Gemeente Wevelgem

Sociale Mediagids

1. Social Media: algemeen

2. Social Media: binnen onze organisatie

a. Facebook

i. Doelgroepen

ii. Content

iii. Content per account

iv. Beheer

v. Content plannen

vi. Behandelen vragen en meldingen

vii. Eenvormigheid

viii. Accounts onderling

b. Twitter

i. Content

ii. Beheer

3. Policy

1. Sociale Media

Facebook: www.facebook.com

Facebook kende de voorbije jaren een enorme groei. Heel wat personen en organisaties

vonden de weg naar dit sociaal medium. Verschillende van onze gemeentelijke diensten

zijn al enige tijd actief op facebook, en vergaarden al een grote schare fans.

Facebook is een sociaal netwerk. Dat betekent dat je via facebook contact zoekt met

mensen die je in de eerste plaats kent. De relaties zijn wederzijds.

Je kan op verschillende manieren actief zijn op facebook. Ofwel heb je een profiel

(fysieke personen, naam en voornaam), ofwel ben je lid van een groep (goed voor

interne communicatie voor medewerkers, familie, vrienden, …). Voor externe

communicatie van een organisatie gebruik je een pagina. Binnen de gemeente werken

we dus enkel met pagina’s.

Bij facebook kan het ook belangrijk zijn om een groep op te richten. Enkel leden van de

groep kunnen de inhoud bekijken. Dit is handig bij interne communicatie en kan ook een

groepssfeer bevorderen.

Twitter: www.twitter.com

Twitter genereert microblogs. Je plaatst er berichtjes van maximaal 140 karakters. Op

twitter heb je geen vrienden. Je volgt twitteraars en twitteraars volgen jou.

Het is niet zo dat als een twitteraar (tweep) jou volgt, dat jij hij/zij ook moet volgen.

Een tweet is een twitterbericht. Reply is reageren op iemands tweet, retweeten is een

tweet van iemand anders doorsturen naar jouw volgers, een direct message is een

privébericht (te vergelijken met e-mail).

Je tweets zijn in eerste instantie openbaar. Dat betekent dat éénder wie je tweets kan

zien, of die persoon nu een twitteraccount heeft of niet.

Je kan je tweets ook beschermen, waarbij je twitteraars de toestemming moet geven

om je te mogen volgen. Dit druist wat in tegen de filosofie van twitter.

Kenmerkend voor twitter is het gebruik van hashtags (#). Dit zijn belangrijke

kernwoorden die aanklikbaar zijn. Hierdoor kan je zien wat er in de twitterwereld wordt

gezegd over dat kernwoord. Dit wordt al vaak gebruikt bij o.a. tv-programma’s.

In Wevelgem gebruiken we steeds #wevelgem

Andere

Het digitale leven staat niet stil. Naast facebook, twitter en zijn er nog heel wat

mogelijkheden om in de digitale wereld te converseren (youtube, LinkedIn, Instagram,

Pinterest, …). Om maar te zwijgen over de toepassingen die er binnen twee jaar zullen

zijn. Wie weet is dan zelfs helemaal geen sprake meer van facebook en twitter.

Daarom is het belangrijk als gemeente om de vinger aan de pols te houden, en deze

toepassingen steeds mee te nemen in onze kanaalstrategie. Het moet een ingebouwde

reflex worden om constant mee te zijn met de stroom.

Vandaar moeten de diensten weten dat als zij een nieuw sociaal medium willen uittesten

of gebruiken, zij dit steeds moeten voorleggen aan de werkgroep digitale media. Er kan

op eigen houtje niet meer binnen een dienst zelf beslist worden of er al dan niet van een

bepaald sociaal medium gebruikt wordt gemaakt. Dit moet steeds met de werkgroep

digitale media, en het bestuur worden afgetoetst.

- Wevelgem focust voorlopig op facebook en twitter

- Houdt ogen open voor nieuwe media

- Aanvragen gebruik nieuwe media altijd bespreken met de werkgroep digitale

media en voorleggen aan bestuur.

2. Sociale media binnen onze organisatie

Facebook

Onze gemeente heeft volgende accounts:

- Bibliotheek

- Centrale account

- Cultuurcentrum

- Jeugddienst

o Checkta

o Haasje-Over

- Lokale Economie

Daarnaast zijn er ook collega’s die hun privé-account inschakelen voor het werk. Ook

hen raden we aan om enigszins rekening te houden met onderstaande richtlijnen als zij

werkgerelateerde inhoud verspreiden.

Tijdelijke accounts

Soms kunnen accounts opgericht wordend die slechts tijdelijk worden gebruikt. Dit

bijvoorbeeld binnen een tijdsperiode van een bepaald project. Een voorbeeld hiervan is

de pagina van Arrivee.

Tijdelijke accounts moeten ook aangevraagd worden bij de werkgroep digitale

media. De accounts moeten uiteraard ook de richtlijnen zoals hieronder beschreven

volgen.

Doelgroepen

Sociale media dienen om te converseren met je doelpubliek. Het is dan ook belangrijk

om die vooraf duidelijk te bepalen. De inhoud (content) die wordt verspreid naar de

doelgroep, staat verder beschreven. Het bepalen van de doelgroep geeft ook een

belangrijke invloed op hoe doelgroep wordt aangesproken, de tone of voice.

Bibliotheek:

De bibliotheek richt zich naar effectieve en potentiële bibliotheekgebruikers en naar alle

mensen die zich interesseren in lezen, luisteren en kijken.

- Aan de ene kant zijn dit de eigen leden. De bib wil hiermee aan klantenbinding

doen.

- Aan de andere kant wil de bib ook nieuwe leden werven en aanzetten om kennis

te maken met de bibliotheek.

- Bijzondere aandacht gaat naar jongeren en studenten

Centrale account:

Richt zich naar alle burgers die informatie willen over het gemeentelijk beleid. Deze

account is zeker niet aan één bepaalde dienst of sector gekoppeld.

De account richt zich tot alle mensen die informatie willen over onze gemeente en

dienstverlening.

De centrale account zal zich vooral focussen op diensten die zelf niet actief zij op dit

sociaal medium (de sector grondgebiedszaken, personeelsdienst (vb. vacatures) , dienst

burgerzaken (info over producten, dienstverlening, …), …). Zij kan verder

complementair werken met de andere accounts (zie verder)

Cultuurcentrum:

Richt zich op de

- Bezoekers/leden

- Mensen die last-minute een voorstelling willen bijwonen

- Nieuwe potentiële leden: daarbij wil het cultuurcentrum ook graag een jonger

publiek bereiken (=Jonger dan 45).

Jeugddienst:

De jeugddienst richt zich vooral op

- de jeugd in onze gemeente

- (potentiële) leiding van de vakantiewerking

- andere jeugddiensten

- ouders

- verenigingen

Checkta is gericht op de tienerwerking en wordt vooral in de zomer beheerd en

gevoed.. Begeleiders beheren deze pagina ook en plaatsen er content op, zoals

filmpjes, foto’s, praktische info.

- Leden

- Ouders

- Vrijwilligers/leiding

Haasje Over is gericht op deze jongerenwerking, meer bepaald op de

- vrijwilligers

- jobstudenten

- ouders (strikt genomen mogen de deelnemers nog niet op facebook, - 13).

Ouders en leiding gebruiken deze pagina om met elkaar te communiceren, foto’s

te plaatsen, …

Tone of voice jeugddienst wordt aangepast naar de doelgroep tot wie ze een bericht

richt. Klemtoon ligt vooral op een fris en jeugdig taalgebruik.

Vb.

Check onze nieuwste activiteit.

Porseleinhallen zijn zaterdag the place to be

Beste ouders, hebben jullie een spruit lopen die graag eens zou Roefelen?

Lokale Economie:

Deze pagina richt zich naar de ondernemers in onze gemeente en al wie geïnteresseerd

is in het lokale economiebeleid van de gemeente. Dit kan gaan van kleine

zelfstandigen tot de k.m.o’s. Lokale economie kan ook een belangrijk deel van het

nieuws rond sector grondgebiedszaken verspreiden (verkeershinder, stedenbouw, …)

vanuit het oog voor ondernemers.

- Doelgroep duidelijk bepalen

- Tone of voice aanpassen aan doelgroep

Content

Een account die niet wordt gevoed heeft absoluut geen waarde. Het is nodig om op

vaste basis inhoud aan te bieden aan de fans. Deze inhoud verschilt van account tot

account. Toch zijn er wat richtlijnen:

Promotie en verspreiding van informatie

De website blijft steeds de uitvalsbasis. Alle nieuwsberichten worden in de eerste

plaats op de website geplaatst, en dan verspreid via facebook. Op die manier brengen we

surfers ook naar onze website.

Promo: De facebookaccounts worden ingezet om promotie te maken voor de activiteiten

die worden georganiseerd vanuit de dienst (vb. bibliotheek maakt reclame voor nieuwe

tentoonstelling, cc maakt reclame voor concert, …).

Vb.

Dit weekend een tentoonstelling rond David Bowie in onze bibliotheek.

Dit weekend trakteert Urbanus ons op zijn beste grappen. Bestel alvast tickets.

Informatie: Naast het promoten van activiteiten, worden de accounts ook ingezet om

informatie vanuit de dienst te verspreiden.

Wist je dat je in onze bibliotheek ook speelgoed kan ontlenen. En games?

Nieuwsberichten vanop de site verder verspreiden (sluitingsuren, …)

Korte meldingen

Interessante dienstgerelateerde informatie

Vb.

Onze diensten zijn gesloten op 1 mei

Wist je dat je bij dienst milieu terecht kan voor een premie voor:

Verbouwingen en wil je een container plaatsen? Vraag alvast de signalisatie aan bij onze

cel feestelijkheden, tel ……

Activiteiten

Het heeft weinig zin om een pagina aan te maken voor eenmalige activiteiten of

evenementen die slechts sporadisch doorgaan (zoals de kerstboomverbrandingen). Een

pagina voor een activiteit staat het hele jaar door praktisch leeg. Dat heeft maar weinig

zin.

Voor activiteiten als kerstboomverbrandingen, Klein Tokyo, Theater Lokaal, Leie Lekker

Zoetetocht, … wordt een activiteit aangemaakt via facebook.

Dienstverlening/Conversatie: De accounts werken niet vanuit één richting. Fans

moeten kunnen reageren op berichten en moeten kunnen vragen stellen.

De verantwoordelijke van elke account moet de vragen behandelen (zie verder)

Interactie

Facebook is een ideaal medium om interactief bezig te zijn met je fans. Je kan hen om

een mening vragen (polls). Je kan hen echt actief betrekken bij bepaalde activiteiten,

nieuws, … Daarbij de manier waarop je je status invult belangrijk.

Met je facebookpagina kan je makkelijk een vinger aan de pols houden over wat leeft

in de gemeente.

Vb.

Is er voldoende groen in de gemeente?

Wat is jullie favoriete plekje in onze gemeente? Post de foto’s op onze pagina …

Welk voetpad is een echte ramp?

Let wel: facebook is slechts één van de vele kanalen die je kan gebruiken op burgers

interactief te betrekken bij het beleid. Vergeet ook nooit dat niet alle burgers op facebook

te vinden zijn.

Bepaalde vragen en polls kunnen gevoelig liggen. Vraag daarbij altijd na bij het bestuur

of je facebook kan en mag inschakelen.

- Pagina die niet wordt gevoed heeft geen waarde

- Website als uitvalsbasis voor aanmaken nieuwsberichten

- Promotie van activiteiten en evenementen

- Geen pagina maken voor (eenmalige) activiteiten, maar activiteit

- Verspreiden dienstgerelateerd nieuws

- Dienstverlening

- Interactie en participatie

- Facebook is slechts één van vele kanalen

Content per account

Elke verantwoordelijke zorgt dat de account die hij/zij beheerd voldoende gevoed wordt.

De content die wordt geplaatst verschilt ook dienst per dienst.

Bibliotheek

- Eigen activiteiten: aankondigen en terugblikken (linken naar weblog, website, fotoalbum,

…).

- Kleine aankondigingen

o Tip van de dag

o Opvallende aanwinsten, nieuwe collecties (bijv. Sprinters)

o Mededelingen (we zijn gesloten, momenteel een lezing bezig van, catalogus ligt

plat …)

o Sfeerbeelden

- Links naar andere diensten binnen de gemeente (zie verder)

- Wevelgemse cultuur (met terugkoppeling naar Bibgebeuren): Leen de nieuwe plaat van

SX, nieuw boek van Philip Hoorne, tentoonstellingen, ….

- Biblandschap: linken naar andere bibliotheken.

- Bredere culturele veld: Tommie Wieringa wint Libris-prijs, nieuwe ontwikkelingen, …

- Luchtige varia: filmpjes rond de thema’s boek & bib ….

Centrale account

De centrale account verspreidt informatie over het gemeentelijk beleid. Daarbij

verspreidt ze ook de persberichten. Dit vanuit de gemeentelijke website.

De centrale account zorgt ervoor dat diensten die niet zelf op facebook actief zijn ook aan

bod komen qua nieuws, activiteiten, …

Diensten die niet op facebook aanwezig zijn kunnen steeds contact opnemen met de cel

communicatie & ict om de account in te schakelen voor taken binnen hun dienst.

De account kan ingeschakeld worden voor polls of opinies.

De centrale account moet ook het aanspreekpunt voor de burger (zie verder).

Vb.

Vanaf 2 april zijn er wegenwerken in de Lode de Boningestraat. Klik verder voor meer

informatie.

De nieuwe ophaalkalenders kan je krijgen aan onze balies of digitaal via ….

Morgen geen zitdag van de burgemeester.

De volgende gemeenteraad vindt plaats op 8 mei om 18u00 in het Oud Gemeentehuis …

Welke straten moet de gemeente eens onder handen nemen?

Cultuurcentrum

- Promotie van activiteiten (ondersteund door achtergrondinformatie en

filmpjes).

- Mededelingen (Nog tickets over voor de voorstelling van deze avond)

- Praktische info: Onze dienst is gesloten van … tot …

- Bredere culturele veld: tentoonstellingen, voorstellingen van lokale

toneelgroepen, ….

Jeugddienst:

- Promotie van activiteiten

- Praktische informatie over de dienst

- Creëren groepsgevoel (binnen Checkta en Haasje-Over)

- Interactief oproepen (vb. Checkta en Haasje-Over die wordt beheerd door

hoofdleiding).

- Luchtigere informatie: foto’s, …

Checkta en Haasje-Over zijn accounts die specifiek informatie verspreiden over deze

vakantiewerkingen. Zij zijn een handig hulpmiddel voor groepsbinding tussen de leiding

en de deelnemers (Checkta). Bovendien worden de pagina’s ook bezocht door ouders

(Haasje-Over). Tijdens de vakantiewerking kunnen de hoofdleiders ook de pagina’s

beheren.

Vb.

Op 21 juni is het opnieuw Roefel, klik verder voor meer informatie

Schrijf je kind morgen in voor Roefel. Afspraak vanaf 8 uur in de Porseleinhallen.

Leuke dag gehad met Haasje-Over? Bezorg ons je foto’s en plaats ze op onze pagina.

De roefelkrantjes zijn binnen. Binnenkort in jouw bus, nog even geduld.

Lokale economie:

- Verspreiden van dienstgerelateerde nieuwsberichten

- Nieuwsberichten over economie en ondernemen op ander niveau dan de

gemeente (vb. Provincie, Vlaams, …)

- Praktische (dienstgerelateerde) informatie.

Vb.

Volgende week dinsdag infosessie over starten met je zaak. Schrijf je alvast in!

Starten met je eigen zaak in Wevelgem? Ontdek onze startersbrochure.

Maandagavond is er een ontmoetingsavond van Actie voor Starters ….

Ontdek de nieuwe Horeca-brochure van het Agentschap Ondernemen.

Beheer

Het is belangrijk binnen één dienst om één verantwoordelijke voor de sociale media

aan te stellen. Hij of zij beheert de account, plaats er content op en staat ook in voor de

planning. Hij of zij converseert met de fans en verwerkt de meldingen die binnen komen.

Verantwoordelijken

- Bibliotheek: Koen D’haene

- Centrale account: Tim Ghillemyn

- CC: Servaas Boucquey

- Cel lokale economie: Lotte Demeestere

- Jeugddienst: William Devoldere

Bij afwezigheid (verlof, opleiding, …) van de verantwoordelijken is het belangrijk om af te

spreken met een collega binnen een dienst om te zorgen dat de sociale media worden

opgevolgd. Hij of zij wordt medebeheerder van de pagina. De opvolgers plaatsen enkel

inhoud op uitdrukkelijke vraag van de verantwoordelijken.

De cel communicatie en ict kan ook altijd ingeschakeld worden voor het opvolgen van de

pagina’s.

Bij Checkta en Haasje-Over kan de hoofdleiding ook de pagina beheren tijdens de

zomermaanden. Aan de jeugddienst om hier ook een oogje in het zeil te houden.

Opvolgers zijn belangrijk bij het reageren op vragen. Als een vraag wordt gesteld op

facebook, dan wordt vlug een antwoord verwacht.

Inhoud van je pagina kan je door een opvolger laten plaatsen, maar inhoud kan je ook

plannen (zie verder).

Opvolgers

- Bibliotheek: Cel communicatie & ict – Linda Vanoverberghe

- Centrale account: Valentijn Verbeke – Kurt Parmentier – Lisa Yserbyt

- CC: Sanne Loncke – David Vandekerckhove

- Cel lokale economie: Cel communicatie & ICT – Marie De Clerck

- Jeugddienst: Nele DDW – Hanne Deman – Cel Communicatie & ICT

Het is ook belangrijk om als dienst duidelijk bij je profielinformatie (zie verder) mee te

geven wanneer fans een antwoord kunnen en mogen verwachten op hun vraag. Als

je iets in de trend van “Op weekdagen bereikbaar van 9u00 tot 17u00” op je profiel

plaatst, dan weten fans ook dat ze in het weekend langer op een reactie kunnen

wachten.

- spreek binnen dienst één verantwoordelijke af

- zorg voor opvolging bij afwezigheid

- maak goede afspraken

Content plannen

Frequentie

Je hoeft niet op facebook te wonen. Bouw een vast moment in waarbij je dagelijks 5 à 10 minuten

kijkt wat er gebeurt . Je bepaalt zelf wanneer dit best lukt en past. Je kan trouwens ook instellen dat

je een e-mail krijgt telkens er iets gebeurd op facebook. Aan de dienst zelf om uit te werken wat best

past.

Het heeft ook weinig zin om je fans te stalken en hen met berichten om de oren te zwaaien. Spreid

deze liever. Beter 5 berichten die over 5 dagen verspreid worden (tenzij ze te tijdsgerelateerd zijn)

dan alle 5 de berichten tegelijk te posten. De kans bestaat dat ze nooit worden opgenomen.

Voedt de pagina regelmatig. Een pagina met weinig updates komt gedateerd over. Als je amper iets

op facebook zet, dan kan je je account beter opdoeken.

Timing

Via facebook is het ook mogelijk om inhoud te plannen. Dat betekent dat je nieuwsbericht niet direct

wordt geplaatst, maar op een moment in de toekomst dat je zelf kan bepalen.

Dit kan je door op het klokje te klikken als je een status of foto plaatst. Bij het klokje kan je een dag

en uur instellen waarop je inhoud wordt gepubliceerd.

Het kan hierbij interessant zijn om aan het begin van de week al de inhoud te plannen voor de

komende week (of zelfs weken). Vooral handig bij afwezigheden, of momenten waarvan je weet dat

je zelf niet actief zal zijn op facebook.

Wat is het beste moment om inhoud op facebook te plaatsen?

Een exact tijdstip bestaat niet. Het ideale moment is het moment waarop zoveel mogelijk fans van je

online zitten. Dit kan je ook zien.

- Bouw een vast moment in om facebook te controleren

- Stalk je fans niet

- Probeer je content vooraf te plannen

- Beste timing? Als zoveel mogelijk fans online zitten.

Behandelen vragen en meldingen

Wat als iemand je een vraag stelt via facebook?

Dan doe je gewoon wat je via telefoon, mail of face to face zou doen: je antwoord of

reageert. Niet reageren laat een slechte indruk na. Zet in je profielinformatie ook

duidelijk wanneer je bereikbaar bent. Als je meegeeft dat er in het weekend niet naar de

pagina wordt gekeken, dan kunnen de fans daar rekening mee houden.

Hoef je te reageren zodat alle fans je reactie kunnen lezen?

Niet noodzakelijk. Je kan de persoon in kwestie ook een privémailtje sturen via facebook.

Of je kan meedelen dat je bereikbaar bent via telefoon en mail. Zo kan je de conversatie

offline halen, wat wel handig is bij “lastige” vragen of fans.

Vb.

Het speelplein in ’t Vrije ligt er weer smerig bij!

Beste, klachten wat betreft zwerfvuil kan je doorgeven aan de dienst milieu of via

meldpunt (…gegevens …)

Godverdomme, de Poststraat ligt open en we weten van niks!

Beste, voor vragen hieromtrent kan je terecht bij dienst OI&M. Alle wegenwerken kan je

trouwens raadplegen op onze site (link)

Hoe moet ik reageren?

Probeer de vraag te beantwoorden. Geef steeds mee waar een fan de informatie kan

vinden op de website, of bij de betreffende dienst.

Vb.

Is het gemeentehuis open deze voormiddag?

Het gemeentehuis is open tot 12u00. Alle openingsuren kan je vinden via (link).

Wat met meldingen?

Ofwel geef je de contactgegevens van een dienst door, ofwel geef je door dat een

melding via het meldpunt kan gedaan worden. Geef nooit aan dat jij de klacht zal

doorspelen aan de desbetreffende dienst.

WEL:

Mijn voetpad is in slechte staat.

Beste, voor klachten over het voetpad kan je terecht bij dienst OI&M tel …… of kan je dit

melden via ons meldpunt (link)

Zijn er nog tickets voor de voorstelling van deze avond?

Er zijn nog tickets, je kan deze bestellen via tel. ….

NIET:

Mijn voetpad is in slechte staat. Ik woon in de Heerweg 26.

Beste, ik geef uw vraag door aan de dienst OI&M

Zijn er nog tickets voor de voorstelling van deze avond?

Er zijn nog tickets, ik leg er alvast aan de kant.

- Doorverwijzen naar site of dienst

- Privébericht sturen indien te negatief

- Steeds vermelden waar de info te vinden is (link naar website,

contactgegevens dienst).

- Nooit melding zelf doorgeven aan een dienst

Eenvormigheid

Onze gemeente is een organisatie, dus alle accounts zijn pagina’s waar we fans mee

verzamelen.

Instellingen profiel:

Bij de instellingen kan je de informatie van je account bewerken.

- Vermeld openingsuren van je dienst.

- Vermeld adres en korte uitleg over wat je dienst doet. Geef in de

beschrijving steeds mee dat het hier om een officiële account gaat van de

gemeente Wevelgem.

- Vermeld de algemene contactgegevens van je dienst zoals telefoon, email,

…

- Voorzie in je informatie zeker een standaardzin die duidelijk maakt

wanneer fans reacties en antwoorden kunnen verwachten. Dit is

afhankelijk per dienst:

vb.

Vragen die via facebook worden gestuurd worden binnen de XX tijd behandeld tijdens

werkdagen.

Wij nemen binnen deze periode contact op.

Opgelet vragen die tijdens het weekend worden gesteld kunnen pas later beantwoord

worden.

Huisstijl:

Facebook is een extra kanaal die we inzetten binnen onze organisatie. Daarom moet ze

ook zo goed mogelijk aangepast worden aan de huisstijl.

Profielfoto: Kies een dienstgerelateerde foto. Deze profielfoto verander je zo goed als

nooit. In principe is een profielfoto het logo van je dienst of organisatie.

Omslagfoto: Kies voor je

- Praktische info over je dienst

- Facebook binnen huisstijl

- Vermelding gemeente Wevelgem in profielinformatie

- Logo integreren in omslagfoto

- Kies relevante profiel- en omslagfoto

Verhouding van de accounts onderling.

Op facebook kunnen foto’s of nieuws makkelijk gedeeld worden. Dit kan eenvoudig door

een klik op de knop, waarbij inhoud van de ene pagina op je eigen pagina verschijnt. Dit

kan zeer handig zijn bij het promoten van een activiteit, maar let op.

Niet zomaar alles wat op de accounts van onze organisatie verschijnt moet gedeeld

worden. Integendeel. Richt de inhoud die je aanmaakt naar jouw doelgroep en fans.

Voorheen bepaalden we al de content en doelgroep per dienst. Hou dit altijd in je

achterhoofd als je een bericht plaatst of deelt. Ook de tone of voice.

Het heeft weinig zin dat de bibliotheek nieuws deelt over het sluiten van het

containerpark, dat de jeugddienst een nieuwsbericht over een seniorendag deelt.

Sommige berichten kunnen wel gedeeld worden, mits een invalshoek die binnen je dienst

past. Dit zal binnen één en dezelfde sector gemakkelijker lukken.

Als de jeugddienst bijvoorbeeld reclame maakt voor de Buitenspeeldag, dan kan de Bib

bijvoorbeeld inspelen door een status als “Leg die boeken eventjes opzij en ga vrolijk

buiten spelen op …”

Probeer hier ook niet te ver in te gaan.

Niet: Wie naar de Bibliotheek in Wevelgem rijdt via de Overheulestraat moet rekening

houden wegenwerken vanaf 8 mei.

Wel: Momenteel werken in het park in Wevelgem. Mogelijkheid tot vuile voeten bij het

betreden van de Bib.

- Hou steeds je doelgroep en inhoud in je achterhoofd

- Niet zomaar alles delen van andere accounts

- Deel en pas aan naar je doelgroep en tone of voice

- Zoek het niet te ver

Twitter

www.twitter.com

Hoewel twitter momenteel in ons land nog kleiner is dan facebook, is dit een krachtig

sociaal medium. Twitter biedt iets minder mogelijkheden dan facebook, maar heeft zijn

potentieel. Via korte en krachtige berichten kan er naar hartenlust gevolgd en

geconverseerd worden over zowat alles. Als twitteraar volg je tweets, en stuur je er ook

naar je volgers.

Onze gemeente beschikt over één algemene twitteraccount: @Wevelgem8560. Bij alle

tweets wordt de hashtag #wevelgem gezet. Dit is de enige twitteraccount die wordt

ingezet vanuit onze organisatie en die wordt beheerd door de cel communicatie & ict.

Daarom wordt bij #wevelgem ook steevast een hashtag voorzien met de dienst/domein

waarover informatie wordt verspreid.

Vb. Opgelet, wegenwerken in de Overheulestraat vanaf 12/12 #wevelgem #mobiliteit,

Nieuwe groepsaankoop groene energie binnenkort van start #wevelgem #milieu

#duurzaam

Content:

a. Volgen van conversaties: Via hashtags als #wevelgem kunnen we in

de gaten houden wat er over onze gemeente wordt gezegd.

b. Inpikken: Naast het volgen van conversaties, kan er in een verdere

stap ook ingepikt worden op die conversaties. Via twitter kan in dialoog

getreden worden met de volgers.

c. Verspreiding informatie: Via de twitteraccount worden

nieuwsberichten vanop de site of andere verder verspreid.

d. Dienstverlening: Twitteraars kunnen onze account aanspreken voor

het stellen van vragen (zie oa. telenet). Deze vragen worden intern

opgevolgd op dezelfde manier als waarop dat bij facebook gebeurt (zie

hierboven).

Beheer:

De algemene account wordt beheerd door de cel communicatie & ict, in

samenspraak met het bestuur. De cel zorgt er onderling voor dat er

permanentie is.

Verantwoordelijke: Tim Ghillemyn

Opvolger: Valentijn Verbeke – Kurt Parmentier

- Binnen de organisatie is er één twitteraccount

- Beheer binnen cel communicatie & ict

3. Policy

Als medewerker ben je vrij om de sociale media binnen je werk te gebruiken. De sites

van facebook en twitter zijn niet geblokkeerd. Je bent vrij, maar wees wijs! Aan de hand

van de facebookpagina’s en twitteraccounts vertegenwoordig je onze gemeente op deze

sites.

Do’s

- Blijf beleefd: Net zoals aan de balie, bij het telefoneren en e-mailverkeer

reageer je beleefd.

- Haal conversaties offline (via privéberichten) als ze negatief worden.

- Reageer (zo vlug mogelijk). Niet reageren geeft een slecht beeld.

- Zorg voor permanentie van je pagina.

- Voed de pagina regelmatig. Pagina’s die maar zelden worden voorzien van

nieuwtjes bloeden dood en geven een slechte indruk.

Don’ts

- Laat persoonlijke opinies en frustraties achterwege

- Niet reageren

- Negatieve reacties te lang online houden

- Nieuwe pagina’s/accounts oprichten zonder cel communicatie en ict te

verwittigen