strategische personeels planning in het onderwijswhitepaper Randstad 2013

goed onderwijs in dynamische omstandigheden

De omgeving van het onderwijs verandert in snel tempo. Vooruitzien en voorbereiden zijn daarom steeds meer een uitdaging, aanpassingsvermogen is een noodzaak. Denk aan de gevolgen van krimp of groei, veranderende wet- en regelgeving, flexibilisering van het personeelsbestand, wisselende leerlingenaantallen en de verwachte kwalitatieve personeelskrapte als gevolg van vergrijzing en ontgroening. Vooruitzien in de onderwijsmarkt betekent ook strategisch naar personeel kijken. Strategische personeels planning helpt te anticiperen en om te gaan met minder voorspelbare omstandigheden. Met de juiste methodiek, procesaanpak en onder-steuning helpt HR het integrale management bij het vormgeven van de organisatie-strategie en raken de onderwijsinstelling, de leidinggevenden en de medewerkers voorbereid op verandering. Ontwikkelingen in het ingezette beleid van professiona-lisering zoals ‘Focus op Vakmanschap’ in het MBO, bestuursakkoorden voor het PO/VO en ‘Kwaliteit als opdracht’ in het HBO, zetten onderwijsinstellingen op scherp.

inhoud

I. De noodzaak van strategische personeelsplanning

II. Strategische personeelsplanning: de methodiek

Intermezzo’s:– PO/VO: Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio – ́ Vooruitzien in

personeels planning is een must’– MBO: Helicon Opleidingen MBO Nijmegen – ‘Investeren in ontwikkeling

en mobiliteit’– HBO: Zuyd Hogeschool – ‘Strategische personeelsplanning hoort bij goed

werkgeverschap’

2

I. de noodzaak van strategische personeelsplanning

Dynamiek vraagt om aanpassingsvermogenBlauwdrukken voor de onderwijsinstelling en haar personeelsbezetting zijn in deze omgeving niet meer houdbaar. Wie goed onderwijs wil kunnen blijven geven, moet werken aan blijvend aanpassings-vermogen. De bewegingsruimte van elke organisatie wordt bepaald door een combinatie van personele, functionele en organisatorische flexibiliteit. Daarom is het belangrijk om zowel onderwijsinstelling als werknemers beweeglijk te maken. Dat lukt alleen als iedereen zich bewust wordt van de veranderende omgeving en in staat én bereid is om mee te veranderen om te voldoen aan de eisen die dat stelt. Het vraagt om een andere stijl van leidinggeven, die aanspreekt op de eigen verantwoordelijkheid voor professionalisering, daarbij faciliteert en aansluit bij maatschappelijke ontwikkelingen.

Arbeid als strategische factorOp elk moment kunnen beschikken over de be no-digde kennis en arbeid(scapaciteit) is meer dan ooit cruciaal voor organisatiesucces. Iedereen erkent dat personeel de belangrijkste waarde is van elke organi-satie. Niet voor niets houden steeds meer onderwijs-instellingen zich bezig met vragen als: ‘Hoe ziet mijn onderwijsinstelling er over vijf jaar uit? Wat voor onderwijs willen we geven? Wat vraagt dat van de personele invulling? Beschikken onze medewerkers over de competenties die we de komende jaren nodig hebben? Kunnen ze die even tueel ontwikke-len of moeten we ze van buiten halen?’Verschuivingen op de arbeidsmarkt dwingen tot bezinning. De uitstroom is groot, doordat de baby-boomgeneratie de komende vijf jaar met pensioen gaat. Dit brengt krapte op bepaalde vakgebieden, waardoor het voor onderwijsinstellingen nog belangrijker wordt om voor die schaarse werknemers een aantrekkelijke werkgever te blijven. Het draait daarbij meer om het rendement van arbeid en een daarbij passende arbeidsrelatie. Niet de vraag ‘Wat kost het de school’? maar ‘Wat levert het op?’ staat centraal. Arbeid is een strategische kwestie.

Beweging brengenEen groter aanpassingsvermogen maakt beweging makkelijker. Door te sturen op de duurzame inzet-baarheid van medewerkers binnen of buiten de eigen organisatie komt er beweging binnen de school. Dit maakt het mogelijk om medewerkers met essentiële competenties, bevoegdheden of potentieel aan de organisatie te binden en gewenst verloop beter te stimuleren . Dit draagt er ook toe bij dat in het geval van een eventuele reorganisatie, een sociaal plan kleiner van omvang is of helemaal kan worden vermeden. Leidinggevenden en mede-werkers kunnen pas echt in beweging komen als ze weten wat er van ze wordt verwacht en zich daar-aan committeren. Effectief kunnen omgaan met vernieuwing en het creëren van beweging is voor veel onderwijsinstellingen een grote uitdaging.

Inzicht en commitmentStrategische personeelsplanning vergroot het inzicht in en de commitment voor beweging bij alle betrokkenen . Het maakt voor leidinggevenden en medewerkers helder wat de strategische doelen vragen van de organisatie als geheel en van iedere medewerker individueel. ‘Welke competenties en vaardigheden heb ik nodig, nu en in de toekomst, en over welke daarvan beschik ik al? Pas als dat inzich-telijk wordt, kun je daar effectief op ontwikkelen, begeleiden en coachen. Dit maakt het mogelijk om de juiste mensen aan de organisatie te verbinden en maakt ook voor alle medewerkers duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Dit vraagt om een dialoog tussen leidinggevende en medewerker, heldere communicatie en het aanspreken van leidinggevenden en mede-werkers op hun eigen verantwoordelijkheid.

EigenaarschapEigenaarschap betekent dat je als medewerker bedenkt wat je kunt bijdragen vanuit je talent. Daarbij is maatwerk van belang, waarbij de verschillen tussen mensen, bijvoorbeeld tussen ervaren krachten en starters, erkend en op waarde

De wereld waarin we leven en werken is veel dynamischer dan vroeger en veranderingen lijken elkaar steeds sneller op te volgen. Ontwikkelingen die vandaag ons leven ingrijpend veranderen, zijn morgen al weer verouderd. Hoe hiermee om te gaan is een uitdaging voor ons allemaal. Hoe leiden we jonge mensen op volgens huidige onderwijsmethodieken voor beroepen die nu nog niet bestaan? Welke kennis en vaardigheden reiken we ze nu aan? Welke rol hebben de docent en de onderwijsinstelling? Vergrijzing en ontgroening raken – in sommige regio’s in Nederland en voor sommige sectoren meer dan andere – zowel de huidige personeelsbezetting als de arbeidsmarkt. Wat betekent dat voor onze instelling?

3

geschat worden. Kortom hoe geef je leiding aan professionalisering en ontwikkeling van de diversiteit van de docentpopulatie? Juist in een tijd waarin de nadruk op de korte termijn onvermijdelijk is, moet de hele organisatie het oog op de toekomst houden. Dat wil zeggen dat zowel bestuur, HR als managers, docenten en ondersteunend personeel de beschik-baarheid van ‘arbeid’, met de nadruk op onder -wijzend personeel, nu en vooral straks bewaken.

Dat leidt tot vragen als: • Hebbenwijderelevantetrendsenontwikkelingen

voor de school en de diverse vakken en domeinen goed in beeld?

• Isonzestrategiedaaroptoegesneden?• Watvoorformatiehebbenwestraksnodigomonze

strategische doelen te realiseren?• Wathebbenwequapersoneelsbezettinginhuis:

kwantitatief én kwalitatief, nu én straks?• Hoezithetmetverloop,inhetbijzondermetde

effecten van ontgroening, vergrijzing en het wegvloeien van kennis?

• Hoegaanweommetveranderendewet-enregelgeving en de wensen vanuit Den Haag?

• Watheeftdevooronsrelevantearbeidsmarkt(sector, regio) ons de komende jaren te bieden?

• Watzijndeontwikkelingsmogelijkhedenvanonzehuidige personeelsbezetting?

• Watzijndegevolgenvanaldezeinformatie:welkeinterventies zijn nodig en hoe doen we dat?

• Beschikkenweoverscenario’svoorin-,door-enuitstroom van personeel die voortvloeien uit de organisatiestrategie?

• Hoenemenweangstvoorhetonbekendeenvoorveranderingen weg?

• Bereidtdeorganisatie–vanafdetoptotaandeleidinggevenden en de medewerkers – zich werkelijk voor op de gevolgen van die scenario’s? Komen we in actie?

De invalshoek is hierbij zowel kwantitatief (denk aan fte, contractmix, flexschil en arbeidsrelatie) als kwalitatief van aard (denk aan talenten, competen-ties, kennisgebieden, bevoegdheden, functioneren en ontwikkelpotentieel).

MethodiekEen goede methodiek van strategische personeels-planning:- vertaalt de organisatiestrategie naar doelen waarin

leidinggevenden en medewerkers zich kunnen her-kennen en waaraan beiden zich kunnen verbinden;

- helpt leidinggevenden en medewerkers bij hun eigen reflectie op hun duurzame inzetbaarheid, zowel individueel als in hun team;

- geeft helderheid over de noodzakelijke interventies en zorgt voor de samenhang van instrumenten;

- verankert strategische personeelsplanning als een vanzelfsprekend en natuurlijk element in de bedrijfs-voering van de onderwijsinstelling; en

- is geen doel op zich, maar creëert een continu proces waarin je blijvend kunt meebewegen met verande-ringen in de omgeving.

Bewustzijn en veranderingVeranderingen teweegbrengen binnen organisaties is een uitdaging. Veel ingezette veranderingen stranden al bij het projectplan. Dat is niets nieuws: de Amerikaanse hoogleraar Kotter deed eind vorige eeuw ruim tien jaar onderzoek naar verandering bij meer dan 100 ondernemingen. Slechts enkele daarvan hadden veel succes. Op basis van zijn onderzoek publiceerde Kotter in 1995 een beroemd geworden 8-stappenplan voor organisatie verandering. Maar liefst de helft daarvan heeft te maken met het tot stand brengen van het juiste bewustzijn in de organisatie.

Andere houdingAls gevolg van de toegenomen dynamiek verandert ook de vraag naar de sóórt arbeid vaker en sneller. Mee kunnen bewegen, ontwikkelen en leren zijn steeds belangrijker vaardigheden voor werknemers. Beweging op gang brengen lukt echter alleen als het personeel hieraan bijdraagt. Dat vraagt om overtuiging dat dit de weg is die behoort bij de doelstellingen van het bedrijf. Managers en medewerkers moeten werken aan een andere houding: durf en lef worden gewaardeerd, van je fouten leer je en wisseling van functie, taak en rol brengt je meer dan alleen vakinhoudelijke groei.

Bewustwording Met strategische personeelsplanning breng je in beeld welke mede-werkers en competenties nu in huis zijn en welke er straks nodig zijn om de strategische organisatiedoelen te behalen. Vervolgens kan de organi-satie gerichte interventies ondernemen om zeker te stellen dat zij blijft beschikken over de benodigde kennis en capaciteit. Wil je dat proces effectief doorlopen dan vraagt dat om betrokkenheid en bewust-wording van lijnmanagers en medewerkers. Dat is misschien wel een van de belangrijkste effecten van strategische personeelsplanning: dat het iedereen in de organisatie bewustmaakt van de noodzaak zich op verandering voor te bereiden.

4

Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio

“vooruitzien in personeels - planning is een must”

Onderwijs dat past bij de 21ste eeuw, daar draait het om voor leerlingen op basis-scholen en in het voortgezet onderwijs. Dat vraagt nogal wat van leerkrachten als het gaat om hun professionalisering, houding en gedrag. De personeelsbehoefte verandert ook, onder invloed van ontgroening en vergrijzing. “Een personeels-planning waarmee je een aantal jaren vooruitkijkt, is een noodzaak,” vertelt Elly de Lange, Hoofd HR bij de Stichting Openbaar Onderwijs Zwolle en Regio.

“Onze circa 1.400 medewerkers bieden vanonder één dak een scala aan onderwijsvormen aan in totaal zo’n 11.500 leerlingen. Die zijn verspreid over 29 basisscholen in de gemeenten Zwolle, Dalfsen, Hattem en Ommen, waaronder één speciale basisschool. Deze scholen variëren in omvang van bijna 50 tot ruim 450 leerlingen. In het voortgezet onderwijs hebben we de Van der Capellen Scholengemeenschap, de Thorbecke Scholengemeenschap en het Gymnasium Celeanum, en Onderwijs-centrum De Twijn voor speciaal (voortgezet) onderwijs.”

Uitdagingen“Daarbij staan we voor een aantal uitdagingen. Vanaf 2014 komt er een nieuw stelsel voor passend onderwijs. Dit verplicht scholen een passende onderwijsplek te bieden aan leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Dat vraagt veel van leerkrachten, die moeten leren hoe ze dat kunnen aanpakken en inpassen. Verder moeten we bewaken dat leerlingen onderwijs krijgen dat past bij de 21ste eeuw. Wat voor vaardig-heden heb je daar als leerkracht voor nodig? Denk alleen eens aan het hele ICT-gebeuren. Tegenwoordig ‘swipen’ peuters al op een iPad. Onze jonge docenten zijn ICT-vaardig, die leren dat van jongs af aan in hun opleiding. Oudere leerkrachten hebben daar soms een slag te maken.”

Moderniseren en professionaliseren“Daarnaast hebben we te maken met de demografie. Vergrijzing betekent dat onze medewerkers gemiddeld ouder worden en langer doorwerken. Tegelijkertijd hebben we in de toekomst te maken met dalende leerlingaantallen in het PO. Je wilt natuurlijk een goede plek voor je zittende leerkrachten behouden, maar tegelijk willen we ook jonge masterstudenten binnenhalen. Hoe maak je plaats voor nieuwe instroom? Kies je bijvoorbeeld voor doorstroom naar het VO of juist niet? Deze tijd vraagt van ons en van onze leerkrachten dat we moderniseren en professionaliseren. Vooral voor leerkrachten die al wat langer meelopen, is het van belang goed te kijken naar hun kwaliteiten en expertise, zodat ze makkelijker mee kunnen veranderen.”

Meerjaren personeelsplanning“Onze personeelsplanning is dus zeker een strategisch vraagstuk. We hebben inmiddels de kwantitatieve kant in kaart gebracht. Dan komen de vervolgstappen. Wat moet er gaan gebeuren om te zorgen dat we straks kwantitatief en kwalitatief kunnen voldoen aan onze behoeften? Dat zal ongetwijfeld verschillen per onderwijsvorm, per school en zelfs per

locatie. Aanpak en investeringen hangen af van de fase van de ontwikkeling waarin de school verkeert. Cruciaal is dat je maatwerk levert en erin slaagt bij de medewerkers eigenaarschap te creëren. Dat bereik je alleen door in gesprek te gaan. Het gaat erom dat medewerkers ervaren wat het betekent dat hun loopbaan niet van bovenaf geregeld hoeft te worden, dat ze er zelf verantwoorde-lijkheid voor kunnen nemen en dat ze dat ook heel veel kansen biedt.”

Cultuuromslag“Dat vraagt een cultuurverandering en dat begint bij commitment van leidinggevenden. Voor ons begint dat bij ons directieteam. Het bewustzijn dat er iets moet gebeuren groeit, doordat steeds meer medewerkers verandering als iets van zichzelf ervaren. In ons VO is bijvoorbeeld een groep docenten als kwartiermakers aan de slag om het passend onderwijs in het reguliere onderwijs te integreren en dat gaat geweldig. Ook bij het opzetten van onze eigen opleidingsacademie is een groep docenten bezig met modernisering en professionalisering. Die betrokkenheid en zelfstandigheid brengt er tempo in en levert veel op. Daar leren we van. Je hoeft misschien niet altijd consensus te bereiken. Ga het gewoon doen, zou ik willen zeggen, met mensen die er enthousiast voor zijn.”

II. strategische personeelsplanning: de methodiek

1. Creëren van urgentie en commitmentDe eerste fase van het proces begint met inzichte-lijk maken of de urgentie aanwezig is binnen de organisatie om aan de slag te gaan met strategi-sche personeelsplanning. Dat wil zeggen dat die urgentie ook gevoeld moet worden door de belangrijkste stakeholders: de top van de organisatie en het operationeel en financieel management. Soms is dat duidelijk het geval. We zien echter nogal eens dat het vooral de HR-afdeling is die ermee aan de slag wil gaan, terwijl het management de urgentie nog niet voelt. Strategie en operatie moeten echter naadloos op elkaar aansluiten.

Aansluiten van het operationeel management is de sleutel voor succes. Zij zijn verantwoordelijk voor het doorvoeren van de verandering: het draait om hun eigenaarschap. Daarom moet de lijn de urgentie voelen en het nut inzien. Deze fase lijkt vaak makkelijker dan het daadwerkelijk is. Krijg je in deze fase niet het juiste commitment, dan is succesvolle voortgang in de volgende fases lastig of zelfs onmogelijk. In die situatie is strategische personeelsplanning ook niet in de organisatie te verankeren.

Wie beweging op gang wil brengen, moet stapsgewijs te werk gaan. Effectieve HR-instrumenten zijn natuurlijk belangrijk, maar tegelijk slechts een middel. De sleutel tot succes ligt veel meer bij het creëren van commitment op de juiste niveaus. Pas als dat gebeurd is, kan toepassen van gewenste HR-interventies leiden tot een volledige en succesvolle uitvoering.

In het proces van strategische personeelsplanning zijn verschillende fasen te onderscheiden: 1. Het creëren van urgentie, commitment en eigenaarschap. Dit is het fundament.2. Van strategie naar human resources: het inzichtelijk maken van de huidige en toekomstige

personele bezetting, zowel kwalitatief als kwantitatief, aan de hand van de organisatiestrategie.3. De personele analyse geeft antwoorden op vragen als: wie hebben we nu nodig, wie in de toekomst

en hoe verhoudt zich dat met het huidige personeel?4. De transitieperiode: vaststellen en uitvoeren van de gewenste interventies.5. Borging en verankering in de organisatie.

5. borging en verankering

1.creëren van urgentie en commitment

2. van strategienaar human

resources

3.personele-

analyse

4. transitieperiode:

HR-plan en HR-interventies 5

6

2. Van strategie naar human resourcesDe tweede fase staat om te beginnen in het teken van het vertalen van de strategie van de organisatie naar de human resources en de HR-doelstellingen. Een belangrijke vraag is of en hoe de top en de lijn in contact met elkaar staan over de te bereiken doelen en de manier waarop die doelen bereikt worden. Daarbij is ook de gekozen termijn van belang: die moet te overzien zijn, dat wil zeggen dichtbij genoeg dat medewerkers de urgentie voelen en de ontwikkeling kunnen overzien. Tegelijk mag de termijn niet zo kort zijn dat behalen van de strategische doelstel-lingen niet realistisch is. Meestal gaat het om maximaal vijf jaar. In onze ervaring is drie jaar vooruitkijken een optimale termijn.

Vervolgens is het in deze fase belangrijker om uit te gaan van wat wél te voorspellen is dan je te laten verlammen door wat je nog niet weet. Creëer op basis van wat je wél weet een toekomstvisie en zorg dat de organisatie richting die visie in beweging komt. Dat is beter dan vanwege

onzekerheid stil te staan en niet mee te bewegen. Dan weet je namelijk zeker dat de organisatie niet kan inspelen op komende veranderingen.

Het vertalen van de organisatiestrategie naar HR-doelstellingen moet zowel kwalitatief als kwantitatief gebeuren. Hoeveel medewerkers in welk functieprofiel hebben we over drie jaar nodig? Maar ook: welke competenties zijn straks vereist en hebben we die wel in huis? Als dat niet het geval is, kunnen de nieuwe competenties voor de hele organisatie worden vastgelegd in gewenste functieprofielen.

Naast de lange termijn (drie jaar) is daarbij ook de korte termijn van belang. Wat hebben we vandaag nodig aan personele bezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief? In de praktijk blijkt dit bij de meeste organisaties namelijk af te wijken van het daad werkelijke personeelsbestand. Het proces van fase 2 wordt hieronder in beeld gebracht.

Figuur: huidige en gewenste personeelsbezetting nu en straks

strategie organisatiearbeidsmarkt

welke medewerkers zijn

nu nodig(+/- 1 jr)?

korte termijnkwalitatief

en/of kwantitatief

welke medewerkers zijn

straks nodig(+/- 3 jr)?

welke medewerkers zijn

nu aanwezig?

lange termijnkwalitatief

en/of kwantitatief

3. Personele analyseDeze fase draait om het in kaart brengen van de huidige populatie om te bepalen wie nu nodig zijn en of zij mee kunnen naar de toekomst. Hierbij is het van belang medewerkers te beoordelen op de huidige performance én op de toekomstbestendig-heid. Daarvoor bestaan allerlei instrumenten. Meestal voorzien de bestaande HR-instrumenten van de organisatie hierin. Het is voor een organisatie vaak beter om de huidige middelen effectief te gebruiken dan nieuwe methodes te implementeren.

De personele analyse moet met uiterste zorgvuldig-heid en objectief gebeuren, zodat er gestuurd kan worden op betrouwbare uitkomsten. Daarnaast zorgt het ervoor dat iedereen hetzelfde beeld krijgt van het huidige en gewenste personeels bestand. Het meest belangrijk is dat deze personele analyse plaatsvindt vanuit het beeld van talenten zoals die indetoekomstgewenstzijn.(Destatusquoisdusniet het uitgangspunt.)

nu aanwezig? nu nodig?

straks nodig?

nu aanwezig? nu nodig?

straks nodig?

Figuur: personele analyse

Op basis van de uitkomsten van fase 3 zijn de volgende zeven groepen te benoemen, die de gewenste beweging inzichtelijk maken:1. Key players: vaste onmisbare medewerkers,

nu en straks nodig.2. Onbenut potentieel: vaste medewerkers,

nu misschien niet, maar straks wel nodig.3. Te bewegen: vaste medewerkers, nu en straks niet

passend bij de strategische koers.4. Huidige kernbezetting: vaste medewerkers,

nu wel maar straks niet meer passend bij de strategische koers.

5. Tijdelijke krachten: voor werkzaamheden die straks niet meer nodig zijn.

6. Most wanted: voor werkzaamheden die nu en straks nodig zijn.

7. Prospects: voor werkzaamheden die straks pas nodig zijn.

De uitkomst van fase 3 wordt hieronder in beeld gebracht.

Eigenaarschap van de lijnDe te beantwoorden vraag tijdens en na de eerste drie fasen is: hebben we het fundament voor verandering gelegd? Zijn onze leidinggevenden zich bewust geworden van de noodzaak en wat dat van ze vraagt? Voelt de lijn zich eigenaar? Zij zijn het die nu de verandering op het niveau van de individuele medewerker op gang moeten brengen. Dat kan alleen als ze in staat zijn om op een zorgvuldige en eenduidige manier de dialoog met hun medewerkers aan te gaan.

De hier geschetste fasen zijn dan ook geen eenvoudig af te vinken checklist. Zorgvuldig doorlopen van alle fasen is belangrijk. Minstens zo belangrijk is om telkens te blijven kijken of iedereen er nog bij is, of het urgentiebesef er nog is of dat dit bijvoorbeeld verrijkt moet worden vanuit de actualiteit.

7

8

“Helicon Opleidingen biedt een breed palet aan groen onderwijs op VMBO- en MBO-niveau in Gelderland en Noord-Brabant. In Nijmegen leiden we zo’n 700 BOL- en 300 BBL-leerlingen op. Tweederde daarvan volgt een diergerichte opleiding, voor bijvoorbeeld dierenwinkels, veterinaire praktijken, dierverzorging, ondernemen dier & gedrag en de paardenhouderij. Vijftien procent richt zich op natuur en design. Denk aan werk in landschapsbeheer, bloemsierkunst, hoveniersbedrijven en dergelijke. De ontwikkelingen in de ‘groene’ arbeidsmarkt variëren sterk, net als overigens de keuzes van onze leerlingen. De markt staat bijvoor-beeld te springen om hoveniers, terwijl het aantal leerlingen dat voor hovenierswerk kiest juist afneemt. In de bloemensector neemt het aantal bloemisten af. Tegelijk ontstaat er werk bij groencentra en zelfs voor styling bij interieurontwerp van binnen- en buitenruimtes. De arbeids-markt voor dierenopleidingen is in het algemeen moeilijk, een reden voor ons om onze leerlingen zo breed mogelijk op te leiden. Bij al deze variatie proberen wij marktontwikkelingen en voorkeuren van leerlingen zoveel mogelijk te matchen. Wij leiden bijvoorbeeld op voor begeleiding van activiteiten op zorgboerderijen, dat is nu al tien procent van onze studen-tenpopulatie. Volgend jaar introduceren we een opleiding pedagogisch werker natuur & welzijn, daarmee hebben we een primeur.”

Mismatches“Op totaalniveau matchen de aantallen docenten met de aantallen leerlingen. Op brancheniveau zijn er echter mismatches. Dat beeld zie je ook landelijk terug in het groen onderwijs. Minder belangstelling voor het vak van hovenier betekent bijvoorbeeld dat we daar te veel docenten hebben, terwijl we tekort komen voor de groeiende dierenopleidingen. Er is een omslag nodig en dan moet je dus met je personeel aan de slag. We proberen daarbij mensen binnen Helicon te herplaatsen, hoewel dat moeilijk is. Dat gaat ook niet altijd vrijwillig. Verkassen naar een andere vestiging bijvoorbeeld wordt minder negatief ervaren dan vroeger, maar het blijft een uitdaging. Een andere uitdaging op personeelsgebied is de pensioenplanning. Er stroomt de komende jaren een hele bult uit en dat betekent dat we moeten investeren in aantrekkelijk werkgeverschap. Een ander hot item is professionalisering, iets dat mede voortvloeit uit het MBO-brede actieplan ‘Focus op Vakmanschap 2011-2015’.”

Vlootschouw brengt beweging“Volop redenen dus voor strategische personeelsplanning. Die term gebruiken we trouwens zelf niet, we noemen het gewoon HRM. We hebben een complete vlootschouw gedaan in het kader van revitalisering.

De gesprekken in de vlootschouw zijn gevoerd door de leidinggevenden, met ondersteuning van P&O. Daarbij hebben we per medewerker in kaart gebracht hoe het staat met vakmanschap, maar ook met commitment, met de bijdrage die ze kunnen en willen leveren en met hun verdere wensen. In kaart brengen is natuurlijk belangrijk, maar dat proces brengt mensen ook in beweging. Het is daarmee meteen een essentiële stap naar eigenaarschap op het gebied van persoonlijke groei en ontwikkeling. Functioneren en talentontwikkeling staan nu niet meer één keer per jaar, maar vrijwel permanent op de agenda.”

Authentiek leiderschap“We zijn nu zo’n drie jaar met deze processen bezig. Daarbij hebben we geleerd dat een zorgvuldige voorbe-reiding, transparantie en engelengeduld van enorm belang zijn. En het allerbelangrijkste is misschien wel: toon authentiek leiderschap. Ik kan niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is dat je als leidinggeven-de handelt vanuit wie je werkelijk bent. Je moet de gewenste verandering voorleven, anders motiveer je niet. Moet je snijden in de organisatie? Doe dat dan ook in het managementteam. Wil je meer flexibiliteit en mobiliteit? Dan geldt dat ook voor teamleiders en directeuren. Wij hebben bijvoorbeeld een managementpool ingevoerd om mobiliteit te stimuleren en kwaliteit te verbeteren. Daarmee lopen we voorop. Eerst wekte dat verbazing. Maar het krijgt nu intern steeds meer aantrekkingskracht en extern groeit de belangstelling.”

Helicon Opleidingen stimuleert medewerkers tot ontwikkeling en mobiliteit

“als er maar beweging ontstaat”Binnen het groen onderwijs zijn de arbeidsmarkt en de voorkeuren van leerlingen volop in beweging. Daarnaast gaan veel docenten de komende jaren met pensioen en moet er gewerkt worden aan professionalisering. “Wij zijn al zo’n drie jaar bezig met ontwikkeling, eigenaarschap en mobiliteit,” vertelt Saskia van Leeuwen, vestigingsdirecteur bij Helicon Opleidingen MBO Nijmegen. “Dat gaat goed, maar je moet eraan blijven werken. Het gaat erom dat er beweging ontstaat.”

4. De transitieperiode: HR-plan en HR-interventiesAls het fundament voor eigenaarschap in de lijn gelegd is, kan de transitiefase beginnen. Als eerste wordt in deze fase bepaald welke beweging gewenst is per geïdentificeerde groep. Voor deze groepen moet er een eigen HR-plan komen. Vaak beschikt de organisatie over voldoende HR-interventie mogelijkheden om hierin te voorzien. Denk bijvoorbeeld aan een management development traject voor de ‘keyplayers’ of aan recruitment via de eigen recruiters voor de ‘most wanted’. Figuur 3 brengt per groep een aantal

mogelijke interventies in beeld.Door per groep de in te zetten HR-interventies te bepalen, kan in deze fase ook een business case worden opgemaakt. Daaruit blijkt bijvoorbeeld of het beter is om personeel om te laten scholen of van buiten de organisatie te halen. Pas nadat de benodigde interventies zijn bepaald, kan de organisatie verder met deze fase. Belangrijk is dat iedere medewerker in deze groepen dezelfde mogelijkheden worden geboden. Dit is belangrijk voor de objectiviteit en de eenduidigheid van de communicatie en daarmee voor het draagvlak.

nu aanwezig? nu nodig?

straks nodig?

externe uitstroom nieuwe instroom

nu aanwezig? nu nodig?

straks nodig?

Het belang van de dialoogOm beweging te creëren is het belangrijk met elke medewerker op individueel niveau in gesprek te gaan over wat de organisatie voor hem of haar in gedachten heeft en over wat de ambitie van de medewerkers is. Dit is een essen-tieel omslagmoment naar een wederkerige arbeidsrelatie, met wederzijdse verantwoordelijkheden: welke inspanning en resultaten verwachten wij van jou en wat stellen we daar als werkgever tegenover?

De boodschap die de medewerker in dat gesprek van de organisatie krijgt, moet eenduidig zijn: je moet weten waar de organisatie naar toe gaat en wat er van je verwacht wordt. Pas dan kun je als medewerker bepalen of je de gewenste beweging wil en kan maken en bepalen en aangeven wat je bindt en boeit. Wie de medewerker in de regiestoel van zijn eigen loopbaan en ontwikkeling wil krijgen, moet vermijden dat manager en medewerker elkaar gaan bestoken met ‘facts & figures’ terwijl het erom gaat om bij het ‘gevoel’ te komen.

Persoonlijk gesprekHet gaat dus om een echt persoonlijk gesprek. Managers kunnen onvoldoende toegerust zijn om deze gesprekken succesvol aan te gaan. Het is belangrijk ze daar vooraf in te trainen, zodat zij én de geformuleerde boodschap volledig uitdragen én de medewerker stimuleren en de ruimte geven voor een dialoog. Ten slotte moeten de gesprekken en gemaakte afspraken goed gedocumenteerd worden zodat de voortgang gemeten kan worden.

In de praktijk zien we dat het voor medewerkers heel verhelderend is om duidelijk te horen wat er van hen verwacht wordt. Bij medewerkers die eigenlijk niet (meer) nodig zijn (in de figuur groep 3: ‘te bewegen’), draagt het bijvoorbeeld vaak bij aan de gewenste externe mobiliteit. ‘Key players’ voelen zich meer gewaardeerd, blijven langer bij de organisatie en ontwikkelen zich in de gewenste richting. De ‘huidige kern’ kan zich gaan ontwikkelen en werken aan de eigen duurzame inzetbaarheid.

1. ‘Key players’• Persoonlijk

Ontwikkelings Plan• Beloning-enbonusbeleid• Management

Development• Opleiding(en)

2. ‘Onbenut Potentieel’• Alternatieveinzet• Tijdelijkeuitleen• Retentiebeleid• Tijdelijkflexibiliseren

3. ‘Te bewegen’• Potentieelbeoordeling• Ontwikkelingsplan

4. ‘Huidige kern’• Potentieelbeoordeling• Ontwikkelingsplan• Mobiliteitsplan• Outplacementplan• Flexibiliseren

5. ‘Tijdelijke krachten’• Tijdelijkeinhuur• Tijdelijkdienstverband• Collegialeinleen

6. ‘Most wanted’• Recruitment• Management

Development / Talent Development

• (om)Scholing

7. ‘Prospects’• Recruitprogramma• Management

Development • (om)Scholing• Samenwerkingexterne

leveranciers• Flexpartnership

Figuur: de verschillende groepen met mogelijke interventies 9

10

“Strategische personeelsplanning is een normaal en vanzelfsprekend deel van goed werkgeverschap,” betoogt Paul Stallenberg. “Wij waren er al een jaar of twee over in gesprek. Inmiddels is het besef van de toegevoegde waarde van SPP gegroeid. Ons werk is mensenwerk. Personeelskosten maken wel 75 tot 80 procent van onze totale kosten uit. De studentenaantallen in het hoger onderwijs dalen voor zover te voorzien tot 2020 met zo’n twintig procent. Dat is een forse daling. Als de omstandigheden wijzigen, moet de organisatie bijsturen. De ‘sense of urgency’ is daarom zeker aanwezig.”

Meerjarenplanning“Om te beginnen brengen we per bedrijfsonderdeel in een meerjaren-planning de toekomst in beeld, zodat we weten wat we straks aan bezetting nodig hebben en hoe het daar nu mee staat. Daarbij houden we rekening met natuurlijk verloop, waaronder de gevolgen van de vergrijzing. Dan weet je wat je kwantitatief en kwalitatief nog extra moet doen. Kwantitatief is dat redelijk makkelijk, aantallen medewerkers, soorten dienstverband, leeftijden en dergelijke halen we uit ons personeelsinformatiesysteem. Kwalitatief is het moeilijker, dat is (nog) niet in een systeem vastgelegd. Heeft een docent bijvoorbeeld een masteropleiding voltooid? Dat hebben we nu in kaart gebracht. Uitgebreidere kwalitatieve informatie hopen we in de komende jaren ook in onze systemen vast te leggen.”

Professionalisering“Een sleutelbegrip in SPP is voor ons professionalisering. Het gaat erom dat onze medewerkers een werkend leven lang professioneel inzetbaar zijn en blijven. Neem bijvoorbeeld docenten, die maken twee derde van onze bezetting uit. De basis voor professionele inzetbaarheid van een docent is een masterdiploma. Daarnaast moeten ze pedagogisch en didactisch bekwaam zijn. En ze moeten binding hebben in het werkveld: een docent fysiotherapie moet bijvoorbeeld ook werken als fysiothera-peut. Op alle drie de onderdelen kan een leidinggevende met de docent in kaart brengen wat er moet en kan gebeuren. ‘Nu vraag ik dit van je en straks dat. Hoe gaan wij en hoe ga jij dat realiseren?’ Dat betekent verandering: dat je je hele loopbaan werkt aan professionalisering is in de sector lang niet voor iedereen vanzelfsprekend.”

‘Uit de leunstoel’“Een belangrijk leerpunt voor al onze medewerkers is daarom het bewustzijn van je eigen verantwoordelijkheid voor ‘lifetime employabili-ty’. Te veel mensen zitten nog in de modus van ‘lifetime employment’. Behoud van professionaliteit bekijken ze ‘vanuit de leunstoel’: dat doet de werkgever wel. Daar werken we onder andere aan in de gesprekscyclus, die overigens beter kan, en ook door als sector goede faciliteiten te bieden voor opleidingen, die bijvoorbeeld in geld en tijd vergoed worden.”

Faciliteren“Natuurlijk moet je ook je leidinggevenden faciliteren. Wij hebben bijvoorbeeld het afgelopen jaar teamleiders als tussenlaag ingevoerd, voor het merendeel uit eigen gelederen. Daarbij hebben we voor iedereen een programma ontwikkeld dat uit drie onderdelen bestaat. Om te beginnen breng je je kennisniveau op peil, bijvoor-beeld door deel te nemen aan masterclasses Personal leadership in Innovation & Change (een van onze eigen opleidingen) en een blok advanced management skills te volgen. De management teams (directeuren en teamleiders) krijgen directe ondersteuning in de vorm van ‘coaches’. Ten derde is er het ‘leren netwerk’, een soort intervisie.”

Kritische succesfactoren“SPP en professionalisering zijn geen HR-speeltjes, ze horen bij de kritische succesfactoren. Het besef daarvan moet je eerst bij direct leidinggevenden tussen de oren krijgen. Teamleiders en directeuren zijn de spil. Alles wat wij verzinnen wordt immers pas echt als het op de werk-vloer wordt uitgevoerd. Dat betekent dat collega’s en direct leidinggevenden een cruciale rol spelen, want het team is bepalend voor de effectiviteit van de professional.”

Zuyd Hogeschool werkt aan strategische personeelsplanning

“het hoort bij goed werkgeverschap”De komende jaren daalt het aantal HBO-studenten. Dat versterkt de ‘sense of urgency’ om met strategische personeelsplanning (SPP) aan de slag te gaan. Voor Paul Stallenberg, directeur dienst Human Resources van Zuyd Hogeschool, hoort SPP overigens vanzelfsprekend bij goed werkgeverschap.

11

5. Borging en verankering: rol van het managementSucces van de transitieperiode staat of valt met de laatste fase: een juiste borging en verankering binnen de organisatie. Hier komen de ‘eerste’ en de ‘laatste’ fase samen, want in de praktijk is er voor de organisatie als geheel niet een laatste fase, maar een permanent proces van strategische personeelsplanning. Het (operationeel) management is daarin de spil die de ambities van de organisatie verbindt met die van de medewerkers. Daardoor wordt strategische personeelsplanning iets van en voor alle betrokkenen: een ‘bewustmaker’ én een effectieve methode voor het werken aan veranderings-gerichte organisaties en individuen.

Kerncompetentie van HRExterne adviseurs kunnen ondersteunen en begeleiden, maar hun rol moet erop gericht zijn de organisatie op eigen benen te laten staan. Introduceren, begeleiden en stimuleren van strate-gische personeelsplanning hoort tot de kerncom-petenties van HR. Niet voor niets spreekt HR-wetenschapper Gerard Evers in dit verband van het ontwikkelen van ‘meesterschap van HR en management’ (G. Evers, in ‘Strategische personeels-planning – regeren is vooruitzien’).

HR-afdelingen moeten zich afvragen of ze zelf de juiste competenties in huis hebben om de organisa-tiedoelstelling te vertalen naar HR-doelen. Hoe ontwikkelen en borgen we de nodige competen-ties, zowel bij HR als bij het management? Hebben we HR business partners of alleen uitvoerders? Zo haal je het aanpassingsvermogen ook van de HR-afdeling binnen. Strategische personeelsplan-ning is geen wij-zij kwestie, het betreft iedereen. Begeleiding door HR is in alle fasen van belang.

Uitvoering in de lijnDat neemt niet weg dat de daadwerkelijke uitvoering bij het (operationeel) management ligt. De lijn – die zelf ook deel uitmaakt van het proces

van beweging – speelt een cruciale rol. Het zijn de direct leidinggevenden die de strategie uitdragen op de werkvloer, gesprekken voeren met medewerkers, hun resultaten en potentieel beoordelen en bespreken, onderscheid tussen medewerkers kunnen en durven maken, ze tot beweging motiveren en in hun ontwikkeling begeleiden. Het zijn ook de direct leidinggevenden die voor de organisatie steeds de relevante informatie verzamelen en up-to-date houden, zodat de organisatie blijvend in kan spelen op de veranderende omgeving.

Speerpunt in bedrijfsvoeringOrganisaties hebben zowel extern als intern te maken met een groeiende dynamiek en complexiteit. Werken aan een strategische personeelsplanning maakt managers en medewerkers op alle niveaus bewust van de noodzaak van meer aanpassingsvermogen en van de eigen verantwoordelijkheid daarbij. Het legt de basis voor een blijvende dialoog met elke medewerker die het aanpassings-vermogen van zowel individu als organisatie vergroot. Het versterkt leiderschap en eigenaarschap. Strategische personeels planning wordt daarmee een van de speerpunten van de bedrijfsvoering en draagt fundamenteel bij aan organisatiesucces in een dynamische omgeving.

Wilt u meer informatie over Strategische Personeels-planning of een afspraak maken?Neem contact op met Suzanne von der Dunk, manager onderwijs Randstad Nederland, 06 222 140 11 suzanne.von.der.dunk@nl.randstad.comof met Rick Nillesen, senior advisor consultancy, 06 129 937 30rick.nillesen@nl.randstad.com