Communicatieplan event X

Versie document: 1.0, datum X Opsteller: x

Marktplaats Duurzaam Ondernemen

Samenvatting draaiboek:deadline Pers-

berichtenFree publicity

Sociale media

e-mail uitnodi-ging

Nieuws-brieven

websites 7 8 9

Toelichting op de volgende pagina’s.1. Doelgroep bepalen2. Doelstellingen bepalen3. Boodschap: wat wil je communiceren4. Middelen & media5. Planning6. Organisatie7. Financiën8. Monitoring9. Evaluatie

1 Organisatie X

Communicatieplan event X

1. Doelgroep bepalen

Wie willen we bereiken: Welke doelgroep(en) wordt onderscheiden

a. xb. xc. xd. x

Wat is de primaire doelgroep x

Wat is de secundaire doelgroepo X

Wie zijn de intermediairs? x

Wat zijn de kenmerken van de doelgroepen x

2 Organisatie X

Communicatieplan event X

2. Doelstellingen bepalen

Vóór x moet de primaire doelgroep, te weten x, minstens tweemaal actief zijn benaderd over het event.

Vóór x moeten x leden van de secundaire doelgroep, te weten x, minstens tweemaal actief zijn benaderd over het event.

Vóór x moeten alle onderscheiden doelgroepen minstens tweemaal de kans hebben gehad informatie te verwerken over (kennis hebben genomen van) het event.

Vóór x moeten minstens x standhouders voor het event zich hebben aangemeld. Vóór x moeten minstens x deelnemers (van alle doelgroepen) voor het event zich

hebben aangemeld. Hiervan moeten minstens x deelnemers behoren tot de primaire doelgroep, te weten

x.

3 Organisatie X

Communicatieplan event X

3. Boodschap: wat wil je communiceren Boodschap aan doelgroepen

De doelgroepen wervend informeren over de mogelijkheden om deel te nemen aan het event.- weten dat het event bestaat en op x plaatsvindt- daar positief tegenover staan- actie nemen door je aan te melden

De secundaire doelgroep wervend informeren over de mogelijkheden om een beursstand te huren op het event.- weten dat de mogelijkheid bestaat om aan het event deel te nemen als standhouder- daar positief tegenover staan- actie nemen door je aan te melden

Boodschap: schrijf je in

Belofte: x!

Toon:Enthousiasmerend (maar niet overdonderend), professioneel, je aansprekend op je vakkundigheid en ervaring, verleidend via de inhoud van het programma (wat en wie kun je er horen en kun je zelf mee in contact komen)

4 Organisatie X

Communicatieplan event X

4. Middelen/mediaWelke middelen/media gaan we inschakelen om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren:

1. persberichten “we organiseren event over x” “standhouders gezocht” “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging5. E-mail nieuwsbrieven van de partners6. Websites van de partners7. …8. …9. …

5 Organisatie X

Communicatieplan event X

5. Planning

deadline 1 2 3 4 5 6 7 8 9x x x xx x x x

x x xx x

x x x x xx x x x

(in overleg samen in te vullen)

1. persberichten “we organiseren event over x” “standhouders gezocht” “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld” “event geslaagd”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging5. E-mail nieuwsbrieven van de partners (content: persberichten)6. Websites van de partners (content: persberichten)7. …8. …9. …

6 Organisatie X

Communicatieplan event X

6. OrganisatieWie doet wat binnen de organisatie. Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het communicatieplan, wie welke taken heeft. Niet alleen intern, maar ook bij het inschakelen van derden, zoals reclamebureaus.

1 2 3 4 5 6 7 8 9X X - X X

- -- X - - -

- X - -

Uitgangspunt: iedereen zet (1) zijn eigen reguliere communicatiekanalen in, hiervoor heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid, definitieve planning enzovoorts. Enkele voorbeelden per organisatie van (2) specifieke middelen die anderen wellicht niet hebben:XX

Daarnaast is in de tabel aangegeven wie coördinator/ eindverantwoordelijke is per onderdeel van (3) ons gezamenlijke communicatie offensief:X = eindverantwoordelijk- = ondersteunend (de organisatie heeft beschikking over vergelijkbare communicatiemedia)

1. persberichten (x schrijft, x verzendt)a. “we organiseren event over x”b. “standhouders gezocht”c. “al X deelnemers en Y standhouders aangemeld”

2. Free publicity in lokale / regionale bladen (interviews e.d.)3. Twitterberichten en overige sociale media (Linkedin groepen enz.)4. E-mail uitnodiging (x schrijft, x verzendt, iedereen stuurt ledenlijst in Excel

naar x, x ontdubbelt)5. E-mail nieuwsbrieven van de partners6. Websites van de partners

NB: x claimt relevante domeinnaam en linkt deze door naar de landingspagina met aanmeldmogelijkheid.

7. …8. …9. …

7 Organisatie X

Communicatieplan event X

7. FinanciënDe uitvoering van een communicatieplan kost over het algemeen geld. In een kostenbegroting kunnen we alle kosten op een rij zetten. Denk niet alleen aan mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto's, inschakeling van bureaus en de post onvoorzien (5-10% van het totaalbudget).

x

8 Organisatie X

Communicatieplan event X

8. MonitoringDoor tussentijdse meetpunten in te stellen, kunnen we kijken of de activiteiten voldoende opleveren en zo niet kunnen we zaken bijstellen. Door goed te monitoren kunnen we tijdig bijspringen als het niet goed gaat.

Voorstel:

x: vaststellen tussenstand aanmeldingen bezoekers event. Eventueel extra wervingsactie als < x deelnemers

x: vaststellen tussenstand aanmeldingen standhouders. Eventueel extra wervingsactie als < x deelnemers

9 Organisatie X

Communicatieplan event X

9. EvaluatieHebben we de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Door dit goed inzichtelijk te maken, zorgen we ervoor dat we in de toekomst een (nog) beter communicatieplan kunnen maken.

Standaard bij werkgroepoverleg tussen organisatiepartners op de agenda. x nodigt uit. Een week na afloop: Verbeterpuntenverslag event vastgesteld door x. Inclusief

verbeterpuntenverslag communicatieplan. Binnen drie weken na afloop: definitieve evaluatie event, inclusief communicatie/ werving.

10 Organisatie X