Steering & Control

Van Kemenade ConsultantsVan Kemenade Consultants www.vkc-advies.nlwww.vkc-advies.nl De brug naar een gezond beleid

SturenSturenop het primaire procesop het primaire proces

WAAROMWAAROMHOEHOE

MET WELKE DOELENMET WELKE DOELENMET WELKE MIDDELENMET WELKE MIDDELEN


WaaromWaarom

Huidige werkwijze:• Er wordt meestal vrijwel uitsluitend gestuurd op

financiële budgetten (koorden van de beurs).• Er wordt uitgegaan van aannames met betrekking tot

mogelijkheden en uitvoering.• De uitvoering wordt gezien als black box.

Resultaat:• Gebrek aan transparantie.• Grote kans op uitvoeringsproblemen en daaruit

voortvloeiende afstemverliezen.


Indicatoren voor Indicatoren voor uitvoeringsproblemenuitvoeringsproblemen

• Het niet of slechts gedeeltelijk behalen van de doelen van de organisatie terwijl op het eerste gezicht voldoende middelen voorhanden zijn.

• Veel op te lossen knelpunten en incidenten met betrekking tot de beschikbaarheid van personeel voor het verrichten van diensten.

• In samenhang daarmee een hoge mutatiegraad in de roosters van de medewerkers.

• Een minder goed te verklaren verhoogd ziekteverzuim.• Onrust onder de medewerkers en veel klachten over een (te) hoge

werkdruk.• Hoge kosten voor de inzet van oproepkrachten of uitzendkrachten.• Overschrijdingen van de voor de teams of afdelingen beschikbare

budgetten.


Uitvoeringsproblemen zijn te Uitvoeringsproblemen zijn te beperken of te voorkomen door te beperken of te voorkomen door te

sturen op het primaire processturen op het primaire proces• Maak middelen en taakstelling inzichtelijk.• Maak een uitvoerbaar jaarplan voor de uitvoering. • Maak afspraken met de budgethouder en de

medewerkers over de uitvoering van het jaarplan. • Volg de uitvoering van het jaarplan op de voet aan de

hand van een samenhangende analyse van de realiseringscijfers.

• Pas het jaarplan zonodig aan op basis van de analyse van de realiseringscijfers of eventuele veranderende eisen en omstandigheden.


DoelenDoelen

• Verhogen van de transparantie.• Betere afstemming van taakstelling en daartoe in te

zetten middelen. • Verhogen van de kwaliteit door goede operationele

afspraken met de medewerkers over de te stellen prioriteiten, met name bij incidentele boventallige aanwezigheid.

• Verlagen van de kosten door een meer efficiënte planning van diensten van de medewerkers (de juiste medewerker op de juiste plaats, maar ook op de juiste tijd).


Ondersteuning door Ondersteuning door Van Kemenade ConsultantsVan Kemenade Consultants

• Uitvoeren van een nulmeting als startpunt voor de implementatie van de methodiek.

• Beschikbaar stellen van de instrumenten voor procesmanagement.

• Begeleiden van het implementatietraject in de vorm van workshops.

• Adviseren van de betrokkenen bij de opzet van de jaarplannen en bij de interpretatie van de uitkomsten en de op basis daarvan te maken aanpassingen.


Praktijkvoorbeeld Praktijkvoorbeeld van een nulmetingvan een nulmeting

• In overleg wordt een theoretisch jaarplan voor de urenbesteding opgesteld.

• In dit jaarplan worden de realiseringscijfers over het laatste jaar verwerkt.

• Het instrument maakt op basis daarvan automatisch cijfermatige en grafische analyses.

• Aan de hand van de analyses wordt advies gegeven over de oplossingsrichting van geconstateerde uitvoeringsproblemen en de opzet van een jaarplan.


Cijfermatige analyseCijfermatige analyse

Jaartotalen 2008 Dienstrooster Gerealiseerd Saldo jaarbudget

Component Uren Fte % Euro Uren Fte % Euro Uren Fte % Euro

Netto taakstelling 13579,48 7,23 80,74 258010,06 14595,25 7,77 86,78 277309,75 1015,77 0,54 6,04 19299,69

Ziekte 1177,28 0,63 7,00 22368,38 705,25 0,38 4,19 13399,75 472,03 0,25 2,81 8968,63

Vakantieverlof 1546,56 0,82 9,20 29384,64 1371,40 0,73 8,15 26056,60 175,16 0,09 1,04 3328,04

Opleiding 257,76 0,14 1,53 4897,44 308,00 0,16 1,83 5852,00 50,24 0,03 0,30 954,56

Zwangerschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Bijzonder verlof 128,88 0,07 0,77 2448,72 84,00 0,04 0,50 1596,00 44,88 0,02 0,27 852,72

Ouderschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00 894,00 0,48 5,32 16986,00 894,00 0,48 5,32 16986,00

Teamdagen 128,88 0,07 0,77 2448,72 152,00 0,08 0,90 2888,00 23,12 0,01 0,14 439,28

Overige reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00 736,00 0,39 4,38 13984,00 736,00 0,39 4,38 13984,00

Niet benutte reserve 0,00 0,00 0,00 0,00 178,50 0,09 1,06 3391,50 178,50 0,09 1,06 3391,50

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Inzet uitzendkrachten 0,00 0,00 0,00 0,00 544,75 0,29 3,24 10350,25 544,75 0,29 3,24 10350,25

Resultaat jaarbudget 16818,84 8,95 100,00 319557,96 19569,15 10,41 116,35 371813,85 2750,31 1,46 16,35 52255,89


Grafische analyse Grafische analyse urenbestedingurenbesteding

Team AUrenbesteding gerealiseerde perioden

in procentent.o.v. jaarbudget

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

140,00

Componenten

Pro

cen

ten

Resultaat 86,78 4,19 8,15 1,83 0,00 0,50 5,32 0,90 4,38 1,06 0,00 3,24 116,35

Netto taakstellin

gZiekte

Vakantieverlof

OpleidingZwangerschapsverl

of

Bijzonder verlof

Ouderschapsverlof

Teamdagen

Overige reserverin

gen

Niet benutte reserve

Inzet

uitzendkrachten

Resultaat jaarbudget


Grafische analyse Grafische analyse budgetresultatenbudgetresultaten

Team AResultaat gerealiseerde perioden

Positief = onderuitputting budgetNegatief = overschrijding budget

3000,00

2500,00

2000,00

1500,00

1000,00

500,00

0,00

500,00

1000,00

Componenten

ure

n

Resultaat 1015,77 472,03 175,16 50,24 0,00 44,88 894,00 23,12 736,00 178,50 0,00 544,75 2750,31

Netto taakstellin

gZiekte

Vakantieverlof


of

Bijzonder verlof

Ouderschapsverlof

Teamdagen

Overige reserverin

gen


Inzet

uitzendkrachten



De resultaten van de nulmetingDe resultaten van de nulmeting

• Geven inzicht in de aard en omvang van de uitvoeringsproblemen en een indicatie voor de oplossingsrichting daarvan.

• Vormen de basis voor de kwantitatieve en kwalitatieve opzet van een haalbaar jaarplan.

• Vormen de basis voor de operationele afspraken met de medewerkers voor de uitvoering van het jaarplan.


De inrichting van het jaarplanDe inrichting van het jaarplan

• Toedeling uren per fte per jaar.• Toekenning budget in fte per jaar.• Toedeling uren per team of afdeling per jaar.• Vertaling naar kaders in uren en diensten voor de opzet

van de dienstroosters. • De inzet van de uren in een cijfermatig jaarplan.• Het uitwerken van een jaarplan voor de urenbesteding

van de medewerkers.


Toedeling uren per fteToedeling uren per fteToedeling uren per fte per jaar

Reserveringen Uren Fte % Euro

01 Ziekte 131,54 0,07 7,00 2499,26

02 Vakantieverlof 172,80 0,09 9,20 3283,20

03 Opleiding 28,80 0,02 1,53 547,20

04 Zwangerschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00

05 Bijzonder verlof 14,40 0,01 0,77 273,60

06 Ouderschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00

07 Teamdagen 14,40 0,01 0,77 273,60

08 Overige reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00

09 Niet benutte reserve 0,00 0,00 0,00 0,00

10 0,00 0,00 0,00 0,00

Totaal reserveringen 361,94 0,19 19,26 6876,86

Totaal netto inzetbaar 1517,26 0,81 80,74 28827,94

Totaal te realiseren uren 1879,20 1,00 100,00 35704,80

De doelen waarvoor kan worden gereserveerd zijn vrij definieerbaar. In dit voorbeeld zijn voor de hand liggende keuzes opgenomen. Naast de doelen worden hier uitsluitend de uren handmatig ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend.


Toekenning budget in fteToekenning budget in fte

Toekenning jaarbudget in fte

Componenten Uren Fte % Euro

Oorspronkelijk toegekend budget 16818,84 8,95 100,00 319557,96

Toe te voegen budget in fte 0,00 0,00 0,00 0,00

Toe te voegen budget in uren (saldo toevoegingen Budgetmutaties) 0,00 0,00 0,00 0,00

Af te trekken budget in fte 0,00 0,00 0,00 0,00

Af te trekken budget in uren (saldo onttrekkingen Budgetmutaties) 0,00 0,00 0,00 0,00

Totaal toegekend budget 16818,84 8,95 100,00 319557,96

Hier worden alleen de budgetgegevens in fte handmatig ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend.


Toedeling uren team per jaarToedeling uren team per jaar(automatisch berekend)(automatisch berekend)

Toedeling uren planningseenheid per jaar

Reserveringen Uren Fte % Euro

01 Ziekte 1177,28 0,63 7,00 22368,38

02 Vakantieverlof 1546,56 0,82 9,20 29384,64

03 Opleiding 257,76 0,14 1,53 4897,44

04 Zwangerschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00

05 Bijzonder verlof 128,88 0,07 0,77 2448,72

06 Ouderschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00

07 Teamdagen 128,88 0,07 0,77 2448,72

08 Overige reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00

09 Niet benutte reserve 0,00 0,00 0,00 0,00

10 0,00 0,00 0,00 0,00

Totaal reserveringen 3239,36 1,72 19,26 61547,90

Totaal netto inzetbaar 13579,48 7,23 80,74 258010,06

Totaal te realiseren uren 16818,84 8,95 100,00 319557,96

Deze tabel geeft inzicht in de per jaar voor het team beschikbare middelen voor de verschillende doelen voor het hele jaar


Vertaling naar het dienstroosterVertaling naar het dienstrooster(automatisch berekend)(automatisch berekend)

Vertaling naar het dienstrooster per week

In het dienstrooster voor de planningseenheid dienen per week te worden opgenomen Uren Diensten

Ter uitvoering van de taakstelling (netto inzetbaarheid) 261 36,27

Ter vervanging bij afwezigheid etc. (reserveringen) 62 8,65

Totaal in het rooster op te nemen 323 44,92

In deze tabel wordt aangegeven hoeveel uren en diensten er per week in de roosters voor de medewerkers dienen te worden opgenomen om de volledige taakstelling uit te voeren. Daarbij is ook rekening gehouden met de reserveringen.


Eerste periode jaarplanEerste periode jaarplan(automatisch berekend)(automatisch berekend)

Periodenr. 200801 Dienstrooster Gerealiseerd Saldo periodebudget



Ziekte 90,56 0,05 7,00 1720,64 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Vakantieverlof 118,97 0,06 9,20 2260,36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Opleiding 19,83 0,01 1,53 376,73 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00




Teamdagen 9,91 0,01 0,77 188,36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00



0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


Resultaat periodebudget 1293,76 0,69 100,00 24581,38 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

De uren van het jaarplan (dienstrooster) worden evenredig verdeeld over gekozen werkperioden, bijvoorbeeld de maanden van het jaar, Voor iedere werkperiode wordt een tabel als hier weergegeven opgenomen.


Jaarplan voor de urenbestedingJaarplan voor de urenbestedingJaarplan voor de urenbesteding Uren Fte Euro

Toegekend budget voor de uitvoering van de netto taakstelling 13579,48 7,23 258010,06

Door de planningseenheid uit te voeren niet uitstelbare taken

Algemeen en huishoudelijk 8000,00 4,26 152000,00

Buitenschoolse opvang (school) 600,00 0,32 11400,00

Voortgangsbespreking 208,00 0,11 3952,00

Begeleid verlof 78,00 0,04 1482,00

Begeleide externe activiteiten 720,00 0,38 13680,00

Begeleide interne activiteiten 312,00 0,17 5928,00

Begeleiding weekeindactiviteiten 208,00 0,11 3952,00

Buitenschoolse opvang (vakantie) 240,00 0,13 4560,00

Begeleiding vakantie 168,00 0,09 3192,00

Totaal niet uitstelbare taken 10534,00 5,61

Door de planningseenheid uit te voeren uitstelbare taken (flexibel)

Coach-/Mentorgesprekken 400,00 0,21 7600,00

Rapporten 200,00 0,11 3800,00

Extra diensten dagelijkse routine 240,00 0,13 4560,00

Deelname werkgroepen 400,00 0,21 7600,00

Dienstroosters maken 400,00 0,21 7600,00

Totaal uitstelbare taken 1640,00 0,87 31160,00

Overschrijding/onderuitputting van de netto taakstelling 1405,48 1,62 57864,06

Toegekend budget voor de reserveringen 3239,36 1,72 61547,90

Reserveringen

01 Ziekte 1055,43 0,56 20053,25

02 Vakantieverlof 1386,49 0,74 26343,33

03 Opleiding 231,08 0,12 4390,55

04 Zwangerschapsverlof 0,00 0,00 0,00

05 Bijzonder verlof 115,54 0,06 2195,28

06 Ouderschapsverlof 0,00 0,00 0,00

07 Teamdagen 115,54 0,06 2195,28

08 Overige reserveringen 0,00 0,00 0,00

09 Niet benutte reserve 0,00 0,00 0,00

10 0,00 0,00 0,00

Totaal reserveringen 2904,09 1,55 55177,68

Overschrijding/onderuitputting van de uren voor de reserveringen 335,27 0,18 6370,21

Totaal overschrijding/onderuitputting budget 1740,75 0,93 33074,28

Totaal voor volledige uitvoering benodigd budget 15078,09 8,02 286483,68


Toelichting bij het jaarplan voor de Toelichting bij het jaarplan voor de urenbestedingurenbesteding

• Het jaarplan voor de urenbesteding vormt het inhoudelijke hart van het instrument. Hier wordt de netto taakstelling van het team of de afdeling uitgewerkt in concrete taken en activiteiten. De daarbij behorende reserveringen worden automatisch berekend.

• Bij de invulling wordt een onderscheid gemaakt tussen taken die een continuïteitseis kennen en taken die flexibel kunnen worden ingevuld. De uitvoering van de laatst genoemde taken kan zonodig worden uitgesteld of naar voren gehaald. Daarmee kan incidentele boventalligheid of onderbezetting t.o.v. de diensten in het geplande rooster worden gecompenseerd.

• Het document vormt de basis voor het overleg tussen budgethouder en teamleider of afdelingshoofd over de taakstelling en reserveringen in relatie tot het beschikbaar te stellen budget.

• Daarnaast vormt het de basis voor het overleg tussen teamleider of afdelingshoofd met het team en/of individuele medewerkers over de uit te voeren taken en activiteiten en de daarbij te hanteren prioriteiten.


Het volgen van de realisering van Het volgen van de realisering van het jaarplanhet jaarplan

• Per periode worden de gerealiseerde uren voor netto taakstelling en reserveringen in het jaarplan vastgelegd. De onderuitputting en/of overschrijding van geplande uren per periode (budgetresultaten) worden automatisch berekend en weergegeven.

• De budgetresultaten worden ook in de vorm van totalen over de in dat jaar reeds gerealiseerde perioden weergegeven.

• Deze laatste gegevens worden daarnaast ook automatisch in de vorm van een grafiek gepresenteerd.


Vastleggen van de gerealiseerde Vastleggen van de gerealiseerde uren per periodeuren per periode

Periodenummer 200801 Dienstrooster Gerealiseerd Saldo periodebudget



Ziekte 90,56 0,05 7,00 1720,64 0,00 0,00 0,00 0,00 90,56 0,05 7,00 1720,64

Vakantieverlof 118,97 0,06 9,20 2260,36 107,60 0,06 8,32 2044,40 11,37 0,01 0,88 215,96

Opleiding 19,83 0,01 1,53 376,73 24,00 0,01 1,86 456,00 4,17 0,00 0,32 79,27




Teamdagen 9,91 0,01 0,77 188,36 0,00 0,00 0,00 0,00 9,91 0,01 0,77 188,36



0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


Resultaat periodebudget 1293,76 0,69 100,00 24581,38 1365,60 0,73 105,55 25946,40 71,84 0,04 5,55 1365,02

Hier worden alleen de gerealiseerde uren (witte kolom) ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend.


Totalen van de budgetresultaten Totalen van de budgetresultaten over de gerealiseerde perioden over de gerealiseerde perioden

(automatisch berekend)(automatisch berekend)

Jaartotalen 2008 Dienstrooster Gerealiseerd Saldo jaarbudget



Ziekte 1177,28 0,63 7,00 22368,38 705,25 0,38 4,19 13399,75 472,03 0,25 2,81 8968,63

Vakantieverlof 1546,56 0,82 9,20 29384,64 1371,40 0,73 8,15 26056,60 175,16 0,09 1,04 3328,04

Opleiding 257,76 0,14 1,53 4897,44 308,00 0,16 1,83 5852,00 50,24 0,03 0,30 954,56




Teamdagen 128,88 0,07 0,77 2448,72 152,00 0,08 0,90 2888,00 23,12 0,01 0,14 439,28



0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


Resultaat jaarbudget 16818,84 8,95 100,00 319557,96 19569,15 10,41 116,35 371813,85 2750,31 1,46 16,35 52255,89

In deze tabel worden de jaartotalen weergegeven voor het jaarplan (dienstrooster), de feitelijk gerealiseerde uren en de saldi van de deelbudgetten. Bij dit laatste worden overschrijdingen in rood weergegeven. Onderuitputting van de deelbudgetten wordt in zwart aangegeven.


Grafische analyse budgetresultatenGrafische analyse budgetresultaten (automatisch berekend)(automatisch berekend)

Team AResultaat gerealiseerde perioden

Positief = onderuitputting budgetNegatief = overschrijding budget

3000,00

2500,00

2000,00

1500,00

1000,00

500,00

0,00

500,00

1000,00

Componenten

ure

n

Resultaat 1015,77 472,03 175,16 50,24 0,00 44,88 894,00 23,12 736,00 178,50 0,00 544,75 2750,31

Netto taakstellin

gZiekte

Vakantieverlof


of

Bijzonder verlof

Ouderschapsverlof

Teamdagen

Overige reserverin

gen


Inzet

uitzendkrachten



Het aanpassen van het jaarplanHet aanpassen van het jaarplan

• Met de budgethouder kan worden overlegd over de aanpassing van het budget of van de taakstelling,

• Met de medewerkers kunnen nieuwe of aangepaste afspraken worden gemaakt over de uit te voeren taken en de daarbij te hanteren prioriteiten.

• Gegevens met betrekking tot de eventuele aanpassing van budget en/of taken kunnen worden verwerkt in het jaarplan.

• Waar nodig kunnen aanpassingen van het jaarplan leiden tot bijstelling van de dienstroosters, wijziging van het verlofbeleid etc.

Op basis van de uitkomsten van de analyse van de realiseringscijfers kan het jaarplan worden aangepast. Daartoe kunnen de volgende acties worden ondernomen:


Behaalde resultaten bij Behaalde resultaten bij twee eerdere projectentwee eerdere projecten

Team AUrenbesteding gerealiseerde perioden

in procentent.o.v. jaarbudget

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00

120,00

140,00

Componenten

Pro

cen

ten

Resultaat 86,78 4,19 8,15 1,83 0,00 0,50 5,32 0,90 4,38 1,06 0,00 3,24 116,35

Netto taakstellin

gZiekte

Vakantieverlof


of

Bijzonder verlof

Ouderschapsverlof

Teamdagen

Overige reserverin

gen


Inzet

uitzendkrachten



Gesloten inrichting voor opvang en Gesloten inrichting voor opvang en behandeling van jeugdigenbehandeling van jeugdigen

Behaalde resultaten:

• Aanzienlijke beperking van boventallige diensten t.o.v. het geplande dienstrooster.

• Sterke beperking van het aantal mutaties in de roosters van de medewerkers.

• Verhoging van de kosteneffectiviteit met circa 10 % van de gebudgetteerde uren; het budget werd niet meer overschreden.

• Minder klachten over werkdruk.• Aanzienlijke neerwaartse druk op het ziekteverzuim.

Doel: Beperken c.q. voorkomen van overschrijding van het budget zonder verlies van kwaliteit.


Open inrichting voor behandeling van Open inrichting voor behandeling van jeugdigenjeugdigen

Behaalde resultaten:

• Aanzienlijke beperking van boventallige diensten t.o.v. het geplande dienstrooster.

• Sterke beperking van het aantal mutaties in de roosters van de medewerkers.

• Beperking van de inzet van uitzendkrachten met 90 %.• Daardoor verhoging van de continuïteit bij de behandeling van jeugdigen.• Verhoging van de kosteneffectiviteit met circa 20 % van de

gebudgetteerde uren; het budget werd niet meer overschreden.

Doel: Beperken van c.q. voorkomen van overschrijding van het budget door inzet van uitzendkrachten.


Belasting van de organisatie bij een Belasting van de organisatie bij een implementatietrajectimplementatietraject

• De nulmeting wordt uitgevoerd aan de hand van realiseringscijfers die normaal gesproken aan de urenregistratie of het roosterpakket van de organisatie kunnen worden ontleend. Slechts voor de opzet van een theoretisch jaarplan is 1 à 2 uur overleg vereist.

• De implementatie van de methodiek vraagt enige begeleiding hiervoor zijn slechts enkele workshops vereist.

• Het onderhouden van de jaarplannen omvat niet meer dan het periodiek invoeren van realiseringscijfers die aan de urenregistratie of roosterpakket kunnen worden ontleend. Dit vraagt enkele minuten per periode.

• Het op onderdelen vereiste overleg kan plaats vinden binnen de normale overlegstructuur van de organisatie. Dit overleg wordt zelfs vergemakkelijkt omdat daarbij gebruik kan worden gemaakt van een transparant jaarplan.

De belasting van de organisatie bij een implementatietraject is minimaal.


Meer weten…..?Meer weten…..?

• Vraag vrijblijvend om onze schriftelijke documentatie. • Maak vrijblijvend een afspraak voor een oriënterend gesprek of

presentatie bij uw organisatie. • Vraag vrijblijvend om een nulmeting voor een van de teams of

afdelingen bij uw organisatie.• Kijk ook op onze website www.vkc-advies.nl.

Van Kemenade ConsultantsTaxusplantsoen 29401 RG AssenE-mail [email protected]. 0592-308080Fax 0592-308950

Steering & Control

Business

Transcript of Steering & Control