Sleutels tot een betere communicatie

CCommuniceren met een hoge C: Bereid uw zaak van tevoren voor. Wees niet ongeorganiseerd of rommelig. Benader ze op een open, directe manier. Wees niet nonchalant, informeel of persoonlijk. Gebruik een doordachte benadering. Bouw geloofwaardigheid op door alle kanten van elke zaak

te bekijken. Forceer geen snelle beslissingen. Presenteer details, en maak waar wat u zegt dat u kunt doen. Wees niet vaag over verwachtingen en laat het niet afweten. Maak een “actieplan” met doelstellingen en een tijdsplanning. Beloof niet teveel aangaande de resultaten, wees voorzichtig. Neem uw tijd, maar wees vasthoudend. Wees niet abrupt en snel. Als u het ergens niet mee eens bent, onderbouw dat dan met gegevens, feiten of getuigenissen

van gerespecteerde mensen. Appelleer niet aan opvattingen of gevoelens als bewijsmateriaal. Voorzie hen van de informatie en geeft ze de tijd die ze nodig hebben om een beslissing te

maken. Leg geen beperkingen op, gebruik “incentives” om beslissingen te laten maken. Geef ze fysiek de ruimte. Raak hen niet aan.

DCommuniceren met een hoge D: Wees duidelijk, concreet en ‘to the point’. Zeur niet en verdoe geen tijd. Blijf zakelijk. Probeer geen persoonlijke relaties op te bouwen of een gezellig praatje aan te knopen. Kom goed voorbereid met alle benodigdheden, doelstellingen en ondersteunend materiaal op een

georganiseerde manier. Vergeet of verlies geen dingen, wees niet onvoorbereid en ongeorganiseerd. Presenteer de feiten logisch; plan de presentatie efficiënt. Laat geen mazen in het net en stip onduidelijke kwesties aan, als je niet onderuit wil worden gehaald. Stel gedetailleerde, bij voorkeur, ‘wat’-vragen. Stel geen retorische of onnodige vragen. Geef alternatieven of opties zodat ze zelf beslissen kunnen. Beslis niet voor hen, stel hen niet voor een reeds genomen besluit. Verschaf feiten en cijfers over de waarschijnlijkheid van succes of de effectiviteit van de

keuzemogelijkheden. Speculeer niet en beidt geen garanties en zekerheden waar deze mogelijkerwijs niet kunnen worden

verkregen. Als u het niet met elkaar eens bent, concentreer u op de feiten. Houd meningsverschillen zakelijk, speel niet op de man. Creëer een win/win-situatie. Breng een hoge D niet in een verliessituatie.

SCommuniceren met een hoge S: Begin met persoonlijke opmerkingen. Breek het ijs. Ga niet hals over kop tot zaken over. Toon oprechte interesse in hen, als persoon. Blijf niet alleen steken in het zakelijke. Probeer met geduld hun persoonlijke doelen en ideeën boven tafel te krijgen. Luister en wees

ontvankelijk. Forceer geen snelle antwoorden op uw voorstellen. Presenteer uw zaak op een logische, sympathieke, niet bedreigende manier. Dreig niet met uw machtspositie en stel u niet veeleisend op. Stel specifieke, bij voorkeur ‘hoe’-vragen. Onderbreek hen niet wanneer ze spreken. Luister aandachtig. Kies voor een informele aanpak Wees niet snel en abrupt. Als u ergens oneens over bent, onderbouw dat dan met gegevens, feiten en getuigenissen van

mensen die zij respecteren. Vat hun meegaandheid niet op als tevredenheid. Geef persoonlijk beloftes en garanties. Beloof geen dingen die u niet waar kunt maken. Als zij een beslissing moeten nemen, geef hen dan tijd om na te denken. Forceer geen snelle beslissing, voorzie in hun informatiebehoefte.

ICommuniceren met een hoge I: Geef ze de ruimte hun dromen en bedoelingen te uiten, ondersteun ze daarin. Schrijf ze niet de wet voor en snoer ze de mond niet. Zorg dat er tijd is voor het sociale aspect. Wees niet kortaf, koel of zwijgzaam. Praat met hen over hun doelen. Dring niet aan op feiten, cijfers en alternatieven. Richt u op de mensen en actiepunten. Schrijf details op. Laat geen beslissingen in de lucht hangen. Vraag naar hun mening. Wees niet onpersoonlijk of alleen taak georiënteerd. Geef ideeën om activiteiten te implementeren. Verdoe geen tijd met “dromen”. Neem de tijd om te stimuleren, maak grapjes, maar hou er wel de vaart in. Beëindig de vergadering niet voortijdig en wees niet te zakelijk. Geef verklaringen van mensen die zij als belangrijk of vooraanstaand zien. Praat niet neerbuigend tegen hen. Bied speciale, snelle en extra ‘incentives’aan voor hun bereidheid om risico’s te nemen. Neem niet te veel tijd. Ga snel over tot actiepunten.

Bron: Handboek MDI