Draaiboek event X, datum X

Datum bijeenkomst: xLocatie: x te x

Versie document: 1.0 (datum x) Opsteller: x

1. Adres locatie

x

2. Algemene afspraken

Eindverantwoordelijk: o Ochtendprogramma: x (06-x)o Middagprogramma: x (06 x)

Contactpersoon voor crew/artiesteno x (06-x)

Herkenbaarheid crew/ kleding crewo pak + wit overhemd + das naar keuzeo x badges

Crewruimteo x

Roken in crewruimteo Nee

Crewtoiletteno In x

Roken en drinken voor de schermen door crewo Nee

Contactpersoon tijdens uitvoeringo x (06-x)

Toegankelijkheid evento Op website (is gedaan), e-mail deelnemers (doet x), bordjes van parkeerplaats

naar auditorium (regelt x)o Er is een beveiligingsbeambte aanwezig van x:00 – x:00o Garderobe bemand door x

Korte voorloop van het evento Zie tijdsschema

Laden/lossen leverancierso x

Parkeren leverancierso x

Parkeren organisatieo Er worden x parkeerplaatsen gereserveerd op x

Aankleding van podiumo x. Contactpersoon x (06 x)

Opslaan verpakkingsmaterialen xo x

1 Organisatie x

Draaiboek event X, datum X

3. Ruimtes en functies

OntvangsthalOntvangst (Koffie/thee/koekjes bij binnenkomst voor gasten)Pauze (Koffie/thee/fris/muffins)Borrel (Drank/borrelhapjes)

AuditoriumPlenaire gedeelte

LoungeOntvangst organisatie (lunch)Voorbereiden sprekers (sprekersvoorbereidingskamer)

4. Communicatie

Portoo Techniek x (x; 06 x)

Centrale post in gebruiko x

5. Calamiteitenprocedure/ EHBO

1. Blijf kalm en raak niet in paniek2. Waarschuw x (06-x)3. Alleen bij acute nood bel je zelf 112 en geef je het volgende door:

a. Adres/ruimte calamiteitb. Omschrijving calamiteit

4. Indien je zelf hebt gebeld, direct melden bij x (06-x)

EHBO van de locatie (tijden + lokatie) aanwezigo Bewaking, Techniek = BHV’er

Ingehuurd EHBO?o x

Standplaats ambulance (>800 pers)/ brandwachto x

Beslissing tot ontruiming iso x (06 x) van x icm Brandweer

6. Stroomplan

Wordt geregeld door x Techniek (x; 06 x)

7. Artiestenopvang

Contactpersoon artiestenopvango x: 06-x

Kleedkamerindelingo x

x richt sprekersvoorbereidingskamers in in Lounge

8. Grime/ Make-up

2 Organisatie x

Draaiboek event X, datum X

x.

9. Garderobe gasten

Ontvangsthal Contactpersoon garderobe

o x (06x) Bemand/ onbemand/ tijden

o Bemand (half uur voor binnenkomst, tot het einde) Procedure

o x (06x)

10. Catering

10a Gastencatering

Contactpersoon gastencateringo x (06x)

x:00 Ontvangst gasten:o Ontvangst gasten met kopje koffie of theeo x assortiment koekjes (1,5 koekje p.p.)

x:00 Aanvang pauzeo Koffie, thee, friso x

x:00 Aanvang van de borrelo Dranken xo xo Medewerkers gaan rond met x

10b Catering organisatie en sprekers

Contactpersoon catering organisatie en sprekerso x (06x)

x:30 Ontvangst organisatie/ sprekerso Koffie, thee, xo Broodjes (3 pp)

x x:30 Plenaire gedeelte

o Karaffen water en glazen voor de sprekers x:25 Vervolg plenaire gedeelte

o De karaffen water zijn aangevuld en de glazen vervangen

10d Rookbeleid

In alle ruimtes mag niet gerookt worden en er worden derhalve geen asbakken geplaatst.

10e Uitloopbeleid

Er wordt in principe geen uitloop verwacht. Om x:00 wordt dat gecheckt door x met x.

11. Verslag/ video

x (06-x) maakt verslag van plenaire gedeelte d.m.v. videocamera

3 Organisatie x

Draaiboek event X, datum X

Ontvangst, plenaire gedeelte en borrel wordt gefotografeerd door x (06-x). Worden gepubliceerd op www.x.nl

Inlognaam: x, wachtwoord x. Backup foto’s: x (06x)

12. Tekening

Niet van toepassing

13. Tijdsschema

Van Tot Wat Waar? Opmerkingen

4 Organisatie x

Draaiboek event X, datum X

14. Telefoonlijst

x.

Overige VIPS en gastsprekers: x

Werkgroep x

overige x

15. Routebeschrijving

Routebeschrijving openbaar vervoer

x.

Routebeschrijving eigen vervoer

x.

16. Parkeren

x parkeerplaatsen gereserveerd op x voorx(…)(…)(…)(…)

5 Organisatie x

Draaiboek event X, datum X

Wie Taak 1 Taak 2Coördinatie content Stellingen selecterenSprekers/ VIPs opvangen, begeleiden

filmopnames Vraagbaak voor crew

Coördinatie locatie cateringCoördinatie techniekEvent dressingFoto opnamesSprekers/ VIPs opvangen, begeleidenSprekers/ VIPs opvangen, begeleidenSprekers/ VIPs opvangen, begeleidenPers opvangen, begeleidenCoördinatie evenementOntvangst betalende deelnemersGenomineerden opvangen, begeleidenAchtervang x e.a.Ontvangst, coördinatie sprekers/ VIPs 2e fotograafOntvangst betalende deelnemers

Ondersteunen crew waar nodig

workshopSpreker DagvoorzitterSprekerSprekerSprekerSprekerSprekerSprekerSpreker

6 Organisatie x