SAP BPC for S/4 HANA @ Elia

VNSG 2019 | Machiel Grobben

Agenda

• Introductie Elia

• Challenge in business planning

• BPC for S/4 HANA: Uitgangspunten en architectuur

• Conclusies & Lesson’s learned

• Next steps

• Questions and answers

2

•

ProducentenElektriciteit wordt

geproduceerd uit

conventionele en

hernieuwbare energie.

ConsumentenGebruiken de elektriciteit die de

producent in de

elektriciteitstransmissienetten

injecteert.

Transmissie-

netbeheerdersvervoeren de elektriciteit van de

producent naar de consument en dat

via de distributienetbeheerders.

De TNB’s spelen een centrale rol in het elektrisch systeem

3 PRESENTATIE ELIA GROEP | 2019

4

De Elia Groep omvat twee

toonaangevende

transmissienetbeheerders (TNB’)s in

twee Europese regio’s:

Elia in België,

50Hertz in Duitsland

Czech Republic

Frankrijk Zwitserland

Oostenrijk

NederlandDuitsland

België

Italië

Denemarken

Polen

VK

Scandinavië

Iberisch

schiereiland

Elia groep, een unieke positie in het hart van Europa

Sleutelactiviteiten

1Infrastructuur-beheerWerking, onderhoud, planning en

uitbreiding van de onshore en

offshore hoogspannings-

infrastructuur.

2Systeemcontrole

Veilige uitbating en evenwicht van

het hele elektrische systeem , 24/7.

3Ontwikkeling van de EU-marktKoploper in de ontwikkeling van de EU-

elektriciteitsmarkt (NWE- & CEE-regio’s)

om het EU-energiesysteem

competitiever, veiliger en duurzamer te

maken.

Eliagroep

5

•6 •PRÉSENTATION DU GROUPE ELIA | 2017

➔ HVDC-verbinding tussen Brugge (BE) en Richborough (VK)

➔ Betere bevoorradingszekerheid, meer marktefficiëntie en

integratie van hernieuwbare energie

➔ 140 km ondergrondse en onderzeese kabels

➔ Transmissiecapaciteit bedraagt ongeveer 1000 MW

➔ Investering: € 600 miljoen (50 % voor Elia)

➔ Operationeel in 2019

Nemo Link

Feiten & cijfers 2018: Elia groep

30 000 000huisgezinnen

143 000 km2

net

+800ervaren ingenieurs en

technici

35 000 MWgeïnstalleerde hernieuwbare

energiecapaciteit

18 990 kmhoogspanningslijnenin België en Duitsland

6interconnecties

24nationaliteiten

2 441medewerkers

behoort tot de top 5 van Europese transmissienetbeheerders

7

Feiten & cijfers 2018: Elia groep

8

SAP Landscape: “Innovate or die”

• ECC -> S/4 HANA

• Fiori

• CRM

• PI

• BW

• BO

• BPC

• ARIBA

• Successfactors

• Portal

• IDM

• CS/xECM

• Gateway

• Solution Manager

9

SAP Organization: Facts and figures

•2042•Active SAP users

•22•SAP modules

•509•Years of SAP

experience

•440Fiori users

•3256•Tickets

•12M•PI messages

•489•BI users

•25•FTE SAP team

10

BW or not to BW

11

• BW stroperig imago

• Niet real time

• Onderhoudsgevoelig

• IT driven

• HANA since 2013

• Opkomst HANA als reporting

platform

• Ontwikkeling ZCO_MIS

• Power BI als concurrent voor

SAP reporting

Agenda

• Introductie Elia

• Challenge in business planning

• BPC for S/4 HANA: Uitgangspunten en architectuur

• Conclusies & Lesson’s learned

• Next steps

• Questions and answers

12

•

Overzicht regulatoir kader

13

14

•Four times a year an estimate is done: usually after 3 months

(BE 2+10), 2 month actuals and 10 forecast;

and then BE 5+7, BE 8+4, BE 10+2

•The budget is Year 1

of the Business Plan

•The Best estimate is confirmed (or Not)

as Forecast/Target by senior Management

For the first months: Forecast = Budget

•Volumes , Expenses, BS (5 years)

Business Plan

Proposition Tarifaire

Budget

Best Estimate

Forecast

Actuals

•Updated Volumes , Expenses

and Calculated Sales

(Year 2 to 5)

The Elia Budget cycle

SAP ECC

on HANA

•BW •SAP

Objects

•Actuals

•Forecast

•Sheets: Preparation and downloaded:

(NEX / REVENUE / GT / CAPEX)

•1

•1

•2•3

•4

•Split by scope•2 •Update Forecast

by budget owners•3 •Manual Conso•4

•5

•Many uploads•5

ZCO_MIS

Best Estimate AS-IS 2018

15

16

P&L and Input forms

Project Best Estimate

17

• Scope: Full P&L planning, but focus on expenses and revenues (Gérable)

• Main cost objects: Cost centers & Projects (WBS L2)

• We remain as “standard” as possible to reduce the cost

• 2018: POC BPC Optimized on S/4 Sandbox

• 2018 / 2019: Migration ECC -> S/4 HANA (without using universal ledger)

• 2019: BPC for S/4 HANA – Project BE Phase 1

SAP S/4Hana

Without

Universal

Ledger

•18

•BW •SAP

Objects

•BPCfor S/4HANA

ZCO_MIS

•2•3

2019: BPC for S/4 HANA – Project BE Phase 1

• New

• Current

• Forecast

• Actuals

• Out of Scope

- 4 users

(controllers)

initially

•1

SAP S/4Hana

With

Universal

Ledger

•19

•SAP

Objects

•BPCfor S/4

HANA

•Standard

HANA

views

2020: BPC for S/4 HANA – Project BE Phase 2

Project Insights:

- Back to standards SAP

- Re-engineering of Cost

object structure and

allocation process

- Universal ledger

(ACDOCA)

•20

Result Phase 1

• Preselection via user prompt. User

variants

• Reference columns: Actuals, Obligo,

previous category

• Planning: Input FY targets

• Split to periods based on actuals

and previous forecast seasonality or

linear if previous forecast is missing

• Functionality to copy previous

versions

• Adding comments per line is optional

• Adding new lines: check on validity

via characteristic relations

• Analysis authorization on Cost

centers

19 Input Forms: Variants for CC, WBS L2 and free format

Agenda

• Introductie Elia

• Challenge in business planning

• BPC for S/4 HANA: Uitgangspunten en architectuur

• Conclusies & Lesson’s learned

• Next steps

• Questions and answers

21

•

Choosing your BPC variant

22

Embedded BW

SAP BPC for S/4 HANA – Content

SAP BPC for S/4 HANA includes templates that provide support for:

Cost Center Planning

Internal Order Planning

Project Planning

Profit Center Planning

P&L Planning

Market Segment Planning

Balance Sheet Planning

SAP BPC for S/4 HANA also includes:

Queries

Planning Functions

Sequences

Info-Objects

Info-Providers

Agenda

• Introductie Elia

• Challenge in business planning

• BPC for S/4 HANA: Uitgangspunten en architectuur

• Conclusies & Lesson’s learned

• Next steps

• Questions and answers

25 PRESENTATIE ELIA GROEP | 2019

•

•26

Conclusions & Lessons learned

• Enorme verbeterslag in het process

• HANA view ZCO_MIS als bron

• We like Planning in Excel

• Functionality:

• Calculatie functies

• Commenting

• New lines

• Outlook: Workflow via BPF

• ZCO_MIS: Maatwerk views te zwaar

om applicatie goed te laten performen

• Tunen van HANA views

• Ondervangen via dataloads naar Embedded

BW -> verlaten van real time oplossing

• Gebruik van standard /ERP/ objecten

• Maak een standaard runbook voor

client copies

Agenda

• Introductie Elia

• Challenge in business planning

• BPC for S/4 HANA: Uitgangspunten en architectuur

• Conslusies & Lesson’s learned

• Next steps

• Questions and answers

27 PRESENTATIE ELIA GROEP | 2019

•

SAP S/4Hana

With

Universal

Ledger

•28

•SAP

Objects

•BPC

(Embedded)

•Standard

HANA

views

Phase 3: Project Best Estimate Planning

SAP

Analytics Cloud

•31

•Thanks for listening! Any questions?

MACHIEL GROBBEN

BI BPC SAC

+31 6 50640330

MACHIEL.GROBBEN@EXPERTUM.NET