Uw gebit is gezichtsbepalend. Maar niet iedereen wordt geboren met een stralende glimlach en bij het ouder worden behoudt niet iedereen zijn eigen tanden en kiezen. Specialisten op het gebied van implantologie en tandprothetiek kunnen dan helpen. De tandzorg is onderhevig aan strenge kwaliteitseisen en normen op het gebied van behandelmethodes, hygiëne en ondersteunende processen zoals administratie en registratie. Alle medewerkers binnen een kliniek moeten de richtlijnen kennen en ze handhaven. Smile Clinic koos ervoor dit kwaliteitsbeheer volledig te automatiseren. Met behulp van ManualMaster blijven documenten en procesbeschrijvingen up-to-date en hebben medewerkers continu toegang tot de juiste informatie.

Aandacht voor kwaliteitSmile Clinic startte in 2005 en was een van de eerste praktijken die

implantologie en tandprothetiek onder één dak aanbieden. Dit concept

sloeg aan en het bedrijf groeide al snel uit tot een praktijk met meerdere

vestigingen. Deze groei had zijn weerslag op de kwaliteitsbewaking.

Peter Vellema, een van de oprichters, licht toe: “We stonden voor twee

uitdagingen. Enerzijds ontstond er steeds meer aandacht voor

kwaliteitsbewaking in de vorm van nieuwe protocollen en eisen voor

ISO-certificeringen. Dit moest over worden gebracht op het bestaande

team van medewerkers. Anderzijds groeiden we dusdanig snel dat

nieuwe collega’s vlug ingewerkt moesten worden. Alle protocollen waren

weliswaar gedocumenteerd, maar stonden op papier en zaten in een

map. Uiteraard verre van gebruiksvriendelijk en slecht te beheren.”

KeuzetrajectHet bedrijf ging op zoek naar een geavanceerde oplossing voor

documentmanagement en kwaliteitsbeheer. Vellema: “We wilden alle

documenten digitaliseren en iedere medewerker gemakkelijk toegang

bieden tot de informatie. We zochten een gebruiksvriendelijk systeem

dat uitgebreid en professioneel genoeg is om met ons mee te groeien in

de toekomst. In de zoektocht kwamen we veel oplossingen tegen die

een verzameling veredelde Word-documenten realiseerden en wat

pakketten die juist veel te complex waren. Alleen ManualMaster speelde

precies in op onze wensen. Na een demo en nadere kennismaking was

de keuze snel gemaakt.”

ImplementatieDe mensen van Smile Clinic hadden goed voor ogen wat ze wilden en al

een helder beeld van hoe het systeem eruit zou moeten zien.

Het inrichten van de omgeving en het implementatietraject verliepen

daarom snel. Vellema: “Het publiceren van de documenten ging

voorspoedig. In vier maanden tijd werden reeds beschreven processen

gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. Veel van dit werk konden

we zelf doen. Een consultant van ManualMaster ondersteunde ons

daarin met allerhande tips. Zo werden we geadviseerd taken niet aan

medewerkers maar aan functies toe te schrijven. Daar hadden we initieel

niet bij stil gestaan en bleek achteraf een gouden tip.” De gecreëerde

online omgeving, DentalManual, was in een half jaar klaar voor gebruik.

Smile Clinic werkte voorheen met memoborden in de verschillende

vestigingen om de collega’s op de hoogte te stellen van allerlei zaken.

Dit werd veel en goed gebruikt. Door het memobord te digitaliseren en

in te stellen als homepage van DentalManual, wordt het gebruik van de

informatieportal gestimuleerd. Vrijwel iedere medewerker werkt met

een computer. Zodra ze ‘s morgens opstarten, komen ze direct op de

portal terecht.

Als je beweging wilt vastleggen

Smile Clinic houdt kwaliteit hoog met ManualMaster

Smile Clinic houdt kwaliteit hoog met ManualMasterNa de implementatie is besloten om ook de module ‘WebForms’ in

gebruik te nemen, hiermee is het mogelijk om formulieren volledig te

digitaliseren. Vellema: “Er wordt nu gewerkt aan een concept waarbij alle

klachten en incidenten online worden geregistreerd, digitaal worden

doorgestuurd en waarvan we direct online rapportages kunnen

opvragen. Een enorme stap in efficiëntie dus.”

Betrokken bij kwaliteitsbewakingVellema ziet duidelijke voordelen van het gebruik van ManualMaster: “We

merken dat het werkt: er is veel meer respons op bestaande en nieuwe

processen. Medewerkers zijn veel meer betrokken bij de gehele

kwaliteitsbewaking. De mensen die hier al lange tijd werken zijn bekend

met de meeste procedures en daardoor iets minder actief. En mensen

die wat minder bekend zijn met het gebruik van computers moeten even

wennen. Maar de grote toegankelijkheid tot de informatie werpt duidelijk

zijn vruchten af. Nieuwe collega’s zijn bijvoorbeeld veel sneller up-to-

speed en draaien gelijk mee op goed niveau.”

Het gebruik van ManualMaster speelt een belangrijke rol in de

handhaving van strenge eisen ten aanzien van hygiëne en

werkprocessen. De inspectie voert veelvuldig controles uit en relatief

veel tandartspraktijken zijn gesloten omdat protocollen niet zijn gevolgd.

Vellema: “Door de inzet van ManualMaster is het veel makkelijker om

protocollen inzichtelijk te maken en te volgen. Medewerkers weten

gewoon veel beter waar ze aan toe zijn en worden veelvuldig met de

eisen geconfronteerd. Daardoor wordt het veel makkelijker onderdeel

van je werk.”

Smile Clinic is een van de meest vooruitstrevende praktijken voor tandprothetiek en implantologie. De twee oprichters, een tandarts-implantoloog en een tandprotheticus besloten in 2005 hun eigen praktijken samen te voegen. Het bedrijf startte als KLIK, maar is inmiddels als Smile Clinic uitgegroeid tot een organisatie met ongeveer 60 werknemers en vier vestigingen op de lijn Gouda, Rotterdam, Vlaardingen. Het werkterrein omvat het aanmeten van gebitsprothese al dan niet op implantaten. Het succes wordt gevormd door de meer dan 20 jaar ervaring van de oprichters en de specialisatie in de elkaar aanvullende vakgebieden. De innovatiekracht blijkt zowel uit de manier van werken als uit de producten en diensten die zich onderscheiden in kwaliteit, betrouwbaarheid, esthetiek en gebruiks-gemak. De verbetering van de levenskwaliteit van de patiënt staat hierbij voorop. Smile Clinic beschikte als eerste praktijk over een eigen CT-scan en investeert veel in de inzet van ICT-middelen om processen te verbeteren en efficiënter te maken.

Voordelen ManualMaster• Procesbeschrijvingen voor iedereen toegankelijk

• Documenten centraal en makkelijk aan te passen• Inwerktijd nieuwe medewerkers aanzienlijk verkort• Goed en snel inzicht in nieuwe protocollen• Betrokkenheid personeel bij kwaliteitsbewaking

“ ManualMaster maakt protocollen inzichtelijk en veel toegankelijker. Medewerkers zijn veel beter op de hoogte en nieuwe collega’s veel sneller up-to-speed.”

Peter Vellema (mede-oprichter Smile Clinic)