Accountants Belastingadviseurs

Werkkostenregeling

Stappenplan

Vanaf 2015 is iedere werkgever verplicht om de werkkostenregeling (wkr) toe te passen.

Met de wkr mag maximaal 1,5% van de totale loonsom besteed mag worden aan

onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Verstrekt en vergoedt een werkgever meer,

dan is hij een eindheffing verschuldigd van 80%.

In dit document vindt u het stappenplan om de wkr toe te passen. Per stap worden de

headlines vermeld van wat u moet doen en waar u rekening mee moet houden.

Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 2

Stap 1 Inventarisatie

Maak een inventarisatie van de huidige vergoedingen/verstrekkingen/ter

beschikkingstellingen. Deze vindt u in de:

Salarisadministratie

Financiële administratie

Stap 2 Onderverdeling in kostensoorten

Maak een onderverdeling in kostensoorten.

Gerichte vrijstellingen, zoals:

o Reiskosten

o Kosten voor scholing

Nihil-waarderingen, zoals:

o Computers

o Mobiele telefoons

Intermediaire kosten, zoals:

o Kosten auto van de zaak (bijv. parkeerkosten)

o Relatiegeschenken

Kosten in de forfaitaire ruimte, zoals:

o Personeelsfeest

o Kerstpakket

o Personeelskortingen

o Vaste kostenvergoeding (indien geen kostenonderzoek gehouden)

Lees de whitepaper Werkkostenregeling voor meer uitleg over de kostensoorten.

Stap 3 Gevolgen voor wkr

Bepaal of de vergoedingen/verstrekkingen binnen of buiten de vrije ruimte vallen. De

vrije ruimte is 1,5% van de loonsom van de werkgever. Zijn de

vergoedingen/verstrekkingen hoger dan de vrije ruimte? Dan betaalt de werkgever 80%

belastingheffing over het meerdere.

Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 3

Aanpassen arbeidsvoorwaarden

Als blijkt uit de wkr dat u meer belasting gaat betalen, is het verstandig om naar de

arbeidsvoorwaarden te kijken en deze indien nodig aan te passen (overleg

OR/personeelsvertegenwoordiging). Vaak zijn aanpassingen mogelijk om de

belastingheffing te beperken.

Kostenonderzoek

Betaalt u vaste kostenvergoedingen, dan is het verstandig om nu nog een

kostenonderzoek te houden. Het is namelijk mogelijk om kosten buiten de vrije ruimte te

houden.

Stap 4 Aanpassingen administratie voorbereiden

Bereid het aanpassen van de administratie goed voor.

Kosten voor de werkkostenregeling extracomptabel bijhouden of administratie

aanpassen?

Welke methode gaan we voor afrekening in de loonadministratie gebruiken

(volloopmethode, voorschotmethode of tijdvakmethode)?

Wilt u met de werkkostenregeling aan de slag? Wij kunnen voor u een inventarisatie

starten en onderzoeken welke regeling in uw situatie het voordeligst is.

Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 4

Bijlagen

I Gerichte vrijstellingen

II Nihilwaardering

Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 5

I Gerichte vrijstellingen

De categorie 'gerichte vrijstellingen' bevat vergoedingen en verstrekkingen die u

onbelast aan uw werknemers mag vergoeden of verstrekken. Het gaat hierbij om de

volgende kosten.

Vervoer

Reiskosten en declaraties voor reizen met eigen vervoer (bijvoorbeeld eigen auto, fiets, elektrische

fiets, brommer, scooter): € 0,19 per zakelijke kilometer

o Woon-werkverkeer is ook zakelijk: hier is een vaste vergoeding voor mogelijk op basis

van 214 dagen per jaar. De werknemer moet dan ten minste 128 dagen per jaar naar

dezelfde arbeidsplaats reizen.

Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer.

Losse kaartjes voor zakelijk reizen met openbaar vervoer.

Vervoer in natura in kader van het werk (werkgever regelt vervoer met busjes of carpoolregeling).

Scholing

Studie of opleiding met het oog op het verwerven van inkomen.

EVC procedures (erkenning van verworven competenties).

Voor het onderhouden van en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de

dienstbetrekking:

o cursussen;

o congressen;

o vakliteratuur;

o inschrijving in een beroepsregister: het moet gaan om wettelijk voorgeschreven

registraties of registraties die de beroepsgroep eist om kwaliteitsnormen te bewaken

(bijvoorbeeld verplichte scholing en tuchtrecht);

o outplacement.

Overig

Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (voor ambulante werknemers):

o overnachtingen tijdens dienstreizen;

o eten en drinken onderweg.

Maaltijden met meer dan >10% zakelijk karakter: bijvoorbeeld bij overwerk of vergaderlunch.

Verhuiskosten bij zakelijke verhuizingen: de werkelijke kosten van overbrenging van de inboedel

vermeerderd met € 7.750.

Extraterritoriale kosten en de vergoeding van de 30% regeling.

Stappenplan Werkkostenregeling juni 2014 6

II Nihilwaardering, lagere waardering

Voor sommige verstrekkingen/voorzieningen op de werkplek geldt een nihilwaardering.

Per saldo mag u deze dan ook onbelast aan de werknemer geven.

Voorzieningen op de werkplek waarvan het gebruik elders niet gebruikelijk is

(bijvoorbeeld gebruik kopieerapparaat).

Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (zoals koffie,

thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag).

Arbo-voorzieningen op de werkplek (veiligheidsbril/-schoenen e.d.)

Ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te

dragen (uniformen en overalls).

Werkkleding die achterblijft op het werk.

Werkkleding met een bedrijfslogo van ten minste 70 cm2.

Ter beschikking gestelde hulpmiddelen die geheel of bijna geheel (90% of meer) zakelijk

gebruikt worden (bijv. computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen).

Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen - niet zijnde computers en

dergelijke apparatuur -, waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang is

(mobiele telefoon e.d.), dat wil zeggen 10% of meer.

Huisvesting en inwoning op de werkplek: als de werknemer zich redelijkerwijs niet kan

onttrekken aan deze voorziening.

Rentevoordeel personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of

elektrische scooter koopt.

Rentevoordeel personeelslening voor de eigenwoning van de werknemer (onder

voorwaarden).

Openbaarvervoerkaart/voordeelurenkaart (mits mede zakelijk gebruik).

Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura en niet voor vergoedingen!

Vaste waardering

Voor sommige vergoedingen en verstrekkingen op de werkplek geldt een vaste

waardering:

Maaltijden: € 3,15 per maaltijd (ontbijt, lunch en diner);

Huisvesting en inwoning: € 5,35 per dag;

Kinderopvang: aantal uur maal vastgestelde uurprijs.