Stageopdracht

BYLEIIntern communicatieplan

Door TJ. van der SchotStudent Communicatie/IEMESJaar 3 - meewerkstageSeptember 2011 - Januari 2012

Stagebegeleider: Lukas WillemsStagedocent: Mw. O. van MerendonkTTweede beoordelaar: Dhr. R. van de Ven

Intern communicatieplan BYLEI

Dit communicatieplan wordt geschreven in opdracht van BYLEI en is een stage

opdracht t.b.v. de meewerkstage van TJ. van der Schot. De stage is een

onderdeel van de opleiding Communicatie International Event, Music and

Entertainment Studies van de Fontys Academie for Creative Industries.

Intern communicatieplan BYLEI Pagina 3

Inhoud

1. Inleiding 52. Het bedrijf – BYLEI 6 2a. Doelgroep 5

2b. Visie 8

2c. Missie 8

2d. Identiteit 8

33. Analyse 9 3a. Visie communicatie 9

3a. Bedrijfsstructuur 9

3b. Huidige situatie 12

3c. Cmunicatiemiddelen 16

3d. Waardering van de communicatie 16

4. Doel 18 4a. Publieksgroep segmentatie 18

4b. Taakverdeling interne publieksgroepen 19

4b. Probleemstelling 20

4c. Doelstelling 20

5. Het concept 21 5a. Werkpunten 21

5b. Concept 22

66. Conclusie 24

Intern communicatieplan BYLEIPagina 4

Inleiding

Voor het evenementenbureau BYLEI wordt een intern communicatieplan geschreven, dat de

communicatie, van conceptaanvraag tot uitvoering, nieuw leven in moet blazen. In dit commu-

nicatieplan wordt onderzoek gedaan naar de huidige gang van zaken binnen BYLEI (de

analyse) en de wensen vanuit de organisatie (het doel). Vervolgens wordt gekeken naar wat er moet gebeuren (het concept).

Het doel van het plan is om de communicatiestructuur van BYLEI inzichtelijk te maken. Ook

wordt hiermee het belang van goede communicatie benadrukt. Deze en andere doelstelling

worden duidelijker gemaakt in hoofdstuk: 4c. Doelstelling


Omdat dit plan niet alleen intern zal worden gelezen, maar ook door de stagedocent en beoorde-

laar van de stage, zal in dit hoofdstuk een korte beschrijving van de organisatie worden gemaakt.

Dit kan het management en personeel ook helpen om een duidelijk beeld te krijgen.

BYLEI is een evenementenbureau dat zich richt op particulieren en bedrijven. Ze organiseren

verjaardagsfeesten voor 30 man, tot bedrijfsevenementen voor 3.000 personen. De kracht van

BYLEI is uitstraling en ontzorging. Deze is uniek te noemen in de branche van evenementen. De

uitstraling van alle evenementen BYLEI zijn altijd strak, netjes en chique. De visie van BYLEI

luidt dan ook: ‘mensen fascineren en zintuigen prikkelen. Dat is onze misse, ons sprookje, onze

drive.’

DOELGROEPBBYLEI richt zich op zowel bedrijven als particulieren in het zuiden van het land. Deze

opdrachtgevers hebben een inkomen boven modaal, en hebben het geld om de complete organ-

isatie van hun evenement over te laten aan BYLEI. De core business van BYLEI ligt wel bij de

bedrijven. De particuliere opdrachten komen voort uit deze professionele relaties.

Het bedrijf


Doelgroep

PARTICULIEREN

DDe particulieren waar BYLEI zich op richt zijn huishoudens die een inkomen hebben boven

modaal, en een hogere opleidingen (HBO of universiteit). Meestal zijn dit 2-ouder gezinnen

met kinderen. Deze gezinnen geven feesten voor bijvoorbeeld verjaardagen, bruiloften, slag-

ingsfeesten of andere feestelijkheden. Ze zijn van middelbare leeftijd, dus in de leeftijdscat-

egorie is 40-65 jaar. Zij worden ook wel de generatie X genoemd (geboren tussen 1955 en

1970). Kenmerken voor deze generatie is dat hun ‘vormende periode’ in een economische stag-

natie zat. In hun tijd was er een grote jeugdwerkloosheid. Belangrijkste gebeurtenissen zijn de

nasleep van de koude oorlog en de val van de muur. Ze zijn opgegroeid in zuinigheid en

zekerheid (vrij naar Bontekoning 2009).


BEDRIJVEN

DDe bedrijven die gebruik maken van de diensten van BYLEI zijn voornamelijk gevestigd in het

zuiden en midden van Nederland, en in Vlaams België. Het betreft hier MKB en grote bedrijven.

Met MKB worden ondernemingen bedoelt tot 250 werknemers. In Nederland valt slechts drie per

duizend ondernemingen hier buiten. Het midden- en kleinbedrijf is goed voor 58% van de Neder-

landse bedrijfsomzet en had ook 58% van het niet-overheidspersoneel in dienst. Bedrijven met

meer dan 250 medewerkers worden gezien als grote bedrijven.

De bedrijven waar BYLEI zich op richt hebben een groot budget beschikbaar voor marketing en

communicatie. Ze associeren zich graag met kwaliteit en status. Het imago is erg belangrijk voor

deze bedrijven.

Pagina 7

Doelgroep


VISIEDe visie van BYLEI moet laten zien waar de organisatie voor staat, en kan helpen om de missie te vormen. De visie is net als de missie erg belangrijk voor een organisatie. Bij BYLEI is de visie erg duidelijk bij de werknemers, omdat deze overal terugkomt: ‘Mensen fascineren en zin-tuigen prikkelen’.Door het op een bepaalde manier organiseren van een evenement willen ze de bezoekers het evenement (de bruiloft, de verjaardag, de presentatie) laten ervaren en beleven.

MISSIEDe missie van BYLEI maakt duidelijk wat het doel is van het bedrijf, en word bepaald door de visie. Het beschrijft de gewenste rol en de ambities van de organisatie in een door haar afge-bakend werkterrein. De missie van BYLEI is: het bieden van Full Service bij het organiseren van chique privé en bedrijfsevenementen.

IDENTITEITBYLEI is een evenementenbureau dat concepten ontwikkeld voor verschillende soorten feesten. Ze ontzorgen de opdrachtgever bij het regelen van aankleding, catering, techniek en entertainment. Ze bieden per evenement een volledig concept aan, dat naar wens van de opdrachtgever aangepast kan worden.BBYLEI wil graag dat opdrachtgevers met aanvragen voor een Full Service event komen. Zo kunnen ze, zonder tussenkomst van andere partijen, exact laten zien wat ze kunnen, en waar ze voor staan. Ze willen de totale organisatie van een evenement uit handen van hun opdracht-gever nemen, zodat ze ontzorgt worden en alles kunnen overlaten aan BYLEI.

Visie & missie


In dit hoofdstuk zal de bedrijfsstructuur van BYLEI worden onderzocht. Er wordt gekeken naar

de huidige situatie, ter voorbereiding op de probleemstelling. Ook wordt het effect van de commu-

nicatiemiddelen onderzocht, en de waardering van de communicatie bij zenders en ontvangers.

VISIE COMMUNICATIEMet dit interne communicatieplan streven we naar kortere communicatiestromen binnen BYLEI,

van de sales afdeling totaan de afdeling operations. Als een order binnen komt moet iedereen

precies weten hoe de nieuwe communicatiestromen gaan lopen.

BEDRIJFSSTRUCTUURBYLEI is een klein bedrijf. Onder de 2 directeuren zijn 4 fulltime werknemers actief, en 2 parttime

werknemers. Daarnaast heeft BYLEI een uitgebreide database met oproepkrachten, dien onder

Payroll werken. Ze helpen bij het voorbereiden, opbouwen, afbreken en draaien van evenementen.

Pagina 9

Analyse


Bedrijfsstructuur

Pagina 10

In onderstaand organogram is de bedrijsstructuur van BYLEI te zien.


Per afdeling is in een overzicht verwerkt wat de functie is van de afdeling en waar zij verant-

woordelijk voor zijn. Dit overzicht is hier te zien.

Pagina 11

Bedrijfsstructuur


De afdeling Sales verkoopt de concepten, benadert opdrachtgevers en zorgt voor de afhandel-

ing van de opdrachten (de evaluatie). Onder Operations valt de complete uitvoering van de

evenementen en partijen. Wanneer de opdracht bij Operations binnen komt, wordt de offerte

verwerkt in een projectboek en draaiboek. In het projectboek worden alle onderdelen verwerkt

die nodig zijn voor de uitvoering van een project. Deze zaken worden altijd in geld uitgedrukt.

In het draaiboek worden deze onderdelen uitgelicht in tijd.

HUIDIGE SITUATIEOp dit moment zijn er 3 belangrijke communicatieproducten die worden gebruikt voor de pro-

jecten: de offerte, het projectboek en het draaiboek. In deze communicatiemiddelen vind je de

volgende informatie:

Pagina 12

Bedrijfsstructuur


Dit is verder gespecificeerd in een overzicht waarin het proces van een

project binnen BYLEI omschreven wordt, wie daar verantwoordelijk

voor is en welke documenten daarbij horen. Dit overzicht is te zien op

de volgende pagina’s.

Pagina 13

Huidige situatie


Bedrijfsstructuur


Huidige situatie


Communicatie

DE COMMUNICATIEMIDDELENDDe meeste communicatiemiddelen worden alleen gemaakt voor het personeel van BYLEI. Uit-zondering hierop is het draaiboek en de offerte. De offerte wordt in het begin aangepoden aan de opdrachtgever. Het draaiboek wordt naar de opdrachtgever verstuurd als extra sales moment en verduidelijking van de planning van het project. In grote lijnen is de communicatie daarmee genoeg om een goede basis te maken voor de start van het project. Wel zullen er nog in detail dingen besproken moeten worden met de opdrachtgever. Dit wordt gedaan om ook de kleine details uit handen te nemen en daadwerkelijk alles te onzorgen.

WAARDERING VAN DE COMMUNICATIEOm de kwaliteit van de communicatie te onderzoeken, heb ik een enquête gehouden onder al het vaste personeel (parttime en fulltime) van BYLEI. Hierin werden een aantal stellingen gegeven die het personeel moest waarderen met een cijfer tussen 1 en 4 (1= oneens, 4 = eens). Op deze manier krijg je een duidelijk beeld van de communicatie. De resultaten van de enquête worden in dit hoofdstuk gepresenteerd.Er zijn 4 zaken onderzocht:•• de communicatiestructuur – wat is de kwaliteit van de vergaderingen en overleg momenten?• de communicatiecultuur – hoe wordt er omgegaan met elkaar?• de stijl van communiceren – krijgt iedereen altijd alles mee wat er wordt besproken?• communicatiemiddelen – wat is de kwaliteit van de verschillende communicatiemiddelen?


De resultaten zijn positief. De communicatiestructuur wordt zeer goed beoordeelt. Drie van de zeven zouden meerdere overleg momenten willen. Slechts één persoon geeft aan dat de hoeveelheid overleg met zijn collega’s onvoldoende is, terwijl twee personen graag meer overleg met de leiding-gevenden hebben. De mensen die wel tevreden zijn met de hoeveelheid overleg geven slechts 3 punten, terwijl het overleg met collega’s het meest een vier scoort.

De communicatiecultuur wordt voldoende beoordeeld. Op de stelling ‘Er wordt goed naar elkaar geluisterd’ geeft 30% aan het daarmee oneens te zijn. De rest van de ondervraagde geeft een drie. Wel geeft iedereen aan dat ze gewaardeerd worden om zijn/ haar bijdrage. Slechts één persoon geeft aan dat de communicatie zeer goed verloopt. De rest geeft twee of drie punten.

VVan de vier punten wordt de stijl van communiceren het slechtst beoordeeld, maar nog steeds voldoende. Eén persoon geeft aan dat er geen tweerichtingsverkeer tussen leidinggevende en medewerkers is. Wel geeft 60% aan dat ze niet betrokken worden bij besluitvorming. Ondanks dat deze beoordeling vrij laag is, denk ik niet dat dit relevant is voor het onderzoek. Dit is de cultuur van het bedrijf, en het hoeft niet per sé te betekenen dat dit slecht is.

HHet laatste onderzochte punt is de communicatiemiddelen. De meeste stellingen worden met een voldoene beoordeelt. Alleen de stellingen over de kwaliteit en de hoeveelheid informatie krijgen een onvoldoende van het personeel.

Pagina 17

Communicatie


Doel

PUBLIEKSGROEP SEGMENTATIE

De interne publieksgroepen die we binnen BYLEI vinden zijn af te lezen uit de bedrijfsstruc-tuur. Bovenaan staat de directie, met onder zich de afdelingen sales, operations en planning. Onder operations vallen ook logistiek en magazijn. Personeelszaken staat qua hiërarchie niet boven de 3 afdelingen, maar staat ook niet op gelijke hoogte.

Deze 5 afdelingen hebben allen behoefte aan informatie die voor hen van belang zijn. Dit kan op sommige punten dezelfde informatie zijn, maar soms totaal niet. De punten die overeenko-men hebben meestal te maken met het beleid van de organisatie.Verschillen in informatie heeft vaak te maken met de taken van de afdeling. Dit is omschreven in het schema op pagina 13.

Om ervoor te zorgen dat iedere afdeling genoeg, maar geen overbodige informatie ontvangt moet er duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor welke taak. Het is dan voor andere medewerkers van BYLEI ook gemakkelijk te weten bij wie ze moet zijn met hun vragen. Ook dit is af te lezen uit het schema op pagina 13.


TAAKVERDELING INTERNE PUBLIEKSGROEPENIn hoofdstuk 3a was reeds een overzicht te zien met de verschillende afdelingen. Deze afdelingen zijn de interne publieksgroep van dit communicatieplan. Zij zijn degene die ermee moeten werken.VVoor de directie is op dit moment in drie documenten te zien hoe het project ervoor staat. In de offerte is te zien wat het concept is. In het draaiboek zijn de tijden te lezen. In het projectboek vinden ze de kosten en baten van het project. Op een innovatieve manier wil ik ervoor zorgen dat dit teruggebracht wordt naar minder documenten, en overzichtelijker maken.

De afdeling Sales is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Sales dient hiervoor te beschikken over het draaiboek, zodat zij vragen kan beantwoorden van de opdrachtgever met betrekking tot tijden.

DDe afdeling operations zal de meeste informatie tot zich krijgen. Hier komt alles bij elkaar. Niet alleen moeten zij zaken als budget door krijgen. Ook moeten zij weten wat de wensen van de opdrachtgever zijn, zodat ze dit mee kunnen nemen in de uitvoering. Een deel hiervan komt uit de offerte, die ze van Sales doorkrijgen. Deze offerte wordt door operations vertaald in het project-boek, waarin zaken worden uitgewerkt als hoeveel ze van bepaalde spullen nodig te hebben. Door dit overzichtelijk te hebben kunnen ze ook het budget bewaken.

Pagina 19

Communicatie


Doelstelling

PROBLEEMSTELLING

Het probleem is dat er op dit moment binnen de organisatie met drie documenten gewerkt wordt. Dit zorgt ervoor dat het omslachtig werken is omdat er op verschillende plekken dezelfde informatie staat.

DOELSTELLING

HHet doel van het concept, wat later in dit communicatieplan gepresenteerd wordt, is het verge-makkelijken van de interne communicatie tussen Sales en Operations. Het moet een tijden energie besparend concept worden.


Dit plan moet leiden tot een concept wat de interne communicatie bij BYLEI zal verbeteren. Het is een advies naar de directie toe dat zij voor de toekomst kunnen gaan gebruiken. In dit hoofdstuk zal als eerst uitgelegd worden met welke onderzoeksresultaten (uit enquête, gesprekken en ervarin-gen) aan de slag is gegaan. Het moet duidelijk worden hoe ik aan het concept ben gekomen. Ver-volgens zal het concept uitgelegd worden en er wordt uiteindelijk afgesloten met de conclusie.

WERKPUNTENOm met dit concept te komen heb ik informatie vergaard uit de enquête van hoofdstuk 3, gesprek-ken met medewerkers, gesprekken met de directie en uit eigen ervaringen. Deze gesprekken heb ik gedurende mijn stage gevoerd, en waren veelal informeel van karakter. Op die manier heb ik een goed beeld gekregen van de wensen van de organisatie.

Uit de enquête is gebleken dat niet iedereen tevreden is over de communicatiemiddelen die gebruikt worden door BYLEI, zoals de offerte, het draaiboek en het projectboek. De opzet van deze communicatiemiddelen is goed, maar het werkt nog niet optimaal. Het kan vergemakkelijkt worden.

Pagina 21

Het concept


Concept

Ook zijn er gesprekken geweest met de directie over wat zij willen met de middelen. Ze willen wel dat er 3 aparte communicatiemiddelen blijven bestaan. Dit omdat het gemakkelijk is om dingen op te zoeken: als je geldzaken wilt weten dan kijk je in het projectboek. Als je zaken wilt weten over de planning kijk je in het draaiboek. Wel moet het makkelijker worden om er mee te werken. Momenteel is het nog zo dat alles drie keer ingevoerd moet worden en er dus drie keer iets mis kan gaan. Dat zien ze graag anders.

UUit gesprekken met de werknemers is naar voren gekomen dat er nog winst te behalen valt in de communicatie tussen sales en operations.

CONCEPTVVoor dit concept is het belangrijk om dieper in te gaan op het projectboek. Het projectboek is een Excel bestand met verschillende tabbladen. De tabbladen zijn bijvoorbeeld: informatie, facilitair, catering, personeel, communicatie en organisatie, factuur, etc. Deze tabbladen zijn door middel van formules aan elkaar gekoppeld. Wanneer bijvoorbeeld de naam van het project bij het ene tabblad is ingevuld, komt dit automatisch op alle tabbladen terecht. Operations ontvangt de offerte die zij dan verwerken tot het projectboek. Ze kunnen de offerte na ver-werking niet links laten liggen. Operations is altijd genoodzaakt om de offerte bij de hand te hohouden bij de uitvoering van het project. Het projectboek is slechts een gespecificeerde uitvo-ering van de offerte.


De wens van de directie van BYLEI is om het proces te vereenvoudigen. Hiervoor adviseer ik om een extra Excel tabblad aan te maken in het projectboek. Hierin moet door Sales de offerte worden ingevuld. Als dit is ingevuld komen alle prijzen en artikelen gelijk in het projectboek te staan. Dit kan doordat de gegevens automatisch worden doorverwezen naar de juiste plek in het projectboek. Bovendien komt er ook een offerte uit. Dit scheelt tijd, doordat niet alle gegevens overgetypt hoeven te worden in het het projectboek. Bovendien kan er niks fout gaan bij het ‘overtypen’ van de offerte naar het projectboek.

IIn het tabblad worden de budgetten per onderdeel gescheiden, zoals audiovisueel, locatie, inricht-ing en catering. Zo kan de afdeling operations in één oogopslag zien wat er geoffereerd. Hierdoor wordt er intern één communicatiemiddel, namelijk de offerte, minder ingezet. De offerte blijft bestaan, aangezien de klant deze nodig zal hebben. Intern zal deze niet meer gebruikt worden door Operations omdat hier dezelfde informatie in staat als in het projectboek. Operations hoeft de offerte niet meer in te vullen in het projectboek, maar zal dit in het begin wel goed moeten con-troleren.

Er zal veel getest moeten worden met dit tabblad. Er moet constant worden gecontroleerd of alle informatie wel correct wordt doorverwezen naar het projectboek. Ook zal zeker in het eerste half jaar het blad verder ontwikkeld moeten worden. Denk hierbij aan de mogelijkheiden zoals het toevoegen van een onderdeel, het koppelen van de budgetten aan de andere tabbladen en het door-linken naar de (voorschots-)factuur.

Pagina 23

Het concept


Conclusie

Met dit communicatieplan heb ik laten zien dat de communicatie bij BYLEI op bepaalde punten verbeterd kan worden. Het was daarom allereerst belangrijk om het bedrijf te onderzoeken. Ik heb de missie, visie en de identiteit onder woorden willen brengen. Dit was geen probleem, omdat dit bij BYLEI duidelijk naar voren komt. Het is erg leuk om te zien dat elke medewerker (zelfs veel oproepkrachten!) de visie van BYLEI zo kunnen noemen. Dit zie je niet bij veel bed-rijven, en zal ook zeker helpen om de identiteit en het imago zo dicht mogelijk bij elkaar te laten liggen.

Waar ik meer moeite mee had is het belichten van de bedrijfsstructuur. Ik verwachtte dat ik de bedrijfsstructuur makkelijk weer kon geven, omdat BYLEI een klein bedrijf is. Niks is minder waar. Juist doordat het een klein bedrijf is, zijn de verschillen tussen bepaalde functies maar klein. Dit komt omdat een medewerker meerdere taken heeft. Het heeft me erg geholpen om dit weer te geven in het schema. Zo heb ik ook een duidelijker beeld gekregen van de organisatie.

NNadat ik onderzoek had gedaan (enquête, gesprekken, ervaringen etc.) kon ik een concept uit-denken voor BYLEI. Ik ben hierbij geholpen door mijn stagebegeleider, omdat ik het erg lastig vond om een concept te bedenken waar een bedrijf ook echt wat aan heeft. Ik denk dat dit concept het bedrijf echt zal helpen om de communicatie te verbeteren omdat het realiseerbaar, snel inzetbaar en functioneel is.

Stageopdracht

Documents

Transcript of Stageopdracht