Strategische Personeelsplanning

Inspiratiemiddag A+O fonds Gemeenten13 april 2015, 1400-1445 uur, Amersfoort

Dr. Gerard Evers• Oud-hoogleraar Human Capital Valuation • Econometrist• Redacteur diverse HR-tijdschriften• Directeur EuroHRM

Tilburgseweg 1175051 AC Goirlegerard@eurohrm.nl06 53465225

Meerdere boeken over SPP

1993: HR3P 1999: strategie 2014: scenario’s

Klanten en projecten SPP

Rijksoverheid, ministeriesGemeenten, provinciesUniversiteiten, HBO’sVervoersbedrijvenZorgsectorSupermarktenOliemaatschappijenWater en energiesectorEtc.

SPP, Procrustes en maatwerk

• Praktijkervaringen bij meer dan 300 organisaties. Een rits aan complexiteit en pragmatisme. Anything goes….

• SPP mag niet een procrustes’ bed worden.

• Elke organisatie heeft andere maten en mogelijkheden

• SPP is en blijft maatwerk.

SPP = PDP: ProcesDataProduct

Urgentie en motivatie

SPP is geen doel op zich, maar een middel.Commitment in de lijn is cruciaal voor

succes.1. Op welk probleem van de lijn moet SPP

antwoord geven? 2. Wat denk je dat het gaat opleveren?

Scope en scale

3. Waar (voor welke functies?) levert SPP het meeste op?

4. Waar zit betrokkenheid en motivatie om ermee aan de slag te gaan? Betrek de juiste mensen.

5. Wat gebeurt er nu al? Bouw voort op wat er al is (proces, data, product).

Uitgangspunten SPP

• HRM is verweven met organisatiebeleid• HRM is gericht op benutting van

resources en ontwikkeling van waarde en potentieel

• SPP vereist intensieve samenwerking tussen lijnmanagement en HR.

• SPP maakt deel uit van Planning & Control cyclus

• SPP is een managementinstrument, • HR faciliteert waar nodig

Strategischorganisatiebeleid

StrategischHR Beleid

PIOFACH:personeel,

inkoop, organisatie, financiën,

automatisering,communicatie,

huisvesting.

Strategischepersoneelsplanning

(1)

(2)

(3)

(4)

Alice: “Cheshire Puss, would you tell me, please, which way I ought to go from here?'

`That depends a good deal on where you want to get to,' said the Cat.

`I don't much care where--' said Alice.

`Then it doesn't matter which way you go,' said the Cat.

`--so long as I get SOMEWHERE,' Alice added as an explanation.

`Oh, you're sure to do that,' said the Cat, `if you only walk long enough.’”

Cheshire the Cat …………

Als je niet weet waar je heen gaat, zal elke weg je er brengen…..Carol Lewis, “Alice in Wonderland”

SPP als proces

VlootschouwSuccession planning

8 bouwstenen

1. In- en externe analyse 2. Scenarioanalyse3. Toekomstig gewenste formatie4. Huidige bezetting 5. Externe arbeidsmarktontwikkelingen6. Toekomstige verwachte bezetting 7. Confrontatie en beleidsdiscussie8. Cocktails en actieplannen

Bouwstenen voor SPP

x

13

Nu

Straks

Formatie Bezetting

Gewenste formatie

Vis

ie,

mis

sie

, st

rate

gie

,o

mg

evin

g,

etc.

K³R

Dynam

iek ID

U

VraagIntern

Verwachtebezetting

Cocktail van beleid, instrumenten en

acties

ScenarioScenario

Gaps

BoventalligheidVacatures

ExternAanbod

K³RK³R

K³R

Beleidsdiscussie

- Kwantiteit- Kwaliteit- Kosten- arbeidRelaties

K³R =

Scenario’s

alternatieven, bv auto-

matisering,uitbesteding

werving, opleiding,

doorstroom, flexpool, etc

VergrijzingMobiliteitSchoolverlatersKrapteConjunctuurLoonniveau’sFlexibiliteitEtc.

14

25

637

8

SPP = K3R = schaken op 4 borden

1. Right size: kwantitatief (handjes)

2. Right shape: kwalitatief (hersens)

3. Right costs: arbeidskosten (euro’s)

4. Right agility: veerkracht (arbeidsrelaties)

Geen SWOT maar TOWS

• Van buiten naar binnen redeneren

• Strategie: plan A, B, C, D, en niet “KWW”

• Toekomst is niet voorsPelbaar, wel voorsTelbaar

Bouwsteen 3 Gewenste formatie

1. Per scenario de organisatiestrategie duiden. Wat ga je als organisatie in die specifieke wereld doen? Positionering.

2. Consequenties voor gewenste formatie

Drie draaiknoppen: –Welke producten en diensten,–Welke functiemix,–Welke efficiency (bruto-netto)?

1. Per scenario invulling geven aan K3R: –Welke kwantiteit,–Welke kwaliteit,–Welke kosten,–Welke flexibiliteit?

Strategievoorbeeld

Operational Excellence

Operational Excellence

Customer Intimacy

Customer Intimacy

Product Leadership

Product Leadership

Hoe pakken we dat meestal aan?

•Zelf leren doen: workshops (3 uur)•Per unit 2-3 personen (lijn, staf)•Centrale ondersteuning vanuit F (data)•Per workshop 1 of 2 bouwstenen•Tussentijds huiswerk (doorloop 4 weken)•Regelmatig feedback en inloopspreekuur•Eindrapportage opstellen

•Ondersteuning (literatuur, rekenmodellen)

Wat leer je met SPP?Koppelen van HR-denken aan bedrijfsmatig denken. Transparant omgaan met kwantitatieve en kwalitatieve gegevens.

•Proces: samenwerken, afstemmen, opvragen, presenteren•Data: integreren P-data, F-data, kwaliteiten•Product: PFM, scenario’s, VNA, HR3P, IDU, bezettingsprognoses, financiële aspecten, gap-analyse, simulatie van beleidsvarianten

Enkele highlights….

Wat haal je uit je data?

21

22

HR3P

achterblijvers 31% werkbijen 44% onderpresteerders diesels

vraagtekens 5% goudhanen 20% groeipotentieel toppers

Performanceniveau laag hoog

laag

hoog

Potentieel

23

Wat maak je, wie maakt het en hoe maken we het?: PFM

product junior medior senior leiding totaal

Basisregi-straties

2.000 5.000 20.000 3.000 30.000

Gemeente-werken

3.000 6.000 10.000 1.000 20.000

Vastgoed 1.000 1.000 0 0 2.000

WMO en jeugdhulp

4.000 8.000 10.000 6.000 28.000

totaal 10.000 20.000 40.000 10.000 80.000

Step in gemeente X

Dimensie Variabele Impact Onzekerheid Keuze

Sociologisch Mondige burger xx x Krimp / ontgroening Technologisch ICT xx x Economisch Conjuctuur xxx xxx Driver Politiek Taakstelling xxx x Transitie xxx x Samenwerking xxx xxx Driver Keuzes Raad / college van

B&W xxx x

J

Scenario’s

J

Samenwerking +/+

Conjunctuur -/- Conjunctuur +/+

Samenwerking -/-

"variantie"afdeling/team fte fte % groei fte % groei (max-min)/huidig

financien 5,9 5,4 -9% 5,9 0% 9%comm ICT HRM 16,6 12,6 -24% 14,5 -13% 11%basisregistraties 19,3 15,6 -19% 18,6 -4% 16%KCC Vergunningen 22,5 20,5 -9% 21,3 -5% 4%facilitair 20,6 17,4 -15% 17,0 -17% -2%wmo, jeugdhulp 8,7 29,5 238% 26,1 198% -40%beleid 14,9 15,7 5% 13,9 -7% -12%gem werken binnendienst 18,6 17,5 -6% 18,6 0% 6%gem werken buitendienst 36,6 33,5 -8% 36,6 0% 8%VGL grondzaken/LO 11,9 10,9 -8% 16,4 37% 46%VGL vastgoed 7,9 6,9 -12% 9,3 18% 30%FTH fysiek beleid 14,2 12,2 -14% 14,6 3% 18%FTH toezicht en handhaving8,4 5,9 -30% 9,2 10% 40%

TOTAAL 206,3 203,7 -1% 222,1 8%

huidig scenario 1 scenario 4

Vaststellen gapsVerwachte bezetting

Gewenste formatie Scenario 1

Gewenste formatie Scenario 4

Kwantiteiten-Vraag per functiegroep

Kwaliteiten-Specifieke competenties

Kosten -Gemiddelde pers. Kosten-Loonkosten

Arbeidsrelaties-Zelf doen / uitbesteden-Contract (omvang / type)

Bouwsteen 8: oplossingsrichtingen

1. Welke sturingsinstrumenten zijn er mogelijk? Cocktail.

2. Rubik-puzzel

30

Met SPP beeld van

“Key-players”• Retentieplan:• POP• Beloning- en bonusbeleid• MD• Opleiding(en)

“Te Bewegen”• Potentieelbeoordeling• Ontwikkelingsplan• Mobiliteitsplan• Outplacement

“Huidige kern”• Potentieelbeoordeling• Ontwikkelingsplan• Mobiliteitsplan• Outplacementplan• Flexibiliseren

“Prospects”• Recruitprogramma• MD• (om)Scholing• Samenwerking externe leveranciers

“Onbenut Potentieel”• Alternatieve inzet• Tijdelijke uitleen• Retentiebeleid• Tijdelijk flexibiliseren

“tijdelijke krachten”• Tijdelijke inhuur• Tijdelijk dienstverband• Collegiale inleen

“Most wanted”

• Recruitment• MD/TD• (om)Scholing

straks nodig

nu aanwezig

nu nodig

1

2

3

4

5

7

6

(bron: Randstad)

Tips – Ken de valkuilen

Onderschatting:“SPP, daarvoor kunnen we wel een stagiaire inschakelen”.

Voor het opzetten van een SPP is een multidisciplinair team nodig.•Projectleider/coordinator•Management – visie strategie scenario’s•HR – beleid, faciliteren proces•ICT – data / systeem

Terugkijken….

Met SPP een zonnige toekomst tegemoet…..