8/9/2019 seats2share

http://slidepdf.com/reader/full/seats2share 1/3

Seats2Share Met de opkomst van de huidige kennis- en informatiesamenleving is een groot deel van ons

werk niet langer tijd en plaatsgebonden. Door het sociale web (web 2.0) kunnen ambtenaren

steeds sneller en makkelijker met ondernemers, burgers en kennisinstellingen samenwerken

aan belangrijke maatschappelijke thema’s. Naast deze online netwerken is het belangrijkom fysieke plekken te creëren waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en samen aan deze

thema’s kunnen werken. Hiervoor hoeft de overheid geen nieuwe panden te kopen, zij heeft

immers genoeg panden in haar bezit. Door overheidslocaties slimmer met elkaar te delen,

worden medewerkers gefaciliteerd in tijd en plaatsonafhankelijk werken en ontstaan nieuwe

ontmoetings- en samenwerkingsplekken in het land. Waarom Seats2Share

Seats2Share (S2S) is een project om deze manier van samenwerken in hubs (knooppunten)

naast online ook fysiek te ondersteunen. Overheidsorganisaties stellen een gedeelte van hun

panden open waarbij ze werkplekken met elkaar delen. Hier komt kennis en ervaring van

diverse partijen samen van waaruit weer nieuwe kennis gecreëerd wordt.

Het kantoor wordt steeds meer een plek voor samenwerking en ontmoeting. Medewerkers

maken alleen nog gebruik van een overheidsgebouw als dat voor hen de aantrekkelijkste

optie is; ontmoeten van collega’s, ontvangen van gasten of het gebruik maken van specifieke

faciliteiten. Ook zullen medewerkers steeds minder op hetzelfde moment werken en aanwezig

zijn. Het gaat steeds meer om het hier en nu, dus ambtenaren zullen steeds vaker op het

laatste moment een geschikte plek zoeken op basis van deelnemers en de locatie waar 

deze zich bevinden. Er is dan altijd een alternatief in de buurt beschikbaar. Via moderne

communicatiemiddelen worden betrokkenen op de hoogte gebracht van de gekozen locatie. Duurzaam werken

De pilot Seats2Share draagt ook bij aan duurzaam werken. Uit onderzoek blijkt dat in de

meeste kantoren op een willekeurig moment gemiddeld slechts de helft van de werkplekken

in gebruik is. Efficiënter gebruik van deze werkruimte, bijvoorbeeld door deze met elkaar te

delen, kan dus een forse kostenbesparing opleveren (denk aan minder vierkante meters,

energieverbruik, schoonmaak, interne verhuizingen). Ook kan het aantal kilometers dat

door ambtenaren gemaakt wordt enorm dalen wat bijdraagt aan een beter milieu. Ook biedt

Seats2Share ambtenaren de mogelijkheid om werk en privé beter te combineren en veel

efficiënter in te richten.

Inrichting pilot Seats2Share

Er wordt gestart met een pilot om overheidsgebouwen open te stellen. Je kunt vergaderzalen

en stoelen delen op elk gewenst niveau, bijvoorbeeld alleen voor ambtenaren of iedereen die

wil bijdragen aan een thema, bijvoorbeeld open data. In de pilot gebruiken we de nieuwste

technieken. Zo kun je via je mobiel met behulp van layar-technieken zien welke werkplekken

erbij je in de buurt beschikbaar zijn en wie daar nog meer aanwezig zijn. De werkplekken kun je

via je mobiele telefoon boeken maar ook via widgets op diverse websites. Je kunt de boeking

koppelen aan de interne aanmeldprocedure zodat baliemedewerkers zien wie er aangemeld is.

8/9/2019 seats2share

http://slidepdf.com/reader/full/seats2share 2/3

Reserveringssysteem

Om mee te doen met Seats2Share is onderstaande informatie nodig om het systeem in te

richten. We beginnen klein, denk hierbij aan 10 tot max 15 werkplekken en bijvoorbeeld een

vergaderzaal. Algemeen:● Naam locatie

● Adresgegevens

● Algemeen e-mailadres / contactpersoon die werkplekken/zalen beheerd

● Website (optioneel) Openingsdagen:

● Maandag t/m vrijdag? Korte omschrijving van de locatie + foto

Denk eraan om hier ook het protocol aan te geven (voor wie zijn de werkplekken, waar moet

men rekening mee houden, is er wifi etc...) Werkplekken

● Aantal beschikbare werkplekken

● Foto + omschrijving van ruimte waarin werkplekken beschikbaar zijn

● Toelichting van faciliteiten aldaar  Zalen:

● Namen van alle zalen

● Omschrijving zaal

● Foto of impressie per zaal

● Mogelijke opstellingen per zaal incl. minimale en maximale aantallen per opstelling● De volgende opstellingen hanteren we momenteel in het platform:

● - Congres (theateropstelling)

● - Creatief (kan een opstelling met banken zijn en in een flexibele zaal een

cabaret of een kringopstelling)

● - Kennisoverdracht (een opstelling met tafels zoals een u-vorm, carre of een

grote vaste tafel/hoge tafel)

● - Vergadering (zie kennisoverdracht, bij grote groepen kan dit een

cabaretopstelling worden)

● - Workshop (Zie kennisoverdracht, kan ook een opstelling met banken zijn) Boekbare dagdelen:● Ochtend

● Middag

● Avond

● Ochtend & middag

● Middag & avond

● Ochtend & middag & avond 

8/9/2019 seats2share

http://slidepdf.com/reader/full/seats2share 3/3

Boekbare items (vooral irt zaalverhuur):● F&B (lunch, koffie/thee, zoete inval, borrel, hapjes, diner enz) incl. prijs pp of per stuk

● Audiovisuele middelen (beamer, laptop, flipover, geluidsinstallatie, microfoons enz) incl.

prijs per stuk

● Parkeren (indien parkeerkaarten afgenomen kunnen worden) incl. prijs

● Overige (bijvoorbeeld bloemen) incl. prijs● NB: alle items incl een omschrijving en een foto Inlogs:

Namen van mensen die mogen inloggen incl. wachtwoord en e-mailadres