waarin deze structuurafspraken ter discussie gesteld worden. Helaas

zien we ook nog regelmatig dat deze afspraken niet ter discussie gesteld worden.

Met de twee variabelen koppeling (K) en structuur (S) kunnen we nu het resultaat duiden. Deze twee

zaken versterken elkaar namelijk. Het resultaat ervan leidt tot complexiteit. Dus de ‘formule’ die we hieruit

af kunnen leiden luidt:

Complexiteit = Structuur x Koppeling

Een bepaalde mate van structuur en koppeling is nodig om processen niet tot chaos te laten vervallen.

Echter wees je ervan bewust dat elke afhankelijkheid in een proces en elke afspraak (structuur) zaken

complexer maken. Met complex bedoelen we hier de toename aan randvoorwaarden die ons beperken

het resultaat dat we nastreven te bereiken.

De uitdaging voor iedereen die zich bezighoudt met het verbeteren van processen is op zoek te

gaan naar koppeling en structuur en deze ter discussie te stellen.

Meer weten Heeft u vragen en/of wilt u meer weten? Neem dan

contact op met Tim de Werdt. Bel naar 023 – 707 81 15,

of stuur een mail naar tim.dewerdt@projectsone.nl

ProjectsOne www.projectsone.nl De corridor 12L info@projectsone.nl 3621 BZ Breukelen t +31(0)23 707 8115