STICHTING BOOMKWEKERIJMUSEUM · In het voorjaar 2015 is een analyse van de Sterkte – Zwakte -...

0

STICHTING BOOMKWEKERIJMUSEUM

Gesticht bij notariële akte van 30 januari 1974 Ingeschreven in het Openbaar Centraal Stichtingsregister 8 februari 1974, nr. 41172071 Museum: Reijerskoop 54, 2771 BR Boskoop Tel.0172-217756 E-mail: [email protected]

Beleidsplan Boomkwekerijmuseum 2016-2020

1

HET BELEIDSPLAN 2016-2020 van het Boomkwekerijmuseum

gevestigd te Boskoop, gemeente Alphen aan den Rijn. ‘Aan onze voorouders de Entlieden danken wij ons kwekerscentrum Boskoop. Laat ons hun Erfenis zorgvuldig bewaren.’ *

Indeling P. 2 – 5. Paragraaf A. Inleiding. P. 6 – 8. Paragraaf B. Missie, Visie en Doelstelling 2016-2020. P. 9 – 41. Paragraaf C. Het Beleidsplan, meer in detail. P. 42 – 44. Paragraaf D. Afronding (Belanghebbenden); Registratie Bijlagen (p. 45 – 56) Annex I. Doelstelling in het (oude) Beleidsplan 2010-2015. Annex II. Evaluatie in 2014 van het (oude) Beleidsplan 2010-2015. Annex III. S.W.O.T. Analyse, opgesteld in juni 2015. Annex IV. Collectieplan. Annex V. Registratieverklaring. *Deze tekst is in het ontvangstpaviljoen van het Boomkwekerijmuseum opgenomen; ze wordt toegeschreven aan Aart Vuijk Sr..

2

Paragraaf A. Inleiding.

1. De stichting ‘Stichting Boomkwekerijmuseum’ werd op 30 januari 1974 te Boskoop opgericht maar het museum heeft een historie van meer dan tachtig jaar; in 1934 werd in Boskoop al het Museumfonds in het leven geroepen. In 2004 werd het Boomkwekerijmuseum door het Nederlands Museumregister geregistreerd. Mede ten behoeve van de verlenging van die registratie werd in 2009 als basis voor het beleid in de periode 2010-2015 een Beleidsplan opgesteld ( hierna af te korten tot ‘OBP 10-15’). Aan de inleiding van dit OBP 10-15 wordt een ook nu nog geldend uitgangspunt ontleend: “Het Boomkwekerijmuseum is, ondanks zijn beperkte omvang, uniek in de letterlijke betekenis van het woord. Het is niet ‘zomaar’ een oudheidskamer of gemeente museum waar voorwerpen van plaatselijk belang worden bewaard. Hoewel het misschien wat hoogdravend lijkt, heeft het Boomkwekerijmuseum een collectie die op geen enkele plaats ter wereld bijeengebracht zou kunnen worden en die een eigen specifiek vakgebied bestrijkt (de boomkwekerij in verleden en heden).”

Bij de vervaardiging van het OBP 10-15 diende als leidraad de Nota ‘Elementen voor een beleidsplan van een museum’. Separaat werd een Collectieplan 2010-2015 opgemaakt, terwijl ook als afgeleide van het OBP 10-15 in april 2010 een Beleidsplan PR-team inclusief een Marketingmatrix werd opgesteld. De algemene doelstelling in het OBP 10-15 luidde: “Het Boomkwekerijmuseum wil met zijn collectie, nu en in de toekomst, een

representatief beeld verschaffen van de geschiedenis en ontwikkeling van de Nederlandse boomteelt. In de vaste presentatie ligt het accent enerzijds op de werken levensomstandigheden van een boomkweker/handelaar in bomen in het Boskoop van rond 1900-1910, anderzijds op het weergeven van de geschiedenis en ontwikkelingen van de boomkwekerij. In wisseltentoonstellingen komen daarnaast ook algemene onderwerpen aan bod die de gehele Nederlandse boomkwekerij in heden en verleden betreffen. Ook wil en kan het Boomkwekerijmuseum en bron van informatie zijn voor onderzoek. Het Boomkwekerijmuseum heeft een collectie boeken, documentatie en archief op het gebied van de boomteelt en boomkwekerij geschiedenis. De HVB, die een bovenverdieping van het museum huurt, heeft daarnaast een (deels gedigitaliseerd) archief m.b.t. de Boskoopse geschiedenis. Complementair aan elkaar vormen ze tezamen een bron voor studie.”

De tekst van de volledige doelstelling is weergegeven in Annex I.

3

2. Het Boomkwekerijmuseum is lid van de landelijke Museumvereniging (fusie van de Nederlandse Museum Vereniging en de Vereniging Rijks Musea). De Museumvereniging bracht in 2012 het onderzoek ‘Meer dan waard: de maatschappelijke betekenis van musea’ uit, waarbij vijf kwalitatieve maatschappelijke waarden werden onderscheiden: de Collectie- en de Economische Waarde, de Verbindende- , de Educatieve- en de Belevingswaarde. Nederland kent geen museumwet en de titel ‘museum’ is dan ook niet beschermd, reden waarom de Stichting het Nederlands Museumregister is opgericht. Doel is het zichtbaar maken, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de Nederlandse musea. Daarnaast bestaat de Stichting Museumkaart, onderdeel van de Museumvereniging. Deze kaart wint meer en meer aan populariteit. Dit is met name van belang nu de groep ouderen, die vooral deze kaart aanschaft, steeds groter wordt; in 2019 zal de helft van de Nederlandse bevolking 50+ zijn.

3. Binnen het kader van de registratie werd door het Nederlands Museumregister in 2012 overgegaan tot het systeem van Zelfanalyse, zulks op basis van een elftal gebieden in overeenstemming met de zogenaamde ICOM thema’s.

1) Rechtspositie, bestuur en beleid (organisatie) 2) Kwaliteitssysteem 3) Financiële middelen 4) Voorzieningen en veiligheidszorg, gebouwen en inrichting 5) Toegankelijkheid 6) Vrijwilligers 7) Collectie 8) Presentatie 9) Communicatie en marketing 10) Educatie 11) Bedrijfsvoering, baliemedewerkers

In de afgelopen jaren heeft het Boomkwekerijmuseum hieraan steeds voldaan. Ook in de Jaarverslagen 2011 tot en met 2014 werd deze Zelfanalyse verwerkt met een weergave van feiten, aspecten en omstandigheden teneinde naar buiten toe de transparantie te vergroten. Weliswaar is dit systeem van voorgeschreven Zelfanalyse voor 2016 gewijzigd maar in dit nieuwe Beleidsplan 2016-2020 (hierna af te korten tot ‘NBP’), is op basis van dezelfde elf thema’s weergegeven wat de situatie is in 2015 (Paragraaf C).

4. Om te komen tot een zo breed mogelijk draagvlak onder de vrijwilligers voor het NBP is het volgende ondernomen. *In augustus 2014 werd een bundel met veel informatie verspreid onder acht geledingen binnen het museum (Teams, Werkgroepen).

4

Opzet was om aldus het OBP 10-15 te evalueren, hetgeen in het najaar van 2014 heeft plaatsgevonden. In februari 2015 waren de verslagen daarvan binnen ( 20 pagina’s ). Een samenvatting van de elementen die aangeven wat van het OBP 10-15 niet dan wel onvoldoende van de grond is gekomen is te vinden in Annex II. *Vervolgens is binnen diezelfde geledingen een nieuwe gespreks- en discussieronde gestart om te komen tot een inventarisatie van wat wenselijk gevonden werd om op te nemen in het NBP ( ook als het ging om teamvoornemens, zowel op de korte als langere termijn). *Van diverse teams werden voorts reacties ontvangen op een gemaakte opsomming van gedachten voor de toekomst. *Tenslotte maakte in november 2015 een aantal vrijwilligers gebruik van de geboden gelegenheid om het concept NBP te lezen en van commentaar te voorzien.

5. In het voorjaar 2015 is een analyse van de Sterkte – Zwakte - Kansen- en Bedreigingen (SWOT) opgemaakt door Saskia van Veen ( Hogeschool INHolland, Hoger toeristisch en recreatief onderwijs), hetgeen leidde tot een eindrapport d.d. 5 juni 2015. Haar samenvatting met conclusies en aanbevelingen zijn weergegeven in Annex III. Mede op basis daarvan is een confrontatiematrix opgesteld teneinde na te gaan hoe zwakke(re) punten zouden kunnen worden versterkt en hoe van de sterke(re) punten gebruikt zou kunnen worden gemaakt om bedreigingen af te wenden dan wel in te spelen op kansen.

*Als sterke(re) punten kunnen blijkens die SWOT-analyse worden aangemerkt: -de financiële basis (geen zorgen, toch goedkoop, soliditeit); -het mooie Openlucht-deel van het museum inclusief de Boomkwekerswoning; -het enthousiasme en de ervaring van de vrijwilligers; -en de wisseltentoonstellingen, vooral de groene (binnen en buiten). *Als zwakke(re) punten kunnen blijkens die SWOT-analyse worden aangemerkt: -de leeftijd van de vrijwilligers, het gebrek aan toestroom van ‘jongeren’; -de permanente expositie; -en het (in de zomerperiode) op zondag gesloten zijn; -de bereikbaarheid (weinig P-mogelijkheden voor de deur).

Hoe zou het Boomkwekerijmuseum zwakke(re) punten kunnen versterken en van de sterke(re) punten gebruik kunnen maken om bedreigingen af te weren en/of in te spelen op kansen?

Combinatie van de wisseltentoonstellingen met het zoeken van partners in de museumwereld;

5

Willen we de doelgroep jeugd(t/m 12 jaar) binnenhalen, dan moet het museum ook op zondag geopend worden;

Dat geldt ook voor de buitenlandse toeristen;

We moeten onze zwakte als het gaat om de leeftijd van vrijwilligers en het gebrek aan toestroom aanpakken door actiever op zoek te gaan naar potentiële vrijwilligers tussen de 55 en 65 jaar;

Weliswaar zijn we financieel solide, maar we moeten oog hebben voor de bedreigingen en het afwenden daarvan: minder sponsoring in de toekomst, het wegvallen van de WSW-plaats;

De fraaie museumkwekerij moet behouden blijven en steeds vernieuwd kunnen worden als dat nodig/wenselijk is;

De gevoelsmatig ervaren toename van de concurrentie (andere musea; cultuur/recreatieve instellingen op het gebied van groen) moet onder meer bestreden

worden door ook op zondag open te zijn.

Geopperde gedachten naar aanleiding van deze SWOT-analyse.

Het is wenselijk de Noordvleugel gedurende enkele perioden per jaar (als er een in ruimte beperkte tijdelijke tentoonstelling is )te gebruiken als Filmzaal (mits voldoende materiaal aanwezig is).

Het is wenselijk de bibliotheek toegankelijker te maken voor het tonen aan de bezoekers (bijvoorbeeld: in de namiddag);

Het is wenselijk wisselexposities ‘op voorraad’ te realiseren, deze te vermarkten, exposities van andere musea te huren (meer in het algemeen: samenwerken met vergelijkbare musea);

Het verdient aanbeveling onze objecten digitaal beschikbaar te maken (voorkeur voor een app voor smartphones; het zou via Adlib realiseerbaar zijn);

Mits passend binnen de slogan ‘Hart voor Groen en Cultuur’ kan ook aan andere instellingen/personen de ruimte gegeven worden, dus ook als die niet direct boomkwekerij gerelateerd zijn.

6. Het Boomkwekerijmuseum stelt zich met zijn doelstellingen, mede tot uitdrukking komend in de slogan ‘Hart voor Groen en Cultuur’ al jaren op als ‘Groene Hart Museum’, juist ook vanwege zijn centrale ligging in dat Groene Hart.

6

Paragraaf B.

De Missie, de Visie en de Doelstellingen van het Boomkwekerijmuseum voor de periode 2016 - 2020 B. 1. Missie Waarvoor het Boomkwekerijmuseum wil staan komt tot uitdrukking in de volgende missie: ‘Boomkwekerij, gisteren, vandaag en morgen’ Het Boomkwekerijmuseum wil met zijn gebouwen, collectie, kwekerij en met zijn vrijwilligers een representatief beeld verschaffen van de geschiedenis en ontwikkeling van de boomkwekerij in het Groene Hart en in het bijzonder in Boskoop e.o., vanaf de vijftiende eeuw tot heden met aandacht voor toekomstige ontwikkelingen in de sector en boomkwekerijcentra elders in Nederland.

B. 2. Visie En wat de plaats en positie van het Boomkwekerijmuseum in de toekomst moet zijn komt tot uitdrukking in de volgende uitgangspunten, de basis voor zijn visie:

1. Het Boomkwekerijmuseum neemt als uitgangspunt dat het met zijn Collectie, nu en in de toekomst, een representatief beeld wil (blijven) verschaffen van de geschiedenis en ontwikkeling van de Nederlandse boomteelt in het algemeen en die van de Boskoopse boomteelt in het bijzonder. Daarnaast wordt er aandacht geschonken aan uitingen met een groen - , cultureel - , kunstzinnig – en/of maatschappelijk karakter.

2. De kerntaak van het Boomkwekerijmuseum bestaat uit het verzamelen, bewaren, beheren en presenteren van voorwerpen op het boomteelt-gebied, de ‘Collectiewaarde’.

3. Naast de Collectiewaarde wordt de vooral voor de vrijwilligers van het Boomkwekerijmuseum geldende ‘Verbindende waarde’ van een museum als uitgangspunt genomen door het Boomkwekerijmuseum.

4. Bij de uitvoering van haar taken neemt het Boomkwekerijmuseum steeds als uitgangspunt dat het financieel verantwoord moet zijn en dat er geen risico’s genomen worden.

7

B. 3. Doelstellingen

1. Het Boomkwekerijmuseum is een klein maar bijzonder museum. Aan een continu groeiend aantal bezoekers toont het museum zijn Collectie in een ‘Binnen-deel’ en in een ‘Openlucht-deel’ . Daarin staat de geschiedenis van de boomkwekerij in Nederland – vanaf de vijftiende eeuw in de regio Boskoop – centraal en wordt er een beeld gegeven van de sedert begin vorige eeuw ook elders in Nederland ontstane boomkwekerijcentra. Ook wordt waar mogelijk en zinvol aangegeven waarin de boomkwekerij van het begin van de vorige eeuw verschilt met die van de tegenwoordige tijd en waar wenselijk met die van de toekomst.

2. In het Binnen-deel van het museum (Reijerskoop, nummers 52 en 54) kunnen

de bezoekers kennismaken met de boomkwekerij van alle tijden door middel van:

de Collectie neergelegd in de Permanente Expositie ruimte; die is vooral gericht op de regio Boskoop maar bevat ook aspecten van elders,

de wisseltentoonstellingen die een groen, cultureel, kunstzinnig of maatschappelijk karakter dragen.

de Bibliotheek annex Documentatiecentrum,

een periodiek in gebruik zijnde filmzaal.

3. In het Openlucht-deel (Reijerskoop, nummer 56) kunnen de bezoekers kennis

maken met:

de Boomkwekerswoning anno 1870, ingericht in de sfeer van 1900-1910, een Cultuurerfgoed (gemeentelijk monument);

de daarachter gelegen Museumkwekerij die een representatief beeld geeft van een Boskoopse kwekerij anno 1910;

de daarop staande gereconstrueerde Boomkwekersloods alsmede een Werktuigen afdak, eveneens zoveel mogelijk teruggrijpend op het begin van de vorige eeuw;

een Afdak met een presentatie en een zgn. Speelhuys;

een Houtakker, een beeldbepalend element voor Boskoop sinds de 18e eeuw.

4. Van onschatbare waarde voor het Boomkwekerijmuseum is en blijft het enthousiasme en de ervaring van de vrijwilligers. Dit draagt niet alleen bij aan het plezier om bezig te zijn voor het museum maar heeft ook uitstraling naar zowel de individuele bezoeker als groepen bezoekers.

5. Voor wat betreft de ‘Collectiewaarde’ wordt verwezen naar het OBP 10-15, de

paragrafen 2.3 tot en met 2.6. en de Collectieplannen, opgenomen in Annex IV. Dat blijft van toepassing.

8

In de komende tijd ( 2016/2017) zal gezocht moeten worden naar een vergroting van de collectieopslagruimte buiten het museum. Mocht dat niet mogelijk blijken, dan zullen de collectierichtlijnen waar het gaat om het inzamelen aangepast moeten worden.

6. Het Boomkwekerijmuseum streeft er in het kader van de ‘Verbindende

waarde’ naar een ontmoetingsplaats en platform te zijn tussen verleden, heden en toekomst, een verbinding van generaties en culturen. ‘Belanghebbenden’ ( zie hierna in Paragraaf D.1.) moeten betrokken blijven bij de koers en de activiteiten. Maar zoals hiervoor ook vermeld: vooral de Vrijwilligers moeten zich verbonden blijven voelen met ‘hun’ museum, met de bezoekers daarvan, met de collectie en vooral met elkaar. Daarmee zorgen ze ook voor een binding van het museum met de sociale omgeving.

7. Voorop blijft staan dat het Boomkwekerijmuseum bij de uitvoering van zijn taken zuinigheid vooropstelt teneinde de gezonde financiële positie te handhaven en geen financieel onverantwoord beleid te voeren en/of risico’s te nemen. Steeds zullen de Continuïteitsreserve en de Bestemmingsreserves op peil gehouden moeten worden terwijl de jaarlijkse begroting van baten en lasten sluitend moet zijn.

B. 4. Speerpunten op korte termijn.

1. Het uiterlijk in 2016 verkrijgen van adequate (extra) depotruimte(n) voor de opslag van collecties, binnen de financiële mogelijkheden van het museum.

2. Het aangaan van samenwerkingsrelaties met andere musea en vergelijkbare instellingen; het voor 2017 komen tot het uit- en inlenen van (delen) van wisselexposities.

3. Het werven van een nieuwe lichting vrijwilligers (60+) omdat dit een voorwaarde is voor de continuïteit van de activiteiten in de huidige vorm.

4. In combinatie met het vorige punt: het binnen twee jaar versterken van teams met meerdere (elkaar waar nodig waarnemende) vrijwilligers tot zekerheidsstelling van de lopende bedrijfsprocessen.

5. Het uiterlijk in november 2016 realiseren van een grondig vernieuwde, meer aansprekend presentatie van de Permanente Collectie, binnen het beschikbare budget.

Deze speerpunten zullen jaarlijks geëvalueerd worden en zo nodig bijgesteld.

9

Paragraaf C. Het Beleidsplan, meer in detail. Zoals hiervoor uiteengezet zijn op basis van de ICOM thema’s ten behoeve van de Registratie en de Zelfanalyse vanaf 2012 door het Boomkwekerijmuseum rapportages opgemaakt. De weerslag daarvan is ook in de Jaarverslagen vastgelegd. In deze paragraaf wordt eerst per thema aangegeven wat op basis van die Registratie rapportages en Jaarverslagen de status in 2014/2015 was; vervolgens – daarop voortbouwend – wordt aangegeven wat voor de toekomst (2016-2020) de gedachten en voornemens zijn zulks als onderdeel van dit NBP. Indien dat betrekking heeft op de hiervoor ( B.4.) beschreven Speerpunten is de tekst ‘vet ‘afgedrukt.

Deze thema’s zijn: C.1.Rechtspositie, bestuur en beleid (organisatie), pagina 10. C.2.Kwaliteitssysteem, pagina 12. C.3.Financiële middelen, pagina 14. C.4.Voorzieningen en veiligheidszorg;gebouwen en inrichting, pagina 16. C.5.Toegankelijkheid, pagina 19. C.6.Vrijwilligers, pagina 20. C.7.Collectie, pagina 23.

(1. De Collectie;2.Conserveren, verwerving en afstoting,registratie;3.Onderzoek)

C.8.Presentatie, pagina 27. (1.Permanente expositie;2.Wisseltentoonstellingen;3.Bibliotheek, documentatiecentrum;4. Museumkwekerij)

C.9.Communicatie en marketing, pagina 32. C.10.Educatie; rondleidingen, pagina 35. C.11.Bedrijfsvoering; baliemedewerkers, pagina 37. Aan het einde ( pagina 40) wordt gemakshalve nog een Overzicht gegeven van de diverse voornemens.

10

C.1. Rechtspositie, bestuur en beleid (organisatie). Status 2014/15 De juridische vormgeving van het Boomkwekerijmuseum vond plaats in 1974 toen de Stichting werd opgericht ( notariële akte d.d. 30-01-1974); inschrijving in het Stichtingenregister geschiedde onder nummer 41172071. De statuten werden op 19-01-96 inhoudelijk en daarna op enkele onderdelen nog op 12-04-1999 gewijzigd. Bij die gelegenheid verviel ook de aanduiding ‘Boskoop’ in de naam der Stichting. De Stichting (en daarmee ons museum) is niet op winst gericht. Op 05-12-2012 vond nog een aanpassing van de statuten plaats terwijl per 28-08-2012 het Huishoudelijk Reglement (HR) al was aangepast. Conform het bepaalde in de statuten zijn er tenminste zeven bestuursleden en is er een Dagelijks Bestuur (DB) van drie leden (voorzitter, secretaris en penningmeester). Vanwege het grote belang worden de DB-vergaderingen steeds ook bijgewoond door het bestuurslid, belast met de PR/Marketingtaak, en het bestuurslid belast met de Bedrijfsvoering. Dat besturen is in de eerste plaats een taak van de bestuurders samen en geschiedt op basis van Wet en statuten van de stichting door het Algemeen Bestuur (AB); het is een collectieve taak en verantwoordelijkheid (art. 2:9, 291 en 292 BW; art. 7-9 Statuten). De bijlagen 1 en 2 van het OBP 10-15 (Taken en verantwoordelijkheden bestuur; Organogram) zijn nog steeds van toepassing. Er is geen toezichthoudend college. De organisatiestructuur bestaat er uit dat verreweg de meeste activiteiten geschieden door de Teams: het Museale Team; het Team Onderhoud en Verbouwingen; het Team PR/Marketing; het Team Inrichting en Onderhoud museale boomkwekerij; het Team Bedrijfsvoering. De vrijwilligers werken binnen een Team of zijn daaraan gekoppeld. Elk Team heeft een teamleider, tevens lid van het Bestuur. Daarnaast hebben de leden van het DB nog andere taken. Teamleiders zorgen ervoor dat het Team zo optimaal mogelijk zijn bijdrage levert aan de museumorganisatie als geheel; zij leggen de voornemens en plannen van hun Team voor aan het AB voorzien van deelbegrotingen; na verkregen goedkeuring wordt door het Team tot uitvoering overgegaan. Uitgangspunt is dat wat binnen een Team besloten kan worden daar ook wordt besloten en uitgevoerd, met dien verstande dat de Teamleider (zo nodig vooraf) zorgt voor afstemming met andere Teamleiders bij overlappende activiteiten (waaromtrent uiteindelijk in het AB besloten wordt). Het in het AB besprokene en de besluitvorming van het AB worden steeds schriftelijk vastgelegd in notulen, waaraan een actielijst is gekoppeld. Aan het DB zijn een aantal taken en bevoegdheden toegekend in de statuten en in het in 1996 vastgestelde en 2012 aangepaste HR. In 2012 is gekomen tot een geactualiseerde opstelling van het rooster van aftreden ( artikel 10 statuten).

In december 2013 is een nota opgesteld houdende de Bestuurstructuur per 01-01-2014. In deze Nota is onder verwijzing naar de Statuten: I. het geldende Bestuursmodel beschreven, II. de doorlopende tekst van het HR opgenomen en III. (financiën) de Notitie mbt de Taken- en bevoegdhedenverdeling alsmede een Procuratieregeling opgenomen.

11

Beleidsperiode 2016-2020 De huidige organisatiestructuur is hiervoor weergegeven. Het Boomkwekerijmuseum kent een relatief kleine, eenvoudige werkorganisatie. Er is geen aanleiding om te veronderstellen dat dit in de komende beleidsperiode grondig gewijzigd zal worden. Uitgegaan blijft worden van het in de ‘Governance Code Cultuur’ (2013) beschreven ‘Bestuurs Model’, waarbij het bestuurlijk proces in handen is van het collegiale bestuur, vgl. de Principes 1,2,3,8 en 9. In het openbare Jaarverslag wordt weergegeven wat heeft plaatsgevonden. Net als alle andere vrijwilligers voeren de bestuursleden hun taken onbezoldigd uit. Er is sprake van ‘Uitvoerend bestuur’, waarbij het bestuur de verantwoordelijkheid voor alle primaire processen op zich neemt; geen ‘bestuur op afstand’. Van een ’uitvoerend bestuur’ wordt verwacht dat zij de gehele groep vrijwilligers aansturen, motiveren en betrokken houden (en daarnaast ook nog zelf gemotiveerd en betrokken blijven). *Binnen het Boomkwekerijmuseum geschiedt dat vooral doordat de uit vrijwilligers bestaande Teams onder leiding staan van een bestuurslid. Deze bestuursleden geven leiding aan het Team, zij leggen de voornemens en plannen van hun Team voor aan het bestuur, waar nodig voorzien van deelbegrotingen; na verkregen goedkeuring wordt door het Team tot uitvoering overgegaan. Van belang is dat de vrijwilligers van een Team/Werkgroep met elkaar en het bestuurslid communiceren en dat daaromtrent voortgangscontrole plaatsvindt. *Uitgangspunt blijft dat wat binnen een Team besloten kan worden, daar ook besloten en uitgevoerd wordt, met dien verstande dat de Teamleider (zo nodig vooraf) zorgt voor afstemming met andere teamleiders bij overlappende activiteiten, waaromtrent uiteindelijk in het bestuur besloten wordt. Duidelijk is dat deze structuur en werkwijze het nodige vergt, ook van de individuele vrijwilliger. *Het proces van leidinggeven berust niet bij één of enkele managers-bestuurders. In deze organisatie berust het communicatieknooppunt bij het bestuurslid-Teamleider. Met een veelheid van vrijwilligers die ieder op zich veel ervaring hebben, is dat niet eenvoudig, vooral niet als je wilt voorkomen dat er een papieren laag van beschrijvingen, toestemmingen vooraf, afvinken ( teneinde vast te stellen dat een notitie ieder bereikt heeft die het aangaat) gaat ontstaan. *Daarnaast blijft het van het grootste belang dat de collegialiteit en mensgerichtheid binnen het Team voorop blijft staan, gelet op het belang dat het museum hecht aan de ‘Verbindende Waarde’. Het bestuur blijft verantwoordelijk. *Bij de typologie van het ‘Uitvoerend bestuur’ (zie hiervoor) past de kanttekening dat het niet altijd eenvoudig is in een vacature in het bestuur te voorzien; het kan zo zijn

12

dat wel iemand gevonden kan worden die binnen een Team het nodige wil doen en daar ook wel (enige) leiding aan wil geven maar die geen bestuursplaats wenst. Ook het tegenovergestelde kan zich voordoen: een potentieel bestuurder wil wel optreden als coördinator van een Team maar dan wel op enige afstand ( niet meewerkend). In de komende beleidsperiode zou dit tot een daaraan aangepaste bestuursstructuur kunnen leiden. *Er is geen extern toezichthoudend orgaan. De toezichthoudende functie krijgt vooral gestalte in de hiervoor beschreven werkwijze van en binnen de Teams zulks in combinatie met de onderlinge afstemming tussen de bestuursleden en de daarop gebaseerde besluitvorming in de periodieke vergaderingen van het AB.

C.2. Kwaliteitssysteem. Status 2014/15 Ons museum beschikt niet over een specifiek kwaliteitssysteem (een cyclus die een continu verbeteringsproces waarborgt), maar is wel continu met de kwaliteit doende, zowel voor wat betreft de bedrijfsvoering als voor de primaire museale taken. Dit blijkt uit het OBP 10-15 en uit de opzet van het AB met diverse bestuursleden-teamleiders, die zich bezighouden met deze onderdelen. Van een periodieke op schrift gestelde risicoanalyse is geen sprake en daar is de omvang van ons museum ook niet naar. Wel worden in iedere bestuursvergadering risico’s op het gebied van de inzet van medewerkers (vrijwilligers) en van de middelen gesignaleerd en besproken. Op grond van een dan te maken kosten/batenanalyse wordt steeds beoordeeld of, en zo ja welke, maatregelen wenselijk zijn, zowel preventief als repressief of correctief. Van belang is ook dat, juist gelet op die omvang, acceptatie van risico’s plaats kan vinden. In de notulen van de vergaderingen van het bestuur worden de beraadslaging en besluitvorming vastgelegd. Er bestaat geen specifiek beleid ten aanzien van Belanghebbenden: overheden, collega-instellingen, bezoekers als groep, omwonenden, boomkwekers gevestigd in de sierteeltregio. Opgemerkt wordt dat de in meerdere opzichten in 2010 nog bestaande nauwe samenwerking met de VVV Boskoop respectievelijk de Stichting Rondvaarten helaas in de afgelopen jaren is gewijzigd. De samenwerking met de HVB is goed blijven verlopen. Het beleid ten aanzien van de vrijwilligers wordt elders separaat beschreven. De gemeente ontvangt het Jaarverslag; in 2012 is overgegaan tot een Nieuwsbrief (tweemaal per jaar) aan de vrijwilligers, de Vrienden en aan de Sponsoren. Met in omvang en aard vergelijkbare musea bestaat een band en zowel in 2012 als in 2014 zijn groepjes vrijwilligers musea gaan bezoeken teneinde lering te trekken uit de gang van zaken daar.

13

Ook voor 2015 bestaat het voornemen dat te doen waarbij ook een tweetal werkbezoeken aan het Nationaal Onderwijsmuseum gepland zijn; dit laatste is een voortvloeisel uit het bezoek en de inleiding die de directeur daarvan in 2014 heeft gebracht aan en gehouden in ons museum.

Beleidsperiode 2016-2020

Het Boomkwekerijmuseum zal zich blijven inspannen om de kwaliteit van het museum te handhaven en waar mogelijk te verbeteren. Het betreft hier zowel de kwaliteit van de collectie en het tonen daarvan als de kwaliteit van het ‘Openlucht-deel’: de museumkwekerij met de diverse opstallen (boomkwekersloods, Afdak), de Houtakker, de Boomkwekerswoning ( zie hierna sub C.7.-Collectie en sub C.8.-Presentatie). Naar buiten toe zal daar aandacht aan gegeven worden in de ‘Nieuwsbrief’, die tenminste tweemaal per jaar verschijnt. Voorts zal ook steeds geprobeerd worden de kwaliteit van de ontvangst van bezoekers te waarborgen door daarover tenminste tweemaal per jaar met baliemedewerkers en rondleiders te spreken, door aan diezelfde groep bij de aanvang van iedere wisseltentoonstelling daarover informatie over te dragen en tenslotte door in het interne bulletin ‘Baliegewijs’ actuele aandachtspunten aan te geven (zie hierna ook in C.11). De excursies naar het Nationaal Onderwijsmuseum (tweemaal), het Katwijks museum, het Touwmuseum in Oudewater en het Gemaal in Haastrecht in 2015 waren instructief en leerzaam. Het past ook binnen de gedachte aan meer samenwerking met museale instellingen. Het voornemen bestaat iets dergelijks in 2017/2018 te herhalen. De opmerkingen hierboven omtrent een risicoanalyse blijven ook voor de komende periode van toepassing. Voor wat betreft het beleid ten aanzien van zogenaamde ‘Belanghebbenden’ van het Boomkwekerijmuseum zij vermeld dat hierin geen wijziging plaatsvindt. De groep ‘Belanghebbenden’ neemt overigens wel toe. In paragraaf D.1. wordt een overzicht gegeven.

14

C.3. Financiële middelen. Status 2014/15 Zoals in paragraaf 4.5. van het OBP10-15 beschreven, was er na de kapitaalintensieve nieuwbouw in 2008 sprake van een gezonde financiële positie van ons museum. Dit is nog steeds het geval en alles is er op gericht dit zo te houden. De baten van ons museum zijn: entreegelden, museumkaart vergoedingen, bijdragen van de Vrienden (donateurs) en van de Sponsoren, overige donaties, subsidies, opbrengsten uit de bedrijfsvoering (inclusief winkel, koffiecorner en catering). Ons museum is door de Belastingdienst aangewezen als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) en heeft tevens de status van Culturele Instelling (CI) verkregen. Dit is van belang voor de mogelijkheid van fiscale aftrek van verstrekte giften (Geefwet 2012). Voor wat betreft de lasten maken de bestuursleden, belast met de zorg van een Team, jaarlijks een deelbegroting op betreffende de taakuitvoering door dat Team. Mede op basis daarvan stelt de penningmeester een totaalbegroting op, die sluitend moet zijn. Daar wordt een speciale vergadering van het AB aan gewijd. Krachtens artikel 12 van de statuten is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar. Op het AB rust de verplichting een behoorlijke administratie te voeren, maar in algemene zin kan gezegd worden dat het beheer over de baten en lasten alsmede de daarover te voeren administratie de hoofdtaak is van de penningmeester. Door de penningmeester wordt de jaarrekening opgemaakt die “desgewenst vergezeld van een rapport van een accountant” aan het AB wordt aangeboden en legt daarvan rekening en verantwoording af aan het AB. De jaarrekening (bestaande uit een Balans en een Staat van Baten en Lasten) wordt door de penningmeester opgemaakt. Daarna stelt het AB de voorlopige jaarrekening als zodanig vast en deze wordt aangeboden aan een externe accountant . Van het bepaalde in artikel 4 van het HR (controle door een kascommissie) mag worden afgeweken indien controle door een externe accountant plaatsvindt (hetgeen al jaren het geval is). Door het AB wordt kennisgenomen van de Beoordelingsverklaring alsook van het Verslag van bevindingen (de zg. Managementletter) van de accountant. Met inachtneming daarvan vindt de definitieve vaststelling plaats van de Jaarrekening alsook de décharge van de penningmeester in een AB-vergadering. Sedert 1 januari 2012 wordt de penningmeester bijgestaan door een financieel administrateur. Terzake is de hiervoor beschreven Nota, houdende een ‘Taken- en bevoegdhedenverdeling’ en een ‘Procuratieregeling’ van toepassing. Iedere drie maanden worden tussentijdse overzichten (met vergelijkingscijfers voor wat betreft het verleden alsook de begroting) opgemaakt ter bespreking in het bestuur. Van een meerjarenbegroting is geen sprake. Wel wordt door middel van ‘geoormerkte’ reserves in de balans door het AB naar toekomstige grote uitgaven gekeken.


Bij de uitvoering van de taken van het Boomkwekerijmuseum is een hoofddoelstelling het handhaven van de gezonde financiële positie, door het voeren van een financieel verantwoord beleid en het niet nemen van risico’s.

15

Uitgangspunten hierbij zijn:

1. het op peil houden van de Continuïteitsreserve. 2. Het vormen (en op peil houden) van Bestemmingsreserves: *voor het in goede staat kunnen houden van het pand Reijerskoop, nummer 52 en de daarmee verbonden balie/ontvangstruimte annex coffee corner (eigendom van het museum); * voor het kunnen voldoen aan de verplichting als gebruiker (klein onderhoud en herstellingen) van het feitelijk meeverbonden pand Reijerskoop, nummer 54 (eigendom van de gemeente maar in gebruik bij het museum);

* en voor het kunnen plegen van klein onderhoud aan het aan de gemeente toebehorende Cultureel Erfgoed, te weten de Boomkwekerswoning aan het Reijerskoop nummer 56 en de daarachter gelegen museumkwekerij met opstallen. Er wordt naar gestreefd om door het verkrijgen van bijdragen van externe fondsen middelen te hebben om deze Boomkwekerswoning in stand te houden onverminderd de eigenaars verplichting van de gemeente daartoe. 3. Het zorg dragen voor een sluitende jaarbegroting van baten en lasten.

Bestemmingsreserves zijn te vormen met behulp van plaatselijke en regionale fondsen en zo mogelijk landelijke en Europese fondsen. Ook eventuele voordelige saldi van baten en lasten kunnen aangewend worden voor het vormen van bestemmingsreserves. Speciaal punt van aandacht blijft de financiering door de gemeente Alphen aan den Rijn van de bestaande WSW-detacheringsplaats. Door de gemeente is overleg aangekondigd over een samenwerkingsvorm die past bij het Uitvoeringsplan Herinrichting Maatschappelijk Domein. (Zie hierna onder C.6.). De baten van het museum staan onder druk en daarom is het noodzakelijk in de komende beleidsperiode aandacht te geven aan het verkrijgen van inkomsten door het

1. op peil brengen en houden van de entreeprijzen; 2. binden en boeien van bestaande en het werven van nieuwe Vrienden; 3. binden en boeien van bestaande en het werven van nieuwe Sponsors; 4. overwegen van crowdfunding voor projecten.

De lasten van het museum zijn stijgende en daarom is het noodzakelijk in de komende beleidsperiode frequent aandacht te geven aan het:

5. periodiek beoordelen van de algemene lasten; 6. kritisch beoordelen van de museumlasten en de onderliggende

deelbegrotingen van de Teams; 7. anticiperen op toenemende kosten van onderhoud door het niet langer kunnen

uitvoeren door vrijwilligers

16

Bij het voeren van de financiële administratie moet rekening worden gehouden met verdergaande digitalisering. Door het behouden van de status van culturele Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) hebben Vrienden (donateurs) van het Boomkwekerijmuseum de mogelijkheid van een extra giftenaftrek. Daarnaast komt het museum als ANBI in aanmerking voor teruggaaf van energiebelasting. Per kwartaal blijft een financiële rapportage gedaan worden. De jaarrekening wordt opgesteld met inachtneming van de ‘Richtlijn jaarverslaggeving kleine organisaties zonder winststreven’. Gewenst blijft het jaarlijks door een accountant belangeloos beoordelen van de jaarrekening en de begroting.

C.4. Voorzieningen en Veiligheidszorg. Gebouwen en inrichting (ICT)

Status 2014/15 *Ons museum beschikt over een passende huisvesting zoals omschreven in het OBP 10-15, paragrafen 4.1 en 4.2. alsook hierna; deze huisvesting wordt beschouwd als hét visitekaartje en ziet er steeds tiptop uit. Het onderhoud van de gebouwen, alsmede de technische voorzieningen in en aan de gebouwen, behoort tot het terrein van het betreffende Team. *In 2014 zijn nog de volgende projecten gerealiseerd althans in gang gezet:

modernisering van de telefonie en ICT systemen

afsluiting van het museumterrein van de openbare weg

verharden voetpaden rondom de museumgebouwen en in de museum tuin

t.b.v. de ondersteuning van tentoonstellingen, presentaties, lezingen etc. zijn en

tweetal beamers met schermen aangebracht

*Het totale complex van ons museum bevindt zich deels op eigen terrein ( nr. 52 plus het Ontvangstpaviljoen), deels op terrein en in opstallen, eigendom van de gemeente. De bedrijfsvoering van het museum vindt plaats in het eigen pand, nr. 52; de collectie- en tentoonstellingsruimten alsmede het ontvangstpaviljoen bevinden zich in de aan elkaar gekoppelde panden nrs. 52-54, het museumcomplex/gebouw. Ten aanzien van het pand nr. 54 bestaat sedert 1979 met de gemeente een Gebruiksovereenkomst, op basis waarvan het normale (kleine/zgn.dagelijkse) onderhoud voor rekening van ons museum komt. In de praktijk wordt zoveel mogelijk al het onderhoud (groot en klein) door ons museum uitgevoerd.

17

Naast de panden 52-54 worden ook het aan de gemeente in eigendom toebehorend terrein (gelegen ten noorden en ten oosten van ons museumcomplex) getoond. Daarop is de museumkwekerij ingericht en ook zijn daar de voormalige Boomkwekerswoning (met het oorspronkelijke huisnummer 56) en de daarbij behorende historische opstallen te zien. Het museum onderhoudt deze gemeentelijke Boomkwekerswoning en opstallen zo goed mogelijk omdat de opvatting bestaat dat het om een waardevol object gaat, bezien vanuit museaal standpunt: een cultureel erfgoed wat behouden zou moeten blijven en getoond moet (kunnen) worden.

*In 2013 is tot gemeentelijk monument aangewezen: “Het ensemble van het boomkwekerijmuseum bestaande uit: de draaibrug, de groenstrook langs het water, de voorgevels van twee voormalige woonhuizen (nummers 52 en 54), en de boomkwekerswoning (nummer 56) alsmede de gereconstrueerde loods, het afdak aan het Reijerskoop 56, het privaat, en een stoep aan het Reijerskoop”.

*Het beveiligings- en veiligheidsbeleid van ons museum (bedrijfshulpverlening, collectiehulpverlening, incidentenregistratie) is deels terug te vinden in het OBP 10-15, paragraaf 4.1., en in de notulen van de bestuursvergaderingen.


*Automatisering en digitalisering. Op dit gebied heeft het museum in 2015 een eerste verdergaande stap gezet met de modernisering van de ICT en de Telefonie (‘de Cloud’). Teneinde te kunnen voldoen aan de wensen en eisen van externe partijen zal verdergaande digitalisering noodzakelijk zijn in de komende beleidsperiode. Aandacht verdient daarbij de noodzaak van de verschillende autorisaties. Uitgangspunt moet zijn dat het museum in staat is alle mogelijke inkomende en uitgaande communicatie digitaal te doen. Bijkomend gevolg is de mogelijkheid van verhoging van de efficiency en accuratesse. Randvoorwaarde is de uitvoerbaarheid door de vrijwilligers. Het opmaken van een model ‘Storingen Museum’ is in de maak: wie is voor welke zaken als techniek, storingen en onderhoud verantwoordelijk en wie heeft welke bevoegdheden. Daartoe dient ook het opstarten van een ‘WhatsApp-groep’. *Veiligheidsbeleid. Dit beleid moet op eenzelfde wijze worden beheerd en uitgevoerd als in de afgelopen periode gebeurde. *Intern klimaat. Periodiek zal aandacht gegeven blijven worden aan de klimaatmetingen, aan de analyse van de klimaatbeheersing en het verhelpen van de zwakke punten daarin en aan de lichtmetingen en analyse van de luchtkwaliteit. *Vastgoed onderhoud. Het onderhoud aan de panden, Reijerskoop nummers 52 en 54, zal zoveel mogelijk op dezelfde wijze worden voortgezet als in de afgelopen beleidsperiode is gebeurd. Gewerkt wordt aan een Onderhoudsplan voor gebouwen en installaties.

18

Opgemerkt wordt dat het aantal zgn. vakvrijwilligers op dat gebied is teruggelopen, als gevolg waarvan anders dan voorheen meer werkzaamheden door derden gedaan moeten worden, hetgeen tot hogere kosten zal leiden. Aandacht zal gegeven moeten worden aan de beschoeiingen, zowel die in eigendom van het museum als die van de gemeente. Voor de hand ligt een bekostiging door het museum en de gemeente naar rato van de eigendommen. *Renovatie van de Boomkwekerswoning (aan het Reijerskoop met oorspronkelijk huisnummer 56). Het Boomkwekerijmuseum heeft zich in de afgelopen jaren tot het uiterste van haar financiële mogelijkheden ingespannen om dit Cultureel erfgoed, de uit 1870 daterende Boomkwekerswoning te behouden. Het museum heeft hiertoe naast het reguliere (‘kleine en dagelijkse onderhoud’) ook regelmatig enig ‘groot onderhoud’ gepleegd:

Omschrijving Uitgevoerd Kosten

Het vervangen van alle raam- en deur kozijnen, ramen en deuren incl. de raamblinden.

2011 € 7.500

0 meeting Monumentenwacht. 2011 € 365

Het vervangen van de dakgoten (hout en zink) 2011 € 3.750

Groot onderhout buiten schilderwerk 2011 € 500

Vervangen van de CV ketel 2012 € 2.750

Renovatie pannendak 2013 € 750

Renovatie Noord en Oostgevels (voegwerk) 2014 € 3.500

Bouwfysische rapport 2015 € 1.500 Bovengenoemde werkzaamheden zijn (mede) door vrijwilligers van het museum uitgevoerd en zijn exclusief BTW

Door het adviesbureau HALMOS ADVISEURS is in 2015 een “Notitie advies restauratie boomkwekerswoning ” opgesteld. “1 Bevindingen 1.1 De bestaande houten vloeren zijn door bruinrot aangetast (op enkele plaatsen zijn de vloerbalken al door

gerot en provisorisch ongestempeld). 1.2 Op diverse plaatsen is geconstateerd dat constructies en dergelijke zeer vochtig zijn:

Balkkoppen door optrekkend vocht en/of condensatie in/op de funderingen. Funderingsmetselwerk Opgaan metselwerk Bodemafsluiting

2 Bouwkundige renovatie 2.1 Nieuwe gewolmaniseerde vurenhouten onderslagbalk en balklaag over de balklaag grenenhouten

vloerdelen aanbrengen. 2.2 De kruipruimte ca. 600mm uitgraven en laag van 300mm Isochips-bodemisolatie aan brengen. 2.3 Zwamsanering/houtverduurzaming aanbrengen. 2.4 Een waterafstotende barrière in de gevel aanbrengen om capillair opstijgen van vocht te verminderen. 2.5 Het verwijderen en nieuwe voorzetwanden aanbrengen e.e.a. om het dauwpunt buiten de constructie te

brengen.. 2,6 De ruimten afwerken overeenkomstig de jaren 1900.”

De geadviseerde renovatiewerkzaamheden dienen spoedig en bij voorkeur in één keer te worden uitgevoerd; zij gaan de financiële draagkracht van het museum echter

te boven, immers de kosten worden geraamd op circa € 40.000 a € 45.000 euro, exclusief BTW. Aan de gemeente zal gevraagd worden deze kosten voor haar rekening te nemen.

19

Voor zover de gemeente – eigenaar van dit cultureel erfgoed – hiervoor niet zorg draagt zal gezocht moeten worden naar externe fondsen, maar hier zij reeds opgemerkt dat de Stichting tot behoud Cultureel erfgoed Alphen aan den Rijn in 2014 negatief heeft beslist op een verzoek tot ondersteuning terzake. *Herinrichting kantoor. Om verschillende redenen ( betere opslagmogelijkheden, meer mogelijkheden voor interne beraadslagingen) zijn voorstellen gedaan. Mede gelet op de voorziene kosten is besloten dit vooralsnog te beperken tot realisering van betere opslagmogelijkheden. *Externe collectieopslagruimte (depot). De bestaande externe collectieruimte is niet voldoende, reden waarom gezocht wordt naar andere ruimte(n). Een eerste stap daartoe is in november 2015 gezet.

C.5. Toegankelijkheid. Status 2014/15 In het OBP 10-15, paragraaf 3 aanvang, is de aandacht voor de doelgroep van bezoekers omschreven. Dit wordt regelmatig geëvalueerd. Reeds werd overwogen over te gaan tot het opmaken van enkele door het Museumregister aanbevolen ‘Bezoekvoorwaarden’ maar er bestaat aarzeling want het karakter en de omvang van ons museum lenen zich daar minder voor. Ons museum is goed bereikbaar voor minder validen, voor wie ook ’s middags een aparte parkeerplaats is gereserveerd. Er is een speciale opgang en een sanitaire voorziening. In 2014 zijn met het oog op deze groep de paden in de museumtuin/kwekerij verhard; bovendien werd een (kinder)rolstoel aangeschaft. Het museum is op vaste tijden en regelmatige periodes open voor publiek: van dinsdag tot en met zaterdag. Op een beperkt aantal feest- en zondagen is het ook geopend. Op ruime schaal worden de ‘toegankelijkheid’ tot de vaste collectie en de wisseltentoonstellingen (binnen) en tot/op (het Openlucht-deel) de Boomkwekerswoning, de loods, de museumkwekerij en de houtakker, gewaarborgd. Vanaf 2012 is een verbetering van die ‘toegankelijkheid’ in gang gezet met, kort gezegd, audio- en visuele hulpmiddelen. Van een uitgebreide digitale ontsluiting van de vaste collectie is nog geen sprake. Wel ligt het nog steeds in de bedoeling om in de toekomst te komen tot een digitale ontsluiting van de collecties in de bibliotheek.

20

Beleidsperiode 2016-2020 In 2016 zullen er ‘Bezoekvoorwaarden’ van kracht zijn conform de aanbeveling van het Museumregister. Op de website van het museum en binnen het musuemzal daarvan kennis gegeven worden. Er is geen aanleiding de openingstijden te wijzigen anders dan mogelijk de sluitingstijden – die thans verschillen – te uniformeren. Mogelijk gaat wel geëxperimenteerd worden met openingen op zondag. In de komende beleidsperiode zal gewerkt blijven worden aan de digitale ontsluiting van de collecties in de bibliotheek. Overwogen wordt om de bibliotheek op bijvoorbeeld middagen open te stellen voor bezichtiging door bezoekers; als dat gebeurt zal gestart worden met een proefjaar. In de komende beleidsperiode moet (in overleg tussen rondleiders en o.a. baliemedewerkers) ook nagedacht worden over het werken met verschillende soorten rondleidingen die aan bezoekers kunnen worden aangeboden: gedifferentieerd (bijvoorbeeld) naar duur of naar onderwerp (collectie en/of wisselexpositie en/of boomkwekerswoning en/of museumkwekerij). Ons museum krijgt immers in toenemende mate te maken met bezoekers die er al eerder geweest zijn en die zelf een keuze willen maken wat ze nog willen zien en toegelicht krijgen.

C.6. Vrijwilligers. Status 2014/15 *Ons museum is onverminderd doorgegaan met het voeren van een vrijwilligersbeleid als vastgelegd in paragraaf 5.3. van het OBP 10-15. In 2009 werd door de gemeente Boskoop de jaarlijkse vrijwilligersonderscheiding, ‘De Bronzen Conifeer’ , toegekend “vanwege de grote inzet van het bestuur en alle vrijwilligers. Door hun inspanning werd het Boomkwekerijmuseum een officieel geregistreerd museum en is de nieuwe accommodatie gerealiseerd.” Ons museum mag zich gelukkig prijzen met de belangeloze inzet van die ruim 70 vrijwilligers. Zij verzetten veel werk en krijgen daar geen vergoeding voor. Hun taken en verantwoordelijkheden verschillen onderling sterk. Grofweg kan een onderscheid gemaakt worden tussen ruim 50 vrijwilligers met vaste taken en 20 project/deskundigheidsvrijwilligers die op afroep kunnen worden ingezet. Een belangrijk aspect van het werk van iedere Teamleider is naast de professionele taakgerichtheid de collegialiteit en mensgerichtheid binnen het Team, want voor een vrijwilligersorganisatie als de onze is dat mogelijk wel de belangrijkste beloning voor een vrijwilliger. Mede ter bevordering van dit alles worden alle vrijwilligers (digitaal) op de hoogte

21

gehouden van al hetgeen speelt in en rond ons museum en wordt jaarlijks een vrijwilligersavond gehouden, waarvoor zij met hun partners worden uitgenodigd. De algemene zorg voor de vrijwilligers is ondergebracht bij de Secretaris van het bestuur ( de vrijwilligerscoördinator). Vacatures worden vermeld op de website van ons museum. Degenen die zich melden als vrijwilliger stellen samen met de Secretaris wensen, behoeften en mogelijkheden over en weer vast, hetgeen schriftelijk wordt vastgelegd. *Bij de uitvoering van hun taken zijn de vrijwilligers door de gemeente verzekerd tegen aansprakelijkheden die uit de werkzaamheden kunnen voortvloeien. *In de afgelopen jaren werd gestart met persoonlijke gesprekken met vrijwilligers ter vaststelling over en weer wat de verwachtingen, wensen en mogelijkheden zijn. Daarbij wordt ook enige aandacht geschonken aan de door het Museumregister aanbevolen ‘Ethische Code voor Musea’, aan relevante wetgeving en aan de verplichting vertrouwelijke informatie betreffende ons museum te beschermen; aspecten waarmee de vrijwilligers vertrouwd moeten zijn. Van een op schrift gesteld ‘Vrijwilligersbeleid’ is op dit moment geen sprake anders dan hetgeen hiervoor is vermeld; in de notulen van de bestuursvergaderingen zijn voorts de wensen, gedachten en voornemens genoteerd. *Sedert 1996 (opnieuw vastgelegd in 2010) bestaat er tussen Promen, de gemeente Boskoop en het Boomkwekerijmuseum overeenstemming over een (WSW-) detacheringplaats in het museum: vanaf 2011 verricht een algemeen medewerker gedurende de hele week, ook buiten de openingsuren voor het publiek, werkzaamheden. De ‘Detacheringovereenkomst’ en de ‘Contractvergoeding-kosten Overeenkomst’ destijds door het museum met Promen en de gemeente Boskoop gesloten, zijn ook na 01-01-2014 ongewijzigd voortgezet.

Beleidsperiode 2016-2020. Algemeen. In dit Beleidsplan willen we eerst een drietal geldende uitgangspunten als het gaat om vrijwilligerswerk in het algemeen en in de museale wereld in het bijzonder vastleggen. *Het organiseren in vrijwilligersorganisaties is in belangrijke mate een kwestie van het creëren en ontwikkelen van persoonlijke relaties en wederzijds vertrouwen en respect. Dat vormt het fundament voor het nakomen van (werk)afspraken. Het is daarom belangrijk voor bestuurders/teamleiders om een goede persoonlijke verhouding op te bouwen met de uitvoerende vrijwilligers. Daarbij moet gelet worden op - het persoonlijk werven van vrijwilligers en deze bewust bij de organisatie betrekken; - het meer gaan om de ‘emotie’ van het werk en minder om de structuur; - het verkleinen van de geografische afstand via telefonische/digitale contacten; - het oog hebben voor de verschillen tussen de vrijwilligers. *Het ‘Binnenhalen’ van nieuwe vrijwilligers is voor veel kleine musea een blijvende bron van zorg. De traditionele vrijwilliger is langzaam aan het verdwijnen (de actieve 55+-ers hebben het druk met werk,hobby’s,vakanties en zorg voor kleinkinderen). Het moet dus actief geschieden:

22

-via bestaande vrijwilligers, -via bestaande (service)clubs of verenigingen ( de oproep langs die weg bereikt een grotere groep), -via de gemeentelijke vrijwilligerscentrale. *Musea die geregistreerd zijn conformeren zich aan de Ethische Code: een instrument voor professionele zelfregulering op een aantal gebieden waar het museum zijn specifieke deskundigheid en verantwoordelijkheid heeft. De Code legt minimumnormen vast voor de handelwijze van medewerkers en vrijwilligers die tot de museale beroepsgroep gerekend worden. Er is (ook) een handvat om vast te stellen over welke kwaliteit de museum medewerkers en vrijwilligers zouden moeten beschikken. Ons museum. Hiervoor (Status 2014/2015) is al aangegeven op welke wijze het vrijwilligersbeleid in de afgelopen jaren gestalte heeft gekregen. Daar zal mee doorgegaan worden waarbij de volgende kanttekeningen worden geplaatst. *Het museum draait in 2015 op ongeveer 75 enthousiaste onbetaalde vrijwilligers; sinds geruime tijd is er via een door de gemeente gefinancierde WSW detacheringplaats elke dag een vaste medewerker in het museum aanwezig. Het is niet onmogelijk dat de gemeente in de toekomst op dit punt een ander beleid gaat voeren. *Het beleid in de toekomst zal er op gericht moeten zijn om nieuwe, met name jongere, vrijwilligers aan te trekken, de 60+ categorie. Verondersteld mag worden dat zij meer ervaring zullen hebben opgedaan met ICT standaardapplicaties (mailverkeer, internet, sociale media). De gemiddelde leeftijd van onze vrijwilligers is op dit moment is ± 68 jaar en dat baart zorgen voor de toekomst. Hetgeen hiervoor onder ‘Algemeen ’is weergegeven zal daarbij in acht genomen worden.

*Het beroep dat op de vrijwilligers wordt gedaan is de laatste jaren gegroeid en zal verder blijven groeien. Tot nu toe is het steeds gelukt voor elke vacature een nieuwe vrijwilliger aan te trekken maar er zullen gelet op alle verantwoordelijkheden en taken meer vacatures gaan ontstaan naarmate de behoefte groeit om de teams/werkgroepen uit meer personen te laten bestaan. *Bestuursleden zijn ook vrijwilligers en ook voor die vacatures is er nog altijd iemand gevonden. Er moet misschien gedacht worden om de huidige taken van de bestuursleden te verdelen over meerdere personen, zodat de continuïteit beter kan worden gewaarborgd, als een van de bestuursleden de toebedeelde taak niet meer volledig kan/wil uitvoeren. Verwezen wordt ook naar hetgeen hiervoor, onder thema C.1., is gemeld. *Het vrijwilligersbeleid zal op papier gesteld worden. Een vrijwilligersovereenkomst is wenselijk en zal worden opgesteld. Daarin zal kunnen worden aangegeven welke (basis)vaardigheden en hoeveel tijd/ ruimte de vrijwilliger heeft om in een Team/Werkgroep werkzaam te zijn, met een evaluatiemoment na een jaar.

23

*Van belang is dat de vrijwilligers zich houden aan de voor hun functie relevante regels. Weliswaar is toepasselijkheid van de ‘Ethische Code’ nog niet geformaliseerd maar wel wordt in gesprekken met/door vrijwilligers onderling aandacht geschonken aan met name de verplichting vertrouwelijke informatie te beschermen. In samenhang daarmee kan het autorisatiebeleid in het ICT traject ( zie C.4.) beschouwd worden.

C.7. Collectie. Status 2014/15 Beleid, verwerven en afstoten

Ons Collectiebeleid ligt vast in het OBP 10-15 (paragrafen 2.1. tot en met 2.5) en de diverse werkgroepen van het Museale Team handelen ook diensovereenkomstig. Dat geldt voor alle facetten daarvan. Eenmaal per jaar, tijdens het museumweekend, vindt er een ‘ Inname’-dag plaats (samen met de Historische Vereniging Boskoop, de HVB). Registreren en behouden

Onder verwijzing naar het hiervoor gestelde geldt ook hier het OBP 10-15 (paragraaf 2.6.). Registratie vindt continu en op de voorgeschreven wijze plaats; van het Adlib systeem wordt gebruik gemaakt. Hetzelfde geldt voor de conservering. Bedacht mag worden dat zulks wel steeds in de juiste verhouding (omvang museum, beperkte waarde van het object) gezien mag worden. De klimaatbeheersing in de ruimte van de vaste collectie en in bibliotheek annex documentatiecentrum is in orde. Hetzelfde geldt voor de UV-filtering, waarvoor periodiek lichtmetingen worden gehouden. Onderzoek

In het OBP 10-15, paragraaf 2.7., is uitvoerig aandacht gegeven aan wat ons museum voor ogen staat. Zowel bij het opzetten van wisseltentoonstellingen als bij de instandhouding van de museumkwekerij vindt het nodige onderzoek plaats. Van bibliotheek annex documentatiecentrum wordt minder gebruik gemaakt dan verwacht. Op beperkte schaal vindt door de ‘ Interviewgroep’ ( een werkgroep van de HVB en ons museum) nog steeds onderzoek plaats. Ook hier geldt de eis van proportionaliteit. Het binnen een museum noodzakelijke onderzoek rust op twee pijlers.

Actueel onderzoek vindt steeds plaats ten behoeve van een wisseltentoonstelling:

literatuurstudie wordt gedaan; gesprekken met deskundigen vinden plaats. Daarnaast vindt

structureel onderzoek plaats door de zogeheten ‘Interviewgroep’.

24


7.1.De Collectie. Tegelijk met het verschijnen van het NBP werd het Collectieplan voor het Boomkwekerijmuseum 2010-2015 afgerond. In dit plan werd het beleid ten aanzien van de collectie uitgebreid behandeld. Voor het NBP is dit Collectieplan aangepast ( zie Annex IV) Positionering. Het Boomkwekerijmuseum richt zich op één facet van de Nederlandse tuinbouw: de boomteelt. Het is op dit terrein het enige museum in Nederland – en stelt zich daarmee een nationale taak. Het museum is te vergelijken met verwante musea als het Westlands Streek- en Tuinbouwmuseum te Honselaarsdijk en het Bloembollenmuseum in Lisse. De doelgroepen zijn – zoals hierboven al gesteld – de liefhebbers van bomen en planten en hun kweekgeschiedenis, vakmensen, toeristen en inwoners van Boskoop en zijn omgeving. Eigendom. De collectie is opgebouwd uit voornamelijk particuliere schenkingen en is voor bijna honderd procent bezit van de stichting. Collectiebeschrijving. Verwezen wordt naar het Collectieplan. Collectievorming. In het verleden werd door het Boomkwekerijmuseum ruimer verzameld dan waartoe inmiddels besloten is. In het Collectieplan is de (geactualiseerde) notitie ‘Collectievorming en Afstoting Boomkwekerijmuseum’ opgenomen. Hierin zijn de selectiecriteria te vinden. 7.2. Conservering, verwerving en afstoting, collectieregistratie.

*In de voorafgaande beleidsperiode hebben de werkgroepleden van de werkgroepen registratie, collectievorming en afstoting en conservering enorm veel werk verzet. In het verleden hebben de vrijwilligers van de Werkgroep Conservering een (interne) cursus ‘het schoonmaken van museumobjecten en museumruimten’ gevolgd. Vanaf dat moment worden alle museumobjecten en ruimten planmatig schoongemaakt. Een nieuwe cursus is wenselijk. Uitbreiding van de personele bezetting is mede vanwege het relatief lange proces van inwerken ook wenselijk. *De collectie is systematisch doorgenomen. Begonnen werd met de resterende ongeïnventariseerde collecties. Collectie voor collectie werd bekeken, en datgene wat voor afstoting in aanmerking kwam werd conform het afstootprotocol ‘ontzameld’.

25

De gehele collectie gereedschappen in de kwekersloods is al vele jaren geleden behandeld, schoongemaakt, in de olie gezet en/of kreeg een houtwormbehandeling. Ook werden de objecten geclusterd op basis van materiaal. Daar waar noodzakelijk zijn deelcollecties omgepakt in verantwoord materiaal. Een grote verbetering is de uitbreiding van de depotruimte die na de verbouwing van 2008 tot stand kwam. Op de bovenverdieping van het pand Reijerskoop 52 beschikken wij over een goed toegankelijk en klimatologisch correct depot. Ten behoeve van het archief- en fotomateriaal worden op gezette tijden gebufferde kartonnen dozen en dossiermappen en (Secol) hoezen aangeschaft.

*De komst van een professionele vrijwilliger met een ‘bibliotheekachtergrond’ op tuinbouwkundig vlak heeft de registratie van het boeken- en documentatiebezit in een stroomversnelling gebracht. Het overgrote deel van het boekenbestand is inmiddels geregistreerd. Boeken met essentiële signaturen, stempels etc., die als ‘gewoon’ exemplaar al geregistreerd zijn, worden bewaard – en geregistreerd – als depotexemplaren. Ook de registratie van bedrijfsadministratie en andere documenten is door genoemde vrijwilliger ter hand genomen. Dit alles betekent een groeiende toegankelijkheid van zowel boeken als documenten.

*De registratie vindt plaats in nauw overleg met de collectiebeheerder, die verantwoordelijk blijft voor de inhoud van de collectie. Voor de registratie wordt gebruik gemaakt van Adlib Museum Standaard, toegespitst op de collectie van het Boomkwekerijmuseum. Er is een begin gemaakt met het schrijven van een handleiding voor het invoeren van de objecten. Deze handleiding moet het mogelijk maken het registreren zonder veel problemen over te nemen en zo de registratie niet in gevaar te brengen. De termenlijst van Mardoc IV blijft in gebruik zo nodig aangevuld met nieuwe begrippen.

*Aanbevelenswaardig blijft dat degene die de digitale registratie uitvoert ook lid is van de Werkgroep Conserveren want op die manier ontstaat er een sterkere affiniteit met de objecten.

*Een aantal vrijwilligers van het museum is ook actief binnen de Historische Vereniging Boskoop (HVB). Er zijn duidelijke afspraken tussen beide instellingen wie wat verzamelt en documenteert. Collectiebeheer van zowel het Boomkwekerijmuseum als de HVB is in handen van dezelfde persoon, wat acceptatie van aangeboden objecten en documenten vereenvoudigt, evenals het op de juiste bestemming bezorgen daarvan. Het museum verzamelt alles wat boomkwekerij-gerelateerd is, de HVB dat wat de ‘algemene geschiedenis’ van Boskoop betreft.

Aandachtspunten voor de komende periode: *Uitbreiding van de Werkgroep Conserveren en registreren met een of twee vrijwilligers. *Een oplossing moet gezocht worden voor het langzamerhand structurele tekort aan verantwoorde depotruimte voor grotere objecten. *Voortvarend archiveren van nog ongeordende documenten, waarna vervolgens registratie plaatsvindt.

26

*Verfijning van ordening van globaal geordende documenten, waarna registratie kan plaatsvinden. *Er bestaat behoefte aan een interne cursus schoonmaken van museumobjecten en museale ruimtes. *Voor de registratie van de textielcollectie ontbreekt een begrippenlijst. *De collectie moet voor een gedeelte nog gefotografeerd worden. *Het registreren van de documentencollectie moet voltooid worden. *Een tijdpad moet worden opgesteld voor de registratie van nog niet geïnventariseerde deelcollecties: de Collectie foto’s en glasnegatieven afkomstig van Het Vakblad voor de Boomkwekerij en van de Rijks Middelbare Tuinbouwschool. 7.3.Onderzoek Het onderzoek binnen het museum berust op twee pijlers. *Actueel onderzoek vindt plaats ten behoeve van o.a. de wisseltentoonstellingen en de permanente expositie. Hierbij wordt dankbaar gebruik gemaakt van de museumbibliotheek. Ook gesprekken met deskundigen zijn van groot belang. *Daarnaast vindt structureel onderzoek plaats door de ‘Interviewgroep’, een uit twaalf personen bestaande Werkgroep van de Historische Vereniging Boskoop (HVB) en het Boomkwekerijmuseum. Deze Werkgroep houdt zich bezig met het registreren van de orale geschiedenis van Boskoop, om op deze manier een zo breed mogelijk beeld te krijgen van Boskoop en de Boskopers in al zijn geledingen. De interviews worden op band opgenomen en digitaal opgeslagen. Ook wordt fotomateriaal, in bruikleen beschikbaar gesteld door de geïnterviewde, gescand en eveneens digitaal opgeslagen. Regelmatig wordt een interview bewerkt tot een publicatie in het HVB-tijdschrift ‘Paktijd’.

*De museumbibliotheek/archiefruimte staat open voor onderzoekers van buiten het museum. Omdat het hier een museale collectie en archief betreft, moeten voor het gebruik afspraken gemaakt worden.

*Een wens van het museum is een opdracht tot onderzoek naar de geschiedenis van de boomkwekerij in heel Nederland te geven. Over het ontstaan van een aantal boomteeltcentra zoals Zundert en Opheusden is wel wat bekend, maar een totaalbeeld ontbreekt.

27

C.8. Presentatie. Status 2014/15 *Vaste collectie De ‘Kerngroep Vaste Collectie’ is belast met zorg voor de presentatie van de vaste collectie (de zgn. Permanente Expositie) van het museum. De Permanent Expositie is in 2014 uitgebreid met een buitenpresentatie over het bouwen van de schouw, het interne transportmiddel van de Boskoopse boomkweker tot de zeventiger jaren. Werd in 2013 nog besloten om in de Permanente Expositie alleen de grote wand aan te passen, voortschrijdend inzicht leverde op dat daarmee de eenheid van de expositie te zeer verloren zou gaan. Volgens het schema van Werkwijze Tentoonstellingsontwikkeling zijn na formulering van onze doelstellingen de thema’s bepaald en is een begin gemaakt met het inventariseren van de daarbij behorende objecten. *Wisseltentoonstellingen De ‘Kerngroep Wisseltentoonstellingen’ heeft de zorg voor de nieuwe wisseltentoonstellingen. In het OBP ( paragraaf 3.1.) is vastgelegd dat er minimaal twee wisselexposities in een kalenderjaar moeten zijn teneinde “de bezoeker uit de regio vaker naar het museum te trekken: # een zogenaamde ‘groene’ of boomkwekerijhistorische tentoonstelling en # een tentoonstelling waarbij Boskoop en de Boskoopse geschiedenis en cultuur in het algemeen centraal staan (in samenspraak met de HVB te bepalen). In de afgelopen jaren bedroeg het aantal wisseltentoonstellingen drie á vier per jaar, waarvan doorgaans één door/samen met de HVB. *Het Openlucht-deel:

-de Boomkwekerswoning In en rond deze woning van 1870 – eigendom van de Gemeente - wordt het leven van een boomkwekersgezin zo goed mogelijk in reconstructie weergegeven volgens de situatie anno 1910. -de museumkwekerij met opstallen Door de vrijwilligers van de ‘Tuinploeg’ wordt gezorgd voor een zo goed mogelijk beeld van een kwekerij rond 1910. Nieuwe gewassen worden regelmatig aangeplant, volwassen planten gerooid en zoveel mogelijk verkocht. Alles wordt op tijd gesnoeid, aangebonden en vrij gehouden van onkruid. Ook wordt regelmatig een kleine hoeveelheid door stek vermeerderd onder dubbel glas in de vermeerderingsbak. Er is een begin gemaakt met het verwijderen van de oudere vruchtbomen teneinde deze te vervangen door jongere planten. In 2014 zijn alle paden bestraat en voorzien van klinkers. De uitgegraven grond is gebruikt om de percelen op te hogen. De kwekerij is daarmee ook geschikt gemaakt voor het bezoeken voor rolstoelgebruikers. De schoeiing aan de oostkant is vervangen en heeft de kwekerij meer stabiliteit gegeven en beschermt het land meer tegen indringers van buiten.

28

Er is een groep rondleiders die in verschillende talen aan bezoekers kunnen vertellen en duiden wat er te zien is.

Beleidsperiode 2016-2020 8.1. Permanente Expositie De Permanente Expositie vertelt de geschiedenis van de boomkwekerij en is zowel afgestemd op de geïnteresseerde deskundige als op de geïnteresseerde leek. De collectie van het Boomkwekerijmuseum bestaat voor het overgrote deel uit objecten, documenten, foto’s etc. die de Boskoopse boomkwekerij betreffen. Hieruit vloeit voort dat in de permanente expositie het accent ongewild valt op die ‘Boskoopse’ geschiedenis. Toch wordt geprobeerd ook de andere landelijke boomkwekerijcentra aandacht te geven. De Permanente Expositie bestaat uit:

de tentoonstelling in het entreegebouw; (Openlucht deel):

de Boomkwekerswoning, ingericht in de stijl 1900-1910 met elementen uit vroegere perioden;

de Boomkwekersloods met gereedschap 1900-1910;

de museumkwekerij met een sortiment uit 1900-1910 (zie ook hierna);

het Afdak-noord met grotere boomkwekerij-objecten (stukken gereedschap);

het Afdak-oost met een presentatie over het bouwen van de schouw;

de Houtakker; en

het Speelhuys. Aandachtspunten:

Voorbereidingen voor het aanpassen van de Permanente Expositie zijn in gang gezet met als uitgangspunt dat dit in november 2016 gereed moet zijn. -Het streven is de geschiedenis van de boomkwekerij van gisteren en de ontwikkelingen van vandaag en morgen te vertellen o.a. met behulp van moderne technieken en een andere keuze en benadering van de thema’s, bijv. door het loslaten van de chronologie. -Aandacht zal gegeven worden om verklarende teksten ook in de engelse taal weer te geven. -Bij deze herinrichting moet er rekening mee gehouden worden dat de expositie niet alleen voor de individuele bezoekers goed toegankelijk blijft maar ook voor groepen met een rondleider.

29

Renovatie van de Boomkwekerswoning ( zie ook C. 3. en 4.). Vloeren en binnenwanden van de twee voorkamers zullen vernieuwd moeten worden opdat het mogelijk zal zijn de kamers( bijv. door de wanden te behangen en de tegels rond de haard weg te werken) nog authentieker te maken. Dit alles met inachtneming van het museale aspect.

Zowel voor de Boomkwekerswoning als de Kwekersloods blijft het belangrijk dat de inrichting uit de periode 1900-1910 gerespecteerd wordt.

Uitbreiding van de personele bezetting van de Werkgroep Permanente Expositie is wenselijk.

Een wens van het museum is om een onderzoeksopdracht te kunnen geven naar aspecten van de geschiedenis van de boomkwekerij in Nederland.

8.2.Wisseltentoonstellingen. Het Boomkwekerijmuseum heeft gemiddeld drie tijdelijke exposities per kalenderjaar. Met deze wisselende tentoonstellingen wordt geprobeerd een zo gevarieerd mogelijk programma te bieden aan een breed publiek.

Een z.g. ‘groene tentoonstelling’. Bij dit onderwerp wordt uiteraard aandacht besteed aan de historische achtergrond van het thema.

Geëxposeerd wordt zowel binnen (informatieve gedeelte) als buiten in de daar voor bestemde plantvakken (levend materiaal).

Een jaarlijkse tentoonstelling waarbij de Boskoopse geschiedenis centraal staat. Deze expositie wordt samengesteld door de Historische Vereniging Boskoop(HVB), maar valt wel onder de verantwoordelijkheid van de Werkgroep Wisseltentoonstellingen van het museum.

Een breder georiënteerde tentoonstelling, altijd met een ‘groene draad’. Bijvoorbeeld een fototentoonstelling met een ‘groen’ thema.

Van belang is dat de eindverantwoordelijkheid ten aanzien van door derden gemaakte wisseltentoonstelling ( teksten, lay-out enz.) onder verantwoordelijkheid van de Werkgroep Wisseltentoonstellingen blijft vallen. Prioriteit heeft het verkrijgen van verantwoorde depotruimte voor het opslaan van o.a. de tentoonstellingsmaterialen.

Aandachtspunten:

Toevoeging enkele speciale aandachtspunten waarop de Werkgroep Educatie kan inspelen.

Wisseltentoonstellingen opnemen in de audio tour, indien de tentoonstelling zich daarvoor leent.

30

Direct na de opening van een tijdelijke tentoonstelling rondleiders en baliemedewerkers een toelichting geven op de tentoonstelling.

Wisseltentoonstellingen opnemen in de keuzemogelijkheden bij de rondleidingen. In de huidige situatie schiet de wisseltentoonstelling er nog wel eens bij in door tijdsgebrek. Bij reservering al verschillende mogelijkheden van rondleidingen aangeven.

Duidelijkheid van de HVB verkrijgen dat de wintertentoonstellingen ook in de toekomst gecontinueerd worden. Deze tentoonstellingen genieten overigens een beperkte belangstelling.

Gewerkt moet worden aan een ‘reservetentoonstelling’ die in geval van een calamiteit zo van de plank getrokken kan worden.

Contacten met andere musea en botanische tuinen verder uitbouwen in verband met uitlenen, tegen een kleine vergoeding, van een van de tijdelijke exposities. Indien wenselijk kan ook een tijdelijke tentoonstelling worden ‘ingeleend’.

8.3. Bibliotheek en documentatiecentrum. De museumbibliotheek is een museale bibliotheek en geen leenbibliotheek. Boeken kunnen voor gericht onderzoek worden ingezien en bestudeerd. Dit geldt eveneens voor de documentencollectie. Al langere tijd leeft de wens de bibliotheek open te stellen voor publiek. In principe is hier geen bezwaar tegen, mits boeken en documenten in de kasten blijven. Een vitrine met uitgestalde boeken/documenten behoort tot de mogelijkheden een en ander uit de collectie te tonen. Zolang de bibliotheek als archiveer- en werkruimte wordt gebruikt, zal openstelling voor publiek een probleem zijn. Archiveren en werken betekent dat doorgaans boeken en documenten als ‘werkmateriaal’ op tafel en op de vloer liggen en dit valt principieel niet te combineren met bezoekers. Daar zal dan dus een oplossing voor gevonden moeten worden. Aan een aparte archiveer- en werkruimte binnen het museum bestaat een grote behoefte. Als deze gerealiseerd zou zijn, liggen alle mogelijkheden om in de bibliotheek bezoekers toe te laten open.

31

8.4. De Museumkwekerij. Vanzelfsprekend blijft de zorg voor een zo goed mogelijk beeld van de museale kwekerij rond 1910 voorop staan. Daartoe komt de zgn. Tuinploeg wekelijks bijeen zowel om het noodzakelijke onderhoud te plegen als om het aanplanten en daarmee samenhangende werkzaamheden uit te voeren. Een aantal accenten – mede geïnspireerd op gedachten van rondleiders en daarmee van het bezoekende publiek – zullen in de komende periode gelegd worden.

1. De stekbak blijft haar functie behouden; er zal wat meer vermeerderd worden van wat zelf wordt afgekweekt. Ook zal winterstek van heesters gemaakt worden.

2. De ‘naamhouten’ zullen steeds kritisch worden bekeken.

3. Er gaat gewerkt worden aan het zoogenten.

4. De Davidia of zakdoekjesboom zal stevig gesnoeid moeten worden, de perenboom zal verwijderd worden.

5. Er zal meer aandacht geschonken worden aan de vruchtbomen. Tussen de aardbeienplanten eronder zal stro gebruikt worden ter verbetering van de kwaliteit.

6. Het werken met schroten om in de winter planten af te dekken en het zoveel mogelijk vermijden van het werken met hulpmaterialen die niet stammen uit de tijd van 1910 zal extra aandacht krijgen.

7. Het plaatsen van een ‘Kweekkasje’ anno 1910 is technisch gezien mogelijk

maar het moet niet de bedoeling zijn daarin ook te kweken. Het kan gebruikt worden door rondleiders bij het geven van uitleg en ook voor presentaties e.d.

8. Als het de wens is om de achterzijde enigszins af te schermen zou daar een haagbeuk (Carpinus) geplaatst kunnen worden.

32

C.9. Communicatie en Marketing. Status 2014/15 *De public relations (PR) van ons museum en de Marketing vormen een continu proces van onderzoek, voorbereiding en activiteiten zoals neergelegd in of blijkend uit het OBP 10-15, paragraaf 3. en uit de notulen van de bestuursvergaderingen (met aanzetten tot evaluatie). Het op 28-04-10 opgestelde PR Beleidsplan met een Marketing Matrix is nog steeds geldend. Een knipselarchief van berichten in de media wordt bijgehouden. *Veel aandacht gaat uit naar ondersteuning van het team wisseltentoonstellingen, zowel ideevorming, maken van teksten, contacten met toeleveranciers van drukwerk en expositiemateriaal. *Het beoordelen van aanbiedingen voor advertenties, het maken van teksten voor advertenties, publicaties, persberichten is een activiteit die met hoge frequentie het gehele jaar doorgaan. Dit geldt ook voor interviews die regelmatig afgenomen worden. Veel uitwerking, ondersteuning en organisatie is uitgegaan naar meedoen aan braderieën, uitmarkten, open tuindagen en bus-idee dag. Naast nieuwsbrieven zijn vele flyers, toegangsbewijzen en vriendenpassen gemaakt en uitgegeven. Het Elma boekje is in het najaar van het jubileumjaar 2014 wederom in een oplage van 5000 stuks gedrukt. Dit informatieboekje wordt samen met flyermateriaal aan bezoekers meegegeven. *In 2014 is ‘De bouw van een schouw’ onder het afdak van de loods gerealiseerd. Hiervoor werd de audiotour aangepast en een videopresentatie gemaakt die met koptelefoons kan worden afgeluisterd. Ook de getoonde beplanting in de tuinvakken die bestemd zijn voor wisseltentoonstelling materiaal werd in de audiotour opgenomen. *De vernieuwde website is in 2014 gerealiseerd en wordt sindsdien actueel gehouden. Een Facebookpagina waarop actueel nieuws wordt geplaatst, wordt regelmatig door ‘likers’ bezocht. De ‘plant van de week’ als onderdeel van de jubileumtentoonstelling werd iedere week op Facebook gepubliceerd. *De artikelen in de winkel zijn geactualiseerd. Artikelen op consignatiebasis die nauwelijks aftrek vonden zijn geretourneerd naar de makers. Een succesvolle start is gemaakt met de verkoop van tweede handsboeken. *PR participeert in het kernteam Permanente Expositie waarin ideeën worden uitgewerkt om de permanente expositie een meer eigentijdse vorm te geven met meer ruimte voor 3D-achtige ‘groene’ displays. Ook aan andere boomkwekerij gebieden elders in Nederland zal aandacht worden besteed.

Beleidplan 2016-2020 Uit de evaluatie van team pr/marketing over de periode 2010 – 2015 kunnen de volgende aandachtspunten voor de komende jaren geformuleerd worden. ‘Markt’ (Bezoekers)

33

Uit de bezoekersregistratie blijkt dat de doelgroepen zoals die in het vorige pr/beleidsplan geformuleerd zijn nog steeds geldig maar zouden aangevuld moeten worden met: -KBO’s -Probus organisaties -Service clubs (als Lions, Rotary’s) -Botanische tuinen/arboreta ed. -Groepen die op andere grondslagen een eigen identiteit hebben. Hoewel vrouwenorganisaties, groenverenigingen reeds worden bewerkt zouden deze nadrukkelijk nog meer aandacht moeten krijgen. Voorgesteld wordt om meerdere personen aan te stellen als Accountbewerker en de accounts te verdelen zodat de verschillende accounts nadrukkelijker bewerkt kunnen worden. Gedacht wordt aan drie accountbewerkers die elk op hun eigen manier en zelfstandig met deze accounts aan de slag gaan. Het aantrekken van bezoekers uit Alphen aan den Rijn zou als apart account bewerkt moeten worden, onder te brengen bij één van de drie accountbewerkers. Aandachtspunt: de aan te trekken drie accountbewerkers zetten op de diverse accounts Omgeving, (samenwerkende instanties) Naast de in de marketingmatrix genoemde instanties zijn er goede relaties/netwerken met andere musea ontstaan die we ook met onze flyers enz. regelmatig moeten bedienen. Veel info kan ook digitaal verstrekt worden. Met behulp van de versterking ( accountbewerker) kunnen we dit beter en effectiever uitvoeren. Aandachtspunten: -betere distributie van het info-materiaal; -samenwerking vinden met andere musea, combi bezoeken, via PReT; -één persoon belasten met de taak info te plaatsen op de ramen van het museum en op de balie. Onze ‘producten’ (wat hebben we te bieden ) De Permanente Expositie/de Boomkwekerswoning/Loods/Kwekerij zijn de belangrijke pijlers onder de missie. Binnen het Museale Team krijgen deze pijlers behoorlijk aandacht. Toch kan elke individuele pijler belangrijk verbeterd worden. Tijdelijke tentoonstellingen trekken bezoekers, vooral de ‘groen’ georiënteerde tentoonstellingen. PR is verankerd in diverse werkgroepen. Dit vergt veel aandacht. Aandachtspunten: -continu toetsing van de pijlers; -continu pr bijdrage bij ontwikkeling/uitvoering tijdelijke tentoonstellingen.

34

Kansen/bedreigingen De Audio tour is een welkome aanvulling gebleken in de beleving van het museum. Dit geldt ook voor de vernieuwde website én Facebookpagina. De Audio tour moet wel up-to-date blijven terwijl ook de mogelijkheden van de apparatuur onder de loep genomen moeten worden. De toepassing van smartphones/museumapp wordt een keer onvermijdelijk. Benutting van sociale media als YouTube, Twitter en Facebook moet onder de loep genomen worden. Dat geldt ook voor Facebook groepen als ‘Marktplaats Boskoop’ e.d. Een goede introductiefilm over de boomkwekerij waaruit bezoekers kunnen afleiden wat zij kunnen verwachten van hun museumbezoek wordt wenselijker. Laat het Missie statement als leidraad dienen. We zijn kwetsbaar met betrekking tot: -het realiseren van aanpassingen van de audio tour, -het bijhouden van de website, -het maken van videomateriaal, -de beschikking over goede videoapparatuur en de kennis van apparatuur, -het (voortdurend) ontwerpen van flyers enz. Veelal zijn we afhankelijk van slechts een enkele vrijwilliger, soms moeten we hulp van buiten inschakelen! Aandachtspunten: -geef een foto/film club de opdracht een film te maken; -los de kwetsbaarheid op middels training – opleiding van ( nieuwe) vrijwilligers. . Onderzoek. Er moet naar gestreefd worden dat in 2016 een onderzoek plaatsvindt – op een gelijke wijze als de SWOT-analyse in 2015, te weten via een onderzoeksproject van een HBO student – teneinde vast te stellen of en zo ja wat inwoners van zowel Boskoop als van andere omliggende plaatsen (waaronder de kernen van de gemeente Alphen aan den Rijn) eigenlijk weten van het Boomkwekerijmuseum. In combinatie daarmee moet periodiek door het museum een enquête onder de bezoekers worden gehouden waarbij gevraagd wordt waar ze vandaan komen en op welke wijze zij met het museum/de wisseltentoonstelling bekend zijn geraakt. Tenslotte: bovenstaande aandachtspunten zijn zeker niet de enige acties die uit het PR-beleid naar voren komen. Het is slechts een greep waarbij de aanstelling van accountbewerkers ( 9.1.) de hoogste prioriteit zou moeten krijgen.

35

C.10. Educatie. Rondleidingen.

Status 2014/15 In het OBP 10-15 is in paragraaf 3.2. het voorgenomen Educatiebeleid vastgelegd. Toepassing hiervan vindt ook plaats, hetgeen blijkt uit de Jaarverslagen, uit de notulen van de bestuursvergaderingen De uitbreiding van de informatievoorziening wordt verder gerealiseerd. Uitbreiding naar scholen is voor de komende jaren veilig gesteld. Er is een groep rondleiders die in verschillende talen aan bezoekers kunnen vertellen en duiden wat er te zien is. Periodiek vindt een bespreking plaats met de rondleiders in het kader van de evaluatie. In maart 2014 zijn er nog vier nieuwe rondleiders bijgekomen. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst in maart hebben zij kennis gemaakt met de andere rondleiders en werd de groep op de hoogte gebracht van de aanpassingen in de Permanente Expositie en van de nieuwe aankleding van de ‘bewoners’ van het Speelhuys.


10.1.Educatie. Sinds 2012 wordt door de Werkgroep Educatie gewerkt met het door het Erfgoedhuis Zuid Holland ontwikkelde Erfgoedspoor programma ‘Bomen over bomen’ voor de leerlingen van groep zeven van de basisscholen. Binnen de kerndoelen heeft erfgoed-educatie in het basisonderwijs een plaats in de leergebieden: Oriëntatie op jezelf en de wereld’ en ‘Kunstzinnige en culturele oriëntatie’. Ook voor de leerlingen van de groepen een tot en met zes en van groep acht in het basisonderwijs verzorgt de Werkgroep Educatie rondleidingen en speurtochten. Dit gebeurt ook voor jonge individuele bezoekers. Door scholen regelmatig op de hoogte te brengen van voor kinderen interessante wisseltentoonstellingen hoopt de Werkgroep frequenter bezoek aan het museum te stimuleren. Ook moet naar buiten gebracht worden dat leerlingen (van diverse onderwijsinstellingen) desgewenst bij het maken van werkstukken een beroep kunnen doen op de hulp van de leden van de Werkgroep. Met het Wellantcollege te Boskoop (en wellicht ook het Wellantcollege te Alphen aan den Rijn) moet op dit vlak de band geïntensiveerd worden. In het kader van de gemeentelijke fusie ( 01-01-2014) heeft de Werkgroep contact gezocht met de regiocoördinator Educatie van NME/Vogelpark Avifauna met als doel leerlingen van de scholen van de gefuseerde gemeenten in aanraking te brengen met het culturele erfgoed van Boskoop. Dit contact heeft er al toe geleid dat het Boomkwekerijmuseum is opgenomen in het cursusprogramma van deze instelling.

36

Voorts wordt het Boomkwekerijmuseum als bezoekadres genoemd in het erfgoedproject over de polders van Midden Holland voor de groepen zeven en acht van de basisscholen. In de komende jaren moet gepoogd worden dit daadwerkelijk tot leven te laten komen. Aandachtspunten zijn: * het intensiever contact leggen en houden met de (basis)scholen en het Wellantcollege. Soms is persoonlijk contact met een leerkracht de beste weg. *Meer betrokken worden in het voorstadium bij de opzet en uitwerking van een wisselexpositie zodat op voorhand gezocht kan worden naar bijzondere aspecten voor jeugdigen. *Aanvulling van de werkgroep met vrijwilligers is wenselijk; binnen dat kader ook contact zoeken met oud-leerkrachten met de vraag of zij als rondleider voor (basis)schoolleerlingen werkzaam willen zijn in het museum. *Nastreven dat de opname in het erfgoedprogramma (zie hiervoor) ook leidt tot toename van het aantal schoolklassen dat aan het Boomkwekerijmuseum een bezoek brengt. *Het opzetten van een project waarbij het tonen aan en laten uitproberen van vermeerderingstechnieken centraal staat. *Aandacht voor deze doelgroep middels het ontwerpen van interactie projecten als ‘voelen, ondergaan en experimenteren’. 10.2.Rondleidingen.

Een eerste belangrijk punt is het voorzien in de leiding van deze groep middels een coördinator. Van daaruit worden immers onderstaande punten bewaakt. In de komende beleidsperiode zal worden voortgegaan op de ingeslagen weg. De volgende aspecten worden van belang geacht. *Bij rondleidingen moet aandacht blijven bestaan voor een redelijke uniformiteit van hetgeen wordt verteld middels een protocol zonder dat dit hoeft af te doen aan de persoonlijke invulling van een rondleider. Daaraan gekoppeld geldt de mogelijkheid tot verbetering van de rondleidingen door trainingen ( vgl. de in 2015 door het Erfgoedhuis ZH gegeven cursus Rondleiden), overigens niet alleen aan rondleiders maar ook aan baliemedewerkers. *In de komende beleidsperiode moet nagedacht worden over het werken met verschillende soorten rondleidingen die aan bezoekers kunnen worden aangeboden: gedifferentieerd naar duur (15 á 20 minuten, afgezien van de gebruikelijke korte introductie) en/of naar onderwerp (collectie, wisselexpositie, kwekerij,

37

boomkwekerswoning); dat geldt ook voor een in te passen Ent demonstratie (hoeveel tijd, welke kwaliteit, welke visualisering: ambachtelijk of in beeld wordt gewenst?). Immers ons museum krijgt in toenemende mate te maken met bezoekers die al eerder zijn geweest en die zelf een keuze willen maken wat ze nog willen zien. Daar past ook bij de meer geuite wens dat bij reservering ten behoeve van de rondleider getracht wordt iets meer inzicht te krijgen in de samenstelling/achtergrond van de groep. Het door rondleiders gedane voorstel om in de museumkwekerij (achterin) een zg. ‘Kweekkasje’ anno 1910 te plaatsen wordt in overweging genomen; zie hiervoor C.8.4. Er is een groep rondleiders die in verschillende talen aan bezoekers kunnen vertellen en duiden wat er te zien is. Periodiek – tenminste éénmaal per jaar - vindt een bespreking plaats met de rondleiders in het kader van de evaluatie, waarbij ook de plannen voor de korte termijn aan de orde komen. Daarnaast blijft het van belang dat de rondleiders tijdig de nodige informatie verkrijgen over de (nieuwe ) wisseltentoonstellingen; doorgaans vindt dit plaats in een voorlichtingsbespreking van rondleiders en baliemedewerkers. Aandachtspunten: -Aanstelling van een coördinator. -Zorgen dat het aantal rondleiders in de toekomst groot genoeg blijft, zodat een goede spreiding van rondleidingbeurten mogelijk is. -Een protocol voor rondleiders opstellen en voor scholing/training blijven zorg dragen. -In duur/onderwerp gedifferentieerde rondleidingen creëren.

C.11. Bedrijfsvoering. Baliemedewerkers. Status 2014/15 Onder dit Team vallen zowel de vrijwilligers van de balie als van het ontvangstpaviljoen ( met koffiecorner). Ook de gedetacheerde medewerker van Promen valt onder deze groep. De dagelijkse gang van zaken wordt geregeld door een Kernteam. Dit Balie-Kernteam zorgt voor de planning van de baliebezetting, zowel de reguliere als van die in geval van bijeenkomsten van groepen bezoekers in het ontvangstpaviljoen. Ook wordt zorg gedragen voor de registratie van de bezoekersaantallen en voor de indeling van de rondleiders. Het Kernteam houdt voorts de voorraden bij en zorgt voor tijdig onderhoud van apparatuur. Ook heeft het de zorg voor het museumwinkeltje. Bestellingen gebeuren in nauw overleg met de Teamleider. De gedetacheerde medewerker zorgt voor de reguliere schoonmaak. Dit wordt bij afwezigheid geregeld door het Kernteam.

38

Het Kernteam bestelt op basis van de verwachtingen van bezoeken het benodigde. De teamleider regelt de avondactiviteiten in het ontvangstpaviljoen. Tijdens een halfjaarlijkse lunchbijeenkomst van het Dagelijks Bestuur (DB) met de balie- en ondersteunende medewerker(st)ers, wordt informatie uitgewisseld. Daarnaast worden laatstgenoemden ook middels een interne periodiek ‘Baliegewijs’ regelmatig op de hoogte gehouden. Nu de AED en BHV cursussen verplicht zijn heeft in 2014 een aantal vrijwilligers de AED- cursus gevolgd en een aantal baliemedewerkers de BHV cursus met goed gevolg afgelegd.

Beleidsperiode 2016-2020 De werkwijze van deze groep vrijwilligers - de baliemedewerkers, de gedetacheerde medewerker van Promen en de vrijwilligers behulpzaam in het ontvangstpaviljoen/de koffiecorner - staat hiervoor omschreven. Met inachtneming daarvan worden de volgende opmerkingen en actievoornemens geformuleerd. *In 2015 is een eerste verdergaande stap gezet met de modernisering van ICT en Telefonie . In de toekomst zal verdergaande digitalisering wenselijk zijn met als uitgangspunt dat ook de baliemedewerkers in staat moeten zijn de communicatie digitaal te kunnen laten plaatsvinden teneinde de efficiency en accuratesse te kunnen verhogen (zie hiervoor onder C.4.). In dat verband moet ook gestreefd worden naar een uitbreiding van het bestand met 60+vrijwilligers- die al ervaring hebben met de sociale media/ICT (zie hiervoor onder C.6.). *In de komende tijd zal gewerkt moeten worden aan een verdere aanpassing van de opslag van folders enz. (zie hiervoor onder C.4.). *Gelet op de grootte van de groep en de frequente aanwezigheid moet gewerkt worden aan een verbetering van de communicatie. Het periodiek ‘Baliegewijs’ en de notities in het Logboek blijken niet altijd voldoende te zijn, vooral niet indien men niet zo frequent een baliedienst draait. Steeds moet duidelijk zijn dat de Teamleider of bij diens afwezigheid de waarnemer het aanspreekpunt is. Aan de andere kant is er het besef dat veel op papier staat maar dat niet altijd alles/dagelijks gevolgd wordt. *Ook moet nagedacht worden over een uitbreiding van het Team (zie ook hiervoor). Er is een gedachte om (op voorhand) extra vrijwilligers aan te trekken voor balie- en met name cateringwerkzaamheden; deze kunnen dan door mee ‘te lopen’ met de ervaren vrijwilligers de nodige kennis op doen terwijl het ook wenselijk is dat op dagdelen dat er een groep bezoekers is drie in plaats van twee vrijwilligers zijn. In de komende jaren zal dit onderwerp op de agenda moeten blijven en meegenomen worden in het halfjaarlijkse (lunch)overleg.

39

*De in concept gereed zijnde ‘Bezoekvoorwaarden’ kunnen ingevoerd worden ( zie ook hiervoor onder C.5.). *Overleg met de gemeente over de WSW detacheringsplaats zal in 2016 moeten plaatsvinden ( zie hiervoor bij C.3. en C.6.). Het zou voor de bezetting van de balie en het vaste ritme van de werkzaamheden een ramp zijn als dit niet tot een bevredigende oplossing leidt. *Voortgezet zal worden het beleid met betrekking tot het volgen van AED(reanimatie)- en BHV cursussen. Dat geldt ook voor het beleid van en de zorg voor het Ontruimings- /evacuatieplan alsmede voor het houden van periodieke oefeningen.

40

Overzicht in telegramstijl

van de belangrijkste voornemens en actiepunten voor de komende vijf jaar, neergelegd in de voorgaande elf thema’s. *Het zicht houden op het continue proces van de communicatie (1.,11.). *Het overwegen van de bestuursstructuur en het zoeken naar bestuursleden (1.). *Het organiseren van excursies naar andere musea; samenwerking met andere musea (2.,8.2.,9.). Zie ook: het tweede Speerpunt . *De instandhouding van de WSW-detacheringsplaats (3.,6.,11.). *De renovatie van resp. het verkrijgen van financiële middelen van de Gemeente voor de renovatie van de Boomkwekerswoning (3.,4.,8.1.). *Het meer aandacht geven aan het verkrijgen van inkomsten (3.). *Het kritischer beoordelen van de lasten/uitgaven (3.). *De digitalisering van de financiële administratie (3.). *Het behoud van de accountant op basis van de huidige voorwaarden (3.). *Binnen het kader van de ICT is verdergaand digitaliseren wenselijk; het opzetten van een ‘Storingen Museum’ – WhatsApp groep (4.,11.). *Het onderhoud aan en de vernieuwing van de beschoeiingen (4.). *De herinrichting van het kantoor i.v.m. opslag (4.,11.). *Het zoeken en inrichten van een extern collectie depot (4.,7.2.,8.2.). Zie ook: het eerste Speerpunt. *Het opstellen van een Onderhoudsplan gebouwen en inrichting (4.). *Het vaststellen en invoeren in 2016 van ‘Bezoekvoorwaarden’ (5.,11.). *De uniformering/aanpassingen van openings- en sluitingstijden; zondagsopening (5.). *Proef openingsstellen van de bibliotheek (5.,8.3.). *Gedifferentieerde rondleidingen mogelijk maken (5.,10.2.).

41

*Het zoeken naar mogelijkheden meer vrijwilligers te werven: algemeen; specifieke/vaktechnische; 60+ categorie (6.,7.2.,8.1.,9.,10.1.,10.2.,11.). Zie ook: het derde en vierde Speerpunt. *Het op papier zetten van het vrijwilligersbeleid (6.). *De registratie van de collecties voortvarend ter hand nemen resp. afwikkelen (7.2.). *Het geven van een onderzoeksopdracht extern naar de geschiedenis van de boomkwekerij in Nederland (7.3.). *De vernieuwing/aanpassing van de Permanente Expositie in 2016 (8.1.). Zie ook: het vijfde Speerpunt. *Het beschikbaar maken van verklarende teksten in de Permanente Expositie ook in de engelse taal (8.1.). *Het opnemen van wisseltentoonstellingen in de audio tour (8.2.). *Het zorg dragen voor een reserve/nood tentoonstelling, op de plank ( 8.2.). *Het maken van aanpassingen in de museale kwekerij; eventueel plaatsen van een haagbeuk aan de noordzijde en van een ‘Kweekkasje anno 1910’ (8.4.;10.2.). *De vernieuwing audio tour; benutting sociale media (9.). *De verbetering van de distributie van het info materiaal (9.). *Het onderzoek naar gedachten van potentiële bezoekers (inwoners in de regio) resp. bezoekers (9.). *De training – opleiding van vrijwilligers ter hand nemen (7.2.,9.,10.2.,11.). *PR bij tijdelijke exposities; ook meer betrokkenheid van de werkgroep educatie daarbij; dit ook in de ontwikkelingsfase (9.,10.1.). *Een ‘eigen’ film (laten) produceren (9.). *Het opzetten van een educatieproject Vermeerderingstechniek (10.1.). *De band met basisscholen en met Wellantcollege aangaan/versterken (10.1.). *Een protocol voor rondleiders opstellen (10.2.) *De aanstelling van een coördinator Rondleiders (10.2.)

42

Paragraaf D. Afronding. D.1. ‘Belanghebbenden’. Hiervoor in paragraaf C, thema 2, is al gewezen op het oog hebben voor de ‘Belanghebbenden’, een kwalificatie die niet aanstonds duidelijk is maar die in de museumwereld wel gebruikelijk is. Met Belanghebbenden bestaat op enigerlei wijze contact en wordt gezocht naar evaluatiemomenten/feedback. Natuurlijk behoren de Vrijwilligers, de Vrienden van het museum, de Sponsoren en de Bezoekers tot deze categorie. Alfabetisch worden hierna de diverse andere voor het Boomkwekerijmuseum relevante Belanghebbenden opgesomd met een korte explicatie.

1. De gemeente Alphen aan den Rijn. Hiervan maakt Boskoop sinds 1 januari 2014 deel uit.

a)Bij de aankoop van het pand Reijerskoop, nr. 52 werd door de gemeente een

langlopende, renteloze lening verstrekt, waarop inmiddels wel jaarlijks wordt afgelost.

b)De gemeente is eigenaar van het cultureel erfgoed, de Boomkwekerswoning, nr. 56

Reijerskoop, een gemeentelijk Monument. Van de gemeente wordt gevraagd zelf de renovatiekosten van dit cultureel erfgoed te dragen voor zover er geen externe fondsen te vinden zijn (zie C.3. en 4.).

c) De gemeente is ook eigenaar van de grond waarop de museumkwekerij is

ingericht alsmede van de Loods en het Afdak daarop. Ook hier is sprake van een verplichting tot bijdragen in het groot onderhoud( Zie C.4.).

d) De gemeente heeft het haar in eigendom toebehorende pand Reijerskoop, nr. 54

in gebruik gegeven aan het museum; het onderhoud vindt overeenkomstig de gebruiksovereenkomst plaats door het museum; ook hier is sprake van een verplichting tot bijdragen in het groot onderhoud( Zie C.4.).

e) voor Recreatie/Toerisme van is het museum relevant;

f) de gemeente heeft sedert een groot aantal jaren een WSW-plaats in het museum

gefinancierd. De vraag is hoe dit in de toekomst verder gaat (Zie C.3.).

g) De ruim 75 vrijwilligers, waarop het museum draait, en de daarmee

samenhangende Verbindende Waarde vormen een relevante factor in het kader van Participatie binnen het project ‘Nieuw en Anders’. Een geldelijke bijdrage in de toekomst ligt voor de hand (Zie C.3.).

h) Voor het functioneren van het museum (bezoekers, bussen; bewegwijzering) is

medewerking van de gemeente vereist omtrent inrichting en verkeersmaatregelen op het Reijerskoop.(reconstructie vindt plaats in 2016).

2. Onderwijsinstellingen.

43

a) De basisscholen in Boskoop. Daarmee bestonden al geruime tijd reguliere

contacten hetgeen in 2015 is uitgebreid tot meerdere basisscholen in Alphen aan den Rijn ( zie C.10.-educatie).

b) Het Wellantcollege. Zeker met de vestiging Boskoop die meer aandacht geeft

aan ‘groen- onderwijs’ is gesproken en wordt gewerkt aan een samenwerking, hetgeen in de komende jaren naar verwachting uitgebreid zal worden.

3. Onze Buren (Reijerskoop nr. 58, 60, 87 t/m 121, Valkenburgerlaan 1 t/m 8,

Proeftuin 2). In 2013 werd een bijeenkomst in het museum gehouden en dat zal in de komende beleidsperiode opnieuw gebeuren want bij drukte ondervinden zij enige overlast (parkeren).

4. De stichting ‘Belangenbehartiging Greenport Boskoop’.

In 2015 is het contact met deze stichting – waarin onder meer de Kring Boskoop van LTO Noord ( sponsor/Vriend van het museum) is opgegaan – opgepakt. Het is de bedoeling dat te intensiveren. Immers de stichting heeft onder meer op de agenda staan: Promotie, toerisme en recreatie, waarbij bijzondere aandacht gegeven wordt aan ‘Boskoop branding’; daarin speelt het museum een rol gelet op de eeuwenoude traditie van het gebied.

In deze categorie kunnen ook vermeld worden: de stichting Sortimentstuin ‘Harry van de Laar’, waaraan ook het Boomkwekerijmuseum bijdraagt, en de vereniging ‘KVBC’ met wie een goede relatie wordt onderhouden. De stichting ‘Oude Begraafplaats Reijerskoop’ kan eveneens tot deze groep gerekend worden.

5. De stichting(en) ‘Groene Hart’.

Door de diverse gemeenten in de regio wordt nu (samen)gewerkt onder deze naam en met de daarvoor in deze regio opererende toeristische stichtingen onder die naam. Soms heeft het museum daar gemak/voordeel van, soms ook juist niet vanwege onduidelijkheden.

6. De vereniging ‘Groei & Bloei’, afdeling Boskoop.

Juist bij groene wisselexposities wordt intensief samengewerkt.

7. De Historische Vereniging Boskoop (HVB), de belangrijkste partner van het Museum. a)De HVB heeft een langlopende, renteloze lening vertrekt aan het museum bij aankoop pand Reijerskoop nr. 52; b)is (mede in dat verband) huurster van de bovenetage van dit pand en heeft bij de balie een eigen gezicht middels drie borden; c)en is onze partner bij diverse gemeenschappelijke activiteiten zoals de Interviewgroep, de digitalisering, de gemeenschappelijke opslag van collecties; tenminste éénmaal per jaar verzorgt de HVB een wisselexpositie in het museum.

8. Museale sectoren

Regulier contacten worden onderhouden met en/of vergaderingen bezocht van: de (landelijke) Museumvereniging en de stichting Museumkaart; de

stichting het Nederlands Museumregister; de Vereniging van Musea in Zuid-Holland (VMZH); en het Erfgoedhuis Zuid-Holland (EGH).

44

9. De stichting ‘PReT’, het Platform Recreatie en Toerisme. Bij het ontstaan is het

museum zijdelings betrokken geweest. Sinds 2015 opereert deze stichting merkbaar; het museum is deelnemer.

10. De Provincie Zuid-Holland. Het contact hiermee is vooralsnog beperkt tot de

jaarlijkse Staten ontmoeting.

11. De VVV Boskoop/Stichting Rondvaarten Promotie Boskoop(SRPB). Ten tijde van het opstellen van het oude Beleidsplan ( in 2009) was er nauwe band. Door de VVV/SRPB is die tot spijt van het museum in 2010 verbroken (vertrek naar een andere locatie) in verband met een eigen gezicht. In 2014 werden de boten voor de traditionele vaartochten naar die eigen locatie overgebracht. Overleg heeft geleid tot nieuwe gedachten over een intensievere/betere samenwerking in het zomerseizoen 2016.

D2. De Registratieverklaring. Zoals in de inleiding al beschreven is het Museumregister Nederland met ingang van 2016 afgestapt van het toetsen van de Zelfanalyse. In plaats daarvan wordt van ieder geregistreerd museum een verklaring verlangd omtrent de uitgangspunten van de Museumnorm (“criteria voor goed museaal handelen”) zoals in Annex V weergegeven. Het is de bedoeling van deze nieuwe opzet dat het Museumregister in plaats van de vijfjaarlijkse herijkingen komt met een jaarlijkse steekproef onder de geregistreerde musea; er wordt van uit gegaan dat geregistreerde musea zich blijven inspannen om invulling te geven aan de voorwaarden van registratie; via de steekproef worden ongeveer 5% van de geregistreerde musea getoetst op naleving van de Museumnorm. Gemeend wordt dat in dit Beleidsplan in ruime mate is ingegaan op de visie en werkwijze van het Boomkwekerijmuseum aangaande al deze uitgangspunten en criteria. In dat verband verklaart het Boomkwekerijmuseum: “dat het museum de ICOM definitie als uitgangspunt neemt voor het museaal handelen, de Ethische code onderschrijft en de LAMO volgt bij het afstoten van de collectie.”

Dit Beleidsplan 2015-2020 is vastgesteld in de vergadering d.d. 8 december 2015 van het Algemeen Bestuur van de Stichting Het Boomkwekerijmuseum.

45

BIJLAGEN bij het Beleidsplan 2016-2020 Annex I. Doelstelling in het (oude) Beleidsplan, p. 46. Annex II. Evaluatie in 2014 van het (oude) Beleidsplan, p. 48. Annex III. S.W.O.T. Analyse, opgesteld in juni 2015, p. 50. Annex IV. Collectieplan in het (oude) Beleidsplan, p. 51 – 55. Annex V. Registratieverklaring 2015, p. 56.

46

Annex I Uit het oude Beleidsplan 2010 - 2015 “1.2. DOELSTELLING Het Boomkwekerijmuseum wil met zijn collectie, nu en in de toekomst, een representatief beeld verschaffen van de geschiedenis en ontwikkeling van de Nederlandse boomteelt. In de vaste presentatie ligt het accent enerzijds op de werken levensomstandigheden van een boomkweker/ handelaar in bomen in het Boskoop van rond 1900-1910, anderzijds op het weergeven van de geschiedenis en ontwikkeling van de boomkwekerij. In wisseltentoonstellingen komen daarnaast ook algemene onderwerpen aan bod die de gehele Nederlandse boomkwekerij in heden en verleden betreffen. Ook wil en kan het Boomkwekerijmuseum een bron van informatie zijn voor onderzoek. Het Boomkwekerijmuseum heeft een collectie boeken, documentatie en archief op het gebied van de boomteelt en boomkwekerijgeschiedenis. De Historische Vereniging Boskoop, die een bovenverdieping van het museum huurt, heeft daarnaast een (deels gedigitaliseerd) archief met betrekking tot de Boskoopse geschiedenis. Complementair aan elkaar vormen zei tezamen een bron voor studie. 1.3. DOELSTELLINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSCHILLENDE PANDEN Algemeen Het Boomkwekerijmuseum is gevestigd op het ‘Cultuureiland’. Alhoewel geen echt eiland (het perceel is aan drie kanten omgeven door water) dankt het zijn naam aan de gebruikers: de Historische Vereniging Boskoop, de plaatselijke VVV, het Boomkwekerijmuseum en de Stichting Rondvaarten en Promotie Boskoop. Deze laatste stichting organiseert rondvaarten door het boomkwekerijgebied. Begin- en eindpunt is het cultuureiland. De samenwerking is zo goed dat veel bezoekers denken met één organisatie te maken te hebben. Een deel van het eiland is eigendom van het museum, de rest is eigendom van de gemeente Boskoop. Op dit moment (tweede helft 2009) zijn er gesprekken gaande met de gemeente over de voorwaarden waaronder het museum eigenaar van alle grond en gebouwen kan worden. Het eiland bestaat naast de kwekerij uit de volgende panden: Reijerskoop 52 en 54, na de verbouwing een geheel, en hoofdgebouw, een boomkwekerswoning, boomkwekersloods en een open schuur - een zogenaamde rachelloods. Het hoofdgebouw Wat nu als hoofdgebouw beschouwd wordt, zijn in feite twee panden die verbonden zijn door middel van een kasconstructie. De laatste dient als centrale ontvangsthal. Aan de voorzijde zijn de balies van het museum en de VVV. Van daaruit zijn de vaste expositie, de ruimte voor tijdelijke exposities, een koffiecorner en het terras te bereiken. In de vaste expositie worden de ontstaansgeschiedenis en ontwikkeling van de boomkwekerij in en rond Boskoop behandeld. Kaarten en thematisch ingerichte vitrines maken een en ander duidelijk. Het streven is om per jaar meerdere wisseltentoonstellingen samen te stellen. Deze tentoonstellingen zijn boomkwekerij- of Boskoop gerelateerd en vaak een combinatie van beide. De samenwerking met de Historische Vereniging is hierbij belangrijk. De bovenverdieping aan de achterzijde is in gebruik als nieuw depot van het museum; de voorzijde is archief/vergaderruimte voor de Historische Vereniging Boskoop. De andere bovenverdieping wordt ingericht als bibliotheek/documentatiecentrum/archief voor het museum. Het museum beschikt over een uitgebreide collectie boeken. Daarnaast is er een omvangrijk archief: enkele verenigingen uit de boomkwekerswereld hebben hun archief aan het museum toevertrouwd. Het museum beschikt ook over boekhoudingen en correspondentie die een aantal bedrijven aan het museum geschonken hebben, en daarnaast over veel archiefmateriaal, publicaties in de vorm van catalogi, brochures e.d. Zowel de boeken als de documentatie en archiefstukken zijn belangrijke bronnen van informatie bij het samenstellen van tentoonstellingen of voor studies door derden. De boomkwekerswoning, de boomkwekerij en de kwekersloods De boomkwekerswoning toont een woonhuis van een kweker/handelaar uit ongeveer 1910. Het verzamelbeleid voor dit woonhuis verlangt dan ook dat zeer stipt, met kennis van zaken, op dit jaartal

47

afgestemd wordt. Bij het verzamelen van meubilair en voorwerpen voor het boomkwekershuisje dient goed rekening gehouden te worden met de sociale en financiële omstandigheden van de fictieve bewoners. De inrichting van het huis moet in overeenstemming met deze omstandigheden zijn. Essentieel bij het verzamelbeleid ten aanzien van het stijlhuis is een gedegen historische kennis met betrekking tot de tijd van ongeveer 1900-1910 en met name met betrekking tot het hierboven geschetste kwekersmilieu en, hiermee samenhangend, het interieur. Van het materiaal dat vrijkwam bij de afbraak van de koffieschuur t.b.v. de nieuwbouw is een open loods of rachelloods gebouwd. Hierin staan grote objecten die niet of nauwelijks gevoelig zijn voor invloed van het klimaat. Deelnemers aan de rondvaarten lopen hier langs op weg naar de boot, zodat deze loods tevens dienst doet als smaakmaker voor het museum. Een afgesloten ruimte is in gebruik voor opslag van materialen, nodig voor het onderhoud van de museumkwekerij. De kwekersloods, die in samenhang met de voorliggende boomkwekerswoning moet worden gezien, geeft een beeld van een werkruimte voor een boomkweker/handelaar uit 1900-1910. Op een enkel detail na voldoet de inrichting aan deze tijd. Gelijktijdig met de nieuwbouw is de museumkwekerij opnieuw ingericht. Door de jaren heen was het accent meer op een verzameling oude plantensoorten komen te liggen in plaats van op de weergave van een boomkwekerij. Uitgangspunt nu is een boomkwekerij van 1900-1910 met verschillende vermeerderingsmethodes uit die tijd en met plantensoorten van vóór 1910. De periode 1900-1910 is gekozen omdat dat de periode was van de overgang van het kweken van vruchtbomen naar de teelt van siergewassen. Beide elementen kan men in de kwekerij aantreffen. Door het opengraven van een in het verleden gedempte sloot kon de oude windakker zijn functie terugkrijgen. In de nieuwe sloot ligt een schouw en een bruggetje verbindt beide oevers. Voorlichtingsborden geven informatie aan de individuele bezoeker. 1.4. SPEERPUNTEN VAN BELEID VOOR DE PERIODE 2010-2015 De nieuwbouw in 2007/2008 heeft consequenties op vele terreinen. Het bestuur gaat op een andere manier werken (zie hoofdstuk 5), het aantal vrijwilligers is belangrijk toegenomen en zal moeten meegroeien in een professionaliseringsslag. Het aantal bezoekers is in vijf jaar verdubbeld en we hebben de ambitie twee à drie wisseltentoonstellingen per jaar in te richten. Samengevat: de komende jaren zal veel energie gaan zitten in de maximale benutting van de kansen die door de uitbreiding geboden worden. Het opnieuw registreren van de honderden boeken en archiefstukken zal veel werk met zich mee brengen. Hiervoor zal de boekenmodule van het Adlibsysteem worden aangeschaft. Als alles geregistreerd is, is een schat aan informatie voorhanden. Ook zullen we ons inspannen iemand te vinden die de geschiedenis van de Nederlandse boomkwekerij kan schrijven. Een ander belangrijk aandachtspunt voor de komende vijf jaar is de restauratie van de boomkwekerswoning. Dit pand is geheel volgens de bouwmethode uit de periode 1870-1880 opgetrokken met halfsteens muren en is niet onderheid. Kozijnen, luiken, goten e.d. zijn aan vervanging toe. De komende jaren zullen gebruikt worden voor het formuleren van uitgangspunten, het maken van een plan van aanpak, het opstellen van een begroting en het maken van een financieringsplan. Het doel is zo te restaureren dat de authenticiteit gehandhaafd blijft, maar de klimaatbeheersing verbetert, en dit in combinatie met groot onderhoud.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

48

Annex II De evaluatie van het oude Beleidsplan.

De in 2014 opgemaakte evaluaties omvatten in totaal ruim 20 pagina’s. Hier wordt volstaan met een Samenvatting van die elementen, die slaan op wat van het OBP 10-15 niet dan wel onvoldoende van de grond is gekomen.

1. Het meer aandacht schenken aan de (geschiedenis en ontwikkeling) van de

‘boomkwekerij buiten de regio Boskoop’ is niet gelukt. Misschien uit onmacht,

misschien hebben we het gewoon laten zitten. Bij een heroverweging en formulering

van de doelstellingen van het museum zal dit aspect meegenomen moeten worden.

2. De opzet om de Collecties van het museum en van de HVB tezamen/complementair

een bron van studie te laten zien is niet van de grond gekomen.

3. De gedachte om de Collectie ‘boeken, documentatie en archief’ voor het publiek te

ontsluiten heeft (nog) niet geleid tot concrete actie. Geheel/gedeeltelijk openstellen

van de bibliotheek is een optie.

4. In de museumkwekerij ( op één plaats ten onrechte ook wel ‘historische tuin’

genoemd) komt onvoldoende voor het leken publiek tot uitdrukking hoe/op welke

wijze rond 1900 gekweekt en vermeerderd werd.

5. Mbt de Collecties in het (Sterkenburg-)Depot wordt opgemerkt dat zowel de

beperking van de ruimte alsook het risico van een onverwachte opzegging onder

ogen gezien moet worden.

6. De bestaande procedure (met bijbehorende formulieren enz.) als het gaat om het

verzamelen/ontzamelen van de Collecties moet getoetst worden. De werkwijze

behoeft wel verbetering.

7. Een punt van aandacht is het bij de betreffende vrijwilligers onder ogen

brengen/bespreken van de selectiecriteria voor het verwerven van objecten. Ook het

onderhoud/schoonmaken van objecten behoort hiertoe alsmede het conserveren en

de controles van de ruimten.

8. Bijzondere aandacht moet gegeven worden aan de registratie alsook de digitalisering

resp. de ontsluiting van gegevens mbt. de Collectie/de objecten.

9. Onder de loep moet genomen worden hoe de samenwerking met de HVB is of moet

zijn als het gaat om een wisseltentoonstelling.

10. Als het niet doorgaan van een voorgenomen wisselexpositie als een reële bedreiging

wordt gezien is het geruststellend ( ook uit exploitatieoogpunt) te weten dat er een

expositie op de plank ligt. Dus moet werk gemaakt worden van een of twee ( al dan

niet ‘platte’) exposities op de plank.

11. De info aan baliemedewerkers/ de voorlichting aan bezoekers ( een extra audio?)

over een wisselexpositie moet onder de loep genomen worden.

12. Bij wisselexposities moet steeds aandacht gegeven worden aan extra elementen tbv

de educatie.

13. Bij rondleidingen moet aandacht blijven bestaan voor een redelijke uniformiteit van

hetgeen wordt verteld ( een protocol of zo) zonder dat dit hoeft af te doen aan het

unieke van een rondleider.

14. Meer en meer wordt het tijdens de openingsuren vergaderen van vrijwilligers in het

ontvangstpaviljoen als storend ervaren voor bezoekers. Een afgescheiden (extra)

ruimte is wenselijk.

15. Het museum kent nog geen z.g. ’Bezoekersvoorwaarden’ hetgeen bij

aansprakelijkheid een rol zou kunnen spelen.

49

16. Nagegaan moet worden of en zo ja welke (nieuwe/andere) bezoekers-doelgroepen

moeten worden aangeboord.

17. De samenwerking met de VVV/St. Rondvaarten is sedert 2010 aanmerkelijk

gewijzigd. Dit moet opnieuw bezien worden.

18. Nagedacht moet worden over de in de ogen van de bezoekers geldende ranking van

onze ‘producten’( blijkens de enquêtes scoren de woning en de kwekerij hoog - de

permanente expositie het laagst).

19. Nagedacht moet ook worden over een mogelijke verdere verbetering van kwaliteit en

servicegericht handelen ( het geven van een ‘feel good’-gevoel aan de bezoekers) in

verband met de ‘bedreiging’ van de kant van het toenemend aantal aanbieders op

toeristisch/cultureel gebied in onze regio.

20. De verjonging en opvolging van ons vrijwilligersbestand heeft hoge prioriteit, vooral

bij het team bedrijfsvoering als het museale team ( daar vooral ook vrijwilligers met

meer/specifiekere museale kennis).

-------------------------------------------------------------------------------------

50

Annex III De SWOT-Analyse, opgesteld in juni 2015 In de samenvatting van de SWOT analyse, eindrapport dd 05-06-2015 zijn door Saskia van Veen conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. “Welke conclusies zijn er getrokken? De conclusie die getrokken is betreffende de SWOT Analyse toont 28 sterktes, 20 zwaktes, 9 kansen en 8 bedreigingen. Sterktes die genoemd zijn, gaan onder meer over de goede samenwerking binnen het bestuur maar ook binnen de rest van de organisatie. Daarnaast worden ook veel kenmerken van het museum als sterkte genoemd, zoals de kwekerij en de (bloeiende) wisseltentoonstelling. De zwaktes gaan daarentegen ook over de samenwerking binnen en werking van de organisatie. Ook wordt er gesproken over de doelstellingen van het museum die misschien niet helemaal relevant zijn of de lading niet geheel dekken. De kansen die uit het onderzoek zijn gekomen lopen uiteen van het registreren van het oordeel van de bezoekers tot het aangaan van partnerschap met andere organisaties. En het aanspreken van mogelijke potentiële doelgroepen tot aan de kansen die er zijn door middel van de ontwikkelingen in de technologie. Bedreigingen lopen uit van de economische crisis tot aan de toename van de concurrentie. Een overzicht van alle sterktes, zwaktes kansen en bedreigingen is in hoofdstuk 6 ‘De conclusie’ te vinden. Wat wordt er aanbevolen?

- Er wordt aanbevolen om extra aandacht te besteden aan de marketing. Op dit gebied liggen nog veel kansen met betrekking tot het uitdragen van sterktes en het aanspreken van (potentiële) bezoekers.

- Het is van belang om goed te kijken naar hoeveel vrijwilligers er (nodig) zijn en wat voor werkzaamheden deze hebben. Kunnen ze meer doen? Kan er meer gebruik van hen gemaakt worden? Zijn er nieuwe mensen nodig met andere competenties?

- Het museum kan inspelen op de vergrijzing. Dit kan op het gebied van nieuwe potentiële vrijwilligers, maar ook op het gebied van nieuwe potentiële bezoekers.

- Er moet gekeken worden naar nieuwe doelgroepen om aan te spreken. Hier liggen nog veel kansen voor de organisatie.

- Het museum dient de huidige doelstellingen ter discussie te stellen, omdat deze niet aansluiten bij het aanbod van het museum of niet relevant zijn.

- Het belangrijk om rekening te houden met de factoren waarvan het museum afhankelijk is. Er moeten plannen klaar liggen indien één van de partijen waar het museum van afhankelijk is wegvalt.

- De organisatie kan inspelen op de ontwikkelingen van het internationaal toerisme. Er liggen hier kansen die het museum kan benutten.

- Het museum kan veel belangrijke informatie inwinnen door het doen van onderzoek naar verschillende onderwerpen met betrekking tot het verhogen van de bezoekersaantallen en de tevredenheid van bezoekers.

- Er ligt er een grote kans voor het museum als zij besluiten partnerschap aan te gaan met andere organisaties in de regio en andere musea. Hierdoor kunnen ze de bezoekersaantallen verhogen en kosten drukken.

- Een ander punt waar over nagedacht moet worden in het nieuwe beleidsplan, is het gemis van ‘echte leiders’ binnen de organisatie.

- Tot slot kan het beleidsplan er structureel veel op vooruit gaan, wanneer het strategisch ondernemingsplan wordt toegepast. Dit kan als een goede basis dienen voor een nieuw plan met nieuwe strategieën.

51

Annex IV Collectieplan Bijlage, versie 2015

Collectievorming en Afstoting bij het Boomkwekerijmuseum

Doel, beleid en procedures

Aanleiding

Om het beleid ten aanzien van verwerven en ook afstoten van objecten van het

Boomkwekerijmuseum helder te zien, zijn door de Werkgroep Collectievorming en Afstoting

criteria geformuleerd voor acceptatie en selectie van voorwerpen.

Deze criteria gelden voor nieuw te verwerven objecten, maar ook als handvat bij sanering

van de collectie.

Verantwoording

De hieronder opgenomen Selectiecriteria voor het verwerven en afstoten van objecten voor

het Boomkwekerijmuseum sporen naar geest en letter met de door de Nederlandse Museum

Vereniging / ICOM Nederland opgestelde ‘Gedragslijn voor museale beroepsethiek’ (1999)

en haar ‘Leidraad tot het afstoten van museale objecten’ (2000). Meer specifiek zijn de

uitgangspunten gebaseerd op de beleidsnota.

Doel en samenstelling

Het doel van de Werkgroep Collectievorming en afstoting is het verantwoord verwerven en

afstoten van objecten voor het Boomkwekerijmuseum. Daartoe is de commissie

samengesteld uit leden met elk een eigen specialisme op het gebied van de collectie zodat tot

een uitgebalanceerd oordeel kan worden gekomen t.a.v. verwervingen en af te stoten objecten.

Selectiecriteria voor het verwerven en afstoten van objecten van het Boomkwekerijmuseum:

Objecten ter verwerving moeten voldoen aan de volgende criteria:

1. Binnen de Nederlandse boomkwekerij ontwikkeld of toegepast zijn

2. Vallen onder één van de vastgestelde deelcollecties en van locaal, nationaal of

internationaal belang

3 Iets wezenlijks toevoegen aan de kennis over de Nederlandse boomkwekerij; een markante

ontwikkeling illustreren, van wezenlijk belang zijn voor de boomkwekerijgeschiedenis; een

directe relatie hebben met aan de Nederlandse boomkwekerij verbonden belangrijke figuren.

4.Niet aan bovenstaande criteria voldoend, maar van zodanige relevantie voor het

Boomkwekerijmuseum (museaal collectie-historische waarde) dat dit het rechtvaardigt om

deze stukken toch te behouden voor de collectie.

5.Ten aanzien van alle collecties geldt dat de objecten moeten behoren tot het verzamelterrein

van musea, dat wil zeggen driedimensionaal zijn of beelddrager (prent, foto), De

ondersteunende collectie is hierop een uitzondering, omdat zij naar haar aard en voorkomen

een documentaire collectie is

52

6. Objecten dienen zoveel mogelijk uniek verworven te worden, d.w.z. als enkel stuk

opgenomen te worden in de collectie: er worden (in principe) geen dubbele exemplaren

opgenomen of behouden.

7. Ten aanzien van de museumkwekerij geldt dat er slechts planten (cultivars) worden

opgenomen die vóór 1910 geïntroduceerd zijn. Alles wat hierna geïntroduceerd werd, wordt

hierbij uitgesloten.

Toegespitste selectiecriteria

voor het verwerven en afstoten van objecten van de boomkwekerswoning (de kunst en

kunstnijverheid) van het Boomkwekerijmuseum:

De boomkwekerswoning toont een woonhuis van een kweker/handelaar uit ongeveer 1910.

Het verzamelbeleid voor dit woonhuis verlangt dan ook dat zeer stipt, met kennis van zaken,

op dit jaartal afgestemd wordt. Tevens wordt bij het verzamelen van meubilair en voorwerpen

voor de boomkwekerswoning goed rekening gehouden met de sociale en financiële

omstandigheden van de fictieve bewoners. De inrichting van het huis moet in

overeenstemming met deze omstandigheden zijn. Essentieel bij het verzamelbeleid ten

aanzien van het stijlhuis is een gedegen cultuur- en kunsthistorische kennis met betrekking tot

de tijd van ongeveer 1910 en met name met betrekking tot het hierboven geschetste

kwekersmilieu en, hiermee samenhangend, het interieur.

In 2016 zal naar verwachting een aanvang gemaakt worden met een ingrijpende renovatie van

de boomkwekerswoning; isolatie van de wanden, vervanging van slechte voordelen, etc.

zullen worden aangepakt. Hiertoe dient het huisje grotendeels ontruimd te worden. Van deze

gelegenheid zal gebruik gemaakt worden om de inrichting en samenstelling van de inboedel

nog eens zeer kritisch te beschouwen. Overbodige objecten zullen verwijderd worden.

Bijzondere aandacht zal uitgaan naar de tegeltableaus in de voorkamer, die wat tijd en milieu

betreft niet in de kwekerswoning thuis horen. Externe deskundigen worden bij de

besluitvorming over deze tableaus betrokken.

Ethiek

Elk object of elke groep van objecten wordt getoetst door de commissie aan de hand van de

selectiecriteria.

Wanneer een object de toets doorstaat, wordt het vervolgens conform de procedure van

verwerven (zie aldaar) opgenomen.

Objecten die niet (voldoende) aan de criteria beantwoorden, worden geweigerd of verwijderd

via de procedure van afstoten (zie aldaar).

De eventuele geldelijke opbrengsten uit afstoting van objecten moeten worden besteed aan

het aankopen, restaureren of actief conserveren van andere of nieuwe objecten.

Bevoegdheid

De Werkgroep Collectievorming en afstoting heeft het recht te beslissen over opname dan wel

afstoten of weigering van objecten.

53

Kennis en Informatie en Recht

Kennis van en informatie over de objecten die voorgedragen worden voor verwerving of

afstoting is een voorwaarde voor behandeling.

Bijzondere aandacht verdienen in dit verband voor afstoting in aanmerking komende

bruiklenen, schenkingen, of erfstellingen. In het geval van het Boomkwekerijmuseum zijn dat

er hoegenaamd geen. Ook moeten af te stoten objecten gecontroleerd worden op eventuele

auteursrechten en op in het verleden verkregen subsidies waarmee zij gerestaureerd,

geconserveerd of aangekocht zijn.

Procedure van verwerven

Vaak komen de baliemedewerkers het eerst in aanraking met een nieuw aan te nemen object.

Maar ook andere vrijwilligers kunnen als ontvanger dienen. Hun taak is het dan om direct de

voorzitter van de werkgroep collectievorming en afstoting op de hoogte te brengen van het

aanbod en hem van zoveel mogelijk informatie te voorzien. In het museum ligt voor aanname

een voorgedrukt in 2015 aangepast schenkingsformulier bij de balie dat volledig ingevuld

dient te worden. Het is ook digitaal voorhanden in de computer van de balie.

De werkgroepvoorzitter geeft vervolgens de het object/de groep van objecten door aan de

Werkgroep Registratie.

Checklist ten behoeve van voordracht te verwerven objecten:

1. selectiecriteria zoals opgesteld hierboven

2. Vakgebied

3. object

4. objectinformatie

5. aard verwerven aankoop/schenking/legaat/ anders:

6. herkomst

7. datering

8. materiaal

9. toestand

10. kosten verwerven

11. evt. kosten eenmalige restauratie

12. kosten regulier onderhoud

13. besluit: opnemen ja/nee

14. redenen

15. afhandeling: verwerven door:

16. bedankbrief/ akte opgemaakt door:

Administratieve verwerking

Procedure van afstoten

54

Af te stoten objecten worden zoveel mogelijk geschonken aan/ondergebracht bij andere

(geregistreerde) musea.

Als voorwaarde geldt dat het betreffende museum akkoord gaat met de voorwaarden die het

Boomkwekerijmuseum stelt. Hier geldt bijvoorbeeld dat men het betreffende object nooit te

gelde mag maken, of mag vervreemden zonder schriftelijke toestemming van het BM. Ook

behoudt het BM zich het recht voor bij wanbeheer de objecten onmiddellijk om niet terug te

vorderen.

Dubbele of voor de collectie irrelevante boeken kunnen worden verkocht als tweedehands

exemplaren. Hiermee is al een aanvang gemaakt. Uiteraard betreft het hier exemplaren die

met toestemming van de schenkers – voor zover te achterhalen waar het oude schenkingen

betreft - worden verkocht.

Ontzameld en herplaatst zal worden volgens deze hiërarchie:

• Museaal elders (of: bibliotheek, archief)

• Ideële instelling

• Veiling/ de handel

• Destructie

55

Collectieplan in het oude Beleidsplan

collectie subtotaal totaal kerncollectie Basisregistratie in % depotsituatie Fysieke staat / conservering

documentatie opmerkingen

I Gereedschappen (vermeerderings- en snoeigereedschap etc.)

620 x 100% goed goed -

II

Transportmiddelen

41 x 100% redelijk goed -

III Produktverpakkingen en verpakkingsmaterialen

363 20

383 x 98% goed goed - Resterende 2% op zolder loods

IV

Kunst

-schilderkunst -beeldh.kunst/penningen -grafische en tekenkunst -cartografie -fotografie -foto’s / glasnegatieven

30 31 186 12 52 ca. 2500

311 x 100% ongeïnventariseerd

goed Redelijk goed

goed matig

- Depotje schilderijen optimaliseren. Foto’s en glas-negatieven nog ompakken

V

Kunstnijverheid

-modellen,siervoorwerpen -(huish.)gebruiksvoorw. -meubilair -pers accessoires /kleding -textiel

71 625 39 58 98

493 x 100%

redelijk goed matig

- Textiel nog conserveren

VI Boeken, documentatie en archief

-boeken -documentatie -archieven (o.a.bedrijfsarchieven; aantallen hier zijn clusters)

1507 102 114 ca. 200

1723

x 90% ongeïnventariseerd

redelijk De collectie documentatie en archieven moeten nog een conserveringsslag

- Boeken-deselectie is gerealiseerd. Archief Arbori Nog geheel bewerken

VII

Plantencollectie

x 100 % n.v.t. goed

VIII

Diversen

83 100% goed redelijk -

IX Onroerend goed x Redelijk / goed

3952

56

Annex V. Registratieverklaring 2015

58

Boomkwekerijmuseum - Boskoop

STICHTING BOOMKWEKERIJMUSEUM · In het voorjaar 2015 is een analyse van de Sterkte – Zwakte -...

Documents

Transcript of STICHTING BOOMKWEKERIJMUSEUM · In het voorjaar 2015 is een analyse van de Sterkte – Zwakte -...