Inkoopmanagement & Procurement; college 7

Introductie

• Introductie/ voorstellen• Wat gaan we doen?• Utrecht Business School• Vragen vooraf?• Let’s start …..

André Faas

• 15+ jaar ervaring in sourcings vraagstukken

• Allerlei soorten opdrachtgevers• Procurement, beleid, strategie,

contractmanagement, regie• Docent Avans Hogeschool Inkoop-

en Contract management

• Getrouwd, 3 kinderen• Liefhebber van oude auto’s, sporten

obv uitdaging• De Bilt

a.faas@quintgroup.com; 0624289797

Wat gaan we doen?

• Wat maakt een organisatie succescvol• Welke rol speelt Inkoop daarin of kan inkoop daarin spelen• Wat is de rol van de inkoper / CPO daarin• Hoe kun je daar mee spelen?• Waarover willen jullie horen?

Wat maakt een organisatie succesvol?

• ….

Wat maakt een organisatie succesvol?

• Hoge winst?• Sterke groei?• Positief klantbeeld?• Blije medewerkers?• Lage kosten?

Stukje theorie: Kenmerken koopgedrag organisaties

Professionele inkoop: Bij voorbereiding en uitvoering van koopbeslissing zijn professionele inkopers betrokken, die door opleiding en ervaring gedegen tegenspelers voor de industriële verkoper zijn.

Afgeleide vraag: De meeste bedrijven zijn toeleverancier voor andere bedrijven. Ontwikkelingen in industriële markten zijn vaak een afgeleide van de ontwikkelingen die zich op de markten van de eindgebruiker voordoen.

Inelastische, fluctuerende vraag. Prijsvorming op industriële markten is vaak weinig elastisch als gevolg van bindingen tussen kopers en verkopers.

Veelal geografische concentratie. Veel industriële markten kennen een geografische concentratie (in tegenstelling tot consumentenmarkten die geografisch gespreid zijn).

Grote hoeveelheden en grote bedragen. Inkooptransacties door bedrijven betreffen vaak grote volumes en bedragen.

Beperkt aantal afnemers. De afzetmarkt van industriële leveranciers wordt vaak gevormd door slechts enkele bedrijven.

Verschillen in markten

Decision Making Unit (DMU)

Koopprocessen in organisaties zijn complexe processen waarbij altijd meer dan één persoon betrokken is. Inkoopbesluitvorming is groepsbesluitvorming.

Het inkoopprocesmodel (I)

Het inkoopprocesmodel (II)Het inkoopprocesmodel heeft een aantal bijzondere kenmerken:

• Procesbenadering: de onderscheiden stappen in het inkoopprocesmodel hangen nauw met elkaar samen. De kwaliteit van de output van de voorliggende fase(n) bepaalt de kwaliteit van de output van de daaropvolgende fasen.

• Benoemen raakvlakken: De output van elke fase moet duidelijk zijn benoemd, pas daarna kan met de volgende fase worden aangevangen. Belangrijke procesdocumenten zijn achtereenvolgens: 1) de inkooporderspecificatie, 2) het leverancierskeuzevoorstel, 3) het koopcontract, 4) de inkooporder, 5) het leveringsdocument, en 6) de factuur

• Vaststellen verantwoordelijkheden: Per fase dienen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor elk lid van de DMU te worden aangegeven.

• Combineren van verschillende kennisaspecten, vaardigheden en deskundigheden: Kennis, vaardigheden en deskundigheden moeten zodanig gecombineerd worden dat het doel, voldoen aan de wensen van de interne klant, wordt gerealiseerd.

• Terugkoppeling: Resultaten, die aan het eind verkregen zijn, worden teruggekoppeld naar eerdere fasen van het inkoopprocesmodel.

Primaire taken inkoopfunctie

Vier primaire taken van de inkoopfunctie:

• Verzekeren van foutloze en tijdige levering van produkten en diensten:de inkoopfunctie heeft primair een voorzienings- of beschikbaarheidstaak: de levering van goederen en diensten moet zodanig plaatsvinden dat het bedrijfsproces ongestoord doorgang kan vinden

• Het reduceren van de inkoopuitgaven van de onderneming:• Inkopers kunnen bijdragen aan de reductie van inkoopuitgaven• Inkopers kunnen bijdragen aan het verlagen van transactiekosten

• Verminderen van risico’s in de toeleveringsketen: • vermindering van de strategische kwetsbaarheid van de onderneming op haar

inkoopmarkten

• Bijdragen aan product- en procesinnovatie: • leveranciers blijken een bron van vele nieuwe ideeen en produkten

Elementen van het inkoopmanagementproces

Inkoopontwikkelingsmodel

De afgelopen jaren zijn er veel modellen en concepten op het gebied van inkoop ontwikkeld.

De meeste bijdragen onderscheiden een fasegewijze ontwikkeling m.b.t. inkoop ten aanzien van de volgende aspecten: • Integratie• Positie van inkoop binnen de organisatie• Leveranciersmanagement• De relatie met de leverancier

De belangrijkste factoren die bepalend zijn voor de ontwikkeling van inkoop zijn:• Bedrijfscontext• De strategie van de onderneming• Systeemontwikkeling• Betrokkenheid van het topmanagement • Leiderschap

Twee voorbeelden

• Philips• Friesland Campina

Philips: groter worden in zorg

• Philips doet niet meer aan lampen, maar aan zorg artikelen• Belangrijk om zorg artikelen dichter bij de consumenten te krijgen en uit

het artsen circuit te halen• Functie en vormgeving belangrijk; moet herkenbaar zijn als philips,

gemakkelijk in gebruik zijn en voldoende functionaliteit bieden

Wat betekent dat voor Philips?

• Philips heeft een volledig nieuwe markt betreden en gedeeltelijk gecreëerd

• In de oude situatie werd winst gemaakt door kosten jaar op jaar meer te verlagen dan de prijs van het product

• In de nieuwe situatie wordt winst gemaakt door het product zo begeerlijk mogelijk te maken

Gevolgen voor procurement?

• Ontwikkelen samen leverancier(s): early supplier involvement• Introductie DfX: Design for X. Een methodiek waarbij meerdere

businessfuncties vanaf het ontwerp samenwerken bij het vaststellen van de unieke productkenmerken die voor de consumenten van belang zijn– Procurement, marketing, designers en engineers werken vanaf het begin

samen om de juiste balans te vinden – Vereist andere wijze van werken voor (o.a.) procurement; er moet op meer

fronten worden meegewerkt / gedacht, over de hele organisatie heen– Dit vereist standaard rollen en verantwoordelijkheden door de hele

organisatie en dus een meer centraal aangestuurde procurement organisatie– Verandering van structuren, processen en verantwoordelijkheden,

overtuigingen en gedrag

Friesland Campina: World Class Procurement

• Inkoop heeft bij FrieslandCampina een dienstverlenende rol ten opzichte van de business. De inkopers helpen zo veel mogelijk waarde creëren

• Dit is dus niet zozeer gericht op kosten besparen maar op verhogen van de waarde

• Geen focus op kostenreductie in het begin van een supply chain, het accent ligt op maximale waardetoevoeging aan het eind van de keten, dus op het moment dat het product de klant bereikt

• De teams van de in 2009 opgetuigde inkoopmatrixorganisatie staan met betrekking tot de sourcing van grondstoffen volledig in dienst van de business. De fabrieken die de ingrediënten gebruiken bepalen wat er nodig is, en roepen vervolgens de hulp van de inkopers in om die behoeften optimaal in te vullen.

Inkoopproces: 7 stappen• Het proces voor strategic sourcing bij FrieslandCampina bestaat altijd uit zeven stappen. Iedereen begrijpt

altijd direct in welke fase een inkooptraject zich bevindt. Bovendien spreekt iedereen dezelfde taal. • develop category profile: hierbij wordt overlegd met de belanghebbenden, de fabrieken die een bepaalde

grondstof gebruiken. Hoeveel is nodig, waarvoor, met welke specificaties en met welk doel. • Bij de tweede stap, generate supplier portfolio, wordt in kaart gebracht van wie momenteel wordt

ingekocht en welke alternatieven er zijn. • Stap 3: het ontwikkelen van de sourcing- oftewel inkoopstrategie; waar staan we nu, wat willen we

bereiken en hoe, en welke leveranciersrelaties passen daarbij. Neem een ingrediënt die op dit moment een bottleneck-product is qua inkoop, vanwege een hoog toeleverrisico maar een lage impact op ons financiële resultaat. Als er wordt geïnvesteerd in extra productiecapaciteit kan het best zijn dat dit laatste verandert, waardoor de in te kopen grondstof van strategisch belang wordt. Daarnaast kijken we naar de totale uitgaven, hoe interessant is het in te kopen item eigenlijk voor inkoop. Verder ontwikkelen we ook fall back scenario’s. Dit aspect wordt met de toenemende schaarste aan grondstoffen steeds belangrijker. Zo nu en dan wordt ook bekeken of een bepaald ingrediënt dat steeds duurder wordt, kan worden vervangen door wat anders. Soms kan dat nog een gezonder product opleveren ook, bijvoorbeeld als je minder suiker toevoegt.’

• Als de sourcing strategie duidelijk is, dan wordt deze samengevat op één pagina (‘prepare for decision’) en voorgelegd aan de business. ‘Een strategy go team met daarin belanghebbenden uit de betrokken fabrieken beslist uiteindelijk of de strategie wordt uitgevoerd.’

• De drie laatste stappen uit het inkoopproces hebben een meer technische inhoud. Het gaat om de feitelijke onderhandelingen met de leveranciers, het sluiten van de contracten en het maken van een plan voor monitoring. Ook wordt indien nodig vastgesteld op welke manier het contact met een leverancier wordt verbroken

World Class Procurement

World-class procurement organizations outperform their peers by striving to providing unique value beyond cost reduction, including becoming a trusted advisor to the business, driving supplier innovation, and focusing on risk management

Wat zijn de overeenkomsten

Wat zijn de overeenkomsten• Centrale aansturing van procurement• Strak ingeregeld en gecommuniceerd proces• Dicht op gebruikers organisatie / klanten• Veel interactie• Primaire verantwoordelijkheid helder gecommuniceerd

• Gestart vanuit procurement, vanuit de CPO

Wat vraagt dat dan van een leider?

• Visie op de organisatie én op het Inkoopveld• Politieke vaardigheid om een verandering te kunnen “verkopen” binnen

de organisatie• Uithoudingsvermogen• Het vermogen om een doelgericht team om zich heen te formeren• Visualisatie van het eind stadium van de verandering• “waarvoor doen we dit, wat levert het op”

Kenmerken koopgedrag organisaties Professionele inkoop: Bij voorbereiding en uitvoering van koopbeslissing zijn professionele inkopers betrokken, die door opleiding en ervaring gedegen tegenspelers voor de industriële verkoper zijn.

Afgeleide vraag: De meeste bedrijven zijn toeleverancier voor andere bedrijven. Ontwikkelingen in industriële markten zijn vaak een afgeleide van de ontwikkelingen die zich op de markten van de eindgebruiker voordoen.

Inelastische, fluctuerende vraag. Prijsvorming op industriële markten is vaak weinig elastisch als gevolg van bindingen tussen kopers en verkopers.

Veelal geografische concentratie. Veel industriële markten kennen een geografische concentratie (in tegenstelling tot consumentenmarkten die geografisch gespreid zijn).

Grote hoeveelheden en grote bedragen. Inkooptransacties door bedrijven betreffen vaak grote volumes en bedragen.

Beperkt aantal afnemers. De afzetmarkt van industriële leveranciers wordt vaak gevormd door slechts enkele bedrijven.

Verschillen in markten

Decision Making Unit (DMU)

Koopprocessen in organisaties zijn complexe processen waarbij altijd meer dan één persoon betrokken is. Inkoopbesluitvorming is groepsbesluitvorming.

Het inkoopprocesmodel (I)

Het inkoopprocesmodel (II)Het inkoopprocesmodel heeft een aantal bijzondere kenmerken:

• Procesbenadering: de onderscheiden stappen in het inkoopprocesmodel hangen nauw met elkaar samen. De kwaliteit van de output van de voorliggende fase(n) bepaalt de kwaliteit van de output van de daaropvolgende fasen.

• Benoemen raakvlakken: De output van elke fase moet duidelijk zijn benoemd, pas daarna kan met de volgende fase worden aangevangen. Belangrijke procesdocumenten zijn achtereenvolgens: 1) de inkooporderspecificatie, 2) het leverancierskeuzevoorstel, 3) het koopcontract, 4) de inkooporder, 5) het leveringsdocument, en 6) de factuur

• Vaststellen verantwoordelijkheden: Per fase dienen de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor elk lid van de DMU te worden aangegeven.

• Combineren van verschillende kennisaspecten, vaardigheden en deskundigheden: Kennis, vaardigheden en deskundigheden moeten zodanig gecombineerd worden dat het doel, voldoen aan de wensen van de interne klant, wordt gerealiseerd.

• Terugkoppeling: Resultaten, die aan het eind verkregen zijn, worden teruggekoppeld naar eerdere fasen van het inkoopprocesmodel.

Primaire taken inkoopfunctie

Vier primaire taken van de inkoopfunctie:

• Verzekeren van foutloze en tijdige levering van produkten en diensten:de inkoopfunctie heeft primair een voorzienings- of beschikbaarheidstaak: de levering van goederen en diensten moet zodanig plaatsvinden dat het bedrijfsproces ongestoord doorgang kan vinden

• Het reduceren van de inkoopuitgaven van de onderneming:• Inkopers kunnen bijdragen aan de reductie van inkoopuitgaven• Inkopers kunnen bijdragen aan het verlagen van transactiekosten

• Verminderen van risico’s in de toeleveringsketen: • vermindering van de strategische kwetsbaarheid van de onderneming op haar

inkoopmarkten

• Bijdragen aan product- en procesinnovatie: • leveranciers blijken een bron van vele nieuwe ideeen en produkten

Elementen van het inkoopmanagementproces

Inkoopontwikkelingsmodel

De afgelopen jaren zijn er veel modellen en concepten op het gebied van inkoop ontwikkeld.

De meeste bijdragen onderscheiden een fasegewijze ontwikkeling m.b.t. inkoop ten aanzien van de volgende aspecten: • Integratie• Positie van inkoop binnen de organisatie• Leveranciersmanagement• De relatie met de leverancier

De belangrijkste factoren die bepalend zijn voor de ontwikkeling van inkoop zijn:• Bedrijfscontext• De strategie van de onderneming• Systeemontwikkeling• Betrokkenheid van het topmanagement • Leiderschap